UNIDAD 7 PLANEACIN ADMINISTRATIVA 7.

1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL NEGOCIO

La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organizacin, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de vista mas amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que est previsto en la organizacin), como la estructura informal (que surge de la interaccin entre los miembros de la organizacin y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organizacin.

La estructura organizacional representa la percepcin que tiene los miembros de la organizacin acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trmites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. La medida en que la organizacin pone el nfasis en la burocracia, versus el nfasis puesto en un ambiente de trabajo libre, informal e inestructurado. La estructura organizacional define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo. Existen seis elementos clave a los que necesitan enfocarse los gerentes cuando disean la estructura de su organizacin. Estos son: especializacin del trabajo, Departamentalizacin, cadena de mando, tramo de control, centralizacin y descentralizacin y formalizacin. Diseos Organizacionales Ms Utilizados: Los diseos ms comunes en uso son: la estructura simple, la burocracia, la estructura matricial, la departamentalizacin y la unidad estratgica de negocios. La estructura simple: Se dice que la estructura simple se caracteriza ms por lo que no es en lugar de lo que es. La estructura simple no es elaborada. Tiene un bajo grado de departamentalizacin, amplios tramos de control, la autoridad centralizada en una sola persona y poca formalizacin. La estructura simple es una organizacin plana; por lo general tiene slo dos o tres niveles verticales, un cuerpo de empleados y un individuo en quien est centralizada la autoridad para la toma de decisiones. La estructura simple se utiliza ms ampliamente en pequeos negocios en los cuales el gerente y el dueo son una misma persona. La fortaleza de la estructura simple yace en su sencillez. Es rpida, flexible, poco costosa de mantener y es clara la asignacin de responsabilidades. Una debilidad importante es que es difcil de mantenerla una vez que la organizacin deja de ser pequea.

7.2 PREVENCIN DE LAS CAUSAS DEL FRACASO

Muchos millones de nuevos negocios que nacen cada ao. Los estudios indican que slo la mitad alcanza a sobrevivir durante dieciocho meses. Uno de cada cinco nuevas empresas consigue llegar a los diez aos. Estas cifras se repiten incansablemente. La realidad es que el concepto de fracaso es muy elstico y no se puede definir. Muchos propietarios terminan sus negocios por gran cantidad de razones: pasan a ganar ms dinero en otras actividades, se aburren, venden su negocio a terceros, o simplemente se retiran. Cantidad de pequeas empresas se ven en problemas de ao en ao. Esto es normal porque no es fcil levantar un negocio de la noche a la maana. Se requiere gran esfuerzo y enorme dedicacin. Como cada situacin es totalmente diferente, el empresario que se inicia tiene que entender que sus primeros aos de actividades son una forma de ganar experiencia. Todo y cada una de las nuevas situaciones debe ser aprendida. Inherente a toda actividad comercial o industrial es una buena cantidad de riesgo. No existe actividad que no tenga riesgo e incertidumbre. Bsicamente, los nuevos negocios que se inician fracasan por las siguientes razones: 1. Falta de experiencia Conocer a la perfeccin la actividad comercial que se pretende desarrollar es indispensable. Muchos emprendedores se entusiasman con alguna idea. Antes de invertir en ella deben empaparse de todos los aspectos de la misma. Un buena forma es trabajar por algn tiempo en una empresa que desarrolle la actividad comercial que quieren clonar, De este modo se gana experiencia sin invertir dinero. 2. No se tiene una estrategia de mercadeo. Producir algo o tener un inventario para la venta es una parte del negocio. La ms importante es tener una estrategia y tcticas muy bien definida de la forma de llegar al mercado. Es impresionante ver la cantidad de negocios que no se preocupan en absoluto del marketing o mercadeo. Esperan que los clientes lleguen, sin hacer el ms mnimo esfuerzo o inversin. 3. Optimismo exagerado. Hasta hace pocos aos la oferta de toda clase de productos servicios era limitada. Esto ha cambiado radicalmente. Todo nueva empresa debe investigar el mercado al que pretenden ingresar, estudiar los competidores y hacer anticipadamente predicciones y objetivos de sus ventas. 4. Tiempo de preparacin. Antes de comenzar a recibir el dinero de los clientes se requiere completar muchas actividades. Este periodo que antecede a la operacin de una empresa

