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CURSO LOGISTICA Y ADQUISICIONES DEL ESTADO

I capitulo DEFINICIONES DE LOGSTICA.


Es el

proceso de planificar, implementar y controlar el

flujo y almacenamiento de materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la informacin relacionada con ese proceso, desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propsito de satisfacer en forma adecuada los requerimientos de los clientes. Logstica es la gerencia de la cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta el punto donde el producto es finalmente consumido o utilizado. Como funcin gerencial, la logstica debe proveer el producto correcto, en la cantidad requerida, en condiciones adecuadas, en el lugar preciso, en el tiempo exigido.
La logstica es una red de puntos de almacenamiento y

lneas de comunicacin y costo total.

transporte, en la que hay que

considerar aspectos de espacio y tiempo integrados en el

Conceptualmente, un sistema integrado de logstica de

una empresa esta formado por tres reas operacionales: gestin de materiales, gestin de transformacin y gestin de la distribucin fsica,

Podemos observar entonces, que existen muchas y variadas definiciones acerca de Logstica, y aunque todas ellas tienen puntos en comn, presentan tambin diferencias al no abarcar por completo el concepto. Aunaremos el concepto como: Conjunto de actividades que tienen como objetivo la ubicacin, al mas bajo costo posible, de una cantidad determinada de un producto en el lugar y en el momento en los que exista una demanda. De acuerdo con lo anterior, el proceso Logstico atraviesa las cuatro reas bsicas que conforman la misin de las empresas manufactureras: Fabricar el producto que corresponda a lo demandado por la clientela. Hacer que ese producto est disponible para los requerimientos del cliente. Trasladar el producto hasta el lugar donde el cliente lo solicite. Entregar el producto segn el plazo acordado (tcita o expresamente) con el cliente. OBJETIVOS PRIMARIOS DE LA LOGISTICA -Contribuir a alcanzar las metas de la empresa -Costos de operacin bajos -Costos de adquisicin bajos (no precios ) -Alta rotacin de los inventarios -Continuidad en el abastecimiento -Consistencia en la calidad.

-Buenas relaciones con los proveedores -Desarrollo del personal -Buenos registros (estadsticas, descripciones, etc. OBJETIVOS SECUNDARIOS DE LA LOGISTICA -Contribucin a la operatividad de otras dependencias de la empresa -Relaciones reciprocas favorables a nivel de empresa -Diseo de nuevos productos o adquisicin de nuevos materiales -Evaluar decisiones del tipo: Hacer o Comprar -Normalizacin de los materiales -Mejoramiento de los productos que se ofrecen al mercado -Armona entre dependencias dentro de las empresariales -Previsiones (eliminar los urgentes) FUNDAMENTOS DE APOYO LOGISTICO Cualquiera que sea el sistema de apoyo logstico que se conciba, para que sea eficaz, debe ser organizado respetando los siguientes fundamentos
a) APOYO LOGSTICO Cualquiera que sea su estructura, esta organizada

alrededor de las necesidades de la empresa. Debe responder a la realidad de cada empresa y a sus aspectos operativos. No existe una formula nica o un procedimiento estndar a aplicar.

b) ESTANDARIZACIN DE PROCESOS Los procesos deben ser similares durante todo el tiempo de funcionamiento de la empresa. Deben de ser flexibles para absorber cualquier cambio, variante o eventualidad No deben de obstaculizar los procesos de la empresa

c) SIMPLICIDAD Deben de ser procesos muy simples , no complicados Limitarse a mantener la capacidad operativa de la empresa. d) ECONOMA Deben demandar el menor esfuerzo econmico Buscar el menor costo Como el empleo podemos citar: Buscar el empleo de recursos locales. Utilizacin de materiales recuperados Control de los materiales crticos. Mxima utilizacin de los equipos e) SEGURIDAD La seguridad debe de verse desde dos puntos de vista Seguridad de operacin o seguridad tcnica Tomar medidas para proteger mquinas o instalaciones para preveer accidentes o fallas por el manejo ineficiente o inapropiado de materiales y equipos. Seguridad material. Se refiere a la proteccin y conservacin de los materiales y quipos. Bsicamente la proteccin co9ntra los efectos del medio ambiente. f) OPORTUNIDAD Las necesidades deben de ser satisfecha en el lugar adecuado, la cantidad requerida, el momento oportuno y la calidad deseada. La operacin logstica requiere de plazos mnimos para su ejecucin Exige flexibilidad, continuidad y movilidad en la organizacin y funcionamiento del sistema logstico. g) REACCIN INMEDIATA DEL SISTEMA

Debe estar en condicin de aceptar cambios. La reaccin del sistema debe ser rpda as como su conversin.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN LOGSTICA


