Manual Bscontrol Indicadores

MANUAL DEL USUARIO
2.5
Sistema de Gestin Estratgica de Indicadores Balanced ScoreCard (BSC)
Proyecto: Manuales e Instructivos de BSControl Documento: Manual de usuario de BSControl Revis: Fecha Revisin: Mario Martnez 26-06-2010 Aprob: Mario Martnez
Versin: 1.4 Fecha Aprobacin: 26-06-2010
MACRO PROYECTOS LTDA.
Manual de Usuario BSControl
Contenido
Contenido .................................................................................................................................................................................. 2 1 2 3 4 Introduccin ..................................................................................................................................................................... 3 Ingreso al sistema ............................................................................................................................................................. 4 Mdulos del sistema ........................................................................................................................................................ 4 Parmetros generales del sistema .................................................................................................................................... 5 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5 Definicin de misin y visin ................................................................................................................................................ 6 Definicin de valores ........................................................................................................................................................... 6 Definicin de temas o rutas estratgicas ............................................................................................................................ 7 Definicin de niveles ............................................................................................................................................................ 8 Definicin de perspectivas ................................................................................................................................................... 9 Definicin del semforo ..................................................................................................................................................... 11
Definicin del mapa estratgico ..................................................................................................................................... 12 5.1 5.2 Relaciones Causa - Efecto .................................................................................................................................................. 14 Diseo grfico del mapa estratgico ................................................................................................................................. 15
Definicin del tablero de control e indicadores de resultado .......................................................................................... 15 6.1 6.2 Definicin del tablero de control ....................................................................................................................................... 15 Definicin indicadores de resultado .................................................................................................................................. 16
7 8 9 10 11 12 13
Despliegue de Indicadores de resultado ......................................................................................................................... 19 Ingreso de datos de Indicadores de Resultado................................................................................................................ 19 Visualizacin del Clculo o Resultado de un Indicador .................................................................................................... 21 Definicin de Iniciativas o Proyectos ............................................................................................................................. 22 Ingreso de datos de Indicadores de cumplimiento ......................................................................................................... 35 Ejecucin de actividades en iniciativas o proyectos ........................................................................................................ 38 Historial de Revisiones ................................................................................................................................................... 41
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1 Introduccin
Los sistemas de toma de decisiones se basan en tecnologas que usan un conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administracin y creacin de conocimiento mediante el anlisis de datos existentes en una organizacin o empresa. El sistema BSControl como herramienta de toma de decisiones se basa en la metodologa del Balanced ScorecardBSC1. La cual permite a las organizaciones traducir la visin y la estrategia, en un arreglo comprensivo causaefecto de sus objetivos empresariales, orientados a los resultados.
Balanced ScoreCard: Metodologa desarrollada por los profesores Kaplan y Norton.
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2 Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema requiere el nombre de Usuario y la Contrasea. El nombre de usuario y contrasea, son los mismos que se utilizan al ingresar al computador, o al acceder al correo electrnico corporativo.
3 Mdulos del sistema

Una vez dentro del sistema, se muestra en la parte superior, los mdulos a los que tiene acceso el usuario.
Mdulo Inicio, es pblico, permite visualizar misin, visin, valores, mapa de la estrategia y
tablero de control de la organizacin.
Mdulo Admin, permite a los usuarios con rol de administrador, configurar parmetros de la
misin, visin, estrategias, temas y mapa estratgico, entre otros.
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Mdulo Config, permite a los usuarios con rol administrador, configurar parmetros del tablero
de control, despliegue organizacional
Mdulo Report, tiene acceso a este mdulo los usuarios que tienen en los roles y perfiles
opciones de reportes generales de la organizacin.
Mdulo User, este modulo permite configurar opciones de ingreso de informacin de actividades,
indicadores de resultados, tareas en proyectos e indicadores de cumplimiento entre otros.
Mdulo Project, permite a los usuarios configurar parmetros de las iniciativas o proyectos,
definir indicadores de cumplimiento y cronogramas de ejecucin, entre otros.
Los mdulos y opciones que visualiza el usuario al ingresa al sistema, depende del rol y perfil al cual pertenece al usuario. No olvide configurar el rol y perfil a cada usuario.
4 Parmetros generales del sistema

