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FÉDÉRATION ÉTUDIANTE DE L’UNIVERSITÉ D’OTTAWA

PROCÈS-VERBAL DE LA PREMIÈRE RÉUNION DU CONSEIL


D’ADMINISTRATION 2008-2009

Date: Dimanche le 1er juin 2008


Lieu: ÉITI, salle 5084
Heure: 13h28
Président: Federico Carvajal
Secrétaire: Erin Gallagher

1.1 Ouverture de la réunion


La réunion débute à 13h28.

Présences:
Président de la FÉUO Dean Haldenby
V.-p. aux finances de la FÉUO Roxanne Dubois
V.-p. aux activités sociales de la FÉUO Joël Larose
V.-p. aux affaires étudiantes de la FÉUO Danika Brisson
V.-p. aux affaires universitaires de la FÉUO Seamus Wolfe
V.-p. aux communications de la FÉUO Julie Séguin
Faculté des arts Cameron Montgomery
Faculté des arts Antonio Carito
Faculté des arts Melanie Book
Faculté des arts Michael Cheevers
Faculté des arts Ryan Kennery
Faculté de common law Michael Brown
Faculté de droit civil Jason Benovoy
Faculté de génie Jonathan Weber
Faculté des sciences de la santé Mélissa Borduas
Faculté des sciences de la santé Laura Rashotte
Faculté des sciences de la santé Kyle Ryc
Faculté de gestion Joel Dupuis
Faculté de gestion Khadijah Kanji
Faculté de médecine Becky Wallace
Faculté des sciences Mark Dornan
Faculté des sciences Richard Mah
Faculté des sciences Joel Fair
Faculté des sciences sociales Mike Fancie
Faculté des sciences sociales Jacques Trottier
Faculté des sciences sociales Ted Horton
Faculté des sciences sociales Samuel Breau
Faculté des sciences sociales Faris Lehn
Faculté des sciences sociales Amy Kishek

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1.2 Adoption de l’ordre du jour

Qu’il soit résolu que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications suivantes:
• 1.13 Amendements à l’ensemble des comités
• 1.15 Rémunération

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Adopté

1.3 Adoption du procès-verbal de la dernière réunion

Qu’il soit résolu que le procès-verbal de la dernière réunion soit adopté


Proposé par: Dean Haldenby Président
Appuyé par: Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires
Adopté

1.4 Comptes-rendus de l’exécutif

V.-p. aux activités sociales :


Semaine 101
Naturellement, beaucoup de notre temps de ces jours-ci est consacré à l’organisation de la
Semaine 101. Nous avons déjà eu deux Tables rondes sociales très productives et l’ambition et
la détermination semblent déjà être présentes sur le campus. Voici ce qui se passe du côté de la
Fédé pour la Semaine 101.

Nous sommes retournés à une semaine de 7 jours. Notre Semaine 101 commence très tôt pour
assurer que tous les étudiant(e)s de première année en résidence aient la chance de participer.
Donc la semaine sera du dimanche 31 août jusqu’au samedi 6 septembre.

Samedi et dimanche
Toutes les associations étudiantes, Alt 101 et les autres groupes organisateurs sur le campus
vendront leurs kits de la Semaine 101 et auront des petites activités brise-glace pour accueillir
les étudiant(e)s de première année.

Dimanche soir
Arts organisent de nouveau un party à Camp Fortune pour briser la glace et mettre tout le
monde dans l’atmosphère de la Semaine 101. Alt 101 organise aussi leur fameuse soirée Spins
and Needles au Café Nostalgica ce soir-là.

Lundi
Cérémonie d’ouverture et Fedstock - Nous avons quasiment fini notre line up pour Fedstock-
nous espérons avoir la confirmation de tous nos groupes vers la fin de la semaine prochaine.
Là, il faudra pratiquer nos tunes! Cette année, nous planifions travailler en collaboration avec
the Ottawa Music Collective et autres groupes pour diversifier le style.

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Mardi
Journée Shinerama! Nous avons comme but d’avoir la participation de 2500 bénévoles pour
couvrir la ville pour amasser des fonds pour la Fondation canadienne de la fibrose kystique.
Dû à des complications causées par les séances d’information obligatoires des facultés, certains
groupes vont sortir en après-midi au lieu du matin, un changement par rapport à l’année passée.

Mercredi
La FÉUO se joint au Service des sports pour présenter un match de soccer féminin, le match
est contre Carleton, ce qui nous donne une chance idéale de promouvoir notre esprit d’école.
Si tout va bien un bon groupe de Carleton y sera aussi, et l’ambiance va être débile!

Jeudi
Nous aurons un Carnaval des clubs sur la promenade entre le Centre universitaire et le
complexe résidentiel. Lors de cet événement, divers groupes du campus : clubs, services,
associations étudiantes ainsi que le SVC, accueilleront les étudiants lors de leur première
journée de cours.

Vendredi
Durant l’heure du midi, nous aurons un peu la même organisation que jeudi durant la journée,
mais en mettant l’accent sur l’information plutôt que sur le jeu.
Nous aurons aussi un nouvel évènement avec un orateur nommé Sol Guy sur la pelouse de
Tabaret. Ce sera le lancement d’une nouvelle initiative avec une collaboration entre nos
campagnes et nos activités philanthropiques.

Samedi
Nous amorcerons la dernière journée avec un ralliement rapide avant de se rendre au premier
match de football masculin des Gee-Gees. Après le match, nous nous dirigerons aux
cérémonies de clôture.
Nous allons revoir l’organisation au Parc Jacques-Cartier pour que l’événement se déroule plus
efficacement. Il y aura deux scènes, une scène principale et une scène locale, avec des
spectacles sans arrêt, alternant d’une scène à l’autre. Il y aura une série d’activités durant cet
événement, avec une grande surprise à la fin.

Formation des guides


Il y a eu plusieurs changements à notre formation des guides pour la rendre encore plus
pertinente à la semaine 101. Tous les guides auront à suivre une « longue » session qui a été
raccourcie à une durée d’environ cinq heures. Nous ajouterons aussi un test à la fin de la
formation pour assurer que tout le monde reçoit et comprend le même message.

Promotion
La Semaine 101 est le moment idéal pour promouvoir la FÉUO auprès des étudiant(e)s de
première année et des autres, c’est pourquoi nous comptons bien profiter de cette occasion
cette année. Avec de nouvelles idées, comme la distribution de clés USB et des tentes
d’information de la FÉUO, en plus de notre fameux DVD de la semaine 101, nous voulons
améliorer notre matériel promotionnel pour mieux communiquer avec les étudiant(e)s. Du

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point de vue social, nous serons prêts à promouvoir nos premiers événements, afin de
transmettre l’énergie de la Semaine 101 au reste de l’année!

Logistique
La commande d’articles en vrac se déroule bien – nous avons reçu presque tous les logos et
nous devrions pouvoir envoyer la commande au milieu du mois. Nos matériels seront issus du
commerce équitable cette année. Nous offrirons aussi des bouteilles d’eau à tous nos bénévoles
et aux 101 et nous assurerons l’accès à l’eau durant la semaine.

Nous avons aussi eu des rencontres avec u101 et tous les services universitaires impliqués dans
l’organisation de la Semaine : logement, Protection, gestion du risque, représentants des
facultés, SVC, SASS, et tout va comme sur des roulettes. Nous nous sommes aussi assurés que
les v.-p. aux affaires sociales rencontrent les représentants de leur Faculté pour éviter des
conflits avec les séances d’information obligatoires.

Shinerama!
J’ai eu la chance d’assister à la conférence Shinerama durant la longue fin de semaine de mai et
j’ai pu voir l’impact réel que notre université a autour du pays. Cette année, notre objectif
monétaire est de 95 000 $, mais notre vrai but est de sensibiliser nos étudiant(e)s et la
communauté en général. Cette année, nous allons travailler très fort à rejoindre le plus de
médias possible et à répandre nos initiatives et nos bonnes idées. Nous avons eu notre
première vente de suçons vendredi passé et en quelques heures, nous avons amassé plus de
2300 $. Gros merci à tous ceux et celles qui nous ont données un coup de mains!

Programmation sociale
Nous avons déjà commencé la planification et les réservations pour la programmation sociale
de la prochaine année scolaire. Au 1848, notre bar sur le campus, nous organiserons avec
l’Association des anciens une soirée Wings and Beer Pub pour la fin de semaine des
Retrouvailles. En septembre, nous organiserons aussi des partys pour les matchs de football à
domicile, en collaboration avec le Service des sports. Presque la moitié des spectacles pour
notre première Série de concerts sont déjà confirmés! Nous avons aussi démarré l’organisation
de deux autres projets : le retour du Défi hivernal et une nouvelle Série de danse.

