Cap.

I - Introduccin

Administracin de Proyectos

Datos de catalogacin bibliogrfica

Pablo Lled
Administracin de proyectos: El ABC para un Director de Proyectos exitoso.
1a ed. Victoria, BC, Canad: el autor, 2011.
391 p. ; 28x22 cm.
ISBN 9781426971129
1. Administracin. 2. Management.

Editor: Pablo Lled

Cartulas: Samanta Gallego

Copyright 2011 Pablo Lled

pablolledo es una marca de propiedad de Pablo Lled
PMI, PMBOK, PMP and OPM3 son marcas registradas por el Project
Management Institute, Inc.
Las notas del libro sealadas con * fueron tomadas de: Project Management
Institute [A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK
Guide) - Fourth Edition], Project Management Institute, Inc., (2008).
Copyright y todos los derechos reservados.
Los materiales de este libro fueron copiados en su gran mayora del libro
Director de Proyectos del mismo autor.
Versin 1.1

A: Marcela, Mximo, Martn y Salvador

Este libro no puede ser reproducido total ni parcialmente en ninguna forma, ni por ningn medio
o procedimiento, sea reprogrfico, fotocopia, microfilmacin, mimeogrfico o cualquier otro
sistema mecnico, fotoqumico, electrnico, informtico, magntico, electroptico, etctera.
Cualquier reproduccin sin el permiso previo por escrito de su editor viola los derechos
reservados, es ilegal y constituye un delito.

ii

Cmo ser un Director de Proyectos exitoso?

Este libro es una adaptacin del libro Director de Proyectos, que incluye los
mismos contenidos, pero en lugar de traer recomendaciones para rendir las
certificaciones internacionales del PMI, incluye anexos con los pasos para
utilizar el software Microsoft Project y realizar anlisis de sensibilidad con Excel
y Project.
Pablo Lled es Project Management Professional (PMP, Project
Management Institute), Master of Science in Project Analysis
(University of York, Inglaterra), MBA en Direccin de Proyectos
(Universidad Francisco de Vitoria, Espaa), MBA en Negocios
Internacionales (Universitat de Lleida, Espaa) y Licenciado en
Economa (Universidad Nacional de Cuyo, Argentina).
Entre su experiencia profesional se destaca su desempeo en la
formulacin de proyectos para Towers Perrin (Inglaterra).
Actualmente es Director de MasConsulting, empresa especializada en
Project Management. (www.masconsulting.com.ar)
Pablo, adems de ser profesor en prestigiosas Universidades, es autor de cinco libros
sobre Direccin de Proyectos. En los ltimos aos ha sido seleccionado para disertar
en congresos internacionales del Project Management Institute.

Las ventajas de estudiar de este libro son:

Tener una gua con los procesos bsicos para gestionar proyectos
Aprender practicando con ejercicios y un lenguaje amigable
Convertirte en un Director de Proyectos exitoso

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Debido a la piratera informtica y a la falta de tica profesional, es probable
que este libro llegara a tus manos sin que lo hayas comprado. Te recuerdo que
eso es delito y se denomina robar. En lugar de convertirte en un ladrn, te
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A cambio de tu pequea inversin, quedar a tu disposicin para contestar
personalmente cualquier tipo de consulta sobre el libro u otro tema
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iii

Administracin de Proyectos

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
El ABC para un Director de Proyectos exitoso

ndice de contenidos
Prlogo I ................................................................................................... ix
Prlogo II ................................................................................................... x

CAPTULO 1 - INTRODUCCIN ............................................................. 2

Aclaraciones................................................................................................2
Alcance del libro ..........................................................................................2
La administracin de proyectos * ...................................................................3
El director de proyectos (DP) ........................................................................4
Ms cualidades del director de proyectos ........................................................4
Relacin entre el DP y los miembros del equipo ...............................................5
Proyecto exitoso ..........................................................................................6
Cmo gestionan proyectos los DP exitosos ......................................................7
El Project Management Institute ....................................................................7
Simbologa del libro .....................................................................................8

