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Redaccin para administrativas

Autor: Tools Management & Consultancy

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Presentacin del curso

La redaccin de documentos de empresa es una de las tareas ms comunes de cualquier administrativa. Sin embargo, cada texto necesita una redaccin diferente ya sea una carta, un informe o una solicitud. En este curso gratis, realizado con la colaboracin de Tools and Management, una consultora especializada en temas de empresa, le ofrecemos las reglas bsicas para redactar cualquier tipo de documento.

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1. La comunicacin escrita
Le sorprender, seguramente, que exista la necesidad de estudiar la comunicacin oral. Aprender a hablar es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada da en nuestra vida. Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, ser necesario que los dilogos, mensajes, preguntas e instrucciones, en general, toda la informacin que se intercambia con otras personas sea clara, segura, comprensible y corts. Es evidente que los modos y costumbres son ahora menos formales. En muchos centros de trabajo los compaeros se llaman entre s por su nombre de pila, y algunos proveedores, clientes y personal en general, pueden tambin adoptar esta prctica. De este modo, poco a poco, se va produciendo una relajacin en el tipo de lenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases coloquiales, expresiones corrientes como las que se utilizan en los ambientes familiar o de amigos. Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y debemos tener el tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones. Deberemos por tanto mantener un tono agradable y cordial en las conversaciones, tomando ejemplo de sus superiores y compaeros ms experimentados, que conocern mucho mejor las costumbres de la empresa, hasta que haya adquirido la confianza suficiente para desarrollar su estilo personal. Obviamente, no se trata de ser impersonal, pero no hay que olvidar que no podemos arriesgarnos a causar ningn tipo de incomodidad. La recepcin.- Cualquiera que sea la localizacin de tu empresa y el tipo de servicio que se realice, tendrs que ser capaz de tratar con eficacia las visitas personales. En las grandes empresas, especialmente en aquellas en las que la seguridad es un factor importante, posiblemente exista un procedimiento fijado en el que participas cuando recibes visitas personales. Puede ser una parte de tu trabajo explicar y poner en marcha el procedimiento con tacto para evitar inconvenientes o contratiempos con los visitantes. Tal vez tengas que disculpar el retraso de tu jefe. En este caso, o si la visita llega demasiado pronto, puede que debas entretener al visitante. Evita conversaciones sobre cuestiones espinosas tratando de no aparecer como una fuente de informacin confidencial o un chismoso/a. En algn caso tu jefe puede pedirte que actes como sustituto cuando l no est disponible. Puedes encontrar problemas cuando se presente una visita que no ha sido citada. Tendrs que utilizar todo tu tacto si quieres evitar que la persona se sienta ofendida cuando tu jefe no puede atenderla. Dependiendo de las circunstancias y del conocimiento de la empresa, puedes hacer lo siguiente: -Invitarle a esperar -Sugerirle una fecha para una cita futura -Intentar atenderle uno mismo -Buscar otro miembro de la plantilla que pueda atenderle

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-Buscar otro miembro de la plantilla que pueda atenderle Obviamente, hay que evitar dar la impresin de que la visita no es bienvenida o resulta incmoda, y, si an as, el individuo se enfada e insiste en ver a alguien para emitir una queja, debes asegurarte que en ningn momento es mal atendido. Sin embargo, hay circunstancias en las cuales tendrs que desembarazarte de una visita. Debes entonces, mostrarte firme, aunque sin abandonar los buenos modales. Te encontrars tambin con situaciones en las que tu jefe tiene que ser rescatado.

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2. La comunicacin escrita - Proporcionar informacin

Entre las diferentes tareas que tengas que realizar, tal vez una de ellas sea el tener que proporcionar todo tipo de informaciones a los visitantes, a las personas que llaman por telfono o a los mismos compaeros. Puede ser que tengas que decir a una persona que no est familiarizada con la estructura del edificio cmo encontrar un despacho particular, o explicarle cmo puede llegar desde la estacin, en coche etc. Puede que tengas que ensear a otras personas de la plantilla cmo hacer una cosa, por ejemplo cmo utilizar una fotocopiadora o explicarle el funcionamiento de la caja. El problema a la hora de suministrar este tipo de informacin est en que olvides un detalle esencial. Es difcil ponerse en el lugar de alguien que no est familiarizado con lo que ests describiendo; en este caso, tambin te ayudar el elaborar un plan con antelacin. -Asegrate de que los detalles estn claros -Ten a mano cualquier documentacin que necesites consultar -Da los detalles con un orden lgico -Si ests dando instrucciones para el uso de un equipo, cercirate de que cualquier cosa que necesites este disponible y en funcionamiento Cuando des indicaciones o instrucciones: 1.Comprueba que has captado la atencin de la persona a la que prestas ayuda. 2.Transmite la informacin en palabras y expresiones precisas y apropiadas del oyente. 3.Desarrolla la informacin cuidadosamente para que el oyente tenga tiempo suficiente para captar cada detalle. 4.Si ests demostrando el funcionamiento de un equipo, ser mejor que separes la explicacin de la accin para evitar confusiones. 5.Invita al oyente a comprobar o repetir la informacin para asegurarte su comprensin. Puede que, en algunos casos, tengas que entregar informacin escrita para acompaar o confirmar tus indicaciones o instrucciones.

