UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BAJA CALIFORNIA

FACULTAD DE CONTADURIA Y ADMINISTRACIN

AUTOMATIZACIN DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE SEGUIMIENTO DE EGRESADOS DE EL COLEGIO DE LA FRONTERA NORTE, A.C.

TESIS QUE PARA OBTENER EL GRADO DE: MAESTRA EN TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN

PRESENTA MARA CLAUDIA VERDUZCO ZEPEDA

DIRECTOR MTRA. ESPERANZA MANRIQUE ROJAS

Tijuana, B. C.

Junio de 2010.

A mi prncipe Lus Enrique y mi princesa Sofa, por los momentos no compartidos, los amo.

A Juan Carlos por su apoyo y soportarme en mis histerias..TA.

A mis padres Enrique y Elena por su apoyo incondicional en las buenas y las malas, los quiero mucho.

A mis compaeros de maestra Erika, Agustn, Edmon, Omar, Ricardo, Efran por compartir su amistad en esta etapa tan bonita y esperemos perdure por siempre.

A Dios por acompaarme en este camino.

La vida es una penumbra, si uno no deja entrar la felicidad..

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Agradecimientos

A la M.C. Esperanza Manrique Rojas por el esmero y la dedicacin mostrada durante la elaboracin de este trabajo y su comprensin de los nuevos retos en nuestras vidas.

A la M.C. Margarita Ramrez Ramrez por todo el apoyo brindado acadmicamente y tambin por resolver los conflictos personales como algo ms que una coordinadora.

Al Dr. Eduardo Ahumada Tello y la M.C. Hilda Beatriz Ramrez Moreno por sus valiosas observaciones, que sin duda contribuyeron a enriquecer este proyecto.

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Resumen
El da de hoy, instituciones, dependencias y empresas administran excesivos niveles de datos; lo que implica una necesidad de implementar las tecnologas de la informacin como lo es el estudio, diseo, desarrollo, implementacin, soporte o direccin de los sistemas de informacin computarizados.

De ah que el objetivo central del caso prctico Automatizacin del Programa Institucional Seguimiento de Egresados de El Colegio de la Frontera Norte (El Colef), tiene como propsito permitir sistematizar la informacin referente a los egresados de El Colef, que brinde el acceso a datos estadsticos centrados en evaluar la calidad educativa de la institucin en la formacin de los alumnos, se les formulara una encuesta que de respuesta a la situacin personal, as como la insercin en el mercado laboral y el desempeo profesional.

Se utilizar la metodologa de Proceso Unificado de Rational (Rational Unifed Process, RUP por sus siglas en ingles), combinado con el Lenguaje Unificado de Modelado (UML, por sus siglas en ingls), para el desarrollo de este trabajo.

Como resultado de esta aplicacin se dar una mayor vinculacin con el egresado, en la generacin de oportunidades de trabajo, intercambio de experiencias, conocimientos e informacin, as como la generacin de informacin que es requerida por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONACyT).

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ndice
Pgina

Captulo I: Introduccin 1.1 Planteamiento del problema 1.2 Antecedentes 1.2.1 Programas de posgrado 1.3 Justificacin de la solucin 1.4 Objetivo general 1.5 Objetivos especficos 1.6 Alcances del trabajo

1 2 3 4 8 8 9 9

Captulo II: Marco Referencial 2.1 CONACYT 2.1.1 indicadores de CONACYT 2.2 Bases de datos 2.2.1 Modelos de base de datos 2.2.2 Base de datos relacionales 2.3 Lenguajes de Programacin 2.3.1 Microsoft Visual Studio 2.3.2 Lenguaje C# 2.3.3 Microsoft SQL Server 2.4 Metodologa RUP 2.5 Diagramas en Lenguaje Unificado de Modelado 2.5.1 Elementos de los diagramas de caso de uso

12 12 13 14 15 16 17 17 18 18 19 20 20

Captulo III: Metodologa 3.1 Fases de trabajo RUP 3.1.1 Fase de inicio 3.1.2 Fase de elaboracin

23 25 25 26 v

3.1.3 Fase de construccin 3.1.4 Fase de transicin 3.2 Flujos de trabajo RUP 3.2.1 Flujo de requisitos 3.2.2 Flujo de anlisis 3.2.3 Flujo de diseo 3.2.4 Flujo de implementacin 3.2.5 Flujo de prueba 3.3 Lenguaje Unificado de Modelado (UML)

26 27 28 28 29 29 29 29 30

Captulo IV: Desarrollo 4.1 Fase de inicio 4.1.1 Contextos de actualizacin 4.1.1.1 Datos generales del egresado 4.1.1.2 Trayectoria para mejorar el perfil de formacin profesional del egresado 4.1.1.3 Contexto: Sugerencias del egresado 4.1.2 Sistema actual 4.1.2.1 Caso de uso recolectar informacin egresados del sistema actual 4.1.2.2 Caso de uso capturar informacin egresados del sistema actual 4.1.2.3 Caso de uso generar reportes del sistema actual 4.1.3 Sistema a desarrollarse 4.1.3.1 Caso de uso registrarse al sistema 4.1.3.2 Caso de uso capturar informacin personal 4.1.3.3 Caso de uso validar usuarios egresados 4.1.3.4 Caso de uso generar listas de egresados 4.1.3.5 Caso de uso consultar informacin 4.1.3.6 Caso de uso generar reportes estadsticos

32 32 33 33

33 33 34

34

35

36 37 38 38 39 40 41 42 vi

4.2 Fase de elaboracin 4.2.1 Diagramas de secuencia 4.2.2 Construccin de cronograma de trabajo 4.3 Fase de construccin 4.3.1 Diseo de la base de datos 4.3.1.1 Modelo conceptual 4.3.1.2 Diagrama Entidad-Relacin 4.3.1.3 Reglas de negocio 4.3.2 Definicin de entradas y salidas de datos 4.3.3 Interfaces de usuarios y programa 4.3.4 Diseo de control de acceso al sistema 4.3.5 Importacin de la informacin en archivos Xls 4.3.6 Elaboracin de manual de procedimientos 4.4 Fase de transicin

43 43 45 45 45 45 47 55 55 55 59 60 60 60

Captulo V: Resultados 5.1 Descripcin de los resultados 5.2 Interpretacin y anlisis de los resultados

62 62 70

Captulo VI: Conclusiones y recomendaciones 6.1 Descripcin de las conclusiones 6.2 Aportaciones relevantes 6.3 Recomendaciones

74 74 75 76

Anexos Referencias electrnicas Bibliografa Definiciones bsicas y glosarios de trminos

79 81 83 85

vii

ndice de tablas
Nmero 2.1 2.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23 4.24 5.25 Pgina

Comparativo de las ventajas y desventajas en las bases de datos 14 Elementos de los diagramas de caso de uso Resultados de la aplicacin del cuestionario de requerimientos Glosario de trminos del modelo conceptual Estudiantes, universo de valores de atributos Direccin, universo de valores de atributos Institucin, universo de valores de atributos Programa, universo de valores de atributos Promocin, universo de valores de atributos Pas, universo de valores de atributos Estado, universo de valores de atributos Ciudad, universo de valores de atributos Reconocimiento, universo de valores de atributos Pass, universo de valores de atributos Status_alumno, universo de valores de atributos Tipo_direccin, universo de valores de atributos Sector , universo de valores de atributos Prog_promo, universo de valores de atributos Publicacin, universo de valores de atributos Tipo_publicacin, universo de valores de atributos Sup_acadmica, universo de valores de atributos Tipo, universo de valores de atributos Contacto emergencia, universo de valores de atributos SNI, universo de valores de atributos Concentrado respuestas cuestionario de requerimientos para elaboracin del sistema de egresados 63 21 32 46 48 49 49 49 50 50 50 50 51 51 51 52 52 52 53 53 53 54 54 54

5.26

Anlisis comparativo del proceso anterior y la implementacin Actual 71

viii

ndice de figuras
Nmero Pgina

3.1 3.2 3.3 3.4

Un proceso de desarrollo de software Flujo de trabajo del RUP Un ciclo con sus fases e iteraciones Cada iteracin constituye una pasada a travs de los cinco flujos de trabajo fundamentales.

23 24 24

28 34 37 39 40 43 44 46 47 56 56 57 57 58 58 59 65 66 66 67 67 68 68 ix

4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 5.20 5.21 5.22 5.23 5.24 5.25 5.26

Sistema actual en UML Caso de uso del egresado Caso de uso del webmaster Caso de uso del asistente de servicios escolares Diagrama de secuencia egresado-webmaster Diagrama de secuencia asistente-web Diagrama de modelo conceptual Diagrama Entidad-Relacin Entrada principal al sistema web Solicitud de password Acceso al sistema Mdulo de captura de informacin personal Mdulo de captura de informacin laboral Mdulo de captura de informacin de contacto Mdulo de encuesta Pantalla principal reportes Reporte pas de residencia Reporte promocin Reporte programa Reporte promocin y programa Reporte promocin-programa, gnero Reporte promocin-gnero

5.27 5.28

Reporte sector laboral Reporte total de egresados

69 69

Captulo I Introduccin

Introduccin
Los cambios econmicos, tecnolgicos, sociales y culturales que se viven en nuestro pas, crean nuevos retos a las instituciones de educacin superior; uno de stos, es la valoracin constante del impacto que en la sociedad tienen los procesos acadmicos. Para ello es preciso la generacin de estrategias para conocer el impacto de su accin y al mismo tiempo, identificar nuevas demandas formativas en cada una de las prcticas profesionales, todo ello con la finalidad de responder a las necesidades sociales. (UV, 2009)

Con este argumento, El Colegio de la Frontera Norte (El Colef) que es un centro de investigacin y posgrados, ha estimado la creacin del Programa Institucional de Seguimiento de Egresados con el propsito de conocer la situacin laboral de sus egresados, su insercin en el mercado laboral y su desempeo como profesionistas. Lo que les permitir evaluar la calidad de la formacin ofrecida por la institucin y contar con mejores indicadores para retroalimentar el plan de estudios, en funcin de las nuevas exigencias que plantean los mbitos social y productivo del estado, la regin y el pas; as como fortalecer la formacin de cuadros profesionales capaces de asimilar las transformaciones del entorno y responder de manera innovadora.

Otro punto a considerar es atender las inquietudes en desarrollo y actualizacin que tienen los egresados de El Colef, para poder apoyar estas necesidades. As mismo, generar informacin que pueda ser analizada para aplicaciones de estadstica e indicadores para el uso institucional y consolidar un posgrado de calidad a nivel nacional.

1.1 Planteamiento del problema

El departamento de Servicios Escolares hace aproximadamente diecisis aos hace el seguimiento generacional de los egresados del departamento de Posgrado, en ausencia de un sistema de informacin, la recoleccin de la misma se ha hecho en forma manual, esto quiere decir que se ha generado en formato electrnico pero en tablas de Word o Excel, por lo mismo es tardado, la informacin esta desorganizada, incompleta y es redundante. La informacin solicitada a los egresados esta basada en los requerimientos para la generacin de indicadores que solicita El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONACYT), este como principal evaluador de los programas de calidad del posgrado, para cumplir con estos requerimientos se implementaron estrategias para superar los obstculos en el desarrollo del seguimiento y los ms comunes son: 1. Resistencia y escepticismo. 2. Dificultad para localizar a los egresados. 3. Dificultad para que los egresados proporcionen los datos. 4. Desinters de los egresados por mantener contacto con el colegio despus de su egreso. 5. Falta de retroalimentacin. 6. Movilidad de los egresados. 7. Carencia de un instrumento para mantener actualizado el directorio de egresados. 8. Dificultad para aplicar encuestas a egresados. 9. Dudas sobre la real utilidad del proceso de seguimiento. 10. Necesidad de atender ocupaciones derivadas de la obligacin laboral, lo que resta tiempo e importancia a las encuestas o entrevistas relacionadas con el proceso de seguimiento.

En base a estos obstculos se le solicita a los egresados informen a la institucin los cambios de domicilio y de trabajo, con el fin de mantener actualizado el directorio y estrechar mas la comunicacin entre la institucin y ellos.