À venir
Ce mois-ci, je vais finaliser les aspects logistiques pour tous nos événements et nous aurons
une idée plus concrète de ce qui se passera durant la première session.

V.-p. aux communications :


La première semaine était pas mal de networking, des entrevues et s’installer

Marketing
- Tout est beau
- L’agenda prend forme, j’ai moi-même rassemblé pas mal de contenu
- Le site Internet est mis à jour section par section

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- Je voudrais aussi modifier l’allure du site Internet, sans tout refaire puisque la structure
actuelle est bonne, on cherche aussi à changer le calendrier des évènements
- Amassé l’information pour le calendrier d’événements de l’année, c’est pas mal rempli
- J’ai toutes sortes d’idées qui devraient se matérialiser d’ici septembre
Dean et moi nous occupons du projet d’écrans plasma, nous allons en installer une
dizaine sur le campus en collaboration avec nos partenaires de l’Université

CdB/ bilinguisme
- Fonds du bilinguisme et de la Francophonie
- Quelques règlements de bilinguisme de plus seront imposés aux les clubs, mais pas trop
- Trousse de bilinguisme
- Embauche une adjointe d’été
- Nous voudrions organiser un cours intensif pour les coordonnateurs et employés qui
doivent communiquer avec plusieurs bénévoles et étudiants, afin qu’ils pratiquent leur
langue seconde (cours ou groupes de discussions)

Promo
- L’équipe de promotions est en feu
- La nouvelle coordonnatrice a créé une trousse de promotion
- Elle a préparé un plan pour l’année, avec plusieurs nouvelles idées pour l’équipe de
promotions

Zoom
- Travaille fort sur le DVD (bilingue, accessible, original)
- Rédige un plan de production et de promotion pour l’année

Translation
- L’embauche a pris beaucoup de mon temps
- Mais nous sommes maintenant à jour
- On a changé la structure interne un petit peu pour permettre plus de flexibilité

Extra
- Envoi massif par courriel pour la Journée nationale pour appuyer les Premières Nations,
j’y ai aussi assisté
- J’ai aidé avec la formation des employés
- J’ai assisté à l’Assemblée générale semestrielle de la Fédération canadienne des
étudiantes et étudiants
- J’prépare un plan de communication pour la Semaine 101, pour éviter la confusion
- Je suis un cours à temps partiel, les mardis et les jeudis matin : Relations publiques, qui
me sera très utile cette année
- J’amasse diverses listes de contacts
- Ateliers de promo et de bilinguisme pour les clubs
- Réunion du CA de CHUO
- TRC mercredi prochain (4 juin)

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V.-p. aux affaires universitaires :
Bienvenue à la première réunion du Conseil d’administration pour l’année scolaire 2008-2009.
Avec la nouvelle structure du CA, j’espère que nous aurons une année constructive et
progressiste comme jamais auparavant.

Nous avons donné à tous les membres du CA une bouteille d’eau réutilisable. Nous respectons
ainsi une politique adoptée par l’exécutif de la FÉUO l’an dernier, stipulant que toutes les
réunions, incluant le CA et les tables rondes, seront des « zones sans eau embouteillée ». Nous
appuyons la campagne pour l’eau potable publique et reconnaissons que l’eau embouteillée est
une première étape vers la privatisation du droit d’accès à l’eau potable.

Beaucoup de travail a été fait au cours du dernier mois en ce qui concerne les affaires
universitaires :

Centre d’équité en matière des droits de la personne :


- Le CÉDP déménagera au cours des prochaines semaines dans le Terminus du Centre
universitaire, à l’endroit où se trouve présentement le salon de la Maison internationale.
Nous effectuerons des rénovations mineures auparavant.
- J’ai négocié et rédigé un protocole d’entente entre le CÉDP et le Service de vie en
résidence pour assurer que le Programme des environnements égalitaires se poursuive
sur une base annuelle et spécifier les paramètres du programme. Le Service de vie en
résidence étudie ce document avec leur avocat et devrait le signer dans la prochaine
semaine.
- Nous avons apporté des changements substantiels à la présentation sur les
environnements égalitaires, notamment l’ajout de vidéos présentant des témoignages
d’étudiants ou des explications plus interactives sur les droits de la personne. Nous
ferons la formation des présentateurs le mois prochain.
- Nous avons commencé l’organisation d’un symposium/conférence où les associations
étudiantes du Québec et de l’Ontario seront invitées à explorer et discuter des enjeux
touchant l’équité et les droits de la personne. L’événement aura lieu au début mai 2009
et nous avons confirmé un premier conférencier : Donald Oliver, le premier sénateur
noir de l’histoire du Canada.

Centre de recours étudiant :


- Nous avons commencé l’étude des statistiques des recours de la session dernière pour le
rapport biannuel du CRÉSAC.
- Nous avons encore une fois reçu trois fois plus de demandes de recours que l’an
dernier.

Gouvernance collégiale :
- J’ai créé le nouveau poste de Coordonnateur de la gouvernance collégiale et je suis
heureux de vous annoncer que nous avons engagé Julien de Bellefeuille pour remplir ce
poste.

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- Nous avons commencé à rencontrer tous les corps fédérés et les doyens de chaque
faculté pour obtenir de l’information sur la gouvernance collégiale et créer une voie de
communication entre la FÉUO, les corps fédérés et les facultés. Jusqu’à maintenant,
nous avons rencontré cinq doyens ainsi que la secrétaire Pamela Harrod.
- Nous effectuons une recherche exhaustive sur les centaines de comités de l’Université
d’Ottawa dont les résultats seront en ligne d’ici la fin de l’été.
- Aussi, Julien et moi avons été nommés au Comité du Sénat sur les études de premier
cycle.

Code de conduite :
- Nous avons envoyé une lettre à l’administration au sujet du comité proposé au Sénat, en
mettant l’accent sur les principes suivants :
- 1. Le mandat du groupe de travail doit approcher de façon large les enjeux nommés
sans se baser sur des directives, mécanismes ou politiques préconçues pour les adresser.
- 2. Le groupe de travail doit représenter de façon égale les étudiants et l’administration.
- 3. Les représentants étudiants doivent être nommés par la FÉUO et la GSAÉD, avant
d’être ratifiés par le Sénat.
- La GSAÉD a envoyé une lettre similaire et dans le prochain mois, nous rencontrerons
Pamela Harrod et Bruce Feldthusen pour rédiger les lignes directrices du comité.

Campagnes :
- La FÉUO a participé à la Journée nationale des Premières Nations, le vendredi 29 mai
dernier.
- Nous avons commencé à préparer la journée d’action provinciale contre les frais de
scolarité qui aura lieu le 5 novembre. Nous rencontrerons les syndicats étudiants de
Carleton cette semaine pour concrétiser notre solidarité sur cet enjeu.
- Nous avons commencé à changer complètement notre site Internet pour avoir beaucoup
plus d’informations, des activités interactives et pour inclure toutes les campagnes des
services de la FÉUO.
- Finalement, nous avons élu les membres de la Table ronde des affaires universitaires
siégeant au Comité des campagnes. Il s’agit de :
1. Lindsay Short
2. Khadijah Kanji
3. Chaya Porter
4. Krystal Deschamps

V.-p. aux affaires étudiantes :


Services

- Nous avons engagé de nouveaux employés, ils se préparent pour la Semaine 101, où nous
souhaitons avoir une plus grande présence. Nous ferons la promotion traditionnelle des
services, mais nous essayerons aussi de montrer ce que le service fait : par exemple, la Maison
internationale fera une minisemaine internationale, le Centre d’entraide aura des bénévoles
faisant l’écoute active pour les étudiants présents, etc. L’idée est de permettre aux étudiants

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d’apprendre le rôle des services en utilisant les services, plutôt que simplement recevoir du
matériel d’information.

- La retraite des services aura lieu plus tôt cette année, soit la fin de semaine prochaine. La fin
de semaine sera composée entre autres, d’une formation anti-oppression et de discussions sur
les mandats des services, ainsi qu’une auto-évaluation de notre efficacité à répondre aux
besoins de notre communauté, etc.

- Nous travaillons toujours sur les plans quinquennaux pour les services, nous aurons de l’aide
du groupe Intersol, qui aide les organismes à atteindre leurs buts et se préparer aux possibilités
du futur.

- Je coordonne actuellement une formation « safetalk », une version raccourcie de la formation


d’écoute active pour tous nos coordonnateurs.

Programme d’étudiant réfugié

- Notre étudiant subventionné va toujours bien et le comité du programme a choisi le prochain


étudiant qui arrivera à la mi-août.

Clubs

- Nous discutons présentement des paramètres du Fonds du bilinguisme et de la Francophonie,


qui donnera un incitatif financier aux clubs qui souhaitent organiser des activités bilingues ou
francophones. Cette subvention sera disponible en septembre.

