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Versin 1.0
Marketplace
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1.- Introduccin ....................................................................................................................... 3 2.- Ingreso a e-Cotas Marketplace .......................................................................................... 3 3.- Iniciar Sesin en la Plataforma Marketplace ..................................................................... 3 4.- reas de la Plataforma....................................................................................................... 3 5.- Configuracin General ...................................................................................................... 5 Inicio ........................................................................................................................ 5 Visualizar Datos de Empresa ................................................................................... 5 Cambio de Contrasea ............................................................................................. 6 Preinscripcin de Nuevos Usuarios ......................................................................... 6 Publicidad a compradores: ....................................................................................... 7 MODULO PEDIDOS DE COTIZACION 6.- Descripcin del Proceso .................................................................................................... 9 7.- Visualizar PDC Publicados ............................................................................................. 10 8.- Realizar Propuesta a un PDC .......................................................................................... 12 1er PASO ........................................................................................................................ 12 2do PASO........................................................................................................................ 13 3er PASO ........................................................................................................................ 14 9.- Seguimiento a un PDC .................................................................................................... 15 Re-Ofertas de Propuestas ................................................................................. 15 Nueva Oferta Econmica Re ofertar ............................................................. 17 Modificacin de Propuestas ............................................................................... 18 10.- Rechazar PDCs............................................................................................................. 19 11.- Histrico de PDCs ........................................................................................................ 20 PDC Cerrados: ..................................................................................................... 21 PDC Sellados: ...................................................................................................... 22 MODULO SUBASTAS 12.- Descripcin del Proceso Subasta ................................................................................... 25 13.- Visualizar SUBASTAS Publicadas ............................................................................... 26 14.- Realizar Propuesta a una SUBASTA ............................................................................ 28 1er PASO ........................................................................................................................ 29 2do PASO........................................................................................................................ 30 15.- Seguimiento a una SUBASTA ...................................................................................... 31 Seguimiento de Propuestas ............................................................................... 31 Nueva Oferta Econmica Re ofertar ............................................................. 32 Histrico de Ofertas ............................................................................................ 33 Graficador ............................................................................................................. 33 Monitoreo .............................................................................................................. 34 16.- SUBASTAS Cerradas ................................................................................................... 35 17.- Funciones Adicionales................................................................................................... 37 Notificacin de Invitaciones ............................................................................... 37 Anular Ofertas ...................................................................................................... 37 Reportes................................................................................................................ 37
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El propsito del presente manual es brindar toda la informacin necesaria sobre las funcionalidades principales de la plataforma como ser: registro de usuarios, Ofertas sobre Eventos PDC, Ofertas sobre Eventos Subastas, Seguimiento de Eventos. Primeramente se detallara las tareas y funcionalidades generales para luego continuar con la participacin en Eventos invitados de diferentes tipos.
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Men: rea principal donde se encuentran las diferentes opciones de la plataforma. Contenido: rea en la que se muestra todo el contenido de las ejecucin de las opciones del Men.
Fecha-Hora Estado
Men
Contenido
En la bienvenida se podr observar eventos de PDC o Subasta que se encuentren nos llevar al listado de eventos en estados publicados o activos. La opcin del estado.
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Hacer Clic
ser responsable, correo electrnico, direccin, etc. Se deber seguir los siguientes pasos: Elegir en la opcin Configuracin del Men.