A consecuencia de estos inconvenientes, la recoleccin de la informacin no se encuentra completa, se pierde tiempo en la localizacin de los egresados ya que se requiere consultar el expediente que se formo como alumno, y esto tiene como efecto que los reportes a generarse no se entreguen en tiempo, o se tenga que utilizar la misma informacin que se tiene no actualizada y el resultado de los indicadores no estn al cien por ciento correctos.

1.2 Antecedentes
El Colegio de la Frontera Norte (El Colef), es un centro pblico de investigacin cuyo propsito es generar conocimiento cientfico sobre los fenmenos regionales de la frontera Mxico-Estados Unidos, formar recursos humanos de alto nivel y vincularse institucionalmente para contribuir al desarrollo de la regin. Desde el ao 2000, forma parte de la red de Centros Pblicos de Investigacin del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONACyT). El Colef fue establecido en agosto de 1982 como Centro de Estudios Fronterizos del Norte de Mxico (CEFNOMEX) y su nombre actual fue adoptado en febrero de 1986. La versatilidad y visin multidisciplinara de la institucin permite asesorar y actualizar el panorama de los diversos sectores de la sociedad a travs de proyectos de investigacin, cursos, programas y asesoras sobre procesos sociales, econmicos, culturales, demogrficos, polticos, urbanos y del medio as como de gnero y de salud, que ayudan a identificar y aportar alternativas a los obstculos que impiden el desarrollo global de cualquier organismo e institucin dentro de la dinmica social.

Objetivos de la institucin Promover el conocimiento cientfico de los procesos sociales, econmicos, culturales, demogrficos, polticos, urbanos y del ambiente de Mxico y de sus regiones que colindan con Estados Unidos. Transformar este conocimiento en herramientas susceptibles de ser utilizadas en la planeacin regional. Identificar y definir los fenmenos que puedan convertirse en obstculos en el progreso de la regin fronteriza, en su integracin al desarrollo nacional y en las relaciones entre Mxico y Estados Unidos. Formar profesionales e investigadores de alto nivel acadmico capaces de interpretar con rigor cientfico las realidades sociales regionales, nacionales e internacionales (Posada & Tienda, 1996).

1.2.1 Programas de Posgrado

La docencia tiene una cobertura amplia, cuyo propsito es la formacin de recursos humanos especializados con capacidad para influir en los procesos de planeacin del desarrollo desde distintas perspectivas. Se cuenta con cinco maestras y un doctorado, estos son: Maestra en Desarrollo Regional. Maestra en Administracin Integral del Ambiente (Programa

interinstitucional con el Centro de Investigacin y Enseanza Superior de Ensenada- CICESE). Maestra en Economa Aplicada. Maestra en Demografa. Maestra en Estudios Socioculturales (En vinculacin con la Universidad Autnoma de Baja California UABC). Doctorado en Ciencias Sociales con especialidad en estudios regionales (El Colef, 2009). 4

Los programas de posgrado forman parte del Padrn Nacional de Posgrados de Calidad (PNPC) del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONACyT), estos son administrados de manera conjunta entre la Secretara de Educacin Pblica a travs de la Subsecretara de Educacin Superior y el CONACyT. El programa establece como misin la de fomentar la mejora continua y el aseguramiento de la calidad del posgrado nacional, que d sustento al incremento de las capacidades cientficas, tecnolgicas, sociales,

humansticas, y de innovacin del pas. (CONACyT, 2009). La velocidad de la innovacin y la difusin de las nuevas tecnologas modifica las estructuras productivas, sociales y polticas de los pases, lo cual, aunado a las inciertas tendencias de la demanda de educacin superior, exige a las instituciones educativas la generacin de estrategias para conocer el impacto de su accin y, al mismo tiempo, identificar nuevas demandas formativas en cada una de las prcticas profesionales. Todo ello con la finalidad de responder a las necesidades sociales, intencin explcita o implcita en la misin de las instituciones de educacin superior.

En este marco se analizan los estudios sobre el desempeo de los egresados, como una estrategia para el autoconocimiento y la bsqueda de la mejora de una institucin de educacin superior, as como analizar los requerimientos del mercado laboral.

Si se centra en el estudio de la relacin entre el mundo del trabajo y del conocimiento cientfico y tecnolgico, se observa que ambos tienen algo en comn y ese algo es que estn en permanente cambio, de ah que los planes y los programas de estudio requieren versatilidad y anticipacin, toda vez que las necesidades de formacin exigen personal cada vez mas competentes y con actitudes mas creativas y flexibles. En esta lgica, la razn de ser de las instituciones se centra en la formacin de hombres plenos, que no solo se adapten a las nuevas condiciones de la sociedad, sino que contribuyan al desarrollo y mejoramiento de las comunidades donde se integren y es en tal 5

sentido es que debe comprenderse el cambio, el cual conlleva dos componentes esenciales: calidad y pertinencia. Cabe mencionar que algunos estudios realizados sobre educacin y sociedad (SEP, 1989), muestran que la competencia en el mercado laboral se incrementa no solo por la mayor cantidad de egresados, sino, tambin, porque los empleos demandaran niveles de exigencia acadmica y profesional cada vez mas slida y flexible. En esta interpretacin, uno de los elementos indispensables para determinar el alcance de lo realizado por la institucin consiste en realizar investigacin educativa que involucre a estudiantes y a egresados. A travs de sus opiniones y sugerencias se puede conocer con certeza cual es su condicin personal, laboral y profesional, que expectativas y limitaciones tienen, que estudios desean proseguir en el futuro, cual es el grado de satisfaccin con respecto a sus estancias como estudiante, tanto en los aspectos acadmico como administrativo. Actualmente los estudios de egresados han cobrado un inters creciente en las instituciones de Educacin Superior (IES) del pas, es as que, tanto la Secretara de Educacin Pblica (SEP), como la Asociacin Nacional de Universidades e Instituciones de Educacin Superior (ANUIES), han impulsado la realizacin de este tipo de estudios y los conciben como una de las lneas estratgicas para consolidar el desarrollo de las IES (UJAT, 2004). Dentro de las recomendaciones de los Comits Interinstitucionales para la Evaluacin de la Educacin Superior (CIEES), se ha reiterado la necesidad de realizar estudios de seguimiento a egresados. Por otra parte, hasta la fecha los egresados no saban cuales eran los conductos institucionales para hacer llegar sus sugerencias y recomendaciones acerca de las experiencias que pasaron para egresar de la carrera que estudiaron, es por esto que El Colef requiere de un proyecto donde se lleven a cabo todas estas oportunidades de estudio. 6

Como se puede apreciar en el mbito actual, las instituciones educativas no cuentan con programas sistemticos para el seguimiento de egresados a nivel posgrado, los pocos estudios que se encuentran son a nivel licenciatura; es por esto que se considera que no hay cultura en este sentido, y la falta de motivos que incluyen la cantidad de recursos implicados en programas de este tipo por parte de las instituciones, as como falta de estimulo de los egresados para responder encuestas y hasta un cierto desinters acadmico por los resultados de los procesos formativos. Este proyecto crea las condiciones para sistematizar y difundir experiencias de seguimiento de egresados y mostrar sus resultados, despertando as el inters de las instituciones educativas que an no tienen programas regulares en este sentido. Los egresados de El Colegio de la Frontera Norte son los que ponen a prueba en el mercado de trabajo los conocimientos, habilidades, aptitudes y actitudes que les transmiti la institucin; y por lo tanto, tienen una opcin sobre los puntos positivos y aquellos en los que notan carencias y limitaciones, es por esto que la Coordinacin de Servicios Escolares desde hace aos ha elaborado el seguimiento de egresados. El manejo de la informacin generada por los egresados es importante para las estadsticas e indicadores que maneja El Colef, es por esto que se deber mantener actualizada y almacenada de una forma organizada para su fcil manejo, por consecuencia se considera el manejo de bases de datos en el desarrollo de este proyecto y la ayuda de los lenguajes de ltima generacin en informtica, para la obtencin de informacin oportuna. A la fecha se cuenta con informacin de principios del ao 2008, esta ser considerada como el antecedente de la posicin laboral en que se encuentra el egresado y su ubicacin geogrfica.

1.3 Justificacin de la solucin

El seguimiento sistemtico de egresados es un elemento clave para la mejora de la calidad educativa, as como establecer un vnculo de comunicacin permanente entre El Colef y sus egresados, para que la informacin obtenida a travs de esta actividad resulte de utilidad para: Evaluacin de resultados institucionales relativos a la formacin y satisfaccin de los egresados para la mejora de los planes de estudio. Apoyo a los egresados en la obtencin de empleo, ya que se hace la oferta a travs de comunicados de otras instituciones. La obtencin de informacin para generar estadsticas e indicadores a nivel nacional sobre las personas que tienen estudios de nivel posgrado. Informacin del rea laboral que esta requiriendo personal calificado para ocupar esos puestos. Evaluar la pertinencia curricular y sus posibles adecuaciones. Orientar la formacin de nuevas prcticas profesionales. Promover la educacin permanente a travs de una actualizacin y los estudios de posgrado. Conocer las competencias profesionales que demandan los empleadores. Estimular una red de egresados para el intercambio de experiencias, conocimientos e informacin. Obtener informacin estadstica para CONACYT (clasificacin sector pblico (investigacin, docencia, administracin, etc.), privado, social).

1.4 Objetivo general

Desarrollar un sistema de base de datos que permita dar mantenimiento a la informacin de egresados, integrar informacin de los requerimientos de los empleadores para apoyar en la toma de decisiones y la planeacin acadmica en el nivel institucional, estatal y regional. 8

1.5 Objetivos especficos

Implementacin de un sistema nico para la realizacin de estudios de egresados de El Colef. Ofrecer una herramienta que permita la realizacin de analizar el estado activo de los egresados en tiempo y forma. Contar con informacin confiable sobre el desempeo profesional de los egresados, facilitar en lo posible la toma de decisiones para implementar acciones que permitan mejorar el nivel acadmico en el perodo formativo. Conocer la realidad del posgrado tomando en cuenta la opinin de los egresados. Conocer el grado de satisfaccin de los egresados respecto a la calidad de la formacin recibida en El Colef en donde cursaron sus estudios. Obtener estadsticas descriptivas de los egresados de los diferentes posgrados. Apoyar con informacin al proceso de fortalecimiento y consolidacin del posgrado tanto institucional como nacional (Ciencia y Desarrollo, 1987).

1.6 Alcances del Trabajo

Se propone una sistematizacin al proceso de seguimiento de egresados de posgrado de El Colegio de la Frontera Norte, este procedimiento es elaborado en la coordinacin de servicios escolares, el cual ser el mayor beneficiado con la culminacin de este proyecto en el manejo y administracin de la informacin con la ayuda de las nuevas tecnologas de la informacin.

La implementacin de este proyecto permitir tener la informacin sistematizada y actualizada, por consecuencia se lograr llevar el control de todas las generaciones de egresados de los posgrados de la Maestra en Desarrollo Regional, Maestra en Economa Aplicada, Maestra en Demografa, Maestra en 9

Administracin Integral del Ambiente, Maestra en Estudios Socioculturales y el Doctorado en Ciencias Sociales con especialidad en Estudios Regionales, desde la generacin 1984 a la fecha.

Se considera que para el adecuado funcionamiento del sistema es necesario lograr que el egresado alimente la informacin va Web (World Wide Web), esto es actualizar su informacin personal, sus opiniones generales sobre los planes de estudios realizados y su desempeo en el sector laboral, otro factor primordial es reducir el tiempo en contactar a los egresados para que contesten la encuesta, esto ser mediante correos electrnicos sistematizados como avisos.

La informacin capturada por los egresados generar los reportes necesarios requeridos por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, para la evaluacin del posgrado en los indicadores de eficiencia de calidad institucional, as como informacin general para el rea de posgrado en relacin a planes de estudios, docentes, y calidad administrativa.

Los indicadores de CONACYT evalan la situacin actual de cada institucin, basado en la oferta de posgrados de calidad, esto es considerar los cuerpos acadmicos que integran la institucin, las tasas de graduacin de los alumnos de posgrado, infraestructura necesaria y la productividad cientfica o tecnolgica, lo que les permite a las instituciones lograr la pertinencia de su operacin y ptimos resultados a nivel nacional e internacional, as como tener en cuenta las ofertas de movilidad estudiantil cuando an son estudiantes, como las de superacin acadmica al momento de egresar del posgrado.

