UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

FACULTAD DE CONTADURA Y ADMINISTRACIN

AUTOR: MARA EVELIA GARCA ORTZ EDITH CANDELAS RAMREZ Administracin VI Plan: Licenciatura: rea: 2005 Administracin Administracin Avanzada Clave: Crditos: Semestre: Hrs. Asesora: 1750 8 7 2

Requisitos: Seriacin antecedente: Administracin I Tipo de asignatura: Obligatoria (x)

Hrs. Por semana: 4 Optativa ( )

Objetivo particular Al finalizar el curso, el alumno comprender los principios de la auditora administrativa, su metodologa y los diversos enfoques para realizarla.

Temario oficial (horas sugeridas 64) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Generalidades del control interno Auditorias y auditoria administrativa El licenciado en administracin y la auditoria administrativa Diferentes enfoques de la auditoria administrativa Metodologa para realizar una auditoria administrativa Tcnicas de evaluacin (6 hrs.) (10 hrs.) (4 hrs.) (10 hrs.) (18 hrs.) (16 hrs.)

Introduccin En esta asignatura, el estudiante investigar lo relativo a auditora administrativa. En el tema 1 investigar el marco de referencia dentro del cual se establece el control interno como elemento fundamental de la administracin, cualquiera que sea su tipo o conformacin.

En el tema 2 estudiar las variables dentro del cual se establecen las auditorias y la auditora administrativa, as como un panorama de todos los tipos, sus aspectos funcionales y normativas. En el tema 3 se aplicar el perfil del Licenciado en Administracin como auditor administrativo, sus funciones y el contenido que debe imprimir a todas y cada una de sus acciones. En el tema 4 aprenders que diversos autores como Wiliam P Leonard, Jorge lvarez Anguiano, Jos Antonio Fernndez Arena, Vctor Rubio Ragazzoni y Francisco Montao Snchez, han presentado su enfoque y metodologa para realizar la auditora administrativa. Cada uno de ellos ha expuesto su definicin de auditora administrativa, de acuerdo con sus conocimientos y experiencias tanto acadmicas como profesionales, dndole nfasis a alguna de las etapas de la metodologa o resaltando la importancia de algn aspecto en particular. En el tema 5 aprenders que la metodologa para realizar la auditora administrativa parte al igual que todos los estudios administrativos que lleva a cabo un administrador de la planeacin del estudio, primero realizars la investigacin preliminar, y con la informacin que recabes determinars el rea a investigar, los detalles a estudiar, el tiempo en que se llevar a cabo la auditora y el costo de realizarla para terminar esta etapa con la evaluacin del control interno. Despus se abordar el tema de obtencin de informacin y la evaluacin cuantitativa, para que, posteriormente aprendas como se elabora el informe final y como dar seguimiento a la auditora. El tema 6 es el ltimo de esta materia y en l aprenders a disear y aplicar indicadores de gestin, conocers diferentes mtodos para elaborar escalas que te permitan disear cuestionarios, cdulas de observacin y listas de checado de manera sistemtica y, a los cuales, les aplicars los indicadores de gestin.

Tambin en este tema se incluye el anlisis factorial como un mtodo de evaluar la eficiencia que el auditor puede aplicar en la empresa auditada y, por ltimo, se tratar el tema de diagnstico de la productividad, el cual tiene gran relevancia en las organizaciones actuales debido a la competencia a nivel internacional por abarcar y permanecer en el mercado.

TEMA 1. GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO

Objetivo particular Al culminar el aprendizaje del tema, logrars analizar la conceptuacin del control interno, sus objetivos, etapas y tipos. As mismo, conocers la cultura del control interno que tiene una empresa. Temario detallado 1.1. 1.2. Concepto e importancia del control interno Objetivo y alcance del control interno 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.3. 1.4. 1.5. Objetivos de autorizacin Objetivo de procesamiento y de clasificacin de transacciones Objetivo de salvaguarda fsica Objetivos de verificacin y evaluacin

Etapas del control interno Tipos de control Supervisin del control

Introduccin Este tema proporciona al alumno un plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, y promover la eficiencia de sus operaciones. Su importancia se aprecia ubicndolo desde el punto de vista bsico de la accin de administrar hacia el interior de la propia organizacin (de all el concepto de interno). No se puede desarrollar una planeacin sin control, no puede haber un proceso de organizar sin control, no puede haber una obtencin de recursos humanos, materiales y financieros sin control o nter coordinados; y obviamente, no se puede administrar sin control.

En materia de auditora, en cualquiera de sus tipos, el control interno viene a ser un aspecto de vital importancia, ya que dependiendo de la calidad de ste en la entidad sujeta a auditora, el auditor determinar el grado de confianza que va a depositar en l y en la propia entidad; as mismo, le servir para decidir la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora a aplicar. A mayor control, menos pruebas de auditora. A menor control, ms pruebas de auditora. 1.1. Concepto e importancia del control interno1

El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de su informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las polticas preescritas por la administracin. (Ver los elementos del control interno en el anexo 1) Todas las empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales, financieras o de servicios deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catalogo de cuentas eficiente y prctico, deben contar, adems, con un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifra, informes y reportes de los estados financieros. Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y documentos por cobrar , equipos de oficina, reparto, maquinaria y otros. Es decir, un sistema eficiente y prctico de control interno, dificulta la colusin de empleados, fraudes, robos, etctera.

Control Interno por Objetivos y Ciclos de Transacciones y el Muestreo Estadstico en Auditora. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos A.C., 1998, pp. 10-13.

1.2.

Objetivo y alcance del control interno

Establecer los pronunciamientos y sealar los procedimientos relativos al estudio y evaluacin del control interno en funcin al cumplimiento de sus objetivos, que debe servir de base para establecer la relacin entre la calidad del control interno y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditora.

1.2.1.

Objetivos de autorizacin

Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administracin. 1.2.2. Objetivo de procesamiento y de clasificacin de transacciones

Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.

1.2.3. administracin 1.2.4.

Objetivo de salvaguarda fsica

El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo a autorizaciones de la

Objetivos de verificacin y evaluacin

Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse con los activos existentes a intervalos razonablemente y tomar las medidas apropiadas respecto a las diferencias que existen. As mismo, deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan en los estados financieros, ya que este objetivo complementa en forma importante a los mencionados anteriormente.

1.3.

Etapas del control interno 2

Los elementos administrativos del control interno, por razn evidente, son los mismos que los del proceso administrativo. Ver figura 1.1.

PREVISIN

PLANEACIN

INTEGRACIN

ORGANIZACIN

DIRECCIN

CONTROL

Figura 1.1. Etapas del proceso administrativo

Previsin Qu puede o debe controlarse? Objetivos. Fijar los fines y metas del control. Investigaciones. Analizar las causas de la deficiencia de lo que se va a controlar. Alternativas. Opciones del control.

Planeacin Qu se va a controlar?
2

Polticas. Normas genricas que orientan la accin del control. Procedimientos. Secuencia cronolgica del control. Programas. Secuencia y tiempo de las actividades del control. Pronsticos. Criterios sobre la operacin futura del control. Presupuestos. Medicin numrica del control o estndares.

Francisco Montao, Auditora administrativa, herramienta estratgica de planeacin y control, pp. 25-26.

 Organizacin Como se va a controlar? Funciones. Divisin de las actividades del control. Jerarquas. Grado de autoridad, estrategia o preferencia del control. Obligaciones. Deberes asignados a los responsables del control. Integracin Con quin y con qu se va a controlar? Seleccin. Buscar, seleccionar y reclutar a los responsables del control. Introduccin. Identificar al ingresado con las necesidades del control. Capacitacin. Adiestrar, capacitar y desarrollar a los encargados del control. Integracin de cosas. Adecuar las cosas a las necesidades del control.

Direccin Ver que opere el control Autoridad. Facultad de decidir y mandar sobre la funcin del control. Comunicacin. Proceso de informacin sobre la funcin de control. Supervisin. Vigilar lo ordenado respecto del control.

Control Cmo se control? 1.4. Establecimiento del control para evaluar sistemticamente. Operacin del control para medir los resultados reales contra los previstos. Interpretacin de resultados para conocer las causas que producen desviaciones. Retroalimentacin para decidir sobre las medidas de correccin. Tipos de control3 preventivos: buscan prever o evitar problemas mediante

Controles

presupuestos, programas, calendarios, etctera.

3

O.p. Cit. p. 27

Controles concurrentes o simultneos: buscan desviaciones durante el proceso de las actividades. Controles de alternativa: buscan identificar opciones para seguir con el proceso. Controles de retroalimentacin: buscan evaluar los resultados para decidir una accin. Por ejemplo, el control de vigencia de plizas de seguros es un mecanismo para vigilar que no se presente el caso de una proteccin mediante el seguro que por haber transcurrido el plazo de vigencia ya no cubre el o los riesgos que protega, o que la suma asegurada no es adecuada o que los riesgos no estn actualizados, entre otros aspectos que deben ser controlados. El empleado encargado de las plizas de seguros es el responsable de llevar el control de vigencia de las plizas de seguros y de elaborar un reporte mensual de ste control para enviarlo a la gerencia o direccin de la administracin de la seguridad de la empresa. En este caso, la auditora debe revisar: los registros del control, los reportes, las plizas, el procedimiento para renovar y actualizar los seguros, las normas y polticas de la empresa en materia de seguros, los sistemas y personal de la supervisin, la capacidad del personal, lugar de existencia fsica de las plizas, etctera. 1.5. Supervisin del control4

Como se ha dicho, no es suficiente el diseo de una buena organizacin, sino tambin la vigilancia constante, para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organizacin. La supervisin se

Juan Ramn Santillana Gonzlez, Establecimiento de Sistemas de Control Interno. Funcin Contralora, pp. 12-13.

ejerce en diferentes niveles, por distintos funcionarios y empleados, y en forma directa e indirecta, ejemplo: Gerente general. Contralor. Comisarios o consejo de vigilancia. Auditores internos. Auditores externos.

Una buena planeacin y sistematizacin de procedimientos y un buen diseo de registros, formas e informes, permite la supervisin casi automtica de los diversos aspectos de control interno. En entidades de mayor importancia, la supervisin de ste tipo de control requiere de un auditor interno o de una unidad administrativa de auditora interna que acte como vigilante constante del cumplimiento de la entidad con los otros elementos de control: organizacin, procesamientos y personal. Por tanto, la funcin de auditora que vigila la existencia constante del control interno es a su vez un elemento muy importante de ste. Cuando no es posible sostener un grupo de auditora interna, un buen plan de organizacin debe asignar a algunos funcionarios las atribuciones ms importantes de dicha auditora para que efecten reconocimientos peridicos del sistema integral de control interno de la entidad. Bibliografa del tema 1 INSTITUTO Mexicano de Contadores Pblicos A.C., Control Interno por Objetivos y Ciclos de Transacciones y el Muestreo Estadstico en Auditora. Mxico 1998, 257 pp. MONTAO, Francisco, Auditora administrativa, herramienta estratgica de planeacin y control, Mxico, Gasca Sicco, 2004, 383 pp.

10

SANTILLANA GONZLEZ, Juan Ramn, Establecimiento de Sistemas de Control Interno. Funcin Contralora, Mxico, ECAFSA, 1997, 322 pp.

Actividades de aprendizaje A.1.1 Elabora un mapa conceptual del tema. A.1.2 Elabora un cuadro sinptico de los diferentes tipos de control y ponga ejemplos. A.1.3 Realiza una lectura y analiza el captulo 1 de Control Interno del libro Establecimiento de sistemas de control interno, de Juan Ramn Santillana Gonzlez, ECAFSA. Presente por escrito sus comentarios. A.1.4 Entrevista a un gerente de cualquier empresa con la finalidad de conocer cul es la importancia del control interno para l. Argumenta por escrito tu trabajo. A.1.5 Elabora un cuadro comparativo del proceso administrativo del control interno. Presenta por escrito tu trabajo.

Cuestionario de autoevaluacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Definir el concepto de control interno. Cul es el objetivo y alcance del control interno? Qu son los objetivos de salvaguarda fsica? Menciona las etapas de control interno. Menciona los tipos de control interno. Qu son los objetivos de autorizacin? Menciona los cuatro elementos del control interno Menciona los diferentes niveles de vigilancia en la supervisin del control interno. Qu son los objetivos de verificacin y evolucin? Cules son los elementos del rea de personal que intervienen en el control interno?

11

Examen de autoevaluacin Indica si las siguientes aseveraciones son verdaderas (V) o falsas (F). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. El control es la etapa que cierra el proceso administrativo e inicia el proceso del nuevo ciclo. El control permite evaluar si lo que se previ, plane, organiz, integr y dirigi se realiz bien. El control opera en todas las etapas del proceso administrativo. El control ayuda de manera importante a la auditora administrativa. El control permite evaluar desviaciones, causas de problemas, posibles soluciones y mejorar resultados. Entrenamiento quiere decir mejores programas y ser el personal ms apto. La moralidad del personal es la base de la estructura del control interno. Un buen sistema de control son los registros y formas. La direccin debe asumir la responsabilidad poltica de la empresa. 10. La divisin de labores define la independencia de las funciones de operacin.

V V V

F F F

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TEMA 2. AUDITORIAS Y AUDITORA ADMINISTRATIVA

Objetivo particular El alumno analizar el marco de las auditorias y la auditora administrativa, su naturaleza, concepto y tipologa y sus principales actividades.

Temario detallado 2.1. 2.2. Concepto de auditora Clasificacin 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. Tipos: interna y externa Naturaleza: total y parcial Clases: auditora financiera, auditora interna, auditora de operaciones, auditora administrativa, auditora fiscal, auditora de resultados de programas y auditora de la legalidad 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. Concepto de auditora administrativa Antecedentes y propsitos Objetivos y alcance Limitaciones Etapas de la auditora administrativa 2.7.1. 2.7.2. 2.7.3. 2.7.4. 2.7.5. Introduccin Este tema proporciona al alumno el marco de referencia dentro del cual se establecen las auditorias y la auditora administrativa. Se brinda un panorama de todos los tipos de auditorias, considerando los aspectos funcionales y normativos indispensables para su correcta aplicacin. Tambin se sientan las bases metodolgicas que garantizan que la auditora administrativa se inscriba en una Planeacin Obtencin de informacin Evaluacin Informe Seguimiento

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lnea de actuacin seria y coherente, para lo cual se proponen las etapas de planeacin, obtencin de informacin, evaluacin, informe y seguimiento. Todo organismo social, cualquiera que sea su tipo, requiere de una revisin y evaluacin para determinar los puntos que entraan un peligro potencial o por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades, reducir costos, eliminar desperdicios y prdidas innecesarias, observar los desempeos y evaluar la eficacia de los controles, revisar planes generales y objetivos de la empresa. Concepto de auditora5

2.1.

