Vous êtes sur la page 1sur 38

INITIATION OUTILS PROJETS : Les outils informatiques

Rmi Bachelet
Ce cours est disponible http://rb.ec-lille.fr

Cours distribu sous licence Creative Commons,


selon les conditions suivantes :
Source des images indiques au-dessous ou en cliquant sur limage

Image : Source

cole Centrale de Lille Cit Scientifique - BP 48 F-59651 Villeneuve dAscq Cedex

13/02/09

Comment utiliser ce cours :


1. Mettre les diapos en format plein cran en cliquant sur 2. Faire dfiler lanimation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Objectifs
lissue de ce cours, vous devez tre capable davoir des bases des outils informatiques de projet notamment de : 1. Connaitre ces outils
Bien utiliser le Ml, Windows, se protger des virus Faire des cartes conceptuelles, trouver des crneaux de runion Exploiter internet : veille technologiques et web Word, Excel, Powerpoint et logiciels libres quivalents

2. Tirer le maximum des applications bureautiques 3. Slectionner et mettre en place un collecticiel (ou groupware)
Groove, Googlegroups, zoho, ProjectPier
Utilisation ou copie interdites sans citation

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

13/02/09

Connaitre les bases des outils informatiques


1. Bien utiliser le Ml, Windows, se protger des virus 2. Faire des cartes conceptuelles, trouver des crneaux de runion 3. Exploiter internet : veille technologiques et web

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Les outils informatiques


Quest-ce que la productivit pour un ingnieur ?
Traiter des chiffres Dfinir, Planifier, grer des projets Animer des runions Produire linformation et La communiquer qui et quand il faut Des outils informatiques aident raliser efficacement ces tches, lesquels ? Les rponses varient selon les situations Parfois ces outils sont indispensables (grands projets)
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Le ml (ou courriel): utilisation


Les champs Sujet, A: / Cc: / cci(Bcc) :
Sujet : dire clairement de quoi il sagit. Sujet vide [JEUCART] date de RdC ; [jeu dentreprise] absence le 12/3 Si je suis destinataire principal
rponse ou action attendue

Si copie carbone
pas de rponse attendue, pour information

Si cci (=copie carbone invisible)


Si liste de destinataires confidentielles ou si beaucoup de destinataires (viter la rponse-spam)

+ configurez votre signature Votre adresse ml vie @centraliens-lille.org (donne par lassociation des ingnieurs) est votre ml officiel consulter trs rgulirement.
Si vous utilisez dj une boite autre boite ml, il est facile de rediriger votre courrier @centraliens-lille.org vers celle-ci
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Le btisier ou ce quil ne faut pas faire


sur le net, lire : Courrier lectronique : halte aux abus

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Le ml : dangers
1. Propager des
virus, spams, canulars/hoax, phishing/spoofing. Parler trop vite politesse, orthographe Un ml peut circuler et se multiplier trs vite Arroser des personnes inutilement

2. 3. 4.

Un ml envoy ne se rattrape pas !


Abuser du spam, des copies "Exploser" la boite du destinataire avec une pice jointe trop lourde
Une PJ de 10 Meg spamme 100 personnes 1 giga sur le rseau de lentreprise. Au del de 5 personnes, utiliser le groupware, au del de 20 utiliser un Url sur un intranet Le fichier est votre disposition en cliquant ici : www.ftp.com/PJ (Cette mthode permet aussi dactualiser le fichier).

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Les virus
dans les .exe .doc .xls .vbs des mls
Ne pas excuter les PJ, se mfier des mls non sollicits avec un titre anglais.

en naviguant sur le web (avec IE)


Faire les MAJ rgulirement

en utilisant Outlook, Outlook express


Attention la fentre de prvisualisation.. Faire les MAJ

par des disquettes ou des cls USB par des rpertoires partags ou windows XP
Ou simplement par le rseau
paramtrer le firewall de Windows XP utiliser un autre firewall (ZoneAlarm..)
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
10

Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Les virus
Plus un logiciel ou un systme dexploitation est rpandu, plus il est source de virus.
Pices jointes vbs, exe, java Word, Excel macro-virus Outlook virus ml Explorer virus louverture de pages web Windows trous de scurit

Divers types de virus


effacent votre systme, ouvrent une faille permettant de prendre le contrle de votre PC Se reproduisent par votre rseau, par envoi automatique partir de votre carnet dadresse, peuvent rester en sommeil

Toujours 1. Avoir un anti-virus actualisation automatique avec la protection temps rl active Norton et Virusscan sont disponibles lgalement sur lintranet ECLille 1. Faire des sauvegardes rgulirement sur diffrents supports
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

11

13/02/09

Les virus
Si vous ratez une remise de rapport ou une soutenance cause dun virus ou dun problme technique.

ce nest pas le virus ou le PC qui est responsable, cest vous !