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Captulo II Marco Referencial

Marco Referencial
El Colef imparte cinco maestras y un doctorado, los cuales forman parte del Padrn Nacional de Posgrados de Calidad (PNPC) del CONACyT. Otorga becas a estudiantes y ofrece instalaciones con equipamiento favorable al estudio, la investigacin y el trabajo docente. Al estar regidos por este padrn es necesario el tener actualizado la informacin generada por los egresados para las evaluaciones de la institucin como formacin acadmica de calidad.

2.1 CONACYT El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa fue creado por disposicin del H. Congreso de la Unin el 29 de diciembre de 1970, como un organismo pblico descentralizado de la Administracin Pblica Federal, integrante del Sector Educativo, con personalidad jurdica y patrimonio propio. Tambin es responsable de elaborar las polticas de ciencia y tecnologa en Mxico. Su meta es consolidar un Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa que

responda a las demandas prioritarias del pas, que d solucin a problemas y necesidades especficos, y que contribuya a elevar el nivel de vida y el bienestar de la poblacin. Su misin es impulsar y fortalecer el desarrollo cientfico y la modernizacin tecnolgica de Mxico, mediante la formacin de recursos humanos de alto nivel, la promocin y el sostenimiento de proyectos especficos de investigacin y la difusin de la informacin cientfica y tecnolgica. Su visin es contribuir conjuntamente con otras dependencias y entidades del Gobierno Federal, as como del sector productivo a que Mxico tenga una mayor participacin en la generacin, adquisicin y difusin del conocimiento a nivel

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internacional, y a que la sociedad aumente considerablemente su cultura cientfica y tecnolgica, disfrutando de los beneficios derivados de esta. (CONACyT, 2009). El CONACYT se hace cargo de examinar los principales indicadores del esfuerzo y los resultados de las actividades cientficas, tecnolgicas e innovadoras por medio de los resultados que le dan los centros pertenecientes a la red de programas de calidad.

2.1.1 Indicadores de CONACyT El manejo de indicadores por parte de los centros CONACyT son el sustento de la informacin generada para evaluar a nivel nacional la economa y productividad que se tiene cada ao, as como efectuar un estudio comparativo a nivel internacional que permite identificar las limitaciones, dimensionar los desafos y evaluar las oportunidades asociadas con el desarrollo cientfico, tecnolgico e innovador. Los indicadores son puntos de referencia que brindan informacin cualitativa o cuantitativa, conformada por uno o varios datos, constituidos por percepciones, nmeros, hechos, opiniones o medidas que nos permiten continuar con el desarrollo de un proceso y hacer comparaciones. (Hilda, 2008) En la era moderna, la utilizacin de grandes cantidades de informacin ha sido considerada de gran importancia para las empresas; debido a esto se observa que la administracin de bases de datos, sirve para facilitar el manejo y la generacin de informacin confiable y de calidad que proporcione un soporte fundamental para la toma de decisiones.

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2.2 Bases de datos Las bases de datos sirven para modelar problemas reales y administrar datos dinmicamente, es por esto, que pueden ser manejadas como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio en particular (Chvez, 2007). Dentro de las caractersticas ms relevantes que se utilizan destacan las siguientes: Independencia lgica y fsica de los datos. Mnima redundancia. Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios. Integridad de los datos. Consultas complejas optimizadas. Seguridad de acceso y auditoria. Respaldo y recuperacin de la informacin. Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar. Es importante mencionar que se demuestra una presencia de ventajas y desventajas en el manejo de las bases de datos, que se muestran en la tabla 2.1 adems de las caractersticas sealadas anteriormente.
Tabla 2.1 Comparativo de las ventajas y desventajas en las bases de datos.
(Fuente: Elaboracin propia)

VENTAJAS
Control sobre la redundancia de datos. Consistencia de datos. Comparticin de datos. Mantenimiento de estndares. Mejora en la integridad de datos. Ampliacin en la seguridad. Mejora en la accesibilidad a los datos. Incremento en la productividad. Mejora en el mantenimiento. Aumento de la concurrencia. Progreso en los servicios de copias de seguridad

DESVENTAJAS
Complejidad. Costo del equipamiento adicional. Vulnerabilidad a fallas.

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2.2.1 Modelos de bases de datos Un modelo de datos se considera una "descripcin" conocida como contenedor de datos (considerado un espacio para la conservacin de la informacin), que tiene mtodos para almacenar y recuperar informacin de esos contenedores. Los modelos de datos no son unidades fsicas: son abstracciones que permiten la implementacin de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos y conceptos matemticos, estos modelos son implementados en conjunto con lenguajes de software que sean compatibles para su mejor funcionamiento como lo son las bases de datos relacionales, Microsoft Visual Studio para un entorno de desarrollo, lenguaje de programacin C#, manejo de bases de datos en Sql Server, etc.(Moreno,2000). Es importante resaltar que los modelos frecuentemente utilizados son: a. Bases de datos jerrquicas. b. Base de datos relacional. c. Base de datos de red. d. Bases de datos multidimensionales. e. Bases de datos orientadas a objetos. f. Bases de datos documentales. g. Base de datos deductivos. h. Gestin de bases de datos distribuida. Es necesario mencionar que se consider utilizar el manejo de bases de datos relacionales, porque en el se ofrece una variedad de procesos de datos, de los cuales se distinguen: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, perodos cortos de aprendizaje y las consultas de informacin que se especifican de forma sencilla y lo ms importante es que concuerda con el modelo que se maneja en el sistema Registro de Actividades de Posgrado (RAP), existente en la Coordinacin de Servicios Escolares, y esto hace que se adapte mejor a las tablas ya existentes. 15

2.2.2 Base de datos relacionales ste es el modelo ms utilizado, tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San Jos (California), no tard en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podran considerarse en forma lgica como conjuntos de datos llamados "tuplas", esto es pensando en cada relacin como si fuese una tabla que est compuesta por registros (las filas de una tabla), que representaran las tuplas, y campos (las columnas de una tabla) (Luque, 2002). Este modelo, tiene la particularidad de que el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerrquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es ms fcil de entender y de utilizar para un usuario que no tiene una

preparacin previa en esta rea. La informacin puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la informacin, y formular los interrogantes previstos y no previstos sobre la informacin mantenida en la base de datos. El lenguaje ms usual para construir las consultas en bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, este es considerado como un estndar implementado por los principales motores o sistemas de gestin de bases de datos relacionales. Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalizacin de una base de datos La normalizacin es una tcnica de anlisis de datos que organiza los datos en grupos para formar entidades no redundantes, estables, flexibles y adaptativas (Wintten & Bentley, 2008).

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El manejo de estas bases de datos son convenientes para el modulo del sistema que se har para la coordinacin de servicios escolares de El Colef, ya que la informacin puede ser recuperada o almacenada por medio de sentencias llamadas consultas, as como ser modificada la representacin conceptual del problema o la organizacin fsica de los datos sin que por ello haya cambiado o deba cambiar la descripcin conceptual y as facilitar la generacin de informacin para la toma de decisiones y por lo consiguiente la reproduccin de reportes. El que este tipo de bases de datos sean eficientes en su manejo, conlleva el uso del software adecuado para el manejo de la informacin, de los cuales, se verificar en el mercado los programas existentes llamados lenguajes de programacin y se tomarn los acordes, as como los ms flexibles para enlazarlos con el sistema a desarrollarse.

2.3 Lenguajes de Programacin 2.3.1 Microsoft Visual Studio Es un entorno de desarrollo integrado (IDE, por sus siglas en ingls) para sistemas operativos Windows. Soporta varios lenguajes de programacin tales como Visual C++, Visual C#, Visual J#, ASP.NET y Visual Basic .NET, aunque actualmente se han desarrollado las extensiones necesarias para muchos otros. Visual Studio permite a los desarrolladores crear aplicaciones, sitios y aplicaciones Web, as como servicios Web en cualquier entorno que soporte la plataforma .NET. As se pueden crear aplicaciones que se intercomuniquen entre estaciones de trabajo, pginas Web y dispositivos mviles. (Ramrez, 2007) Este software est considerado como unos de los ms fciles de manejar, y por ser un paquete comercial su precio es ms accesible. 17

2.3.2 Lenguaje C# Es un lenguaje de programacin orientado a objetos desarrollado por Microsoft. Se emplea como base de su plataforma .Net y corre en el lenguaje comn en tiempo de ejecucin (CLR, por sus siglas en ingles). El primer lenguaje en importancia para el CLR es C#, mucho de lo que soporta la plataforma .NET est escrito en C#. Al igual que Java, se compila a un cdigo intermedio, llamado MILD, que posteriormente se ejecuta en cualquier plataforma, mediante la mquina virtual JIT. (Ramrez, 2007) C# deriva de C y C++, es moderno, simple y enteramente orientado a objetos, simplifica y moderniza a C++ en las reas de clases, namespaces, sobrecarga de mtodos y manejo de excepciones. Se elimino la complejidad de C++ para hacerlo ms fcil de utilizar y menos propenso a errores. Este software de programacin es uno de los ms modernos y tiene gran compatibilidad con los software comerciales, es por esto, que se escogi est para el sistema a desarrollarse. El Colef tiene desarrollado ya un sistema, llamado RAP, implementado en la coordinacin de servicios escolares, y este proyecto solo ser un modulo del mismo, por eso se manejara Microsoft SQL Server, que es el usado en el sistema.

2.3.3 Microsoft SQL Server Es un sistema de gestin de bases de datos relacionales (SGBD) basado en el lenguaje Transact-SQL, y especficamente en Sybase IQ, capaz de poner a disposicin de muchos usuarios grandes cantidades de datos de manera simultnea. (Byrne, 2000) 18

Microsoft SQL Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes sistemas gestores de bases de datos como son Oracle, Sybase ASE, PostgreSQL, Interbase, Firebird o MySQL. La base de datos contiene mayor seguridad, integracin con PowerShell, remueve la consola configuracin del rea expuesta (consola para configurar seguridad), tiene correctores de sintaxis del lenguaje TransactSQL e inteligencie (una caracterstica del Visual Studio que permite a la base de datos sugerir objetos existentes mientras uno escribe la mitad de la palabra). As mismo incluye nuevos tipos de datos y funciones. Algunas de sus caractersticas: Soporte de transacciones. Escalabilidad, estabilidad y seguridad. Soporta procedimientos almacenados. Incluye tambin un potente entorno grfico de administracin, que permite el uso de comandos DDL y DML grficamente. Permite trabajar en modo cliente-servidor, donde la informacin y datos se alojan en el servidor y las terminales o clientes de la red slo acceden a la informacin. Adems permite administrar informacin de otros servidores de datos.

2.4 Metodologa RUP Dentro de la metodologa a implementar se tiene idealizado utilizar el Proceso Unificado de Rational (Rational Unified Process, RUP por sus siglas en ingles), considerado un sistema sin pasos firmemente establecidos. Sin embargo es

considerado como un sistema de metodologas factibles y adaptables al contexto

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de la informacin para cubrir las necesidades operativas de cada organizacin. (Jacobson, 2000) Por lo que se convierte en una metodologa que permite identificar un conjunto de procesos por medio del Lenguaje Unificado de Modelado UML para el desarrollo y presentacin de los casos de uso.

2.5 Diagramas en Lenguaje Unificado de Modelado (UML) Son diagramas que ilustran las interacciones entre el sistema y los sistemas y usuarios externos. En otras palabras, describe grficamente quin va a usar el sistema y de qu manera el usuario espera interactuar con el sistema. (Wintten & Bentley, 2008). Estos son considerados como los mejores entendibles a primera vista, tanto para el programador como para el usuario, ya que dar una versin ms confiable de la ruta del sistema a desarrollar.

2.5.1 Elementos de los diagramas de caso de uso

Estos nos permiten describir el comportamiento general del sistema a desarrollarse, mostrando las dependencias y relaciones de los procesos que se llevarn a cabo, estos se describen en la tabla 2.2.