CAPTULO 2 - MARCO CONCEPTUAL ................................................... 10

Generalizaciones del PMI .......................................................................... 10
Proyecto vs. Trabajo operativo .................................................................... 11
Contexto de la direccin de proyectos .......................................................... 12
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) ......................................................... 13
Interesados (Stakeholders) ......................................................................... 13
Estructura de la organizacin ...................................................................... 16
Objetivos del proyecto y las restricciones ...................................................... 21
Ciclo de vida del proyecto ........................................................................... 24
reas del conocimiento............................................................................... 26
OPM3 ..................................................................................................... 27
Rol del Director del Proyecto ....................................................................... 28
Lecciones aprendidas ................................................................................. 28

CAPTULO 3 - PROCESOS ................................................................... 30

Grupos de Procesos ................................................................................... 30
Procesos de Iniciacin ................................................................................ 37
Procesos de Planificacin ............................................................................ 39
Procesos de Ejecucin ................................................................................ 41
Procesos de Monitoreo y control .................................................................. 43
Procesos de Cierre ..................................................................................... 45
Procesos Principales ................................................................................... 46
Lecciones aprendidas ................................................................................. 48

CAPTULO 4 - INTEGRACIN ............................................................. 50

Iniciacin del proyecto ............................................................................... 50
Procesos de integracin .............................................................................. 54
Acta de constitucin del proyecto................................................................. 56
Plan para la direccin del proyecto ............................................................... 60
Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto .................................................. 63

iv

Monitorear y controlar el trabajo .................................................................

Control integrado de cambios .....................................................................
Cerrar proyecto o fase ...............................................................................
Resumiendo la Integracin .........................................................................
Lecciones aprendidas .................................................................................

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CAPTULO 5 - ALCANCE ..................................................................... 72

Alcance del proyecto vs. Alcance del producto ..............................................
Planificacin del alcance .............................................................................
Procesos de gestin del alcance * ...............................................................
Recopilar requisitos ...................................................................................
Definir el alcance ......................................................................................
Crear la Estructura de Desglose del Trabajo .................................................
Verificar el alcance ....................................................................................
Controlar el alcance...................................................................................
Resumiendo el Alcance ..............................................................................
Lecciones aprendidas .................................................................................

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CAPTULO 6 - TIEMPO ....................................................................... 90

Procesos de gestin del tiempo* ................................................................. 90
Definir las actividades ................................................................................ 91
Secuenciar las actividades .......................................................................... 93
Estimar los recursos de las actividades ........................................................ 96
Estimar la duracin de las actividades.......................................................... 98
Desarrollar el cronograma ......................................................................... 105
Mtodo de la ruta crtica ........................................................................... 116
Controlar el cronograma ........................................................................... 125
Resumiendo la gestin del tiempo .............................................................. 126
Lecciones aprendidas ................................................................................ 127

CAPTULO 7 - COSTO ....................................................................... 130

Plan de gestin de costos .......................................................................... 130
Tipos de costos ........................................................................................ 131
Procesos de la gestin de los costos * ........................................................ 134
Estimar los costos .................................................................................... 135
Determinar el presupuesto ........................................................................ 143
Controlar los costos .................................................................................. 145
Gestin del valor ganado (EVM) ................................................................. 146
Indicadores financieros ............................................................................. 159
Resumiendo la gestin de los costos ........................................................... 167
Lecciones aprendidas ................................................................................ 168

CAPTULO 8 - CALIDAD ................................................................... 170

Conceptos bsicos sobre la calidad ............................................................. 170
Teoras de la calidad ................................................................................. 173
Procesos de gestin de calidad * ................................................................ 176
Planificar la calidad .................................................................................. 179
Asegurar la calidad ................................................................................... 185
Controlar la Calidad .................................................................................. 187
Resumiendo la gestin de calidad .............................................................. 199
Lecciones aprendidas - Calidad .................................................................. 200