FUNCIN DE ABASTECIMIENTOS Y DE COMPRAS. -Es una funcin logstica mediante la cual se realiza el proceso de proveer a la empresa de todos los materiales necesarios para su funcionamiento. -Se le conoce tambin como provisin o suministro. -Dentro de su actividades se tienen : Calculo de las necesidades Compra o adquisicin Obtencin o recepcin Almacenamiento Distribucin o entrega Control de stock Disposicin final La decisin debe de comprender un eficiente sistema de pedidos, Un rgano ejecutivo de compras, un eficiente sistema de control de stock con informacin actualizada y personal adecuado y suficiente as como facilidades para realizar su tarea. -La organizacin y el jefe de rea son responsables de recomendar los niveles de abastecimiento de cada artculo. -Su responsabilidad principal es la economa del abastecimiento y facilidades para su empleo. -Debe de buscar la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. -Se requiere de un entrenamiento continuo y la prctica de loas normas.

-Incluye la conservacin de los materiales( almacenamiento) y su distribucin. -Estos tambin deben de hacerse al menor costo posible. FUNCIN DE MANTENIMIENTO Es la funcin logstica mediante la cual se realizan una serie de acciones destinadas a conservar el material, equipos, construcciones, etc. En condiciones de prestar el servicios en todo momento. FUNCIN DE TRANSPORTE Es la funcin logstica que se encarga de llevar los materiales a su destino. Incluye las actividades de transportar los materiales desde los almacenes de los proveedores a nuestros almacenes y la distribucin fsica hacia los clientes.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGSTICO


- El sistema logstico de la empresa se basa en los siguientes elementos: A) Adquisiciones y su control.- Gestin del Proceso de Compras B) Almacenes.-Manejo de Almacenes C) Inventarios y su control. -Los inventarios son la razn de ser la actividad logstica de la empresa ya que actan como amortiguadores de las operaciones. - No deben de permanecer sin movimiento. Se debe buscar mejorar los ndices de rotacin. -Ejercer sobre los materiales el control adecuado a las

necesidades, eliminando las actividades o tareas extras que atenten contra la economa de las empresas. D) Medio de transporte y su manipulacin. -Los costos de transporte y manipulacin influyen en los precios de los materiales. Incluyen los movimientos hacia la planta, entre los almacenes y hacia los clientes. -El transporte es una de los factores que permite negociar el precio con los proveedores. -Hay que decidir quien corre con los gastos de transporte. -Hay que reducir los costos de manipulacin; disminuir los costos de movimiento por unidad y reducir los tiempos necesarios para el traslado. -Sus caractersticas clave son: costo, rapidez de entrega y calidad en el servicio. E) Comunicaciones. -Al disear el sistema de apoyo logstico hay que considerar las necesidades de comunicacin y los medios que se requieren. -La calidad debe de ser fluida y suficiente dentro del sistema. F) Planeamiento produccin. y control de

-Permite detectar y determinar la cantidad y variedad de materiales que se requieren para cubrir con el plan de produccin. -El planeamiento provee las bases para efectuar el control. -Asegura que los recursos asignados se empleen para alcanzar los

objetivos del plan. -En relacin a la logstica podemos considerar que la planta es la parte ms importante de la empresa. Se debe de tomar en cuenta la capacidad de planta y las fluctuaciones de la demanda. G) Personal. -Constituye el elemento bsico de la estructura del sistema logstico. . Hay que buscar personal adecuado y asignarle funciones de acuerdo a sus capacidades. Es primordial un servicio ms rpido y eficiente. GESTION DEL PROCESO DE COMPRAS Concepto sobre las compras Es una operacin destinada a proveer en las mejores condiciones posibles, todos los bienes que requieren las diferentes reas de la empresa. Finalidad y objetivos. -La finalidad del rea de compras es: Adquirir materiales, suministros, repuestos, Herramientas, maquinarias, equipos, etc. Con la calidad adecuada, en la cantidad necesaria. en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio mas conveniente. Tiene como objetivos fundamentales: Mantener la continuidad en el abastecimiento. Realizar una mnima inversin. Evitar duplicaciones, desperdicios e inutilizaciones de los materiales.

Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan los materiales.
Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y el servicio que se requieren. - Mantener la posicin competitiva de la empresa. Esto obliga a compras conocer las caractersticas de los materiales y el uso al cual se destinan. Debe de solicitar a los usuarios la informacin que se requiera y no dejarse llevar por los vendedores. En lneas generales. al efectuar una compra debe analizar si se esta satisfaciendo al usuario y cumpliendo los objetivos que se le han asignado.

