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03/02/13

Ralisation d'un rapport d'audit en 5 points

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Comment faire un rapport daudit synthtique et pertinent en 5 points!

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Le rapport daudit va finaliser votre mission daudit. Il sagit, en 30 minutes ou 1 heure maximum, de faire un travail de synthse de lensemble des informations que vous avez collectes (prise de notes). Le rsultat vous servira pour raliser votre runion de clture.

1. Recenser lensemble des points forts


En balayant lensemble de vos notes, vous allez trs rapidement faire la liste de tous les points forts que vous avez identifis pendant les entretiens avec les audits. Jutilise personnellement le symbole + dans la marge. Par rapport lobjectif de la mission et de ce que vous avez vcu, faites toutefois un tri dans les points forts afin de ne conserver que ceux qui permettront de valoriser les bonnes pratiques de lorganisation. Regroupez-les par thmes : Ressources humaines : implication Mthodes de travail : bonnes pratiques de lorganisation Moyens : outils de gestion, Pourquoi faut-il mettre en avant des points forts ? Ils reprsentent les bonnes pratiques de lorganisation. Cela valorise directement limplication du personnel dans lamlioration continue de
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la performance de lentreprise. Il est important de rappeler que lentreprise puisse maintenir ces points forts dans le temps. Ils constituent les verrous de lorganisation. Comment formuler un point fort ? Ecrivez le point fort sous la forme dune affirmation appuye par des faits constats, comme par exemple : implication du personnel de production dans la dmarche damlioration participative : nombre de suggestions damlioration proposes et mises en uvre de manire efficace, en hausse constante depuis trois ans.

2. Recenser lensemble des points faibles


Les points faibles sont des risques que vous avez identifis et qui pourraient devenir de futures non conformits si lentreprise nentreprend pas dactions prventives pour liminer les causes potentielles. Personnellement jutilise le symbole - . Les points faibles seront revus automatiquement lors du prochain audit afin de sassurer de leur prise en compte effective. Comment formuler un point faible ? Utilisez tout simplement la formulation attention en compltant avec les faits pouvant apparatre, si le risque se prsente en ralit, comme par exemple : Attention indiquer explicitement, dans vos commandes dachat, les rfrences appliquer (spcifications de fabrication, plan indic, ) par le sous-traitant. En cas dvolution de vos spcifications dachat, la non prise en compte de celle-ci par votre sous-traitant pourrait devenir un produit non conforme. Ce risque est renforc par le fait que vous ne grez pas les AR (accus rception de commande) de vos fournisseurs.

3. Recenser lensemble des non conformits


Une non conformit est un cart par rapport une exigence. Cette dernire pourra tre une exigence dune norme (exemple : ISO 9001), dune exigence interne lentreprise ou une exigence lgale / rglementaire. Toute non conformit ncessite une action corrective de la part de lentreprise. Une action corrective est une mthodologie sappuyant ncessairement sur la recherche de causes. Les actions mises en uvre et mesures en termes defficacit, seront valider par lauditeur. Comment formuler une non conformit ? Ecrire une non conformit demande dcrire les faits constats : Qui? Quoi? O? Quand? Comment? Combien? Attention ne pas faire de jugement de valeur. Vous devez absolument crire que des faits afin que la situation de non conformit soit non contestable. Il faut ensuite rattacher les faits une exigence , comme vu prcdemment : exigence dune norme, exigence interne ou exigence lgale / rglementaire. Si vous narrivez pas associer une exigence, cest que vous ntes aucunement face une non conformit ! Vous avez peut tre mis en vidence un point faible ou une opportunit damlioration. Dans les deux cas, revoyez sa formulation. Si vous avez pu rattacher vos faits une exigence, vous avez bien mis en vidence une non conformit.

