Manual Interventoria

REPUBLICA DE COLOMBIA ALCALDA MUNICIPAL DE ZAMBRANO
MANUAL DE INTERVENTORIA
ALCALDIA MUNICIPAL ZAMBRANO-BOLIVAR 2012-2015 PA LANTE POR EL PROGRESO DE ZAMBRANO
________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
MANUAL DE INTERVENTORIA 1. OBJETO El presente Manual de Interventora tiene como objetivo establecer los lineamientos, reglas y responsabilidades que debern cumplir las personas o servidores pblicos que ejercen el proceso de interventora en los contratos que celebre el municipio de Zambrano. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para el ejercicio de la interventora a los contratos que celebre el Municipio de Zambrano. Inicia con la celebracin del contrato y concluye con la liquidacin del mismo, la entrega del informe final y la incorporacin de los registros generados en el archivo central. 3. CONDICIONES GENERALES Todo contrato que celebre la Administracin Municipal de Zambrano tendr por lo menos un interventor o supervisor. La Interventora puede ser ejercida directamente por el Municipio a travs de sus funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o tcnicas, siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La designacin del interventor se realizar en el mismo contrato mediante una clusula que se denominar Interventora. La designacin del Interventor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora. Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deber tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones. La designacin es de obligatoria aceptacin. Cuando el interventor considere que no puede ejercer dicha interventora, as lo har saber a quien lo haya designado mediante oficio motivado. Quien haya realizado la designacin analizar objetivamente los motivos expuestos y en caso de aceptarlos proceder a dictar acto administrativo motivado designando nuevo interventor, decisin que se notificar al nuevo interventor y se comunicar al contratista. Ya sea en el contrato o con la notificacin del Acto Administrativo al interventor designado se le har saber que debe darle cumplimiento al presente Decreto. Copia del contrato le ser entregada por la oficina de origen del mismo, en el cual ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
se le har saber que la totalidad del proceso contractual est a su disposicin para su examen. En caso en que el interventor sea un servidor pblico y que el mismo deba separarse temporalmente de sus funciones, deber entregar al ordenador del gasto un informe detallado del estado de los contratos, indicando como mnimo el nmero de contrato, nombre del contratista, ao, valor y estado en que se encuentra el contrato; sin la entrega de dicho informe el funcionario no podr separarse del cargo; el alcalde o su delegado, mediante acto administrativo que contendr los contratos a vigilar y el tiempo designar la persona que lo reemplazar por el trmino de la ausencia. En caso de retiro definitivo se realizar el mismo procedimiento. El incumplimiento de esta disposicin ser objeto de investigacin disciplinaria. Iniciado el contrato se elaborar un acta firmada por el contratista y el interventor, en la que se consignar como mnimo el nmero del contrato, el nombre del contratista, fecha de iniciacin, fecha de terminacin, plazo, objeto, valor, valor del anticipo, si hubiere lugar a ello. El acta debidamente diligenciada ser remitida inmediatamente a la oficina en la que repose el contrato para que haga parte del mismo. En caso de que ella no se remita, el ordenador del gasto requerir al interventor para este fin. En el ejercicio de sus funciones el interventor deber tener en cuenta que la actividad del Municipio de Zambrano, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en el artculo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. 3.1 ORIGEN DE LA INTERVENTORIA La interventora y la supervisin de contratos se originan en la obligacin de carcter legal y la estipulacin contractual para adelantar la verificacin de la ejecucin de cualquier tipo de contrato o convenio. En este sentido y considerando el esquema que se presenta, a continuacin se describe el papel que ejerce cada uno de los actores que intervienen en el presente Manual de Interventora y que son fundamentales para el entendimiento y cumplimiento del mismo.
