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NDICE

INTRODUCCIN................................................................................................................................ 5 CAPITULO I- ASPECTOS GENERALES DE AUDITORA ............................................................................. 7


1.1.- CONCEPTO GENERAL DE AUDITORA ...........................................................................................................7 1.2- CLASIFICACIN DE LA AUDITORIA .................................................................................................................7 1.2.1- INTERNA Y EXTERNA:..............................................................................................................................8 AUDITORIA INTERNA ........................................................................................................................................8 AUDITORIA EXTERNA ........................................................................................................................................8 1.2.2- FINALIDAD: .............................................................................................................................................8 AUDITORA FINANCIERA ...................................................................................................................................8 AUDITORA ADMINISTRATIVA ..........................................................................................................................8 AUDITORIA OPERACIONAL ...............................................................................................................................8 AUDITORIA INTEGRAL.......................................................................................................................................8 AUDITORA FISCAL ............................................................................................................................................9 AUDITORIA GUBERNAMENTAL .........................................................................................................................9 AUDITORA AMBIENTAL ...................................................................................................................................9 AUDITORIA DE CALIDAD ...................................................................................................................................9 AUDITORA SOCIAL ...........................................................................................................................................9 1.3- NORMAS DE AUDITORIA ............................................................................................................................ 10 1.3.1- PERSONALES ........................................................................................................................................ 10 1.3.2- EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORIA ........................................................................................... 12 1.3.3- DE INFORMACIN ............................................................................................................................... 21 1.4.-TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA .......................................................................................... 22 1.5- CONTROL INTERNO .................................................................................................................................... 24 1.5.1- CLASIFICACIN .................................................................................................................................... 25 1.5.2- ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO ................................................................................................ 26 1.5.3- MTODOS DE EVALUACIN ................................................................................................................ 29 1.6- AUDITORA ADMINISTRATIVA .................................................................................................................... 30 1.6.1- ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 30 1.6.2- CONCEPTOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA ................................................................................... 32

1.6.3- OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 33 1.6.4- ALCANCE .............................................................................................................................................. 34 1.6.5- CAMPO DE APLICACIN ...................................................................................................................... 34 1.6.6- METODOLOGA DE LA AUDITORIA ...................................................................................................... 37 PLANEACIN .......................................................................................................................................... 38 INSTRUMENTACIN .............................................................................................................................. 44 EXAMEN ................................................................................................................................................. 49 INFORME ............................................................................................................................................... 52 SEGUIMIENTO ........................................................................................................................................ 55

CAPITULO II- ESTUDIO GENERAL DE LA ENTIDAD ........................................................................... 59


DATOS GENERALES ............................................................................................................................................ 59 2.1-ANTECEDENTES ........................................................................................................................................... 59 2.2- MARCO LEGAL ............................................................................................................................................ 60 2.3- MISIN Y VISIN ........................................................................................................................................ 61 2.4- OBJETIVOS Y POLTICAS .............................................................................................................................. 61 2.5- PRINCIPIOS Y VALORES ............................................................................................................................... 62 2.6- ESTRUCTURA ORGNICA ............................................................................................................................ 63 2.7- IDENTIFICACIN DEL REA AUDITAR ........................................................................................................ 64 2.7.1 JUSTIFICACIN DE LA FUNCIN AUDITAR ............................................................................................ 64 2.7.2- SITUACIN ACTUAL DE LA FUNCIN AUDITAR ................................................................................... 64

CAPITULO III- DESARROLLO DE LA AUDITORIA ............................................................................... 66


3.1- PLANEACIN............................................................................................................................................... 66 3.1.1- OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 66 3.1.2- FACTORES A REVISAR .......................................................................................................................... 66 3.1.3- PROPUESTA TCNICA .......................................................................................................................... 67 3.1.4- PROGRAMA DE TRABAJO .................................................................................................................... 68 3.1.5- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................................................ 69 3.2- INSTRUMENTACIN ................................................................................................................................... 70 3.2.1- RECOPILACIN DE LA INFORMACIN ................................................................................................. 70 3.2.2- TCNICAS DE RECOLECCIN .................................................................................................................... 70 3.3- EXAMEN...................................................................................................................................................... 72

3.3.1- DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO.......................................................................................................... 76 3.3.2- ANLISIS FODA .................................................................................................................................... 77 3.3.3- MATRIZ FODA ...................................................................................................................................... 78 3.3.4- INFORME DE AUDITORIA ..................................................................................................................... 79

CONCLUSION ................................................................................................................................ 81 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................ 82 ANEXOS ......................................................................................................................................... 83

INTRODUC
En la actualidad los problemas administrativos que se van dando con el devenir de los aos y el avance tecnolgico han hecho que el pensamiento administrativo tome nuevas alternativas con respecto a la entidad, no importando su magnitud y objetivos de la misma; ya que esta permite medir la eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos. Es as como la auditora administrativa surge de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la entidad en un perodo de tiempo determinado. Permitiendo de una manera efectiva poner en orden los recursos de para lograr un mejor desempeo y productividad. As mismo el objetivo de la auditoria administrativa es determinar qu es y cmo se estn realizando las funciones dentro de la entidad; por ello es necesario el conocimiento de sus normas, polticas, procedimientos, tcnicas de evaluacin, etc. Y de esta forma corregir y prevenir los errores encontrados.

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE AUDITORA


1.1.- CONCEPTO GENERAL DE AUDITORA
La auditora es un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con los informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos. (J.W.Cook y G.M. Winkle, 1987, pg. 5) La auditora es el proceso sistemtico de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con actos y acontecimientos econmicos a fin de evaluara las declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes establecidas. (Philip L. Defliese, 1991, pg. 37) Representa los exmenes de los estados financieros de una entidad, con el objeto de que el contador pblico independiente emita una opinin profesional respecto a que si dichos estados presentan la situacin financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y cambios en la situacin financiera de una empresa. (Alvin A. Arens James, 1996, pg. 1)

La auditoria es una revisin minuciosa de los aspectos financieros, administrativos y operacionales relacionados con la entidad, con el propsito de que las evidencias anteriormente presentadas muestren la situacin real de la entidad.

1.2- CLASIFICACIN DE LA AUDITORIA

1.2.1- INTERNA Y
EXTERNA

1.2- CLASIFICACIN DE LA AUDITORIA

1.2.2- FINALIDAD

Financiera, Administrativa, Operacional, Integral, Fiscal, Gubernamental, Ambiental, Calidad y Social.

1.2.1- INTERNA Y EXTERNA:


AUDITORIA INTERNA

Es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica. (http://www.mitecnologico.com/Main/AuditoriaInternaYExterna)
AUDITORIA EXTERNA

Es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. (http://www.mitecnologico.com/Main/AuditoriaInternaYExterna)

1.2.2- FINALIDAD:
AUDITORA FINANCIERA

Diseada para verificar la correccin de las declaraciones contables y que estn preparadas de conformidad con los principios generales de contabilidad. (Thierauf R., 1996, pg. 28)
AUDITORA ADMINISTRATIVA

Puede definirse como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales. (Leonard P. William, 1971, pg. 45).
AUDITORIA OPERACIONAL

Es una revisin sistemtica de las actividades de una organizacin o con un determinado segmento, con relacin a objetivos especficos. (G. Kell Walter, 1987, pg. 24).
AUDITORIA INTEGRAL

Es el examen crtico, sistemtico y detallado de los sistemas de informacin financiero, de gestin y legal de una organizacin, realizado con independencia y utilizando tcnicas especficas, con el propsito de emitir un informe profesional sobre la razonabilidad de la informacin financiera, la eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones econmicas a las normas contables, administrativas y legales que

le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma. (http://members.tripod.com/guillermo_cuellar_m/integral.html)
AUDITORA FISCAL

Es el proceso sistemtico de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones y hechos relacionados con actos y acontecimientos de carcter tributario, a fin de evaluar tales declaraciones a la luz de los criterios establecidos; ello implica verificar la razonabilidad con que la entidad ha registrado la contabilizacin de las operaciones resultantes de sus relaciones con la hacienda pblica. (http://www.navactiva.com/es/descargas/pdf/acyf/auditoria_fiscal.pdf)
AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Es el mejor medio para verificar que la gestin pblica se haya realizado con economa, eficiencia, eficacia y transparencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La auditora se ha convertido en un elemento integral del proceso de responsabilidad en el sector pblico. La confianza depositada en el auditor gubernamental ha aumentado la necesidad de contar con normas modernas que lo orienten y permitan otros se apoyen en su labor. (http://www.monografias.com/trabajos71/auditoria-gubernamental/auditoriagubernamental.shtml)
AUDITORA AMBIENTAL

Es una herramienta de planificacin y gestin que le da una respuesta a las exigencias que requiere cualquier tipo de tratamiento del Medio Ambiente urbano. (http//www.gestion y administacion.com/auditoria/auditoria-ambiental.html.)
AUDITORIA DE CALIDAD

Proceso sistemtico, documentado y de verificacin objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cules actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o informacin referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditora, y la comunicacin de los resultados de este proceso al cliente. (http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/audisiscal.htm)
AUDITORA SOCIAL

Dedicada no solo a informar de la participacin de la organizacin en actividades socialmente orientadas, sino tambin a determinar si alcanzo sus objetivos para cada actividad. (Thierauf Robert J., 1996, pg. 25.)

La clasificacin de los tipos de auditora son muy importantes al momento de llevar a cabo una auditoria porque nos permite tener un conocimiento general de cada una de ellas para al que momento de realizarla se identifique y se evalu adecuadamente y con sus respectivos procedimientos.

1.3- NORMAS DE AUDITORIA

1.3.1- PERSONALES

Entrenamiento tcnico y capacidad profesional Cuidado y diligencia profesional Independencia mental

1.3.2- EJECUCIN
1.3- NORMAS DE AUDITORIA DEL TRABAJO DE AUDITORIA

Planeacin y supervisin Estudio y evaluacin del control interno Obtencin de evidencias suficiente y competente

1.3.3- INFORMACIN

1.3.1- PERSONALES Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carcter profesional de la auditora impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener pre adquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditora y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional. Entrenamiento tcnico y capacidad profesional El entrenamiento tcnico bsico que se logra mediante el cumplimiento de los requisitos acadmicos que culminan con la obtencin del ttulo de contador pblico, debe complementarse con su aplicacin prctica bajo la direccin de auditores experimentados durante un periodo razonable. El entrenamiento tcnico bsico se logra por el cumplimiento de los requisitos escolares establecidos en las instituciones de calidad reconocida que ofrecen los estudios conducentes a la carrera de contador pblico. La adquisicin de los conocimientos acadmicos y la habilidad bsica han sido reconocidas como uno de los requisitos fundamentales en todas las profesiones y suministra una base firme para estimar, por lo menos, el cumplimiento mnimo de los requisitos de preparacin.