Examen metdico y ordenado de la contabilidad de una empresa mediante la comprobacin de las operaciones registradas y la investigacin de todos aquellos hechos que puedan tener relacin con los mismos, a fin de determinar su correccin. 2.2. Clasificacin 2.2.1. Tipos: interna y externa

Interna: es aquella realizada por los empleados de una empresa que dependen de la administracin de la misma. Externa: es aquella que es efectuada por una persona independiente o firma de contadores pblicos, es decir, el auditor no es un empleado del cliente. Su relacin con la administracin es estrictamente profesional. 2.2.2. Naturaleza: total y parcial

Total: es aplicable a todo el organismo social. Su finalidad primordial es un examen de eficiencia administrativa que se efecta a toda la empresa. Ejemplo: Grupo Banamex-Accival.

Benjamn Tllez Trejo, Auditora un enfoque practico,pp. 44-47.

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Parcial:

slo

una

parte

del

organismo

social.Se

concreta

un

rea

exclusivamente, o aun departamento, procedimiento, funcin etctera. Ejemplo: Departamento de nmina grupo Banamex Accival. 2.2.3. Clases: auditora financiera, auditora interna, auditora de operaciones, auditora administrativa, auditora fiscal, auditora de resultados de programas y auditora de la legalidad DEFINICIN Es el examen de los estados financieros elaborados por un contador pblico sobre libros de contabilidad, registros, Auditora financiera documentacin complementaria y transacciones de la entidad examinada para determinar si los estados financieros presentan razonablemente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. La auditora interna es una funcin consultiva, pues quienes la llevan a cabo crean y evalan procedimientos financieros y operativos, registran los registros financieros Auditora interna y contables, tanto los mtodos como sus temas de operacin, evalan el sistema de control interno existente, sumaran peridicamente los resultados de una investigacin continua, emiten recomendaciones para mejorar los procesos e informan a la alta gerencia acerca de los resultados de sus hallazgos. Se Auditora de operaciones ocupa de la calidad de las operaciones y

CLASE

procedimientos, para lo cual revisa los registros de dichas operaciones, inclusive contables, y analiza la eficiencia y eficacia, as como los costos de las actividades y de problemas operativos. Revisa la manera en que se

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realizan las actividades de una funcin o de una unidad para evaluar si las operaciones y procedimientos se han efectuado de acuerdo con las normas establecidas en las empresas, es decir, compara los resultados contra las normas. Puede definirse como un examen completo y constructivo Auditora administrativa de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental, o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo de sus recursos humanos y materiales. Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los Auditora fiscal contribuyentes, desde el punto de vista fisco, Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico, direcciones o tesoreras de hacienda estatales o tesoreras municipales. Esta auditora es la eficacia y congruencia alcanzadas en el logro de los objetivos y las metas establecidas en relacin con el avance del ejercicio presupuestal. El Auditora de resultados de programas anlisis de la eficacia se obtendr revisando que realmente se alcanzarn las metas establecidas en el tiempo, lugar, cantidad y calidad requeridas. La congruencia se determinar al examinar la relacin lgica que exista entre el logro de los objetivos y las metas de los programas y el avance del ejercicio presupuestal. Este tipo de auditora tiene como finalidad revisar si la Auditora de la legalidad dependencia actividades, disposiciones o ha entidad, en el el sean desarrollo aplicables de de sus las observado que cumplimiento

legales

(leyes,

reglamentos, decretos, circulares, etc.)

Cuadro 2.1. Clases de auditora

16

2.3.

Concepto de auditora administrativa

La auditora administrativa es la tcnica de control administrativo que examina sistemtica e integralmente el grado de eficiencia en la aplicacin del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, as como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad de las mismas. Antecedentes y propsitos6

2.4.

Los problemas administrativos dieron lugar a nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. En la bsqueda sistemtica de soluciones, naturalmente utilizarn la ciencia y la metodologa cientfica. Este enfoque pragmtico y sus soluciones cientficos dieron lugar a una orientacin tcnica hacia la auditora administrativa. El maestro Joaqun Rodrguez Valencia seala: El padre de la administracin, Henry Fayol, mencion en una entrevista (que le hizo la Cronique Social de Francia) en 1925, que el mejor mtodo para examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacin, la organizacin, el mando, la coordinacin y el control estn siendo atendidos, es decir, si la empresa est bien administrada. El Doctor James Mckinsey en los aos de 1935 a 1940 lleg a la conclusin de que la empresa debe peridicamente hacer una auditora, que consistira en una evaluacin de la empresa en todos sus aspectos, a la vista de un medio ambiente empresarial. En Mxico, un antecedente sobre la auditora administrativa lo tenemos en el libro El Anlisis Factorial gua para estudios de economa industrial elaborado por Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein, publicado por el Departamento de Investigaciones Industriales del banco de Mxico, S.A. en 1959.
6

Joaqun Rodrguez Valencia, Sipnosis de auditora administrativa , pp. 56-60.

17

En 1961, un ingeniero asesor en administracin de nombre William P. Leonard recoge todas las corrientes en material de auditora administrativa, ms las suyas, y conforma un libro denominado The Management Audit (La Auditora Administrativa), que es editado en 1962 en los Estados Unidos de Norteamrica. Es a partir de ese ao, en que los estudiosos e investigadores de esta rama de especializacin de la auditora consideran como el nacimiento formal y estructurado de la auditora administrativa. La filosofa impresa por Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre habrn de estar en alerta permanente, para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economa, la poltica y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en generaly adecuar la administracin a ellos. Efecto que se captar por medio de un ordenado y riguroso proceso de evaluacin, que incluye la medicin de la calidad de las decisiones, denominado auditora administrativa. La obra de Leonard abarca un repaso a los elementos bsicos de la administracin por l vista (planeacin, organizacin, coordinacin, direccin y control); evaluacin de los mtodos y eficiencia administrativa y ejecutiva; conceptos fundamentales de la auditora administrativa; preparacin, iniciacin, recopilacin, anlisis e interpretacin de informacin; y preparacin, presentacin y seguimiento del informe de auditora administrativa. Es a partir de la obra de Leonard cuando la auditora administrativa entra en un proceso de asimilacin, aceptacin y desarrollo, primero en los Estados Unidos de Norteamrica, posteriormente en Mxico, durante la dcada de 1970, en la que instituciones, investigadores y practicantes de la auditora han intervenido y coadyuvado en su evolucin.

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El propsito de la auditora administrativa radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados, exijan una mayor o pronta atencin.

2.5.

Objetivos y alcances

El objetivo primordial de la auditora administrativa es verificar la organizacin de una empresa, de un departamento, de una seccin, etctera, con el fin de: Eliminar desperdicios y prdidas. Mejorar los procedimientos y sistemas administrativos. Vigilar que se cumplan los planes y objetivos de la empresa. Estudiar nuevas ideas, innovaciones de equipo y realizacin de utilidades. Utilizar mejor los recursos de que se dispone tanto fsicos como humanos. Su alcance, est dado por el mbito de aplicaciones de la auditora administrativa, es decir, en donde se puede aplicar. En este sentido pude aplicarse en: toda la empresa, un departamento, una funcin o en una subfuncin de la misma.

2.6.

Limitaciones

Como factores limitantes en el desarrollo de la auditora administrativa, tenemos aquellas actividades que por su naturaleza no permitan evaluaciones objetivas. Etapas de la auditora administrativa7

2.7.

Las etapas de auditora administrativa tienen como propsito servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterios y delimiten la
7

Eduardo J. Mancillas Prez, La auditora administrativa , pp. 38-42.

19

profundidad con que se revisarn y aplicarn las tcnicas de anlisis administrativo, para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que debern observarse para su realizacin. Las etapas que integran la metodologa son:

2.7.1.

Planeacin

La planeacin de la auditora es la funcin donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. 2.7.2. Obtencin de informacin

En esta etapa se da comienzo la auditora, puesto que se inicia con la ejecucin de los programas para obtener la informacin necesaria, es donde se aplican las tcnicas de investigacin (encuestas de opinin, cuestionarios y observaciones directas) para la captacin y anlisis de la informacin. 2.7.3. Evaluacin

Terminada la obtencin de informacin, el auditor proceder a: Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin. Clasificacin de los datos. Evaluacin de resultados. Determinacin de la solucin. Informe

2.7.4.

Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que de esta forma queda constancia de su labor, requiere que su presentacin cause el impacto de profesionalismo, calidad y confianza.

20

2.7.5.

Seguimiento

Se integran las observaciones y recomendaciones, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y acciones especficas para examinar el grado de avance en la implementacin de los cambios sugeridos y sentar las bases para la auditora de seguimiento.

Bibliografa del tema 2 TLLEZ Trejo, Benjamn, Auditora, un enfoque prctico, Mxico, Thompson, 2004, 445 pp. RODRGUEZ Valencia, Joaqun, Sipnosis de auditora administrativa, Mxico, Trillas, 1999, 297 pp. MANCILLAS Prez, Eduardo J, La auditora administrativa, Mxico, Trillas, 2001, 124 pp. Actividades de aprendizaje A.2.1 Elabora un mapa conceptual del tema. A.2.2 Elabora un cuadro sinptico con las diferentes clases de auditora y explquelas brevemente. A.2.3 Realiza la lectura y analiza el capitulo 2 Conceptos generales sobre la auditora administrativa, de Eduardo J. Mancillas Prez, La auditora administrativa, un enfoque cientfico, Trillas. Presente por escrito sus comentarios. A.2.4 Elabora un cuadro comparativo de ventajas y desventajas de la auditora interna y auditora externa. A.2.5 Entrevista a un gerente con la finalidad de conocer si sabe qu es una auditora administrativa y cada cundo hay que hacerla. Argumenta por escrito tu trabajo y anexa la gua de entrevista que elabores. A.2.6 Investiga en Internet cinco empresas para conocer cada cundo realizan una auditora administrativa. Presenta por escrito tus conclusiones.

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Cuestionario de autoevaluacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Defina el concepto de auditora y auditora administrativa. Cul es el objetivo de la auditora administrativa? Qu es la auditora de operaciones? Ponga ejemplos. Menciona las etapas de la auditora administrativa. En qu radica la importancia de la auditora administrativa? Qu es la auditora de la legalidad? Qu es la obtencin de informacin en una auditora? Qu es la auditora fiscal? Cules son los tipos de auditora? Qu es una auditora parcial?

Examen de autoevaluacin Indica si las siguientes aseveraciones son verdaderas (V) o falsas (F). 1. 2. 3. 4. 5. 6. Los tipos de auditora pueden ser Interna, Externa y Mixto Una auditora administrativa siempre debe ser total Existen las auditorias ambientales El William P. Leonard, primera persona en realizar una auditora administrativa En Mxico, un antecedente sobre la auditora administrativa lo tenemos en el libro El Anlisis Factorial Las reas funcionales de la empresa son: Recursos Humanos, Sistemas 7. 8. 9. Son cinco las etapas de la auditora administrativa Auditora externa es igual a solicitar un trabajo de consultora integral El informe de auditora administrativa es la primera etapa cuestionarios 10. La obtencin de informacin puede ser entrevistas o V V V V F F F F Finanzas, Mercadotecnia, Produccin y V F V V V V F F F F

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TEMA 3. EL LICENCIADO EN ADMINISTRATIVA Objetivo particular

ADMINISTRACIN Y LA AUDITORA

El alumno identificar las caractersticas que debe reunir el licenciado en administracin como auditor administrativo, y comprender la importancia del comportamiento tico de un auditor. Temario detallado 3.1. 3.2. 3.3. El perfil del licenciado en Administracin como auditor administrativo Auditora administrativa interna y auditora administrativa externa, conceptualizacin de ambas Auditora administrativa interna 3.3.1. 3.3.2. 3.4. 3.5. 3.6. 3.4.1. 3.5.1. Ubicacin en un organismo social Ventajas y desventajas de la auditora administrativa interna Ventajas y desventajas de la auditora administrativa externa El auditor como analista, consultor, asesor, contralor y comisario

Auditora administrativa externa Diferencia entre auditor interno y auditor externo Cdigo de tica profesional en relacin a la auditora administrativa

Introduccin Este tema proporciona al alumno el marco de referencia dentro del cual se establece el perfil del licenciado en Administracin como auditor administrativo, las caractersticas del servicio en sus distintas modalidades, la estructura, funciones y contenido tico que debe observar, adems de los aspectos normativos y contractuales inherentes a su ejecucin. As mismo, se identifican las variantes de estructura del equipo auditor, sus funciones y el contenido que deben imprimir a todas y cada una de sus acciones. El ejercicio de una auditora en una organizacin puede asignarse a auditores internos, auditores externos o a un equipo combinado entre ambos, atendiendo a

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necesidades especficas en cada caso. Cada alternativa reviste una serie de ventajas y desventajas, por lo que es conveniente analizar con detenimiento cul de ellas representa la ms viable en trminos de costobeneficio. Finalmente, el papel del auditor en la implementacin de una auditora administrativa es primordial, ya que sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas, responsabilidad profesional y tica, as como estructura de pensamiento son fundamentales para lograr el xito esperado.

3.1.

El perfil del licenciado en Administracin como auditor administrativo

Las caractersticas de un auditor constituye uno de los tpicos de mayor importancia en el proceso de instrumentar una auditora administrativa, en virtud de que es en quien recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios. La calidad y el nivel de ejecucin de la auditora dependen en gran medida del profesionalismo y sensibilidad del auditor, implica la conjuncin de conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para que realice su trabajo con esmero y competencia. A continuacin se citan algunas normas de tica profesional que deben ser consideradas:8 Capacidad Independencia Equidad Seleccin de clientes Secreto profesional Honorarios Difusin de servicios

Vctor M. Rubio Ragazzoni, Gua prctica de auditora administrativa , pp. 6-7.