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Tabla 2.2 Elementos de los diagramas de caso de uso. (Fuente: Elaboracin propia)

Elemento

Nombre

Descripcin Un actor es cualquier cosa que necesite interactuar con el sistema para intercambiar informacin, este es el que inicia la actividad del sistema, un caso de uso con el propsito de terminar alguna tarea de negocios que produzca algo con valor apreciable. (Whitten & Bentley, 2008). Es la especificacin de un conjunto de acciones que ejecuta el sistema. Este describe un flujo de eventos completo como las interacciones entre el actor y el sistema y genera un resultado observable con valor real para el actor. Indica que el emisor del mensaje espera la respuesta del receptor del mismo. Denota la ocurrencia de ejecucin o activacin de un foco de control, esto es que da inicio de un mensaje y al final del rectngulo espera respuesta del mismo. Resulta de la creacin de un objeto nuevo. Puede invocar un constructor en algunos lenguajes de programacin.

Actor

Caso de uso

Flujo de control Ocurrencia de ejecucin Flujo de objetos

Objeto2

Lnea de vida del objeto

Este representa la existencia de un objeto en un momento determinado; es posible indicar la creacin y destruccin del objeto.(Orozco, 2006)

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Captulo III Metodologa

Metodologa
Dada la importancia del seguimiento a egresados del posgrado en donde intervienen la Coordinacin de Servicios Escolares, la Direccin General de Docencia, as como el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa; es necesario realizar una sistematizacin al proceso de informacin generada por los egresados de los posgrados.

La metodologa a utilizarse en este proyecto es el Proceso Unificado de Rational (Rational Unified Process, RUP por sus siglas en ingles), que es considerado como un proceso de desarrollo de software, este proceso se muestra en la fig. 3.1, este es un conjunto de actividades necesarias para transformar los requisitos de un usuario a un sistema de software.

Proceso de desarrollo de Software

Requisitos de usuario Sistema Software

Fig. 3.1 Un proceso de desarrollo de software. (Jacobson, 2000)

Esta metodologa es considerada como el estndar ms utilizado para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos, es por eso que se hizo esta eleccin, as como su rapidez en aplicar cada fase y flujos de trabajo en un proyecto, estas son mostradas en la fig. 3.2.

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Fig. 3.2 Flujo de trabajo del RUP (Jacobson, 2000)

Cada ciclo consta de cuatro fases que son: inicio, elaboracin, construccin y transicin, dentro de cada fase los desarrolladores pueden descomponerlos en pequeos proyectos o iteraciones, como se muestra en la fig. 3.3.

Tiempo

Inicio
Iteracin #1 Iteracin #2

Elaboracin

Construccin

Transicin

---

---

---

---

---

Iteracin #n-1

Iteracin #n

Versiones Fig. 3.3 Un ciclo con sus fases e iteraciones (Jacobson, 2000)

Una iteracin es la repeticin de una serie de pasos hasta lograr un objetivo deseado.

A continuacin se definir cada una de las fases de trabajo que componen la metodologa de proceso unificado. 24

3.1 Fases de trabajo RUP

Indica la situacin en la que se encuentra el trabajo al cambiar cclicamente.

3.1.1 Fase de Inicio

Durante la fase de inicio se hace una descripcin del requerimiento necesario para realizar el producto final, en esta fase tambin se realizan los casos de uso para mostrar la arquitectura provisional, para planificar a detalle la fase de elaboracin, el diagrama de modelo conceptual y su glosario de trminos, el diagrama de secuencia, las reglas de negocio, as como una estimacin inicial de coste, esfuerzo, calendario y calidad del producto a entregarse.

Se llevar como primer paso una pltica con el personal de la Coordinacin de Servicios Escolares, como usuarios principales de la informacin, en la cual se formar una idea general de lo que requieren para el manejo de la informacin y cuales son los problemas existentes y la tecnologa con la que se cuenta.

Se crear el diseo de un cuestionario para aplicarlo al personal que manejar el sistema, este cuestionario identificar el proceso que se usa actualmente, cuales son sus ventajas y desventajas de ese procedimiento, as como la idea principal a describir la sistematizacin del producto final requerido por los usuarios.

La informacin recopilada a travs del cuestionario se analizar para el diseo de los caso de uso de cada uno de los procesos identificados en el rea de la coordinacin de Servicios Escolares.

25

3.1.2 Fase de elaboracin

En la fase de elaboracin se mostrarn a detalle cada caso de uso y la arquitectura del sistema, ya que juntos, representan al sistema entero. Al obtener estos puntos completos el coordinador del proyecto podr planificar las actividades y recursos necesarios para terminar el proyecto.

Se proporcionar totalmente definido, el caso de uso de cada proceso que va intervenir en la recoleccin de la informacin de egresados necesaria para la Coordinacin de Servicios Escolares de El Colef, lo cual generar una sistematizacin de la informacin, obteniendo estos ya precisos, se empezar a elaborar el diagrama de modelo conceptual, el diagrama entidad-relacin, el diagrama de secuencia, as como las reglas de negocio, esto es con cada una de las actividades ya descritas en la fase de inicio, y usar como complemento las herramientas necesarias de software que fueron seleccionadas por su factibilidad para el desarrollo de este proyecto.

Como siguiente paso se realizar un cronograma de trabajo y se acordarn los lmites de hasta donde llegar el proyecto, as como la asignacin de las labores a realizarse.

3.1.3 Fase de construccin

La fase de construccin, como su nombre lo dice, llevar a cabo la elaboracin del sistema basado en los cimientos de la arquitectura (casos de uso), aunque es probable que tambin en esta fase se puedan sugerir cambios de menor importancia; se refina su anlisis y diseo, se procede a su implementacin y pruebas. Se realizar una pequea cascada para cada ciclo, as como tantas iteraciones hasta que se termine la implementacin

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de la nueva versin del producto, cubriendo todos los requisitos del sistema para pasar a la fase de transicin.

En esta fase se dar inicio a la elaboracin de las pantallas de prototipo que forman el sistema, en base a la informacin generada desde la fase de elaboracin de los casos de uso de cada actividad, adems de generar el cdigo que alimentar los procesos de las diversas estructuras del lenguaje de consulta creadas por el administrador.

3.1.4 Fase de transicin

En la fase de transicin el producto es una versin de prueba, en est, algunos de los usuarios que harn uso de l lo probaran, y por consiguiente informarn de los defectos y deficiencias del mismo a los desarrolladores, estos corrigen los problemas e incorporan las mejoras sugeridas por los usuarios. Por considerarse como la ltima fase, se har la capacitacin al personal que primordialmente manejar el sistema y se pretende garantizar que se tiene un producto final preparado para la entrega del sistema a los usuarios.

Se realizarn las pruebas necesarias que detecten oportunamente dificultades en el sistema y con ello someterse a un proceso de correccin que permita un funcionamiento eficiente. Posteriormente se enfocar a la implementacin del sistema final para los usuarios principales de la informacin en sus respectivas computadoras, as como en el servidor central de docencia, y en conjunto, se proporcionar una capacitacin que brinde las herramientas necesarias para que cada usuario pueda manejar sin dificultades la informacin de los egresados. Adems se entregar el manual de usuarios actualizado.

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Cada una de estas fases est complementada con iteraciones que pasan por los flujos de trabajo que son: los requisitos, anlisis, diseo, implementacin y prueba.

Cada iteracin comienza con una actividad de planificacin y termina con un anlisis, una de las reglas principales es que no se puede cambiar a la siguiente fase hasta estar terminada la anterior, estos pasos son considerados claves para la realizacin de este trabajo, esto se muestra en la fig. 3.4.

Requisitos

Anlisis

Diseo

Implementacin

Prueba

Una iteracin

Fig. 3.4 Cada iteracin constituye una pasada a travs de los cinco flujos de trabajo fundamentales (Jacobson, 2000)

A continuacin se detallan los flujos de trabajo que intervienen en cada fase de trabajo.

3.2 Flujos de trabajo RUP

Describe como crear y mantener un modelo en particular en cada fase de trabajo.

3.2.1 Flujo de requisitos

Se capturar toda la informacin necesaria o una visin global para guiar el desarrollo del proyecto, este paso, se basa principalmente en los casos de

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uso de las funciones especficas requeridas para el sistema, ya que es un modo adecuado de representarlos a los usuarios.

3.2.2 Flujo de anlisis

El siguiente nivel es el de anlisis, donde se hace una especificacin detallada de los requisitos y el flujo de datos, funciona como primera aproximacin del modelo del diseo, en est, los desarrolladores entienden de manera ms precisa los flujos de datos descritos en la fase de trabajo de los requisitos.

3.2.3 Flujo de diseo

En el flujo de diseo se definen las interfaces, llamadas comnmente pantallas del sistema, se prepara el modelo de despliegue considerando que sea amigable al usuario.

3.2.4 Flujo de implementacin

El siguiente es el de implementacin, donde se verifica que el sistema implemente de verdad la funcionalidad descrita en los casos de uso y que satisface los requisitos del sistema.

3.2.5 Flujo de prueba

El modelo de prueba se compone de casos de prueba (estos definen una coleccin de entradas, condiciones de ejecucin y resultados). Esto es que 29

los desarrolladores verificarn que el sistema pueda hacer lo que los usuarios quieren que haga, basado en los casos de uso que fueron descritos desde el comienzo del desarrollo de la sistematizacin.

3.3 Lenguaje Unificado de Modelado (UML)

El proceso Unificado utiliza el Lenguaje Unificado de Modelado (Unificed Modeling Language, UML), este es considerado el estndar de modelado visual, maneja tres ideas fundamentales que son: casos de uso, arquitectura, y desarrollo iterativo e incremental, estas nos ayudan a preparar todos los esquemas de un sistema de software, es una parte esencial para el desarrollo.

Los principales diagramas a utilizar son los casos de uso, que son un fragmento de funcionalidad del sistema que proporciona al usuario un resultado importante, en s constituyen los requisitos utilizables del proyecto, el modelo conceptual que es la representacin de conceptos en el dominio de un problema, el diagrama de secuencia mediante el cual se modela las interacciones entre los objetos que colaboran para llevar a cabo un caso de uso, una parte de este o un escenario en particular.

Actualmente, se detecta factores deficientes para la recoleccin de la informacin en el seguimiento de egresados. Lo que provoca que la bsqueda de datos y la interaccin con los egresados sea un proceso lento, es importante revisar la forma de administrar el proceso actual de recoleccin de datos que se requiere en la actualizacin de la informacin. De ah la importancia de iniciar la bsqueda de herramientas que faciliten la generacin de encuestas que nos lleven a la recuperacin de informacin de egresados, mismas que sern un resultado mostrado en el desarrollo de la sistematizacin de la informacin.

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Captulo IV Desarrollo

Desarrollo
La metodologa que se utiliz incluye la recopilacin de los requerimientos, anlisis, diseo, desarrollo e implementacin de datos con casos de UML en cada fase con los siguientes criterios: 4.1 Fase de Inicio Se analiza la situacin real de los usuarios que trabajarn con el sistema, con la finalidad de verificar cuales son los procedimientos que se llevan a cabo en la obtencin de la informacin, esta se hizo con la aplicacin de un cuestionario (Anexo 1). La aplicacin de los cuestionarios dio como resultado la siguiente informacin, que se muestra en la tabla 4.3
Tabla 4.3 Resultados de la aplicacin del cuestionario de requerimientos.(Fuente: Elaboracin propia) RESULTADO No se tiene pasos definidos para la recoleccin de informacin. El tiempo estipulado para la recoleccin de la informacin es demasido. EXPLICACIN No se lleva en forma ordenada una secuencia de pasos para recolectar la informacin y que esto facilite el trabajo. El hecho de que los egresados no contesten por va de correo electrnico, y al comienzo del proceso se tenga que buscar nmeros de telfono donde localizarlos es tiempo consumido, as como los factores que intervienen en que no se puedan localizar en los nmeros telefnicos, adems que estn en sus reas de labores y no tengan tiempo para contestar. El hecho de que no se pueda localizar a la mayora por telfono o que comenten que despus enviaran la informacin, hace que no se tenga al cien por ciento la contestacin de todos los egresados. No hay una programacin donde se especifique cada cuanto tiempo se deber iniciar la recoleccin de la informacin, ni cuento tiempo se invertir en esta. Los reportes que son enviados por las instituciones pblicas relacionadas con El Colef en tiempos no establecidos, hace que se tenga que utilizar la informacin que esta en el departamento y eso ocasiona el manejo de informacin no actualizada.