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No basta la preparacin acadmica conducente a la obtencin del ttulo de contador pblico. La auditora y el ejercicio de las actividades propias de esta profesin, requieren un acopio de conocimientos, habilidades y madurez que es muy difcil transmitir por la mera preparacin escolar. Debe pues, completarse la preparacin escolar con una preparacin adquirida en la prctica profesional. La vida de los negocios cambia continuamente y la investigacin hace que los conocimientos tcnicos avancen constantemente. Por lo tanto, es necesario, para que el auditor conserve el entrenamiento tcnico que requiere, que se mantenga en una continua revisin de sus conocimientos para estar al corriente de los avances de las disciplinas que afectan su actividad. El contacto permanente y fructfero con la literatura de la profesin como son: libros y revistas tcnicas, principalmente; la asistencia a seminarios tcnicos y cursos de actualizacin de su profesin; el contacto activo y la participacin en los esfuerzos y estudios de sus organizaciones profesionales, y el contacto con el desarrollo profesional de otros pases. La capacidad profesional implica alcanzar madurez de juicio, la que se logra fundamentalmente mediante el entrenamiento sistemtico a los problemas inherentes a su actividad profesional y la eleccin de la solucin adecuada a esos problemas. La capacidad profesional no se adquiere definitivamente, en una sola vez; requiere de una actividad posterior como es el enfrentamiento a problemas y su solucin atinada, as como contacto con auditores de mayor experiencia. Cuidado y Diligencia Profesional El auditor, deber desempear su trabajo, con meticulosidad, cuidado y esmero, poniendo siempre toda su capacidad y habilidad profesional, con buena fe e integridad. Para que el profesional cumpla su compromiso implcito con su clientela y con la sociedad, no basta que tenga la capacidad para el desarrollo de las actividades de su profesin. Es necesario, adems, que en el desempeo de su trabajo ponga la atencin, el cuidado y la diligencia que humanamente pueden esperarse de una persona con sentido de responsabilidad. El auditor, como todo profesional, no es infalible y por ello no es responsable por meros errores de juicio. La actividad profesional, como todas las actividades humanas, est sujeta a la condicin general del error humano. Pero los mrgenes de ese error deben ser reducidos, por el compromiso profesional adquirido, al mnimo posible, para lo cual se requiere que el auditor, al desempear su trabajo, lo haga con meticulosidad, con el cuidado y dedicacin que son de esperarse de una persona que ha asumido actividades de carcter profesional. Independencia Mental El contador pblico no podr actuar como auditor en aquellos casos en los que existan circunstancias que pueda esperarse que influyan sobre su juicio objetivo y que, por consiguiente, reduzcan su independencia mental, o en aquellos casos en los que las

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circunstancias puedan establecer en la mente pblica una duda razonable sobre su independencia y objetividad. El Cdigo de tica Profesional define las circunstancias particulares en que se considera que no hay independencia ni imparcialidad para emitir una opinin profesional. La actividad profesional del auditor tiene, adems de los requisitos comunes a otras profesiones, un requisito profesional derivado de su propia naturaleza. El auditor es llamado para dar su opinin con respecto a informacin financiera formulada por una empresa. En este sentido el auditor juzga el trabajo realizado por las personas que prepararon dicha informacin para que sta pueda ser adecuadamente utilizada por los interesados. Para que la opinin del auditor sea til, es necesario, que, adems de estar fundada en su capacidad profesional, sea emitida con independencia mental. Se entiende que existe independencia mental en una persona, cuando sus juicios se fundan en los elementos objetivos del caso. No existe independencia mental cuando la opinin o el juicio son influidos por consideraciones de orden subjetivo. La independencia mental es, evidentemente, una cuestin relativa al fuero interno. Hablando estrictamente, se puede mantener independencia mental en cualquier condicin, porque la voluntad del hombre puede sobreponerse a las condiciones ms desfavorables; sin embargo, no es lgico suponer normalmente, una actitud de voluntad extrema que, en circunstancias ordinarias, se sobreponga a las presiones de carcter personal, cuando stas son suficientemente fuertes como para ejercer influencia decisiva en el juicio. Por otra parte, la utilidad de los servicios del auditor depende no solamente del hecho de que l asuma una actitud de independencia mental, sino tambin, en grado muy importante, de que las personas que van a utilizar el resultado de su trabajo, crean que ste fue hecho con dicha independencia. La definicin de las circunstancias particulares en que se considera que la independencia mental del auditor se vea amenazada o que la confianza pblica en dicha independencia se vea comprometida, corresponde al Cdigo de tica Profesional. (www.chbyc.com/material%201.doc)

1.3.2- EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORIA De acuerdo con el boletn 3040 (Planeacin y Supervisin del Trabajo de Auditoria) de las normas de auditora que emite el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Planeacin y supervisin Para planear adecuadamente el trabajo de auditora el auditor debe conocer: a) Los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a realizar.

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b) Las caractersticas particulares de la empresa cuya informacin financiera se examina, incluyendo dentro de este concepto las caractersticas de operacin, sus condiciones jurdicas y el sistema de control interno existente. La planeacin de la auditoria puede verse afectada dependiendo del fin especfico del trabajo a realizar; por ejemplo, la adquisicin de un negocio, la solicitud de un cerdito bancario, la realizacin de una emisin de obligaciones, etc. El conocimiento de las caractersticas jurdicas de operacin se refiere tanto a las normales (productivas, comerciales y financieras) que constituyen el objeto propio de la empresa, as como a las marginales o extraordinarias. Las condiciones jurdicas de una empresa se refieren a: los documentos legales que conforman la personalidad, su posibilidad de realizar operaciones, su organizacin, su relacin con el estado, el rgimen de sus propiedades, las condiciones de orden contractual, etc. El sistema de control interno constituye el elemento ms importante sobre el que descansa la planeacin de la auditoria. La informacin necesaria para planear adecuadamente el trabajo de auditora se obtiene de muy diversas maneras, de acuerdo con la naturaleza y las condiciones particulares de la empresa, dentro de las cuales destacan las siguientes: a) Entrevistas con el cliente para determinar el objetivo, las condiciones y limitaciones del trabajo, el tiempo a emplear, los honorarios y los gastos, la coordinacin del trabajo de auditora con el personal del cliente y todos aquellos puntos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de la iniciacin del trabajo. b) Visitas a las instalaciones y observacin de las operaciones para conocer las caractersticas operativas de la empresa y el sistema de control interno. c) Entrevistas con funcionarios para obtener informacin sobre las polticas generales de la empresa, tanto las relativas a produccin como al aspecto comercial y financiero, y las referentes a los criterios de contabilizacin. d) Lectura de algunos documentos que se relacionen con la situacin jurdica de la empresa. e) Lectura de los estados financieros para obtener informacin bsica sobre el volumen y la naturaleza de las operaciones de la empresa. f) Revisin de informes y papeles de trabajo de auditoras anteriores, para aprovechar la experiencia acumulada. g) Estudio y evaluacin preliminar del sistema de control interno. El sistema de control interno de la empresa ha de ser estudiado y evaluado para poder efectuar una planeacin correcta del trabajo de auditora. Por las razones enunciadas en el prrafo II, se omite el presente boletn el estudio de esta fase concreta. h) Llevar a cabo las indagaciones y actividades necesarias para dar efecto a las consideraciones sobre fraude que deben hacerse en una auditoria de estados financieros y su posible efecto en el programa de auditora a aplicar. Una vez obtenida la informacin necesaria, el contador pblico podr prever cuales procedimientos de auditora van a emplearse, la extensin y la oportunidad en que van

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hacer utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo. El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la auditoria. El resultado de la planeacin de la auditoria se refleja finalmente en un programa de trabajo. Puede suceder que la planeacin de una fase concreta del trabajo no pueda realizarse detalladamente, si no hasta algn momento posterior, cuando esto no afecta sustancialmente a los planes para otras fases de trabajo, se puede diferir la planeacin detallada de cualquier parte de la auditoria y comenzar en el trabajo sobre otra fase de la misma. La planeacin de la auditoria no puede tener un carcter rgido. El auditor debe estar preparado para modificar el programa de trabajo cuando en el desarrollo del mismo se encuentre en circunstancias no previstas o elementos desconocidos, y cuando los resultados mismos del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones o ampliaciones a los programas previamente establecidos. La planeacin no debe entenderse nicamente como una etapa inicial anterior a la ejecucin de trabajo, si no que esta debe continuar durante todo el desarrollo de la auditoria. De igual manera, la supervisin no debe entenderse como una etapa final, si no que se inicia desde la planeacin misma en la medida en que esta se delegue en otras personas. Pronunciamientos normativos relativos a la supervisin del trabajo de auditora. La supervisin debe planearse en forma inversa a la experiencia, la preparacin tcnica y la capacidad profesional del auditor supervisado. La supervisin debe ejercerse en todos los niveles o categoras del personal que intervenga en el trabajo de auditora. Sin embargo, todo el trabajo ejecutado debe estar supervisado por una persona de m mayor experiencia y capacidad profesional de tal manera que el Contador Pblico asuma la responsabilidad total del trabajo como si lo hubiera hecho personalmente. La supervisin en la etapa de planeacin de la auditoria comprende: a) Anlisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de los auditores que participaran en el trabajo, para asegurarse que son los adecuados. b) La revisin general del plan general del trabajo. As como la definicin de los objetivos que persiguen el examen, con las personas que van a ejecutarlo o supervisarlo, para asegurarse de que se darn los pasos necesarios tendientes a lograr un trabajo de mxima calidad profesional. c) Discusin del plan de trabajo preparado por el auditor encargado. En esta etapa se evalan los alcances de los procedimientos que se van a aplicar a cada una de las reas para ajustarlos de acuerdo con la eficiencia del control interno del cliente y con los objetivos de trabajo. d) Discusin y fijacin del presupuesto de tiempo en que se va a utilizar el personal que participe en el trabajo. Es indispensable dejar evidencia de la supervisin ejercida, puesto que es necesaria para la supervisin en el nivel inmediato superior, hasta llegar al Contador Pblico que dictamina.

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Adems existe la posibilidad de que dicho que cumpli con las normas personales evidencia de la supervisin debe quedar parte de ella puede quedar en cartas al problemas especficos.

contador tenga, en un momento dado, que probar y de ejecucin de trabajo correspondientes. La incluida en los papeles de trabajo; sin embargo, cliente o memorandos de carcter interno sobre

Estudio y evaluacin del Control Interno NOTA: Este se abordara en el tema 1.5 Control Interno. De acuerdo con el boletn 3050 (Estudio y Evaluacin del Control Interno) de las normas de auditora que emite el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Obtencin de evidencias suficientes y competentes. De acuerdo con el boletn 3060 (Relevancia y confiabilidad de la evidencia de auditora) de las normas de auditora que emite el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Evidencia de auditoria La evidencia de auditora es toda la informacin que utiliza el auditor para llevar a las conclusiones sobre las que se basa la opinin de auditora. La evidencia de auditora es necesaria para soportar la opinin y el informe del auditor. Es acumulativa por naturaleza y se obtiene, principalmente, de los procedimientos de auditora realizados durante el proceso de auditora, por ejemplo, la informacin que se obtiene de las auditorias anteriores y de los procedimientos de control de calidad de la firma para la aceptacin y retencin de clientes. Los registros contables de la entidad son una fuente importante de la evidencia de auditora, junto con otras fuentes dentro y fuera de la entidad. Para formarse la opinin de auditora, la mayor parte del trabajo del auditor consiste en obtener y evaluar la evidencia de auditora. Los procedimientos de auditora para obtener evidencia de auditora, pueden incluir: Inspeccin Observacin. Confirmacin. Verificacin de clculos y otros controles. Procedimientos analticos e investigacin. De acuerdo con las normas de auditora, el auditor independiente obtiene una seguridad razonable cuando ha reducido el riesgo de auditora a un nivel bajo y aceptable, lo cual sucede a obtener una apropiada y suficiente evidencia de auditora. La suficiencia es la cantidad de evidencia de auditora que se necesita y se afecta por los riesgos de errores que son superiores a la materialidad (a mayor riesgo, es probable que se requiera mayor evidencia de auditora), y tambin por la calidad de dicha evidencia (a calidad ms alta, puede requerirse menos evidencia).

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Definiciones Para los propsitos de este boletn, los siguientes conceptos tienen los significados que a continuacin se mencionan: a) Registros contables: se refiere a los registros de informacin financiera respecto de los asientos contables y de los documentos de soporte, tales como cheque, registros de transferencias electrnicas de fondos, facturas, contratos, el libro mayor, los registros auxiliares, los asientos del diario y otros ajustes a los estados financieros, registros electrnicos, base de datos, hojas de clculo, clculos, conciliaciones, revelaciones, etc. b) Evidencia de auditora: es toda la informacin que usa el auditor para llegar a las conclusiones sobre las cuales se basa la opinin de auditora. La evidencia de auditora incluye, tanto la informacin contenida en los registros contables que soportan los estado financieros como en otra informacin. c) Suficiencia: representa la cantidad de la evidencia de auditora, la cual es afecta por los riesgos de los errores importantes y tambin por la calidad de la evidencia de la auditoria. d) Apropiado: representa la medida de la calidad de la evidencia de auditora: es decir, la relevancia y confiabilidad al proporcionar soporta para los estados financieros o al detectar errores importantes en los mismos. Pronunciamientos normativos Informacin para ser utilizada como evidencia de auditora. Cuando la informacin que el auditor usara para propsitos de la auditoria fue producida por la entidad, el auditor evaluara si la informacin es suficientemente confiable para sus propsitos considerando las siguientes circunstancias. a) Obtener evidencia de auditora relativa a la exactitud y a la totalidad de la informacin. b) Evaluar si la informacin es suficientemente precisa o detallada para los propsitos del auditor. Seleccionar las partidas a examinar para obtener la evidencia de la auditoria Al disear las pruebas de los controles y las pruebas sustantivas, el auditor determinara como seleccionar las partidas para cumplir con el propsito del procedimiento de auditora. Es decir el auditor puede: a) Seleccionar todas las partidas. (una revisin al 100%) b) Seleccionar algunas partida especficas. c) Realizar un muestreo de auditora