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Norma

Definicin El auditor, al hacerse cargo de algn trabajo,

Capacidad

debe estar consciente de que tiene la capacidad para desempearlo eficazmente. El auditor durante el desarrollo de su trabajo,

Independencia

deber estar consciente de que acta con entera libertad, sin influencia de cualquier persona conectada con la empresa. El auditor debe tener presente que sus consejos

Equidad

sean emitidos con equidad y protejan los intereses morales y materiales de la comunidad, del trabajador, y de la firma que lo contrata. El auditor rechazar aquellas proposiciones de

Seleccin de clientes

trabajo

cuya

finalidad

se

oponga

los

lineamientos morales y honestos que debe ostentar en su actuacin profesional.

Secreto profesional

El auditor est obligado a no divulgar, por ningn motivo, datos en el desempeo de su trabajo. Los honorarios que determinen deben estar

Honorarios

estimados en relacin directa de la importancia, responsabilidad, calidad y justa valoracin del servicio. Un buen trabajo, un saturado cliente de calidad y

eficiencia, es el mejor medio para difusin, Difusin de servicios puesto que satisfecho tendr ocasiones de hablar en pro de la utilidad de los servicios recibidos.
Cuadro 3.1. Normas de tica profesional que se deben considerar

25

 Caractersticas del auditor9 Dentro de las principales caractersticas que debe reunir un auditor consideramos las siguientes: Imaginacin: un auditor con imaginacin est en posibilidades de idear sistemas y procedimientos y proporcionar soluciones eficaces con mayor rendimiento a favor de las empresas. Inteligencia: un auditor dotado de talento podr razonar y apreciar con mayor facilidad los problemas y discernir sobre ellos con acierto, encontrando soluciones adecuadas. Criterio: el auditor, con esta cualidad, est en condiciones de atacar los problemas a fin de encontrar soluciones sencillas y prcticas. Iniciativa: es la accin oportuna y razonada de formar planes y tomar decisiones con rapidez y eficacia. Responsabilidad: sus opiniones debern ser imparciales e independientes y tratarn de conciliar intereses morales, materiales y econmicos de las partes que de alguna manera resulten afectadas con sus consejos. Trato: la forma de tratar a las personas es un factor determinante para obtener xito en los trabajos de auditora. 3.2. Auditora administrativa interna y auditora administrativa externa, conceptualizacin de ambas La auditora interna surge cuando las operaciones de una empresa crecen en volumen y se tornan ms complejas, es una actividad independiente dentro de una organizacin para revisar y evaluar las operaciones como un servicio a la gerencia.
9

Ibidem, pp. 9-10

26

El trmino auditora interna se refiere a una revisin y avalo de las operaciones mediante la intervencin de funcionarios y empleados (auditores internos) de la propia empresa. Al auditor interno le interesan todos los aspectos de la empresa en las cuales puede ser til a la gerencia. Esto implica investigar no slo los registros contables y financieros, sino otras materias que le proporcionen una comprensin amplia de las operaciones sujetas a su revisin. Las actividades de un auditor interno varan de acuerdo con la ndole de la empresa y los criterios gerenciales. Revisar y evaluar la solidez y efectividad de los sistemas y procedimientos de contabilidad y financieros. Las responsabilidades del auditor interno deben fijarse claramente por la gerencia, tendr la autoridad necesaria para revisar todos los registros y documentos de la empresa y evaluar polticas, planes, sistemas y procedimientos. Finalmente, las labores de la auditora interna, basadas en una planeacin adecuada de las actividades, con una estructura organizacional apropiada y con personal calificado dirigido convenientemente requiere de medios para asegurarse si los objetivos en todos los niveles se han cumplido satisfactoriamente. La auditora externa10 Se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere una opinin de carcter independiente. Esta consultora administrativa es una funcin muy importante, ha sido un servicio especializado, y los directivos de las empresas han solicitado los servicios de especialistas en diversas reas como consecuencia del crecimiento de las empresas, por la gran complejidad de sus operaciones, los cambios en los
10

Joaqun Rodrguez, Auditora administrativa, pp.107-110.

27

sistemas, mtodos y procedimientos, nuevas formas de distribuir los artculos, la competencia, etctera. Actualmente no es fcil encontrar profesionales con la capacidad y con la experiencia necesaria en todas las tcnicas requeridas, para ofrecer a las empresas una asistencia eficiente y de calidad, aunque el desarrollo de cursos y estudios de especializacin en actividades de accin del Licenciado en Administracin, cursos de posgrado, maestras y la coordinacin con profesionales de otras rea han dado como resultado que muchos licenciados en Administracin se encuentre plenamente capacitados para ofrecer la Consultora Administrativa a quien lo solicite. Para efectuar la consultora administrativa hay que tener en cuenta tres aspectos principales: 1. Un proyecto que incluye el propsito y los recursos humanos, materiales y tcnicos. 2. El tiempo requerido. 3. El dinero de que se dispone. El proyecto implicar una responsabilidad compartida entre el cliente y el Licenciado en Administracin Consultor. Una relacin adecuada implicar una estrecha colaboracin entre el consultor y la empresa para la resolucin de los problemas en los que el consultor intervenga. Uno de los factores ms importantes para el trabajo del Consultor, y del cual depende su xito, es que el personal participante este preparado para prestar el servicio que se compromete a dar. El procedimiento para la elaboracin del proyecto es: a) Establecimiento del objetivo; el Consultor deber colaborar con la empresa para su formulacin.

28

b) La planeacin de las operaciones representa la determinacin de los recursos requeridos, elaboracin de un programa en funcin de los objetivos y tiempo de duracin. c) La carta propuesta es el documento formal mediante el cual el consultor propone los trminos en que prestar sus servicios a la empresa o cliente: A continuacin los puntos: Antecedentes y definicin del problema, de acuerdo con el estudio preeliminar. Objetivos y beneficios esperados del servicio. Programacin y alcance del trabajo del Consultor. La colaboracin o participacin del, personal de la empresa. Honorario y la forma en que se cobrarn los servicios.

Finalmente, se prepara un informe final, donde se mencionan las conclusiones, recomendaciones, etctera y que ser discutido primero con los funcionarios involucrados, as mismo se evaluarn los resultados obtenidos y, en funcin de esto se proceder a desarrollar las recomendaciones dadas por el Consultor, para llegar a producirse los beneficios para la empresa El informe final es aquella que es efectuada por una persona independiente, su relacin con la administracin es estrictamente profesional. Los objetivos inmediatos son: juzgar si los datos que presenta la administracin en los estados financieros son correctos y emitir una opinin profesional e independiente respecto de la condicin financiera y resultados de operacin de la empresa auditada, desde luego, tambin se deben corregir los errores y detectar los fraudes. As mismo, el auditor externo como profesional independiente y sobre la base de sus conocimientos y experiencias, se encuentra en condiciones de brindar ayuda en diversos aspectos de la administracin de empresas.

29

3.3.

Auditora administrativa interna 3.3.1. Ubicacin en un organismo social

Cuando una organizacin, ya sea de naturaleza mercantil o civil, llega a crecer al grado en que sus promotores se ven imposibilitados para manejarla directamente, se hace necesario delegar su administracin en personas u organismos que desempeen esa funcin. sta es la funcin del auditor, y su actividad privativa, la auditora. En las empresas cuya magnitud lo justifica, existe un departamento de auditora interna, que generalmente depende de la direccin general, y que debe contar con personal capacitado. El auditor interno visitar las distintas dependencias de la empresa, sus sucursales o compaas subsidiarias, si las hay, para examinar y juzgar acerca de la administracin de la empresa, en cuanto a normas de trabajo, control de calidad de los bienes y servicios que produzca, procedimientos de distribucin y mercadeo, etc., y sugerir, en su caso, la forma de mejorar su eficiencia. 3.3.2. Ventajas y desventajas de la auditora administrativa interna11

Como parte de la organizacin, el auditor interno es seleccionado por el cuerpo directivo, atendiendo a su conocimiento de la misin, objetivos, funciones, clientes y entorno, tomando en cuenta sus conocimientos, habilidades, destreza, experiencia y estructura de pensamiento. Para asegurar la efectividad de su intervencin, se deben ponderar las posibles ventajas y desventajas de asignarlo a esta tarea, por lo que a continuacin se refieren las ms relevantes:

11

Enrique Benjamn Franklin, Auditora administrativa, Mxico, p. 32.

30

Ventajas Conocimiento organizacin. Tener conciencia de la dinmica organizacional. Poder identificarse con el personal. Compartir la cultura prevaleciente. profundo de la

Desventajas Exceso de confianza en cuanto al empleo de recursos y tiempo de respuesta. Presin de compromiso de no afectar a sus compaeros o no afectarse en lo personal. Buscar el lucimiento personal. Tener preferencia por un rea del estudio, unidad administrativa o persona.

Que encontrar menos resistencia al cambio. Aceptacin de los participantes. Percepcin de sentirse apoyado.

Conferir ms importancia a los medios estudio. que a los fines del

3.4.

Auditora administrativa externa 3.4.1. Ventajas y desventajas de la auditora administrativa externa

La auditora externa trata de fiscalizar las operaciones de la empresa para informar a sus socios o accionistas, o bien a personas o instituciones, oficinas de impuestos y pblico en general, es indispensable acudir auditores externos o independientes, es decir, personas que no estn sujetas a obedecer a los funcionarios de la empresa y puedan, en consecuencia, emitir juicios, dictmenes u opiniones imparciales acerca del resultado de la revisin practicada. Con el fin de disponer de elementos de decisin que conformen un criterio de seleccin, se enlistan las ventajas y desventajas ms sobresalientes que deben revisarse al contratar a un auditor externo:

31

Ventajas:12 Disponer del apoyo de un equipo de trabajo especializado en la materia. Independencia de criterio para formular observaciones. Tranquilidad de que puede sealar cualquier anomala sin el temor de perjudicar a persona alguna. Contar con el respeto de la organizacin. Rpido acceso a los niveles de decisin. Velocidad de respuesta. Contar con una visin imparcial de su organizacin. Experiencias anlogas en el campo de trabajo. originada empleo.

Desventajas Presin por parte del personal por su temor a lo desconocido o a la perdida de su Deficiente conocimiento de la

cultura organizacional. Que no trata a los clientes de la organizacin, por lo que no percibe sus expectativas. Rigidez excesiva al formular sus observaciones.

12

Ibidem, p. 33.

32

3.5.

Diferencia entre auditor interno y auditor externo 13 Auditor Interno Auditor Externo 1. Estudio e instalacin de sistemas de informacin tanto de ndole financiera como de otras reas administrativas. 2. Planeacin financiera que incluye puntos relativos a proyecciones y presupuestos. 3. Estudios relacionados con la fusin de compaas. 4. Evaluacin de puestos y de funciones en reas de contabilidad, finanzas y otros departamentos en el aspecto administrativo. 5. Organizacin o reorganizacin de la estructura administrativa, bien sea en forma integral o en determinadas actividades de una empresa. 6. Evaluacin de sistemas y procedimientos administrativos. Diferencias El auditor interno, se refiere a una revisin y evaluacin de las operaciones, mediante la intervencin de funcionarios y empleados de la propia empresa. El auditor externo es un profesional especialista que con base en sus conocimientos y experiencia, se encuentra en condiciones de brindar un servicio integral en el rea de consultora administrativa.

1. Revisar y evaluar la solidez y efectividad de los sistemas y procedimientos de contabilidad y financieros, as como en general los procedimientos administrativos implantados. 2. Determinar si se esta cumpliendo con los planes polticas y procedimientos establecidos 3. Cerciorarse si los activos se encuentran contabilizados debidamente y resguardados de prdidas de toda clase. 4. Comprobar la eficiencia y confiabilidad del sistema de informacin a la gerencia. 5. Recomendar mejoras en los procedimientos administrativos.
13

Joaqun Gmez Morfin, El Control en la administracin de empresas , pp.200-206.

33

3.5.1.

El auditor como analista, consultor, asesor, contralor y comisario ACCIN El encargado de este puesto tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor en la recopilacin de informacin necesaria,

ROL

Analista

cuando se trata de empresas pequeas, puede coordinar actividades de planeacin y desarrollo del trabajo asignado. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditora administrativa. Es el encargado de elaborar el plan de

Consultor

auditora y de autorizar los procedimientos y programas. Es indispensable que el consultor sea un profesionista de la administracin, con suficiente experiencia y capacidad. Es aquel profesionista a quien despus de dominar las tcnicas de la auditora administrativa, se le clasifica y se le especializa por reas de trabajo, de acuerdo con las funciones administrativas ms requeridas. Como responsable de la auditora es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formacin acadmica, profesional, o ambas, as como de su trayectoria y orientacin personal. El asumir la direccin de una

Asesor

Contralor

auditora administrativa conlleva no solo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino la de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes. Es la persona que tiene a su cargo una sociedad por acciones, designado por los accionistas para vigilar las operaciones de ella. Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visin, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinacin de esfuerzos, espritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.
Cuadro 3.2. El auditor y sus diferentes roles

Comisario

34

3.6.

Cdigo de tica profesional en relacin a la auditora administrativa

La auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. Por sus caractersticas, constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas 14

En virtud de lo anterior, para que su cobertura encamine las tareas a logros especficos, debe de establecer el marco para la consecucin de los siguientes objetivos: De control: destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditora y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad: encauzar las acciones de la auditora para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin: determinar que el curso de la auditora apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio: representan la manera en que la auditora puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad: disponen que la auditora tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbito, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
14

Cdigo de tica CONLA, pp. 27-29.