El nmero de egresados que contestan la encuesta es deficiente. No se tiene programado un calendario para hacer la recoleccin de la informacin en una fecha determinada. Algunas veces se solicita informacin urgente por parte de la Direccin General de Docencia para llenar reportes que son enviados a CONACYT, y estos no son reales al cien por ciento. El formato para la solicitud de la informacin es redundante.

Los campos requeridos de la informacin personal de los egresados se repite y esto hace que no sea tan eficaz la recoleccin de la informacin.

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4.1.1 Contextos de actualizacin Los contextos que el egresado actualizar en el portal Web son:

4.1.1.1 Datos generales del egresado Esta seccin ofrece una primera descripcin acerca de donde se encuentran ubicados los egresados, recolectando informacin personal: matricula, nombre completo, domicilio, lugar de residencia, correo electrnico, SNI.

4.1.1.2 Trayectoria para mejorar el perfil de formacin profesional laboral del egresado Importa conocer dnde se emplean los egresados, as como otras caractersticas ocupacionales tales como: el sector, rama o giro en el que trabajan, el rgimen jurdico; el nivel jerrquico ocupado y las actividades desarrolladas.

4.1.1.3 Sugerencias del egresado En esta seccin se recopilar informacin sobre la estructura del plan y los programas de estudio del posgrado que curs. Como complemento de la opinin de los egresados sobre la formacin recibida, tambin es importante conocer sus sugerencias, a raz de su experiencia acadmica y laboral, sobre la medida en que es importante modificar y actualizar el plan de estudios que cursaron.

Descripcin de los procesos, funciones y mtodos del sistema representados en casos de uso de Lenguaje Unificado de Modelado (UML), el cual comunica a un alto nivel el alcance de los eventos de negocios que el sistema debe procesar, a partir de los resultados obtenidos de los cuestionario realizados a los posibles usuarios. 33

4.1.2 Sistema actual

En el proceso actual, el asistente de la Coordinacin de Servicios Escolares de El Colef hace la recoleccin de la informacin personal de los egresados por medio de correo electrnico, si el egresado no tiene correo electrnico se le llama por telfono para hacer las preguntas necesarias, una vez recolectada la informacin, se captura en el archivo de Excel que se tiene como formato, si no se cuenta con alguna de la informacin los espacios son dejados en blanco, una vez capturada la informacin se procede a hacer el anlisis de la misma para generar los reportes estadsticos necesarios que son requeridos, este proceso se muestra en la fig. 4.5.

Fig. 4.5 Sistema actual en UML. (Fuente: Elaboracin propia)

4.1.2.1 Caso de uso RECOLECTAR INFORMACIN EGRESADOS DEL SISTEMA ACTUAL, mostrado en la fig. 4.5, es la recoleccin que hace el asistente de servicios escolares de la informacin personal que proporciona el egresado.

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Descripcin: El caso de uso Recolectar informacin egresado permite al asistente del

departamento de servicios escolares recolectar la informacin personal necesaria del egresado.

Precondiciones: Tener el telfono o correo electrnico del egresado para localizarlo.

Flujo detallado de eventos: a. Se enva correo electrnico al egresado con el cuestionario que se necesita llene con su informacin personal. b. Si no cuenta con correo electrnico se le llamar por telfono para realizar las preguntas necesarias y proceder a la recoleccin de las respuestas del cuestionario.

Postcondiciones: Se recolecto la informacin necesaria para el llenado del cuestionario.

4.1.2.2 Caso de uso CAPTURAR INFORMACIN EGRESADOS DEL SISTEMA ACTUAL, mostrado en fig. 4.5, es la captura de la informacin personal proporcionada por el egresado al asistente de servicios escolares.

Descripcin: El caso de uso Capturar informacin egresado, el asistente del departamento de servicios escolares procede a capturar la informacin personal que se origino de la aplicacin del cuestionario al egresado. Precondiciones: Tener la informacin proporcionada por el egresado. Tener el archivo en Xls con los atributos a llenar. 35

Flujo detallado de eventos: a. b. Se manejo el archivo de Xls que se tiene con los atributos. Se capturo la informacin en el archivo de Xls, los espacios que no fueron contestados se dejaron en blanco.

Postcondiciones: Se capturo la informacin en archivo Xls.

4.1.2.3 Caso de uso GENERAR REPORTES DEL SISTEMA ACTUAL, mostrado en fig. 4.5, es el resultado de la informacin recolectada en formato estadstico para su consulta.

Descripcin: El caso de uso Generar reportes, el asistente del departamento de servicios escolares realiza los reportes estadsticos necesarios para la consulta de la

informacin.

Precondiciones: Tener la informacin capturada. Saber qu tipo de reporte se necesita generar.

Flujo detallado de eventos: a. b. c. Se manejo el archivo de Xls ya con la informacin capturada. Se verifico el tipo de reporte que se solicita. Se analizo la informacin para sacar los resultados del reporte.

Postcondiciones: Se generaron los reportes.

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4.1.3 Sistema a desarrollarse El sistema que se propuso es la relacin de varios pasos a seguir entre las personas que intervienen en este proceso, empezando por el egresado que entrara a la pgina Web de El Colef y pedir su registro en el portal de egresados para poder acceder a la encuesta de actualizacin de informacin personal, una vez solicitado su registro, esperara la respuesta va correo electrnico.

El webmaster tendr una lista de consulta con el nombre de los egresados de El Colef actualizada, proporcionada por el asistente de la Coordinacin de Servicios Escolares, una vez consultada la lista crear el password correspondiente para que el egresado pueda acceder al cuestionario.

El asistente de la Coordinacin de Servicios Escolares, una vez que genero la lista de egresados de El Colef para el webmaster, revisar la informacin que captur el egresado y verificar que este completa para poder generar los reportes estadsticos requeridos por la Direccin General de Docencia, estos procesos se muestran en las fig. 4.6, fig. 4.7 y fig. 4.8.

Fig. 4.6 caso de uso del egresado. (Fuente: Elaboracin propia)

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4.1.3.1 Caso de uso REGISTRARSE AL SISTEMA, mostrado en fig. 4.6, el egresado se dar de alta en el sistema que se encontrar en pgina web para poder accesar al sistema de registro de actividades de posgrado (RAP).

Descripcin: El caso de uso Registrarse al sistema el egresado solicitara autorizacin al

Webmaster para poder accesar al sistema por medio de la Web.

Precondiciones: Ser egresado de El Colegio de la Frontera Norte.

Flujo detallado de eventos: a. El egresado solicitara al Webmaster autorizacin para poder registrarse y tener acceso al sistema Web.

Postcondiciones: Se registro al sistema de egresados.

4.1.3.2 Caso de uso CAPTURAR INFORMACIN PERSONAL, mostrado en fig. 4.6, el egresado capturara su informacin personal en el sistema RAP.

Descripcin: El caso de uso Capturar informacin personal, el egresado ingresar su

informacin personal y laboral.

Precondiciones: Tener acceso al sistema. Tener informacin a capturar. 38

Flujo detallado de eventos: a. Se proceder a capturar informacin personal, de trabajo detallada, as como opinin general sobre diversos temas relacionados con el posgrado cursado.

Postcondiciones: Se capturo la informacin personal del egresado.

Fig. 4.7 Caso de uso del Webmaster. (Fuente: Elaboracin propia)

4.1.3.3 Caso de uso VALIDAR USUARIOS EGRESADOS, mostrado en fig. 4.7, el webmaster corroborara que la persona que est pidiendo autorizacin para acceder al sistema sea egresado de maestra y doctorado de El Colegio de la Frontera Norte y generar un passsword de acceso al sistema.

Descripcin: El caso de uso Validar usuarios egresados, el Webmaster dar autorizacin y generara una contrasea al egresado para su acceso al sistema Web.

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Precondiciones: Tener listado actualizado de los egresados que lo integran.

Flujo detallado de eventos: a. b. El webmaster tendr el listado actualizado donde se integran los egresados. El webmaster validara que las personas que solicitan el acceso al sistema Web sean egresados de El Colegio de la Frontera Norte. c. Generara los password de acceso para cada egresado.

Postcondiciones: Se generan password para acceso de egresados.

GENERAR LISTAS EGRESADOS

CONSULTAR INFORMACION

ASISTENTE SERVICIOS ESCOLARES

GENERAR REPORTES ESTADISTICOS

Fig. 4.8 Caso de uso del Asistente Servicios Escolares. (Fuente: Elaboracin propia)

4.1.3.4 Caso de uso GENERAR LISTAS EGRESADOS, mostrado en fig. 4.8, el asistente de servicios escolares generar una lista actualizada de egresados de maestra y doctorado. 40

Descripcin: El caso de uso Generar listas de egresados para webmaster el asistente de servicios escolares proporcionar la lista al webmaster de los egresados de El Colegio de la Frontera Norte.

Precondiciones: Tener la lista actualizada de los egresados de maestra y doctorado.

Flujo detallado de eventos: a. El asistente de servicios escolares actualizara la lista de egresados de El Colegio de la Frontera Norte. b. El asistente de servicios escolares facilitar webmaster para su consulta. la lista de egresados al

Postcondiciones: Se genera lista de egresados de maestra y doctorado de El Colegio de la Frontera Norte actualizada.

4.1.3.5 Caso de uso CONSULTAR INFORMACIN, mostrado en fig. 4.8, el asistente de servicios escolares consultara la informacin capturada en el sistema de registro de actividades de posgrado (RAP).

Descripcin: El caso de uso Consultar informacin, el asistente de servicios escolares har consultas de la informacin que este capturada en el sistema web para verificar que este completa.

Precondiciones: Que el estudiante haya capturado su informacin. 41

Flujo detallado de eventos: a. El asistente de servicios escolares ingresar al sistema para verificar que la informacin este completa del egresado.

Postcondiciones: Que este la informacin capturada en el sistema.

4.1.3.6 Caso de uso GENERAR REPORTES ESTADSTICOS, mostrado en fig. 4.8, el asistente de servicios escolares revisara la informacin capturada en el sistema de registro de actividades de posgrado (RAP) que pueda ser usada para la generacin de los reportes estadsticos.

Descripcin: El caso de uso Generar reportes estadsticos, el asistente de servicios escolares consultara la informacin necesaria para la generacin de los reportes estadsticos.

Precondiciones: Que este la informacin capturada en el sistema RAP.

Flujo detallado de eventos: a. b. c. Accesar al sistema. Verificar la informacin necesaria para el reporte. Generar el reporte estadstico.

Postcondiciones: Se generaron reportes estadsticos.

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4.2 Fase de Elaboracin

El objetivo central en esta fase es solo uno: responder si el proyecto es tcnicamente viable con la solucin o diseo propuesto.

4.2.1 Diagramas de secuencia El primer proceso que hace el egresado est representado en la fig. 4.9 que a continuacin se detalla:

Web Egresado
Solicitar registro

Webmaster

Verificar situacin usuario

Generar password

Es valido?

Captura informacin personal

Fig. 4.9 Diagrama de secuencia egresado-webmaster. (Fuente: Elaboracin propia)

El egresado ingresar al portal web para iniciar el alta de acceso, este le solicitar por primera y nica vez: nombre completo as como un correo electrnico. El webmaster verificar que sea un egresado de El Colef y dar respuesta por medio del correo electrnico, mandando un usuario y una contrasea de acceso al sistema.

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El egresado obteniendo el password de acceso podr responder a los datos personales solicitados de actualizacin.

El siguiente proceso del asistente de servicios escolares se representa en la fig. 4.10 a continuacin:

Fig. 4.10 Diagrama de secuencia asistente-web. (Fuente: Elaboracin propia)

El asistente de la coordinacin de servicios escolares generar una lista actualizada de los egresados de El Colef y la proporcionar al administrador del portal web, este a su vez confirmar la obtencin de la misma.

El asistente de servicios escolares podr accesar al portal web para hacer las consultas necesarias en la informacin proporcionada por los egresados, y as mismo generar los reportes precisos, para proveer respuesta a los diversos informes que son requeridos por el CONACyT, adems de informar a los mismos 44

directivos de la institucin cual es la evolucin del posgrado dentro de la institucin.