Clasificacin de las compras 1) Por la forma de efectuar la compra. Compras centralizadas.-Cuando las compras las hace una dependencia, la cual dispone de la autoridad necesaria. Compras descentralizadas.- cuando existe compras como elemento de control de las adquisiciones, pero las compras las efectan las reas en forma autnoma 2) Por el tipo de mercanca que se compra. a) Materias primas.- Son materiales que se emplean en producciones y que sufren una transformacin. Forman parte del producto. Sus caractersticas son: Consumo constante Grandes cantidades Informacin fcil de obtener Precios segn acuerdo con el proveedor Ocupan mucho espacio de almacenes

Su transporte y manipulacin son muy costosos

b) Suministros. Son aquellos materiales necesarios para el funcionamiento y conservacin de la empresa. No forman parte del producto pero son necesarios en su produccin. Sus caractersticas son: Consumo en partidas pequeas Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas Ocupan poco espacio en el almacn Mucho trabajo de oficina por la variedad Tiene especificaciones normalizadas

c) Piezas fabricadas.-Son pequeas piezas o herramientas que se compran para revender. Sus caractersticas son: Margen de ganancia en reventa decisivo. Adquisicin por cotizaciones para adquirir un mejor precio. En productos entandares pueden obtenerse precios de mayoristas. Su adquisicin debe limitarse a programas establecidos.

d) Maquinaria y equipos.- Sus caractersticas son: Debe ser aprobada por los directivos. Priman las condiciones o caractersticas tcnicas. Las especificaciones deben ser minuciosas. Deben de indicar la finalidad y los resultados que se esperan obtener. La decisin se toma en conjunto entre el interesado y el comprador. Mtodos para comprar.

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a) Segn los factores que intervienen determinacin de cuanto comprar.

en

la

*Ajustadas a las necesidades.- Se efectan cuando el artculo es necesario. -Se compra solo lo necesario. -Artculos de poca frecuencia de consumo o necesidades urgentes. -La idea es contar con los artculos en el momento preciso. -No se mantienen stock. -Se requiere de proveedores de confianza y cumplidos. *Periodos futuros especficos. Para artculos de consumo regular. Variaciones de precios insignificantes. El periodo para el cual se compra debe basarse en el control de existencias y en las variaciones de la fabricacin. La economa que pueda obtenerse afecta al periodo de compra y al costo de almacenamiento. El periodo es fijado por el plan de produccin o por el consumo del almacn. *Segn situacin del mercado.- Se trata de aprovechar las fluctuaciones de los precios Hay que tener en cuenta el plan de produccin. Estudiar constantemente el mercado para analizar las tendencias. De acuerdo a la tendencia establecer la cantidad a comprar. Estudiar la posibilidad de abastecerse durante un largo tiempo

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con entregas parciales. Utilizar el mtodo para artculos cuyo consumo es estable. Permite obtener grande economas y fuertes utilidades. pero requiere de mayor espacio el almacn, existiendo el peligro de la obsolescencia. *Especulativas.- Se adquiere cuando los precios son bajos y la tendencia es a subir. Implica un riesgo mayor que el normal. El factor principal de decisin es la tendencia del precio en el mercado. El programa de produccin es de poca importancia. No esta basado en la demanda si no en las utilidades que pueden obtenerse. No es funcin normal de compras por lo que debe de ser autorizada. Se debe de informar sobre los riesgos y ventajas que presenta su aplicacin. Inmoviliza grandes cantidades de dinero. Requieren mucho espacio en el almacn. Pueden quedar artculos fuera de uso.

b) Segn la forma de comprar -Compras sobre contrato.- Se fija mediante un contrato el precio y la fecha de entrega. Se aprovechan precios bajos escalonando las entregas. No se aumentan las existencias y se asegura el abastecimiento continuo.

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Deben tenerse muy en cuenta los puntos a considerar en el contrato. Debe actuar asesora legal. El contrato debe ser siempre por escrito, exponiendo claramente condiciones las de cantidades, especificaciones, precios, garantas, plazos de entrega, pago, penalizaciones, etc. Hay que determinar como se realizaran las inspecciones y por cuenta de quien corren los gastos. -Compras en partidas agrupadas.- Se agrupan las compras de aquellos artculos que durante el ao deben de ser adquiridas de forma reducida. Los artculos deben de ser relacionados para hacer la compra a un solo proveedor. . Este mtodo hace ms atractivo el pedido al proveedor. -Compras con arreglo a un programa.- Se confecciona un programa de compras, as el proveedor ganador puede tomar sus previsiones de produccin. Pueden efectuarse en un solo pedido o en varios. Utilizado para los artculos de gran consumo. Reduce las existencias en el almacn (el proveedor pasa a ser el almacenero) Obtener artculos de buena calidad al darle tiempo al proveedor para preparar el pedido. Asegurar la llegada de los artculos con oportunidad. Obtener costos bajos en la adquisicin. Reduce las inversiones en inventarios. Asegura el proveedor la venta de sus artculos. Las variaciones en las necesidades o especificaciones

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pueden ocasionar problemas con el proveedor. Se le debe de advertir de los riesgos que corre.