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Inconsistencia en, o dudas sobre la confiabilidad de la evidencia de auditoria Cuando la evidencia de una auditoria obtenida de una fuente no es consistente con aquella obtenida de otra fuente, o si el auditor tiene dudas sobre la confiabilidad de la informacin que ser utilizada como evidencia de auditora, el auditor determinara las modificaciones o procedimientos supletorios de la auditoria, necesarios para resolver esta situacin. A1 La administracin es responsable de la preparacin de los estados financieros con base en los registros contables de la entidad. La evidencia de auditora se obtiene al realizar procedimientos de auditora para probar los registros contables, por ejemplo, mediante un anlisis y una revisin de alguna transaccin, al volver a desarrollar los procedimientos seguidos por la entidad en el proceso de informacin financiera. A3 La informacin de las fuentes independientes de la entidad que el auditor puede usar como evidencia de auditora, puede incluir confirmaciones de terceros, reportes de anlisis y datos comparables relativos a los competidores o al sector en el que se desarrolla la entidad auditada. Procedimientos para obtener evidencia de auditora A4 La evidencia de auditora que resulte para llegar a las conclusiones razonables sobre las cuales se basa la opinin del auditor, se obtiene al realizar lo siguiente: a) Procedimientos de la evaluacin de riesgos; y b) Procedimientos de auditora, que consta de: - Pruebas de los controles. - Procedimientos sustantivos, que incluyen pruebas de detalle y procedimientos analticos sustantivos. A5 Los procedimientos descritos en los prrafos A8 a A19 siguientes, pueden ser utilizados como procedimientos de evaluacin de riesgos, pruebas de controles o procedimientos sustantivos, segn el contexto en el cual son aplicados por el auditor. A7 Cierta informacin electrnica puede no ser recuperable despus de un plazo especfico, por ejemplo, si se modifican los archivos y no existen respaldos. Por lo tanto, el auditor puede requerir la retencin de alguna informacin para su revisin o para realizar procedimientos de auditora. Inspeccin A8 la inspeccin consiste en examinar registros o documentos, ya sean internos o externos, en forma impresa, electrnica, en otros medios, o un examen fsico de algn activo. La inspeccin de registros y documentos proporciona evidencia de auditora con grados

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variables de confiabilidad, dependiendo de su naturaleza y fuente, y en el caso de los registros y documentos internos, de la efectividad de los controles para su emisin. A10 La inspeccin de los activos tangibles puede proporcionar evidencia de auditora confiable con respecto a su existencia, pero no necesariamente con respecto a los derechos y obligaciones, o a la valuacin de los activos de la entidad. Observacin A11 Esta consiste en observar el proceso o procedimiento que se desempea por otros. Por ejemplo, la observacin por parte del auditor del conteo de inventarios por el personal de la entidad, u observacin del desempeo de las actividades de control. La observacin proporciona evidencia de auditora sobre el desempeo de algn proceso o procedimiento, pero se limita al tiempo en que se lleva a cabo la observacin y, por el hecho de que el acto de ser observado, puede afectar la manera en la cual se desempea el proceso o el procedimiento. Investigacin A12 La investigacin consiste en buscar informacin de personas con conocimientos, tanto en lo financiero como en lo no financiero, en la entidad o fuera de ella. La investigacin es un procedimiento de auditora que se usa de manera extensa en toda la auditoria y se complementa con otros procedimientos de auditora. Evaluar las respuestas a las investigaciones es una parte integral del proceso de investigacin. A13- Las respuestas a las investigaciones pueden proporcionar al auditor informacin que no tenia o evidencia sobre las declaraciones obtenidas. De modo alternativo, las respuestas podran dar informacin que difiera de manera importante de otra informacin que el auditor haya obtenido, por ejemplo, informacin respecto a la posibilidad de que la administracin haya sobrepasado los controles. Confirmacin A16 La confirmacin es un tipo especfico de investigacin, que es el proceso de obtener una declaracin de informacin o de una condicin existente directamente de un tercero. Las confirmaciones se usan, frecuentemente, en relacin con saldos de cuentas y sus componentes. Por ejemplo, el auditor puede buscar una confirmacin directa de cuentas por cobrar por comunicacin con los deudores. Las confirmaciones tambin se usan para obtener evidencia de auditora sobre la ausencia de ciertas condiciones, por ejemplo, la ausencia de un acuerdo lateral que pueda influir en el reconocimiento de ingresos. Verificacin de clculos

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A17 La verificacin de clculos consiste en corroborar la exactitud matemtica de los documentos o registros. La verificacin del clculo puede realizarse manual o electrnicamente. Verificacin de controles A18 La verificacin de controles es la ejecucin independiente por el auditor de procedimientos o controles que originalmente se desarrollaron como parte del control interno de la entidad. Procedimientos analticos A19 Los procedimientos analticos consisten en evaluaciones de informacin financiera entre datos financieros y no financieros. Los procedimientos analticos tambin abarcan la investigacin de fluctuaciones y relaciones identificadas que son inconsistentes con otra informacin relevante, o se desvan de manera importante de las cantidades esperadas (expectativas). Informacin para ser utilizada como evidencia de auditoria Relevancia y confiabilidad A20 La calidad de toda la evidencia de auditora se afecta por la relevancia y la confiabilidad de la informacin sobre la cual se basa. Relevancia A21 La relevancia trata de una lgica con el propsito del procedimiento de auditora y, cuando es apropiado, la aseveracin a ser considerada. Al considerar la relevancia de la informacin que ser utilizada como evidencia, incluye la consideracin del propsito de la prueba. Confiabilidad A23 La confiabilidad de la informacin que ser utilizada como evidencia de auditora es influenciada por: su fuente y naturaleza, las circunstancias bajo las cuales se obtiene, y los controles sobre su preparacin y mantenimiento; por tanto, la confiabilidad de los distintos tipos de evidencia de auditora est sujeta a excepciones significativas. Aun cuando existe informacin que es utilizada como evidencia de auditora y que es obtenida de fuentes fuera de la entidad, pueden existir circunstancias que podran afectar su confiabilidad. Por ejemplo, la informacin obtenida de una fuente externa independiente podra no ser tan confiable si la fuente no es conocida. Al reconocer que las excepciones pueden existir, con

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respecto a la confiabilidad de la evidencia de auditora, las siguientes consideraciones son tiles: La confiabilidad de la evidencia de auditora se incrementa cuando esta es obtenida de fuentes independientes reconocidas fuera de la entidad. La confiabilidad de la evidencia de auditora que se genera internamente, aumenta cuando los controles relacionados, incluyendo los relativos a la preparacin, mantenimiento, son efectivos. La evidencia de auditora obtenida directamente por el auditor (por ejemplo, la observacin de la aplicacin de algn control), es ms confiable que la evidencia de auditora obtenida indirectamente o por inferencia (por ejemplo, la investigacin sobre la aplicacin de algn control). La evidencia de auditora de forma documental, ya sea en papel, dispositivo electrnico u otro medio, es ms confiable que la evidencia obtenida verbalmente (por ejemplo, el informe por escrito de una reunin es ms confiable que una declaracin verbal sobre los asuntos discutidos). La evidencia de auditora proporcionada por documentos originales es ms confiable que la evidencia de auditora proporcionada por fotocopias o facsmiles, documentos que han sido fotografiados, digitalizados o, de alguna manera, transformados a un formato electrnico. La confiabilidad de ellos podra depender de los controles sobre su preparacin y mantenimiento.

Informacin producida por la entidad y utilizada para propsitos de la auditoria A26 Para que el auditor obtenga una evidencia confiable, la informacin producida por la entidad que se utiliza para llevar a cabo los procedimientos de auditora, debe ser suficientemente completa y precisa. A29 La obtencin de la evidencia de auditora relativa a la exactitud y la totalidad de dicha informacin puede realizarse junto con los procedimientos de auditora aplicados a la informacin, cuando la obtencin de esta evidencia es una parte integral de los procedimientos de auditora en s. En otras situaciones, el auditor pudo haber obtenido la evidencia de auditora de la exactitud y la totalidad de tal informacin, al probar los controles sobre la preparacin y el mantenimiento de la informacin. Sin embargo, en algunas situaciones, el auditor puede determinar que se requiere aplicar procedimientos de auditora adicionales. A30 En algunos casos, el auditor podra pretender usar la informacin producida por la entidad para otros propsitos de auditora. Por ejemplo, el auditor podra pretender hacer uso de los informes sobre la medidas de actuacin de la entidad para propsitos de procedimientos de monitoreo, como los informes del auditor interno.

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1.3.3- DE INFORMACIN El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante l, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinin que se ha formado a travs de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a depositar la confianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situacin financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por ltimo, es principalmente, a travs del informe o dictamen, como el pblico y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la nica parte, de dicho trabajo que queda a su alcance. Esa importancia que el informe o el dictamen tienen para el propio auditor, para su cliente y para los interesados que van a descansar en l, hace necesario que tambin se establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mnimos del informe o dictamen correspondiente. A esas normas las clasificamos como normas de dictamen e informacin y son las que se exponen a continuacin. Aclaracin de la relacin con estados o informacin financiera y expresin de opinin En todos los casos en que el nombre de un contador pblico que de asociado con estados o informacin financiera, deber expresar de manera clara e inequvoca la naturaleza de su relacin con dicha informacin, su opinin sobre la misma y en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinin adversa o no puede expresar una opinin profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las normas de auditora. Bases de opinin sobre estados financieros El auditor, al opinar sobre estados financieros, debe observar que: a) Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad; b) dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes; c) la informacin presentada en los mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable interpretacin. Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en qu consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros. En boletines especficos se establecen los pronunciamientos relativos a las normas personales, de ejecucin de trabajo y de informacin.

Los distintos mbitos que engloba la auditoria estn encaminados a vigilar que se cumplan las normas establecidas en cada una de estas reas, ya sea en su modo de operacin, sus estados financieros, la calidad con la que desarrollan sus procesos y no podramos dejar fuera al medio ambiente y el entorno social ya que estos son partes sustancial de la entidad se ven obligadas de una u otra manera a cumplir los estndares establecidos.

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1.4.-TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA


Los procedimientos de auditora, son el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen, mediante los cuales, el contador pblico obtiene las bases para fundamentar su opinin. Debido a que generalmente el contador no puede tener el conocimiento que necesita para sustentar su opinin en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o conjunto de hechos, mediante varias tcnicas de aplicacin simultnea o sucesiva. Extensin o alcance de los procedimientos de auditora. Dado que las operaciones de la empresa son repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible realizar un examen detallado de todas las transacciones individuales que forman una partida global. Por esta razn, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas. TCNICAS DE AUDITORA Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico utiliza comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita emitir su opinin profesional. Las tcnicas de auditora son las siguientes: Estudio general Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa, de sus estados financieros y los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinarias. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio final del contador pblico, que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener la experiencia, podr obtener de los datos e informacin de la empresa que va examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional slido y amplio. Anlisis Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que formen una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogneas y significativas. El anlisis se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer como se encuentran integrados y son los siguientes: a) Anlisis de datos. Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son compensaciones unos de los otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los

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abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, solo se pueden analizar aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. b) Anlisis de movimientos. En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, si no por acumulacin de ellas, por ejemplo, en una cuenta de resultados; y en algunas cuentas de movimientos compensados, puede suceder que no est factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien por razones particulares no convenga hacerlo. Inspeccin Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los estados financieros. Confirmacin Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independientemente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida. Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide informacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que solicita y puede ser aplicada de diferentes formas: a) Positiva. Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo estn. Se utiliza este tipo de confirmacin, preferentemente para el activo. b) Negativa. Se envan datos y se piden contestacin, solo si estn inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar activo. c) Indirecta, ciega o en blanco. No se envan datos y se solicita informacin de saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoria. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crdito. Investigacin Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa. Con esta tcnica el auditor puede tener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.

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Declaracin Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa. Certificacin Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad. Observacin Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones. Con esta tcnica el auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta ocularmente de la forma en cmo el personal de la empresa lo realiza. Tcnicas y procedimientos de auditora son lineamientos que se requieren al momento de realizar una auditora, ya que esta debe de llevar una secuencia lgica y ordenada para su mejor aplicacin y deben estar plasmadas en el programa de auditora.