4. Recenser lensemble des opportunits damlioration


En balayant lensemble de vos notes, vous allez trs rapidement faire la liste de toutes les opportunits que vous avez identifies pendant les entretiens avec les audits. Jutilise personnellement le symbole OA dans la marge. Comment formaliser une opportunit damlioration ? Commencez avec un verbe linfinitif + opportunit complt ventuellement avec les gains qualitatifs, comme par exemples : Adapter la gestion des commandes fournisseurs afin dviter lopration darchivage annuelle Automatiser lindicateur dvaluation des fournisseurs en vous appuyant sur les donnes gres dans le module achats Le verbe linfinitif traduit une action faire.

5. Faire une conclusion de votre rapport daudit


Sil fallait retenir quun seul point fort, retenez-en en rapport avec : Les performances qualitatives obtenues Le pilotage de lactivit La capacit damlioration
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Rappelez les enjeux lis aux points faibles et aux non conformits : Mettre en place les actions correctives et prventives permettant dliminer la cause premire de la non conformit. Traiter une non conformit, un point faible (risque de non conformit) ou une opportunit damlioration sont trois manires diffrentes de faire progresser lorganisation. Peu importe le vocabulaire, le tout est de faire avancer les choses! En conclusion Le rapport daudit est une photographie dun processus, dune activit ou de tout le systme de management. La qualit de votre rapport, au sens valeur ajoute apporte vos clients , va permettre aux audits damliorer leur organisation. Cette qualit de rapport est le rsultat de votre processus daudit, qui sappuie sur : 1. La prparation dun guide daudit 2. La pertinence de vos entretiens : les bonnes questions poser 3. La technique utilise pour les prises de notes La recette dun bon rapport daudit est bien davoir suffisamment de matire exploiter, sachant que la technique de prise de notes vous facilitera le travail de collecte des informations utiles votre travail de synthse. Si vous avez bien pris vos notes en cours daudit, la synthse vous sera videmment grandement facilite en reprenant directement les diffrents points nots : + , - , OA et NC . Pour revoir les principes daudit sappuyant sur des mthodes prouves : Russir les audits internes en quatre tapes (http://www.ameliorationcontinue.fr/audit-interne/)

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5. Comment auditer un projet? (http://www.ameliorationcontinue.fr/audit-projet/) Mots-cls: action corrective (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/action-corrective/), audit (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/audit/), audit interne (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/audit-interne/), audit (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/audite/), conclusion d'audit (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/conclusion-daudit/), entretien d'audit (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/entretien-daudit/), guide d'audit (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/guidedaudit/), iso 14001 (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/iso-14001/), ISO 27001 (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/iso-27001/), ISO 9001 (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/iso-9001/), opportunit d'amlioration (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/opportunitedamelioration/), point faible (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/point-faible/), point fort (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/point-fort/), prparation de l'audit (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/preparation-de-laudit/), rapport d'audit (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/rapport-daudit/), runion de clture (http://www.ameliorationcontinue.fr/tag/reunion-de-cloture/) Partager cet article :

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8 commentaires pour Comment faire un rapport daudit synthtique et pertinent en 5 points!


1. mina dit : 1 novembre 2011 16 h 07 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-1558) Bonjour M.WEBER, Je tiens vous remercier infiniment pour tout ce que vous faites. je suis responsable qualit dune entreprise de distribution des produits pharmaceutiques depuis 2003, en lisant vos articles je commence lire et comprendre la norme iso 9001 diffremment et chaque chapitre, chaque exigences, chaque terme, tout me parait maintenant logique, ralisable sur le terrain et surtout clair et loin de toute confusion. Je vous remercie une nouvelle fois. Jaimerais aussi vous informer que jai beaucoup de problmes quant la matrise documentaire. La semaine dernire, lentreprise a t audite et il y avait des remarques relatives la gestion doumentaire et comme javais les mmes remarques lors de laudit 2010, cela a t enregistre en tant que non conformit dapplication . Jespre que vous pourriez maider pour surmonter cet handicap. Encore merci.