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3. La comunicacin escrita - Presentacin de ideas

Todo discurso puede dividirse en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusin. 1.La apertura: -Persigue captar la atencin del oyente -Dejar una buena sensacin -Ha de tener una estructura lgica y un orden secuencial 2.El Cuerpo: -Desarrollo de la sesin -Personalizar el mensaje -Despertar el inters -Ayudarse de Diagramas, Transparencias y Diapositivas 3.Conclusin: -Resumir el contenido -Proponer o resolver -Agradecimiento Consideraciones generales de la comunicacin escrita.- La escritura, es uno de los medios de comunicacin ms antigua de la humanidad. Poco a poco, los escritos de todo tipo han ido evolucionando hacia la despersonalizacin. Es decir, cada texto se redacta de una manera, tiene un estilo, forma, esquema propio. Vamos aprendiendo mtodos de creacin automticos, que nos ahorran tiempo, los avances tecnolgicos, todava ayudan ms al hombre. Pero ya no creamos, ya no redactamos, tan slo reproducimos unos esquemas aprendidos: cada escrito tiene su estilo y cada estilo su escrito. La correspondencia comercial, las cartas comerciales, han ido recogiendo toda esta cosecha de despersonalizacin. Cada texto est totalmente clasificado, tiene un modelo propio.

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4. Fallos de correspondencia
Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en informacin u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real, pero hay manera de erradicarlas. El uso endmico del gerundio es otro fallo del "lenguaje comercial". Otro mal terrible son las redundancias o las llamadas "frases con doble refuerzo". Consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares. Por otra parte, la redaccin es confusa y repetitiva. No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases: -Agradecindole por anticipado -En respuesta a -Les anticipamos las gracias -Prontas noticias -Aprovechamos la ocasin -Quedamos a su disposicin -En espera de -Quedo de usted -De nuestra consideracin -Espero verme honrado -Quedamos a sus rdenes -Nos complace -Ponemos en su conocimiento -Con el agrado de siempre -Nos es grato -Q.e.s.m. ( que estrecha su mano) -Quedamos a la espera -Tener el gusto de -Deseando -Se hace del conocimiento de -Sin ms por el momento, -Quedo atento y seguro servidor

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-Esperando su pronta respuesta -Su muy afecto amigo -Su affmo. s.s. ( su afectsimo y seguro servidor) -A sus rdenes -La presente tiene por objeto -Confirmndole -Le suplicamos -Se sirva notificarnos -A la mayor brevedad posible -De orden del seor -Damos respuesta -Se reitera de Ud. su atto. y affmo. ( se reitera de usted su atento y afectsimo) -Rogndoles -Les anunciamos -Les informamos -Nos reiteramos gustosos -Nos permitimos -A la espera -Habiendo tenido conocimiento -Cumplimentando...

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5. La carta comercial
Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la funcin que ejerca en pocas anteriores como nico contacto entre una compaa y sus clientes u otras firmas, ya que se suele acudir a mtodos ms rpidos y directos de comunicacin, pero no por ello hemos de creer que pierde importancia. Las partes de una carta comercial son las siguientes: - El membrete Encabeza la carta y debe aportar esta informacin bsica: - Logotipo (optativo). - Nombre completo de la empresa o la persona. - Breve identificacin (por ejemplo, maquinaria de construccin, pediatra, asesora jurdica, psicloga, etc.). - Direccin (calle, nmero, piso, ciudad, cdigo postal, provincia, pas). - Apartado postal. - Nmero de telfono (telex, telefax, telegramas). Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso. Es una forma til de introducir los datos ms importantes de la empresa que enva la carta, ya que incluye la siguiente informacin: Muchas veces el membrete va acompaado de logotipo o anagrama de la empresa, que puede estar impreso a varias tintas. El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo el ancho superior de la hoja. Es norma comn que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan slo en el papel de la carta, sino tambin en los sobres. En estos casos aparecer impreso en la parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la solapa. Tambin puede informar sobre: - La instancia o el departamento que enva la carta. - Otras filiales, sucursales u oficinas. - Miembros de la presidencia, el consejo de administracin, la gerencia o la administracin. - Lemas de la empresa. - Las referencias del destinatario y del remitente.

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6. La fecha
La fecha se escribe en el ngulo superior derecho del papel dejando de dos a tres lneas despus del membrete, debe incluir el da, mes y ao. Se escribe exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con ste. Acostumbra a no escribirse la localidad del remitente cuando sta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponindose al da y despus de una coma. Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear nmero para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minscula y precedido de la preposicin "de" (que no siempre se suele incluir). El destinatario.- Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de la carta - ya sea un particular o una empresa, el tratamiento debe ser el mismo. Aqu se puede incluir una breve alusin al asunto de que trata la carta. Generalmente esta alusin est precedida por la palabra "Referencia". Referencias y asunto.- Aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificacin y archivo de las cartas. Referencias y asunto figuran en el margen superior izquierdo del papel. Las primeras suelen describirse despus del membrete, mientras que el asunto resumen del objeto de la carta - aparecer, normalmente, por debajo del destinatario. El saludo.- En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y frmulas tpicas de saludo que son las ms empleadas: - Seor: - Muy seor mo: - Muy seor nuestro: - Muy seor mo y amigo: - Muy seor nuestro y amigo: - Estimado cliente: - Distinguido seor: - De mi (nuestra) consideracin (ms distinguida): Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos lneas despus de la direccin, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan. Otro tipo de frmulas son aqullas empleadas en los casos que la carta se dirija a personalidades o que sean de carcter oficial. En estos casos se puede utilizar:

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- Excelentsimo seor. - Honorable seor. Aunque hemos de recomendar que se eviten siempre las frmulas demasiado extensas y rebuscadas, pues tan slo se trata de un saludo.