1.5- CONTROL INTERNO


Concepto: La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Objetivos: El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno. Suficiencia y confiabilidad de la informacin financiera La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce informacin financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones. Esta informacin tendr utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Ser confiable si la organizacin cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad. Si se cuenta con un apropiado sistema de informacin financiera se ofrecer mayor proteccin a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y dems peligros que puedan amenazarlos. Ejemplos:

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Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes a intervalos razonables. Utilizacin de Mquinas Registradoras para ingresos Asegurar apropiadamente los activos de la empresa Consignar diariamente y en las mismas especies los ingresos Efectividad y eficiencia de las operaciones Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mnimo de esfuerzo y utilizacin de recursos y un mximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administracin. Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la produccin. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables Toda accin que se emprenda por parte de la direccin de la organizacin, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del pas y debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las polticas que emita la alta administracin, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organizacin para que puedan adherirse a ellas como propias y as lograr el xito de la misin que sta se propone. (http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse87.html)

1.5.1- CLASIFICACIN Control Administrativo Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas de la empresa y por lo general solamente tienen relacin indirecta con los registros financieros. Incluyen ms que todos controles tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad. En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin. Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores

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independientes, pero nada les prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr una mejor opinin. Control contable Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y custodia de activos y auditora interna. Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de compra y dems documentos estn prenumerados. (http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse87.html)

1.5.2- ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO De acuerdo con el boletn 3050 (Estudio y Evaluacin del Control Interno) de las normas de auditora que emite el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. Estudio y Evaluacin del Control Interno Se efecta con el objetivo de cumplir con la norma de ejecucin del trabajo que requiere que el auditor debe efectuar un estudio y evaluacin del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditora. Definicin y elementos de la estructura del control interno: La estructura del control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos: a) El ambiente de control. Representa la combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son:

Actitud de la Administracin hacia los controles internos establecidos. El hecho de que la entidad tenga un ambiente de control satisfactorio depende fundamentalmente de la actitud y las medidas de accin que toma de la administracin de cualquier otra cosa. Si el compromiso para ejercer un buen control interno es deficiente, seguramente el

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ambiente de control ser deficiente. La efectividad del control interno depende en gran medida de la integridad y de los valores ticos del personal que disea. Administra y vigila el control interno de la entidad. La estructura de organizacin de la entidad. Si el tamao de la estructura de la organizacin no es apropiado para las actividades de la entidad, o el conocimiento y la experiencia de los gerentes y el personal clave no es la adecuada, puede existir un mayor riesgo en el debilitamiento de los controles. Funcionamiento del consejo de administracin y sus comits. Las actividades del consejo de administracin y otros comits pueden ser importantes para fortalecer los controles, siempre y cuando estos sean participativos y sean independientes de la Direccin. Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. Es importante que la asignacin de la autoridad y responsabilidad este acorde con los objetivos y metas organizacionales, y que stos se hagan a un nivel adecuado, sobre todo las autorizaciones para cambios en polticas o prcticas.

Mtodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento y cumplimiento de las polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de auditora interna. El grado de supervisin continua sobre la operacin que lleva a cabo la Administracin, da una evidencia importante de si el sistema de control interno est funcionando adecuadamente y de si las medidas correctivas se realizan en forma oportuna. Polticas y prcticas de personal. La existencia de polticas y procedimientos para contratar, entrenar, promover y compensar a los empleados, as como la existencia de cdigos de conducta u otros lineamientos de comportamiento, fortalecen el ambiente de control. Influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de la entidad. La existencia de canales de comunicacin con clientes, proveedores y otros entes externos que permitan informar o recibir informacin sobre las normas ticas de la entidad o sobre cualquier cambio en las necesidades de la misma, as como el seguimiento a dichas comunicaciones, fortalecen los controles de una entidad. La calidad del ambiente de control es una clara indicacin de la importancia que la Administracin de la entidad a los controles establecidos.

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b) Evaluacin de riesgos Es la identificacin, anlisis y administracin de riesgos relevantes en la preparacin de estados financieros que pudieran evitar que estos estn razonablemente presentados de acuerdo con las normas de Informacin Financiera o cualquier otra base de contabilidad aceptada. Los riesgos relevantes a la informacin financiera incluyen eventos o circunstancias externas e internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el registro, procesamiento, agrupacin o reporte de informacin, consistente en las aseveraciones de la Administracin de los estados financieros. El auditor deber obtener un entendimiento suficiente de los procesos de evaluacin de riesgos de la entidad con el objeto de conocer como la Administracin considera los riesgos relevantes respecto a los objetivos de los informes financieros y que acciones est tomando para minimizar esos riesgos. La administracin puede iniciar planes o acciones para mitigar los riesgos especficos o puede decidir aceptar un riesgo por el costo que puede implicar el corregirlo u otras consideraciones. c) Los sistemas de informacin y comunicacin. Consisten en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica. Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con los mtodos y registros que: a) Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los criterios establecidos por la Administracin. b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permita su adecuada clasificacin. c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. d) Registren las transacciones en el periodo correspondiente. e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. Los sistemas de comunicacin incluyan la forma en cmo se dan a conocer las funciones y la responsabilidades relativas al control interno de los informes financieros, por lo que el auditor debe tener un entendimiento de las formas en que la entidad utiliza para informar las funciones. d) Los procedimientos de control El hecho de que existan formalmente polticas o procedimientos de control, no significa que estos estn operando efectivamente. El auditor debe evaluar la manera en que la entidad ha aplicado las polticas y procedimientos. Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organizacin y el procesamiento de las

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transacciones. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carcter preventivo o detectivo. Los procedimientos de carcter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de carcter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos. e) Vigilancia Es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a travs del tiempo, e incluye la evaluacin del diseo y operacin de procedimientos de control en forma oportuna, as como para aplicar medidas correctivas cuando sean necesarios. Este proceso debe incluir el uso de informacin o comunicaciones pertenecientes a entidades externas como pueden ser cartas donde los clientes se quejan o un registro de comentarios, los cuales pueden indicar los problemas o subrayar reas donde se necesita mejorar. Tambin la Administracin, podr considerar comunicaciones de los auditores externos relativas al control interno dentro de las actividades de vigilancia.

1.5.3- MTODOS DE EVALUACIN Existen los siguientes mtodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad. Mtodo descriptivo Consiste en la narracin de los procedimientos relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por registros contables. Una descripcin adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro caractersticas: Origen de cada documento y registro en el sistema. Cmo se efecta el procesamiento. Disposicin de cada documento y registro en el sistema. Indicacin de los procedimientos de control pertinentes a la evaluacin de los riesgos de control. Mtodo grfico Consiste en la preparacin de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operacin. Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representacin simblica y por medio de flujo secuencial de los

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documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este mtodo debe incluir las mismas cuatro caractersticas del mtodo grfico enunciadas anteriormente. Mtodo de cuestionarios Bsicamente consiste en un listado de preguntas a travs de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las reas en las cuales el auditor dividi los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para as formular la pregunta clave que permita la evaluacin del sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se disea para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicable a cualquier empresa, pero la mayora deben ser especficas para cada organizacin en particular y se deben relacionar con su objeto social.

El control interno es el elemento ms importante dentro de la entidad. Ya que cuando se tiene una buena estructura de ste proporciona seguridad al auditor al momento de llevarla a cabo para que de esta manera se puedan alcanzar los objetivos de la entidad.

1.6- AUDITORA ADMINISTRATIVA


1.6.1- ANTECEDENTES En el recuento de hechos histricos ms significativos para la administracin se menciona que en 1,800, los investigadores ingleses James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operacin, dicha propuesta inclua una resea especifica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoria como mecanismo de operacin. Sin embargo en el transcurso de este periodo, como los de Charles Baggage en 1,832, Daniel c. McCallum en 1,856 y Henry Metcalfe en 1,886, realizaron valiosas contribuciones a la eficiencia operativa, al uso de los organigramas y al estudio de la administracin respectivamente. Un comn denominador entre estos tericos, es que forman parte de la corriente denominada Administracin Sistemtica.

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Esto da lugar al nacimiento de la escuela del proceso administrativo en 1,916, la auditoria adquiere una relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una empresa, en particular del control de prueba de esto es la mencin que en 1,933, Lyndall F. Urwick hacia la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas. (Lyndallf F. Urwick, 1933, pg. 3). Dos aos despus en 1,935, James O. McKinsey sent las bases para lo que l llamo Auditora Administrativa; la cual consista en una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos. En 1,949, Billy E. Goetz declaraba que la auditoria administrativa Es la ms comprensiva y poderosa de estas tcnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administracin. En 1,953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una organizacin a travs de una auditora por lo que propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta evaluacin. (George R. Terry, 1953, pg. 4).

PASOS DE EVALUACIN

Apreciacin de conjunto Apreciacin informal Apreciacin por comparacin Enfoque ideal

Apreciacin de conjunto: anlisis de la estructura para determinar si se cumple con las condiciones de eficacia requeridas. Apreciacin informal: efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento. Apreciacin por comparacin: comparar la estructura orgnica de la empresa con la de otras similares o competidoras. Enfoque ideal: imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo revisin. Anotando las mejoras que pueden hacerse. Por lo que el punto 3 coincide con lo que ahora se conoce como benchmarking y Terry insiste pues seala que la La confrontacin peridica de la planeacin, ejecucin y control administrativos de una compaa es el prototipo de una operacin de xito, por lo que esto es el significado esencial de la auditoria administrativa. Posteriormente, en 1,955, Harold

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Koontz y Ciryl ODonnell proponen la autoauditora: una tcnica de control del desempeo total que estara destinada a evaluar la posicin de la empresa para determinar donde se encuentra, hacia donde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisarlos para alcanzar estos objetivos. El inters por el tema de la auditoria administrativa se extiende en 1,960 al mbito acadmico mexicano. En 1,994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluacin con un enfoque profundo; muestra todas las fases y metodologa para su aplicacin, la forma de disear y emplear cuestionarios y cdulas, y el uso de casos prcticos para ejemplificar una aplicacin especifica. (Jack Fleitman S., 1994, pg.). Es as como los trabajos sobre auditora en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que solo hemos consignado los ms significativos y algunos de los ms difundidos, para establecer un punto de partida, por lo cual, podemos esperar que la generacin de obras en torno a la auditora continuara acrecentndose da con da.

1.6.2- CONCEPTOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA Apreciacin de los cumplimientos de los objetivos organizativos por parte de la gerencia, de sus funciones de planeacin, organizacin, direccin y control. Mediante la adecuacin de las decisiones y las acciones de la gerencia en su avance hacia los objetivos establecidos. (Thierauf Robert J., 1984, pg. 34) Consiste en realizar el anlisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los objetivos, polticas establecidas, as como para comprobar la utilizacin racional de los recursos tcnicos, materiales y financieros y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional y poder evaluar las medidas de control que aseguren los resultados esperados. (Rubio Vctor M. y Hernndez Jorge, 1981. Pg. 33) Tcnica diseada para analizar, evaluar, examinar y ponderar el actuar de una empresa en relacin con una serie de estndares prefijados y con su propia normatividad. Su objetivo por lo tanto es evaluar la eficiencia y efectividad de la entidad organizativa. (Nolan John, 1983, pg. 33).

La auditora administrativa es un estudio minucioso de las actividades y funciones que realiza la entidad con el fin de verificar, analizar y comprobar que tanto sus funciones como sus objetivos se estn realizando correctamente, y de esta forma poder evaluar las medidas de control que aseguren los resultados esperados.

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1.6.3- OBJETIVOS Por sus caractersticas, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que se permita que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo. Que acciones se pueden tomar para subsanar suficiencias, como superar obstculos, etc., sobre todo un anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente de los hechos con las ideas.

OBJETIVOS

Control Productividad Organizacin Servicio Calidad Cambio Aprendizaje Toma de decisiones

Control: destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditoria y poder evaluar el compromiso organizacional en relacin con estndares preestablecidos. Productividad: encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. Organizacin: Determinan que en el curso de auditora apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de auditora y el y trabajo en equipo. Servicio: Representan la manera en que la auditora puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. Calidad: Dispone que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. Cambio: Transforman al auditora en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

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Aprendizaje: Permiten que la auditora se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. Toma de Decisiones: Traducen la puesta en prctica y resultados de la auditora en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

1.6.4- ALCANCE El rea de influencia que abarca una auditoria administrativa comprende la totalidad de una organizacin en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta incluye los siguientes aspectos:

ASPECTOS

Naturaleza jurdica. Criterios de funcionamiento. Estilos de administracin. Proceso administrativo. Sector de actividad. mbito de operacin. Nmero de empleados. Relaciones de coordinacin. Desarrollo tecnolgico. Sistemas de comunicacin e informacin. Nivel de desempeo. Trato de clientes (internos y externos). Entorno. Productos y/o servicios. Sistemas de calidad.