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Rabia dit : 28 dcembre 2011 16 h 59 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-1739) Bonjour, Je vous remercie infiniment pour les documents que vous avez mis notre disposition, cest trs intressant. Je vous vous informe que joccupe un poste dauditrice qualit dans une socit de cblage automobile, et jai bien profit de vos articles pour amliorer ma carrire, et je continue dcouvrir les points damlioration. Merci encore une fois.

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Arnold dit : 28 dcembre 2011 21 h 15 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-1740) Bonjour Merci pour vos prcieux conseil. Jaimerais en savoir plus sur ISO 9001 car je vais dmarrer une mise en place bientt et je ne sais pas par ou il faut commencer. Merci de mclairer si vous pouvez. Cordialement Arnold

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4. Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit :


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29 dcembre 2011 10 h 58 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-1746) Bonjour Rabia, Merci de votre retour. Nhsitez-pas me solliciter si un sujet vous intresse particulirement. Cela me permettra dcrire un nouvel article. Au plaisir de vous lire.

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Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 29 dcembre 2011 13 h 19 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-1748) Bonjour Arnold, Je viens de mettre en ligne un article qui vous intressera srement. Il traite de la manire dont il faut engager le projet de mise en uvre dun SMQ. Je vous rends attentif au fait quil ne faut pas monter une usine gaz . En dautres termes, le SMQ doit tre le plus transparent possible car les bonnes pratiques (exigences ISO 9001) sont naturellement intgres dans les activits oprationnelles au service des clients de lentreprise. Exemples : Tableau de bord de la direction intgrant aspects conomiques et qualitatifs Utilisation de lvaluation des fournisseurs, par les acheteurs, comme outil support de la relation fournisseurs Attention ne pas faire du SMQ un super systme documentaire pour les acteurs de lentreprise. Le SMQ est un systme de management bas sur lapproche processus dont la seule finalit est la satisfaction des clients de lentreprise. Soyons raliste! La satisfaction des clients nest pas la seule finalit de lentreprise. Les aspects conomiques sont ncessairement prsents, pour la prennit de lentreprise. Noublions-pas que la norme ISO 9001 : 2008 nimpose que 6 procdures documente!! Comment mettre en uvre un SMQ ? 4 tapes respecter! (http://www.ameliorationcontinue.fr/implementation-smq-iso9001/) Au plaisir de vous lire.

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Paula dit : 3 janvier 2012 15 h 47 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-1766) Bonjour Monsieur, Je vous remercie pour les articles que vous avez post sur votre site, ils sont trs intressants lireet mont beaucoup aid intgrer les diffrents concepts de la qualit. Jaimerai que vous maidiez comprendre un sujet : comment remdier la non-qualit Il faut commencer dfinir ce quest la non qualit, puis les tapes suivre pour essayer de corriger cette non qualit, les actions mener ( correctives, prventives et curatives ) puis limportance de la surveillance et de la mesure des processus et produits. Quest ce que vous en pensez? Je vous remercie par avance de lattention que vous porterez ma demande. Cordialement Paula

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aboulk abila dit : 30 avril 2012 15 h 30 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-2197) Bonjour,

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Je suis un tudiant. Jai besoin de votre aide pour me fournir un exemple de rapport sur la mthode du travail dun cabinet daudit ou bien dun rapport daudit dune entreprise + fiche signaltique. je vous remercie par avance.

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Pascal Weber (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 4 mai 2012 13 h 26 min (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/comment-page-1/#comment-2206) Bonjour, Le sujet est large quand vous voquer la mthode de travail dun cabinet daudit. Quentendez-vous par cabinet daudit. Parlez-vous des organismes de certification ISO? Si tel est le cas, il me sera possible de vous fournir une mthode de travail, car celle-ci est transmise toute entreprise engage dans un contrat de certification systme ISO. Le rapport daudit est un lment de la proprit de lentreprise cliente. Il nest pas du tout communicable. Si vous souhaitez savoir que contient un rapport daudit, je vous invite lire cet article : Comment faire un rapport daudit synthtique et pertinent en 5 points! (http://www.ameliorationcontinue.fr/rapport-audit/) Au plaisir de vous lire. Pascal Weber

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