- Nous en sommes à déménager la salle des clubs vers son nouvel emplacement (de l’autre côté
des sofas). Il y aura davantage d’espace de rangement et quelques nouveaux bureaux pour les
clubs. Les rénovations devraient être complétées pour le début du mois d’août.

- Nous avons offert des subventions : 500 $ au club Ace Card pour leur collecte de fonds
« rockband », 200 $ au club de sciences biomédicales pour une expérience de dissection, 167 $
au club Catholic Christian Outreach pour leur activité de café questions-réponses, 180 $ au
Conseil canadien des aveugles pour leur BBQ philanthropique, 105 $ a Entre Amigos pour leur
rencontre de discussion et 196 $ pour leur fiesta de primavera, 361 $ à Voix Égales pour leur
table ronde multipartisane des femmes, 500 $ à Free the Children pour leur défilé de mode
équitable, 56 $ à l’Association des étudiants iraqiens pour leur soirée de soccer, 730 $ au club
culturel libanais pour leur BBQ de fin de session, 500 $ à Life-Lines Canada pour leur
conférence communautaire, 1000 $ à la Muslim Student Federation pour leur journée des
femmes, leurs iftaars (repas durant le ramadan) et leur activité « stand against oppression »,
724 $ à la sororité Nu Sigma Pi pour leurs activités, 70 $ au Ottawa Christian Fellowship pour
leur banquet de fin d’année, 660 $ au Ottawa Music Collective pour leur « SOS busk fest »,
164 $ à Ottawa Student for Life pour leur session d’information pro-vie, 100 $ à La Patente
pour La ligue du bonheur, 169 $ aux Russophiles pour leur série sur les cultures du monde,
310 $ à Sigma Beta Phi pour la création d’un logo et leurs activités, 700 $ à Sigma Psi Alpha
pour leur événement semi-formel de fin d’année, 65 $ au club Unicef pour leur journée

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d’appréciation des bénévoles, 254 $ au club Kiwanis pour leur série de conférences, 500 $ au
University of Ottawa Prose Forum pour la publication de Puritan #6, 170 $ au club de triathlon
pour le triathlon « queen’s spring fling », 723 $ à UOASME pour une conférence de
développement professionnel.

Développement durable
- Nous travaillons à une politique d’achat éthique pour la FÉUO, en plus d’une politique sur
l’environnement.
- Une formation verte a été donnée à tout le personnel de la FÉUO.
- Notre coordonnateur du développement durable travaille avec notre v.-p. aux affaires sociales
pour rendre la semaine 101 plus verte.

CHUO
- Ils ont eu la collecte de fonds la plus importante de leur histoire, avec plus de 35 000 $
recueillis.
- Julie Séguin et moi-même avons assisté à la réunion de leur CA.

V.-p. aux finances :


Ressources humaines
• Le processus d’embauche a été assez long, mais nous en sommes presque à la fin de
toutes les nouvelles embauches pour les postes de direction.

• Le poste de directeur des finances sera pourvu par Moamar Tidjani, quelqu’un qui s’est
beaucoup investi dans son association lorsqu’il était étudiant et qui détient toutes les
qualifications que nous recherchions pour ce poste. Moamar a fait des études en
administration des affaires et viens de compléter sa maîtrise en comptabilité de gestion
à l’école de gestion HEC à Montréal. Il entrera en poste le 9 juin.

• Le poste de directeur des commerces sera pourvu par Jason Collard, qui sera
certainement un grand atout pour notre organisation, grâce à son expérience dans les
commerces et sa connaissance de la Fédération. Ses études en administration couplées à
son expérience comme gérant du 1848 l’an dernier font de lui un choix naturel pour ce
poste. Jason fait actuellement la transition de son poste de gérant du bar à ce nouveau
poste.

• Il nous reste quelques entrevues à terminer pour le poste de coordonnateur de


l’exécutif, mais nous devrions être en mesure de prendre une décision la semaine
prochaine. Une fois en poste, cette personne prendra une grande partie des
responsabilités concernant les ressources humaines de la Fédération et je compte
travailler avec elle ou lui pour mettre à jour la politique du personnel de la FÉUO.

• Nous avons aussi organisé une première formation des employé(e)s. Malgré le fait
qu’elle s’est faite plus tard que prévue et qu’il y a de nombreuses choses à améliorer,
c’est quelque chose que nous voulons établir de façon plus permanente à la FÉUO.

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Commerces
Beaucoup de travail se fait présentement dans les commerces, surtout avec l’arrivée d’un
nouveau directeur des commerces.
• Au Pivik, nous devons en priorité remplacer le système du point de vente, notre
système actuel est brisé et ne pourrait pas durer jusqu’à la fin de l’été. D’autres
appareils doivent être remplacés d’ici la fin de l’année scolaire. Nous allons
aussi réfléchir à différentes façons d’améliorer la diversité de la nourriture
offerte. Par exemple, nous tenterons de réarranger l’espace pour permettre
l’ajout d’un comptoir à bagels et de soupes, en plus d’accroître notre variété de
sandwichs et de cafés.
• À l’Agora, Megan se prépare tranquillement à affronter le gros rush du mois de
septembre. Une nouveauté cette année sera la boutique de consignation, au
deuxième étage, où seront vendus des livres usagés à prix modique.
• Au 1848, nous explorons les options pour augmenter l’espace et agrandir le
menu. Il s’agit de décider entre des rénovations assez majeures qui doivent
commencer bientôt pour pouvoir aménager une cuisine, ou de trouver d’autres
façons de continuer dans la même lignée que ce que nous faisons présentement.
• Pour terminer, nous sommes très enthousiastes à l’approche de l’ouverture du
Café Alternatif, prévue en septembre. Le Café Alternatif offrira des sandwichs
fraîchement préparés et un comptoir à café. Nous finalisons présentement
certains détails pour permettre aux rénovations de se faire le plus rapidement
possible. Nous travaillons avec les étudiantes et étudiants du Projet Alternatif
pour coordonner la gestion du café une fois ouvert. N’hésitez pas à venir me
voir si vous avez des questions au sujet du Café Alt.
• Notre travail pour mettre à jour le système du point de vente du Pivik nous a
mené à vouloir tenter une meilleure synergie entre tous nos commerces sur le
plan des transactions bancaires. Chaque commerce fonctionne actuellement
avec sa propre entente pour les transactions bancaires. Le but de nos démarches
serait donc de combiner tous les effectifs des commerces pour exiger de
meilleurs prix de la part d’une seule banque et ainsi de simplifier notre
fonctionnement. Nous croyons pouvoir épargner des frais bancaires tous les
mois grâce à cette démarche qui n’est pas encore complétée, mais qui le sera
dans le prochain mois.

Autres
• Notre Coordonnatrice du régime d’assurance-santé prépare actuellement tout le
matériel promotionnel et explicatif pour la rentrée. Nous allons tenter de rendre le
régime plus visible et de clarifier les méthodes de renonciation.

• J’ai commencé à rencontrer les différents services pour élaborer leur budget. Chacun
d’eux préparera leurs prévisions et je ferai avec eux les modifications nécessaires pour
ensuite présenter un budget final à la prochaine réunion du CA.

• Notre vérification financière est prévue pour la semaine du 30 juin.

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• Je voudrais organiser la première table ronde des finances dans les deux premières
semaines de juin. Nous devrons faire quelques modifications au manuel de vérification
pour rendre le processus plus cohérent pour l’ensemble des v.-p. aux finances.

• Notre contrôleur général, Mike Moher, continue de réviser les vérifications qui ont été
soumises au mois d’avril.

Président :
J’ai travaillé à la rédaction des priorités de l’exécutif pour l’année. Ce document sera présenté
à une des deux prochaines réunions du CA.

Je continue à travailler avec Roxanne pour assurer que la restructuration de notre modèle de
gestion soit un succès.

L’exécutif a participé en tant qu’observateur aux quatre jours de l’Assemblée générale


semestrielle de la Fédération canadienne des étudiantes et étudiants. Cette assemblée, qui se
déroulait à l’Université Carleton, nous a donné un bon aperçu du fonctionnement interne de
cette organisation. L’AGA était en partie constituée de conférences et de tables rondes portant
sur des enjeux comme la création de politiques, le bilinguisme et les codes de conduite. Des
conférenciers comme le ministre Monte Solberg (RHDSC), Jack Layton, Neil Brooks et
Clayton Thomas-Muller nous ont donné une perspective de la position du gouvernement, le
coût élevé des frais de scolarité et la Journée d’action nationale des Premières Nations.
Ajoutons les nombreuses discussions en groupe et conversations informelles avec les étudiants
de douzaines de collèges et d’universités, qui nous ont permis de discuter de projets et d’idées
avec nos collègues du reste du pays.

