LA FORMACIN DEL EXPEDIENTE

EL EXPEDIENTE Y SU FORMACIN La formacin del expediente se encuentra regulada en el Ttulo V del Libro I del CPC. El expediente es el conjunto de escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presentan o verifican en el procedimiento. En la formacin del expediente se deben respetar ciertas reglas: 1. Las piezas se agregan en orden de presentacin. 2. El secretario debe agregar la pieza al expediente, numerar cada foja en cifras y letras, lo que se verifica en la parte superior derecha. Slo se exceptan del cumplimiento de esta obligacin, las piezas que por su naturaleza no pueden agregarse al proceso o que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso (34 CPC). 3. No se pueden retirar piezas sin decreto del tribunal (29 inc. 2) En caso de desglose, se debe poner una nueva foja en lugar de la que se retire, indicando el decreto que orden el desglose y el nmero y naturaleza de las piezas desglosadas. En el proceso penal, habr que referirse, y la ley as lo hace, al registro (39-44 CPP) LOS ESCRITOS Acto solemne que contiene las solicitudes que presentan las partes al tribunal y que debe reunir los requisitos contenidos en la ley. La presentacin de los escritos es la forma natural en la cual las partes se comunican con el tribunal para los efectos de formular sus diversas peticiones, en el procedimiento en el cual predomina el principio de la escrituracin. Requisitos: 1. Papel: Hoy pueden presentarse en papel simple y blanco (no se exige ninguno en especial). Antiguamente fue papel sellado y luego papel proceso. 2. Escrito propiamente tal: El legislador slo establece que el escrito debe encabezarse con una suma que indique el contenido o el trmite de que se trata. En general, podemos decir que en todo escrito se diferencian tres partes: a. Suma: Resumen del contenido o de las peticiones que se formulan al tribunal. b. Contenido: Individualizacin del tribunal, la parte solicitante, el proceso (rol y cartula), y el desarrollo del escrito. Generalmente se termina con un por tanto. c. Peticin: Solicitud formulada

Existen ciertos escritos en los cuales el legislador se ha encargado de regular otros requisitos especiales. Por ejemplo, en la demanda (254 CPC), contestacin (309 CPC), en el Recurso de Apelacin (189 CPC), etc. Las demandas nuevas debe contener una presuma, indicando la materia, el procedimiento y el nombre completo y CI de las partes y sus apoderados. Luego de la suma, debe designarse el tribunal, a las partes, N de rol y luego el desarrollo del escrito. Finalmente el escrito termina con una peticin. 3. Forma de presentacin: Junto con cada escrito debe acompaarse en papel simple, tantas copias como partes haya que notificar por el Estado Diario (salvo los que contengan solicitudes de mera tramitacin como copias, desarchivos y otros; en aquellos referidos a apersonarse en el juicio; acusar rebeldas; pedir apremios, prrrogas de trminos; sealamiento de vistas y sus suspensiones). En caso de tener que notificarse personalmente o por cdula no es necesario dejar copia, el receptor es quien notificar. Si no se entregan copias o si stas resultan disconformes sustancialmente con la original (cuestin que debe confrontar el secretario), la ley establece las siguientes consecuencias: a. No le corre plazo a la parte contraria b. Debe imponerse una multa a la parte (de a un sueldo vital) c. Debe apercibrsele para que las acompae dentro de tercero da so pena de tenerlo por no presentado (31). 4. Lugar de presentacin: Al tribunal por intermedio del secretario (30). 5. Formalidad de recepcin: El secretario debe estampar en cada foja la fecha y su media firma o un sello autorizado por la Corte que designe la oficina y la fecha de presentacin. Adems, est obligado a dar recibo de los documentos que se le entreguen, sin poder cobrar (32). En la prctica, mesonero del tribunal estampa en cada hoja, un timbre con la fecha y el nmero del tribunal. Una vez presentado, el Secretario debe proceder a despacharlo al Juez, en el mismo da o al siguiente hbil cuando la entrega se haga despus de la hora designada al efecto. Hay casos en que el secretario letrado de juzgados civiles debe proveerlo directamente, cuando se trate de diligencias de mero trmite, caso en el cual sern autorizadas por el oficial primero (33 inc. 2). La reposicin que se deduzca contra estos decretos ser resuelta por el juez. LA CONSULTA DEL EXPEDIENTE En virtud del Art. 9 del COT los actos de los tribunales son pblicos, salvo las excepciones expresamente establecidas en la ley. De acuerdo a lo anterior, una de las funciones de los secretarios es la de dar conocimiento a cualquiera persona de los procesos que tengan en sus oficinas, y de todos los actos emanados del tribunal, salvo los casos en que el procedimiento deba ser secreto.

CUSTODIA DEL EXPEDIENTE Se mantiene en la oficina del secretario, bajo su custodia y responsabilidad. Es deber de los secretarios guardar con el conveniente arreglo los procesos y dems papeles de su oficina, sujetndose a las rdenes e instrucciones que la Corte o juzgado respectivo les d sobre el particular. En la prctica se contempla la custodia especial de ciertos expedientes para impedir su extravo y de ciertos documentos. Los ttulos de crdito por ejemplo, deben mantenerse en custodia especial, debindose acompaar en fotocopia al expediente. No puede retirarse de la secretara, sino por las personas y en los casos establecidos por la ley. Personas que pueden retirar el expediente de la secretara: 1. Oficial de la fiscala judicial o defensor pblico: Cuando se requiera or su dictamen. 2. Receptores: Slo respecto de las piezas del expediente que sean estrictamente necesarias para la realizacin de la diligencia que deban efectuar. Deben devolverlo a la secretara dentro de los 2 das hbiles siguientes a la fecha en que se practic la diligencia, con la debida constancia de lo obrado. Pueden ser sancionados, y en caso de reincidencia, suspendidos en sus funciones por un mes.

EXTRAVO Y RECONSTITUCIN DE EXPEDIENTES Para reconstituir el expediente tiene especial importancia la conservacin de la copia de los escritos y actuaciones realizadas ante el tribunal debidamente timbradas por el Secretario. Perdido un expediente, debe presentarse un escrito para que el secretario certifique el extravo. Se solicitar que se tenga por reconstituido en virtud de las copias simples de los escritos que se acompaen, en lo posible que estn timbradas, debido a que el COT las reconoce como autnticas para estos efectos. El tribunal lo tendr por reconstituido, con citacin, disponiendo la notificacin de dicha resolucin por cdula. Si hay oposicin, el tribunal resolver el incidente. Si en el proceso extraviado hubiere recado sentencia firme, y se conserva copia original o autntica de ella, se cumple esa resolucin.