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Fecha: Asunto:
ARCIIIVO

Archivo General de la Nacin cite este #: 663

09103/201108:09:46 a.m.
Concepto T enico envio 311

Actividad:

Anexos:
Grupo de Normatividad

Folios:

GENERAL
He L\ ~.'\CION

l.--

,Remite:

y Desarrollo

de la Poli ea A.
----.J

311-Rad. 4847/10 Bogot D.C. Seora: JUL y ADRIANA GARZON V. subdiraf@imebu.gov.co IMEBU-BUCARAMANGA Asunto: Concepto Tcnico sobre codificacin de series y subseries Respetada Sra. July Adriana: En respuesta a su comunicacin de 30 de diciembre de 2010 radicada en nuestra entidad el 31 de del mismo mes y ao, bajo el nmero 4847, mediante la cual solicita un modelo de acto administrativo para poder codificar las series, subseries y tipologa, el Archivo General de la Nacin, le informa lo siguiente: No existe un Acto Administrativo para poder codificar las series y subserires, lo que ocurre es que la TRD se aprueba a travs de un Acto Administrativo expedido por el Consejo Territorial de Archivos correspondiente, en consecuencia all se estn aprobando los cdigos que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados, la codificacin igualmente obedece a un sistema de clasificacin documental establecido por cada entidad atendiendo a su propia estructura orgnico funcional vigente. La codificacin se asigna a las dependencias, teniendo en cuenta el nivel jerrquico que ocupa en la estructura de la entidad, se hace con un digito por cada nivel jerrquico. Por ejemplo:
Direccin (100) Secretaria General (110)

~
f f

....

. "11

(111)

(112)

(113)

En este caso, hay tres niveles jerrquicos, el primer dgito (1..) representa la Direccin, el segundo (11.) representa la Secretara General y el tercer dgito las unidades administrativas dependientes de la Secretara General: (111), (112), (113). La codificacin, entonces, muestra las diferentes componentes de la estructura organizacional y la relacin de dependencia existente entre ellas. Esta primera parte de la codificacin se registra en las Tablas de Retencin Documental de cada unidad administrativa productora.

ESTABLECIMIENTO
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fuerd de Bogot 01800091173, 3372035 Bogot,

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GD-302-FR-003

COLO;\lf~IA

ARCHIVO

GENERAL
DE L\ 1\AClON

La segunda parte del cdigo se genera a partir de la ordenacin alfabtica de las series. Por ejemplo:

Nombre de laseri.e Actas Acuerdos del Consejo Directivo Antepmyectos de presupuesto Banco de proyectos Circulares Conceptos Conceptos j undicos Consecutivo de correspondencia Constancias y certificaciones Contratos Convenios de cooperacin Derechos de Peticion Informes Inventario s Planes y programas Procesos internos disciplinarios Proyectos Quejas, Reclamos y Sugerencias Registm y control de correspondencia Resoluciones

c;lldigll .01 .02 .03 .04 .05 .06 .07 .08 .09 .10 .11 .12 .13 .14 .15 .16 .17 .18 .19 .20

.01

Actas de clunta Directiva Actas de Comite de .01.02 Coordinacin de Controllntemo Actas del Comite .01.03 Paritario de Salud Ocupacional

Acuerdos del .02 Consejo Directivo Anteproyectos .03

de

presupuesto Banco de proyectos

.04

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COLOMBIA

ARCIIIVO GENERAL
DE L\ l'o-,\.CION

Tal como se puede observar en el siguiente ejemplo, la codificacin, en las TRD, es el resultado de unir el cdigo asignado a cada unidad administrativa productora y el cdigo de la serie (o subserie, si es el caso) que produce cada unidad administrativa.

FORMATO DE TABLAS DE RETENCiN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: '" OFICINA PRODUCTORA' HOJA: 1 DE: 1

DIRECCiN
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Feclla:

De otra parte, es necesario advertir que los tipos documentales no se codifican, tan solo las series y las subseries. Sin embargo, estos tipos documentales deben registrarse en las Tabla de Retencin Documental de cada dependencia. Una vez elaboradas las TRD de todas y cada una de las dependencias puestas a consideracin del Comit de Archivos de la entidad. debern ser

En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo.

Anexos: N/A Copia: N/A (A. Proyect: Oiga Yaneth Sandoval Gmez - GNP Revis: Clara Ins Casilimas Rojas, Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Archivado en: Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica 311.02.02

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