Nous avons reçu d’autres plaintes d’étudiants concernant le photographe Mario Dignard, qui
avait signé des ententes avec différents corps fédérés et avait pris des douzaines de photos
d’étudiants, mais n’a jamais retourné ces photos aux étudiants. M. Dignard semble avoir
disparu sans respecter ses ententes avec les étudiants. Nous explorons actuellement nos options
pour remédier à ce problème.

Le conseil de gestion du Centre universitaire s’est réuni il y a quelques semaines. Nous avons
discuté des coûts de capitalisation passés et futurs, ainsi que le pourcentage d’usage et
occupation par la Fédé et les étudiants versus celui de l’Université. Le SVC et l’Université ont
admis que les frais accessoires du Centre ne devront pas être utilisés pour la programmation du
Centre. Nous discutons donc de la sorte de transition qui sera mise en place.

Les toilettes du rez-de-chaussée du Centre universitaire seront rénovées dans les prochaines
semaines.

Je continue à parler avec la ville d’Ottawa pour atteindre notre prix pour le laissez-passer.
J’aurais une réunion avec le conseiller Cullen, le président du comité de transport, dans les
prochaines semaines.

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Les bureaux et l’espace de ressources des clubs seront créés à l’emplacement actuel de notre
entrepôt, près du salon étudiant. L’espace de rangement déménagera dans la salle de tennis de
table.

Les contrats annuels avec le Service des sports et l’Association des anciens ont été signés. Ils
couvrent des commandites et des bourses pour notre Gala des bénévoles.

La tournée de l’exécutif aura lieu du 16 au 20 juin. Nous aurons la chance de visiter dix
universités de l’Ontario et du Québec.

Je prépare une réunion avec le nouveau recteur de l’Université d’Ottawa, qui sera
officiellement annoncée bientôt.

Finalement, je suis inscrit au cours SRS1110 pour l’été 2008.

1.5 Période de questions

1.6 Comités

1.6.1 Comité des finances

Qu’il soit résolu que les membres du comité des finances soient les suivants:
• Joel Dupuis Faculté de gestion
• Ted Horton Faculté des sciences sociales
• Kyle Ryc Faculté des sciences de la santé

Proposé par: Becky Wallace Faculté de médecine


Appuyé par: Dean Haldenby Président
Adopté

1.6.2 Comité des politiques et règlements

Qu’il soit résolu que les membres du comité des politiques et règlements soient les
suivants:
• Samuel Breau Faculté des sciences sociales
• Michael Brown Faculté de common law
• Michael Cheevers Faculté des arts

Une élection a eu lieu

Motion pour détruire les bulletins de vote


Proposé par: Dean Haldenby Président

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Appuyé par: Laura Rashotte Faculté des sciences de la santé
Adopté

1.6.3 Comité de campagne

Qu’il soit résolu que les membres du comité de campagne soient les suivants:
• Michael Fancie Faculté des sciences sociales
• Amy Kishek Faculté des sciences sociales

Une élection a eu lieu

Motion pour détruire les bulletins de vote


Proposé par: Kyle Ryc Faculté des sciences de la santé
Appuyé par: Julie Séguin V.-p. aux communications
Adopté

1.6.4 Conseil 101

Qu’il soit résolu que Danika Brisson soit la membre de l’exécutif au Conseil 101
Proposé par: Dean Haldenby Président
Appuyé par: Roxanne Dubois V.-p. aux finances
Adopté

Qu’il soit résolu que les membres du Conseil101 soient les suivants:

Membres réguliers:
• Michael Cheevers Faculté des arts
• Jacques Trottier Faculté des sciences sociales
• Joel Fair Faculté des sciences
Remplaçants
• Becky Wallace Faculté de médecine
• Ryan Kennery Faculté des arts

Une élection a eu lieu

Motion pour détruire les bulletins de vote


Proposé par: Danika Brisson V.-p. aux affaires étudiantes
Appuyé par: Roxanne Dubois V.-p. aux finances
Adopté

1.6.5 Comité de services de la vie étudiante

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Qu’il soit résolu que les membres du comité des services de la vie étudiante soient les
suivants:
• Laura Rashotte Faculté des sciences de la santé
• Faris Lehn Faculté des sciences sociales
• Mélissa Borduas Faculté des sciences de la santé

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Roxanne Dubois V.-p. aux finances
Adopté

1.6.6 Comité disciplinaire

Qu’il soit résolu que les membres du comité disciplinaire soient les suivants:

Membres réguliers:
• Ted Horton Faculté des sciences sociales
• Becky Wallace Faculté de médecine
• Richard Mah Faculté des sciences
• Jason Benovoy Faculté de droit civil
• Joel Dupuis Faculté de gestion

Remplaçants:
• Ryan Kennery Faculté des arts
• Jonathan Weber Faculté de génie

Une élection a eu lieu

Motion pour détruire les bulletins de vote


Proposé par: Melanie Book Faculté des arts
Appuyé par: Laura Rashotte Faculté des sciences de la santé
Adopté

1.6.7 Comité des élections

Qu’il soit résolu que les membres du comité des élections soient les suivants:
• Dean Haldenby Président
• Mélissa Borduas Faculté des sciences de la santé
• Jacques Trottier Faculté des sciences sociales

Proposé par: Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires


Appuyé par: Faris Lehn Faculté des sciences sociales
Adopté

1.6.8 Comité de promotion

PV Juin08-Minutes June08 - 14 -
Qu’il soit résolu que les membres du comité de promotion soient les suivants:
• Melanie Book Faculté des arts
• Samuel Breau Faculté des sciences sociales

Une élection a eu lieu

Motion pour détruire les bulletins de vote


Proposé par: Danika Brison V.-p. aux affaires étudiantes
Appuyé par: Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Adopté

1.6.9 Comité du fonds d’accessibilité

Qu’il soit résolu que les membres du comité du fonds d’accessibilité soient les
suivants:
• Melissa Borduas Faculté des sciences de la santé
• Cameron Montgomery Faculté des arts
• Kyle Ryc Faculté des sciences de la santé

Proposé par: Samuel Breau Faculté des sciences sociales


Appuyé par: Joël Larose V.-p. aux activités sociales
Adopté

1.6.9 Comité dirigeant du Centre d’équité en matière des droits de la personne

Qu’il soit résolu que les membres du comité dirigeant du Centre d’équité en matière
des droits de la personne soient les suivants:
• Jason Benovoy Faculté de droit civil
• Michael Cheevers Faculty des arts

Proposé par: Danika Brisson V.-p. aux affaires étudiantes


Appuyé par: Julie Séguin V.-p. aux communications
Adopté

1.7 Dates des réunions du CA pour l’année scolaire 2008-2009

Qu’il soit résolu que les dates des réunions du CA pour l’année scolaire 2008-2009
soient les suivantes:
Dimanche le 6 juillet 2008
Dimanche le 3 août 2008
Dimanche le 14 septembre 2008

PV Juin08-Minutes June08 - 15 -
Dimanche le 5 octobre 2008
Dimanche le 2 novembre 2008
Dimanche le 30 novembre 2008
Dimanche le 11 janvier 2009
Dimanche le 11 février 2009
Dimanche le 1er mars 2009
Dimanche le 5 avril 2009

Proposé par: Mike Brown Faculté de common law


Appuyé par: Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Adopté

Motion pour amender la date de la réunion du CA suivante


• La réunion du 3 août 2008 se déroulera le 27 juillet 2008

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Samuel Breau Faculté des sciences sociales
Adopté

1.8 Comités spéciaux

1.8.1 Organisations de recours étudiant

Qu’il soit résolu que le Conseil d’administration crée un comité spécial pour examiner
l’affiliation à des organisations de recours étudiant.

Motion pour amender le mandat du comité pour qu’il ne considère pas les
organisations non-bilingues

Proposé par: Joël Larose V.-p. aux activités sociales


Appuyé par: Danika Brisson V.-p. aux affaires étudiantes
Adopté

Motion pour modifier les échéances afin que le sous-comité présente son rapport au
CA avant la dernière réunion de l’été
Proposé par: Faris Lehn Faculté des sciences sociales
Appuyé par: Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Adopté

Motion pour prendre une pause de 5 minutes


Proposé par: Danika Brisson V.-p. aux affaires étudiantes
Appuyé par: Roxanne Dubois V.-p. aux finances
Adopté

Qu’il soit résolu que les membres du comité spécial soient les suivants:
• Faris Lehn Faculté des sciences sociales

PV Juin08-Minutes June08 - 16 -
• Becky Wallace Faculté de médecine
• Khadijah Kanji Faculté de gestion

Une élection a eu lieu

Motion pour détruire les bulletins de vote


Proposé par: Joel Dupuis Faculté de gestion
Appuyé par: Becky Wallace Faculté de médecine
Adopté

Qu’il soit résolu que Seamus Wolfe siégeant comme membre exécutif au comité
spécial pour étudier l’affiliation à des organisations de recours étudiant

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Adopté

1.8.2 Environnement

Qu’il soit résolu que le Conseil d’administration crée un comité spécial pour étudier
les questions environnementales sur le campus.