35

De cambio: transforman a la auditora en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje: permiten que la auditora se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones: traducen la puesta en prctica y resultados de la auditora en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. En el Capitulo VIII; El Auditor, Cdigo de tica del Licenciado en Administracin Artculo 68. De acuerdo con su perfil, particularmente su dominio del proceso administrativo, el Licenciado en Administracin es en quien debe recaer en forma exclusiva la ejecucin y validacin de una auditora administrativa. Artculo 59. Por su preparacin el Licenciado en Administracin puede coordinar la implementacin de todo tipo de estudios, administrativo, evaluacin o diagnostico integral y auditorias de calidad, funcionales, integrales y de evaluacin de desempeo. As mismo, podr formar parte de los equipos encargados de la aplicacin de auditorias ambientales, legales, de sistemas, tecnolgicas, operacionales y financieras. Artculo 60. Para quienes las acciones del Licenciado en Administracin se consideren congruentes y aceptables, al suscribir la realizacin de una auditora deber observar las siguientes normas generales de auditora: 1. 2. Tener independencia de criterio, esto es, que no estar limitado por influencias internas o externas, o de cualquier otra ndole. Poseer una adecuada formacin y capacidad profesional para aplicar las tcnicas requeridas en la auditora.

36

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Mantenerse actualizado en los conocimientos inherentes al desarrollo y la aplicacin de las auditorias. Tener el debido cuidado y la diligencia profesional al efectuar las auditorias, y elaborar los informes correspondientes. Informar a las instancias competentes, sobre cualquier limitacin en la ejecucin de la auditora. La labor deber ser cuidadosamente planificada, supervisada y soportada por documentos de trabajo, debidamente sustentados. Obtener evidencias suficientes, competentes y relevantes, que permitan tener una base slida y razonable para emitir opiniones. Mantenerse alerta a situaciones que impliquen un posible fraude, abuso o actos ilcitos. Los informes se elaborarn por escrito y sern revisados, en borrador, por los auditados y por aquellos funcionarios que solicitaron la auditora.

10. Los informes sern imparciales, objetivos, oportunos y presentados puntualmente. 11. Los informes presentarn los datos en forma veraz, exacta y razonable; describirn los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa. 12. Los informes deben incluir una mencin especial, sobre los logros obtenidos, enfatizando en las fortalezas y debilidades. 13. Las observaciones, sugerencias y recomendaciones deben de constituirse en una fuente de cambio que permita generar conocimiento y nuevas ideas para aprender. 14. Las sugerencias y recomendaciones debern ser concretas, pertinentes y viables de implementar. 15. El observar las normas permite que las auditorias aporten elementos completos y consistentes para respaldar los hallazgos, validar evidencias y emitir observaciones y sugerencias defendibles, as como orden y disciplina en el trabajo.

37

Bibliografa del tema 3 Cdigo de tica, CONLA, Mxico ECAFSA, Thomson Learning, 2000, pp. FRANKLIN, Enrique Benjamn, Auditora administrativa , Mxico, Mc Graw Hill, 2000, 568 pp. GMEZ MORFIN, Joaqun, El Control en la administracin de empresas, Mxico, Edit Diana, 1999, 245 pp. RODRGUEZ, Joaqun, Sinopsis de Auditora Administrativa, Mxico, Trillas, 1999, 334 pp. RUBIO RAGAZZONI, Vctor M., Gua prctica de auditora administrativa, Mxico, 2004, 195 pp. Actividades de aprendizaje A.3.1 Elabora un mapa conceptual del tema. A.3.2 Elabora un cuadro sinptico de auditora administrativa interna y externa; adems de presentar ejemplos de ambas. A.3.3 Analiza el captulo VIII referente al Auditor del Cdigo de tica de los Licenciados en Administracin. Presenta tus comentarios por escrito. A.3.4 Entrevista a un gerente de cualquier empresa con la finalidad de conocer, para l, cul es la importancia del Cdigo de tica de los Licenciados en Administracin. Argumenta por escrito tu trabajo. A.3.5 Elabora un cuadro sinptico donde expliques cul es el perfil del Licenciado en Administracin como auditor administrativo. Presenta por escrito tu trabajo. Cuestionario de autoevaluacin 1. 2. 3. 4. 5. Qu es el cdigo de tica de los Licenciados en Administracin? Menciona brevemente qu es la auditora interna Cules son los aspectos que se deben de tomar en cuenta antes de efectuar una consultora administrativa Mencione tres desventajas de la auditora externa Que diferencia hay entre auditor interno y externo?

38

6. 7. 8. 9. 10.

En qu fecha se festeja a los Licenciados en Administracin? Menciona tres normas de tica profesional del auditor administrativo. Menciona tres caractersticas del auditor. Brevemente menciona que es la auditora externa. Menciona tres ventajas de la auditora interna.

Examen de autoevaluacin Indica si las siguientes aseveraciones son verdaderas (V) o falsas (F). 1. 2. El auditor est obligado a no divulgar, por ningn motivo, hechos o datos en el desempeo de su trabajo. El auditor, al hacerse cargo de algn trabajo, debe estar consciente de que tiene la capacidad para desempearlo eficazmente. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Un auditor debe poseer inteligencia y criterio. La auditora puede ser interna y externa. Existen diferencias entre un auditor interno y externo. Un comisario es una persona que vigila los intereses de los accionistas. La auditora administrativa constituye una herramienta para impulsar el crecimiento de las organizaciones El artculo 59 del cdigo de tica establece que el Lic. en administracin tiene a su cargo la ejecucin y validacin de una auditora administrativa 9. Para realizar una auditora administrativa debes conocer las reas funcionales de la empresa. 10. El proceso administrativo y la auditora administrativa estn relacionados. V F V F V V V V F F F F V F V F

39

TEMA 4. DIFERENTES ENFOQUES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Objetivo particular Al culminar el aprendizaje del tema, el alumno aprender diversos enfoques para llevar a cabo la auditora administrativa en las empresas.

Temario detallado 4.1. Enfoques de autores principales (William P Leonard, Jorge lvarez Anguiano, Jos Antonio Fernndez Arena, Vctor Rubio Ragazzoni y Francisco Montao Snchez). 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. Introduccin En este tema aprenders lo que diversos autores han escrito sobre auditora administrativa, cada uno de ellos ha expuesto su definicin de auditora administrativa, de acuerdo con sus conocimientos y experiencias tanto acadmicas como profesionales, dndole nfasis a alguna de las etapas de la metodologa o resaltando la importancia de algn aspecto en particular. Los contenidos de este tema te permitirn conocer los enfoques de William P. Leonard, Jorge lvarez Anguiano, Jos Antonio Fernndez Arena, Vctor Rubio Ragazzoni y Francisco Montao Snchez. En el desarrollo del tema conocers los conceptos y aportaciones que cada uno de ellos hace a la auditora administrativa, el contenido de las etapas de la metodologa que disean estos autores para llevar a cabo la auditora administrativa, as como la reflexin sobre los enfoques. Conceptos y aportaciones. Propuesta de estos enfoques. Crtica de estos enfoques.

40

Recuerda que lo importante es que una vez que aprendas los diversos enfoques t como administrador y colocndote en el papel de auditor administrativo elabores tu propia crtica sobre las aportaciones de estos autores, elijas uno o en el mejor de los casos el da de maana desarrolles t propio enfoque para realizar la auditora administrativa.

4.1.

Enfoques de autores principales ( William P Leonard, Jorge lvarez Anguiano, Jos Antonio Fernndez Arena, Vctor Rubio Ragazzoni y Francisco Montao Snchez)

Despus de haber visto que el origen y la base de la auditora administrativa es el control interno y que en las organizaciones se llevan a cabo diversos tipos de auditora como la contable, la financiera, la de calidad y la administrativa, entre otras, adems de aprender el papel y la responsabilidad que tiene el Licenciado en Administracin al realizar su funcin de auditor administrativo, a continuacin, aprenders las definiciones y la metodologa que diversos autores han propuesto en relacin a la auditora administrativa. 4.1.1. Conceptos y aportaciones AUTOR CONCEPTO DE AUDITORA ADMINISTRATIVA APORTACIN La auditora es un apoyo a la administracin de las organizaciones, porque auxilia a determinadas reas que requieren una mayor eficiencia y eficacia, es decir efectividad en la realizacin de sus funciones, llevando a cabo una revisin y consideracin de la organizacin, con el fin de precisar: prdidas y deficiencias menores mtodos mejores formas de control operaciones ms eficientes y mejor uso de los recursos fsicos y humanos

William P. Leonard

"Examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin, o cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas 15

15

Joaqun Rodrguez Valencia, op. cit. p. 69.

41

Jorge lvarez Anguiano Jos Antonio Fernndez Arena

Es la evaluacin de la eficiencia, por medio de la revisin y evaluacin metdica de los componentes de una empresa.16

El estudio de la auditora administrativa lo realiza a travs de las funciones de la empresa que son: finanzas, personal, produccin, mercadotecnia. El auditar consiste en escuchar, implica la necesidad de investigar y buscar causas y efectos. Con respecto a la administracin, pretende evaluar las actividades de acuerdo con los principios de su disciplina. Esta revisin se debe basar en el mtodo cientfico. 18 El autor aporta la parte tctica de la auditora, porque su metodologa (la cual vas a ver desarrollada ms adelante) la detalla paso a paso, para que una persona que no tenga experiencia en realizarla tenga una gua prctica para llevar a cabo auditorias. Con su metodologa puedes llevar a cabo la auditora en cualquier organizacin. Para que mediante su anlisis y dictamen verifique la efectividad con que se realizan las funciones de una empresa.

Revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base a los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y la participacin individual de los integrantes de la institucin.17

Vctor Rubio Ragazzoni

la funcin de auditora consiste en realizar el anlisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten los objetivos y polticas establecidas, as como para comprobar la utilizacin racional de los recursos tcnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados esperados19

Francisco Montao Snchez

Es la investigacin y anlisis de la El maestro Montao enfoca la administracin y sus administradores, realizacin de la auditora administrativo proceso administrativo de las operaciones, desde un punto de vista cientfico, sea integral o parcial, de una empresa, haciendo uso de procedimientos mediante el uso de procedimientos estandarizados que permitan evaluar la cientficos para evaluacin de: la aplicacin del proceso administrativo en planeacin, los mtodos, procedimientos y las empresas, as como los resultados sistemas, los resultados, el uso de los obtenidos, y los controles preventivos recursos y el control, para prevenir o paralelos y concurrentes que se hayan solucionar problemas y cumplir con la implantado en la empresa misin, visin, estrategias y objetivos establecidos.20 Cuadro 4.1.1. Conceptos y aportaciones

16 17

Jorge lvarez Anguiano, Auditora Administrativa (apuntes), p 11. Jos Antonio Fernndez Arenas. La Auditora administrativa, Diana Mxico, 1975. p. 14 18 Idem. 19 Vctor M Rubio Ragazzoni. y Jorge Hernndez Fuentes, Gua prctica de auditora administrativa, p. 195.
20

Francisco Arturo Montao Snchez, Auditora administrativa, p. 435pp

42

4.1.2. Propuesta de estos enfoques William P Leonard La metodologa que propone es: 1. Examen a a 2. Evaluacin 3. Presentacin 4. Vigilancia reas estudiar. Detalles estudiar. Proceso de evaluacin, factores a evaluar. Anlisis y cientfico, interpretacin y sntesis. Discusin verbal de aspectos importantes. Informe escrito y recomendaciones . Informe final a la direccin. Revisin de las instalaciones. Ayuda para disear formas y procedimientos. Completar cualquier aspecto inconcluso. Comentar el informe con la direccin general

Su enfoque est encaminado a examinar y valorar los mtodos y desempeo en todas las reas de la empresa. Jorge lvarez Anguiano La metodologa que establece es la siguiente: 1. Planeacin Investigacin preliminar. Entrevistas previas. Definicin del rea a investigar. Determinacin de los detalles a estudiar. 2. Examen Obtencin de la informacin. Ordenar y depurar la informacin. Analizar la informacin evaluando.

43

 Investigar las causas de las deficiencias. Buscar soluciones. Discusin de posibles mejoras. 3. Evaluacin Ponderacin de funciones. Determinacin de los factores a evaluar. Asignacin de puntos a evaluar. Determinacin de grados. 4. Informe de la auditora Alcance de la auditora. Apreciacin crtica de los aspectos fundamentales. Evaluacin de la empresa. Recomendaciones tendientes a la eliminacin de errores y el mejoramiento de los aspectos que se consideren pertinentes. Anexos. 5. 6. Discusin de los problemas con los supervisores Control de las recomendaciones

El estudio de la auditora administrativa segn este autor se realiza a travs de las funciones de la empresa.

44

 Jos Antonio Fernndez Arena Nos presenta en su libro Auditora Administrativa la siguiente metodologa:21

Determinacin del rea de estudio reas a revisar Aspectos estudiar a

1.

2. Evaluacin Proceso para evaluar Anlisis cientfico e interpretaci n

3. Presentacin Discusin oral de aspectos relevantes Informe escrito de hallazgos y recomendaciones Informe final a la direccin

4. Supervisin Ayuda de diseo de formas Completar asuntos sin terminar Examen del informe con la direccin Supervisin peridica de lo implantado

El autor enfoca su estudio hacia los objetivos de servicio principalmente, a los institucionales sin dejar pasar por alto el servicio de los clientes y empleados. Vctor Rubio Ragazzoni En su libro Gua prctica de auditora administrativa22, metodologa: Primera etapa 1. Planeacin Definicin del estudio a desarrollar. Diagnstico administrativo. Elaboracin del programa de diagnstico. Aprobacin del programa. Desarrollo del diagnstico. establece la siguiente

21 22

J P Fernndez Arena, o. p.cit.,.p. 118. Vctor M. Rubio Ragazzoni, o.p. cit., pp. 13-15.

45

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Definicin del objetivo. Alcance especfico de la auditora. Determinacin del personal necesario. Programacin del tiempo estimado. Determinacin de las tcnicas y herramientas a utilizar. Aprobacin del programa de auditora.

Segunda etapa 1. Examen a) b) c) d) e) Tercera etapa 1. Evaluacin. a) b) c) d) Cuarta etapa 1. Presentacin a) b) Elaboracin del informe final. Presentacin del informe final al director general y subdirector de auditora. Anlisis y evaluacin de la informacin captada. Jerarquizacin de observaciones. Planteamiento de las recomendaciones. Discusin de las observaciones. Entrevista con los responsables. Aplicacin de las tcnicas de auditora administrativa. Captacin de la documentacin necesaria. Revisin, complementacin y depuracin de la informacin captada. Captacin de opiniones y sugerencias.