ALCALDE MUNICIPAL SECRETARIO DE DEPENDENCIA SUPERVISOR INTERVENTOR CONTRATISTA
3.2 ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIN El presente Manual se desarroll para dar soporte a las dependencias involucradas en el proceso de interventora que se realiza a los contratos o convenios que celebre el Municipio, con el fin de supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para verificar el cumplimiento las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales, establecidas en los mismos. El presente Decreto se aplica al sector central del Municipio de Zambrano Bolvar. 3.3 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORA La interventora se desarrollar de acuerdo con los principios que rigen la administracin pblica consagrados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica; los de transparencia, economa y responsabilidad estipulados en el estatuto general de contratacin estatal; las normas que reglan la conducta de los servidores pblicos; los principios de interpretacin de la contratacin, los generales del derecho y los particulares del derecho administrativo; de acuerdo con lo cual le corresponde al interventor: a) Colaborar con el Municipio y el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados, conformando de esa manera un grupo de trabajo de profesionales idneos en cuya labor conjunta se resuelvan dificultades con razones de orden tcnico, administrativo, ambiental y jurdico. b) Velar por que los contratos se ejecuten cumpliendo con la programacin y el flujo de inversin establecido, mantenindolos debidamente actualizados. c) Velar por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a las asignaciones presupuestales de los contratos. d) Responder por los resultados de su gestin y de las decisiones tcnicas, administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato. e) Verificar el cumplimiento de las condiciones tcnicas, administrativas, financieras ylegales del contrato. f) Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en laejecucin del contrato y su liquidacin.
g) Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de las licencias o permisosdadospor las entidades competentes para el desarrollo de los contratos. h) Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con larealidad de la ejecucin contractual. 3.4 FINALIDAD DE LA INTERVENTORA La finalidad de la interventora consiste en: Garantizar la eficiente y oportuna inversin de los recursos establecidos en loscontratos o convenios; Asegurar que el contratista en la ejecucin del contrato se cia a los plazos, trminos, condiciones tcnicas y dems condiciones pactadas; Mantener permanente comunicacin con el contratista y con el Municipio. Propender por evitar los conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a Solucionar eventuales controversias; Estudiar y emitir los conceptos tcnicos del caso ante las sugerencias, consultas y Reclamaciones presentadas por el contratista, o cuando el Municipio lo requiera. Revisar las solicitudes de adicin en dinero y en tiempo requeridas por el contratista yemitir un concepto tcnico al respecto. Informar oportunamente al Municipio acerca del incumplimiento del contratista con elfin que la entidad tome las medidas sancionatorias del caso y realice lasreclamaciones a que haya lugar. Velar porque la ejecucin del contrato no se interrumpa injustificadamente. Garantizar que el contratista presente la totalidad de los documentos exigidos porMunicipio para proceder a la liquidacin del contrato, y que mantenga actualizadas lavigencia de las garantas contractuales y post contractuales. 3.5 CLASES DE INTERVENTORA. La interventora puede ser interna o externa.
La interventora interna o supervisin es aquella que realiza un funcionario de la entidad;la interventora externa es la que realiza una persona contratada, un tercero, contratistaindependiente de la entidad, que no pertenece a la planta de cargos de la misma. La interventora a los contratos de obra pblica celebrados como resultado de un procesode licitacin pblica, ser externa. 3.6. TIPOS DE INTERVENTORA Segn el tipo de labor de la interventora, sta se clasifica as: a) Interventora del proyecto: Consiste en la asesora durante la etapa de diseo yestudios del proyecto para garantizarle a la entidad que los planos interpreten suvoluntad, cumplan con sus requisitos dentro de la disponibilidad de recursos y estndebidamente coordinados y completos para la ejecucin de la obra. Adems, implica la vigilancia del cumplimiento de las actividades previas, control deplizas, control a los contratos de estudios tcnicos y control sobre trmitesmunicipales. b) Interventora tcnica: Comprende las funciones propiamente tcnicas yadministrativas, complementarias e inseparables durante la ejecucin del contrato, porlo que deben ser realizadas por la misma persona. Funcin tcnica: Se encamina a velar por el cumplimiento de las normas decalidad.En los contratos de obra pblica, implica adems vigilar el correcto desarrollo delos planos y el cumplimiento de las normas de seguridad y economa adecuadas ala obra. Funcin administrativa: Busca el cumplimiento del contrato. Adems, vigila elcumplimiento del otorgamiento de la garanta en favor de la entidad, de los pagosde prestaciones sociales, fiscales y parafiscales y de las dems obligaciones contractuales y legales. c) Interventora econmica y financiera: Implica la verificacin de la inversin de los recursos provenientes del contrato hecha por el contratista, de acuerdo a la necesidad y los principios de economa, eficiencia y efectividad. d) Interventora legal: Comprende la revisin de la legalidad de los actos realizados porel contratista para la ejecucin del contrato. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