CAPTULO 9 RECURSOS HUMANOS ............................................... 202

Procesos de gestin de los recursos humanos * ........................................... 202
Desarrollar el plan de recursos humanos ..................................................... 203

Administracin de Proyectos

Adquirir el equipo .................................................................................... 212

Desarrollar el equipo ................................................................................ 213
Liderazgo ............................................................................................... 214
Motivacin .............................................................................................. 216
Dirigir el equipo de proyecto ..................................................................... 219
Resumiendo la gestin de los recursos humanos .......................................... 222
Lecciones aprendidas ............................................................................... 222

CAPTULO 10 - COMUNICACIONES .................................................. 224

Procesos de gestin de las comunicaciones * .............................................. 224
Identificar a los interesados ...................................................................... 225
Planificar las comunicaciones .................................................................... 228
Distribuir la informacin ........................................................................... 233
Gestionar las expectativas de los interesados .............................................. 237
Informar el desempeo ............................................................................ 239
Resumiendo la gestin de las comunicaciones ............................................. 241
Lecciones aprendidas ............................................................................... 242

CAPTULO 11 - RIESGOS .................................................................. 244

Conceptos bsicos de riesgo ..................................................................... 244
Procesos de gestin de los riesgos * .......................................................... 248
Planificar la gestin de riesgos .................................................................. 250
Identificar los riesgos ............................................................................... 253
Realizar anlisis cualitativo de los riesgos ................................................... 255
Realizar anlisis cuantitativo de los riesgos ................................................. 261
Planificar la respuesta a los riesgos ............................................................ 279
Monitorear y controlar los riesgos .............................................................. 286
Resumiendo la gestin de los riesgos ......................................................... 287
Lecciones aprendidas ............................................................................... 288

CAPTULO 12 - ADQUISICIONES ...................................................... 290

Procesos de gestin de las adquisiciones * .................................................. 290
Planificar las adquisiciones ........................................................................ 292
Efectuar las adquisiciones ......................................................................... 297
Administrar las adquisiciones .................................................................... 302
Cerrar las adquisiciones ............................................................................ 303
Resumiendo la gestin de las adquisiciones................................................. 305
Lecciones aprendidas ............................................................................... 306

ANEXO A MS PROJECT ................................................................... 308

Planificacin de tiempos ........................................................................... 310
Planificacin de recursos y costos .............................................................. 320
Planificacin de Riesgos ............................................................................ 328
Seguimiento y control del proyecto ............................................................ 335

ANEXO B SENSIBILIDAD CON PROJECT ........................................ 343

Software @Risk for Project * ..................................................................... 343
Reserva para contingencia ........................................................................ 343
Reservas en proyectos con senderos paralelos ............................................ 352
Riesgo de los senderos del proyecto ........................................................... 354

ANEXO C SENSIBILIDAD CON EXCEL............................................. 359

Punto de equilibrio ................................................................................... 359
Variables crticas del proyecto ................................................................... 365
Anlisis de 2 variables .............................................................................. 366

vi

Anlisis de escenarios con mltiples variables .............................................. 368

Software Oracle Crystal Ball ...................................................................... 372
Simulacin de Monte Carlo ........................................................................ 373