Los parmetros generales del sistema hacen referencia a los aspectos definidos en la planeacin estratgica de la organizacin, tales como: visin, visin y valores. De igual forma, los conceptos generales necesarios para definir el BSC: temas o rutas estratgicas, perspectivas y el semforo (colores) para la organizacin.
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4.1 Definicin de misin y visin

La misin y visin son parmetros que permiten al BSC, contar con el contexto de la planeacin estratgica de la organizacin. Seleccione la opcin Admin Misin y Visin, proceda a digitar los textos respectivos y clic en el cono
Guardar.
Para realizar modificaciones ubique el curso sobre el texto, modifique el contenido y clic en el cono
Guardar.
4.2 Definicin de valores

Los valores son parmetros que permiten al BSC, contar con el contexto de la planeacin estratgica de la organizacin. Seleccione la opcin Admin Valores.
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Seleccione de la barra de botones la opcin que desea realizar: Permite ingresar un nuevo valor de la organizacin. Permite borrar o eliminar un valor de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores. Permite editar o modificar un valor de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores.
Para realizar modificaciones ubique el curso sobre el texto, modifique el contenido y clic en el botn Aceptar.
4.3 Definicin de temas o rutas estratgicas

Los temas o rutas estratgicas son parmetros necesarios para el BSC, que permiten clasificar los objetivos cuando se defina el mapa estratgico de la organizacin. Seleccione la opcin Admin Temas.
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Seleccione de la barra de botones la opcin que desea realizar: Permite ingresar un nuevo tema o ruta estratgica de la organizacin. Permite borrar o eliminar un tema o ruta estratgica de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores. Permite editar o modificar un tema o ruta estratgica de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores.
4.4 Definicin de niveles

Los niveles son parmetros esenciales para el BSC, que permiten desplegar los objetivos cuando se defina el tablero de control de la organizacin. Generalmente los niveles corresponden a la estructura jerrquica de la organizacin. La metodologa de BSC, permite definir niveles de acuerdo con el despliegue que se desee realizar de los objetivos y los indicadores, y, lo cual depende del negocio de cada organizacin. Seleccione la opcin Admin Niveles.
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Seleccione de la barra de botones la opcin que desea realizar: Permite ingresar un nuevo nivel de la organizacin. Permite borrar o eliminar un nivel de la organizacin, seleccione previamente una de la lista de valores. Permite editar o modificar un nivel de la organizacin, seleccione previamente una de la lista de valores. Permite expandir el rbol de niveles. Permite colapsar (encoger) el rbol de niveles.
4.5 Definicin de perspectivas
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Las perspectivas son parmetros esenciales para el BSC, que permiten clasificar los objetivos cuando se defina el mapa estratgico de la organizacin. Generalmente las organizaciones poseen cuatro (4) perspectivas, econmica, clientes, procesos y aprendizaje y desarrollo. La metodologa de BSC, permite modificar, adicionar, o cambiar el orden de las perspectivas, lo cual depende del negocio de cada organizacin. Seleccione la opcin Admin Perspectivas.
Seleccione de la barra de botones la opcin que desea realizar: Permite ingresar una nueva perspectiva de la organizacin. Permite borrar o eliminar una perspectiva de la organizacin, seleccione previamente una de la lista de valores. Permite editar o modificar una perspectiva de la organizacin, seleccione previamente una de la lista de valores. Permite bajar la perspectiva. Permite subir la perspectiva.
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4.6 Definicin del semforo