Proposé par: Danika Brisson V.-p. aux affaires étudiantes


Appuyé par: Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires

Motion pour re-nommer le comité comme ‘comité spécial sur le développement


durable’

Proposé par: Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires


Appuyé par: Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Adopté

Qu’il soit résolu que les membres du comité spécial sur le développement durable
soient les suivants:
• Amy Kishek Faculté des sciences sociales
• Kyle Ryc Faculté des sciences de la santé
• Ted Horton Faculté des sciences sociales
• Melanie Book Faculté des arts
• Khadijah Kanji Faculté de gestion
• Joel Fair Faculté des sciences
• Jonathan Weber Faculté de génie
• Joel Dupuis Faculté de gestion

Une élection a eu lieu

PV Juin08-Minutes June08 - 17 -
Motion pour inclure le coordonnateur du développement durable de la FÉUO comme
membre du comité spécial sur le développement durable

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Danika Brisson V.-p. aux affaires étudiantes
Carried

1.8.3 Équité et droits de la personne


Presenté par Danika Brisson

Qu’il soit résolu que le Conseil d’administration crée un comité spécial pour étudier
l’équité et les droits de la personne
Proposé par: Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires
Appuyé par: Dean Haldenby Président

Qu’il soit résolu que les membres du comité spécial sur l’équité et les droits de la
personne soient les suivants :
Michael Cheevers Faculté des arts
Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Cameron Montgomery Faculté des arts
Marc Dornan Faculté des sciences

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Julie Séguin V.-p. aux communications
Adopté

1.8.4 Espaces étudiants


Presenté par Dean Haldenby

Qu’il soit résolu que le Conseil d’administration crée un comité spécial pour étudier
les espaces étudiants

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Joël Larose V.-p. aux activités sociales

Amendement pour ajouter deux sièges ouverts à tous les étudiants de premier cycle

Proposé par: Cameron Montgomery Faculté des arts


Appuyé par: Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires
Adopté

Qu’il soit résolu que les membres du comité spécial sur les espaces étudiants soient les
suivants:
• Antonio Carito Faculté des arts
• Kyle Ryc Faculté des sciences de la santé
• Ted Horton Faculté des sciences sociales

PV Juin08-Minutes June08 - 18 -
Proposé par: Danika Brisson V.-p. aux affaires étudiantes
Appuyé par: Jacques Trottier Faculté des sciences sociales
Adopté

Qu’il soit résolu que les membres de l’exécutif siégeant au comité spécial sur les
espaces étudiants soient les suivants :
Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires
Roxanne Dubois V.-p. aux finances
Joël Larose V.-p. aux activités sociales

Proposé par: Dean Haldenby Président


Appuyé par: Amy Kishek Faculté des sciences sociales
Adopté

1.9 Point d’information: Règlement 13


Presenté par Joël Larose

1.10 Point d’information: Centre de ressources des femmes


Presenté par Danika Brisson

1.11 Point d’information: Comité dirigeant du Centre d’équité en matière des droits de la
personne
Presenté par Seamus Wolfe

1.12 Point d’information: Groupes modulaires


Presenté par Seamus Wolfe

1.13 Point d’information: Tous les comités


Presenté par Seamus Wolfe

1.14 Point d’information: Assemblées générales annuelles


Presenté par Dean Haldenby

1.15 Varia

1.15.1 Point d’information: Rémunération


Presenté par Ryan Kennery

• Le conseil devrait approuver les changements aux salaires

1.15.2 Point d’information: Symposium de développement des compétences de la


FCÉÉ à Toronto
Presenté par Jacques Trottier

PV Juin08-Minutes June08 - 19 -
1.16 Période de questions

1.17 Clôture de la réunion

Qu’il soit résolu d’ajourner la réunion.


Proposé par: Seamus Wolfe V.-p. aux affaires universitaires
Appuyé par: Dean Haldenby Président
Adopté

La réunion s’est terminée à 17h26.

PV Juin08-Minutes June08 - 20 -
STUDENT FEDERATION OF THE UNIVERSITY OF OTTAWA
MINUTES OF THE FIRST MEETING OF THE BOARD OF ADMINISTRATION OF
2008-2009

Date: Sunday, June 1st 2008


Location: SITE, Room 5084
Time: 1:28pm
Chair: Federico Carvajal
Secretary: Erin Gallagher

1.1 Opening of the meeting


The meeting began at 1:28pm.

Attendance:
SFUO President Dean Haldenby
SFUO VP Finance Roxanne Dubois
SFUO VP Social Joël Larose
SFUO VP Student Affairs Danika Brisson
SFUO VP University Affairs Seamus Wolfe
SFUO VP Communications Julie Séguin
Faculty of Arts Cameron Montgomery
Faculty of Arts Antonio Carito
Faculty of Arts Melanie Book
Faculty of Arts Michael Cheevers
Faculty of Arts Ryan Kennery
Faculty of Common Law Michael Brown
Faculty of Civil Law Jason Benovoy
Faculty of Engineering Jonathan Weber
Faculty of Health Sciences Mélissa Borduas
Faculty of Health Sciences Laura Rashotte
Faculty of Health Sciences Kyle Ryc
Faculty of Management Joel Dupuis
Faculty of Management Khadijah Kanji
Faculty of Medicine Becky Wallace
Faculty of Science Mark Dornan
Faculty of Science Richard Mah
Faculty of Science Joel Fair
Faculty of Social Sciences Mike Fancie
Faculty of Social Sciences Jacques Trottier
Faculty of Social Sciences Ted Horton
Faculty of Social Sciences Samuel Breau
Faculty of Social Sciences Faris Lehn
Faculty of Social Sciences Amy Kishek

PV Juin08-Minutes June08 - 21 -
1.2 Adoption of the agenda

Be it resolved that the agenda will be adopted with the following changes:
• 1.13 Amend all committees
• 1.15 Remuneration

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Carried

1.3 Adoption of the minutes of the last meeting

Be it resolved that the minutes of the last meeting will be adopted


Proposed by: Dean Haldenby President
Seconded by: Seamus Wolfe VP University Affairs
Carried

1.4 Executive update

VP Social:
101 Week
Naturally, most of our time nowadays is dedicated to organizing 101 Week. The Social Round
Table had two very productive meetings and there is already an apparent focus and drive
around campus. Here is what is planned by the Fed for 101 Week.

We came back to a seven-day week since our 101 Week will be starting early to ensure all
101ers in residence can participate. 101 Week will thus be from Sunday, August 31st to
Saturday, September 6th.

Saturday and Sunday


All student associations, Alt 101 and other organizing groups on campus will sell their 101 kits
and organize icebreakers to welcome their 101ers.

Sunday Night
Arts is running its Camp Fortune Cabin Party once again to break the ice for the week and get
everyone in a bumping mood. Alt 101 is also organizing their famous Spins and Needles party
at Café Nostalgica that night.

Monday
Opening ceremonies and Fedstock – We almost have a completed line up for Fedstock – we
hope to confirm all bands by the end of next week. Now we need to practice our tunes! This
year, we want to collaborate with the Ottawa Music Collective and other groups to diversify
the feel of the event.

Tuesday

PV Juin08-Minutes June08 - 22 -
ShineDay ! We aim to involve 2500 volunteers to cover the city and raise funds for the
Canadian Cystic Fibrosis Foundation. Due to complications caused by mandatory Faculty
information sessions, some groups will go in the streets during the afternoon instead of early
morning – a change from last year.

Wednesday
SFUO, together with Sports Service, will present the women’s soccer game against Carleton,
which is an ideal opportunity to promote our school spirit. If all goes well a large group from
Carleton will also attend, for an amazing ambience!

Thursday
We will be having a Clubs Carnaval on the pedestrian walkway between the university center
and the residence building. This event will combine many different groups on campus, clubs,
services, student associations and CLS, to welcome students on their first day of classes.

Friday
During lunch, we will have a similar event as Thursday during the day, although it will focus
on information rather than games.
We will also host a new event on Tabaret lawn, with a speaker named Sol Guy. This will be the
launch of a new collaboration initiative between our campaigns and philanthropic activities.