46

c)

Presentacin del informe final a los responsables de la unidad auditada.

Francisco Montao Snchez l nos marca las siguientes etapas de la auditora, sus fases y pasos que se sealan en el cuadro 4.2.

ETAPA Previsin objetivo de la auditoria

FASE

PASOS Entrevistas obtencin generales de previas, datos

Definicin del Estudio previo

Definicin del Diagnstico objetivo Planeacin Planeacin de auditora

Organizacin Integracin Direccin Realizacin de auditora tcnicas

Organizacin de auditora Recursos Investigacin u obtencin la de datos anlisis medicin , evaluacin, diagnstico y

Definicin del alcance, tiempo y costo. Definicin del enfoque Polticas, programas, presupuestos, procedimientos y pronsticos Funciones, jerarquas y obligaciones Personal y equipos Entrevistas, revisin de documentos y registros. Recopilacin de datos. Tabulacin y verificacin de la informacin, anlisis

mediante sus conclusiones. Informe de la Informe auditora Control Seguimiento ejecucin Ejecucin de las recomendaciones

Elaboracin y presentacin del informe. Recomendaciones Implantacin y recomendaciones. Programa, recursos y evaluacin

Cuadro 4.2. Etapas, fases y pasos de la auditora

47

4.1.3. Crtica de estos enfoques Una vez que has ledo y aprendido los diferentes enfoques y su metodologa que han aportado los autores que hemos visto en este tema, podemos concluir que sus definiciones tienen variantes en cuanto, al sealar o hacer nfasis en los detalles a estudiar, al realizar una auditora administrativa, por ejemplo W. P. Leonard se enfoca hacia las reas funcionales, en tanto que, el maestro lvarez Anguiano nos habla de examinar y evaluar la eficiencia, por otra parte, Rubio Ragazzoni se enfoca a la revisin de las actividades. Esto no quiere decir que un autor examine un elemento de la administracin en tanto que otro solo examine otra parte de ella, sino que las variaciones que encontramos son de la forma no del fondo. En el fondo todos a travs de su metodologa examinan y evalan como se est llevando a cabo la administracin de la empresa, partiendo de los objetivos y metas establecidas, examinan las funciones y procedimientos que llevan a cabo cada una de las reas funcionales de la organizacin, con qu grado de eficacia y eficiencia llevan a cabo sus funciones, para as poder alcanzar la misin y los objetivos para los cuales fue creada la empresa. Ahora que ests en sptimo semestre y despus de haber estudiado los diferentes enfoques de auditora administrativa, ests en posibilidad de aplicar tu propio criterio sobre cul metodologa eliges para llevar a cabo la auditora administrativa. Bibliografa del tema 4 ALVAREZ Anguiano, Jorge, Auditora Administrativa, apuntes FCA UNAM, Mxico, 2004. FERNNDEZ Arena, Jos Antonio, La Auditora Administrativa, Diana, Mxico, 1975, 227 pp. MONTAO Snchez, Francisco Arturo, Auditora Administrativa, Gasca Sicco, Mxico, 2004, 435 pp. RODRGUEZ Valencia, Joaqun, Sinopsis de Auditora Administrativa, Mxico. Trillas, 1999, 344 pp.

48

RUBIO Ragazzoni, Vctor M. y HERNNDEZ Fuentes Jorge, Gua prctica de Auditora administrativa, Mxico, PAC, 2005. 195 pp. Actividades de aprendizaje A.4.1 Elabora un cuadro sinptico que contenga el nombre del autor, la definicin y su metodologa, de cada uno de los autores que abordamos en este tema. A.4.2 Analiza cada una de las definiciones de auditora administrativa vistas en este tema: Escribe los trminos comunes entre ellas. Escribe con tus palabras qu es la auditora administrativa.

A.4.3 Realiza un escrito de media pgina del porqu es importante seguir una metodologa para llevar a cabo la auditora administrativa. A.4.4 Analiza cada una de las metodologas que plantean los autores, elige una metodologa y fundamenta en media pgina el porqu aplicaras esa metodologa para realizar t la auditora administrativa. Cuestionario de autoevaluacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Escribe el nombre de tres autores de auditora administrativa. W. P. Leonard cmo define la auditora? Segn Vctor M. Rubio Ragazzoni, en qu consiste la funcin de auditora? Segn el maestro lvarez Anguiano, qu es la auditoria administrativa? Segn al autor Fernndez Arena, en qu mtodo se debe basar la auditora administrativa? Por qu es importante realizar auditorias administrativas siguiendo una metodologa? Menciona las etapas de la metodologa que propone el maestro lvarez Anguiano. Menciona las etapas de la metodologa que propone M Rubio Ragazzoni. En cuntas etapas Jos Antonio Fernndez Arena divide su metodologa para llevar a cabo la auditora administrativa? Menciona las etapas que plantea W. P. Leonard para llevar a cabo la auditora administrativa.

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Examen de autoevaluacin Indica si las siguientes aseveraciones son verdaderas (V) o falsas (F) 1. Para W. P. Leonard la auditora es un apoyo a la administracin de las organizaciones, porque auxilia a determinadas reas que requieren efectividad en la realizacin de sus funciones. 2. El maestro lvarez Anguiano realiza el estudio de la auditora administrativa a travs de las funciones de la empresa. 3. Jos Antonio Fernndez Arena afirma que auditar consiste en escuchar, lo cual implica la necesidad de investigar y buscar causas y efectos. 4. El autor Vctor Rubio Ragazzoni basa la auditora en el estudio de las reas funcionales. 5. Existe una sola metodologa para realizar auditorias administrativas. 6. La metodologa que propone el autor W. P. Leonard describe la etapa de planeacin. 7. 8. La cuarta etapa de la metodologa de Vctor Rubio Ragazzoni es la de presentacin. Las etapas para realizar la auditora administrativa que propone lvarez Anguiano incluye la discusin de los problemas con los superiores. 9. La metodologa que propone Jos Antonio Fernndez Arena consta de diez etapas. 10. La eleccin de la metodologa para realizar la auditora administrativa depende del auditor. V F V F V F V F V F V F V F V F

50

TEMA

5.

METODOLOGA PARA ADMINISTRATIVA

REALIZAR

UNA

AUDITORA

Objetivo particular Al culminar el aprendizaje del tema, el alumno conocer la metodologa para realizar la auditora administrativa y la aplicar en un caso prctico en una empresa real. Temario detallado 5.1. Planeacin de la auditora 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.1.6. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.2.3. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.4. 5.4. Informe 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 5.5. 5.5.1. 5.5.2. General Ejecutivo Aspectos relevantes Lineamientos generales Acciones especficas Investigacin preliminar Entrevistas previas Determinacin del rea a estudiar Determinacin de los detalles a estudiar Determinacin del tiempo a invertir Evaluacin del control interno Entrevistas y cuestionarios Observacin directa Otras tcnicas para obtener informacin Ponderacin de funciones Factores a evaluar Determinacin de puntos entre los factores a evaluar Determinacin de grados

Obtencin de la informacin

Evaluacin cuantitativa

Seguimiento

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Introduccin La metodologa para realizar la auditora administrativa, tiene sus bases en la metodologa para realizar estudios administrativos que aprendiste en el tercer semestre, en la asignatura de Administracin III, y que has aplicado en diferentes estudios administrativos en las materias que hasta ahora has cursado. Como podrs ver, lo que vara, en el desarrollo de este tema, es el objeto de estudio y algunos pasos. El primer tema trata de la planeacin de la auditora administrativa, etapa en al que el auditor realiza la investigacin preliminar, sta le permitir contar con informacin para determinar el rea y los detalles a estudiar, as como elaborar el presupuesto y cronograma de actividades, siendo estos ltimos la base del proyecto de la auditora que llevars a cabo. Una vez efectuado lo anterior, en la segunda etapa obtendrs la informacin mediante la aplicacin de las diversas tcnicas que se explicarn en este tema como: la entrevista, la encuesta y la observacin. Despus de haber obtenido tanto la informacin documental como la de campo, debers analizarla y sistematizarla, para llevar a cabo la siguiente etapa que es la evaluacin cuantitativa, la cual consiste en ponderar las funciones, determinar los factores y los grados a evaluar. Tomando como base los resultados que arroj la evaluacin cuantitativa, podrs elaborar las conclusiones y recomendaciones, as como las observaciones que hars a la empresa, procediendo a elaborar el informe final de la auditora . Este informe lo debers presentar a las autoridades de la empresa para su discusin y en su caso para disear el programa de implantacin de las recomendaciones sugeridas.

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En todo sistema, proceso o cambio organizacional que se implante, se debe llevar a cabo un seguimiento, ltima etapa de la metodologa para realizar la auditora administrativa. Finalmente, aprenders que es necesario controlar y en su caso verificar que los cambios que se implanten como resultado de la auditora administrativa se estn realizando en forma eficaz y eficientemente, de acuerdo con lo expuesto en el informe final. 5.1. Planeacin de la auditora

La primera etapa para realizar la auditora administrativa es la etapa de la planeacin, en esta etapa el auditor obtiene informacin que le permitir definir el objetivo, el alcance, el programa de trabajo, el costo, los detalles a estudiar, entre otros aspectos de la auditora, para ello, lo primero que necesitar el auditor es informacin general del rea o empresa a auditar, sta la obtendr por medio de la investigacin preliminar. 5.1.1. Investigacin preliminar

Es la investigacin preliminar un reconocimiento general del rea o de la empresa a auditar, para determinar la situacin administrativa y los estudios requeridos. Esto implica tanto la revisin de la literatura relacionada con el problema como el contacto directo con la realidad a estudiar. La investigacin preliminar puede provocar una reformulacin de la auditora en trminos ms objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea propuesta, indicar algunos de los problemas que podran surgir durante el estudio y proporcionar nuevos aspectos a considerar. Por medio de la investigacin preliminar conoceremos la ubicacin, naturaleza y extensin de la auditora, as como los conocimientos y habilidades que requieren los auditores que la llevarn a cabo, el tiempo, as como el personal y recursos materiales y financieros necesarios para realizarla.

53

Durante la investigacin preliminar, deberemos recopilar los documentos necesarios para realizar la planeacin de la auditora, como son los manuales administrativos, como el manual de organizacin, el manual de calidad, manual o catlogo de puestos, manual de procesos, entre otros, as como documentos de carcter tcnico con que cuente la empresa.

5.1.2.

Entrevistas previas

Antes de dar inicio a la auditora, con el propsito de contar con informacin de primera mano. El auditor se entrevistar, con el cliente, si la auditora es externa, o con los jefes de rea, si los auditores forman parte de la empresa. En estas entrevistas el auditor complementar los datos de la investigacin preliminar, acerca de las reas que integran la organizacin, como estn estructuradas, el personal con que cuentan, sus funciones, los procesos que llevan a cabo, su problemtica, entre otros puntos a considerar, con esta informacin el auditor podr elaborar un diagnstico que le permita contar con elementos suficientes para determinar el rea y los detalles a estudiar. 5.1.3. Determinacin del rea a estudiar

Una vez recabada la informacin preliminar y realizado el diagnstico administrativo, el auditor est en posibilidad de determinar el rea a estudiar,
puede ser desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de una funcin especfica, o bien un departamento o seccin, lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa, con el objeto de formarnos una idea ms clara de los problemas desde su origen. Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En estos caso, es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una relacin directa con las dems reas auditadas. Hay varios criterios para determinar el rea: existen casos en los cuales se toma como base para la auditora el proceso administrativo; en otras, la revisin se hace con base en las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos y, por ltimo, combinaciones de los anteriores.23

23

Joaqun Rodrguez Valencia, o.p. cit. j pp. 170-171

54

5.1.4.

Determinacin de los detalles a estudiar

Una vez definida el rea a estudiar, con base en el diagnstico y su experiencia profesional, el auditor determinar los detalles a estudiar definiendo cules son los factores de mayor importancia que hay que examinar, por ejemplo, si se va hacer una revisin del control interno, de los procesos, y/o de las reas funcionales, cuestionndose por qu es necesario estudiar cada uno de estos elementos, tambin es importante considerar las causas que dieron origen a la auditora en el momento de determinar los detalles a estudiar. Una vez definido el alcance, las reas y los detalles a estudiar, de la auditora se define el tiempo para llevarla a cabo. 5.1.5. Determinacin del tiempo a invertir

Dependiendo del objetivo que se haya determinado para la auditora y del alcance de la misma se proceder a elaborar el programa de trabajo, mediante la elaboracin de un cronograma, el cual deber incluir todas y cada una de las actividades que llevar a cabo el auditor, el responsable de cada una de las actividades, el responsable de la auditora, as como asignar a cada una de las actividades, el tiempo estimado en el que se van a realizar cada una. El cronograma, adems de determinar el tiempo del proyecto, nos permitir darle seguimiento a la auditora, mediante el registro de los tiempos reales de cada una de las actividades.

5.1.6.

Evaluacin del control interno

Como ya aprendiste al inicio de esta materia el concepto, la importancia, el proceso y la evaluacin del control interno, en este momento es cuando vas a aplicar esos conocimientos, para realizar la auditora administrativa es necesario considerar: El establecimiento del control para evaluar sistemticamente. La operacin del control para medir los resultados reales contra los previstos.

55

La interpretacin de resultados para conocer las causas que producen desviaciones. Y, por ltimo la retroalimentacin para decidir sobre las medidas de correccin.

En este caso, la auditora debe revisar: los registros del control, los reportes, el procedimiento para renovar y actualizar los seguros, las normas y polticas de la empresa en materia de seguros, los sistemas y personal de la supervisin, la capacidad del personal, lugar de existencia fsica de las plizas, etc. 5.2. Obtencin de la informacin

Una vez definido el objetivo, alcance, el tiempo, el presupuesto, y determinado el personal que llevar a cabo la auditora administrativa, hemos terminado la etapa de planeacin, y lo que prosigue es dar paso a la etapa de obtencin de informacin, en esta etapa el auditor levantar informacin con el objeto de examinar y evaluar como se est aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, como y en que medida los objetivos, las polticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa, entre otros detalles a estudiar. La informacin que se levante, debe ser suficiente, confiable, vlida y sistemtica, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases slidas. A continuacin se explicarn las diferentes tcnicas que el auditor puede aplicar en la obtencin de informacin.