El semforo es el rango de calificacin que usar la organizacin para evaluar los objetivos y los indicadores. Es recomendable utilizar una gama de colores entre el verde y el rojo, para indicar el cumplimiento de las metas de la organizacin. Los rangos de calificacin ms usados por las organizaciones son de: 1 a 5, 1 a 10, 1 a 100, donde el valor superior es catalogado como el mejor valor (color verde). Seleccione la opcin Admin Configurar Semforo.
Seleccione de la barra de botones la opcin que desea realizar: Permite ingresar un nuevo rango de calificacin de la organizacin. Permite borrar o eliminar un rango de calificacin de la organizacin, seleccione previamente una de la lista de valores. Permite editar o modificar un rango de calificacin de la organizacin, seleccione previamente una de la lista de valores.
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Para realizar modificaciones ubique el curso sobre el texto, modifique el contenido y clic en el botn Aceptar. Para cambiar el color del rango de calificacin, de clic sobre el color que aparece en el recuadro.
Sobre la paleta de colores seleccione el color respectivo con un clic sobre el mismo.
5 Definicin del mapa estratgico

El mapa estratgico se construye a partir de los objetivos corporativos, definidos en la planeacin estratgica de la organizacin. Es necesario tener definido en el sistema las perspectivas y temas o rutas estratgicas. Seleccione la opcin Config Mapa Estratgico.
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Seleccione de la barra de botones la opcin que desea realizar: Permite ingresar un nuevo objetivo al mapa estratgico de la organizacin. Permite borrar o eliminar un objetivo del mapa estratgico de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores. Permite editar o modificar un objetivo del mapa estratgico de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores. Permite establecer una relacin causa efecto entre los objetivos del mapa estratgico Permite eliminar una relacin causa - efecto de los objetivos del mapa estratgico. Diseo grfico del mapa estratgico de la organizacin. Consulta del mapa estratgico en ventana independiente para imprimir.
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Para realizar modificaciones ubique el curso sobre el texto, modifique el contenido o seleccione de las listas y clic en el botn Aceptar.
5.1 Relaciones Causa - Efecto

El mapa estratgico requiere establecer relaciones de causalidad (causa efecto) para cada uno de los objetivos de la organizacin, los cuales fueron clasificados en las diferentes perspectivas y temas o rutas estratgicas. El icono El cono permite crear la relacin causa efecto entre dos (2) objetivos. permite eliminar o borrar la relacin causa efecto establecida entre dos (2) objetivos.
Para realizar modificaciones ubique el curso sobre el texto, modifique el contenido o seleccione de las listas y clic en el botn Aceptar.
Todos los objetivos del mapa estratgico deben tener al menos una relacin causa o efecto. No pueden existir objetivos sin ningun tipo de relacin.
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5.2 Diseo grfico del mapa estratgico
El icono permite ingresar a la ventana de diseo grfico del mapa estratgico de la organizacin. Mediante el uso del mouse se mueven y ubican las objetivos, de tal forma que visualmente se aprecien las relaciones causa efecto y la descripcin de los objetivos.
El icono estratgico.
, permite almacenar los cambios realizados al diseo grfico del mapa
6 Definicin del tablero de control e indicadores de resultado

6.1 Definicin del tablero de control
Definido el mapa estratgico, es necesario definir el tablero de control de la organizacin, este constituye la segunda herramienta prevista en la metodologa de BSC. El sistema identifica los diferentes elementos del tablero de control de la siguiente forma: Perspectiva. Objetivo estratgico. Indicador de resultado.
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Seleccione la opcin Config Tablero de Control.
Seleccione de la barra de botones la opcin que desea realizar: Permite ingresar un nuevo indicador de resultado, asociado un objetivo estratgico seleccione previamente un objetivo). Permite borrar o eliminar un indicador de resultado de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores. Permite editar o modificar un indicador de resultado de la organizacin, seleccione previamente uno de la lista de valores. Permite expandir el rbol del tablero de control (Perspectivas, objetivos e indicadores de resultado). Permite colapsar (encoger) el rbol del tablero de control (Perspectivas, objetivos e indicadores de resultado). El tablero de control es el conjunto de indicadores de resultado, descritos en la siguiente seccin, que miden el cumplimiento de los objetivos y por ende el desempeo de la organizacin.
6.2 Definicin indicadores de resultado