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7. La introduccin
La introduccin, tal como su nombre indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introduccin es siempre corts, aunque el tema de la carta sea una reclamacin, pero tambin directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el cuerpo de la carta: - La presente tiene por objeto el comunicarle... - En respuesta a su carta del da 6 del presente mes... - Acusamos recibo de su carta del 4 de noviembre... - Les suplicamos srvanse ponerse en contacto... - De conformidad con su atento pedido de fecha... - Sentimos mucho no poder contestar afirmativamente a ... - Confirmndole nuestra carta del da 7 del corriente... - A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles el envo urgente del gnero solicitado con fecha. - Me es grato comunicarle que. Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa, estn abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia. Exposicin o cuerpo de la carta.Una vez establecido el plan, basado en las respuestas a las preguntas anteriores, toda informacin con que cuenta se utilizar as. INTRODUCCIN: en ella se dir algo que atraiga como un potente imn la atencin del lector. Una vez leda, no le quedar ms remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado. DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al inters por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. CONCLUSIN: por ltimo, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta o mudar de opinin. INTRODUCCIN - DESARROLLO - CONCLUSIN

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En esta estructura se irn montando las distintas piezas que formarn todo el cuerpo de la carta. El cuerpo de la carta es la exposicin lgica, ordenada y concreta del contenido de la misma. Es muy importante destacar en este apartado que, adems del estilo al que nos referiremos ms adelante, el contenido no debe tratar ms de un tema; es decir, de forma concisa y con estilo concreto pero corts, debe de quedar expuesto un nico tema. Para ello se deben redactar prrafos cortos, que irn precedidos o no de sangra, dependiendo del tipo o estilo de la carta. Es norma pulcra dejar una lnea en blanco entre prrafos.

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8. Frmulas de cierre y despedida

El escrito finaliza siempre con una frmula corts, al igual que el saludo o despedida, que introducir la firma: -Le saluda atentamente -Sin otro particular, le saludo atentamente -Reciba un cordial saludo -Muy atentamente Aunque casi siempre esta ltima expresin est precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma ms de resumir todo el contenido de la carta. Para ello se utilizaran frmulas como las siguientes: -En espera de sus noticias... -Si desea recibir informacin ms detallada... -Con mi agradecimiento anticipado... -Disculpen las molestias ocasionadas... Deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases. Se escribe a la izquierda o a la derecha. La antefirma y la firma.- La firma debe figurar al final de la carta y se escribe a cuatro espacios de la despedida. Es un factor muy importante, ya que autentifica y da valor a la carta. Casi siempre se acompaa de una aclaracin de firma, en la que se incluye el cargo y el nombre del firmante. Tambin puede escribirse a la izquierda o a la derecha. La antefirma se compone de : - Nombre completo de la persona que escribe - Su ttulo o cargo La firma se har siempre de puo y letra, inmediatamente despus de la despedida, sobre la antefirma, con tinta azul. Evite el uso de bolgrafos o tintas de otro color. Anexos.- Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallndose el tipo de documentos que son.

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9. Los estilos de mecanografiado

La forma tradicional de escribir cartas es en ESTILO SEMIBLOQUE , es decir prrafos sangrados, pero cada vez ms se impone la carta en ESTILO BLOQUE o, incluso, BLOQUE EXTREMO. Al escribir sus cartas NUNCA OLVIDE los siguientes consejos: 1.DETERMINE CLARAMENTE EL OBJETIVO 2.EVITE IRRITAR AL LECTOR. 3.ESCOJA CUIDADOSAMENTE EL TONO DE LA CARTA. 4.RENA TODOS LOS DATOS POSIBLES SOBRE EL DESTINATARIO 5.EVITE FRASES como sta: "Si ya envi el taln, ignore este vido". 6.PROCURE QUE NO SE TRANSPARENTE DEMASIADO EL PROPSITO DE SU CARTA DE MODO QUE NO RESULTE HIRIENTE. Las abreviaturas: un principio bsico en relacin con las abreviaturas es no abusar de ellas. utilice slo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como Sr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo, estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni dentro del texto. - a D. g. (a Dios gracias) - afmo. (afectsimo) - atta. (atenta) - attmte. (atentamente) -q.b.s.m. (que besa su mano) -s.s.s. (su seguro servidor) -Ud., V., Uds., Vds. (usted, ustedes) Aunque debe evitarse el uso indiscriminado, sobre todo en el texto, las abreviaturas ocupan un lugar importantsimo en la correspondencia comercial. Por esta razn, hemos reunido algunas de las ms usuales en el mbito comercial: a/c. a cuenta cje. corretaje acept. aceptacin col. columna admn. administracin com. comisin admor. Administrador ap. aparte c h / cheque apdo. apartado art. artculo D., Da. don. doa atn. atencin D / A documentos contra aceptacin

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avda., av. avenida dcha. derecha depto. Departamento B/L Bill of Lading (conocimiento de embarque) d/f, d/fha das fecha B.O. Boletn oficial D / L Decreto Ley doc. docena, documento c / cargo D / P documentos contra pago C / A cuenta de ahorros D r. Doctor Ca., ca compaa dto. Descuento cap. capital, captulo dupdo. Duplicado cnts., cts. cntimos, centavos c/, cta. cte. cuenta corriente d / v das vista Cf., cfr. comprese ed. edicin c.f.s. coste, flete y seguro Ef., ef. efectos cgo. cargo efvo. efectivo E.M. Estado Mayor O / orden Em . Eminencia onz . onza Emmo. Eminentsimo O / p orden de pago entlo. entresuelo O/telegr. orden telegrfica etc. Etctera p.a. por autorizacin, por ausencia Exc. Excelencia P / pagar expete. expediente p., pg. pgina pp., pgs. Pginas pbro., presb. presvtero F.C., f.c . ferrocarril P.D. posdata f., fol. folio Fr. fray P / d porte debido P.P. por poder, porte pagado fra. factura pdo . pasado G / giro p. ej. por ejemplo gral. general p.o., p/o por orden gtos. gastos P paseo Hnos. hermanos pral. principal prof. Profesor ib., ibd. ibdem prov. Provincia d. dem