4.2.2 Se hizo la construccin de un cronograma de trabajo, al cual debern apegarse los miembros del proyecto para conseguir lograr el objetivo deseado en los lmites establecidos por este.

4.3 Fase de Construccin

4.3.1 Diseo de la base de datos Para procesar y analizar la informacin: se crear la base de datos al constituir los requerimientos del sistema de control escolar, para enlazar la informacin en una misma central.

4.3.1.1 Modelo conceptual Se cre el diagrama de modelo conceptual mostrado en la fig. 4.11, en el cual se representan los conceptos del mundo real relevantes en el dominio, y que estn descritos en los casos de uso arriba mencionados

45

Institucin Laboral - Razn social - RFC - Direccin - Pas - Estado - Ciudad - Departamento Reconocimientos
1

Asignado-a Egresados -Nombre Maestra - Promocin - Nombre Egresado - Direccin - Pas - Estado - Ciudad

*
Tiene

- Nombre - Institucin que otorga - Ao

Tiene Publicaciones

- Titulo - Autor - Ao - Tipo de publicacin - Editorial - Pginas

Fig. 4.11 Diagrama de modelo conceptual. (Fuente: Elaboracin propia)

A continuacin en la tabla 4.4 se especifica el significado de los trminos manejados en el modelo conceptual.
Tabla 4.4. Glosario de trminos del modelo conceptual (Fuente: Elaboracin propia)

Concepto
Egresados Institucin laboral Reconocimientos

Definicin
Persona que ofrece sus servicios a una empresa a cambio de una retribucin econmica. Entidad constituida legalmente que se crea para comercializar productos o servicios. Apreciacin a un trabajo realizado por mritos propios. Divulgacin que se realiza mediante la puesta a disposicin del pblico de un nmero de ejemplares de una obra que satisfaga razonablemente las necesidades estimadas de acuerdo con la naturaleza y la finalidad de la misma.

Publicaciones

46

4.3.1.2 Diagrama Entidad-Relacin

Este modelo mostrado en la fig. 4.12, nos permite representar grficamente la realidad de las bases de datos usadas en el proyecto actual, como son sus entidades, interrelaciones y propiedades.

Institucion Id_ Institucion Id_Alum (FK) Id_ sector (FK) Nom_Inst Depto Cargo Sector Id_ sector Desc_Sector SNI Num_reg Id_Alum (FK) Nivel Contacto Em ergencia Nombre_Emerg Id_Alum (FK) Correo_Elect_Em Telef_part_em Telef_cel_em Estudiante Id_Alum Matricula Nombre Status Email Celular Publicaciones Titulo Id_Alum (FK) Id_pais (FK) Autor Ao Tipo_pub Editorial Paginas_formato

Pais Id_pais Estado Pais Id_Estado Estado Id_pais (FK) Ciudad Id_Ciudad Ciudad Id_Estado (FK) CPostal Id_Cp Codigo_postal Id_Ciudad (FK) Superacion Academ ica Institucion Id_Alum (FK) Carrera Periodo

Direccin Id_direcci Clave_direc (FK) Id_Colonia (FK) Id_Alum (FK) Id_Cp (FK) Direccin Fecha Program as Id_programa Programa Prom ocin Id_promocion Promocin Reconocimientos Nom_trab Id_Alum (FK) Id_pais (FK) Prog_Prom Id_programa (FK) Id_promocion (FK) Id_Alum (FK) Id_Direccin Clave_direc Descripcin Nom_reconoc Inst_otorga Ao

Colonia Id_Colonia Colonia

Fig. 4.12 Diagrama Entidad-Relacin. (Fuente: Elaboracin propia)

47

Esta figura est comprendida por entidades primarias y secundarias, las primarias son la de estudiante, institucin, direccin, reconocimientos, programas, promocin, contacto de emergencia, publicaciones, superacin acadmica, y las secundarias son pas, estado, ciudad, cdigo postal, colonia, sector laboral, SNI, identificador de direccin.

Tabla 4.5. Tabla Estudiantes, universo de valores Estudiantes Atributo id_estudiante Matricula Nombre App Status Mail Celular Apm id_institucin Departamento Cargo Pass Tipo Sexo Descripcin Campo clave de tabla Matricula de Alumno Nombre del alumno Apellido paterno Estado (alumno, egresado, etc) Correo electrnico Telfono celular Apellido materno Identificador de Institucin Departamento laboral Cargo laboral Password Tipo(Administrador, Usuario) Sexo Tipo int int varchar varchar int varchar int varchar int varchar varchar varchar int varchar Longitud 8 10 200 200 8 250 10 200 8 250 250 12 8 10 Observaciones Campo nico de la tabla

Ligado con tabla "status_alumn" Opcional Ligado con tabla "institucin"

En la Tabla 4.5 se asigna a la entidad de Estudiante, contiene catorce atributos, entre estos tiene el campo nico de la tabla, as como un atributo ligado con tabla status_alumm, y otro con la tabla institucin.

48

Tabla 4.6 Tabla Direccin, universo de valores Direccin Atributo id_direccin id_pas id_estado id_ciudad Colonia Calle Cp Telfono id_tipo_direccin matricula_alumno Numero Descripcin Campo clave de tabla Identificador de pas Identificador de Estado Identificador de ciudad Colonia Calle cdigo postal Telfono Tipos(trabajo, casa) Matricula del alumno numero de direccin Tipo int int int int varchar varchar int int int int varchar Longitud 10 10 10 10 250 250 10 10 10 10 20 Observaciones

La entidad Direccin como se muestra en la tabla 4.6 contiene once atributos, entre estos tiene el campo clave de la tabla, y todos los dems estn relacionados con el lugar de residencia.

Tabla 4.7 Tabla Institucin, universo de valores Institucin Atributo id_institucin id_sector nombre institucin Descripcin Identificador de tabla identificador tabla sector nombre de la institucin Tipo int int varchar Longitud 8 8 250 Observaciones Ligada con la tabla sector

En la tabla de la entidad Institucin contiene tres atributos, tiene el campo identificador de la tabla, y un campo ligado a la tabla sector, estos son mostrados en la tabla 4.7.

Tabla 4.8 Tabla Programa, universo de valores Programa Atributo id_programa Programa Promocin Descripcin identificador de tabla Abreviatura del programa Descripcin del programa Tipo int varchar varchar Longitud 8 10 250 Observaciones

La entidad de Programa como se muestra en la tabla 4.8 contiene tres atributos, entre ellos un identificador de tabla.

49

Tabla 4.9 Tabla Promocin, universo de valores Promocin Atributo id_promocin Promocin Descripcin identificador de tabla Promocion Tipo int varchar Longitud 8 250 Observaciones

En la tabla 4.9 de la entidad Promocin solo se manejan dos campos el identificador principal y el de descripcin del mismo.

Tabla 4.10 Tabla Pas, universo de valores Pas Atributo id_pas Nombre Descripcin identificador de pas nombre de pas Tipo int varchar Longitud 8 250 Observaciones

En la tabla de la Pas contiene dos atributos, el campo identificador de la tabla, y un campo de nombre del mismo, estos son mostrados en la tabla 4.10.

Tabla 4.11 Tabla Estado, universo de valores Estado Atributo id_estado Nombre id_pas Descripcin identificador de estado nombre de estado identificador de pas Tipo int varchar varchar Longitud 8 250 250 Observaciones

La entidad de Estado como se muestra en la tabla 4.11 contiene tres atributos, entre ellos un identificador de tabla.

Tabla 4.12 Tabla Ciudad, universo de valores Ciudad Atributo id_ciudad Nombre id_estado Descripcin identificador de ciudad nombre de ciudad identificador de estado Tipo Int varchar varchar Longitud 8 250 250 Observaciones

En la tabla 4.12 de la entidad Ciudad solo se manejan tres campos, el identificador principal y el de descripcin del mismo y la relacin con el identificador de estado.

50

Tabla 4.13 Tabla Reconocimiento, universo de valores Reconocimiento Atributo id_reconocimiento nombre_trabajo Matricula id_pais nombre_reconocimiento id institucin Ao Descripcin Identificador de reconocimiento Nombre del trabajo Matricula de Alumno Identificador de pas Nombre del reconocimiento Identificador de institucin Ao de reconocimiento Tipo Int varchar Int Int varchar Int Int Longitud 8 350 10 8 350 8 8 Observaciones

En la tabla de Reconocimiento contiene siete atributos, el campo identificador de la tabla, y los dems datos generales de quien y donde otorga un reconocimiento, estos son mostrados en la tabla 4.13.

Tabla 4.14 Tabla Pass, universo de valores Pass Atributo id_pass Usuario Pass Tipo Descripcin identificador de tabla Usuario Password tipo de usuario Tipo int varchar varchar int Longitud 8 25 12 8 Observaciones

La entidad de pass como se muestra en la tabla 4.14 contiene cuatro atributos, entre ellos un identificador de tabla y este se usa para generar los password de usuarios al sistema por medio de la web.

Tabla 4.15 Tabla Status_alumno, universo de valores Status_alumno Atributo id_status Descripcin

Descripcin Identificador de taba Status de alumno(egresado, alumno, baja, etc.)

Tipo int varchar

Longitud 8 100

Observaciones

En la tabla 4.15 de la entidad Status del alumno se manejan dos campos primordiales que son el identificador principal y el de descripcin del mismo que cambia conforme el alumno pasa por su periodo educativo.

51

Tabla 4.16 Tabla Tipo_direccin, universo de valores Tipo_direccin Atributo id_tipo_direccin Descripcin Descripcin identificador de tabla descripcin de tipo direccin Tipo Int Varchar Longitud 10 250 Observaciones Tipo, trabajo, casa, etc.

En la tabla de Tipo de direccin contiene dos atributos, el campo identificador de la tabla, y el de descripcin ya que se manejara como un catalogo, estos son mostrados en la tabla 4.16.

Tabla 4.17 Tabla Sector, universo de valores Sector Atributo id_sector Descripcin Descripcin identificador de la tabla Descripcin del tipo de sector Tipo Int Varchar Longitud 8 250 Observaciones

La entidad de Sector como se muestra en la tabla 4.17 contiene dos atributos, entre ellos un identificador de tabla y el de descripcin, este se usa paran clasificar las empresas en gobierno, privadas y sociales.

Tabla 4.18 Tabla Prog_promo, universo de valores Prog_promo Atributo id_prog_promo id_programa id_promocin matricula_alumno Descripcin Identificador de la tabla identificador de programa identificador de promocin matricula de alumno Tipo Int Int Int Int Longitud 8 8 8 10 Observaciones

En la tabla 4.18 de la entidad Programa-promo se manejan cuatro campos primordiales que son las relaciones principales de las tablas mismas, y que contiene tres llaves principales de cada tabla especifica.

52

Tabla 4.19 Tabla Publicacin, universo de valores Publicacin Atributo id_publicacin titulo matricula_alumno id_pais autor anio id_tipo_publicacin editorial paginas_formato Descripcin identificador de tabla titulo de publicacin Matricula de Alumno identificador de pas Autor Ao de publicacin Tipo de publicacin Editorial Numero de paginas formato Tipo int varchar int int varchar int int varchar varchar Longitud 8 250 10 8 250 8 8 250 350 Observaciones

En la tabla de Publicacin contiene nueve atributos, el campo identificador de la tabla, y los dems son datos generales de las publicaciones que hace el egresado, estos son mostrados en la tabla 4.19.

Tabla 4.20 Tabla Tipo_publicacin, universo de valores Tipo_publicacin Atributo id_tipo_publicacin descripcin Descripcin identificador de tipo de publicacin Descripcin Tipo int varchar Longitud 8 250 Observaciones

La entidad de Tipo de publicacin como se muestra en la tabla 4.20 contiene dos atributos, entre ellos un identificador de tabla y el de descripcin, este se usa paran clasificar las publicaciones del egresado.

Tabla 4.21 Tabla Sup_acadmica, universo de valores Sup_academica Atributo id_sup_academica matricula_alumno carrera periodo Descripcin Identificador de superacin academice Matricula alumno Carrera Cursada Periodo Tipo int int varchar int Longitud 8 10 250 8 Observaciones

En la tabla 4.21 de la entidad Superacin acadmica se manejan cuatro campos primordiales que son los datos principales de donde est haciendo sus estudios posteriores al posgrado el egresado.