Saturday
We’ll be starting the last day with a quick rally to get our first years puuuumped up then we are
going to the first Gee-Gee’s Men’s Football game. After the match we will be heading to
closing ceremonies.
We are revamping the setup at Jacques Cartier Park to make it more effective to the feel we are
trying to throw. There will be two stages, one main stage and one local stage with non-stop
entertainment, alternating from one to the other. There will be lots to do during the event and a
big surprise at the end.

Guide Training
Many changes were made to our guide training to make it even more relevant for 101 week.
All guides will follow a “long” training session that was shortened to about five hours. We will
also introduce a test at the end of the session to ensure everyone is on the same page.

Promotion
101 Week is the perfect opportunity to reach out to our first years and students in general,
that’s why we are taking full advantage of those opportunities this year. With lots of great
ideas, like USB key distributions, new SFUO information tents and of course our 101 week
DVD we are looking to expand our promotional tools to better reach out to students during the
week. For the social side, we will have our first few events ready to go to promote them during
the week to ride the energy from the week onto the year!

Logistics
Bulk Order is going great- we almost have all the logos from everyone and should be ready to
fire out the order mid-month. We are dedicated to providing fair-trade materials this year and

PV Juin08-Minutes June08 - 23 -
we will also be providing water bottles to all our volunteers and first years and will ensure
access to water throughout the week.

We have also met with the u101 and everyone involved during the week across campus, such
as, housing, protection, Risk Management, faculty reps, CLS, SASS and everything is going as
smooth as a baby’s behind on that front. We also ensured that the VP Socials got to meet their
faculty reps to avoid any big problems with the mandatory info sessions.

Shinerama!
I had the opportunity to attend the Shinerama conference during the long weekend in May and
see for myself the impact that our university has in the rest of the country. This year, our
monetary goal is $95,000 but our real goal is to raise awareness among our students and the
broader community. This year we will work hard to reach as many media as possible and
promote our great ideas. We had a first sucker run last Friday and raised more than $2300 in a
few hours. Thanks to everyone who came out!

Social Programming
We have already starting planning and booking social programming for the academic year. For
our campus bar 1848, we will be collaborating with Alumni to throw their Wings+Beer pub
night for the Homecoming weekend. We will be hosting Football parties for our Home games
along with Sports Services, in September. We also have more than half of our shows booked
for our First Semester Concert Series! We have also gotten the ball rolling for two other
projects: bringing back winter challenge and the all-new Dance Series that gets excited just
thinking about it!

Future
This month, I’ll be working to finishing out the logistics for all of our events, and having a
more concrete idea of how our first semester will be looking.

VP Communications:
The first week was mostly spent on networking, interviews and settling in the position

Marketing
- Everything is going fine
- The agenda is taking shape, I gathered a lot of content myself
- The website is being updated one section at a time
- I’m also looking into changing the look but not doing an entire revamp because the
structure is fine as it, we’re also looking to change the events calendar
- Gathered info for the events calendar of the year, week-long events, it looks pretty full
- I have many more ideas which will be concretized by September
- Dean and I are working on the plasma screens project, we’re looking at putting up
approx. 10 of them around campus with others partners of the university

BCentre / Bilingualism

PV Juin08-Minutes June08 - 24 -
- Bilingualism and francophonie fund
- We will also add some bilingualism rules for clubs, but not too many
- Bilingualism kit
- Hiring of a summer assistant
- We’re looking for an intensive class for coordinators or employees who deal with a lot
of volunteers and students to practice their 2nd language, possibly classes or discussion
groups

Promo
- Promotion is on fire
- The new coordinator created a promotion kit
- She has a plan for the year and a lot of new ideas for the promo team

Zoom
- Works hard to produce a bilingual, accessible and original DVD
- Is drafting a production and promotion plan for the year

Translation
- Hiring has been taking up a lot of my time
- But now it’s back on track
- We are making small changes to the internal structure for more flexibility

Extra
- Mass email to promote the First Nations’ National Day of Action, which I attended
- I helped with the employee training
- Went to the Canadian Federation of Students - Semi-Annual General Meeting
- I’m preparing a communications plan for 101 week, to avoid confusion
- I have a part time class, every Tuesday and Thursday morning, Public Relations, which
will come in useful this year
- Gathering a variety of contact lists
- Promotion and bilingualism workshops for clubs
- CHUO board meeting
CRT next Wednesday (June 4th)

VP University Affairs:
Welcome to the first Board of Administrators’ meeting for the 2008-2009 academic year. With
the new BOA structure, I hope we will have a constructive and progressive year.

We have given all members of the BOA a reusable water bottle. This is in recognition of the
SFUO policy, passed by the executive last year, of all meetings including of the board and
round table to be “Bottled Water Free Zones”. We support the campaign for public drinking
water and maintain that bottled water is one of the first steps to the privatization of the human
right to clean drinking water.

Within the VP University Affairs mandate, a lot of work has been done in the last month.

PV Juin08-Minutes June08 - 25 -
Center for Equity and Human Rights:
- The CEHR has found a new home in the UCU terminus where the IHouse lounge is
currently. We will be doing minor renovations and moving down in the next couple of
weeks.
- I have negotiated and drafted a memorandum of understanding (MOU) between the
CEHR and Residence Life Services to ensure the annual continuation and terms of the
Positive Space program. Residence Life is looking it over with their lawyer and,
barring any complications, it should be signed by next week.
- We have made significant changes to the Positive Space presentation, including the
addition of several videos with student testaments and more engaging explanations of
human rights. We will be training (or re-training) the presenters over the next month.
- We have begun the work on a Symposium/Conference that will invite student unions
from Ontario and Québec to explore and discuss equity and human rights, to be held
early May 2009. We have confirmed our first major speaker, Senator Oliver, Canada’s
first black senator.

Student Appeal Centre:


- We begun examining last semester’s student appeals statistics for the bi-annual
CRÉSAC report.
- We are still receiving three times as many appeals as last year.

Collegial Governance :
- I have created the new Collegial Governance Coordinator position and am extremely
excited to have hired Julien de Bellefeuille to fill the post
- We have begun meeting all the Federated Bodies and the Deans of the faculties to
gather information on collegial governance and create a line of communication between
the SFUO, the Federated Bodies and the faculties. At this point we have meet with five
deans and the secretary, Pamela Herrod.
- We are doing extensive research that will all be made available on-line by the end of
the summer on all of the hundreds of committees at the University of Ottawa.
- Also, Julien and I have been appointed to the Senate Council on Undergraduate Studies.

Code of Conduct:
- We have sent the administration a letter concerning the proposed Senate committee
with the following principles:
- 1. The mandate of the working group must broadly outline issues to be approached
without including pre-conceived directives, mechanisms or policies to address them.
- 2. The working group must be composed of equal representation of students and
administration.
- 3. The student members of the working group must be nominated by the SFUO and
GSAED, to be ratified by the Senate.
- The GSEAD has sent a similar letter and over the next month, we will work with
Pamela Herrod and Bruce Feldthusan to create the terms of reference

PV Juin08-Minutes June08 - 26 -
Campaigns:
- The SFUO participated in the First Nations’ National Day of Action on Friday, May
29th.
- We started to prepare for the Provincial Day of Action against Tuition Fees, that will be
held on November 5th. We will meet with the Carleton students’ unions this week to
concretize our solidarity on this issue.
- We begun major changes to our website to include more information, interactivity, and
to include all the campaigns organized by SFUO services.
- Finally, we elected the University Affairs Round Table representatives on the
campaigns committee. They are:
1. Lindsay Short
2. Khadijah Kanji
3. Chaya Porter
4. Krystel Deschamps

VP Student Affairs:
Services

- Hired new staff, they are getting ready for 101 Week, where we are planning to have a more
significant presence. We will be doing the traditional promotion, but we will also be focusing
on giving them the experience of our service, so for example, for international house, instead
of doing a non-specific promo activity, they will do a mini international week, peer help will
have active listeners available for students at the fed events etc. The idea is for students to
learn about them through using their service right off the bat, instead of just giving information
about what the service is.

- The services’ retreat will be earlier this year; it will be held next weekend. The weekend will
include an anti-oppression training, a discussion on the services’ mandates and a self-
evaluation of our efficiency at responding to our community’s needs, etc.

- We are still working on the services’ five-year plans, we will receive assistance from the
Intersol group that works with organizations to help them achieve their goals and prepare for
future opportunities.

- I am currently coordinating a safetalk training session, which is a shortened version of the


active listening training, for all our coordinators.

Student Refugee Program

- The student we are subsidizing is still doing great, and the program’s committee has chosen
the next student who will arrive in mid-August.

Clubs

PV Juin08-Minutes June08 - 27 -
- We are discussing the parameters for the Bilingualism and Francophonie Fund, which will
give financial incentives for clubs to organize bilingual or francophone activities. This subsidy
will be available in September.