1.6.5- CAMPO DE APLICACIN La auditora administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin productiva, ya sea pblica, privada o social. Por su extensin y complejidad, es necesario entender como estn ordenadas estas organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo de qu manera se articulan, lo cual nos obliga a precisar su fisionoma, rea de influencia y dimensin.

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ORGANIZACIN

Sector Pblico Sector Privado Sector Social

Sector Pblico: En este sector la auditora se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbitos de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base a estos criterios, las instituciones se clasifican de la siguiente manera.

CLASIFICACIN

Demanda del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) Entidad Paraestatal Organismos Autnomos Gobierno de los Estados (Entidades Federativas) Comisiones Intersecretariales Mecanismos Especiales

Sector Privado: La figura se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial. Sobre las bases de las siguientes caractersticas.

CARACTERSTICAS

Tamao de la empresa Sector de la actividad Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao. Convencionalmente se las clasifica en: Microempresa Empresa pequea Empresa mediana Empresa grande

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Lo correspondiente al sector de la actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Telecomunicaciones Cinematografa Transportes Agrcola Energa Pesquera Servicios Informtica Construccin Comercio Petroqumica Publicidad Turismo Banca Automotriz Textil Alimentos y bebidas Siderurgia

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, la empresa puede agruparse en: Nacionales Internacionales Mixtas

Sector Social: La auditora administrativa se aplica considerando dos factores:

Tipo de organizacin
FACTORES

Naturaleza de su funcin

Por su tipo de figura las organizaciones que se forman en el sector son: Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones Colegios

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Por su funcin se les ubicara en las siguientes reas: Educacin Cultura Salud y seguridad social Poltica Obrero Campesino Popular Empleo Alimentacin Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitado

1.6.6- METODOLOGA DE LA AUDITORIA La metodologa de la auditoria administrativa tiene el propsito de de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica. Unificando sus criterios y delimitando la profundidad con que se revisaran y aplicaran las tcnicas de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivos de los resultados. Por lo tanto para utilizarla de manera lgica y accesible se ha divido por etapas, en cada una de las cules se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes de conformidad con lo anotado, por lo que las etapas que integran la metodologa son:

Planeacin Instrumentacin
METODOLOGA

Examen Informe Seguimiento

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PLANEACIN Son los lineamientos de carcter general que norman la aplicacin de la auditoria administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigacin preliminar, el proyecto de auditora y en diagnostico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes.

Objetivos. Determinar las acciones que se debern realizar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Factores a revisar. Determinacin de los factores fundamentales para el estudio de la organizacin, en funcin de 2 vertientes:

El proceso administrativo: se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen las funciones que lo fundamentan; las cuales permiten un anlisis lgico de la organizacin ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. Los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento: se incluye una relacin de los elementos especficos que integran y complementan el proceso administrativo. Tales elementos se asocian con los atributos fundamentales que enmarcan su fin o funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

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PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin

Organizacin

Direccin

Control

Definicin del marco de actuacin de la organizacin.

Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin.

Tomar las decisiones pertinentes para la nueva gestin de la organizacin.

Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo.

Visin. Misin Objetivos Metas Estrategias/tcticas. Polticas. Procedimientos. Programas. Enfoques. Niveles. Horizontes.

Estructura organizacional. Divisin y distribucin de funciones. Cultura organizacional. Recursos humanos. Cambio organizacional. Estudios administrativos. Instrumentos tcnicos de apoyo.

Liderazgo. Comunicacin. Motivacin. Grupos y equipos de trabajo. Manejo de estrs y conflicto. Informacin y tecnologa. Toma de decisiones. Creatividad e innovacin.

Naturaleza. Sistemas. Niveles. Procesos. reas de aplicacin. Herramientas. Calidad.

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Fuentes de estudio. Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor. rganos de gobierno rganos de control interno Socios Niveles de organizacin Comisiones comits y grupos de trabajo. Sistemas de informacin Normativas Organizaciones anlogas, o del mismo sector o ramo Organizaciones lideres en el campo de trabajo Organismo nacionales e internacionales que dictan lineamentos o normas regulatorias Redes de informacin Proveedores Clientes o usuarios

Internas

Fuentes de estudio

Externas

Investigacin preliminar Conlleva a la necesidad de revisar literatura tcnica y legal e informacin del campo de trabajo, y toda clase de documento relacionado con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempo de ejecucin as mismo, perfilar alguno de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. La informacin tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no proporcionar confusin en la interpretacin de su contenido.
Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren de atencin

Es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

Definicin de las estrategias de accin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificacin del perfil del auditor Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

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Preparacin del proyecto de auditora. Recaba la informacin preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta tcnica y el programa de trabajo.

Estrategia: ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin

Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla

de recursos
Objetivos: logros que se pretenden realizar Antecedentes: recuento de auditores anteriores Alcance: rea(s) de aplicacin Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar

Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin Recursos: requerimientos humanos, materiales y tcnicos Costos: estimulacin global y especfica de recursos financieros necesarios Resultados: benficos que se esperan obtener Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo

PROPUESTA TCNICA

Identificacin: nombre del estudio

Actividades: pasos especficos para captar y examinar la informacin Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades Calendario: fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase

Formato: presentacin y resguardo de avances

PROGRAMA DE TRABAJO

Responsable (s): auditor a cargo de su implementacin rea(s): universo bajo estudio

Reportes de avances: seguimiento de las acciones Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances

Clave: numero progresivo de las reas, programas o proyectos

Representacin grafica: descripcin de las acciones en cuadro e imgenes

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Asignacin de responsabilidad. Para iniciar formalmente el estudio, la organizacin designara n al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de complejidad de la auditoria. La designacin como responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en le encargado de alguna unidad de apoyo tcnico o en un directivo de lnea de laguna de las reas de la organizacin, partiendo de las base de que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios en la realizacin de auditoras administrativas. La organizacin puede optar tambin por la contratacin de servicios externo especializado en la materia. Capacitacin. Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designado, no solo a lo que respecta al manejo de los medios de investigacin que se empleara para recopilar la informacin, si no en todo el proceso para preparar la aplicacin e instrumentacin de la auditoria. Actitud. La labor de la investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin de procurarse una imagen positiva. Lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin. Con el propsito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de externar comentarios que no tengan un sustento, o de hacer promesas que no pueden cumplir, apegndose en todo momento a las directrices de la auditora en forma objetiva. Diagnostico preliminar El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la programacin que se va a orientar en el curso de accin de la auditora. .El auditor est obligado a prever la realizacin de los siguientes pasos.

1. Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditora.

2. Afinar el objetivo general

3. Definir los objetivos tentativos especfico por rea

4. Complementar estrategia global

la

5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria

6. Determinar las acciones a seguir

7. Delimitar claramente el universo a examinar

8. Proponer tcnicas para la captacin y el anlisis de la informacin

9. Plantear medicin

alternativas

de

10. Depurar los criterios para el manejo de los papeles de trabajo y evidencias.

11. Coadyuvar en el diseo y aplicacin del examen

12. Contribuir en la elaboracin del informe

13. Proponer mecanismos de seguimiento.

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INSTRUMENTACIN Etapa en la cual se selecciona y aplican las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria , la medicin que se empleara , el manejo de los papeles de trabajo y evidencia , as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva. Recopilacin de informacin Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o en su caso, a suspenderla. Es conveniente aplicar un criterio de discriminacin teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder a su revisin y evaluacin.

Tcnicas de recoleccin Para recabar la informacin se puede emplear alguna de las siguientes tcnicas: Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cdulas Investigacin documental Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditoria. Las fuentes documentales bsicas a las que se puede acudir son: Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamentacin especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos Reglamento interno. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares Administrativa Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de informacin.

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Sistemas de normalizacin y certificacin. Cuadros de distribucin del trabajo. Estadsticas de trabajo. Plantilla de personal. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el anlisis lgico de problemas. Sociogramas. Unidades de medida del desempeo. Estudio de mejoramiento. Auditorias administrativas previas.

Mercado Productos y servicios. reas Poblacin Ingresos Factores limitantes Comportamiento de la demanda. Situacin actual Caractersticas Situacin futura (proyectada) Comportamiento de la oferta. Situacin actual Caractersticas Situacin futura Determinacin de precios Ubicacin geografa Localizacin Ubicacin espacial interna Caractersticas del terreno Distancias y costo del transporte Alternativas de conexin con unidades nuevas Justificacin en relacin con el tamao y los procesos Estudios financieros Recursos financieros para inversin Anlisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluacin financiera

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Situacin econmica Sistema econmico. Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa. Aspectos sociales. Variables demogrficas Relaciones con el exterior. Observacin directa Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Acceso a redes de informacin Permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras, va intranet, internet o extranet. Entrevista Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Es posiblemente el medio ms usado ya que brinda informacin completa y precisa, ya que el entrevistador tiene ms contacto con la persona a entrevistar y puede percibir actitudes y recibir los comentarios del entrevistado. En una entrevista es conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo de la entrevista Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo Concertar previamente la cita Clasificar la informacin que se obtenga. Cuestionarios Se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica. Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, procurando que las preguntas sean claras y concisas con un orden lgico y redaccin comprensible. Cdulas Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditoria. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorporan casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.

Medicin Evaluacin de los hechos en funcin de los indicadores de proceso administrativo y de los elementos que lo complementan, as como del propsito estratgico y atributos

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fundamentales asociados con uno y otro. Las escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en las bolsas de trabajo.

Papeles de trabajo Son los registros en donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles el auditor los incorporara en su informe ya que estos le sirven como respaldo y adems apoyan a la supervisin del trabajo. El auditor debe de preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditoria. Su contenido debe incluir: Identificacin de la auditoria El proyecto de la auditoria ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditoria Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre informacin relevante Ajustes realizados durante su ejecucin Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin Reporte de posibles irregularidades.

Evidencia La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formulan el auditor, se puede clasificar en los siguientes rubros: Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos y se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental Se obtiene por medio del anlisis de documentos y est contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin producto del trabajo. Testimonial Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la auditoria. Analtica Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados o componentes.

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Para que la evidencia sea til y vlida, debe cubrir los siguientes requisitos: Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada. Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoria.

Supervisin del trabajo Vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los objetivos de la auditora. Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posee experiencia, conocimiento y capacidad. La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora, comprende: Revisin del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores Aclaracin oportuna de dudas. Control del tiempo invertido en funcin del estimado Revisin oportuna y minuciosa de los papales de trabajo. Revisin final de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito. Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es conveniente observar los siguientes criterios: Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de investigacin en todo el equipo de auditores. Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaracin. Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas. Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeo.

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EXAMEN El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin}, interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto. Propsito: Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias especificas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos. Procedimiento: el examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas, as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: Conocer Describir Descomponerlo Revisarlo crticamente Ordenar cada elemento Definir las relaciones Identificar y explicar su comportamiento

Tcnicas de anlisis administrativo Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para completar sus observaciones y le posibilitan: Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin Verificar los niveles de efectividad Conocer el uso de los recursos Determinar la medida de consistencia en procesos especficos.

Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

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Administracin por objetivos Anlisis de sistemas Anlisis costo-beneficio Anlisis de estructuras Anlisis factorial Anlisis FORD ORGANIZACIONALES Benchmarking Diagrama causa-efecto Diagrama de pareto Empowerment Reorganizacin Tcnica Delphi

Anlisis de series de tiempo Cadenas de eventos Modelos de inventario Nmeros ndices CUANTITATIVA Simulacin Teora de los grafos Teora de las decisiones Teora de los juegos

Formulacin del diagnostico administrativo Los diagnsticos administrativos son la parte central de la auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. Es tambin una oportunidad para disear el marco global del anlisis para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin. El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que se transforma las experiencia y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar

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tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad de la organizacin. Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin sustantivos a la auditora tiene que incorporar los siguientes aspectos.

ASPECTOS DEL DIAGNSTICO

Descripcin de la organizacin de acuerdo con la situacin actual y su trayectoria histrica. Definicin de un objetivo general y sus objetivos por rea especfica. Racionalidad con la que utilizan los recursos Calidad de vida de la organizacin ndole de las relaciones con el entorno Identificacin de tendencias internas y externas Deteccin de oportunidades de mejora

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INFORME Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoria identificando claramente el rea, sistema programa, proyecto, etctera, auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados. En virtud que en este documento se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del nmero de casos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles del trabajo del auditor. Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir atributos tales como:

Objetivad: Visin imparcial de los hechos. Oportunidad: Disponibilidad en tiempo y lugar de la


informacin. Claridad: Fcil comprensin del contenido

Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la


informacin. Calidad: Apego a las normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios. Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

Lineamientos generales para su preparacin. 1. No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. 2. Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas practicas y viables. 3. Explorar diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso. 4. Homogenizar la integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atencin. 5. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados.