53

Tabla 4.22 Tabla Tipo, universo de valores Tipo Atributo id_tipo Tipo Descripcin identificador de tipo descripcin de tipo de usuario Tipo int varchar Longitud 8 50 Observaciones

En la tabla de Tipo contiene dos atributos, el campo identificador de la tabla, y los el de descripcin de tipo de usuario ya sea coordinador, asistente o administrador del sistema, estos son mostrados en la tabla 4.22.

Tabla 4.23 Tabla Contacto_emergencia, universo de valores Cto_emergencia Atributo matricula_alumno nombre_cto Mail tel_particular tele_celular Descripcin Matricula de alumno Nombre del contacto correo electrnico telfono particular telfono celular Tipo int varchar varchar int int Longitud 10 250 250 10 10 Observaciones Relacin con tabla alumnos

La entidad de tipo Contacto emergencia como se muestra en la tabla 4.23 contiene cinco atributos, entre ellos un identificador de tabla y el uno de relacin con la tabla de alumnos, los dems son datos generales de la persona que se registrara.
Tabla 4.24 Tabla SNI, universo de valores SIN Atributo num_reg matricula_alumno Nivel Descripcin Nmero de registro Matricula alumno Nivel Tipo int int int Longitud 8 10 8 Observaciones

En la tabla 4.24 de la entidad SNI (Sistema Nacional de Investigadores) se manejan tres campos primordiales, uno es de relacin con la matricula del alumno, y los otros dos como datos generales.

54

4.3.1.3 Reglas de negocio

Sistema a Desarrollarse Las promociones tienen programas. Los programas tienen estudiantes. Los estudiantes pertenecen a las promociones. El estudiante tiene varias direcciones. El estudiante pertenece a una institucin laboral. La institucin laboral pertenece a un sector. El estudiante tiene contacto de emergencia. El estudiante pertenece al SNI (Sistema Nacional de Investigadores). El estudiante tiene publicaciones. El estudiante tiene superacin acadmica. El estudiante puede tener reconocimientos. Un reconocimiento puede ser para un egresado.

4.3.2 Definicin de entradas y salidas de datos. Se analiza cuales son los reportes estadsticos que se necesitan generar como medio de consulta y distribucin de la informacin, que son considerados oportunos para la toma de decisiones y que de igual forma, conforman los reportes solicitados por el CONACyT y de la Direccin General de Docencia.

4.3.3 Interfaces de usuarios y programa. Se hace una muestra del diseo de las pginas de acceso para el sistema, estas son revisadas por los usuarios principales de la Coordinacin de Servicios Escolares para ratificar si son factibles y amigables a su manejo.

55

Fig. 4.13 Entrada principal al sistema web

En la fig. 4.13 se muestra la pantalla principal que proporcionar la pgina Web de El Colef en el apartado de docencia.

Fig. 4.14 Solicitud de password

Al entrar a seguimiento de egresados se le solicitar su usuario y contrasea, el egresado la proporcionar, sino lo tiene, este mandar un correo a egresados para solicitar su contrasea de acceso como se muestra en la fig. 4.14. 56

Fig. 4.15 Acceso al sistema

Al accesar al sistema como lo muestra la fig. 4.15, se dar informacin general y el egresado puede elegir el apartado que desea contestar en primer lugar.

Fig. 4.16 Mdulo de captura informacin personal

En el modulo de Informacin personal como se muestra en la fig. 4.16 se actualizar la informacin personal del egresado como es la direccin, SNI. 57

Fig. 4.17 Mdulo de captura informacin laboral

En este mdulo de informacin laboral se actualizar los datos laborales generales egresado como son lugar de trabajo, puesto, estos se muestran en la fig. 4.17.

Fig. 4.18 Mdulo de captura informacin de contacto

En el mdulo de informacin de contacto se actualizarn los datos del contacto de emergencia que el egresado considere convenientes, estos se muestran en la fig. 4.18, son datos personales de algn familiar o persona cercana. 58

Fig. 4.19 Mdulo de encuesta

En la fig. 4.19 se muestra el modulo del cuestionario de seguimiento, en este se solicita la opinin de los egresados para considerar los conocimientos adquiridos en el posgrado en su periodo de formacin estudiantil.

4.3.4 Diseo de control de acceso al sistema. Se realiza el diseo del control al acceso al sistema de informacin, el cual se instal dentro de la plataforma Web de la pgina de El Colef.

El

acceso

al

sitio

ser

monitoreado

mediante

indicadores

electrnicos para identificar el nmero de usuarios, la frecuencia de visitas, las secciones ms visitadas y toda otra informacin de inters.

59

4.3.5 Importacin de la informacin en archivos Xls. Se procedi a darle formato al archivo existente de la informacin que conformar la base de datos como primer antecedente de los egresados, esto es; normalizar los campos existentes para no generar redundancias, as como quitar datos que sean considerados basura.

4.3.6 Elaboracin de manual de procedimientos. Describir las actividades paso a paso que deben seguirse para realizar el buen funcionamiento del sistema, este podr ser consultado por cualquier persona que tenga acceso al mismo, ya sea como adiestramiento o capacitacin.

Este manual contiene la descripcin de cada tarea que realiza el sistema, el objetivo de cada procedimiento, el alcance de los mismos, normas de operacin, conceptos generales, diagramas de flujo, y glosario.

4.4 Fase de Transicin El modulo que se cre, sigui las bases de compatibilidad con el Registro de Actividades de Posgrado (RAP), que se encuentra implementado en la Coordinacin de Servicios Escolares, esta codificado en software C# sobre una plataforma Microsoft Visual Studio.Net, y utilizar como base de datos el programa de SQL Server. Se har el entrenamiento a los usuarios del sistema, as como la transferencia de los datos que se tienen en el archivo Xls a la nueva plataforma web.

Recopilacin de la informacin: se validar que la informacin enviada por los egresados va web, sea la misma en la generacin de reportes para verificar su buen funcionamiento. 60

Captulo V Resultados

Resultados

5.1 Descripcin de los resultados

Mediante la implementacin del presente sistema se realiz la sistematizacin del proceso de seguimiento a egresados, el cual permiti mejorar el tiempo de respuesta por parte de los mismos, as como mejorar el proceso de captura y control de la informacin obtenida, como se demuestra a continuacin en la tabla 5.23.

Al realizar el proceso de desarrollo del sistema se organiz como primera gestin una pltica con el personal de la coordinacin de servicios escolares, el cual esta integrado por tres personas, a quienes se les pidi como usuarios principales una breve explicacin del proceso que se lleva a cabo para recolectar la informacin de los egresados y as identificar: El proceso actual. Los agentes involucrados en el mismo. Las fuentes de informacin que intervienen. Las necesidades de informacin. Las actividades por las cuales se generan retrasos. Las acciones que no son consideradas como importantes al proceso.

Al analizar los resultados obtenidos en esta pltica se cre la aplicacin de un cuestionario (anexo 1), que dio como derivado los siguientes puntos principales:

62

Tabla 5.25 Concentrado respuestas del cuestionario de requerimientos para elaboracin del sistema de egresados. (Fuente: Elaboracin propia)

Pregunta
1. Proceso bsico de la Coordinacin SE Finalidad de la actividad

Persona 1
Recolectar informacin personal

Persona 2
Solicitar informacin laboral y personal Apoyar con los resultados de la informacin reportes a CONACyT.

Persona 3
Recabar informacin del rea donde labora y personal La informacin resultante sirve para dar datos estadsticos al CONACyT -Enviar correo con encuesta -Dar cierto tiempo para que respondan -Hablar por telfono para informarles o que contesten encuesta por este medio -Computadora -Excel -Telfono Dos asistentes De 1 a 2 meses, dependiendo de la fecha del corte. -Fecha de corte del periodo -Si estn en periodo de fin de semestre es mas carga de trabajo. Cada ao -Informacin personal -Informacin laboral -Datos generales -Coordinacin de servicios escolares -Direccin General de Docencia -Datos laborales (empresa, cargo, direccin) -Datos personales (direccin, telfono, email, si est estudiando) 60%

2.

Utilizar la informacin para elaborar reportes

3.

Pasos a seguir -Mancar correo electrnico con la encuesta -Sino contesta localizarlo por telfono -Mandar email con encuesta -Recolectar informacin -Capturar las respuestas en la tabla de Excel -Computadora -Excel -Telfono Dos asistentes

4.

Instrumentos que se ocupan

5.

6.

Cantidad de personas que intervienen Tiempo en el proceso Limites y carga de trabajo

-Computadora con internet -Software Excel -Telfono Pueden ser tres personas, coordinador, dos asistentes De 1 a 2 meses -Periodo de entrega -Si se junta con otros procesos se vuelve complicado Cada ao -Personal -Laboral -Coordinacin de servicios escolares -Direccin General de Docencia -Datos laborales -Datos personales

De 1 a 3 meses -Limite de fecha de entrega -Lentitud en computadoras para capturar informacin Una vez al ao -Personal -Laboral -Coordinacin de servicios escolares -Direccin General de Docencia -Lugar de trabajo -Lugar de residencia -Superacin acadmica (donde, institucin, carrera) 45%

7.

8. 9.

Frecuencia del proceso Datos utilizados

10. Quien maneja informacin

11. Cul es la informacin requerida

12. Cantidad de egresados que responde 13. Disponibilidad del egresado para el proceso

50%

No siempre

Algunas veces

Pocas veces

Como resultado del cuestionario aplicado al personal de la coordinacin de servicios escolares, dio una amplia perspectiva del flujo de la informacin del proceso actual; en el cual se identific: 63

No se tienen pasos debidamente definidos a seguir. Que la recoleccin de la informacin es tardada ya que estos, no tienen el tiempo para contestar o de atender al asistente cuando este hace la llamada telefnica para solicitarles su colaboracin en el proceso.

La cantidad de egresados que contesta el correo electrnico es de 380 en base al total de egresados que se tiene de 542. No se contempla una calendarizacin de las veces que se aplica el cuestionario para actualizacin al ao. Al tener que hacer reportes como apoyo a la Direccin General de Docencia, algunas veces el no tener concluida en su totalidad la recoleccin de la informacin esos reportes no estn al cien por ciento actualizados, ya que se considera informacin vigente y otra no reemplazada.

Al obtener esta informacin, el analista aporto a este departamento un esquema de los contextos que el egresado actualiz en el sistema va web que son: datos personales generales del alumno, datos sobre la trayectoria laboral en base a su perfil de egreso como ayuda para su labor profesional, as como sugerencias personales del egresado hacia la institucin de la cual egreso.

Como paso siguiente se realizaron todos los casos de uso que se usaron en los procesos para desarrollar la sistematizacin de la informacin de egresados.

Al tener definidos los casos de uso de cada proceso, se elaboro los diagramas de secuencia, estos fueron revisados por los usuarios finales del sistema, a los cuales se ajustaron algunas modificaciones referidas por ellos, obteniendo los cambios necesarias se procedi a generar el modelo conceptual del sistema mostrado en la Fig. 4.11, en el cual se manejan los significados ms relevantes que participaron en la construccin del diagrama de entidad-relacin y que esta, proporcion como resultado la base de datos principal del sistema.

64

Al tener una base de datos confiable da como resultado conocer el desempeo acadmico de los egresados, y esto sirve para mejorar la toma de decisiones con datos que fueron recopilados en base a su periodo formativo.

Derivado de la sistematizacin de la informacin se gener una herramienta que permiti a los usuarios principales, el uso de la informacin de egresados con mayor facilidad.

El siguiente paso al obtener las bases de datos se procedi a la construccin de las interfaces de entrada y salida de datos por medio de reportes, los cuales fueron revisados por los usuarios, y apegados a las solicitudes de informacin que son requeridas por el CONACyT a El Colef.

A continuacin se muestran los diseos de los reportes generados por el sistema de seguimiento de egresados de El Colef.