El ciclo de las compras.


-La administracin del proceso de adquisicin se encarga de distribuir la rutina de las operaciones o actividades, tomando en cuenta la reduccin de costos y la optimizacin del control y su amplitud en cada paso del proceso. Se consideran una serie de actividades: a) Reconocimiento de la necesidad.- Culmina con la emisin de la requisicin o pedido por el usuario. Es el documento por el cual el usuario hace conocer sus necesidades. Puede organizarse en un almacn (materiales de stock) o cualquier dependencia (en casos especiales). Deben explicar detalladamente los siguientes datos: Descripcin completa de los artculos. Cantidad necesaria y unidad de medida. Fecha en que se requiere. Cuenta contable de cargo. Uso que se dar al artculo. Punto de entrega. Fecha y firma que autorizan. Puede contener datos referentes al proveedor para ser llamados por compras. Nombre y direccin Precio y condiciones de pago Del embarque y embalajes Peso aproximado Nmero y fecha del pedido

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Fecha de entrega comprometida

b) Examen y anlisis del inventario.- Para verificar si se cuentan con la existencia en el almacn para la atencin del pedido. c) Envi de la Requisicin o pedido al rea de Compras quien ejecutara las siguientes acciones: Confeccin de la Solicitud de cotizacin que ser enviada a los proveedores. y que contendr los siguientes datos: Los datos de la solicitud de compra. Punto de entrega. Plazo de entrega. Fecha de vencimiento de presentacin. Inspecciones a que sern sometido los artculos, solicitando: Los precios, Condiciones de pago. Plazo de entrega al que se compromete. Condiciones especiales que regirn las adquisiciones Determinacin de precio y seleccin del proveedor.- Es responsabilidad exclusiva del rea de Compras, la que debe tener un Registro de proveedores con sus caractersticas bsicas. Se solicitara al menos tres cotizaciones Se preparara el Cuadro Comparativo de Cotizaciones Se puede emplear un mtodo de ponderacin de factores, para lo cual hay que: determinar factores de evaluacin. Los factores que se suelen emplear segn sea el caso son:

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. Precio unitario. Fletes. . Condiciones de pago. . Plazo de entrega. . Garantas. . Servicio tcnico. . Respaldo y soporte tcnico. . Servicios adicionales. . Cumplimiento del proveedor. . Seriedad del proveedor. . Estado financiero del proveedor. . Otros que se consideren de acuerdo al caso Determinar peso de los factores. A cada factor se le asigna un puntaje y un peso. Se tranza con el o los proveedores que presenten mejores condiciones que las presentadas. Hay que negociar sobre todo aquellos factores crticos. Nos quedamos con el proveedor que haya aceptado las mejores condiciones globales. d) Remisin de la Orden de compra al proveedor seleccionado al que se procede hacer el pedido en el que se debe se debe indicar: Fecha de expedicin Nmero de O/C. Cantidad solicitada Unidad de medida Descripcin correcta del articulo Instrucciones de despacho Condiciones de pago

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Clausulas adicionales Firmas y autorizacin

e) Seguimiento sobre el estado de la orden de compra, mientras se procesa el pedido. Hay que hacer un seguimiento para garantizar la entrega y mantener contino el abastecimiento. Tambin, hacer que se respete la fecha de entrega. Si hay atrasos se pueden tomar decisiones para evitar la paralizacin de la planta, el seguimiento consiste en: -Comprobar que al proveedor le haya llegado la orden de compra. -Comprometer al proveedor a una entrega compatible con las necesidades de la empresa y su capacidad. -Ver los avances del pedido. -Procurar que se cumpla la promesa del proveedor. Los medios para hacer el seguimiento dependen el ingenio y el conocimiento de la persona encargada. f) Embarque del artculo por el proveedor. g) Recepcin y verificacin del embarque contra la orden de compra. Se verifica la llegada de artculos. Se hace conjuntamente con el almacn. Hay que verificar la cantidad, la calidad y las especificaciones de los materiales que se han recibido Se revisan documentos: Gua de remisin y factura vs. Orden de compra.

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Se traslada la documentacin a contabilidad para su apropiacin y pago. Hay que efectuar un seguimiento de la factura para garantizar el pago a los proveedores. h) Confirmacin de la recepcin del pedido por parte de compras. i) Emisin y envi de la factura por parte del proveedor. j) Pago de la adquisicin por la empresa u organizacin.