debe estar muy bien calculado. Cualquier atraso significa prdidas y eventualmente desprestigio, antes de comenzar. 5. Carencia de capital de trabajo. Los requerimientos de capital de trabajo deben hacerse por medio de un presupuesto. Es muy raro el negocio que los hace. Un pronstico bien preparado del flujo de efectivo ayuda a decidir cunto y cundo se necesitar. 6. Costos inciales altos. Los nuevos negocios deben ser sobrios y medidos. No gaste mucho ni demasiado pronto en instalaciones, accesorios y equipo. Los que han trabajado en grandes negocios a menudo empiezan con estndares extravagantemente altos. Esperan tener a la mano una mquina de escribir elctrica, una copiadora y sentarse desde el principio en una oficina estilo ejecutivo. Estos gastos generales se deben distribuir a lo largo de la venta del producto/servicio y usted puede perder su ventaja competitiva si es demasiado ambicioso. 7. Las consecuencias de un crecimiento temprano. Muchas personas piensan que sus problemas han terminado una vez que los clientes empiezan a llegar, pero quiz apenas han empezado. Un negocio cambia con mucha rapidez de forma y de tamao en sus comienzos. A medida que aumentan las ventas, se necesitan sumas de dinero cada vez ms grandes para alimentar ese crecimiento. Y se corre el peligro de vender en exceso, es decir, de crecer con mayor rapidez de lo que permiten los recursos de efectivo. 8. Confundir el efectivo con las utilidades. El efectivo que fluye hacia el negocio no ha sufrido ninguna de las deducciones automticas que tuvo el cheque del sueldo de un empleado. Con demasiada frecuencia, los empresarios ceden a la tentacin de utilizar ese efectivo para mantener su estndar de vida, y cuando llegan las cuentas de los proveedores, de la Compaa de Seguros, el impuesto al valor agregado no puede pagarlas. Los Impuestos sobre Ingresos, la Aduana y los Impuestos de Consumo son la causa principal de la liquidacin de muchos negocios. 9. Una ubicacin errnea. El punto en donde se ubica su negocio y el alquiler que paga son un aspecto vital. No se sienta tentado slo porque el alquiler es bajo, tal vez ningn cliente pasar por all. De la misma manera, no busque un local caro en una zona elegante si es improbable que el movimiento total de su negocio cubra los costos. Su investigacin inicial del mercado debe ayudar lo a identificar una ubicacin apropiada. 10. Seleccionar y dirigir al personal. Las grandes compaas se pueden dar el lujo de cometer algn error cuando seleccionan su personal. Las pequeas empresas no pueden arriesgarse.

11. No llevan contabilidad. El personal de un nuevo negocio a menudo considera que la contabilidad regular es un absurdo burocrtico con el cual se cumple nicamente en beneficio de la Oficina de recaudacin de impuestos. Para ellos, el final del primer ao a menudo es el fin del negocio. Cmo evitar el fracaso de los nuevos negocios La mayora de las empresas que se emprenden fracasan en el primer ao. Aunque las razones son mltiples, existen cinco reas que concentran los errores. En este artculo, el escritor Fernando Tras explica qu tener en cuenta a la hora desarmar una nueva empresa. Cinco son las reas que deben tenerse en cuenta a la hora de emprender un negocio, segn el escritor Fernando Tras:

7.3 ANLISIS DE LO APOYOS DE LAS INSTITUCIONES GUBERNAMENTALES PARA EL FINANCIAMIENTO Y OPERACIN DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
El apoyo al establecimiento y evolucin de las PyMES, a travs de financiamiento y asesora tcnica, se han convertido en la meta primordial de la banca de desarrollo y en especial de sus principales instituciones, Nafin, y Bancomext, que absorben aproximadamente el 90% de la cartelera de crditos. Tres instituciones, Banjrcito, Banobras e Hipotecaria Nacional que forman parte de la Banca de Fomento en Mxico, tienen como objeto atender sectores muy diferentes a las PyMES, por lo que no se analizan en este trabajo. Nafin atiende el 40% de la cartelera de crdito de la banca de fomento. El financiamiento que el gobierno federal ha canalizado a travs de la banca de desarrollo para las empresas con problemas de liquidez equivale a casi 3.0 por ciento del Producto Interno Bruto (PIB), unos 300 mil millones de pesos (mmdp), que no ser "fondo perdido", coincidieron en entrevista con Notimex directivos de la banca. Este monto ser canalizado a travs de crditos, garantas e inversin a otorgarse hasta 2011 para enfrentar la crisis global; los consultados aseveraron que "no servirn para rescatar a ninguna compaa con problemas de solvencia". Los esquemas aplicarn para las empresas que no encuentren crdito en la banca comercial, de ser el caso, y el financiamiento lo obtendrn a travs de Nacional Financiera (Nafin), el Banco Nacional de Comercio Exterior (Bancomext), Financiera Rural y el Banco Nacional de Obras y Servicios (Banobras) De los 300 mil millones de pesos, 112 mil millones corresponden a crditos, 50 mil millones a garantas para deuda burstil y 125 mil millones ms para impulsar la inversin. En el caso de Financiera Rural destinar siete mil millones de pesos para apoyar a las empresas agricultoras, por lo que el banco cerrara el ao con una cartera crediticia de 27 mil millones de pesos. APUNTES EVALUACIN DE PROYECTOS LIC. EN INFORMTICA

"Financiera Rural tiene en caja recursos adicionales, se destinarn para hacer frente a las necesidades de liquidez de muchas empresas, que siendo clientes de la banca comercial ahora no encuentran receptividad", dijo en entrevista el director general del banco de desarrollo, Enrique de la Madrid. Sin embargo, aclar, "son crditos, no subsidios, la idea es obviamente prestarle dinero a aquellas empresas que tienen problemas de liquidez y no de solvencia". A diferencia de los crditos de Nafin, los de Financiera Rural se otorgarn de manera directa y no a travs de intermediarios financieros. "Estamos incrementando nuestra oferta de crdito sin relajar la polticas de riesgo", manifest el subdirector de Anlisis e Informacin de Banobras, Jorge Santiago Snchez. Estos recursos estn soportados en un nivel de capitalizacin de ms de 20 por ciento del banco, y tienen que ser recuperados por la institucin. Las emisiones de deuda se garantizarn slo por 50 por ciento de su valor hasta por 500 millones de pesos, recursos que las empresas debern pagar a los bancos de fomento de acuerdo con el plazo negociado.

7.4 Trmites para el arranque y regulaciones sobre la operacin del negocio como profesionista que trabaja por su cuenta, microempresa o sociedad mercantil.
A fin de estar en posibilidades de efectuar negocios a travs de una entidad o sociedad mercantil, deben seguirse diversos pasos en cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables en nuestro pas A continuacin presentamos un resumen de los principales pasos a seguir para formar una empresa: 1.- Cualquier sociedad mercantil debe ser constituida ante un Notario Pblico o Fedatario Pblico, para esto se crea un instrumento notarial denominado Acta Constitutiva en donde se le da nombre y razn social a la entidad, se definen los estatutos sociales, se establecen quienes sern los socios y participaciones de los mismos, se define el rgano de administracin as como los apoderados y los poderes especficos que se les conferirn, duracin de la sociedad, as como otros elementos importantes que se acuerdan. APUNTES