- We are presently working on moving the clubs room to its new location (on the other side of
the couches). There will be more room in this new location for storage and a couple new clubs
offices. The renovations are scheduled to be completed by the beginning of August.

- We have given subsidies to the Ace Card club for $500 for their Rockband fundraiser, 200 to
the biomedical science club for their lab dissection, 167 to the Catholic Christian Outreach for
their Q and A coffeehouse, 180 to the Canadian Council of the Blind for their charity bbq, 105
to Entre Amigos for their speak meeting and 196 for their fiesta de primavera, 361 to Equal
Voice for their All-women multi-party speaker’s panel, 500 to Free the Children for their Fair-
trade fashion show, 56 to the Iraqi Student Association for their soccer night, 730 to the
Lebanese culture club for their end of semester bbq, 500 to Life-lines Canada for their Life-
lines community conference, 1000 to the Muslim Student Federation for their women's day,
iftaars (meals during Ramadan) and stand against oppression, 724 to Nu Sigma Pi Sorority for
their activities and upkeep, 70$ to the Ottawa Christian Fellowship for their end of the year
banquet, 660 to the Ottawa music Collective for their SOS busk fest, 164 to the Ottawa Student
for Life for their pro-life information session, 100 to la Patente for la Ligue du bonheur, 169 to
the Russophiles for their world culture series , 310 to Sigma Beta Phi for the logo creation and
activity, 700 to Sigma Psi Alpha for their year end semi-formal, 243 to the Social Justice Club
for their young leaders in social justice event, 65 to the Unicef club for their volunteer
appreciation day, 254 to the Kiwanis CKI club for their speakers series, 500 to the University
of Ottawa Prose Forum for publication of the puritan #6, 170 to the triathlon club for the
queen’s spring fling triathlon, 723 UOASME for a professional development conference.

Green
- We are working on an ethical purchasing policy for the SFUO, as well as an environmental
policy
- Gave green training to all SFUO staff
- Our Sustainable Dev. Coordinator is working to make our 101 week greener with our VP
Social.

CHUO
- They had their most successful funding drive ever with over $35,000.
- Julie Séguin and I attended their board meeting.

VP Finance:
Human Resources
• The hiring process has been relatively long, but we almost completed the hiring of new
management positions.

PV Juin08-Minutes June08 - 28 -
• The Finance Director position will be filled by Moamar Tidjani, who has been very
much involved in his former students’ association and who has all the qualifications for
this position. Moamar has been studying business administration and just completed his
Master’s in Management Accounting at the HEC business school in Montréal. He will
start in this position on June 9th.

• The position of Business Director will be filled by Jason Collard, who will surely be a
great asset for our organization thanks to his background in business and his great
knowledge of the Federation. Having studied in administrative and commercial studies,
his background will be combined with his past year as manager of the 1848 to create a
great match for this position. Jason is currently transitioning from the position of bar
manager to his new position.

• We still have to conduct several interviews for the position of Executive Coordinator,
but we should be able to make a decision next week. Once hired, this person will take
on most responsibilities related to the Federation’s human resources and I am planning
to work with her/him to update our staff policy.

• We also organized a first employee training session. Despite the late timing and several
other improvements we need to make, this is a practice we want to establish more
permanently at the SFUO.

Businesses
Much work is underway at the businesses right now, especially with the arrival of a new
business director.
• At the Pivik, the main concern is to replace the Point of sale system, the one
which is in place now is old, broken and seems like it will not make it to the end
of the summer. A few other appliances need replacement before the school year
ends. We will also start brainstorming on different ways to increase the amount
and variety of food we offer at the Pivik. We’ll actually look at how we can
rearrange the space to allow for a bagel making counter, soups, and expand
sandwiches and coffee options.
• At the Agora, Megan is preparing for the rush period in September. A new
feature this year is the consignation shop, on the 2nd floor, where used books
will be sold at low prices.
• At 1848, we are exploring options for renovations and additions to the menu.
We need to either initiate large renovations to create a kitchen space, or find
other ways to continue in our current direction.
• And to finish off, we’re very excited to aim for September for the opening of
the Café Alternatif which will offer freshly made sandwiches in a deli style
counter café. At this point we’re finalizing details in order for renovations to
start as soon as possible. We’re also working with the students from Projet
Alternatif to coordinate the management of the café once it will open. Please
feel free to come see me if you have any questions on the Café Alt.
• Our work to update the Pivik’s point of sale system led us to consider a better
synergy between all our businesses concerning banking transactions. Each

PV Juin08-Minutes June08 - 29 -
business currently has its own banking contract. We are aiming at combining
the businesses’ needs to negotiate better prices from a single bank and simplify
our operations. We believe that we can save on banking fees through this effort
that should be completed next month.

Miscellaneous
• Our Health Plan Coordinator is preparing all the promotional and informational
materials for the new academic year. We will make the health plan more visible and
clarify the opt-out methods.

• I’ve started to meet with different services to elaborate the budget. They will each be
working at elaborating their previsions and I will then work with them to apply the
necessary modifications in order to prepare the final budget which will be presented in
at the next BOA meeting.

• Our audit is scheduled for the week of June 30.

• I’m planning on holding the first Money round table in the first two weeks of June. We
will have a few modifications to bring to the audit manual in order for the process to be
as seamless and consistent for all VP finances.

• Our Comptroller General, Mike Moher, is in the process of revising the changes that
were submitted in April.

President:
I have been working to form the Executives’ Priorities Document for the year. This should be
presented to the board within the next two meetings.

I am still working with Roxanne to insure the restructuration of our management model is
successful.

The executive went to the Canadian Federation of Students’ four day semi-annual general
meeting, held at Carleton University, as observers in order to gain a first hand perspective of
the organization’s internal functioning. This AGM was also somewhat of a conference with
panels and discussions surrounding good policy making, bilingualism, and codes of conduct.
With speakers like the HRSDC Minister Solberg, Jack Layton, Neil Brooks and Clayton
Thomas-Muller it also gave us a perspective of government positions, information on the high
cost of tuition and the First Nations’ National Day of Action. There were also an abundance of
discussion groups and informal talks with dozens of Colleges and Universities, which gave us
an invaluable experience of being able to discuss projects and ideas with our colleagues from
around Canada.

We continue to receive complaints from students regarding Mario Dignard, a photographer on


campus who signed agreements with different federated bodies and took dozen of students’
pictures, but did not return any photos to those students. Apparently Dignard has disappeared

PV Juin08-Minutes June08 - 30 -
and not delivered on his agreements with these students. We are presently looking at our
options with regard to how we will pursue this issue.

The University Centre Management Board met a couple weeks ago. We discussed the past and
future capitalization costs, as well as the percentage of usage and occupation by the Fed and
the students vs. those of the University. CLS and the University admitted that UC ancillary fees
should not be spent towards programming. We will later discuss how to make the transition.

The washrooms in the main concourse of the UCU are going to be renovated in the coming
weeks.

I am still in talks with the City of Ottawa to reach our price for the UPass. I am meeting with
Councilor Cullen, the chair of the Transporation Committee, in the next weeks.

Clubs’ offices and resource area are going to be created where our storage area is at present,
along the couch lounge. The Unicentre storage space will be relocated to the ping-pong room.

The annual sports and alumni contracts were signed with the Sports Services and the Alumni
Assoc. These contracts are for advertising contra and our volunteer gala scholarships.

The executive tour will happen from June 16 to 20. We will be visiting ten universities in
Ontario and Quebec.

I am organizing a meeting with the new University of Ottawa President, whose nomination will
be announced soon.

Finally, I am registered in the SRS1110 class for the Summer 2008.