CONTROL VISIBLE DE ALMACEN N--------------------------

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ARTICULO:-------------------------------------------------------------------------------CODIGO:----------------------------------------------------------------------------------UNIDAD DE MEDIDA:-----------------------------------------------------------------2 3 COMPROBANTE MOVIMIENTOS FECHA a b a b c CLASE N ENTRADA SALIDA SALDO

1 FECHA

FORMULARIO S.A. RIC 06 (Tamao A-6 ITINTEC)

Es un requisito indispensable que los registros de esta tarjeta estn al da puesto que permite que el jefe de Almacn tenga un conocimiento de los stocks que se mantienen de los diferentes productos bajo su custodia.

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KARDEX VALORADO.
EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACEN 2 COMPRO BANTE a b Clas N e

TARJETA N

1 Fec ha

3 CANTIDADES Entra da Sali da Sal do

4 Preci o Unita rio

5 Costo Prom edio

6 IMPORTES a Entra da b Sali da c Sal do

FORMULARIO S.A. RIC. 07 (Tamao A-5 ITINTEC) ___________ ARTICULO ___________________ UNIDAD DE MEDIDA _________ CODIGO

El control valorado de los bienes del almacn se deben llevar al da por ser un elemento necesario para el proceso de determinacin del costo de los bienes que se entregan del almacn el las respectivas PECOSAS.

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(Nombre del Organismo)


N Da Mes Ao

RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN


2 SALDO ANTERI OR 3 MOVIMIENTO A B ENTRADA SALIDA S S 4 SALD O DEL DIA

1 GRUPOS GENERICOS DEL CATALOGO NACIONAL A CODI GO B DENOMINACIN

TOTALES

DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS De Entrada De Salida Expedidos: Expedidos: -------------------------Anulados: Anulados: -------------------------

_____________ Jefe de Almacn

_____________________ Director de Abastecimiento

Formulario S.A. RIC. 08 (Tamao A-4-ITINTEC) Este formato debe ser formulado por el rea de Abastecimiento y debe ser Contabilidad. remitido al rea de

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(Nombre del Organismo)

Da

Mes

Ao

NOTA DE ENTRADA A ALMACEN


1 ARTICULOS
A CODIGO B CANTIDAD C DESCRIPCION D UNIDAD MEDIDA

2 VALORES
A UNITARIO B TOTAL

CUENTAS DEL MAYOR S/. S/. S/.

TOTAL: S/. S/. S/.

FORMULARIO S.A. ALM. 01 (Tamao A-4 ITINTEC) ________________ Jefe de Almacn _________________________ Director de Abastecimiento

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PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA CUENTAS DEL MAYOR_


Solicito entregar a: _________ Con destino a: ____________ 1 Renglones 1 2 3 4 5 6 7 12 13 14 15 TOTAL 3 ARTCULOS SOLICITADOS B Unidad C de DESCRIPCIN Medida Lugar y Fecha

CDIGO DE LA DEPENDENCIA N

A Cantid ad

3 ORDEN DE DESPACHO C B Valores A Cantida Cdigo Unitari d Total o

4 Cdigo Patrim onio

FORMULARIO UTILIZADO HASTA EL RENGLON No. INCLUSIVE ________ (EN LETRAS) _______________ Fecha de Recepcin FORMULARIO S.A DET.01 TAMAO A4 ITINTEC

1_________ Solicitante

2___________________ Director Abastecimiento

3 _____________ 4 ______________ Jefe de Almacn Recib Conforme

DA

MES

AO

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ORDEN DE COMPRA - GUA DE INTERNAMIENTO


SEOR(ES): DIRECCIN: - LE AGRADECEREMOS ENVIAR A NUESTRO ALMACN: - LO SIGUIENTE: - REFERENCIA N: - FACTURAR A NOMBRE DE:

000

1 ARTCULOS c A b Unidad Cdigo Cantidad Medida d DESCRIPCIN

2 VALOR a UNITARIO b TOTAL

Nuestra Referencia:
ORDENACIN DE LA COMPRA

TOTAL

AFECTACIN PRESUPUESTAL Programa

DISTRIBUCIN CONTABLE

Cuentas por pagar

2 1 Jefe de Abastecimiento NOTA

Director de Materiales

Activ

Proy.

S/.____________________

RECIBI CONFORME:

Esta orden de compra es nula sin la forma mancomunada del jefe de operacin y mantenimiento y el jefe de abastecimiento cada orden de compra debe facturar por separado en original y dos (2) copias y remitirlas a la oficina

Da

Mes Ao

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de administracin. Nos reservamos el derecho de devolver la mercadera que no est de acuerdo con nuestras especificaciones.