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pta., ptas. peseta, pesetas Ilmo., Ilma. Ilustrsimo, Ilustrsima Iltre. ilustre R / , r / remesa I.p.f. imposicin a plazo fijo Rb. recib t. tem Rev., Rdo. reverendo izqda. izquierda Rev., Rda . reverenda Rmo., Rma. reverendsimo/ma R.O. Real Orden L / letra de cambio Rte. remite lib., L libra l.c. loco citato (en el lugar citado) Lic., Licdo licenciado S. san, santo m.e . moneda extranjera s.a. sin ao m.n. moneda nacional S.A. Sociedad Annima m/cgo., n/cgo., s/cgo. mi, nuestro, S.A. de C.V. Sociedad Annima de su cargo Capital variable m/cta., n/cta., s/cta. mi, nuestra, S.A.E.Sociedad Annima Espaola su cuenta S.A.R. Su Alteza Real Mons. Monseor S.C.L. Sociedad Cooperativa Libre Mro., Mtro. maestro S.C.M. Sdad de Crdito Mercantil S.M. Su Majestad Sdad. Gral. Sociedad en General N. S. Nuestra Seora S.E. Su Excelencia N.B. Nota Bene S. en C. Sociedad en Comandita n . nmero s.e.u.o. salvo error u omisin S/G sin gastos suc. sucursal sig., sigs., siguiente, siguientes t. tomo S.L. Sdad. Lda. Sociedad Limitada t m tonelada mtrica Smo. santsimo V., v. vase Sr. seor V.A. Vuestra Alteza Sra. seora V.E . Vuestra Excelencia Srta. seorita v.g., v. gr. verbigracia S.R.L. Sociedad de Responsabilidad V.M. Vuestra Majestad Limitada V.B. visto bueno S.S. Su Santidad vol., vols., volumen, volmenes

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SS.AA. Sus Altezas V.S. Vuestra Seora SS.MM. Sus Majestades

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10. Las maysculas y la puntuacin (I)

Como es natural, un buen personal de oficina domina las reglas bsicas de la ortografa. -Cuando la despedida consiste en una sola palabra, sta va seguida de coma, Por ejemplo: Atentamente, ; Cordialmente,. Saludos y tratamientos: -Reyes y prncipes: -Seor/Seora -Serensimo Seor/Serensima seora (Observe que las reinas y princesas reciben el tratamiento de seora aunque estn solteras). -Majestad/Vuestra Majestad, Alteza/Vuestra Alteza. -Presidentes, ministros, miembros de tribunales supremos y de cuentas, gobernadores, rectores y vicerrestores de universidades: -Excelentsimo Seor. Honorable. Excelencia/Vuestra Excelencia (V.E.) En muchos pases de utiliza una frmula ms sencilla: -Seor Presidente o Excelentsimo Seor Presidente. -Embajadores: -Honorable Seor Embajador. Seor. -Cardenales: -Eminencia Reverendsima o Eminentsimo y Reverendsimo Seor. Vuestra Eminencia Reverendsima (V.E.R.) -Cannigos: -Muy ilustre Seora. Usa o Vuestra Seora. Conviene aclarar que existe una notable diferencia entre Espaa e Hispanoamrica en cuanto al uso de los tratamientos. Puede decirse que en Espaa hay todava una actitud ms conservadora, en tanto que las naciones americanas prefieren expresiones ms sencillas. Despedidas: es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea: -No utilice abreviaturas en la despedida.: Incorrecto: L.s.r. Con afto. Atte. Correcto: Le saluda respetuosamente, con afecto, atentamente.

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11. Las maysculas y la puntuacin (II)

Continuamos hablando de las reglas establecidas para escribir con mayscula -Se escribe con mayscula la primera letra de la palabra inicial. Incorrecto: con Cordiales Saludos, Reciba Nuestros Atentos Saludos, Se Despide Muy Atentamente Correcto: reciba nuestros atentos saludos, se despide muy atentamente. La antefirma y la firma: a menos que sea muy extensa, la despedida forma una unidad visual con la antefirma. Este grupo final se compone de: breve despedida, nombre de la compaa, rbrica, nombre del firmante y cargo, en este orden. La segunda pgina: -Las hojas deben ser de la misma calidad de la primera. -Es conveniente incluir el nombre y la fecha en las dems pginas. Por si alguna queda separada. -Se numeran las pginas siguientes a la primera. Normalmente en el margen inferior. Posdatas: jams la incluya, pues indica poca atencin o un descuido. Hay una excepcin, se trata de las posdatas hechas con toda la intencin hechas en las cartas de ventas. Los nmeros: -Evite expresiones como "cien aniversario" o "quinientos aniversario". Elija correctamente los nmeros cardinales, ordinales y partitivos. -La numeracin romana se utiliza principalmente para sealar los siglos, el orden se sucesin de los reyes o captulos, departamentos, partes de una cosa, etc. Los nmeros romanos deben escribirse siempre en letras versales o maysculas. Adems de la uniformidad debe mantenerse un criterio lgico. Y as cuando las cantidades sean muy abundantes debe recurrirse a las cifras. Pero si slo se refiere a una cantidad dentro de un texto, hay que preferir las letras. -La escritura de los porcentajes. El error ms frecuente consiste en escribir "cien por cien" o "cien por ciento". debe escribirse: ciento por ciento. En estas expresiones no debemos mezclar cifras y letras. Se debe dejar un espacio entre 100 y %, pues son dos elementos diferentes. Otro detalle es que el signo tanto por ciento en %, pero el de tanto por mil es con dos ceros en el divisor. Conviene conocer los signos matemticos ms frecuentes. Cuando el ordinal acompaa directamente al nombre, evite las cifras en favor de las letras. Recuerde

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que los ordinales primero y tercero del masculino pierden la "o" final en estos casos.