5.2.1.

Entrevistas y cuestionarios

Las entrevistas y los cuestionarios son tcnicas que nos permiten recopilar informacin de campo.

56

Entrevistas: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin.24 Para ello el auditor elaborar una gua de entrevista, la cual contendr preguntas bsicas sobre la informacin que se desea obtener de determinada rea u puesto de la empresa, la base del diseo de cada entrevista depender del objetivo que el auditor quiera alcanzar y la informacin que desea obtener. Cuestionarios: se emplean para obtener informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por series de preguntas, escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos y temticas25 5.2.2. Observacin directa

El auditor al levantar la informacin debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a travs de la observacin. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez, el registro de la observacin lo podemos llevar a cabo, por ejemplo, en una auditora de instalaciones por medio de lista de checado o check list, en donde escribiremos mediante una lista, el nombre de cada una de los elementos a auditar de las instalaciones de la empresa para ir palomeando el estado fsico en que se encuentran las instalaciones. Tambin el auditor puede registrar las observaciones mediante unas tarjetas cdulas, en donde asientan las observaciones y hallazgos que va levantando. 5.2.3. Otras tcnicas para obtener informacin

El auditor puede obtener informacin acerca de la empresa o rea auditada mediante la utilizacin del intranet, ese sistema de informacin mediante la utilizacin de redes de web con que cuentan algunas empresas, donde el auditor

24 25

Benjamn Franklin, o.p. cit., p 67 Ibid. p. 68.

57

puede acceder a informacin sobre: la operacin de la empresa, capital mano, proveedores, clientes, acreedores, servicio al cliente, entre otros. 5.3. Evaluacin cuantitativa

El auditor cuando disea las entrevistas, los cuestionarios, las cdula o las listas de checado, que aplicar para levantar la informacin, predetermina indicadores que le permitan llevar a cabo una evaluacin, ya no slo cualitativa sino cuantitativamente. A continuacin se explicar la ponderacin de funciones, mediante la cual, t como auditor podrs llevar a cabo la evaluacin cuantitativa de las evidencias y hallazgos encontrados. 5.3.1. Ponderacin de funciones

La ponderacin de funciones es es la asignacin que se hace a cada una de ellas de un valor que tcnicamente se conoce como peso, a fin de establecer su importancia relativa en su influencia en la eficiencia de la empresa. No todas las funciones tienen la misma importancia en las empresas. La ponderacin de funciones establece la relacin existente y la importancia de cada una de ellas. Por lo anterior, entendemos como peso la importancia que una funcin tiene, en relacin con las dems de la empresa, expresada en un porcentaje. No se trata de establecer la importancia que en absoluto pueda tener cada funcin; sino la relacin que guarde respecto a las dems, al ser comparadas con ellas. El peso o importancia que se asigne a una funcin sobre las dems, vale exclusivamente para una empresa y puede ser diferente en otras. Por ejemplo, la ponderacin de funciones puede ser: Ventas Finanzas Produccin Personal 40 % 25 % 20 % 15 % 26

58

5.3.2.

Factores a evaluar

Dentro de cada funcin habr diversos factores por evaluar, y para su determinacin habr que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada empresa. As encontramos factores que apenas si tienen importancia en una funcin y que pueden ser preponderantes en otra. Algunos factores bsicos a evaluar son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Objetivos y planes Polticas y prcticas Estructura orgnica Sistemas y procedimientos Mtodos de control Medios de operacin Potencial humano y elementos fsicos empleados 27 Determinacin de puntos entre los factores a evaluar

5.3.3.

Los pesos sealados para las funciones podran servir directamente para medir la eficiencia de cada una de ellas. Pero con el objeto de dar mayor amplitud al juicio de los auditores administrativos y mayor flexibilidad a la auditora, sugiero la utilizacin de puntos. Entendemos por punto, una unidad sin valor y arbitrariamente escogida que sirve para medir con mayor precisin la importancia de los factores o categoras por evaluar, de cada funcin especfica de la empresa. Cuando decimos que un factor o categora tiene ms puntos que otro, queremos dar a entender que es ms importante para la obtencin de la eficiencia en su funcin y en qu proporcin vale ms.

26 27

Joaqun Rodrguez Valencia, pp. 150-160. Ibidem, p 150.

59

La cantidad de puntos que se asigna a cada factor o categoras a evaluarse, y el que corresponda a cada funcin, generalmente vara de una empresa a otra, ya que estos factores tienen una influencia diferente en cada empresa. Por ejemplo los puntos a evaluarse seran: 1. 2. 3. 4. Ventas 40% de importancia (40x10)= 400 puntos Finanzas 25 % de importancia (25x10) = 250 puntos Produccin 20% de importancia (20 x10) = 200 puntos Personal 15 % de importancia (15 x 10) = 150 puntos Determinacin de grados a

5.3.4.

Los factores o categoras evaluar propuestos anteriormente corresponden

aspectos cualitativos y su representacin numrica variar de acuerdo a una escala de valores, cuya validez ir de acuerdo con la investigacin realizada y el criterio utilizado en la determinacin de grados. Entendemos por grado, cada uno de los nmeros convencionales representativos de una escala de valores. Se puede aceptar que ciertos grados correspondan a un estado de eficiencia, y que los grados superiores corresponden a una elevada eficiencia en la forma de operar una funcin. Con el fin de preparar la mecnica de los datos de la auditora par cada una de las preguntas formuladas, se propone la escala siguiente: APRECIACIN Excelente Buena Regular Deficiente Mala GRADOS DE CUMPLIMINETO 5 o 50 4 o 40 3 o 30 2 o 20 1 o 10 90 a 100 80 a 89 60 a 79 40 a 59 0 a 39

60

El valor de cada grupo servir para ponderar los puntos asignados a cada factor, segn su realizacin ms o menos mala o buena. 28

5.4.

Informe

Al finalizar la auditora administrativa el auditor tiene que elaborar un informe, en el cual se plasme el objetivo de la auditora, el alcance, la metodologa que se aplic, recursos empleados en el transcurso de la misa, los hallazgos, las conclusiones y las recomendaciones, propuesta y en su caso programa de implantacin entre otros elementos. La clasificacin que propone el maestro Benjamn Franklin para el informe de auditora es la siguiente:

5.4.1.

General

El informe general incluye29: Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Introduccin. Breve descripcin de por qu surgi la necesidad de aplicar la auditora, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido. Antecedentes. Exposicin histrica de la organizacin, es decir, los cambios, y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en le decisin de llevar a cabo la auditora. Tcnicas empleadas. Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de resultados en funcin del objetivo.

28 29

Ibidem, p 161. Benjamn Franklin, op cit, pp. 83-84.

61

Diagnstico. Definicin de las causas y consecuencias del estudio, mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles. Propuesta. Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, y resultados esperados. Estrategia de implantacin. Explicacin de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Seguimiento. Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Conclusiones y recomendaciones. Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecucin real de las propuestas. Apndices o anexos. Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo, que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacin del estudio. 5.4.2. Ejecutivo

El informe ejecutivo contiene: Responsable. rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. Perodo de revisin. Tiempo que comprendi el examen. Objetivos. Propsitos que se pretenden lograr con la auditora. Alcance. Profundidad con la que se examin la organizacin.

62

Metodologa. Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar auditora. Sntesis. Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Conclusiones. Concentrado de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de atraccin. 5.4.3. Aspectos relevantes la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la

Este rubro se incluye en el informe con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante la auditora, as como la fundamentacin de cada observacin as como sus causas y efectos, consecuencias de las observaciones. Algunas de estas observaciones relevantes son: falta de concordancia entre misin, objetivos, metas, estrategias, polticas y programas en relacin con las condiciones establecidas, y / o la inobservancia del marco normativo aplicable

5.5.

Seguimiento

Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia, el seguimiento aporta elementos de crecimiento a la organizacin lo que hace posible: Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados. Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones

63

Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como estas se atendieron 30 5.5.1. Lineamientos generales

A continuacin se mencionarn los lineamientos que se seguirn en la implantacin y seguimiento de las recomendaciones: Definir las reas en que se comprobar la implantacin de los cambios propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la auditora y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin. Considerar la participacin de especialistas, cuando se estime que la aplicacin de las recomendaciones as lo requiere. Realizar, con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor. Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas establecidos. Brindar el apoyo a las reas involucradas durante el proceso de seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones. Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas 5.5.2. Acciones especficas

Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios sugeridos y sentar bases para una auditora de seguimiento, se requiere que el auditor verifique como se efecta, lo cual puede visualizar desde dos perspectivas: Las recomendaciones se han implantado conforme al programa y si tal implantacin se ha realizado fuera de ste.31

30 31

Ibidem, p.86. Ibidem, pp.85-90.

64

Bibliografa del tema 5 FRANKLIN F., Enrique Benjamn, Auditora Administrativa. Mxico, Mc. Graw Hill, 2002, 490pp. RODRGUEZ Valencia, Joaqun, Sinopsis de Auditora Administrativa, Mxico. Trillas, 1999, 344pp

Actividades de aprendizaje A.5.1 Selecciona un rea de una organizacin mediana o grande, o una empresa pequea donde se te permita llevar a cabo una auditora y elabora una gua de entrevista para llevar a cabo la investigacin preliminar para realizar la auditora. A.5.2 Con la informacin anterior, determina: el objetivo, el alcance y la metodologa (para elegir la metodologa te puedes basar en los autores que aprendiste en el tema anterior), para llevar a cabo la auditora en esa organizacin que elegiste. A.5.3 Elabora la planeacin de la auditora mediante la utilizacin de un cronograma de actividades. A.5.4 Elabora un presupuesto para llevar a cabo la auditora administrativa. A.5.5 Presenta una sntesis de una cuartilla donde evalas el control interno con que cuenta la empresa donde vas a realizar la auditora administrativa. A.5.6 Disea la entrevista, cuestionario, lista de checado y/o cdula de observacin, que vayas a utilizar para recopilar la informacin durante la auditora. A.5.7 En una pgina explica que es la evaluacin cuantitativa en una auditora. A.5.8 Elabora un formato para el informe general. A.5.9 Elabora un formato para el informe ejecutivo. A.5.10 Explica en media pgina por que es importante el seguimiento de la auditora

65

Cuestionario de autoevaluacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Define qu es la investigacin preliminar para realizar la auditora administrativa. Qu tcnica puedes utilizar para planear la auditora administrativa? Escribe el nombre de dos tcnicas que utiliza el auditor para levantar informacin de campo. Para recabar informacin en una auditora, el auditor qu tcnica de instalaciones utiliza? Por qu el auditor debe llevar a cabo una evaluacin cuantitativa? En qu consiste la ponderacin de funciones? Escribe qu contiene el informe general. Menciona qu contiene el informe ejecutivo. En qu consiste el seguimiento de la auditora? Dos acciones especficas que debe seguir el auditor en cuanto al seguimiento de la auditora son:

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Examen de autoevaluacin Indica si las siguientes aseveraciones son verdaderas (V) o falsas (F) 1. 2. 3. 4. En la investigacin preliminar obtenemos toda la informacin de la auditora administrativa. El organigrama es una tcnica de planeacin. Al planear la auditora administrativa es necesario tomar en cuenta los recursos a utilizar. Las entrevistas, los cuestionarios, las cdulas, y las listas 5. 6. 7. de checado son tcnicas para levantar V F informacin durante la auditora administrativa. En la ponderacin de funciones se toman como base las reas funcionales. En la auditora administrativa el examen y la evaluacin solo son de carcter cualitativos. La determinacin de grados nos sirve para evaluar a la empresa en forma cuantitativa. 8. Existen dos tipos de informes que el auditor debe presentar a su cliente. 9. El seguimiento solamente tiene como objetivo el vigilar el cumplimiento de las recomendaciones. 10. Existen dos tipos de acciones especficas que debe llevar a cabo durante la implantacin de las V F recomendaciones y el seguimiento. V F V F V F V F

V V V

F F F

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TEMA 6. TCNICAS DE EVALUACIN DE LA EFICIENCIA

Objetivo particular El alumno conocer y aplicar en un caso prctico de auditora administrativa las tcnicas de evaluacin de la eficiencia.

Temario detallado 6.1. Indicadores de gestin 6.1.1. 6.1.2. 6.1.3. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.4. 6.4.1. 6.4.2. 6.4.3. Introduccin En el mundo actual las organizaciones buscan mayor eficiencia y eficacia, con el objeto de permanecer en el mercado, la competencia a nivel internacional se deja sentir an en las organizaciones pequeas, es por esto que el administrador debe conocer y aplicar las diversas tcnicas de evaluacin de la eficiencia como son: los indicadores de gestin, las escalas de evaluacin, el anlisis factorial y el diagnstico de la productividad. Conceptos Principios Metodologa Conceptos Principios Metodologa Conceptos Principios Metodologa Conceptos Principios Metodologa

Escalas de evaluacin

Anlisis Factorial

Diagnstico de la productividad

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En este tema aprenders a definir indicadores y escalas que te permitan evaluar la eficiencia de la empresa, tambin aprenders la tcnica del anlisis factorial como una herramienta para evaluar la productividad, tambin conocers en que consiste el diagnstico de productividad. La aplicacin de estas tcnicas, traen consigo un aumento en la productividad, lo que redunda en un alto ndice de competitividad par las empresas que las aplican y ponen en prctica, es decir, implementan las medidas correctivas para elevar el nivel de productividad que requieren las organizaciones mexicanas para competir en un mundo globalizado.

6.1. Indicadores de gestin Con el objeto de que la auditora administrativa arroje hallazgos y evidencias que se puedan cuantificar, y con esto evaluar sistemticamente, es indispensable en la etapa de recopilacin de informacin determinar que indicadores se van a utilizar, para que una vez determinados, diseemos las escalas a utilizar, y con base en ambos, diseemos cada una de las preguntas del cuestionario a aplicar, o de la lista de checado o de la cdula para levantar informacin segn sea el caso. A continuacin definiremos que es un indicador: 6.1.1. Conceptos Indicador es el nombre genrico que reciben las diferentes razones aritmticas que se utilizan como instrumento de medicin de la eficiencia y eficacia administrativa, es decir,la efectividad de la administracin. Los indicadores de ejecucin son utilizados para apoyar la evaluacin cuantitativa de los hallazgos que se obtienen en una auditora32

32

Ibidem, p.98.