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6. Ofrecer a los niveles de deteccin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. 7. Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin permanente. 8. Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas. 9. Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones. 10. Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de resultados. Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independiente a la aplicacin de la auditoria, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditora y que la opinin a externar este justificada y debidamente por el trabajo realizado. Tipos de informe Atendiendo a estos criterios, los informes ms representativos son:

INFORMES

Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes

Informe general Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introduccin. Breve descripcin de por qu surgi la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido. Antecedentes. Exposicin histrica de la organizacin, es decir, los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisin de llevar a cabo la auditoria. Tcnicas empleadas. Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de resultados en funcin del objetivo. Diagnostico. Definicin de las causas y consecuencias del estudio mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles.

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Propuesta. Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados. Estrategia de implantacin. Explicacin de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Seguimiento. Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecucin real de las propuestas. Apndices o anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos Auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio.

Informe ejecutivo Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Periodo de revisin. Tiempo que comprendi el examen. Objetivos. Profundidad que se pretende lograr con la auditoria. Alcance. Profundidad con la que se examino la organizacin. Metodologa. Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. Sntesis. Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin.

Informe de aspectos relevantes Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad, con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organizacin. Mediante este informe, se puede analizar y evaluar: Si el proceso de aplicacin de la auditoria se finalizo Si se presentaron observaciones relevantes Si la auditoria est en proceso, se programo o se replanteo Las horas-hombre realmente utilizadas La fundamentacin de cada observacin Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas

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Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando plantean las siguientes caractersticas: Falta de concordancia entre misin, objetivos, metas, estrategias, polticas y programas, en relacin con las condiciones establecidas Inobservancia del marco normativo aplicable No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y usuarios Los proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de operacin Registros contables inoportunos, incorrectos u omitidos Se requiere mejorar la cultura organizacional Necesidad de revisar la estrategia general de accin Adecuacin y actualizacin de los sistemas Ampliar los programas de capacitacin y desarrollo Depurar los procesos esenciales Replantear el manejo de funciones Reduccin de los pasos y el tiempo necesarios para desahogar el trabajo Mejor aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.

SEGUIMIENTO Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin evitar su recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o deficiencias, sino aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que hace posible. Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea, funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados. Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estas se atendieron.

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Objetivo general Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin. Lineamientos generales Definir las reas en que se comprobara la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin. Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la aplicacin de las recomendaciones as lo requiere Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidos Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios plenamente justificados de las condiciones que les dieron origen. Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que estas no se hayan adoptado o se hayan atendido parcialmente El auditor comentara como responsable del rea sujeta seguimiento de las observaciones determinadas, con el objeto que se aporten pruebas o elementos de juicio adicionales que en el desarrollo de la auditoria no fueron expuestos, permitido con ello rectificar su opinin Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deber adjuntarse al informe. Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacin para implantar en su totalidad las recomendaciones conforme a los trminos previamente acordados con el titular de la organizacin.

Acciones especficas Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efectan, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: 1. Las recomendaciones se han implantado conforme a programa 2. Tal implantacin se ha realizado fuera de programa

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Recomendaciones programadas 1. Asignacin de responsabilidades 2. Factores considerados 3. reas de aplicacin 4. Periodo de realizacin 5. Porcentaje de avance 6. Costo 7. Apoyo y soporte utilizados 8. Resultados obtenidos 9. Impacto logrado Recomendaciones fuera de programa 1. Desviaciones 2. Causas 3. Efectos 4. Alternativas de solucin planteadas 5. Alternativas de solucin aplicadas 6. Acciones correctivas realizadas 7. Calendario de aplicacin

Criterios para la ejecucin de la auditoria de seguimiento Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el propsito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a realizar Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditora con los responsables de las reas involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantacin de las recomendaciones Especificar el nmero de semanas-hombre que comprender la revisin, el responsable de la supervisin y los auditores que participaran en la ejecucin Dar prioridad, en la auditoria de seguimiento, a la comprobacin del cumplimiento en los trminos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo preparadas, la definicin de medidas correctivas y las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las observaciones sealadas por el auditor. Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora, con la finalidad de plantear al responsable del rea las recomendaciones necesarias para subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso.

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CAPITULO II ESTUDIO GENERAL DE LA ENTIDAD

DATOS GENERALES
Nombre Comercial: MILANO Razn Social: Por distincin S.A. de C.V. R.F.C.: DIS880803JW8 Villahermosa: Francisco I. Madero N 617, entre Mndez y Manuel Snchez, Centro. C.P. 86000 Telfonos: 52 41 05 00 - 11 05 11 00

2.1-ANTECEDENTES
Milano, fue fundado en 1934 por la familia Oberfeld iniciando en la comercializacin de ropa para caballero con una tienda en el centro de la Ciudad de Mxico. En 1962, el Sr. Isaac Oberfeld Dantus toma la direccin de la empresa y en ese mismo ao, se registra el nombre comercial de Milano" iniciando el crecimiento mediante la apertura de tiendas en la Cd. de Mxico. En la dcada de los 70s contaba ya con 20 tiendas y se inaugura el primer centro de distribucin. La nueva infraestructura permiti que para 1980 lograra una importante expansin, alcanzando las 45 tiendas, y para 1990 seran 65 tiendas. En el 2004 se incorporan a las tiendas, mdulo de calzado dando as ms variedad en nuestra gama de productos. En Mayo 2006, Grupo Advent decide invertir en Controladora Milano, S.A. de C.V. con la finalidad de hacer crecer a la empresa e implementar mejoras a sus procesos, a esta decisin se le suma la compra en Junio 2007 de el Grupo Melody .De esta forma controladora Milano al da de hoy cuenta con 437 tiendas (265 tiendas Milano y 172 tiendas Melody) convirtindose en el lder del mercado de venta de ropa. El suministro de mercanca en cada una de las tiendas es posible gracias a la capacidad de almacenaje y distribucin de nuestro Centro de Distribucin (CEDIS) inaugurado en el 2008 con un espacio de ms de 28,000 m2.

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2.2- MARCO LEGAL


La sociedad annima es aquella sociedad mercantil cuyos titulares lo son en virtud de una participacin en el capital social a travs de ttulos o acciones. Las acciones pueden diferenciarse entre s por su distinto valor nominal o por los diferentes privilegios vinculados a stas, como por ejemplo la percepcin a un dividendo mnimo. Los accionistas no responden con su patrimonio personal, sino nicamente con el capital aportado. La sociedad annima est regulada en Mxico por la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), en los artculos 87 al 206. Caractersticas Al igual que en la mayora de las legislaciones, en Mxico se reconoce como principales caractersticas de las sociedades annimas a las siguientes: La limitacin de responsabilidad de los socios frente a terceros; La divisin del capital social en acciones; La negociabilidad de las acciones; La estructura orgnica impersonal; La Existencia bajo una denominacin particular.

Federal Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) Cdigo Fiscal Ley del IVA Leyes especiales (se aplican segn la actividad que desempee el negocio) aplicables a la actividad. Ley de proteccin al ambiente Ley Federal del Trabajo Reglamento Interior de Trabajo Ley de Infonavit Ley de Salud Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) Ley General de Sociedades Mercantiles Ley General de Ttulos de Operaciones a Crdito Leyes estatales y municipales como reglamentos.

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2.3- MISIN Y VISIN


Misin: Vestir a todo Mxico con calidad, precio y modelaje nico, en tiendas confortables, con la mejor atencin al cliente. Visin: Llevar moda a todos los rincones del pas, como lderes indiscutibles en el segmento, ofreciendo prendas de calidad, precio y modelaje nico.

2.4- OBJETIVOS Y POLTICAS


Nuestra empresa se caracteriza por dirigir nuestros esfuerzos con integridad y tica. Ciertos valores como la honestidad, respeto, confianza y lealtad estn arraigados en nuestra cultura de trabajo por lo cual creamos este cdigo de tica que se indica solo algunas formas mnimas de actuacin de todos los empleados, entre las cuales estn las que listamos a continuacin: No se deber agredir a sus compaeros de trabajo de igual, menor o mayor nivel. No se permitan agresiones fsicas o psicolgicas. Se prohbe el acoso ya sea sexual o de cualquier otra ndole. No se permite la discriminacin, ni por raza, color, sexo, orientacin sexual, estado civil, religin, opinin poltica, nacionalidad, origen tnico, etc. Los empleados no podrn realizar compras entre compaeros, solo podrn realizar compras de productos en tienda. Los empleados que laboran en Grupo Milano-Melody, no debern en ningn momento comprometer o afectar a ningn otro empleado ya sea de nivel inferior o superior al de el mismo, sin con ello perjudica cualquier tipo de inters del grupo. No est permitido que un empleado tenga trabajando bajo su supervisin a parientes o familiares, salvo en casos autorizados por escrito por parte del Director del rea, de la Gerencia de Recursos Humanos y en caso de ser necesario, del Director General de la Compaa. Ningn empleado puede beneficiarse de alguna oportunidad que se presente, ya sea descuentos adicionales, comisiones especiales, etc. Que obtenga por el puesto que desempea o por las funciones que realiza en el grupo. Grupo Milano-Melody no respaldara de ninguna forma ni directa o indirectamente a ningn grupo poltico. Queda estrictamente prohibido ofrecer y aceptar favores, dividendos, condiciones de ventaja, salarios, ningn tipo de regalo, muestras, reembolsos, beneficios, prestamos, bonos, compensaciones, comisiones, descuentos, premios (cualquier tipo), viajes, etc. Por parte de proveedores, acreedores, clientes, contratistas, empresas o cualquier tercero que tenga relacin de trabajo con nuestros grupo.

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Nadie puede aceptar o pedir, ofrecer a dar ningn tipo de soborno, chantaje ni ningn otro beneficio ilegal o no tico a empleados u otros representantes del grupo o a terceros. Se debe informar al director respectivo y a la Gerencia de Recursos Humanos de estas ofertas o proposiciones de arreglo. Como empleados tenemos la obligacin de proteger los bienes u herramientas de trabajo que la empresa nos entregue para el desarrollo de nuestras actividades. Al momento de concluir nuestra relacin laboral debe devolverse todos los equipos, incluyendo la documentacin y cualquier tipo de medio que contenga informacin de propiedad privada de la empresa. El acceso, uso o divulgacin no autorizado puede perjudicar a nuestra empresa o a un tercero y, por lo tanto, no le est permitido acceder, usar o divulgar la informacin salvo que haya sido debidamente autorizado o para ello. No deber aprobarse ningn pago a nombre de la empresa, ni el mismo que efectuara con la intencin o el entendimiento de que cualquier parte de tal pago, se usar para cualquier otro propsito que no sea el descrito por los documentos que los amparan.

As mismo es compromiso de todo empleado conducirse honestamente. Por lo que est prohibido: Falsificar o alterar cualquier tipo de documentos. Omitir o no informar con oportunidad de irregularidades Incluir en faltantes de almacn, de tienda u efectivo sin justificacin valida por la operacin. Omitir o evadir obligaciones que la empresa tiene con las diferentes autoridades.

2.5- PRINCIPIOS Y VALORES


Honestidad: Este valor es indispensable en nuestra empresa, porque gracias a ellos nos desenvolvemos en un ambiente de confianza y armona. Compromiso: Cumplimos con las obligaciones y responsabilidades que se nos recomiendan. Pasin: Desbordamos el inters por nuestro trabajo. Solidaridad: Ayudan a nuestros compaeros sin esperar algo a cambio. Entrega: Realizamos todas nuestras actividades para satisfacer a nuestros clientes y alcanzar nuestras meta. Entusiasmo: Tenemos la capacidad de creer en nosotros mismos y llenamos de emocin y entusiasmo nuestro trabajo.

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2.6- ESTRUCTURA ORGNICA

Gerente

Administrador

Edecn

Cajero

Bodeguero

Empleado de piso

Encargado de probador

Vigilante

Funciones Gerente: Organiza y dirige las funciones administrativas y operativas de la tienda para el logro de los objetivos de venta, as como salvaguardar los valores y activos encomendados. Administrador: Comparte la responsabilidad junto con el gerente de tienda por lo que en ausencia de est, el encargado administrativo deber asumir las funciones del gerente de tienda. Cajero: Es el responsable del cobro de la mercanca al cliente, es quien cierra la venta con el cliente. Bodeguero: Se encarga de tener ordenada la bodega de la tienda para facilitar las operaciones de la misma. Vigilante: Salvaguardar los bienes de la compaa, as como prevenir las mermas vigilando todas las reas de la tienda. Edecn: Supervisa que todo los empleados cumplan sus funciones y que la tienda este operando adecuadamente. Al igual que el resto de los empleados debe checar lista de asistencia. Todas deben estar bien identificadas con su credencial y portar su diadema.