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12. Tipos de cartas comerciales - Ofertas

Veamos algunos tipos de cartas comerciales. Las ofertas: es uno de los escritos comerciales ms empleados, ya que cubre un amplio sector de las comunicaciones de una empresa. Hemos de distinguir varios tipos de ofertas: 1.Oferta de servicios de un particular a una empresa: es lo mismo que decir que un particular solicita empleo. La carta puede ser la contestacin a un anuncio de oferta de empleo o bien un intento del interesado por conseguir trabajo en una empresa. El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar buena impresin en el receptor. No olvide que la carta le est representando, usted tiene que cuidar el estilo y la forma adems del contenido, pues est creando un contacto con la empresa y ste ha de ser favorable. El solicitante debe expresar con precisin, detalle y concisin los intereses que tiene en solicitar dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para ello, las cartas suelen acompaarse del currculum vitae del solicitante, que aportar toda la informacin sobre sus conocimientos y experiencia. La empresa responder a la oferta del particular. Si decide aceptar al solicitante, normalmente, pedir ms informacin sobre l/ella y/o concertar una entrevista. Si, por el contrario, no le interesa contratar los servicios del particular la respuesta ha de ser clara y precisa, explicitando los motivos de la negativa. Cuando un particular redacta una carta para ofrecer sus servicios, sus datos personales, en vez de escribirse en el ngulo superior izquierdo del papel, figuran al final del texto despus de la firma. De esta forma el ngulo superior izquierdo es utilizado, normalmente, por aquellas entidades que tienen el membrete impreso en el papel - cosa que no ocurre habitualmente si se trata de un particular-. Siguiendo este esquema el primer componente de la carta es la fecha, en la que deber especificarse la localidad desde donde se remite. En las ofertas de servicios de un particular a una empresa es, generalmente, imprescindible la presentacin del currculum vitae. En el currculum vitae el interesado debe hacer una relacin de toda su experiencia profesional y acadmica, adems de aportar sus datos personales. La informacin se detalla esquemticamente, pero siempre se puede acompaar de documentos que certifiquen lo dicho -aunque en un primer momento es preferible entregar tan slo el currculum y , si se le pide, presentar la documentacin acreditativa. No siempre es una carta, sino que muchas empresas prefieren que se entregue personalmente. Es norma que si se enva por correo se acompae de una carta breve de presentacin. Sobre todo sea claro y conciso en la presentacin de los datos y no mienta ni exagere sus aptitudes o experiencia profesional, es totalmente intil. Recuerde que el currculum debe brindar una buena imagen de usted.

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13. Tipos de cartas - Ofertas de empleo

La oferta de empleo est un poco al margen de la correspondencia comercial, pues no se trata de una carta. Normalmente, cuando una empresa necesita personal, realiza la demanda por medio de un anuncio en uno o varios peridicos. Estos anuncios suelen redactarlos o bien la editorial del peridico, o bien la empresa en cuestin. A tal fin creemos oportuno hacer mencin de la composicin y estilo de estas ofertas. Los anuncios pueden dividirse en dos grupos, dependiendo del espacio que ocupan: - Anuncios breves: muy concisos, tan slo se explicita el tipo de empleo que se ofrece y dnde deben acudir los interesados. - Anuncios largos: son ms explicativos, solicitan unos requisitos y, la mayora de las veces, aportan informacin sobre remuneracin y ventajas que ofrece la empresa. Los anuncios suelen estar construidos por ms de un cuerpo de letra. Con maysculas se indica el empleo para el que se solicita personal. Casi siempre el texto va encabezado por una expresin que sirve de llamada de atencin al lector: Necesitamos; Atencin; No pase de largo este anuncio. No es obligatorio que la empresa d su nombre, por ello en muchas ocasiones encontramos anuncios con frmulas del tipo: Empresa lder en el ramo de la construccin...; aunque hay empresas que prefieren incluir su nombre e, incluso, el logotipo. El particular interesado responder a estos anuncios ofreciendo sus servicios, es decir, siguiendo las frmulas que hemos visto al inicio. Ofertas de servicio de una empresa: las empresas suelen enviar ofertas de sus servicios a particulares o a otras empresas. Y, normalmente, acostumbran a emplear este mtodo: colegios, bancos o entidades clnicas. En la mayora de los casos es un medio de promocin, adems no siempre las cartas van remitidas a un cliente o individuo en particular, sino que son ms impersonales, dirigindose a la poblacin en general, Sin seleccin. Son las, corrientemente, denominadas "propaganda". Al contrario de lo dicho hasta el momento sobre la brevedad del estilo comercial que caracteriza la correspondencia comercial, este tipo de escritos suelen emplear prrafos largos, pues deben detallar los servicios que ofrecen. Suelen ser demasiado repetitivos.