69

Para poder ubicarlos en funcin de su campo de aplicacin y utilidad, se clasifican en indicadores de33: Rentabilidad Liquidez Financiamiento Ventas Produccin Abastecimientos Fuerza laboral

Cabe aclarar que esta clasificacin no es nica, depende del auditor, el giro y tamao de la empresa, as como de lo que se requiera evaluar. As se determinarn que indicadores utilizar y en su caso elaborar su propia clasificacin.

6.1.2. Principios Los indicadores como todo instrumento de evaluacin deben de apegarse a los principios de34: Confiabilidad. La confiabilidad de un instrumento de medicin (indicador) se refiere al grado en que su aplicacin repetida al mismo sujeto u objeto, produce iguales resultados. Validez. La validez, en trminos generales, se refiere al grado en que un instrumento (indicador) realmente mide la variable que pretende medir. Validez de contenido, se refiere al grado en que un instrumento refleja un dominio especfico de contenido, de lo que se mide, es el grado en que la medicin representa al concepto medido. Validez de criterio, establece la validez de un instrumento de medicin comparndola con algn criterio externo. Este criterio es un estndar con el que se juzga la validez del instrumento. Entre ms se relacionan los resultados del instrumento de medicin con el criterio, la validez del criterio ser mayor.
33 34

Ibidem, p 98. Roberto Hernndez Sampieri, Fernndez Collado Carlos, Baptista Lucio Pilar, Metodologa de la Investigacin, pp.501, 235-238.

70

Validez de Constructo. Es probablemente la ms importante, se refiere al grado en que una medicin se relaciona consistentemente con otras mediciones, de acuerdo con hiptesis derivadas tericamente y que conciernen a los conceptos que estn siendo medidos. Un constructo es una variable medida.

6.1.3. Metodologa Hay dos opciones para determinar los indicadores a utilizar en una auditora administrativa: 1. 2. Elegir un indicador ya desarrollado y disponible el cual se adapte a los requerimientos de la auditora a realizar. Construir un nuevo indicador, una opcin es seguir los siguientes pasos: a) Listar las variables que se pretenden medir u observar en la auditora. b) Revisar su definicin conceptual y comprender su significado. c) Revisar cmo han sido definidas operacionalmente las variables, esto es, como se ha medido cada variable, ello implica comparar los distintos instrumentos o maneras utilizadas para medir las variables. d) Elegir el indicador o indicadores que hayan sido favorecidos por la comparacin, y adaptarlos al contexto de la auditora35 Ejemplo: Variable Coordinacin entre organizaciones, compradoras y proveedoras, desde el punto de vista de las primeras. Definicin operacional Grado percibido mutuo de esfuerzo invertido para no provocar problemas a la otra parte al interferir en sus deberes y responsabilidades. Indicador # de quejas del almacenista del servicio prestado por los proveedores # de operaciones realizadas con ese proveedor

35

Ibidem, pp. 244-245.

71

6.2. Escalas de evaluacin Una vez determinados los indicadores que utilizaremos como instrumentos de medicin de la eficacia y la eficiencia administrativas, se proceder a definir las escalas que nos permitirn disear un instrumento que contenga informacin sistematizada. A continuacin veremos su definicin y principios:

6.2.1 Conceptos Las escalas son un tipo de instrumentos para medir las variables que tenemos en cada uno de los indicadores a utilizar en la auditora administrativa, las escalas nos permitirn disear los cuestionarios, las listas de checado, y las cdulas de forma tal que arrojen evidencias sistematizadas y objetivas para ser evaluadas.

6.2.2. Principios a) Se puede adoptar un tipo de escala o hacer una mezcla de los diferentes tipos de escala. b) La escala debe de reflejar las variables a evaluar en los indicadores. c) La escala debe tener tantas opciones como profundidad se requiera en la pregunta. Por ejemplo, si estamos llevando a cabo la auditoria de instalaciones, y auditamos los extinguidores para incendios la escala tendr ocho opciones: Limpio Oxidado Cargado Manguera buen estado En tanto si auditamos focos la escala sera de menor profundidad: ya que slo tenemos dos opciones Prenden los focos No prenden los focos en Sucio Sin oxidar No cargado Manguera en mal estado

72

6.2.3. Metodologa Los mtodos ms conocidos para medir por escalas las variables que se manejan en los indicadores son36: el mtodo de escalamiento Likert, el diferencial semntico y la escala de Geuttman. Escalamiento tipo Likert . Este mtodo consiste en un conjunto de tems presentados en forma de afirmaciones o juicios ante los cuales se pide la opinin de los sujetos, es decir se presenta cada afirmacin y se pide al entrevistado que externe su opinin eligiendo uno de los cinco puntos de la escala. A cada punto se le asigna un valor numrico, as, el entrevistado obtiene una puntuacin respecto a la afirmacin, y al final se obtiene su puntuacin total sumando las puntuaciones obtenidas en relacin, a todas las afirmaciones. En una auditora de calidad en el servicio el ejemplo sera37: 1. El personal de la Direccin General de Impuestos Nacionales es grosero al atender al pblico. a) Muy de acuerdo. b) De acuerdo. c) Ni de acuerdo, ni en desacuerdo. d) En desacuerdo. e) Muy en desacuerdo.

Diferencial semntico. La aplicacin del diferencial semntica puede ser autoadministrada o mediante entrevista. En la entrevista es conveniente mostrar una tarjeta a la persona entrevista, que incluya los adjetivos bipolares y sus categoras respectivas38. Siguiendo el ejemplo anterior:

36 37

Roberto Hernndez Sampieri, o.p. cit., p. 256. Ibidem, p 259. 38 Ibidem, p.269.

73

El servicio postventa que ofrece la empresa es: Excelente____ muy bueno____ bueno____ malo____ muy malo____

Escala de Geuttman. Este mtodo para medir actitudes se basa en el principio de que algunos tems indican en mayor medida la fuerza o intensidad de la actitud. La escala est constituida por afirmaciones, las cuales poseen las mismas caractersticas que en el caso de Likert. Pero es escalograma garantiza que la escala mide una dimensin nica, es decir, cada afirmacin mide la misma dimensin de la misma variable, a este a propiedad se le conoce como unidimencionalidad. Por ejemplo, si pretendiramos medir la actitud hacia la calidad en el trabajo dentro del nivel gerencial, la afirmacin: la calidad debe vivirse en todas las actividades del trabajo y en el hogar es ms intensa que la afirmacin: La calidad debe vivirse slo en las actividades ms importantes del trabajo.39 6.3. Anlisis Factorial Otro de los mtodos para evaluar la eficiencia y la eficacia con que operan las organizaciones es el mtodo del anlisis factorial. 6.3.1. Conceptos El mtodo de anlisis factorial consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administracin de un organismo social y que son: 1. 2. 3. Medio ambiente, conjunto de influencias externas que actan sobre la operacin de la empresa. Poltica y direccin, orientacin y manejo de la empresa mediante la direccin y vigilancia de sus actividades. Productos y procesos, seleccin y diseo de los bienes que se han de producir y de los mtodos usados en la fabricacin de los mismos.
39

Ibidem, p. 270.

74

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Financiamiento, manejo de los aspectos monetarios y crediticios. Medios de produccin, como inmuebles, equipo, maquinaria, herramienta e instalaciones de servicios. Fuerza de trabajo, personal ocupado en la empresa. Suministros, materias primas, materiales auxiliares y servicios. Actividad productora, transformacin de los materiales en productos que puedan comercializarse. Mercado, orientacin y manejo de la venta y la distribucin de los productos.

10. Contabilidad y estadstica, comprende el registro e informacin de los hechos y operaciones econmicas y financieras de la empresa.40

3.3.2. Principios El anlisis factorial se debe realizar a partir del rendimiento y la productividad del conjunto de operaciones de la empresa. Los factores a evaluar pueden variar de acuerdo con el giro de la empresa. La objetividad del auditor es indispensable al evaluar cada factor. Es importante considerar el enfoque holsitico de las organizaciones en el sentido de que un factor influye en los resultados de otro.

6.3.3. Metodologa 1. Planeacin de la investigacin. Definir la materia, objeto de la investigacin. Definir el propsito final de la investigacin. Determinar el tiempo disponible para la investigacin. Planear las fases y el volumen de trabajo. Determinar los medios de investigacin e informacin y la facilidad para obtenerlos. Obtener la autorizacin necesaria para la orientacin y el programa a que se sujetar la investigacin.

40

Idem.

75

2.

Anlisis del tema objeto de la investigacin Determinacin de los factores pertinente al tema y a su operacin. Averiguar las funciones de cada factor. Determinar la informacin mnima necesaria. Recopilar la informacin. Verificarla. Asegurarse de qu est completa.

3.

Examen de cada uno de los factores Hasta qu grado concuerda la operacin de los factores. Qu tendencia se registra en el campo de cada factor. Qu evolucin ocurre en los campos relacionados. Cules elementos del factor estn estimulando la operacin. Cules elementos del factor ejercen una influencia limitadora. Qu objetivos debern lograrse en el campo de cada factor. De qu medios se dispone para alcanzar estos objetivos.

4.

Cambios de hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones Cul parece ser la capacidad ptima de acuerdo con los objetivos de operacin. Cul es la ejecucin total real. Cules son los factores indicadores. Qu factores deben estudiarse con mayor detalle. Qu objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles. Examinar el total de los hallazgos encontrados, en cooperacin con otros especialistas.

76

5.

Presentacin del informe. Prepara documentos para la discusin y diagramas para su presentacin. Sealar claramente que hallazgos y diagnsticos estn sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecucin de las operaciones que se investigan. Exponer el desarrollo de los hallazgos. Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones, sobre cada uno de los pasos, antes de avanzar al siguiente. Estimular las decisiones. No perder de vista el hecho de que la decisin es prerrogativa de las personas responsables de la direccin.

6.4. Diagnstico de la productividad El diagnstico de la productividad nos permite conocer la efectividad con que se estn utilizando los recursos involucrados en nuestra empresa, y las cantidades fsicas de productos que producimos con los recursos involucrados. La competencia a nivel mundial hace que el tema de la productividad sea la base y meta actual en las organizaciones. Para lograr aumentar los ndices de productividad es indispensable primero saber el grado o ndice de productividad con que cuenta nuestra empresa, para ello, es necesario llevar a cabo un diagnstico de la productividad, pero cmo conceptualizar la productividad?: 6.4.1. Conceptos El establecer una definicin concreta de productividad, limitara el concepto en s, el concepto clsico esta expresado en la siguiente frmula: producto medio en cantidades fsicas PRODUCTIVIDAD = Insumo medido en cantidades fsicas

77

PRODUCTIVIDAD TOTAL

Producto total Insumo total Producto total

PRODUCTIVIDAD PARCIAL

= Un insumo determinado Cantidades fsicas del producto = Horas hombre trabajadas

PRODUCTIVIDAD DEL TRABAJO

Un incremento de la productividad se puede lograr de dos maneras: 1. 2. Aumentando las cantidades fsicas. Reduciendo el insumo fsico.

6.4.2. Principios Todo progreso y mejora o alcance en la productividad, puede apreciarse nicamente mediante la comparacin del antes y despus. La ejecucin de una funcin puede valuarse comparndola con algn nivel normativo. La comparacin entre lo ocurrido antes y despus, o bien entre el resultado real del desempeo de la funcin, y una norma expresada en los mismos trminos, y en idnticas unidades, permite una medicin impersonal y precisa que puede usarse como base para informes o aseveraciones. La calidad puede variar mientras la cantidad de insumos y salidas permanece constante. Los elementos externos pueden causar un crecimiento o disminucin en la productividad, por lo cual, el sistema en estudio, puede no ser directamente responsable. Y pueden hacer falta unidades precisas de medicin.

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6.4.3. Metodologa El objetivo principal del mtodo consiste en definir las causas de una baja productividad, y conocindolas, establecer las bases para aumentarla. Variables de la productividad. Mano de obra. Capital. La administracin.

Etapas del diagnstico de productividad 1. 2. Localizacin de funciones . Se har uso de la definicin de la funcin y del organigrama de la empresa. Recopilacin de datos. Deber ser hecha directamente con los responsables de las funciones mediante cuestionarios que investiguen la eficiencia de los elementos y sus componentes. 3. Anlisis factorial. Para el anlisis de los factores recopilados en los cuestionarios, se valorarn los componentes en existentes e inexistentes. Los elementos existentes se estimarn en grados de satisfaccin: bueno regular o malo, a criterio de los responsables de la funcin. Los elementos satisfactorios valen un punto, los regulares medio punto, y los malos un cuarto de punto. Los elementos inexistentes no tienen valor. 4. Anlisis Causal. Para ello se enlistan las funciones, indicando al lado de cada funcin si sta origina limitaciones a la productividad, y se determinan los porcentajes en que cada funcin limita a la funcin estudiada. 5. 6. Matriz de limitacin y causa. Se elabora una matriz de limitaciones de las funciones y sus causas. Red de limitaciones . Uno de los problemas de un diagnstico no es tan slo conocer y clasificar las causas y los efectos, as como su origen, lo ms difcil es la interpretacin integral y condiciones que

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privan en la empresa, las cuales afectan directamente o indirectamente a la productividad. De la red de limitaciones podemos distinguir: Si una funcin se limita a s misma. Dos funciones se limitan mutuamente. Formacin de crculo vicioso de limitaciones entre todas las funciones de la empresa. 7. Fijacin de metas . Despus de haber determinado los sntomas y sus causas y de haber representado grficamente las limitaciones entre las funciones, ya se tienen las bases para definir las metas tanto cualitativa como cuantitativamente, con el fin de eliminar las causas que ha originado la falta de armona en la operacin de las funciones, por ejemplo la causa de un bajo volumen de ventas puede eliminarse mediante el adiestramiento de vendedores, y no con un aumento en la fuerza de ventas o un aumento en la comisin. 8. Planeacin de acciones . La determinacin de metas debe ser acompaada por una planeacin detallada de las acciones a efectuar y que culmina con el cumplimiento de la meta fijada. Se debe elaborar un programa que incluya, entro otros elementos, el tiempo, responsabilidad, lugar, colaboracin, alternativas control y las acciones paralelas es decir otros planes y programas que se tengan que llevar a cabo para alcanzar las metas.