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Empleado de piso: Brindar atencin y servicio al cliente, as como cuidar la zona que tenga asignada y siempre vender. Encargado de probador: Tiene la responsabilidad de atender y brindar todo el apoyo a los clientes que se prueban nuestras prendas y deber en todo momento hacer lo posible por cerrar la venta y adicionar productos.

2.7- IDENTIFICACIN DEL REA AUDITAR


La auditoria administrativa se realizara en la funcin de ventas de la empresa Milano.

2.7.1 JUSTIFICACIN DE LA FUNCIN AUDITAR Esta Auditora nace debido al poco desempeo en las funciones de ventas, mala estructuracin administrativa, presentada a travs de las inconformidades de algunos clientes en los servicios y atencin prestada.

2.7.2- SITUACIN ACTUAL DE LA FUNCIN AUDITAR En la funcin de ventas existen: 6 vendedores estos tienen relacin directamente con la edecn, bodeguero y el encargado de probador los cuales influyen para llevar a cabo la venta por lo que se observa que el espacio establecido para esta rea es muy pequeo y poco visible; lo que ocasiona que los clientes al pagar estn en un espacio reducido e incomodo. El personal de caja no tiene establecido por escrito sus funciones a desempear y por ende no ofrece un buen servicio al cliente. As mismo la estructura orgnica de la empresa no est bien definida; existiendo confusin en las funciones de la entidad. En cuanto a la seguridad de los empleados es ineficiente debido a que el da de nuestra visita observamos que uno de los empleados estaba laborando con un collarn y nosotros consideramos que esto repercute en su desempeo para prestar un buen servicio al cliente y en la imagen de la entidad.

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65

CAPITULO III DESARROLLO DE LA AUDITORIA


OBJETIVO GENERAL: Esta auditora tiene como finalidad examinar la funcin de ventas de
la entidad mediante la metodologa existente para llevar a cabo este tipo de actividad desarrollando cada una de las etapas de una manera adecuada para dar recomendaciones a las observaciones detectadas y as cumplir con los objetivos de manera congruente. En este captulo presentamos las acciones de la auditoria de manera prctica, as como las diferentes fases de ejecucin con que se revisarn y aplicaran las tcnicas de anlisis para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados de la inspeccin realizada.

3.1- PLANEACIN
Establecer un programa de trabajo que nos permita desarrollar de manera ordenada cada una de las acciones que se debern realizar para llevar a cabo la auditoria.

3.1.1- OBJETIVOS Objetivos Generales Determinar la congruencia de objetivos de la entidad. Evaluacin a la misin y visin de la empresa Examinar su estructura organizacional y sus niveles jerrquicos. Objetivos Especficos Verificar los procedimientos de control en cuanto a los sistemas de informacin y comunicacin y su cumplimiento. Evaluacin de las funciones de la gerencia y sus dems funciones.

3.1.2- FACTORES A REVISAR Misin Visin Objetivos Polticas Estrategias

PLANEACIN

66

ORGANIZACIN

Estructura organizacional Instrumentos tcnicos de apoyo Cultura organizacional. Liderazgo Comunicacin Motivacin Toma de decisiones Sistemas reas de aplicacin

DIRECCIN

CONTROL

3.1.3- PROPUESTA TCNICA

NATURALEZA: Auditoria Administrativa, externa ALCANCE: Funcin de ventas ANTECEDENTES: La empresa MILANO ha realizado auditoria nicamente de forma

interna.
OBJETIVO GENERAL: Obtener los conocimientos necesarios para llevar a cabo la

auditoria administrativa; la cual se realizara en la tienda MILANO, esto mediante la implementacin de cada una de las etapas que se necesitan para desarrollarla y as poder emitir el informe a la entidad y una propuesta que le sirva para mejorar la funcin auditada.
OBJETIVO ESPECFICO: Vigilar si se cumplen cada una de las actividades de una

manera adecuada de acuerdo al perfil desarrollado, as mismo evaluar el servicio y la rapidez hacia los clientes. Realizar visitas peridicas a la empresa, para conocer su funcionamiento, a travs de entrevistas, cuestionarios, investigacin documental y observacin a la empresa en general as como a la funcin a auditar.
ESTRATEGIAS: JUSTIFICACIN: Evaluar y emitir un informe para la mejora contina de la funcin de

ventas.
ACCIONES: Aplicacin de las tcnicas, mtodos y procedimientos de la Auditoria

Administrativa.

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RECURSOS: Requerimientos humanos, los auditores que realizamos esta actividad

somos cinco; as mismo se cuenta con 3 computadoras e internet.


COSTOS: Los gastos se estiman en un monto $50,000.00 (generados por

pasajes,

impresiones, alimentos, papelera y honorarios).


RESULTADOS: Adquirir conocimientos prcticos que nos permitan tener una mayor

capacidad en nuestro desarrollo profesional, adems; de conocer el motivo por el cual existen algunas deficiencias en este caso en la funcin de ventas y de esta manera proporcionar a la entidad un informe y una propuesta que le sirva para el mejoramiento continuo en el rea auditada, as mismo con el tiempo considerarlo para mejorar las dems funciones de la entidad.
INFORMACIN COMPLEMENTARIA:

Libros,

Internet,

Entrevistas

personales,

Cuestionarios, etc.

3.1.4- PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACIN

Auditoria Administrativa Manuel Fernando Reyes Concha, Elvira Jimnez Snchez, Juan Manuel De La Cruz Prez, Ingrid Nayeli Castillo Ricardez y Jazmn Mndez Incln. Funcin de Ventas MEJIJ-7H-11 Revisar actividades que corresponda a la funcin de ventas que se llevan a cabo en la entidad. 8 de Febrero al 27 de Mayo (se anexa cronograma de actividades) Semanal

RESPONSABLE (S)

REA CLAVE ACTIVIDADES

CALENDARIO REPORTES DE AVANCE

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3.1.5- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

SEMANA ACTIVIDADES Recopilacin de informacin para la elaboracin del Captulo 1 Estructuracin y correccin de la informacin del Capitulo 1 Visita inicial a la empresa Milano Entrevista con el Gerente de la empresa Milano Recopilacin de informacin para la elaboracin del Capitulo 2 Visita a la empresa Milano para recabar los datos generales Estructuracin y correccin de la informacin del Capitulo 2 Planeacin de cada una de las fases de la auditoria a realizar Inspeccin de la funcin a auditar Entrevista con el Gerente de la empresa Milano Entrevista con los empleados que llevan a cabo la funcin de ventas Encuestar a los clientes sobre el servicio y atencin prestada Aplicacin de la diversas tcnicas de anlisis Elaboracin y entrega del informe de la auditora realizada Estructuracin y correccin de la informacin del Captulo 3 Presentacin de la auditoria 1

FEBRERO 2 3 4 1

MARZO 2 3 4 5

ABRIL 1 2 1

MAYO 2 3 4

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3.2- INSTRUMENTACIN
Seleccionar cuales sern las tcnicas ms adecuadas que se utilizaran para recolectar la informacin indispensable para la auditoria.

3.2.1- RECOPILACIN DE LA INFORMACIN La recopilacin de la informacin se realizar con los mtodos y procedimientos con que cuenta la auditoria administrativa. Algunos datos de la empresa como: antecedentes, misin, visin, polticas, valores han sido proporcionados por el gerente de la empresa MILANO.

3.2.2- TCNICAS DE RECOLECCIN Las tcnicas de recoleccin que utilizamos para obtener la informacin general de la empresa y de la funcin auditada son: Entrevista Observacin directa Investigacin documental Cuestionarios Cdula

Entrevista Las entrevistas que se llevaron a cabo desde el inicio de la auditora fueron con el gerente general de la empresa, quien nos proporcion la informacin requerida para la elaboracin de la auditora y el anlisis de las actividades que se desarrolla en la entidad. Las cuales fueron en forma personal y se llevaron a cabo en cuatro visitas realizadas a la empresa. Mediante la cual se nos proporciono informacin acerca de la estructuracin de la empresa, el nmero de empleados de cada funcin, las funciones de cada uno de los puestos, las polticas, etc. Tambin se llevar a cabo entrevista al personal para conocer el funcionamiento de la funcin a auditar. Observacin directa Mediante esta tcnica se observara si la entidad tiene un buen conocimiento acerca de la misin y visin y si esta se encuentra visible, as mismo si tienen establecidos controles internos, as con las medidas de seguridad y de higiene con que cuenta.

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Investigacin documental Con esta tcnica nos informaremos acerca de la entidad y la estructuracin, as como cada una de las tareas llevadas a cabo por cada funcin tales como los documentos que nos proporciono la empresa. Cuestionarios Esta tcnica se aplicara en forma aleatoria a una muestra de 15 clientes, a los cuales se les realizaran 5 preguntas y en diferentes horarios. Cdulas Se elaboraran las cedulas qu nos servirn como papeles de trabajo en donde se registraran todos los datos recabados mediante las tcnicas que se utilizaran.

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3.3- EXAMEN
Aplicacin de las tcnicas elegidas y evaluacin de toda la informacin recabada durante este proceso. A continuacin se presentan las cdulas:

CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES


ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS DE LA FUNCIN DE VENTAS DE LA EMPRESA MILANO

MTODO

ANLISIS

OBSERVACIONES

RECOMENDACIONES

DIRECTA

Se analizo si los empleados de la funcin de ventas, tienen conocimiento acerca de la entidad tales como: antecedentes, misin, visin, objetivos, polticas, estructura organizacional, slogan, principios, valores y si cuentan con medidas de seguridad.

La mayora de los empleados no conocen suficientemente a la entidad, ya que recuerdan vagamente algunos trminos. No cuentan con las suficientes medidas de seguridad.

Llevar a cabo una mejor capacitacin en la cual se brinde la informacin necesaria sobre la entidad.

Establecer controles de seguridad para salvaguardar la integridad tanto de la entidad, como de los empleados y clientes.

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CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES


INVESTIGACIN DOCUMENTAL DE LA FUNCIN DE VENTAS DE LA EMPRESA MILANO

MTODO

ANLISIS

OBSERVACIONES

RECOMENDACIONES

Descripcin de puestos

No estn muy definidas las funciones de cada puesto. Existe duplicidad de las funciones (algunos empleados realizan tareas distintas a la de su puesto).

Revisar y corregir cada una de las funciones para brindar por escrito que es lo que cada puesto debe hacer. Eliminar la duplicidad de las funciones.

Estructura orgnica

Existe un mal diseo de su estructura. Mal diseo de las funciones de la entidad.

Redisear la estructura para esclarecer y ampliar los niveles jerrquicos. Redisear bien cada una de las funciones.

DOCUMENTAL (MANUAL DE ORGANIZACIN) Antecedentes

No es muy extenso y la mayora del personal carece de conocimiento de los antecedentes.

Brindar un curso de induccin donde se destaquen los puntos ms importantes que deben conocer los empleados.

Misin

Solo se encuentra plasmada en los documentos. La mayora de los empleados no la conocen.

Plasmarla en un lugar visible. Establecer puntos de reunin para recordarla y motivar a los empleados.

Visin

Se encuentra plasmada en los documentos. La mayora de los empleados la desconocen.

Plasmarla en un lugar visible. Establecer puntos de reunin para recordarla y motivar a los empleados.

73

Objetivos y polticas

La mayora de los empleados no conocen cuales son los objetivos de cada funcin. Las polticas son muy extensas en cuanto a su contenido de cada una de ellas.

Establecer objetivos para cada una de las funciones. La redaccin de las polticas sean revisadas y ms entendibles.

Valores

Se encuentran plasmados en los documentos. La mayora de los empleados desconocen cules son los valores.

Plasmar los valores en un lugar visibles tanto para el personal como el cliente. Hacer que los empleados conozcan cules son esos valores.

Slogan

La mayora de los empleados desconocen el slogan de la entidad.

Dar capacitacin continua a los empleados.

Medidas de seguridad

No cuentan con suficientes medidas de seguridad. Carecen de rutas de evacuacin.

Comprar equipos de seguridad y colocarlos en lugares visibles para su fcil uso. Establecer rutas de evacuacin para cuando surja alguna emergencia.

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CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES


ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA MILANO

MTODO

ANLISIS

OBSERVACIONES

RECOMENDACIONES

CUESTIONARIO

Mediante esta tcnica se analizo el servicio que se les brinda a los clientes, el tiempo en que es atendido as como la actitud que demuestra el empleado.

la mayora de los clientes considera el servicio que se les brinda como regular ya que se les hace esperar ms de 6 minutos para ser atendidos pero consideran que la actitud del empleado es buena.