3 ______________________ Jefe de Almacn

Fuentes de abastecimiento. Compras tiene que elegir sus fuentes de abastecimiento, el que puede ser: a) Mercado local.- Proveedores y canales en el mbito de la empresa. b) Mercado nacional.- Ubicados en el pas de la empresa c).Mercado internacional.- Son las compras fuera del pas *Para su seleccin y evaluacin hay que considerar los siguientes parmetros: Distribucin de tamao y ubicacin geogrfica de los grupos de clientes Movimientos del producto. Estimado de las necesidades de servicio de entrega e inters en la disponibilidad o contabilidad. *Se puede hacer un estudio de mercado para definir a los proveedores que son los que se trabajara. *Permite determinar quines son los proveedores y en que volmenes nos pueden atender. * Primero se conoce los productos y sus especificaciones. *Determinar la calidad requerida. *Se deben recopilar datos sobre: a) Las caractersticas del material. Definan con claridad y exactitud las caractersticas del bien.

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b) Proveedores habituales de la empresa y aquellos que podran serio. c) Los precios.- su evolucin a travs del tiempo. *Se desarrollan nuevos proveedores cuando estn involucradas las siguientes consideraciones: a) Generacin de nuevos productos (servicios). b) Carencia de competencia entre los proveedores.-Si fuese un proveedor nico - precios altos, escasez, servicio deficiente, calidad deficiente. c) Proceso de desarrollo de nuevas fuentes. Investigacin del mercado. Para logstica tiene como objetivo definir a quienes se puede comprar, en que cantidades y a que precios. En el caso de los estudios de mercado de logstica. Se conoce el consumo - centraliza la accin en la bsqueda de proveedores, nuevos materiales, o nuevos mtodos y procedimientos. Sirve para establecer conclusiones que permitan negociar con los proveedores, emplear nuevas fuentes de abastecimiento, proponer cambios de materiales, etc.

Normas para realizar compras.


Hay cuatro aspectos bsicos que rigen a todas las compras son: Calidad.- Definida por la utilizacin que se va ha dar al articulo. La calidad debe definirse.- el comprador debe establecer las especificaciones de los materiales de una manera en que estas

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puedan ser medibles. La calidad no se mide por el precio.- no relacionar calidad con precio, es comn pensar que la mayor calidad se obtiene con el mejor precio, yeso no siempre es cierto. La calidad debe ser la conveniente.- no siempre hay que comprar la mejor calidad. Deben verse las especificaciones del producto. La calidad debe estar siempre disponible.- significa que la calidad buscada pueda ser adquirida con facilidad a un precio econmico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro. b) Cantidad.- Se debe estar seguros- de .que la cantidad pedida sea la correcta. El comprador debe estar capacitado para determinar si ese es el caso. Se debe equilibrar tres aspectos importantes: las necesidades de consumo, las ventajas econmicas y la seguridad de almacenamiento. La cantidad debe basarse en el control de existencias. La cantidad debe estar respaldada.- de acuerdo al uso que se le va ha dar, para apreciar si la cantidad pedida es la correcta. La cantidad no debe ser influenciada por el precio. En caso de descuento, debemos analizar la conveniencia o no de comprar una cantidad mayor. En caso de artculos cuyo precio no varia mucho, hay que comprar de acuerdo a las necesidades; y si sufren constantes variaciones, hay que aprovechar cuando el precio este bajo. La cantidad que se determine debe de tener en cuenta el tiempo de demora. El transporte a elegir esta en funcin de la cantidad que se

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adquiere. La cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible.

c) Oportunidad en que hay que comprar.- Determinar el momento correcto evita gastos intiles y compras de ultimo minuto. Para determinar bien este valor hay que contar con un buen sistema de control de existencias. d) Precio mas conveniente.- Hay que considerar lo siguiente: El precio de adquisicin es un elemento bsico del precio de venta; tambin va a influir en los costos de produccin. El precio debe buscarse en razn de la calidad y la cantidad.no hay que buscar lo ms barato sino el precio mas bajo considerando una calidad mnima y la cantidad necesaria. .El precio no es solamente el valor de compra.- hay que tener presente tambin los costos de transporte, embalajes, recepcin, almacenamiento. etc. ALMACENES Concepto de almacn. Lugar donde fsicamente se almacenan los stock de productos comerciales o industriales que posteriormente van hacer objetos de distribucin o transformacin.