Los indicadores de resultado o KPI (Por su nombre en ingls, Key Performance Indicator), son aquellos asociados al tablero de control del Balanced ScoreCard (BSC), miden el desempeo de la organizacin y el cumplimiento de los objetivos frente a la Misin. Los indicadores de resultado son los signos vitales de la organizacin asociados a los objetivos estratgicos. Su caracterstica fundamental es, que siempre estn presentes y es posible medirlos u obtener informacin de los mismos en cualquier momento (Ventas, gastos, liquidez, endeudamiento, satisfaccin del cliente, tiempos de produccin, quejas de clientes, cumplimiento de especificaciones, habilidades y capacidades de los empleados, etc).
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Seleccione la opcin Config Tablero de Control.
Para crear indicadores de resultado asociados a objetivos, seleccione el objetivo, clic en indicador, configure las propiedades en la pestaa Detalle del Indicador:
nuevo
Nombre del Indicador, Descripcin, Tipo de Indicador, Unidades, Periodicidad, Tipo de Operacin, Tendencia, Lista de valores (Opcional, cuando se requiere), Frmula: Incluye la operacin matemtica con sus respectivas variable. La frmula debe incluir al menos una variable. El nombre de las variables no debe incluir espacios en blanco o caracteres especiales, se acepta como separador de nombres el smbolo barra abajo (_). Luego dar clic en Aceptar.
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Si requiere modificar un indicador de resultado, elija el indicador, clic en el cono Editar y modifique sus propiedades: Nombre del Indicador, Descripcin, Tipo de Indicador, Unidades, Periodicidad, Tipo de Operacin, Tendencia, Lista de valores, Frmula y Clic en Aceptar.,
La frmula del indicador es posible modificarla si no existen datos capturados en el indicador, o se encuentre cerrado el periodo de Balanced Scorecard (BSC).
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7 Despliegue de Indicadores de resultado

El despliegue de los indicadores de resultados se realiza hacia las reas o dependencias responsables de cumplir con el indicador (En forma de un invertido), de tal manera que el valor del indicador a nivel superior puede ser el agregado de varios indicadores departamentales del mismo tipo. As por ejemplo: Ingresos totales de la organizacin (Nivel superior), puede ser el agregado de los ingresos de la lnea de negocio 1 y de los ingresos de la lnea de negocio 2 (Nivel inferior). En la opcin Config Despliegue BSC, se asigna: responsables a los indicadores de resultado por cada nivel deseado, descripcin (nombre) por nivel, se configuran las reglas de calificacin y se asignan pesos (deben configurarse todos los niveles), y clic en Guardar.
8 Ingreso de datos de Indicadores de Resultado

Los datos de los indicadores de resultados se capturan en los niveles inferiores, teniendo en cuenta el despliegue realizado, el total del indicador a nivel superior es producto de los datos ingresados por los responsables de los indicadores en cada una de las reas o dependencias.
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El usuario responsable de la captura o ingreso de datos de un indicador de resultado, la realiza a travs de la opcin User Mis indicadores de BSC:
Se selecciona el indicador y clic en Editar. Se procede a ingresar los datos y el anlisis respectivo. Luego clic en Aceptar.
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Si se desean eliminar los datos ingresados, se selecciona el indicador, clic en Eliminar Indicador, se despliega la ventana con los datos, se selecciona el que se desea eliminar y clic en Aceptar.
Los valores de los indicadores de resultado es posible modificarlos siempre que el periodo del Balanced Scorecard (BSC), no se encuentre cerrado.
9 Visualizacin del Clculo o Resultado de un Indicador

En la opcin Report Tablero de Control, se pueden observar los clculos o resultados de la captura de los indicadores por nivel, de manera grafica y por niveles y subniveles. Segn la ubicacin se puede observar la agregacin del indicador.
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10 Definicin de Iniciativas o Proyectos