Reducir los tiempos de espera para brindar un mejor servicio.

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3.3.1- DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO

CAPACITACIN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Falta de preparacin de los instructores

Duplicidad de funciones Organigrama pequeo

Deficiencias en el curso de induccin

Mala especificacin de los puestos

Falta de reas

MALA ATENCIN AL CLIENTE


Desmotivacin Desinters del Gerente Falta de comunicacin

No existe trabajo en equipo

Personal no calificado
AMBIENTE DE TRABAJO

EMPLEADO

Falta de procesos de comunicacin

3.3.2- ANLISIS FODA

FORTALEZAS Es conocida en el mercado. Maneja sistema de apartados, descuentos y ofertas. Productos de buena calidad. Aceptan tarjetas de crdito. Extenso surtidos de artculos Aos de experiencia en el mercado.

OPORTUNIDADES Trato directo con los distribuidores. Precios competitivos. Ventas de productos de acuerdo a la temporada. Amplia gama de fabricantes de ropa. Gran afluencia de personas en la zona que se ubica.

DEBILIDADES No cuenta con una estructura orgnica bien definida. Alta competencia debido a la zona en la que est ubicada. Falta de atencin al cliente No cuenta con una funcin especfica de atencin al cliente. Espacios reducidos Falta de comunicacin del personal para realizar sus actividades. No tiene la supervisin adecuada de los servicios de seguridad como: extintores y rutas de evacuacin.

AMENAZAS Se encuentra en una zona con riesgo a inundacin. Los constantes robos a la entidad por la delincuencia organizada. Inseguridad del estado.

3.3.3- MATRIZ FODA

MX. OPORTUNIDADESMX. FORTALEZAS

MX. OPORTUNIDADESMIN. DEBILIDADES

Tiene alta demanda en el mercado debido al volumen de clientes frecuentes. Maneja sistema de apartados para mantenerse en el mercado y conservar a sus clientes. Mantener el alto ndice de ventas de nuestros productos por la calidad. Mantenerse a la vanguardia con la tecnologa para dar una mejor atencin. Tener variedad de artculos para satisfacer los gustos de cada uno de los clientes. Dar credibilidad por el reconocimiento de mantenerse en el mercado.

Ampliar la estructura orgnica especificando las funciones de cada uno de los empleados. Ofrecer descuentos, promociones para atraer a los clientes de nuestra competencia. Dar capacitacin adecuada a los empleados dependiendo su funcin. Redisear los departamentos para cada lnea de productos. Crear un clima laboral de confianza. Realizar una supervisin adecuada de los sistemas de seguridad.

MIN. AMENAZASMX. FORTALEZAS

MIN. AMENAZASMIN. DEBILIDADES

Disear un plan preventivo contra riesgos de inundacin. Mejorar los controles de seguridad. Brindar servicios de seguridad para evitar conflictos que pongan en riesgo al personal como a los clientes.

Capacitar al personal en general para el eficiente funcionamiento de la empresa. Establecer mayores controles de vigilancia como: cmaras, detectores de la ropa contra robo.

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3.3.4- INFORME DE AUDITORIA

DESPACHO ADMINISTRATIVO MNDEZ Y ASOCIADOS S.A. DE C.V. C. LAMBERTO CASTELLANO 1502, CENTRO VILLAHERMOSA, TABASCO

MILANO S.A. DE C.V. ROMN FERNNDEZ FRAS GERENTE GENERAL

PERIODO: 8 DE FEBRERO - 27 DE MAYO 2010 ASUNTO: INFORME RESPONSABLE: MNDEZ Y ASOCIADOS

La empresa Milano S.A. de C.V., presta servicios de venta de ropa al mayoreo y menudeo, pero como todo negocio presenta ciertas dificultades en sus actividades diarias principalmente en la funcin de ventas; por lo que solicitan los servicios del despacho administrativo Mndez y Asociados S.A. de C.V. El presente informe expresa los resultados obtenidos despus de la revisin de la auditora administrativa en la funcin de ventas de la Empresa MILANO. MILANO presenta deficiencias en la funcin de ventas, debido al mal servicio que ofrecen los empleados, adems la carencia de controles, la falta de capacitacin que se les da por parte de la entidad a los empleados es ineficiente, por lo que la gerencia muestra con este resultado el poco inters para que ellos conozcan todo lo referente a la entidad (Antecedentes, misin, visin, polticas, valores, medidas de seguridad, objetivos, etc.). Con el propsito de ayudar a mejorar esas ineficiencias por medio de la aplicacin de tcnicas y mtodos fundamentados en las normas y procedimientos de auditora generalmente aceptados. Aplicados a la entidad con el fin de integrar la informacin, obtener resultados y emitir soluciones que ayuden a eliminar estos errores. Los resultados obtenidos en la auditora realizada a la funcin de ventas de la Empresa MILANO, Sucursal Villahermosa, con domicilio en Francisco I. Madero N 617, entre Mndez y Manuel Snchez, Centro; son los que a continuacin se mencionan: Poco inters en el curso de induccin que se les brinda al personal debido a que la mayora de los empleados no conocen los antecedentes, misin, visin, valores, etc. Estructuracin del organigrama debido a que est muy pequeo y no describe muy bien las funciones reales de cada puesto. Duplicidad de las actividades. Carecen de capacitacin para realizar sus funciones como la atencin al cliente.

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El servicio que se ofrece es lento ya que el personal en muchas ocasiones no se encuentra en su rea de trabajo y por ende no realiza las funciones que debera hacer. Es por ello que general, la empresa carece de una buena estructuracin de su organizacin, ya que ninguno de los puestos tienen sus funciones plasmadas, as mismo no todos las funciones tienen plasmada sus polticas, en cuanto a la oficina gerencial no tiene un rea especfica en donde te puedan atender lo que ocasiona que no haya una buena distribucin, espacio reducido y carece de equipo de seguridad. Analizando la informacin anterior la firma de auditores Mndez y Asociados S.A. de C.V. propone las siguientes recomendaciones: En lo particular Capacitar peridicamente al personal tanto para realizar sus funciones como la atencin hacia del cliente. Evaluar constantemente el servicio que ofrece la funcin de ventas. Conocer ms acerca de la empresa, para la cual trabajan as como de su puesto de trabajo. Plasmar letreros visibles para que el cliente pueda identificar cada una de las funciones. Establecer cules son las polticas para esta funcin y que el empleado las pueda poner en prctica. En lo general Establecer objetivos y polticas para cada una de las funciones. Redisear la estructura orgnica para establecer bien los niveles jerrquicos. Establecer controles internos de seguridad para brindar un mejor servicio. Redisear cada una de las funciones y plasmar letreros visibles para que el cliente pueda identificar cada una de las funciones. El grupo de Auditores Mndez y Asociados S.A. de C.V., da a conocer a la Gerencia y al edecn (supervisor) de Ventas de la entidad auditada, mediante un informe mostrando las necesidades y propuestas para su mejoramiento haciendo hincapi en los procedimientos mencionados para lograr y obtener una mayor eficacia y eficiencia en cada una de sus funciones.

ATENTAMENTE
LIC. MANUEL FERNANDO REYES CONCHA AUDITOR RESPONSABLE

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CONCLUSIN
De acuerdo a lo estudiado en la materia de auditora administrativa, logramos aplicar mediante un caso prctico cada una de las etapas de la auditora que fueron parte primordial para poderla llevar a cabo, en la empresa MILANO. Ya que por medio de estas etapas logramos conocer la situacin actual de la empresa y en particular la funcin de ventas. Es as como este caso prctico nos ayudo a conocer que lo que se est llevando a cabo en la entidad no cumple con los lineamientos establecidos por la misma; as mismo los mtodos y las tcnicas de auditora nos fueron tiles para la recoleccin de la informacin y elaboracin de cada una de las cdulas de trabajo que nos sirvieron para analizar de manera profunda a la entidad y en especial la funcin de ventas. Tanto la teora como la informacin del caso prctico nos sirvi para ampliar mas nuestros conocimientos; ya que gracias a este caso realizado en la funcin de ventas, logramos llevar a cabo el informe y por ultimo realizar las recomendaciones necesarias a la empresa MILANO, que nosotros consideramos necesarias e indispensables para la entidad.

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BIBLIOGRAFA
J.W.Cook y G.M. Winkle, 1987, pg. 5 Philip L. Defliese, 1991, pg. 37 Alvin A. Arens James, 1996, pg. 1 Leonard P. William, 1971, pg. 45 G. Kell Walter, 1987, pg. 24 Thierauf Robert J., 1996, pg. 25 Lyndallf F. Urwick, 1933, pg. 3 George R. Terry, 1953, pg. 4 Jack Fleitman S., 1994, pg. Rubio Vctor M. y Hernndez Jorge, 1981. Pg. 33 Nolan John, 1983, pg. 33 Rodrguez Valencia Joaqun Ao 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa.

PAGINAS DE INTERNET

http://www.mitecnologico.com/Main/AuditoriaInternaYExterna http://members.tripod.com/guillermo_cuellar_m/integral.html http://www.navactiva.com/es/descargas/pdf/acyf/auditoria_fiscal.pdf http://www.monografias.com/trabajos71/auditoria-gubernamental/auditoriagubernamental.shtml http//www.gestion y administacion.com/auditoria/auditoria-ambiental.html http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/audisiscal.htm www.chbyc.com/material%201.doc http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse87.html http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse87.html

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ANEXOS
ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS DE LA FUNCIN DE VENTAS DE LA EMPRESA MILANO

El objetivo de la presente encuesta es para obtener informacin relevante y confidencial que nos permita tener un panorama general de cmo se encuentra operando esta funcin de ventas y de esta forma poder dar soluciones a los hallazgos encontrados. Considerando que la investigacin recabada ser con fines acadmicos.

Nombre: __________________________________________________________________ Edad: ______ Sexo: ______ Nivel Escolar________ Puesto: ____________________

Antigedad en el puesto: __________ Antigedad en la empresa: __________________

1.- Conoce los Antecedentes de la empresa para la cual trabaja?

2. Conoce quienes forman la estructura de la empresa?

3.- Sabe usted cual es la misin y visin de la empresa?

4.-Tiene conocimiento sobre si la empresa tiene un objetivo general y objetivos especficos a cumplir.

5. Conoce cul es el eslogan de la empresa?

6.-Conoce cules son los principios y valores de la empresa.

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7.-Conoce las polticas del rea en la cual desempea su trabajo.

8. Conoce los objetivos de ventas?

9.- Aproximadamente a cunto hacienden las ventas realizadas en el da?

10.- Cuentan con medidas de seguridad?

GRACIAS POR SU COLABORACIN

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ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA MILANO

El objetivo de esta encuesta es para recabar informacin necesaria y corroborar de cmo se encuentra operando la entidad y de esta forma poder dar soluciones a los hallazgos encontrados. Considerando que la informacin ser de tipo confidencial y con fines acadmicos.

1.- Cmo considera el servicio de la funcin de ventas? a) b) c) d) Excelente Bueno Regular Malo

2.- Cunto tiempo tardo en ser atendido? a) b) c) d) 3 minutos 5 minutos 8 minutos Ms de ocho minutos

3.- Como fue la actitud del empleado al momento de atenderle? a) b) c) d) Excelente Buena Regular Mala

4. El empleado le proporciono informacin acerca de algn artculo que no haya encontrado? a) Si b) No

5. Qu recomendaciones podra sugerir para mejorar el servicio de esta funcin de ventas?

GRACIAS POR SU COLABORACIN

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GRFICAS DE LA ENCUESTA APLICADA A LOS CLIENTES DE LA EMPRESA MILANO

1.- Cmo considera el servicio de la funcin de ventas? Excelente 1 Bueno 6 Regular 8 Malo 0

0% 7% Excelente 53%

40%

Bueno Regular Malo

2.- Cunto tiempo tardo en ser atendido? 3 Minutos 2 5 Minutos 5 8 Minutos 3 Mas 8 Min. 5

13%

33%
3 Min. 34% 20%

5 Min.
8 Min. Mas 8 Min.

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3.- Como fue la actitud del empleado al momento de atenderle? Excelente 0 Bueno 10 Regular 5 Malo 0

0%

0%

33% Excelente Bueno 67% Regular Malo

4. El empleado le proporciono informacin acerca de algn artculo que no haya encontrado? Si 13 No 2

13%

Si No 87%

87