Clases de almacenes.
1.-Segn la funcin que

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realizan Almacenes centrales (de fbrica o centros de distribucin) Albergan diferentes inventarios (cclicos, stocks de seguridad, estacionales) a ellos llegan los productos procedentes de la planta de fabricacin y desde l se envan a los clientes Almacenes regionales Se distribuyen por una zona geogrfica y cumplen las funciones siguientes: -Conseguir una mayor rapidez en la respuesta a los pedidos de los clientes, al colocar ms cerca de ellos el producto -Abaratar costos de transporte al recibir cargas completas. -Conseguir presencia regional de la empresa en la zona. Centros o puntos de transito La diferencia con los anteriores es que en ellos no se efecta un almacenaje propiamente dicho. Su funcin bsica es recibir, en grandes cargas, las mercancas procedentes del almacn central o de la fbrica, destinadas a los clientes de la regin que cubre cada una de ellos y por otro lado, facilitar la descomposicin de estas cargas agregadas en varias ms pequeas que se alojarn en los vehculos ms ligeros que recorren las distintas rutas de reparto o entre. En este tipo de almacn, las operaciones de descarga del vehculo pesado y carga de los ligeros se realizan simultneamente sin necesidad de almacenar los artculos.

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2.-Segn la naturaleza de los artculos almacenados -Almacenes de materias primas -Almacn de productos semi- elaborados -Almacn de productos terminados. -Almacn de materiales auxiliares. -Almacn de piezas de recambio de los productos vendidos. -Archivos de informacin, puesto que tambin se almacena informacin. 3.-Segn su rgimen jurdico -Almacn propio -Almacn en alquiler Arrendamiento de naves industriales Almacenes pblicos: -Alquilados en funcin de los volmenes ocupados Ofrecen adems gran variedad de servicios Almacn en leasing. Zonas en un almacn a. Muelles y zonas de maniobra Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehculos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su carga o descarga. b. Zonas de recepcin y control Zona en la que, despus de descargadas las mercancas, se comprueba el estado de las mismas, las cantidades recibidas y se hace la clasificacin de los productos antes de situarlos en

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sus lugares de almacenamiento. c. Zona de stockreserva Destinada a ubicar los productos durante un determinado periodo de tiempo. d. Zona de preparacin picking y

Destinada a la recuperacin de los productos de sus lugares de almacenamiento y a su preparacin para ser enviados adecuadamente. e. Zona de verificacin salida y

Zona en la que se consolida la totalidad de las mercancas a enviar, antes de proceder a la carga del vehculo. f. Zona servicios de oficinas y

Es el espacio en el que se realizan las operaciones administrativas, por tanto donde se ubican las oficinas y los servicios auxiliares. g. Otras zonas Cmaras frigorficas Devoluciones Paletas vacas, envases vacios Zona de mantenimiento de equipos de almacn

El ciclo de almacenaje

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Est constituido por los deberes que tiene el almacn, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organizacin a la cual pertenece. 1) Recepcin Este elemento del almacn es el encargado de recibir los articulos que Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material y su labor consiste en: Descarga. Desembalaje Inspeccin, verificacin o chequeo Ingreso o entrega a los depsitos, informando sobre su llegada y elaborando un parte o informe de ingreso. 2) Almacenamiento propiamente dicho Este aspecto del almacn consiste en guardar los artculos ubicndolos y cuidndolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser usados, en el momento que los necesiten los consumidores. Despacho Consisten en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de una orden o vale de salida denominada Nota de Entrega y que es un comprobante del movimiento. Control Este aspecto del almacenamiento se realiza durante todo el ciclo, desde la recepcin hasta la entrega y debe ser hecho por

3)

4)

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el propio personal del almacn, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendr que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones tcnicas que debe requerir el artculo. Sistemas de almacenamiento. Manipulacin mercancas: Medios de manipulacin y transporte. Sistemas de almacenaje. de

1.- Medios de manipulacin y transporte


A la hora de disear un almacn hay que escoger los medios de manipulacin que se van a emplear para cada una de las actividades que se van a realizar. En la eleccin de los medios de manipulacin se tiene muy en cuenta el ancho del pasillo necesario para maniobrar, as como la altura a la que se pueden elevar las cargas. a) Sistemas de transporte por rodillos Se pueden definir como caminos preestablecidos, constituidos por una serie de bastidores construidos a base de perfiles de acero que soportan en su parte superior a una serie de rodillos que en funcin del tipo de carga que han de soportar y del trabajo pueden ser de acero o plstico. Las cargas se deslizan sobre estos caminos mediante la gravedad o mediante motores elctricos. b) Transportes areos Su principal caracterstica es que permiten mantener el suelo despejado de mercancas, facilitando el paso de otros equipos