En la opcin Config Estrategias o Proyectos , selecciona el objetivo y luego selecciona el icono nueva Iniciativa. El aplicativo desplegar una ventana donde puede incorporar la informacin o en el caso de querer modificar la informacin de una iniciativa ya creada debe hacer clic en el cono
Editar
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Seleccin de iniciativa o proyecto:
Se indica la fecha de inicio y fin de la iniciativa o proyecto, se asignan: el Responsable (Jefes encargados de revisin) y el Supervisor o Ejecutor (Usuarios que realizan seguimiento a proyectos y capturan o cargan los indicadores asignados a la iniciativa o proyecto).
1. En la opcin Project Administrar Proyectos, se selecciona el proyecto al cual se le va a crear la estructura.
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2. En la opcin Project Estructura de Proyectos, se crea la estructura del proyecto (Etapas Actividades y Tareas ).
Las actividades pueden ser ejecutadas en forma paralela y otras requieren que se haya realizado una con anterioridad (actividades predecesoras) para poder configurar las actividades que dependen de otra, debe seleccionar la actividad que desea configurar y hacer clic en el cono predecesora para seleccionar la actividad. Agregar
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Cada actividad puede ser modificada en sus tiempos, siempre y cuando su rango no salga de su fecha inicio o fin programada inicialmente y se realiza a travs del icono tiempos. programar
3. Luego de estructurarlo se vuelve a la opcin Project Administrar Proyectos y mediante el botn definido (cambiar estado a produccin), se pasa a produccin el proyecto seleccionado.
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4. En la opcin Project Proyectos Actuales, con el botn de Crear proyecto, se instancia el proyecto, asignando la dependencia responsable de la ejecucin del mismo. (Tener en cuenta la fecha de inicio del proyecto que se ingresa en esta opcin, debe coincidir con la que se defini en el punto 1).
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5. Una vez instanciado, se selecciona en la lista.
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6. En la opcin Project Programar Actividades, se asignan responsables de ejecutar las actividades del proyecto y se define o modifica el cronograma final de ejecucin, puede variar del estructurado en el punto 3. En este punto se puede visualizar el diagrama de Gantt. Luego Clic en Guardar.
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7.
En la opcin Project Variables Globales, se crean variables globales a utilizar en el proyecto. (Esta opcin aplica de forma general, para el proyecto previamente seleccionado en la opcin Project Administrar Proyectos). Luego se asignan los valores por cada periodo a validar. Las variables globales hacen referencia a los niveles sobre los cuales debe estar ejecutada una actividad, a una determinada fecha, aplica para BSC y Project.
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8. En la opcin Project Administrar indicadores, se crean los indicadores del proyecto o instancias del proyecto y se definen las reglas de calificacin (Esta opcin aplica de forma general para el proyecto previamente seleccionado en la opcin Project Administrar Proyectos).
Clic en propiedades del indicador.
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Se definen: Nombre del Indicador, Periodicidad, Periodicidad de Anlisis, Tipo de Indicador, Unidad, Clase de Indicador, Formula y Clic en Validar y Cargar Variables.
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Concluida correctamente la validacin, se selecciona la pestaa: Variables del Indicador, para definir el tipo de clculo en las variables.
Clic en Aceptar:
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Se pueden observar los indicadores creados con sus respectivos detalles.
9. Una vez realizados todos los pasos, se vuelve a la opcin Project Proyectos Actuales, y teniendo seleccionado el proyecto trabajado, se procede a iniciar el proyecto. Al iniciarlo permitir que el responsable de la incorporacin del valor del indicador pueda visualizar dichos campos. Para ejecutar esta accin haga clic en el cono Iniciar proyecto.
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Se confirma el inicio del proyecto.
En Estado se puede observar el proyecto En Ejecucin.