Bibliografa del tema 6 FRANKLIN F., Enrique Benjamn, Auditora Administrativa. Mxico, Mc Graw Hill, 2002, 490 pp. HERNNDEZ Sampieri Roberto, FERNNDEZ Collado Carlos y BAPTISTA Lucio Pilar, Metodologa de la Investigacin, Mc Graw Hill Mxico, 2004, 501 pp.

Actividades de aprendizaje A.6.1 Elabora un cuadro sinptico del tema.

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A.6.2 Elabora los indicadores de gestin que aplicars en la auditora que planeaste. A.6.3 Disea las escalas para cada uno de los indicadores realizados en la actividad anterior. A.6.4 Disea el cuestionario y la lista de checado para llevar acabo la auditora administrativa, aplicando las escalas de la actividad anterior. A.6.5 Recaba la informacin tomando como base la empresa que vas a auditar, da un ejemplo para cada uno de los factores a evaluar mencionados en el anlisis factorial A.6.6 Realiza en media pgina una respuesta a la siguiente pregunta En el Mxico actual por que es importante la productividad de las empresas? A.6.7 Explica en el foro de discusin la importancia de que t como ser humano seas productivo. A.6.8 Elabora un programa para llevar a cabo un diagnstico de la productividad Cuestionario de autoevaluacin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Define qu es un indicador de gestin. Cmo se clasifican los indicadores? Menciona dos principios de los indicadores. Define las opciones para determinar un indicador. Menciona qu es una escala. Escribe el nombre de dos mtodos para definir escalas. En qu consiste el determinar escalas de diferencial semntica. Define qu es el anlisis factorial. Qu se entiende por productividad? Escribe las variables de la productividad.

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Examen de autoevaluacin Indica si las siguientes aseveraciones son verdaderas (V) o falsas (F). 1. Los indicadores de gestin nos permiten una evaluacin cuantitativa de los hallazgos de la auditora. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Los indicadores nos permiten evaluar la cualitativamente a la empresa. Las escalas facilitan la sistematizacin de informacin recopilada. Las escalas se definen con base en los indicadores. El anlisis factorial es un mtodo para llevar a cabo una auditora administrativa. En el anlisis factorial se sealan los factores que debes evaluar en la empresa. Existe una sola razn aritmtica para evaluar la productividad. Al diagnstico de la productividad se le llama tambin auditora de la productividad. En la metodologa para llevar a cabo el diagnstico de la productividad se fijan metas para eliminar las causas de la baja productividad. 10. Se debe elaborar un programa para alcanzar las metas fijadas en el diagnstico de la productividad. V F V F V F V F

V V V

F F F

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Bibliografa bsica ALVAREZ Anguiano, Jorge, Auditora Administrativa, apuntes FCA UNAM, Mxico, 2004. CARRILLO Bueno, Eduardo, Manual del Auditor Administrativo, editorial PAC, S.A. de C. V. FERNNDEZ Arena, Jos Antonio, La Auditora Administrativa , Diana Mxico, 1975, 227 pp. FRANKLIN F., Enrique Benjamn, Auditora Administrativa. Mxico, Mc. Graw Hill, 2002, 490 pp. MANCILLAS Prez, Eduardo J, La Auditora Administrativa , Mxico. Trillas, 2001. MONTAO Snchez, Francisco Arturo, Auditora Administrativa, Gasca Sicco, Mxico, 2004. 435pp. RUBIO Ragazzoni, Vctor M y HERNNDEZ Fuentes, Jorge, Gua Prctica de Auditora Administrativa, Mxico, PAC, 2005. 195 pp. SANTILLANA Gonzlez, Juan Ramn, Auditora Interna Integral , 2 ed, editorial Thomson, Mxico 2002, 415 pp. Bibliografa complementaria COOPERS & Lybran, Los nuevos conceptos del Control Interno, (Informe COSO), editorial Daz de Santos, Espaa, traducido por Instituto de Auditores de Espaa, 420 pp. GMEZ Morfin, Joaqun, El control en la administracin de empresas, 4 impresin, editorial Diana, Mxico 1997, 245 pp. REFERENCIAS HEMEROGRFICAS: Conferencia, Creacin de conciencia en los negocios . Expositor Lic. Nicols Sotres Prez. Director financiero del grupo Esto. FACULTAD Contadura y Administracin, Emprendedores, Mxico _____, Videos PAPYME, Mxico

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Bibliografa adicional CONLA, Cdigo de tica, Mxico. ECAFSA, Thompson Learning, 2000 HERNNDEZ Sampieri Roberto, FERNNDEZ Collado Carlos y BAPTISTA Lucio Pilar., Metodologa de la Investigacin, Mc Graw Hill Mxico 2004, 501 pp. INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PBLICOS, Control Interno por Objetivos y Ciclos de Transacciones y el Muestreo Estadstico en Auditora, 1988. RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun, Sinopsis de Auditora Administrativa, Mxico. Trillas, 1999, 344pp RUZ de Velasco, Auditora Administrativa, Mxico. Editorial Banca y Comercio, 2002. SANTILLANA Gonzlez, Juan Ramn, Establecimiento de Sistemas de Control Interno, Funcin Contralora, ECAFSA. , Mxico 1977. TREJO Tllez, Benjamn, Auditora un enfoque prctico, Mxico Thompson.

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RESPUESTAS A LOS CUESTIONARIOS DE AUTOEVALUACIN ADMINISTRACION VI

Tema 1 1. El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificando la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera y promover la eficiencia operacional. Sealar los procedimientos y evaluacin del control interno que sirve de base para establecer la relacin entre la calidad del control interno y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditora. El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la administracin. Previsin. Qu puede o debe controlarse? Planeacin. Qu se va a controlar? Organizacin. Como se va a controlar? Integracin. Con quin y con qu se va a controlar? Direccin. Ver que opere el control. Control. Cmo se control? Controles preventivos, controles concurrentes, controles de alternativa, controles de retroalimentacin. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o especificaciones de la administracin. a) Organizacin. b) Procedimientos. c) Personal. d) Supervisin. a) Gerente General. b) Contralor. c) Comisarios o consejo de vigilancia. d) Auditores internos. e) Auditores externos. Representan una base para desarrollar objetivos especficos del control interno que pueden ser aplicables a una empresa individual. 11 Entrenamiento, Eficiencia, Moralidad y Retribucin.

2. 3. 4.

5. 6. 7.

8.

10

85

Tema 2 1. Auditora: examen metdico y ordenado de la contabilidad de una empresa mediante la comprobacin de las operaciones registradas y la investigacin de todos aquellos hechos que puedan tener relacin con las mismas, a fin de determinar su correccin. Auditora administrativa: Examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo de sus recursos humanos y materiales. 2. El objetivo primordial es verificar la organizacin de una empresa, de un departamento, de una seccin y vigilar que se cumplan los planes y objetivos de la empresa. 3. Se orienta hacia cualquier tipo de operaciones que realice la empresa con el fin de sealar las fallas, su origen y las recomendaciones para corregirlos. Ejemplo: Evaluacin de cumplimiento de polticas y procedimientos. 4. 5. 6. 7. Revisin de condiciones generales de trabajo y normas de seguridad. Planeacin, obtencin de informacin, evaluacin, informe y seguimiento. El informe que presenta es respecto al grado de eficiencia con que se est administrando, tomando en cuenta los niveles jerrquicos. Tiene como finalidad revisar si la dependencia o entidad en el desarrollo de sus actividades, ha observado el cumplimiento de las disposiciones legales. Es la etapa donde da comienzo la auditora para obtener la informacin necesaria para la captacin y anlisis de la informacin. 8. 9. Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales. Interna y externa. empresa. 10. Es una auditora que se realiza de manera especfica de una parte de la

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Tema 3 1. Conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido de valores y principios de conducta del administrador, tales como compromiso, honestidad, lealtad, integridad, responsabilidad a su actuacin en todo tipo de actividad y entorno. 2. Representa en su conjunto, la filosofa de una disciplina que significa progreso, fuerza, en busca del perfeccionamiento. Su simetra representa el mtodo, el orden y el sistema que conduce a la eficiencia, en donde se hace presente el carcter universal de la administracin. 3. Unidad. Esfuerzo. Corresponsabilidad. Honestidad. Calidad. Servicio. Integracin. Excelencia. 4. Captulos del I al XVIII. Artculos del 1 al 100. 5. Auditor Interno: Se encuentra dentro de la organizacin. Auditor Externo: profesional que no pertenece a la organizacin. 6. Diciembre 8. 7. a) Capacidad. b) Independencia. c) Equidad. 8. a) Imaginacin. b) Inteligencia. c) Criterio. 9. Es aquella que es efectuada por una persona independiente, su relacin con la administracin es estrictamente profesional. 10. a) Conocimiento profundo de la organizacin. b) Tener consciencia de la dinmica organizacional. c) Poder identificarse con el personal. 87

Tema 4 1. 2. Jorge lvarez Anguiano., W.P. Leonard y M Rubio Ragazzoni. El examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institucin, o cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus facilidades humanas y fsicas. 3. Realizar el anlisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten los objetivos y polticas establecidas, as como para comprobar la utilizacin racional de los recursos tcnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados esperados. 4. 5. 6. Es la evaluacin de la eficiencia, por medio de la revisin y evaluacin metdica de los componentes de una empresa. En el mtodo cientfico. Porque el uso de la metodologa para realizar estudios administrativos permite dar consistencia, sistematizacin y veracidad a los hallazgos. encontrados en la empresa al realizar la auditora. 7. 8. 9. 10. Las funciones de la empresa. Planeacin, examen, evaluacin y presentacin. En cuatro etapas. Examen, evaluacin, presentacin y vigilancia.

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Tema 5 1. La investigacin preliminar es un reconocimiento general del rea o de la empresa a auditar, para determinar la situacin administrativa y los estudios requeridos. Esto implica tanto la revisin de la literatura relacionada con el problema como el contacto directo con la realidad a estudiar. 2. 3. 4. 5. 6. Cronograma. Entrevista y cuestionario. Lista de checado. Para que los resultados arrojados tengan una base ms cientfica, y menos subjetiva. Es la asignacin que se hace a cada funcin de un valor que tcnicamente se conoce 7. como peso, a fin de establecer su importancia relativa en su influencia en la eficiencia de la empresa. Responsable, Introduccin, antecedentes, tcnicas empleadas, diagnstico, tcnicas empleadas, estrategia de implantacin, seguimiento, conclusiones y recomendaciones, apndices o anexos. 8. 9. Responsable, perodo de revisin, objetivos, alcance, metodologa, sntesis y conclusiones. Consiste en verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del rea funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados. 10. Supervisar si las recomendaciones se han implantado conforme al programa, o si han sufrido desviaciones.

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Tema 6 1. Es el nombre genrico que reciben las diferentes razones aritmticas que se utilizan como instrumento de medicin de la eficiencia y eficacia administrativa, es decir la efectividad de la administracin. 2. 3. 4. 5 Rentabilidad, liquidez, financiamiento, ventas, produccin, abastecimientos y fuerza laboral. Confiabilidad y validez. Elegir un indicador, o construir un indicador. Las escalas son un tipo de instrumentos para medir las variables que tenemos en cada uno de los indicadores a utilizar en la auditora administrativa, las escalas nos permitirn disear los cuestionarios, las listas de checado, y las cdulas de forma tal que arrojen evidencias sistematizadas y objetivas para ser evaluadas. 6. 7. Escala de Likert y escala de Geuttman. Con base en ciertos conceptos previamente determinados, se le pide al entrevistado que elija el que ms se acerca a su percepcin del evento. Previamente se le muestra una tarjeta con los trminos, excelente, muy bueno, bueno y malo. 8. 9. Consiste en examinar y evaluar los factores que intervienen e influyen en la administracin de un organismo social. Es la relacin que existe entre los insumos utilizados y los productos obtenidos. 10. Mano de obra, calidad y administracin.

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RESPUESTAS A LOS EXMENES DE AUTOEVALUACIN ADMINISTRACION VI

TEMA 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. V V V V V V V V V

TEMA 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. F V V V V V V V F

TEMA 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. V V V V V V V F V

TEMA 4 1. V 2. F 3. F 4. V 5. V 6. F 7. V 8. F 9. V 10. F

TEMA5 1. V 2. V 3. V 4. F 5. F 6. F 7. V 8. V 9. F 10. V

TEMA 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. V F V V F V F V V

10. V

10. V

10. V

10. V

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ANEXOS ANEXO 1 Elementos del control interno Para una mejor comprensin de los factores que intervienen en el control interno de las empresas, a continuacin se presentan los elementos que forman parte del mismo. Los elementos del control interno pueden agruparse en cuatro clasificaciones: a) organizacin, b) procedimientos, c) personal y, d) supervisin. a) Organizacin Direccin: asume la responsabilidad de la poltica general de la empresa y de las decisiones tomadas en su desarrollo. Coordinacin: adapta las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa. Divisin de labores: define claramente la independencia de las funciones de operacin, custodia y registro. Asignacin de responsabilidades: establece con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarqua y delegue facultades de autorizacin congruentes con las responsabilidades asignadas. b) Procedimientos Elementos del Control Interno Planeacin y sistematizacin: es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de direccin y coordinacin, la divisin de labores, el sistema de autorizaciones y fijacin de responsabilidades. Registros y formas: un buen sistema de control interno debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos.

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 Informes: desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento ms importante de control es la informacin interna. c) Personal Entrenamiento: mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, ms apto ser el personal encargado de los diversos aspectos del negocio. Eficiencia: despus del entrenamiento, la eficiencia depender del juicio personal aplicado en cada actividad. Moralidad: es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del Elementos del Control Interno control interno. Retribucin: es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar los propsitos de la empresa con entusiasmo.

d) Supervisin Como ha quedado dicho, no es nicamente necesario el diseo de una buena organizacin, sino tambin la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organizacin.

Cuadro a.1. Clasificacin de los elementos del control interno

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