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Systme de Management de la Qualit

Procdure Matrise des Documents

Code : Version : 01 Date : 27/03/2012 Page 1 sur 3

1. Objet 2. Domaine dapplication 3. Rf document 1. Objet :

Tableau des Matires 4. Logigramme

Cette procdure a pour objet de dfinir la mthode dlaboration, de modification et de gestion de lensemble de la documentation relative au SMQ de (socit X) afin de sassurer de sa disponibilit pour tous les acteurs de la socit. 2. Domaine dapplication : Cette procdure sapplique tous les documents internes ncessaires pour la matrise des processus. 3. Rf document : ISO 9001 V 2008, Manuel qualit. Version 01 Date 27/03/2012 Nature de Modification Cration

Nom Rdacteur et Vrificateur : Approbateur :

Fonction RQ Direction Gnrale

Date

Visa

Systme de Management de la Qualit


Procdure Matrise des Documents 4. Logigramme : QUI ? QUOI ? Document Interne *Pilote de Processus *RQ *Pilote de Processus Besoin de Modification Besoin de Cration

Code : Version : 01 Date : 27/03/2012 Page 2 sur 3

COMMENT ? *Besoin de modification : le Pilote du


processus remplit la fiche (FMxx) et la transmet au RQ. Si OK le pilote apporte les modifications ncessaires pour le document.les modifications sont identifies par des caractres en mode Italique. *Besoin de cration: le pilote remplit la fiche (FMxx) et la transmet au RQ. Si OK, il y a une cration dun nouveau document. Quand il sagit de formulaire le pilote du processus concern approuve par signature un exemplaire du formulaire cre ou modifi. *Le RQ et/ou PP vrifient que le Document du SMQ respecte les rgles exiges par la gestion documentaire et les exigences concernant lutilisation du document sont satisfaites. Tout document doit tre revu annuellement (Fiche FMxx). *La DG approuve le document afin de le rendre applicable et assurer les ressources ncessaires. *Le RQ diffuse le document approuv (liste diffusion document FMxx) et assure quil est disponible au lieu dutilisation.

Modification

Cration

*RQ
Non

Vrification

*DG

Approbation
Oui

*RQ
Retrait immdiat des documents prims

Diffusion

*RQ *Pilote de processus

Classement

*RQ

Archivage

*RQ Elimination

*Le destinataire du document rfrenc classe le document identifie et diffus dans un lieu quil soit facilement retrouv (voir la liste FMxx). Lorsquun document est prim, le RQ doit marquer le document par la mention Prim pour empcher son utilisation, le retirer, classer dans un classeur part portant la mention documents prims . Le classement et larchivage (voir La liste FMxx & FMxx). chaque utilisateur doit sauvegarder les donnes informatique chaque fin de semaine dans un CD o cl (selon le choix) * Elimination sera par le responsable Qualit.

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Procdure Matrise des Documents QUI ? QUOI ? Document externe

Code : Version : 01 Date : 27/03/2012 Page 3 sur 3

COMMENT ?
Les documents dorigine externe sont : - Documents reus des clients (bon de commande, contrat, CDC, Plan, .)

*Client

*Rceptionniste

Document reus

Oui

Documents reus des fournisseurs (fiche de spcifications et de scurit produit, Manuel dutilisation machine, Dossier technique) Norme (ISO 9001, MP, .). Liste doc externe.

*RQ

Besoin de mise jour ?


Non

*Rceptionniste
Retrait immdiat des documents prims

Diffuser

*Pilote de processus

Classer

Lorsque ces documents sont reus par fax, la rceptionniste diffuse le courrier la personne concerne. Dans les autres cas (email, remis en main propres), ils sont communiqus directement aux personnes concernes, une copie des fax et/ou email reus est sauvegarde par la rceptionniste dans un dossier destin pour cet effet.

Archiver *Pilote de processus Elimination


Le classement et larchivage des documents externes (voir la liste FM46)

Remarque :
Les seuls documents qui sont en vigueur sont ceux munis de la mention "copie conforme" en bleu. Toute copie d'un document du SMQ, doit se faire partir du document original auprs du responsable qualit.