Hacer Clic
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contrasea para evitar robo o suplantacin de identidad del usuario que inicio sesin. Tomar en cuenta que las contraseas requieren un smbolo. Se deber seguir los siguientes pasos: Elegir en la opcin Configuracin del Men. Clic en la opcin Cambiar Contrasea
Hacer clic
Escribir la anterior contrasea. Escribir la nueva contrasea. Re-escribir la nueva contrasea. Clic en el Botn
Llenas las contraseas
Hacer Clic
solicitar la inscripcin o registro de un usuario para que pueden acceder a la plataforma, con los mismo privilegios o permisos: Se deber seguir los siguientes pasos: Elegir en la opcin Configuracin del Men. Clic en la opcin Pre-Inscripcin de Usuarios
Hacer Clic
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que cotiza, adems en caso de tener ofertas especiales, podr hacerlas conocer al comprador por este medio. Se deber seguir los siguientes pasos: Elegir en la opcin Configuracin del Men. Clic en la opcin Publicidad a compradores
Marcas
Ofertas
Colocar las marcas de productos que cotizan. Colocar ofertas especiales para el comprador. Clic en el Botn: Pag. - 7
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Los eventos Pedidos de Cotizacin (PDC), son eventos que se realizan generalmente para realizar compras menores, el tiempo de vida de un PDC generalmente es largo y oscila entre 1 a 20 das, para que los proveedores invitados puedan dejar sus ofertas y re-ofertar dependiendo del modo en que fue creado el evento. Durante el evento, los proveedores podrn visualizar las caractersticas tcnicas de los diferentes tems, visualizar el estado de sus propuestas, mejorar o modificar la oferta inicial y conocer si sus propuestas fueron adjudicadas. Al mismo tiempo realizar seguimiento de las ofertas, el comprador puede realizar un cierre anticipado si as lo amerita, tambin pueden otorgar extensiones para el cierre del evento. Luego que el evento fue cerrado, los proveedores no podrn dejar y/o mejorar sus ofertas, el evento pasa a un modulo de calificacin de las propuestas que consta bsicamente de tres etapas: Calificacin Tcnica, Calificacin Comercial y Adjudicacin, existiendo usuarios de cada tipo para poder realizar estas calificaciones. Para finalizar el encargado de compras realizara el cierre del Evento, notificando al proveedor(es) adjudicado(s) del evento. Existen diferentes estados de un PDC desde la creacin hasta el Cierre del evento:
Estado
Publicado Activado
Descripcin
El evento se encuentra listo para poder ser visualizado por los proveedores, no pueden realizar ofertas. El evento puede recibir oferta por parte de los Proveedores. El evento ya no puede recibir ofertas por parte de los proveedores, entra a la etapa de Calificacin. Como resultado de la calificacin el evento puede ser adjudicado a algn proveedor. Como resultado de la calificacin el evento puede ser declarado desierto y se volver a realizar el evento.
Cerrado
Adjudicado
Desierto
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Montos de Ofertas
Cerrada
(activa)
Cerrada
(finalizada)
Sellado
(activa)
Sellado
(finalizado)
Tipo de Lotes:
COMPRADOR Adjudicar tems Cantidad PROVEEDOR Cotizar tems Cantidad
Tipo de Lote
Lote Completo Cantidad Total Lote Completo Cantidad Parcial Lote Parcial Cantidad Total Lote Parcial Cantidad Parcial
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Hacer Clic
Hacer Clic
Muestra la informacin del PDC, los tems registrado, los proveedores invitados. Para visualizar los anexos del PDC, hacer Clic Ver Anexos
Hacer Clic
Muestra un listado de los anexos para el PDC Para bajar los anexos del PDC, hacer Clic Bajar
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Para ver la informacin del tem, hacer clic en Ver Detalle Muestra informacin del tem, como nombre, descripcin cantidad, unidad, moneda, pas de origen y valor mnimo de disminucin. Adems un listado de los anexos del tem. Para bajar los anexos del tem, hacer Clic Bajar
Hacer Clic
Se deber seguir los siguientes pasos: 1er PASO Elegir en la opcin Eventos PDC del Men. Clic en la opcin PDC Activados
Hacer Clic
Muestra un Listado de todos los eventos a los cuales estn participando. Clic en la opcin Ofertar
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Aparece un Asistente que consta de 3 pasos. Puede modificar el lugar de entrega que propone el comprador. Debe llenar el tiempo de entrega para la entrega una vez notificada su adjudicacin. De Acuerdo al Tipo de Lote se habilitaran las opciones: Lote Completo: Se debe cotizar todos los tems. Lote Parcial: Se puede seleccionar algunos tems a cotizar. Para continuar, Clic en la opcin
Seleccionar tems
Revisar
Llenar
2do PASO Los tems seleccionados se muestran en una tabla donde debe llenar los siguientes datos: Descripcin alguna nueva caractersticas aparte de las solicitadas. La cantidad ser asignada de acuerdo a modo que fue creado como ser: Cantidad Parcial o Cantidad Total Escribir el Precio Unitario, en caso de tener decimales utilizar . como separador, como indica el ejemplo. Tiempo de la Validez de la oferta.
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El botn le permite almacenar la informacin introducida en caso de salir sin terminar, considere que an no ha dejado la oferta. Cuando concluya con su oferta de clic en .
Hacer Clic
La oferta en cada tem puede contener Anexos, que pueden ser adicionados durante la realizacin de la oferta. Seleccionar el botn para el tem al que desea anexar. Buscar el archivo a anexar en Indique una pequea descripcin. Clic en
3er PASO Revisar los datos introducidos. Para enviar la solicitud, clic en .
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Hacer Clic
Re-Ofertas de Propuestas Elegir en la opcin Eventos PDC del Men. Clic en la opcin PDC Activados Pag. - 15
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Hacer Clic
Muestra un Listado de todos los eventos a los cuales estn participando. Clic en la opcin Re-Oferta
Hacer Clic
Muestra un Datos propios del PDC. Tiempo Restante para el cierre del PDC, despus de este tiempo no se podr realizar ofertas. Informacin sobre los tems solicitados (Filas), Proveedores participantes (Columnas 1 hasta N), y datos e informacin de las ofertas para cada tem (Celdas), se identifica con un color Pag. - 16
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diferente para cada tem el proveedor que est ganando en ese momento.