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10. En la opcin User Mis actividades, se ejecutan las actividades y tareas estructuradas en el proyecto segn cada responsable.
11. En la opcin User Mis Indicadores Project, se realiza la captura o cargue de los indicadores.
11 Ingreso de datos de Indicadores de cumplimiento

Elija en el mdulo User - Ingreso de Indicadores:
Los mdulos y opciones que visualiza el usuario al ingresa al sistema, depende del rol y perfil al cual pertenece al usuario. No olvide configurar el rol y perfil a cada usuario.
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Al seleccionar esta opcin, se desplegar un rbol donde se muestra de menor a mayor los indicadores asignados. Estos se desprenden de una iniciativa, proyecto o el plan de accin, este ltimo est ligado a un objetivo de BSC y finalmente este a una perspectiva. La forma de identificar cada uno es la siguiente: Indicador Iniciativa o Proyecto Objetivo BSC Perspectiva
Para ingresar al indicador e incorporar los valores, seleccione haciendo clic sobre el nombre del indicador, como se indica en la siguiente imagen
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Luego haga clic sobre el cono rbol.
Ingresar Indicadores el cual se encuentra en la parte superior del
El aplicativo le mostrar el listado de campos para ingresar los datos de la fecha actual Ingrese los datos de acuerdo a cada campo y agregue el anlisis. Antes de hacer clic en Aceptar puede calcular el resultado haciendo clic en el botn Calcular.
Al hacer clic, el aplicativo le mostrar el valor calculado de acuerdo a la frmula aplicada.
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Por ltimo, haga clic en el botn de Aceptar.
12 Ejecucin de actividades en iniciativas o proyectos

Para avanzar las actividades de cada proyecto a cargo se debe ingresar al mdulo User - Mis
Actividades.
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Al ingresar el usuario visualizar los proyectos asignados como se muestra en la imagen.
Seleccione el proyecto y haga clic en la pestaa Tareas, el aplicativo le mostrar las tareas de la actividad asignada. Si va a ejecutar la tarea seleccinela y haga clic en el cono Ejecutar tarea continuar haga clic en Aceptar para que la tarea sea ejecutada. . Si est seguro de
Al hacer clic en Aceptar, el aplicativo confirma su ejecucin, dejando un visto bueno al lado de la tarea y habilitando el cono de Reactivar Tarea , en caso de devolver la accin anterior, y el cono de
Finalizar actividad
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Confirme la finalizacin colocando alguna observacin y haciendo clic en el botn Aceptar.
Cuando se confirma la finalizacin se muestra un mensaje como el siguiente:
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13 Historial de Revisiones
Fecha 04-06-2010 24-06-2010 Versin 1.0 1.1 Descripcin Manual de usuario ingreso de indicadores tipo BSC Descripcin de Funcionalidades para el ingreso de indicadores de cumplimiento en las iniciativas (Proyectos) Descripcin de funcionalidades para el ingreso y manejo de iniciativas (Proyectos) Consolidacin del manual de BSControl que incluye, Indicadores de resultado (BSC), manejo de iniciativas (Proyectos) e indicadores de cumplimiento. Autores Eduardo Paternina Viviana Ortiz
24-06-2010 26-06-2010
1.2 1.3
Eduardo Paternina Mario Martnez
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Carrera 7 Bis A # 124-45 Bogot D. C. Colombia. info@macroproyectos.com (+571) 5208304 (+571) 4780022 www.macroproyectos.com
BSControl - Sistema de Gestin Estratgica de Indicadores est protegido por Derechos de Autor Repblica de Colombia. Derechos Reservados, CopyRight . Prohibida su reproduccin total o parcial.
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3 Mdulos del sistema

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4 Parmetros generales del sistema

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4.1 Definicin de misin y visin

4.2 Definicin de valores

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4.3 Definicin de temas o rutas estratgicas

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4.4 Definicin de niveles

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4.5 Definicin de perspectivas

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4.6 Definicin del semforo

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5 Definicin del mapa estratgico

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5.1 Relaciones Causa - Efecto

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5.2 Diseo grfico del mapa estratgico

, permite almacenar los cambios realizados al diseo grfico del mapa

6 Definicin del tablero de control e indicadores de resultado

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6.2 Definicin indicadores de resultado

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Seleccione la opcin Config Tablero de Control.

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7 Despliegue de Indicadores de resultado

8 Ingreso de datos de Indicadores de Resultado

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