El tipo de Interventora debe guardar correspondencia con la naturaleza del contratoobjeto de la misma. 3.6 REQUISITOS DEL INTERVENTOR La designacin o contratacin del interventor debe recaer en una persona idnea, conconocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato y de la interventora. Tratndose de la interventora externa a los contratos de obra pblica, sta slo puede ser Ejercida por arquitectos o ingenieros civiles, debidamente titulados y matriculados y conexperiencia, en su propio nombre o en el de las personas jurdicas en donde preste susservicios como socio o empleado y comprometa su responsabilidad tcnica. 3.8. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR De conformidad con lo dispuesto en el artculo 53 de la ley 80 de 1993, el interventorresponder civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, de ser el caso, como por los hechos u omisiones que les fuerenimputables y que causen dao o perjuicio a la entidad, derivados de la celebracin yejecucin de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza la funcin deinterventora. As mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 25 y 53 de la Ley 734 de2002, indistintamente de la clase de interventora, los interventores son sujetodisciplinables y responden disciplinariamente.
3.9. FUNCIONES COMUNES A LA INTERVENTORA Entre otras, funciones comunes a los tipos de interventora son las siguientes: Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y enlas leyes, decretos y normas que le apliquen; Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el Cumplimiento de las obligaciones; Exigir la informacin que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuyaa la mejor ejecucin del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan porla ptima ejecucin del objeto contratado;
Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las rdenes e instrucciones queimparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estn en concordancia conla ley y lo pactado; Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecucin del objetopactado. Exigir al contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidacin delcontrato, as como mantener vigentes las garantas contractuales y post contractualesindicadas en el contrato. Suscribir las diferentes actas. Elaborar la ficha tcnica de la interventora. Recomendar por escrito a las partes los ajustes o modificaciones que requiera elcontrato en trminos de plazo, cumplimiento o cualquier otro aspecto que lo modifique. Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones queestime conveniente. Si durante la ejecucin se presentan dudas o diferencias que nopuedan ser resueltas de acuerdo con las especificaciones de los estudios, pliegos decondiciones o trminos de referencia y la propuesta, debern ser aclaradas con elresponsable del proyecto. Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne paraejercer las funciones de interventora. Realizar los informes necesarios de acuerdo a la clase de interventora y la naturalezadel contrato objeto de la misma. Informar a la entidad sobre la materializacin de las causales de aplicacin de lasclusulas exorbitantes pactadas o incorporadas al contrato por ministerio de la ley, para que proceda de conformidad. Dar oportunamente la informacin requerida e informar a los organismos de control lasirregularidades que puedan dar lugar a investigaciones por parte de estos de acuerdoa sus competencias.
Requerir al contratista sobre los hechos que puedan constituir incumplimiento delcontrato e informar sobre los mismos a la entidad.
3.9.1. FUNCIONES ESPECFICAS DE LA INTERVENTORA DEL PROYECTO En la interventora del proyecto, el interventor tendr, entre otras, las siguientes funcionesespecficas: a) Asesorar a la entidad durante la etapa del estudio y diseos del proyecto paragarantizarle que los planos interpreten la voluntad de sta, guarden correspondenciacon la disponibilidad de recursos y estn coordinados y completos para la ejecucinde la obra. b) Vigilar el cumplimiento de las actividades previas. c) Ejercer el control de las plizas. d) Controlar la ejecucin de los contratos de estudios tcnicos. e) Vigilar el cumplimiento de los trmites que se deban hacer ante las distintasautoridades para obtener los permisos, licencias y autorizaciones que se debanobtener. f) Hacer revisar, de ser necesario, los proyectos y estudios tcnicos por especialistas. Elcosto de la revisin ser asumido por el contratista de los proyectos o estudiostcnicos. g) Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboran pliegos de condiciones otrminos de referencia para que las condiciones reales de construccin, los materialesy dems requerimientos de la obra estn acorde con lo que se consigna en loscontratos. 3.9.2. FUNCIONES YADMNISTRATIVA. ESPECFICAS DE LA INTERVENTORA TCNICA
En la interventora tcnica y administrativa, entre otras, son funciones especficas delinterventor las siguientes: Velar por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economa adecuadasal bien, el servicio o la obra objeto de la interventora.