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

12

13/02/09

Les raccourcis clavier connatre

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

13

13/02/09

La protection des fichiers (1/2)


La confidentialit des fichiers (documents, boites mls ..) est garantie par des mots de passe

95% du temps ces protections sont illusoires


Access, Word et Excel, On retrouve instantanment votre mpd, quelle que soit sa longueur ou le jeu de caractres utilis. Outlook 2000, il est possible de dfinir un faux mdp pour ouvrir votre boite En gnral un mdp utilisant un mot du dictionnaire est forable quelle que soit sa longueur. En 1999, un mot de passe alatoire de 6 caractres tait forable en

Les mls sont trs peu srs (non crypts et copis sur chaque serveur intermdiaires) Lespionnage industriel par voie lectronique est rpandu (rseau Echelon)
1994 Airbus - McDonnell Douglas, perte dun contrant avec la Saoudians Airlines 1994 Enercon, vol dlments techniques pour la constructions doliennes
Utilisation ou copie interdites sans citation

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

14

La protection des fichiers (2/2)

13/02/09

Un mot de passe driv du dictionnaire marcel ou louloute87sera immdiatement trouv Il est faux de croire que vos donnes (rapport, sites frquents, recherches Google, mots de passe) nintressent personne. Gardez votre mot de passe en mmoire :
En utilisant un mot de passe difficile remmorer, on risque justement de l'oublier ... ou de le noter sur un post-it En fait il faut en retenir un seul : le mot de passe du fichier des mots de passe.

Le mot de passe peut tre toute preuve, cela ne sert rien si la cl de cryptage de lalgorithme est faible (<128 bits)

Il existe de nombreuses parades :


tablir une politique de mots de passe dans votre quipe si vous partagez des documents. Lors du TP, commencez par changer votre mdp (!) Access, Word et Excel => utiliser Open Office ou le paramtre cryptage fort Outlook 2000 => pas de solution, utiliser une version plus rcente, croiser les doigts Firefox => cest OK denregistrer vos logins/mdp, mais mettre un mdp matre .. qui expire sinon affiche en clair tous vos mots de passe mmoriss en deux clics. Pour les mls => utiliser Pretty Good Privacy, systme cl publique+prive Pour les disques durs => Truecrypt Pour lIP tracking => tor
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

15

13/02/09

Doodle : organiser des rendez-vous

Autres outils

FreeMind : organisation de projet

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

16

13/02/09

Internet
LInternet est aussi un outil de projet pour chercher et diffuser des informations
Outils de recherche : Google desktop. Outils cartographiques www.kartoo.com

Des outils permettent de concevoir et de mettre en ligne des sites web : FrontPage, Dreamweaver

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

17

13/02/09

Les logiciels gratuit ou OpenSource


Microsoft ? ou les alternatives ouvertes et gratuites ?
Open office (ou OOo) quiv. MS Office compatible Windows - Linux - Mac OS Mozilla Firefox meilleur que MS Internet Explorer VideoLAN MS Media Player en mieux et sans espionnage de votre activit,
projet d'tudiants de l'ECP commenc en 1995 .. dsormais diffus 40M+ dexemplaires, repris par Google Vido, distribu 150k lycens, etc

TurboProject (quiv. MSproject) ou http://ganttproject.sourceforge.net). Un simple tableur peut aussi faire laffaire comment crer un diagramme de GANTT avec OpenOffice.org 7-zip, Freemind, VUE , Foxit pdf reader PDFCreator pour la compatibilit en lecture et lenvoi en PJ de fichiers pdf. Pour des pdf optimiss avec des lien actifs, utiliser OOo. Extensions de Firefox utiles (Master Password Timeout, Mouse Gestures, CustomizeGoogle, Adblock, google notes) ZoneAlarm . Et bien sr Linux
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

18

13/02/09

Exploiter les applications bureautiques


1. 2. 3. 4. Word, Excel, Powerpoint et les logiciels libres quivalents

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

19

13/02/09

Powerpoint / OpenOffice sImpress


Transparents (ou diapositives ou "Slides") Pour le poster de prsentation de votre projet rendre en fin de G2
Attention aux photos taille fichier (compresser les images) Le correcteur d'orthographe fait parfois faire des fautes (d' abord au lieu de d'abord etc) Rserver le vidopro lavance auprs de christine.stievenard@ec-lille Scuriser lappareil (3-5 k) et viter de claquer la lampe en dbranchant avant que le ventilateur soit arrt.

Le but nest pas de faire des jolies diapos animes mais de communiquer efficacement des informations pertinentes
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

20

13/02/09

Word / OpenOffice sWriter


Il sagit vraiment dun traitement de texte . Permet dcrire rapidement des documents clairs Si on sait sen servir, permet de dlaborer un rapport plusieurs
dfinir une feuille de style pour faciliter la fusion sous-documents et document-maitre pour travailler en parallle

http://www.usd.edu/tlc/images/software/word.jp

Fonctions principales

http://www.psol.be/lib/2003/1106

Vrification d'orthographe ('F7') Styles = {attributs de mise en forme} = (police, paragraphe) Styles Titre1 => Table des matires automatique Attention la taille mmoire de vos rapports : compresser les images ou faire un pdf, NB il ne sert rien de zipper un format compress gif ou jpg pour gagner en taille, il rduire sa dfinition)

Profitez du rapport de stage G1 pour apprendre taper avec tous les doigts.