Fig. 5.20 Pantalla principal reportes

En la Pantalla principal de reportes, se exponen las opciones que tiene el usuario para la consulta e impresin de la informacin del egresado, esta se muestra en la fig. 5.20. 65

Fig. 5.21 Reporte pas de residencia

En la pantalla reporte pas de residencia fig. 5.21 se despliegan el total de los egresados por pas que se requiera, estos son en cantidad y los despliega.

Fig. 5.22 Reporte promocin

En la pantalla reporte promocin fig. 5.22 se despliegan el total de los egresados por promocin, estos son en cantidad 66

Fig. 5.23 Reporte programa

En la pantalla reporte programa se despliegan el total de los egresados por programa, estos son en cantidad como lo muestra la fig. 5.23.

Fig. 5.24 Reporte promocin y programa, despliegue general

En la fig. 5.24 se muestra la pantalla reporte promocin y programa, se despliegan el total de los egresados por estos requerimientos y los atributos de matricula, nombre, y correo electrnico 67

Fig. 5.25 Reporte promocin-programa, gnero

En la pantalla reporte promocin-programa y gnero se despliegan el total de los egresados especifico, y si desea hombres o mujeres como lo muestra la fig. 5.25.

Fig. 5.26 Reporte promocin-gnero

En la pantalla reporte promocin-gnero como se muestra en la fig. 5.26 se despliegan el total de los egresados, si lo que desea son hombres o mujeres. 68

Fig. 5.27 Reporte sector laboral

En la fig. 5.27 se muestra la pantalla reporte sector laboral, se despliegan el total de los egresados por promocin, programa y sector laboral seleccionado que puede ser gobierno, privado y social.

Fig. 5.28 Reporte total egresados

En la pantalla reporte total egresados se despliegan todos los egresados de El Colef como lo muestra la fig. 5.28. 69

Al obtener la aprobacin de los usuarios finales sobre las pantallas de reportes, se procedi a depurar la informacin que se tena en un archivo electrnico Excel, al terminar este procedimiento fue integrado a la base de datos para considerarse como primera informacin registrada por los egresados.

Al implementar la primera fase del cuestionario va web, el egresado puede revisar la informacin colocada en la base de datos anteriormente y hacer los cambios pertinentes conforme a la actualizacin de sus antecedentes para su registro. Para esto, se procedi a dar aviso a los egresados por medio de correo electrnico para que solicitarn su registro de acceso al sistema, estos fueron dados de alta y procedieron a capturar su informacin personal y laboral, como sus comentario generales sobre su estada en El Colef.

Por otro lado fue puesto a prueba a los usuarios finales el manejo de la informacin interna para realizar la capacitacin pertinente del manejo del software, y se obtenga las herramientas necesarias para el manejo de la informacin resultante de los egresados.

Otro desarrollo en este proyecto fue la construccin del manual de usuario que sirve de consulta para los usuarios del software y que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin del manejo de la informacin de los egresados, tanto para reportes, como consulta general por parte de la coordinacin de servicios escolares, como cualquier otro personal autorizado para su manejo.

5.2 Interpretacin y anlisis de los resultados

La sistematizacin de la informacin se llevo a cabo en dos fases: la primera fase se realizo en el mes de enero de 2010, en la cual fue puesto a disposicin de los egresados un cuestionario va web con preguntas generales sobre sus datos 70

personales familiares, su proceso de formacin escolar a nivel posgrado y, como se desempea en el mbito laboral a nivel profesional.

La segunda fase se concluyo con la implementacin del sistema en marzo del mismo ao, el software fue instalado satisfactoriamente en las computadoras del coordinador de servicios escolares as como de las dos asistentes del departamento, as como subir al servidor de docencia las actualizaciones pertinentes para su manejo.

El personal respondi satisfactoriamente a la implementacin, porque la institucin cuenta con los recursos necesarios a nivel humano y tecnolgico.

Al tener las dos fases ejecutadas, se reflejo los siguientes puntos mostrados en la tabla 5.24, derivado de un historial de dos meses al ejecutar completamente la sistematizacin del programa.

Tabla 5.26 Anlisis comparativo del proceso anterior y la implementacin actual. (Fuente: Elaboracin propia)

Punto principal Cantidad de egresados que contestaron Periodo considerado Velocidad de respuesta Acceso al cuestionario

Proceso anterior 380 egresados 4 semanas 95 cuestionarios por semana Proceso lento, este iba ubicado al cuerpo del correo o como un anexo Proceso lento (accesar individualmente a cada correo) Se tiene que capturar los datos para generar los reportes Informacin triangulada para revisin

Implementacin actual 487 egresados 2 semanas 243 cuestionarios por semana Proceso rpido, el acceso es directo y la plataforma amigable al usuario Rpido (consulta por medio de reportes) El sistema genera automticamente los reportes necesarios Informacin inmediata para anexar a informes 71

Consulta de informacin por computadora Reportes finales

Apoyo a contestacin de reportes Conacyt

Actualmente con la sistematizacin de la base de datos de egresados, se incremento el nmero de egresados en responder la encuesta en un 90% en base a 542 egresados de El Colef, esto es consecuencia por el inters que pusieron en la facilidad del proceso.

Se mejoraron los tiempos de contestacin por parte del egresado en el llenado de la informacin solicitante en un 256% de velocidad, estos eran muy tardados por la falta de tiempo basado en sus labores profesionales y estando ahora va Web, pueden hacerlo en cualquier momento disponible, siempre y cuando cuenten con la disponibilidad de acceso a Internet, otro punto a considerar es la facilidad de accesar a los mismos, ya que cuenta con una plataforma amigable al usuario.

Otra razn fue la facilidad de generar los reportes necesarios de la informacin proveniente de los cuestionarios, que son consideradas estadsticas descriptivas de los egresados en los diferentes rubros de informacin, y que es proporcionada por El Colef como apoyo al fortalecimiento y consolidacin del posgrado institucional y a nivel nacional por parte del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa.

72

Captulo VI Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones y Recomendaciones
6.1 Descripcin de las conclusiones

El proceso de seguimiento de egresados de El Colef es uno de los procesos ms importantes a realizarse en el departamento de Servicios Escolares.

Actualmente el proceso se lleva a cabo en base a las fechas establecidas por la coordinacin de servicios escolares para la recoleccin de la informacin de los egresados, y al ser la primera aplicacin por este medio, se logro una respuesta favorable por parte de los mismos.

Con base a los resultados obtenidos en el presente proyecto se lleg a las siguientes conclusiones:

Los beneficios de un sistema de informacin propiamente elaborado son inmediatos, ya que la institucin trabajar sobre una plataforma confiable.

La Informacin almacenada, centralizada y procesada en computadoras, se tiene mayor control de la informacin al usar un mismo servidor y mejoramiento en los reportes generados, para apoyar la toma de decisiones.

Se podrn identificar los problemas que puedan conducir al replanteamiento de estrategias de solucin sobre los diagnsticos en planes de estudio, as como el grado de satisfaccin del egresado con los conocimientos adquiridos durante su preparacin educativa, as como la aplicacin de estos en el campo laboral.

La informacin mostrada por el sistema se somete a una serie de validaciones que nos permite tener la certeza que es confiable y veraz, y

74

gracias a la sistematizacin de los procesos el acceso a la informacin puede ser gil y oportuna. Aumento de la productividad en el departamento a travs de reportes elaborados con informacin actualizada, y esto conlleva que se disponga de tiempo para atender otras labores de la coordinacin. Aumento de la motivacin del personal, y la mejora del clima laboral en la coordinacin de Servicios Escolares ya que el recolectar la informacin no ser una labor tediosa y ser ms prctica y rpida.

Se observa la gran importancia y los beneficios que brindar la aplicacin de los sistemas de informacin as como de tecnologa de vanguardia, en cuanto a informtica se refieren en las reas administrativas de la institucin. La informacin recopilada a travs del sistema de seguimiento de egresados est regulada y protegida por el Instituto Federal de Acceso a la Informacin (IFAI).

6.2 Aportaciones relevantes

Un adecuado sistema de informacin que implica desde la recopilacin de datos ya sea por encuestas directas con los egresados u otro mtodo, la organizacin de todos y cada uno de ellos, a travs del procesamiento de stos al utilizar el software adecuado hasta llegar a la obtencin de la informacin con los resultados que este proceso arroja mediante reportes estadsticos, puede llevar a la coordinacin de Servicios Escolares a obtener nueva informacin relevante, a mejoras en los reportes existentes y a modificaciones en estrategias y tcticas para futuras implementaciones.

A travs de la implementacin de un sistema amigable y confiable para los egresados, se podr mantener una vinculacin casi permanente con ellos, para 75

que participen en diferentes eventos realizados por parte de El Colef, como son actualizaciones educativas, diplomados, cursos, seminarios, bolsa de trabajo, etc., esto podr generar el fortalecimiento de su espritu de pertenencia a la institucin, siempre y cuando estos tengan la informacin actualizada de correo electrnico como primer medio de enlace.

6.3 Recomendaciones

En la actualidad, existen en el mercado infinidad de paquetes o sistemas de informacin, por tal motivo se debe elegir aquel que ms se adapte a las necesidades de la institucin, y tener en cuenta su versatilidad o compatibilidad con otros sistemas que probablemente se requieran en un futuro.

Esto se considera, a partir de que se pueda implementar en un periodo posterior una red de computadoras de toda la institucin en relacin con los otros departamentos que conforman a El Colef, y as compartir los sistemas de informacin y sistemas operacionales, tener una sola base de datos a nivel institucional, que permita divulgar informacin a los empleados con efectividad, y que estos estn permanentemente informados con las ltimas novedades y datos de la institucin, as como una consulta rpida y eficaz por parte de los mismos de un volumen importante de documentacin.

Otro punto importante es la actualizacin de equipo de cmputo, debido a que las que se encuentran en la coordinacin de servicios escolares son tardadas en los accesos a Internet y por consecuencia el despliegue en pantalla de la informacin se demora, en este periodo de implementacin del software se puede manejar correctamente el sistema, pero se optimizara la velocidad de consulta del mismo.

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Que el sistema pueda validar, controlar o filtrar automticamente que las personas que soliciten su registro para accesar a la actualizacin de la informacin, sean egresados de El Colef, ya que por el momento la generacin de password es responsabilidad del asistente de servicios escolares, y este da la autorizacin envindoles la informacin solicitada.

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Anexos

Anexo 1 Universidad Autnoma de Baja California Cuestionario de Informacin Departamental

Instrucciones: Favor de contestar lo ms completo posible las siguientes preguntas de opinin personal

1. Cul es el proceso bsico de la Coordinacin de Servicios Escolares con los egresados?

2. Cul es la finalidad de la actividad de seguimiento de egresados dentro de la institucin?

3. Qu pasos se siguen para realizarla?

4. Qu instrumentos ocupa para realizar estos pasos?

5. Cuntas personas intervienen en este proceso y quines son?

6. Cunto tiempo tardan en efectuar el proceso?

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7. Cules son los lmites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

8. Con cunta frecuencia hacen el proceso de egresados?

9. Qu datos utiliza o produce este proceso?

10. Quines manejan la informacin generada por el proceso?

11. Cul es la informacin que necesitan recabar del egresado?

12. Qu cantidad o porcentaje de egresados responde este proceso?

13. El egresado tiene la disponibilidad para realizar este proceso?

Gracias por su colaboracin.

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Referencias electrnicas
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Definiciones bsicas y glosarios de trminos

ANUIES: Asociacin Nacional de Universidades e Instituciones de Educacin Superior CEFNOMEX: Centro de Estudios Fronterizos del Norte de Mxico CICESE: Centro de Investigacin Cientfica y de Educacin Superior de Ensenada CIEES: Comits Interinstitucionales para la Evaluacin de la Educacin Superior CLR: Lenguaje en tiempo de ejecucin. CONACyT: Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa Egresado: Persona que aprueba y acredita todas las asignaturas que conforman un plan de estudios. El Colef: El Colegio de la Frontera Norte, A.C. IES: Instituciones de Educacin Superior IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Informacin. Password: contrasea de acceso PNPC: Padrn Nacional de Posgrados de Calidad SEP: Secretara de Educacin Publica SGBD: Sistema de Gestin de Bases de Datos Software: Trmino en ingls para describir a los programas de computacin. Web: Red informtica, especialmente para referirse a Internet Webmaster: persona responsable de un sitio web especfico. 85