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14. Tipos de cartas - Ofertas comerciales (I)

Se diferencian de las ofertas de servicios porque, generalmente, lo que ofrecen son productos, mercancas. Las grandes empresas envan este tipo de correspondencia a sus clientes para informarles de las innovaciones que sacarn al mercado, es una forma de promocionar el nuevo gnero. El planteamiento de la carta no es muy diferente de las ofertas de servicios de la empresa, muchas veces se interrelacionan. Es muy importante que la carta intente ser convincente, que provoque el inters del destinatario pero sin abrumarlo. Circulares.- Son escritos que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre cambios en una empresa (cambio de direccin, disolucin de una firma, fundacin de una nueva empresa. etc.). El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayora de las veces se dirige a un crculo se personas muy limitado y cerrado (por ejemplo accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviar el mismo texto de circular, sin variar el contenido. Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del juez presente en los actos llevados. Es lgico, pues no debemos olvidar el carcter oficial de estos escritos. Los bancos tambin suelen enviar circulares a sus clientes acerca de, por ejemplo, las condiciones con que dicha entidad abre cuentas de crdito o, tambin, avisando a los clientes del pago de intereses de bonos. Reclamaciones.- Los escritos de reclamacin son aquellos que dirige un particular o empresa a otra firma para expresar su queja en los servicios (mercancas en mal estado, facturas equivocadas, cambios en los pedidos de gnero...). Las reclamaciones se componen de dos escritos: el primero, que es la reclamacin propiamente dicha, y el segundo que es la respuesta a dicha reclamacin. Debe cuidarse mucho la redaccin de estas cartas, pues aquello que se trata en el contenido son temas "delicados" -el remitente se est quejando por algn motivoque pueden malinterpretarse.

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15. Tipos de cartas - Ofertas comerciales (II)

Continuamos hablando sobre cmo redactar las ofertas comerciales en el mbito administrativo. Normas prcticas: -Sobre todo no deje transcurrir mucho tiempo entre el momento en que ha detectado problemas con los envos y el momento de enviar su reclamacin. Es importante que estos trmites se realicen sin demora. Adems si, en su queja, existe la posibilidad de una retirada y/o cambio de mercancas el tiempo que tarde en enviar la reclamacin le perjudicar en cuenta propia -perder beneficios-. -Detalle al mximo su reclamacin (nmero de factura, clase de gnero, modelo, nmero de referencia, etc.) para que no vuelvan a surgir problemas. Tambin debe especificar los motivos por los que reclama. -El tono de la carta debe ser corts pero exigente -se est usted quejando, no saludando a la empresa- . -Aunque est muy descontento de la empresa a la que enviar su reclamacin no lo demuestre en la carta. En principio usted no pretende enemistarse con ella -aunque estos temas nunca se sabe cmo acaban-. Por lo tanto sea exigente y muy claro en sus quejas. La empresa que recibe una reclamacin tiene el deber de enviar una respuesta. sta se llevar con la mayor rapidez posible, si no el reclamante volver a insistir y, teniendo en cuenta que se trata de un cliente y una situacin comprometida, hay que evitar al mximo la prdida de tiempo. Si la empresa acepta su culpa la carta que remitir ser de disculpa, intentando solucionar el/los problema/as con la mayor rapidez. Tambin es aconsejable que se explique la causa del equvoco. Si, por el contrario, la respuesta es negativa deber enviar al algn representante para que solucione el problema. La empresa que no est muy convencida de una queja ha de asegurarse de ella. La mejor solucin es enviar al representante se la zona. Sobre todo disclpese siempre de los problemas y demoras que ha podido ocasionar al remitente se la reclamacin. El estilo de la carta ha de ser muy correcto o corts sino correr el peligro de perder un cliente.

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16. Tipos de cartas - rdenes de pedido

Las cartas u rdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado en tratos con otra le realice un encargo de compra. Por este motivo es muy importante redactar el escrito con la mayor claridad y precisin, pues de esta forma se evitarn errores y equvocos que obligaran a demorar la entrega. No se trata de un estilo de carta de prrafos largos, sino todo lo contrario. Comienza con una introduccin -del tipo "Les ruego me enven"- y a continuacin se detalla, al mximo, el gnero que se desea adquirir. Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas: - Datos del comprador y del vendedor - Mtodos de transporte - Fecha en la que debe hacerse la entrega - Forma de pago y los trminos (bonificaciones, descuentos) - Detallar al mximo el gnero (cantidad, modelo, referencia). - Posibilidad o prohibicin de fraccionar los envos Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso en forma de orden de pedido. De esta forma el mecangrafo ahorra mucho tiempo, pues tan slo ha de rellenar los espacios vacos del formato del impreso con los datos necesarios. En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para realizar una accin de este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino causar molestias a la firma que deba enviar la mercanca. La mayora de las veces se cancela por telfono por ser mucho ms rpido. La empresa enviar una carta de contestacin se que el pedido ha sido anulado. Una vez que la empresa recibe la orden de pedido enva una carta en respuesta a la firma remitente. A dicho escrito se le conoce como "Aviso de envo".