Nueva Oferta Econmica Re ofertar Si en algunos de los tems el proveedor se encuentra perdiendo o su oferta no es la mejor, el proveedor puede mejorar su oferta econmica si as lo considera prudente. Puede realizar la reoferta sobre algunos de los tems, de acuerdo al estado que muestra el cuadro comparativo. Seleccionar el tem, y la plataforma automticamente le brindara el nuevo valor propuesto, que ser el resultado de la resta del . valor de disminucin, haciendo clic en Si desea o requiere disminuir aun mas el valor de la propuesta, debe escribir el valor deseado y actualizar el total haciendo clic en Para enviar la oferta de los tems que se hayan modificado la propuesta, hacer clic en
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Hacer Clic
Revisar los montos mejorados y el total de la oferta. Para corregir un monto clic en Para enviar la oferta clic en
Hacer Clic
Modificacin de Propuestas Elegir en la opcin Eventos PDC del Men. Clic en la opcin PDC Activados
Hacer Clic
Muestra un Listado de todos los eventos a los cuales estn participando. Clic en la opcin Modificar
Hacer Clic
Muestra un Datos propios del PDC. Informacin acerca de las ofertas enviadas para cada tem Para los cuales se podr modificar la descripcin, Precio y Validez en todos los casos. Pag. - 18
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Fecha de entrega cuando el comprador la habilite. Cantidad en caso de ser el pedido de tipo cantidad parcial. Para Lote Parcial aparecer el botn , para quitar una oferta.
Puede adicionar archivos, cambiarlos o quitarlos. Buscar el archivo a anexar en Indique una pequea descripcin. Clic en Para quitar un archivo, clic en
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El proveedor puede rechazar un PDC al que fue invitado a cotizar, indicando un motivo por el cual no puede enviar su oferta, un pedido se rechaza mientras ste se encuentra en estados publicado y activado; una vez rechazado si desea en otro momento realizar oferta mientras el evento se encuentre en uno de los estados mencionados, puede eliminar el rechazo. Se deber seguir los siguientes pasos: Elegir en la opcin Eventos PDC del Men. Clic en la opcin Rechazar PDC
Hacer Clic
Muestra un Listado de los eventos posibles a rechazar, como tambin los rechazados que pueden volver a cotizar. Para rechazar elegir o colocar en la opcin Otros un motivo. Clic en .
Para habilitar el pedido rechazado, clic en . Encontrar el PDC en el estado que se encuentre vigente.
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El proveedor puede visualizar todo los PDC en los cuales participo, pata tipo de eventos cerrado podr ver en qu estado quedo su oferta con respecto a los otros proveedores; para tipo de eventos sellado podr ver la cotizacin que realiz, esta tarea se realiza cuando el evento se encuentra en el estado de Cerrado. Se deber seguir los siguientes pasos: Elegir en la opcin Eventos PDC del Men. Clic en la opcin PDC Cerrados
Hacer Clic
Muestra un Listado de los eventos Cerrado y en los cuales participo. PDC Cerrados: Clic en la opcin Comparativo
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MODULO SUBASTAS
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Los eventos Subastas, son eventos que se realizan generalmente para realizar compras mayores, el tiempo de vida de una Subasta generalmente es corto y oscila entre horas, para que los proveedores invitados puedan dejar sus ofertas y re-ofertar. Durante el evento, los proveedores podrn visualizar las caractersticas tcnicas de los diferentes tems, visualizar el estado de sus propuestas, mejorar la oferta inicial y conocer si sus propuestas fueron adjudicadas. Al mismo tiempo realizar seguimiento de las ofertas, el comprador puede realizar un cierre anticipado si as lo amerita, tambin pueden otorgar extensiones para el cierre del evento. Luego que el evento fue cerrado, los proveedores no podrn dejar y/o mejorar sus ofertas, el evento pasa a un modulo de calificacin de las propuestas para su adjudicacin. Existen diferentes estados de un Subasta desde la creacin hasta el Cierre del evento:
Estado
Publicado Activado
Descripcin
El evento se encuentra listo para poder ser visualizado por los proveedores, no pueden realizar ofertas. El evento puede recibir oferta por parte de los Proveedores. El evento ya no puede recibir ofertas por parte de los proveedores, entra a la etapa de Calificacin. Como resultado de la calificacin el evento puede ser adjudicado a algn proveedor. Como resultado de la calificacin el evento puede ser declarado desierto y se volver a realizar el evento.