1.5 Question period

1.6 Committees

1.6.1 Finance Committee

Be it resolved that the members of the finance committee will be the following:
• Joel Dupuis Faculty of Management
• Ted Horton Faculty of Social Sciences
• Kyle Ryc Faculty of Health Sciences

Proposed by: Becky Wallace Faculty of Medicine


Seconded by: Dean Haldenby President
Carried

PV Juin08-Minutes June08 - 31 -
1.6.2 Policy and By-laws committee

Be it resolved that the members of the Policy and By-laws committee will be the
following:
• Samuel Breau Faculty of Social Science
• Michael Brown Faculty of Common Law
• Michael Cheevers Faculty of Arts

Election was held

Motion to destroy election ballots


Proposed by: Dean Haldenby President
Seconded by: Laura Rashotte Faculty of Health Sciences
Carried

1.6.3 Campaign Committee

Be it resolved that the members of the Campaigns Committee will be the following:
• Michael Fancie Faculty of Social Sciences
• Amy Kishek Faculty of Social Sciences

Election was held

Motion to destroy election ballots


Proposed by: Kyle Ryc Faculty of Health Sciences
Seconded by: Julie Séguin VP Communications
Carried

1.6.4 101 Council

Be it resolved that Danika Brisson be the executive member on the 101 Week Council
Proposed by: Dean Haldenby President
Seconded by: Roxanne Dubois VP Finance
Carried

Be it resolved that the members of the 101 Week Council will be the following:

Regular members:
• Michael Cheevers Faculty of Arts
• Jacques Trottier Faculty of Social Sciences
• Joel Fair Faculty of Science

PV Juin08-Minutes June08 - 32 -
Alternates
• Becky Wallace Faculty of Medicine
• Ryan Kennery Faculty of Arts

Election was held

Motion to destroy election ballots


Proposed by: Danika Brisson VP Student Affairs
Seconded by: Roxanne Dubois VP Finance
Carried

1.6.5 Student Life Services Committee

Be it resolved that the members of the Student Life Services Committee will be:
• Laura Rashotte Faculty of Health Sciences
• Faris Lehn Faculty of Social Sciences
• Mélissa Borduas Faculty of Health Sciences

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Roxanne Dubois VP finance
Carried

1.6.10 Disciplinary Committee

Be it resolved that the members of the Disciplinary Committee will be the following:

Regular members:
• Ted Horton Faculty of Social Sciences
• Becky Wallace Faculty of Medicine
• Richard Mah Faculty of Science
• Jason Benovoy Faculty of Civil Law
• Joel Dupuis Faculty of Management

Alternates:
• Ryan Kennery Faculty of Arts
• Jonathan Weber Faculty of Engineering

Election was held

Motion to destroy election ballots


Proposed by: Melanie Book Faculty of Arts
Seconded by: Laura Rashotte Faculty of Health Sciences
Carried

1.6.11 Elections Committee

PV Juin08-Minutes June08 - 33 -
Be it resolved that the members of the elections committee will be the following:
• Dean Haldenby President
• Mélissa Borduas Faculty of Health Sciences
• Jacques Trottier Faculty of Social Sciences

Proposed by: Seamus Wolfe VP University Affairs


Seconded by: Faris Lehn Faculty of Social Sciences
Carried

1.6.12 Promotion Committee

Be it resolved that the members of the Promotion Committee will be the following:
• Melanie Book Faculty of Arts
• Samuel Breau Faculty of Social Sciences

Election was held

Motion to destroy ballots


Proposed by: Danika Brisson VP Student Affairs
Seconded by: Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Carried

1.6.9 Accessibility Fund Committee

Be it resolved that the members of the Accessibility Fund Committee will be the
following:
• Melissa Borduas Faculty of Health Sciences
• Cameron Montgomery Faculty of Arts
• Kyle Ryc Faculty of Health Sciences

Proposed by: Samuel Breau Faculty of Social Sciences


Seconded by: Joël Larose VP Social
Carried

1.6.10 Centre for Equity and Human Rights Direction Committee

Be it resolved that the members of the Centre for Equity and Human Rights Direction
Committee will be the following:
• Jason Benovoy Faculty of Civil Law
• Michael Cheevers Faculty of Arts

Proposed by: Danika Brisson VP Student Affairs

PV Juin08-Minutes June08 - 34 -
Seconded by: Julie Séguin VP Communications
Carried

1.7 Dates of the BOA meetings for the 2008-2009 academic year

Be it resolved that the dates for the BOA meetings for the 2008-2009 academic year
will be the following:
Sunday July 6, 2008
Sunday August 3, 2008
Sunday September 14, 2008
Sunday October 5, 2008
Sunday November 2, 2008
Sunday November 30, 2008
Sunday January 11, 2009
Sunday February 11, 2009
Sunday March 1, 2009
Sunday April 5, 2009

Proposed by: Mike Brown Faculty of Common Law


Seconded by: Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Carried

Motion to amend the following BOA Meeting date


• The meeting of August 3, 2008 will occur on July 27, 2008

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Samuel Breau Faculty of Social Sciences
Carried

1.8 Ad-hoc Committees

1.8.1 Student Advocacy Organization

Be it resolved that the Board of Administration create an ad-hoc committee


to examine membership in student advocacy organizations

Motion to amend non-bilingual organizations from student advocacy committee


examinations

Proposed by: Joël Larose VP Social


Seconded by: Danika Brisson VP Student Affairs
Carried

Motion to Change timeline, sub-committee would present findings to BOA before the
last summer meeting.
Proposed by: Faris Lehn Faculty of Social Sciences

PV Juin08-Minutes June08 - 35 -
Seconded by: Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Carried

Motion to take a 5 minute recess


Proposed by: Danika Brisson VP Student Affairs
Seconded by: Roxanne Dubois VP Finance
Carried

Be it resolved that the members of the ad-hoc Committee will be the following:
• Faris Lehn Faculty of Social Sciences
• Becky Wallace Faculty of Medicine
• Khadijah Kanji Faculty of Management

Election was held

Motion to destroy election ballots


Proposed by: Joel Dupuis Faculty of Management
Seconded by: Becky Wallace Faculty of Medicine
Carried

Be it resolved that Seamus Wolfe will be the executive to sit on the ad-hoc Committee
to examine membership in student advocacy organizations

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Carried

1.8.2 Environment

Be it resolved that the Board of Administration create an ad-hoc committee to examine


the environment on our campus.

Proposed by: Danika Brisson VP Student Affairs


Seconded by: Seamus Wolfe VP University Affairs

Motion to re-name the committee ‘Sustainable Development ad-hoc Committee’

Proposed by: Seamus Wolfe VP University Affairs


Seconded by: Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Carried

Be it resolved that the members of the Sustainable Development ad-hoc Committee


will be the following:
• Amy Kishek Faculty of Social Sciences
• Kyle Ryc Faculty of Health Sciences
• Ted Horton Faculty of Social Sciences

PV Juin08-Minutes June08 - 36 -
• Melanie Book Faculty of Arts
• Khadijah Kanji Faculty of Management
• Joel Fair Faculty of Science
• Jonathan Weber Faculty of Engineering
• Joel Dupuis Faculty of Management

Election was held

Motion to include SFUO Sustainability Coordinator as a member of the


Sustainability Development ad-hoc Committee

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Danika Brisson VP Student Affairs
Carried

1.8.3 Equity and Human Rights


Presented by Danika Brisson

Be it resolved that the Board of Administration create an ad-hoc committee


to examine equity and human rights
Proposed by: Seamus Wolfe VP University Affairs
Seconded by: Dean Haldenby President

Be it resolved that the members of the Equity and Human Rights ad-hoc Committee
will be the following:
Michael Cheevers Faculty of Arts
Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Cameron Montgomery Faculty of Arts
Marc Dornan Faculty of Science

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Julie Séguin VP Communications
Carried

1.8.4 Student Space


Presented by Dean Haldenby

Be it resolved that the Board of Administration create an ad-hoc committee


to examine student space

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Joël Larose VP Social

Amendment to open two committee spaces to students at large

Proposed by: Cameron Montgomery Faculty of Arts

PV Juin08-Minutes June08 - 37 -
Seconded by: Seamus Wolfe VP University Affairs
Carried

Be it resolved that the members of the Student Spaces ad-hoc Committee will be the
following:
• Antonio Carito Faculty of Arts
• Kyle Ryc Faculty of Health Sciences
• Ted Horton Faculty of Social Sciences

Proposed by: Danika Brisson VP Student Affairs


Seconded by: Jacques Trottier Faculty of Social Sciences
Carried

Be it resolved that the executive member on the Student Spaces ad-hoc Committee
will be the following:
Seamus Wolfe VP University Affairs
Roxanne Dubois VP Finance
Joël Larose VP Social

Proposed by: Dean Haldenby President


Seconded by: Amy Kishek Faculty of Social Sciences
Carried

1.9 Information Point: By-law 13


Presented by Joel Larose

1.10 Information Point: Women’s Resource Centre


Presented by Danika Brisson

1.11 Information Point: Centre for Equity and Human Rights Direction Committee
Presented by Seamus Wolfe

1.12 Information Point: Constituency Groups


Presented by Seamus Wolfe

1.13 Information Point: All Committees


Presented by Seamus Wolfe

1.14 Information Point: Annual General Meetings


Presented by Dean Haldenby

1.15 Miscellaneous

1.15.1 Information Point: Remuneration


Presented by Ryan Kennery

PV Juin08-Minutes June08 - 38 -
• The board should approve changes in salary

1.15.2 Information Point: CFS Skills in Toronto


Presented by Jacques Trottier

1.16 Question period

1.17 Closing of the meeting

Be it resolved that the meeting be adjourned.


Proposed by: Seamus Wolfe VP University Affairs
Seconded by: Dean Haldenby President
Carried

The meeting finished at 5:26pm.

PV Juin08-Minutes June08 - 39 -