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17. Tipos de cartas - Aviso de envio

Hemos de distinguir dos clases de aviso o anuncio de envo: - Los de mercancas - Los de fondos Aviso de envo de mercancas.- Son cartas de respuesta a las rdenes de pedido. hay una serie de datos que deben figurar en estos escritos: - Datos del comprador y del vendedor - Descripcin del gnero pedido y, por lgica, enviado. Debe detallarse al mximo la mercanca, incluyendo cantidades precio por unidad, importe total, etc. - Transporte que utilizar para realizar el envo - Condiciones de pago Estas cartas deben archivarse siempre, pues de esta forma, si surge algn error en el envo del pedido la empresa receptora tiene material y documentos para poder reclamar. Aviso de envo de fondos.- En este tipo de escritos se envan cheques, talones o letras acompaada de una carta de presentacin. Es aconsejable dejar muy claro el numero de taln o cheque, evitando correcciones sobre el escrito. No se equivoque o provocar malentendidos. Tambin se suelen redactar cartas de envo de factura. se aconseja incluir como anexo una copia de la misma. Acuse de recibo.- Los acuses de recibo, junto con los recibos, son el tercer y ltimo paso de la operacin comercial. Es decir, una vez que la empresa que, en un principio, realiz una orden de pedido y con el correspondiente acuse de envo ya corroborado, deber enviar, a su vez, un acuse de recibo para manifestar su conformidad. Es aconsejable que la firma remitente haga constancia en el acuse de recibo si el pedido de gnero era correcto y si no sufri ningn deterioro durante el transporte. si tiene alguna reclamacin que hacer, hgala. Usted est pagando unos servicios y stos deben ser correctos. Actualmente los acuses de recibo siguen la frmula de impreso. Es decir, para ahorrar tiempo en este tipo de quehaceres tan comunes a una empresa, se tienen acuses de recibo preimpresos que tan slo se han de rellenar. No lo olvide: la nueva correspondencia comercial est cada vez ms

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No lo olvide: la nueva correspondencia comercial est cada vez ms despersonalizada. Los impresos y formularios rompen con el esquema tpico de la carta. Es necesario ahorrar tiempo, por lo que si usted quiere estar en la lnea de lo nuevo emplee impresos. Los recibos son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa una cantidad de dinero de otra.

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18. Tipos de cartas - La factura

La factura es un tipo de documento que el vendedor enva al comprador en el que detalla el gnero comprendido en la venta. Cada empresa suele tener unas facturas impresas de antemano -en las que acostumbran a figurar el membrete de la firma-. Los datos que se incluyen, normalmente en una factura son los siguientes. - Datos del vendedor y comprador - Lista detallada de los artculos comprendidos de la venta - Precio por unidad e importe total - Impuestos y retenciones - Descuentos (si se llevan a cabo) - Plazo de pago Es conveniente que la empresa las haga acompaar de una pequea carta de presentacin. Sobre todo no enve una factura con tachaduras ni enmiendas, pues pueden suscitar errores. Los albaranes.- Los albaranes los entrega la empresa vendedora a la compradora en el momento de hacer la entrega. Especifican de forma detallada el gnero o mercanca objeto del envo. Se consignarn los siguientes datos: - Datos del vendedor y del comprador. - Nmero de cdigo u orden. - Descripcin de la mercanca (calidad, cantidad, modelo, precio por unidad y total). Al igual que las facturas, los albaranes suelen estar impresos, con lo que tan slo se debe mecanografiar la descripcin y detalle de la mercanca, al igual que en cualquier papel de carta, el membrete ya figura impreso. Cuando una empresa redacta un albarn suele hacerlo por triplicado -tres copiasde esa forma puede enviar dos y retener uno en sus archivos.

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19. Tipos de cartas - Boletines de garanta (I)

Indican el envo de la garanta de una mquina, por ejemplo. Son escritos breves que suelen acompaarse del certificado de garanta. Tambin hay empresas que envan cartas avisando a su cliente de que el plazo de garanta del objeto en cuestin ha finalizado. Este tipo de correspondencia se lleva a cabo tanto entre empresas como entre una empresa y un particular. Informes.- El informe se utiliza para conseguir noticias acerca de un suceso, negocio o persona. En un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial, pues normalmente una empresa necesita informacin sobre otra antes de llevar a cabo un negocio conjunto. Segn el contenido del informe podemos distinguir varios tipos: 1.Informes personales: una empresa solicita a otra informacin sobre una persona en concreto a la que , normalmente, piensa contratar. La firma interesada se dirigir a la remitida para que le informe sobre la capacidad de trabajo de la persona en cuestin. El encargado de redactar el escrito se respuesta debe hacerlo con la mayor objetividad y veracidad. No debe reflejar para nada su opinin personal, sino que debe ceirse a los datos que se le solicitan. Tanto si el informe es positivo como negativo debe realizarse con concisin - es preferible no comprometerse demasiado y enviar tan slo los datos precisos. Si es usted la empresa que solicita recuerde que la informacin que reciba es totalmente confidencial y debe mantenerse con la mayor reserva y discrecin. 2.Informes comerciales: cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele solicitar informes acerca de ella a otra empresa con la que haya comerciado anteriormente. En este caso se suele pedir datos sobre capital de la empresa, solvencia en los negocios, personal que la configura, comportamiento comercial, etc. No es aconsejable incluir en la respuesta observaciones u opiniones personales pues pueden influir en el resultado final del acuerdo al que quieren llegar las empresas. La firma que responda a una solicitud de informes comerciales no debe comprometerse en ningn momento, por lo que sugerimos sea conciso/a contestando tan slo a aquella informacin que se le pide. Actualmente, suele emplearse un tipo de formulario para este tipo de informes que

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enva la empresa interesada junto con una breve carta de presentacin. La casa que recibe el formulario lo rellena con los datos que se le solicitan y lo remite a la empresa interesada.