Cerrado
Adjudicado
Desierto
Tipo de Eventos:
COMPRADOR Tipo de PDC Nombre Proveedores Montos de Ofertas PROVEEDOR Nombre Proveedores Montos de Ofertas
Abierta Cerrada
(activa)
Cerrada
(finalizada)
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Tipo de Lote
Cantidad
Hacer Clic
Hacer Clic
Muestra la informacin de la Subasta, el tem registrado Para visualizar los anexos de la Subasta, hacer Clic en Ver Anexos
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Hacer Clic
Muestra un listado de los anexos para la SUBASTA. Para bajar los anexos de la Subasta, hacer Clic Bajar
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Elegir en la opcin Evento Subasta del Men. Clic en la opcin Subastas Activadas
Hacer Clic
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Muestra un Listado de todos los eventos subasta en los cuales est participando. Clic en la opcin Ofertar
Hacer Clic
Se deber seguir los siguientes pasos: 1er PASO Aparece un Asistente que consta de 2 pasos. El primer paso le mostrar la informacin general de la Subasta y con ella la del tem a ofertar, para el cual usted asignar: 1. Precio Unitario. 2. Validez de Oferta. Para Ofertar, Clic en el botn Luego de Ofertar aparecer un mensaje, debajo del botn Para continuar, Clic en la opcin
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2do PASO Revisar los datos introducidos. Para enviar la solicitud, clic en
Hacer Clic
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Seguimiento de Propuestas Elegir en la opcin Evento Subasta del Men. Clic en la opcin Subastas Activadas
Hacer Clic
Muestra un Listado de todos los eventos a los cuales estn participando. Clic en la opcin Re-Ofertar
Hacer Clic
Muestra un Datos propios de la Subasta, como ser nombre, fechas de apertura, cierre, modo y tipo de Lote. Tiempo Restante para el cierre del evento, despus de este tiempo no se podr realizar ofertas. Graficador: Cuadro grfico que muestra en barras las diferentes ofertas para el tem en subasta.
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Nueva Oferta Econmica Re ofertar Si el proveedor se encuentra perdiendo o su oferta no es la mejor, el proveedor puede mejorar su oferta econmica si as lo considera prudente. Al seleccionar el tem, la plataforma automticamente le brindara el nuevo valor propuesto, que ser el resultado de la resta del valor de disminucin a su ltima oferta, esto haciendo clic . en Si desea o requiere disminuir aun mas el valor de la propuesta, debe escribir el valor deseado y actualizar haciendo clic en para calcular su valor ponderado. Para enviar la oferta de los tems que se hayan modificado la propuesta, hacer clic en
Calcular Ponderado
Hacer Clic
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Revise si el valor introducido en el nuevo precio es correcto, ayudado por los separadores de mil que se colocan automticamente. En caso de ser correcto de clic en para corregir el valor. Caso contrario de clic en
Hacer Clic
Histrico de Ofertas Si desea revisar las ofertas realizadas desde el inicio del evento, Clic en Ver Historial
Hacer Clic
En la ventana emergente podr ver la fecha y hora, el monto y estado de cada oferta que se realiz sobre el tem.
Graficador El Graficador muestra las ltimas 15 ofertas realizadas por distintos proveedores para el tem en Subasta. Cada oferta se observa como una barra dentro del grfico. La oferta cambian de color segn el proveedor, siendo as, el color rojo para mi ltima oferta, azul para las ltimas ofertas de otros proveedores, gris para ofertas mas que ya mejore y celeste para aquellas de mis competidores.
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Tambin se observan datos importantes, tales como, la fecha de finalizacin, las extensiones, mi factor de ponderacin, mi ltima oferta real y la ponderada. Para el ganador, aparecer al lado del precio ponderado as Tambin se observa el tiempo restante para el cierre del evento
Monitoreo En el caso del Monitoreo, se levanta en otra ventana emergente, aparte del graficador. En datos generales muestra mi ltima oferta. Algunas condiciones de la subasta. Muestra todas las ofertas enviadas, pero no de manera grfica, es una ventana que se desplaza para mostrar todas las ofertas de todos los proveedores.
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Muestra un Listado de los eventos Cerrado y en los cuales participo. Clic en la opcin Comparativo
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Con la Plataforma de Marketplace, el proveedor cuenta con muchas funcionalidades que incluyen y que sern detalladas a continuacin. Notificacin de Invitaciones.- El proveedor recibe una notificacin a su correo electrnico, por cada invitacin a un evento realizada por el comprador, mostrando informacin bsica sobre el tipo de evento e item a cotizar. Anular Ofertas.- El proveedor podr solicitar la anulacin de las ofertas realizadas, con una notificacin y autorizacin expresa al gestor de compra encargado del evento. Reportes.- Se cuenta con un grupo de reportes bsicos sobre los eventos realizados, sobre la participacin, las ofertas realizadas, tem en los que participo, etc.
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