CRTICAS DEL LIBRO....................................................................... 381

vii

Administracin de Proyectos

viii

Prlogo I
Los procesos para la direccin de proyectos alineados con el Project
Management Institute se han convertido en los ltimos aos de manera
contundente, en la metodologa ms reconocida para aquellos que dedicamos
nuestra actuacin profesional a la Direccin, Administracin, Gerencia o
Gestin de Proyectos.
Tal vez este sencillo hecho, el que los hispanohablantes no podamos ponernos
de acuerdo en el nombre comnmente aceptado para nuestra profesin, pone
en perspectiva la complejidad de escribir acerca de la Administracin de
Proyectos en espaol y ms an en el marco de los estndares del PMI, cuyo
idioma de origen es el ingls. El trabajo que Pablo Lled ha hecho al conjuntar
en un solo documento explicaciones, ejercicios, definiciones, conceptos y
ejemplos, merece por ese solo hecho, nuestro mayor reconocimiento. Sin
embargo el autor, no se ha conformado con cerrar la brecha que exista en
herramientas para la gestin de proyectos, si no que lo ha hecho con la
habilidad y soltura que solo un historial de ms de cinco libros en el mbito de
la Direccin de Proyectos le puede dar.
A lo largo de los ms de diez aos que tengo involucrado en los procesos de
asesoramiento e instruccin sobre esta temtica, he tenido la oportunidad de
revisar, utilizar y recomendar muchos libros, sitios de Internet, cursos y
alguno que otro artilugio extra, que ayuden en la preparacin de mis alumnos.
Este libro es sin duda, la primera vez que tengo en mis manos una
herramienta desarrollada en idioma espaol tan completa.
Un recurso
largamente esperado por toda la comunidad hispanohablante de Directores de
Proyecto y que seguramente contribuir al crecimiento de nuestro gremio, que
dicho sea de paso, tiene un potencial de crecimiento altsimo que
desgraciadamente no habamos aprovechado.
La capacidad de un pas de ejecutar correctamente sus proyectos de
desarrollo, infraestructura, empresariales, etc., es directamente impactada por
la cantidad de profesionales en direccin de proyectos que ejercen de manera
correcta su profesin, siguiendo mejores prcticas y estndares. Esta liga
indisoluble entre desarrollo y educacin, ser probablemente una de las
mejores razones para agradecer que autores como Pablo Lled se multipliquen
en nuestra regin.

Roberto Toledo, PMP

Director Socio de Alpha Consultora, Mxico
Columnista de PM Network para Latinoamrica

ix

Administracin de Proyectos

Prlogo II
En perodos de dificultades econmicas es ms importante reducir costes y
plazos, y aumentar la calidad y satisfaccin de los clientes para ser ms
competitivos. En este entorno, la direccin de proyectos gana inters y
quienes antes confiaban en su intuicin y experiencia ahora miran a su
alrededor para aprender buenas prcticas y buscan profesionales que las
pueda implementar y seguir.
Por lo tanto, este es un buen momento para que los profesionales que sienten
pasin por el trabajo bien hecho, para los que siempre estn aprendiendo y
ayudando a otros a aprender, para los que piensan que las lecciones
aprendidas no son solo un papel escrito y archivado por el ltimo que sali
del proyecto, para los que saben que hacer un buen proyecto no solo significa
plazo, coste y alcance, sino calidad, resultados de negocio y satisfaccin del
cliente. Si ests leyendo este libro, muy probablemente este es un gran
momento para ti.
Han pasado varias dcadas desde la creacin del Project Management Institute
en 1969 y desde la publicacin de la primera edicin de la Gua del PMBOK en
1983. Se ha avanzado mucho en poner orden en esta disciplina y en formar y
difundir sus buenas prcticas, pero la mayora de los esfuerzos se han
realizado en un idioma no accesible para todos los que vivimos en
Hispanoamrica, el ingls. Pablo Lled, con este libro, no solo hace accesible
en espaol los procesos para administrar proyectos, sino que tambin la hace
ameno. El formato del libro, los numerosos ejercicios y ejemplos, hacen que la
aridez que muchos encuentran en la literatura relacionada con la direccin de
proyectos, se convierta en un entretenido recorrido por procesos, tcnicas,
gestin de riesgos, costes, etc., que hacen que descubramos una profesin
cada vez menos accidental y ms vocacional.
Espero que con la ayuda de este libro llegues a ser un exitoso Director de
Proyectos, pero sobre todo espero que llegues a ser un apasionado de la
direccin de proyectos como lo es Pablo Lled. Gracias Pablo por compartir tu
pasin, experiencia y conocimientos y facilitar que miles de hispanohablantes
tengan un poco ms fcil descubrir su pasin.

ngel gueda Barrero, PMP

Fundador de Evergreen Project Management Services, Espaa
Formador y Consultor Senior en Direccin de proyectos