NUEVO PERFIL DE LA SECRETARIA Y ASISTENTE ADMINISTRATIVA

- Perfil de Secretaria Moderna - Cualidades Personales de la Secretaria Moderna - Formacin de la Secretaria - Cdigo Deontolgico de las Secretarias

Autora: Lic. Jackeline Becerra Reyes

Perfil de la Secretaria Moderna

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico. En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de ste con credibilidad. La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera ms directa. Ser ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, tambin debe conocer, en lneas generales, las caractersticas generales de ste, para colaborar con l con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relacin al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias caractersticas.

Sin embargo en trminos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poseer el siguiente perfil:

Personalidad equilibrada y proactiva. Autoestima positiva. Capacidad de adaptacin a los cambios. Habilidades comunicativas y escucha activa. Capacidad de crear, innovar e implementar. Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. Disposicin para trabajar en equipo. Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria. Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Espritu de superacin. Flexibilidad Sentido de humor. Resistencia fsica y nerviosa. Agudeza visual.

As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfeccin una serie de conocimientos tcnicos apropiados para el cargo que desarrollar, tales como son:

Tcnicas de archivo. Tcnicas de oficina Digitacin o mecanografa. Uso apropiado del telfono Manejo y organizacin de la agenda Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa. Manejo adecuado de documentos. Conocimiento y dominio del idioma del pas.

Cualidades Personales de la Secretaria Moderna

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms ptima y adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales ms importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes:

Discrecin.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y
tiene acceso a material considerado reservado, deber tener los documentos alejados de miradas indiscretas, adems de mantener la prudencia respecto a la informacin que conoce.

Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder

adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposicin favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

 Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene

toda persona para emprender una accin, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaucin y criterio.

Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser

puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de

manera ptima sin necesidad de supervisin.

Limpieza y orden.-

Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina,

archivos, armarios y estanteras en orden y limpios.

Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso

cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperacin.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo,

por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los dems compaeros de trabajo.

Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar informacin
sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin que sea ms apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.

Buena voluntad.- Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo

adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.

Dedicacin.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar

dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su

presentacin debe ser impecable.

 Previsin.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la

organizacin.

Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo

tanto la secretaria debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educacin.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros de

trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

Formacin de la Secretaria

Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero as como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, tambin se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formacin profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una slida preparacin, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresin fluida y clara y adems de una muy buena educacin, que le facilitar su desenvolvimiento en cualquier nivel en el mbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirn desempear sus funciones con la debida eficacia profesional:

Mecanografa.- El dominio de la mecanografa es bsico para toda secretaria, puesto

que en la realizacin de sus labores diarias tendr que mecanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortogrficas.

Ofimtica.- El avance vertiginoso de la informtica, hace que la computadora sea la

herramienta bsica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de clculo, elaboracin de presentaciones, diseo, entre otros.

Ortografa y gramtica.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de

redaccin, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con

claridad y condicin. As mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales.

Caligrafa.- Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la escritura de palabras y
nmeros, evitar confusiones y errores.

Archivo.- Es tambin importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los

sistemas de organizacin de archivos, para que pueda almacenar la informacin adecuadamente y as poder localizarla rpidamente.

Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de ingls tanto a nivel escrito

como hablado, puesto que cada da se incrementan las relaciones internacionales.

Matemtica financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la

matemtica financiera, que consiste en el clculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.

Contabilidad.- Es importante conocer los elementos bsicos de la contabilidad, para

poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

Cdigo Deontolgico de las Secretarias

(Aprobado por la Federacin Nacional de Asociaciones de Secretarias)

1.

PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL

Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infraccin o descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin con honor y dignidad.

Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesin.

2.

PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL Del secreto profesional Adems de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesin de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen. El derecho y la oblacin del secreto profesional comprende:
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Las confidencias e informacin personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el mbito de su ejercicio profesional. Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compaeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempee su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o mdicos.

La informacin cuyo contenido tenga un valor especfico para un lector no autorizado; o cualquier otra informacin que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribucin de personas especficas.

La secretaria evitar duplicar informacin confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.

El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir informacin confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior informacin que a l mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los lmites de esta divulgacin van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria.

Relaciones con sus compaeros La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relacin con sus compaeros.

La discrecin es un elemento especfico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discrecin es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compaeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar pblicamente de la calidad tcnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.

Es obligacin de toda secretaria prestar su colaboracin a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervencin para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.

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Relaciones con la empresa La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperacin a su empresa y ha de conocer, as mismo, los objetivos y la poltica interna de la misma. La secretaria no aceptar remuneracin profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le est prohibido aceptar gratificaciones econmicas u otras compensaciones que estn directamente relacionadas con la transmisin de informacin. La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento. En relacin con su profesin La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al ms alto nivel de rendimiento. Demostrar permanentemente afn de superacin y proactividad, tanto en lo personal como en su contribucin a la empresa. La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier prctica que pueda perjudicar la reputacin de su profesin. Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener. Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneracin de la que le corresponde en el trabajo que desempea, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia, y conocimientos y aos de servicio lo tienen ms merecido. Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesin. Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesin. Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligacin de defender y enaltecer. Ha de conseguir que se respete el Cdigo Deontolgico de su profesin. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusin del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el cdigo como para ampararse en l.

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