EVALUACIN DE PROYECTOS LIC. EN INFORMTICA El notario solicitar diversos requisitos para la protocolizacin de la citada acta constitutiva, entre los que se encuentran: Los accionistas deben presentar identificacin oficial y tener Registro Federal de Contribuyentes. En el caso de accionistas extranjeros se deben cumplir requisitos especiales. En funcin del tipo de sociedad mercantil que se desee constituir debern observarse los lmites mnimos tanto en el nmero de socios o accionistas as como del capital social inicial a ser aportado. Es recomendable seleccionar un notario que cuente con autorizacin de expedir "Cdula de Identificacin Fiscal Provisional", ya que esto implicar una menor inversin de tiempo en trmites subsecuentes y a los que nos referiremos ms adelante. En este caso se debe proporcionar al notario la direccin fiscal (lugar donde se encuentre la administracin principal del negocio) as como el formato de Hacienda R1 debidamente requisitado y firmado. Cualquier sociedad mercantil que se constituya debe inscribirse en el Registro Pblico de Comercio del lugar donde tenga su domicilio social, normalmente esta actividad es realizada por el notario. En caso de que la sociedad tenga accionistas extranjeros, la sociedad deber ser inscrita en el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y cumplir con la presentacin del Cuestionario Econmico Anual as como los reportes trimestrales (en caso de estar obligada). Entre las obligaciones mencionadas en la Ley de Sociedades Mercantiles se encuentra que la empresa debe contar con libros donde se asienten las resoluciones de la asamblea de accionistas y se cubran otros aspectos, existen particularidades en cuanto a la obligacin especfica en funcin al tipo de sociedad mercantil constituida. 2.- Inmediatamente despus de la constitucin se debe tramitar la inscripcin en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) a fin de obtener la cdula de identificacin fiscal con el RFC correspondiente. Si el notario seleccionado contaba con autorizacin de emitir cdula provisional, prcticamente desde el da de la firma del acta constitutiva la empresa podr contar con un

RFC y con esto estar en posibilidad de abrir cuentas bancarias, imprimir facturas e iniciar operaciones. En prrafos anteriores mencionamos que la cdula de identificacin fiscal emitida por el notario es provisional, con una vigencia de 3 meses, por lo que la empresa debe estar atenta a obtener la cdula definitiva. En caso de que el notario no contase con el sistema de emisin de cdula de identificacin fiscal provisional, la empresa debe gestionar su inscripcin al RFC directamente en la Oficina APUNTES EVALUACIN DE PROYECTOS LIC. EN INFORMTICA de Hacienda que corresponda a su domicilio (fiscal). El trmite se realiza presentando el Formato R1 debidamente llenado y firmado adjuntando documentacin especfica que solicita la autoridad. En todos los casos y a travs del formato R1 se informar a las autoridades de las obligaciones fiscales a las que la empresa estar sujeta, por lo que es importante desde un inicio efectuar un diagnstico adecuado de todas y cada una de las obligaciones fiscales a las que la empresa este obligada y deba cumplir. 3.- Otro requisito administrativo que deben cumplir las empresas establecidas en Mxico (el cual varia en funcin al Estado de la Repblica en el cual tengan su domicilio fiscal), es el de gestionar y obtener diversas licencias ante autoridades de distintos niveles y tambin de acuerdo a la actividad de la empresa (licencias municipales, salubridad, de uso de suelo, funcionamiento, ecolgicas, etc.). Por otra parte la empresa debe registrarse ante alguna Cmara de Comercio, o por ejemplo en el Sistema de Informacin Empresarial mexicano 4.- De acuerdo con la Ley de Propiedad Industrial, el Instituto Mexicano de Propiedad Industrial (IMPI) es la dependencia gubernamental que tiene como principal atribucin el proteger y fomentar la propiedad industrial; Es decir, aquellos derechos exclusivos de explotacin que otorga el Estado durante un tiempo determinado a aquellas creaciones de aplicacin industrial, tales como un producto tcnicamente nuevo, una mejora a una maquina o