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

21

13/02/09

Excel / OpenOffice sCalc


Lutilisation du tableur et de feuilles de calcul est le pain quotidien de lingnieur. Permet
dditer des listes de personnes, de les filtrer sur critre de faire des calculs, des statistiques... de prsenter des rsultats et des tableaux de bord sous forme graphique dcrire des macros qui dautomatiser lactualisation, des fonctions qui font des calculs complexes

http://newt.quantumsi.com/pm/support/doc/use http://www.adeptscience.co.uk/products/mathsim/mathcad/images/excel.gif http://www.gams.com/solvers/excel.gif

http://www.nebrwesleyan.edu/events/harvardrel/images/excel.gif

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

22

13/02/09

Publisher / OpenOffice Draw


Pour le poster de prsentation de votre projet rendre en fin de G2 Format A1 ou A2 publier sur CentraleWiki au format pdf

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

23

13/02/09

Slectionner et mettre en place un collecticiel


1. Partage de fichiers basique 2. De vrais collecticiels Groove, zoho, ProjectPier 3. Des applications web 2.0 : Googlegroups, googles documents

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

24

13/02/09

Utiliser un collecticiel dans votre projet


Un collecticiel ou groupware
pour quoi faire ?
1. Permet de travailler plusieurs plus efficacement 2. Aide faire circuler linformation (pilote, quipe, client ) 3. Un outil de travail professionnel

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

13/02/09

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

26

13/02/09

Quelques solutions possibles

1. Dossier partags sur un PC personnel 2. Groove www.groove.net 3. Autres systmes web 2.0 : Google groups, project Pier, Zoho Voir (et amliorer) le guide du groupware de CentraleWiki ici

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

27

13/02/09

Ds que votre projet est officiel


Fabriquer et diffuser un trombi avec les n de portable, mls efficaces etc
de l'quipe et des encadrants

Ouvrir une liste de diffusion de l'quipe lves @eleves.ec-lille.fr ou googlegroups tablir le modle de CR Prendre le premier rendez-vous avec lencadrement pour faire connaissance et voir par quoi il faut commencer Fixer un dbut dorganisation notamment une charte de fonctionnement interne : frquence des runions, cas dabsence, rotation des tches
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

28

13/02/09

La bonne solution ?

Elle nexiste pas dans labsolu => critres


Accessibilit Scurit Installation simple Utilisation complexe Fonctionnalits Fiabilit Principaux problmes

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

29

13/02/09

Dossiers partags sur un PC personnel

Avantages
Installation : trs simple Utilisation : trs simple

Inconvnients :
Partage de fichiers seulement Pas de gestion des autorisations : tout le monde peut dtruire les fichiers Scurit faible : Celle de Windows - virus, piratage Accessibilit trs faible : Seulement de la rez impossible au DS et au pilote Si le PC qui contient le rpertoire est teint

Variante
Compte ftp sur winscp
Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille
Utilisation ou copie interdites sans citation

30

13/02/09

Groove

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

31

13/02/09

Groove
www.groove.net (version gratuite dessai disponible, inclus dans certaines versions de windows vista)
Accessibilit bonne toute personne peut tre invite, mme totalement extrieure Scurit : ultra-forte

logiciel p2p
=> Pas de serveur Il est judicieux davoir un PC allum en permanence pour avoir la version la plus rcente de lespace de travail.

Fonctionnalits : Le plus complet


fichiers partags, liste de tches, calendrier, discussions, messagerie instantane lenteur Installer Groove En anglais part un invit, nimporte qui peut dtruire un fichier Limites de la version gratuite (3 espaces, enregistrer pour utilisation perso ou 90 jours seulement, bande passante rduite)

Problmes :

Espaces de test et dexemples . ouvrir partir du forum

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

32

13/02/09

Espace Groove initiation aux outils

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

33

13/02/09

Espace exemple de groupe-projet

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

34

13/02/09

Conclusion / Avertissement

Toutes ces possibilits sont gratuites pour vous, il en existe dautres (Zoho Project, OpenGroupware, Google groups, Google docs) Attention aux pertes dinformation et autres virus cela arrive et vous arrivera sauvez rgulirement

noter : un outil qui na jamais t utilis dans la communication sur le projet (par exemple avec les encadrants, le partenaire) : le blog. Il peut avantageusement remplacer une newsletter.

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

35

13/02/09

Merci de votre attention !


Mes autres cours de management de projet disponibles en vido (diapos + son des commentaires) :
Fondamentaux de la gestion de projet Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction l'analyse stratgique en management de projet Comment animer un Brainstorming Cours d'analyse fonctionnelle Introduction la gestion des risques Dmarche de gestion des risques et plan de prvention

en diapositives animes :

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

36

13/02/09

Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible ici.

Mes principaux cours Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes, prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au coaching pdagogique et l'encadrement

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

37

13/02/09

Rmi Bachelet Ecole Centrale de Lille

Utilisation ou copie interdites sans citation

38