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mviles. Uno de estos equipos es el que se conoce como puente- gra. Se utiliza fundamente para cargas muy pesadas que no se pueden mover por otros sistemas. c) Transpalets Denominadas tambin transpaletas, son un medio muy polivalente con el que se pueden realizar multitud de tareas tales como cargar y descargar, trasladar a otras unidades de carga a cortas distancias o ayudar en las operaciones picking. d) Apiladoras Las maquinas que permiten adems del transporte horizontal, su elevacin, se denominan apiladoras. Se emplean fundamentalmente para elevar palets a poca altura, sobre todo en sistemas de almacenamiento que apilan las cargas unas encima de otras (almacenamiento en bloque). e) Carretillas Son los medios ms empleados en los almacenes para elevar palets y su utilizacin se extiende a otras tareas como movimientos internos dentro del almacn, carga y descarga o incluso picking f) Trans elevador Son medios que permiten elevar palets a gran altura. Emplean un ancho de pasillo mnimo y pueden estar guiados por un ordenador.

2.Sistemas almacenaje
a) Almacenamiento

de
en

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bloque Consiste en apilar las mercancas unas encima de otras, formando bloques compactos. Es un sistema que se emplea tanto para palets como para mercadera sin paletizar. b) Estanteras convencionales fijas Es el sistema ms universal para productos paletizados o no. Se basa en estanteras que permiten el acceso directo a los productos almacenados en ellas a travs de distintos pasillos, cuyo ancho estar determinado por el medio de manipulacin empleado. c) Sistema drive in Se trata de un sistema de almacenaje sin pasillos, en el cual se eliminan los travesaos de las estanteras, pudiendo introducir las carretillas en el interior de las mismas. Al no existir los travesaos, los palets se apoyan sobre carriles dispuestos a lo largo de las estanteras. d) Sistema dinmico El problema de la distribucin de los palets dentro de las estanteras del sistema anterior se vence si instalamos un sistema basado en estanteras dinmicas. En este sistema las estanteras estn compuestas por tneles o alvolos ligeramente inclinados y provistos de rodillos, de tal manera que la introduccin de palets se realiza por uno de los extremos de las estanteras, colocndose por su propio peso y la ayuda de los rodillos en la cola de la lnea. La extraccin se realizar por el otro extremo de la estantera

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e) Estanteras mviles Es un sistema compuesto por estanteras convencionales colocadas unas junto a las otras dejando un solo pasillo para acceder a ellas. Estas estanteras estn acomodadas sobre rieles que permiten su desplazamiento lateral de forma manual o motorizada dejando un pasillo libre para acceder a todas ellas. f) Sistemas robotizados Son sistemas para aprovechar al mximo la capacidad del almacn, as como optimizar su operativa. En estos almacenes se optimizan los movimientos mediante trans- elevadores, caminos de rodillos, etc. Que operan bajo las rdenes de un ordenador. Gestin de movimientos e informacin en el almacn: Codificacin de los productos, sistemas de ubicacin, sistemas de localizacin 1.- Codificacin de los productos Identificar las distintas referencias con las que vamos a trabajar en el almacn es vital para la gestin de las entradas y salidas de las mercancas, para ello la forma ms sencilla es asignar cdigos a cada una de las referencias que componen el stock. Estos cdigos deben reunir una serie de caractersticas. -Debe ser teclear fcil de

-Cada cdigo debe ser nico para cada referencia. -El sistema de codificacin debe ser significativo, es

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decir guardar relacin con el producto que identifica. -Debe incluir un digito de control. Un digito de control est compuesto por uno o varios nmeros que se calculan a partir del resto de nmeros o letras del cdigo. Este digito sirve para evitar errores de tecleo. 2.- Sistemas de ubicacin Cuando un pedido llega al almacn se procede a verificar que todo est correcto, para pasar a decidir donde se va a almacenar. Este lugar depender del sistema de gestin de ubicaciones que haya elegido la empresa para ordenar su almacn, principalmente se emplean tres: Almacenamiento ordenado Otorga un nico lugar para cada producto Almacenamiento desordenado o catico Consiste en colocar las mercancas en los lugares o huecos que quedan libres a medida que van llegando, sin que exista ningn lugar predefinido para cada mercanca. Almacenamiento a granel Se trata del almacenamiento de productos sueltos, es decir de aquellos que no estn estructurados en forma de unidades de carga, adems de otros productos tales como lquidos, grneles, etc. de

3.Sistemas localizacin

A la hora de asignar una ubicacin a una carga determinada, esta debe estar perfectamente definida para ser localizada. Para definir las ubicaciones se suele emplear un sistema de

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coordenadas, compuestas de nmeros, letras o combinacin de ambas. Para definir las ubicaciones, en primer lugar se suele definir la zona del almacn. Posteriormente se pasar a identificar el hueco o ubicacin concreto mediante alguno de estos dos sistemas: -Numeracin por estanteras -Numeracin por pasillos

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