aparato, un diseo original para hacer ms til o atractivo un producto, un proceso de fabricacin novedoso, una marca o aviso comercial, una denominacin identificadora de un establecimiento, o una aclaracin sobre el origen que distingue o hace especial un producto. Por lo tanto es importante estudiar y determinar dentro de la empresa que activos tangibles o intangibles son susceptibles de ser protegidos ante el IMPI y realizar los trmites y procedimientos que correspondan. 5.-Si entre los planes de negocio de la empresa se encuentra el de importar y / o exportar bienes, la empresa debe ser inscrita ante el Padrn de Importadores y obtener el registro general, en funcin al tipo de producto ser o no necesario obtener padrones sectoriales as como Normas Oficiales Mexicanas. Es importante estar adecuadamente asesorado por un experto en comercio exterior, ya que el trmite es impersonal y puede durar un tiempo importante, afectando la operacin de la entidad. En el caso de importaciones / exportaciones de servicios deber cumplirse con regulaciones especficas aplicables. 6.- Es importante definir el esquema de empleo a travs de un contrato de trabajo, as como APUNTES EVALUACIN DE PROYECTOS LIC. EN INFORMTICA los puestos y funciones a travs de un organigrama. De igual forma debe definirse si dicho contrato debe ser individual o colectivo, en funcin al nmero de empleados as como a las actividades que la empresa desarrollar. Conforme al marco regulatorio actual la empresa debe cumplir con leyes tanto Laborales como de Seguridad Social (tanto en el mbito local como federal). Para esto ltimo la empresa debe gestionar su incorporacin ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y obtener su nmero de identificacin patronal. Simultneamente la empresa debe registrar por lo menos a un trabajador. Existen requisitos especficos para la incorporacin, para mayor referencia ver www.imss.gob.mx. A partir de la incorporacin la empresa deber pagar las contribuciones sociales en forma

mensual y en forma bimestral las contribuciones de INFONAVIT y Sistema de Ahorro para el Retiro. La empresa debe registrarse ante el padrn del 2% sobre Nminas en la Tesorera que corresponda a su entidad local. Algunos estados de nuestro pas no contemplan dentro de su legislacin local el pago de este impuesto as como en algunos otros estados el porcentaje vara y no en todos los casos es el 2%. As mismo en algunos estados existen impuestos locales especficos aplicables al pago de remuneraciones a empleados asi como a otros conceptos. Es recomendable acudir a la oficina de tesorera que corresponda al domicilio de la empresa y determinar en forma apropiada todas las cargas impositivas de la empresa. 7.- En paralelo a los pasos anteriores la empresa deber imprimir facturas (y notas de crdito) con un impresor autorizado y aperturar cuentas bancarias. Si efecta operaciones de comercio internacional o por planeacin estratgica es recomendable contar con una cuenta de cheques denominada en dlares americanos. Es necesario que la cuenta bancaria cuente con servicio de acceso a Internet, ya que los impuestos se pagan a travs del portal bancario. Para el adecuado uso y destino de los fondos de la empresa deben elaborarse presupuestos que indiquen el origen de los recursos as como la aplicacin de los mismos. Como siguiente paso es imprescindible comparar los presupuestos contra las cifras reales de los estados financieros, analizando las diferencias que se obtengan en su caso implementando medidas preventivas o correctivas que procedan. Finalmente es importante desde la fundacin de la empresa establecer un manual de polticas y procedimientos asi como controles internos claros y suficientes, estos deben ser APUNTES EVALUACIN DE PROYECTOS LIC. EN INFORMTICA correctamente implementados, dndole el seguimiento adecuado y que permitan una eficiente ejecucin de las actividades del personal de la empresa, como por ejemplo, el contar con informacin financiera que se objetiva, veraz, consistente y comparable para la toma de

decisiones. APUNTES