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20. Tipos de cartas - Boletines de garanta (II)

Continuamos hablando de los diferentes tipos de boletines. 3.Otros informes: Tan slo nos quedan por comentar los informes bancarios y aquellos que redactan representantes y viajantes de una empresa. Los informes bancarios suelen solicitarse para comprobar las condiciones econmicas de un particular o una empresa. En principio, la entidad bancaria no est obligada a facilitar esta informacin a no ser que el cliente en cuestin haya dado permiso. Los representantes y viajantes de una empresa deben redactar un informe para la firma que representan sobre las gestiones, contactos y negocios que han llevado a cabo. Estos escritos deben detallarse al mximo a fin de evitar cualquier tipo de duda. Puntos fundamentales para lograr una buena redaccin de informes: - El remitente est solicitando a una empresa informacin sobre un particular o firma determinada. - Casi siempre remitente y remitido crean un primer contacto con los informes, es decir, no se conocen de antemano. - De punto anterior se desprende que la empresa que enva el informe debe mostrarse en todo momento corts y breve, quiz pueda conseguir un nuevo cliente. - A ser posible no debera figurar en el informe el nombre de la empresa o particular de la que se solicitan informes. - Recuerda siempre el carcter confidencial de la informacin que reciba. Aspectos que no hay que olvidar al redactar una carta de respuesta de informes: - Sobre todo y ante todo las respuestas deben ser redactadas con OBJETIVIDAD. A la empresa que solicita informes no le interesa para nada su opinin personal, por lo tanto, no la incluya. - El estilo de redaccin ha de ser breve y conciso, no detalle demasiado la informacin, no debe comprometerse. - Los datos que incluya deben ser correctos y verdaderos. Si cree que no posee informacin para explicar enve una carta de disculpa. Si sigue estos consejos conseguir evitar malentendidos y usted no se comprometer. La redaccin breve le facilitar la explicacin objetiva y precisa. No debe preocuparle enviar informes de carcter negativo, siempre que est seguro de la informacin que enva.

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21. Tipos de cartas - Correspondencia bancaria

Los bancos se han convertido en una de las entidades ms solicitadas por el comercio y la industria. Su funcin primordial como "templo del ahorro", lugar donde se almacenaba el dinero con el fin de recibir unos intereses, ha pasado a la historia. Actualmente los bancos son una de las entidades que ms facilitan la actividad comercial de las empresas -y tambin de los particulares -, pues a travs de ellos se pueden tramitar muchos de los temas que, antes, se consideraban internos a la empresa. Facturas, pagars, moneda extranjera, comercio exterior, crdito, etc., son algunas de las prestaciones de la banca que ayudan en la economa y agilizan los trabajos. La correspondencia bancaria es bastante reducida. Hemos de tener en cuenta que las cartas remitidas por los bancos suelen ser siempre impresos especiales y formularios (son notificaciones, informacin sobre intereses, extractos, recibos, operaciones realizadas en una cuenta...). Ejemplo de impreso: Dichos formularios impresos son informativos y mantienen al cliente al corriente del estado de su(s) cuenta(s). Algunas cartas, tambin previamente impresas, acompaan a algunos de los impresos. En resumen, la correspondencia bancaria se reduce a aquellos escritos remitidos por particulares o empresas en solicitud de algn servicio de los que ofrece el banco. Podemos citar algunos de estos ejemplos: - Peticin de crditos - Anulacin de cuenta corriente - Domiciliacin de pagos - Extractos - Anticipos de letras - Solicitud de transferencias - Peticin de talonario, etc. El banco puede responder bien mediante una carta breve y concisa, bien mediante algn tipo de formulario que el remitente deber rellenar con sus datos. Recuerde: sea concreto, conciso y breve en sus peticiones. Sobre todo incluya las referencias de n de cuenta corriente o libreta de ahorro, de esta forma evitar

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posibles equvocos y los trmites se realizarn ms rpidamente. Si el banco del que Ud. es cliente le enva un escrito citndole, debe acudir siempre a la cita - nunca se sabe lo que pueden comunicar -. Para las solicitudes de apertura de cuentas corrientes el banco suele dispones de unos formularios impresos a tal efecto que tan slo deben cumplimentarse con los datos del solicitante. El empleo de formularios reduce mucho el tiempo dedicado a estas labores.

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22. Tipos de cartas - Correspondencia burstil

Normalmente las empresas - y tambin particulares- invierten su dinero en Bolsa, comprando y vendiendo, a ritmo frentico, valores con los que pretenden sacar un provecho en la subida o bajada de los mismos. Los valores son ttulos, documentos que representan el dinero invertido en una empresa o un prstamo al estado que se cotizan en la Bolsa. La correspondencia burstil no es muy amplia, y ms actualmente que se est automatizando rpidamente y que los formularios - al igual que contbamos en la correspondencia bancaria- estn acaparando todas las necesidades en lo que respetan a esta correspondencia. Generalmente todas las operaciones que realiza una empresa en la Bolsa las lleva a cabo a travs de un Agente de Cambio y Bolsa, un corredor de comercio o un Banco o Caja de Ahorros. Por lo tanto, los escritos burstiles se realizan entre estas personas. Cuando una empresa desea comprar o vender acciones transmite la orden a uno de estos intermediarios. Hemos de destacar varios tipos de valores con los que se puede "jugar" en la Bolsa: - Por una parte encontramos los fondos pblicos -cada vez que hay una partida de ellos se nos comunica a partir de los medios de comunicacin- un ejemplo son los fondos de Deuda del Estado - Los fondos privados: de los que se pueden adquirir acciones (participacin en el capital de una empresa, los beneficios son variables) u obligaciones (ttulo de participacin de una empresa que produce un inters fijo.

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