Exigir, cuando sea necesario, la realizacin de ensayos y pruebas. Llevar un control a las especificaciones de materiales, pruebas a las instalaciones ypuesta en marcha de los equipos. Conocer plenamente el objeto del contrato y las especificaciones tcnicas con el fin degarantizar la adecuada ejecucin del contrato. Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los pliegos de condiciones otrminos de referencia, estudios previos y especificaciones generales para la debidaejecucin del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevalecernlos pliegos de condiciones o trminos de referencia. Si hubiere anticipo, solicitar al contratista el plan de inversin del anticipo, aprobarlo ymanejarlo, en representacin del municipio, conjuntamente con el contratista. Suscribir con el contratista, cuando sea necesario, el acta de iniciacin de la ejecucindel contrato. Exigir al contratista, previamente al acta de iniciacin, la actualizacin de laprogramacin de los trabajos entregados en la propuesta. Exigir al contratista, cuando se requiera, copia de la hoja de vida y de la matrcula delos profesionales que de acuerdo con la propuesta presentada por ste van a laboraren la ejecucin del contrato, y verificar que los mismos cumplan con los requisitosexigidos y ofrecidos. Organizar los comits tcnicos o administrativos necesarios para garantizar el debidocumplimiento del contrato. Cuando la naturaleza del contrato lo exija, realizar con la periodicidad pactada loscortes de ejecucin del contrato, en el que se especifique el concepto ejecutado, suunidad, cantidad y valor. En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, ste se har quincenalo mensualmente. Elaborar, con base en los cortes anteriores, las actas de recibo parcial del contrato.
Evaluar la ejecucin del contrato previamente a su finalizacin e indicar al contratistalas faltantes y deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en elperiodo restante para el vencimiento del plazo contractual. Elaborar la solicitud de suspensin temporal del contrato por circunstancias de fuerzamayor o caso fortuito, la que debe justificarse, ser visada por el funcionarioresponsable del proyecto y sometida a la aprobacin de la entidad. Aprobada la suspensin, el interventor conjuntamente con el contratista y la entidadsuscribir la respectiva acta. Elaborar el acta de reiniciacin de la ejecucin del contrato, la que se debe suscribirconjuntamente con el contratista y la entidad, dejando constancia del tiempo total desuspensin temporal y del vencimiento final del contrato. Cuando de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato fuere pertinente, exigir alcontratista los planos de la obra ejecutada o equipos entregados, memorias omanuales de operacin, los cuales se anexaran al control de interventora. Cuando de acuerdo con la ley se requiera, liquidar los contratos. Verificar la aprobacin de las plizas exigidas as como de las modificacionesrealizadas a las mismas durante la ejecucin del contrato.
3.9.3. FUNCIONES ESPECFICAS DE LA INTERVENTORA TCNICA Y ADMNISTRATIVA A LOS CONTRATOS DE OBRA PBLICA En la interventora tcnica y administrativa a los contratos de obra pblica, entre otras, son funciones especficas del interventor las siguientes: a) Velar por el correcto desarrollo de los planos as como solicitar al diseador, cuandosea necesario completar o introducir modificaciones al proyecto, la elaboracin de losplanos y de las especificaciones pendientes. b) Realizar visita previa al sitio de la obra en compaa de quienes realizaron lospresupuestos y los diseos con el fin de conocer las caractersticas del sitio y lascondiciones de ejecucin de la obra. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
c) Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particularesdel proyecto estn debida y completamente definidas. d) Suscribir, antes de dar inicio a los trabajos, con el contratista y propietarios deinmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, complementndolas con registros fotogrficos si fuere necesario. e) Registrar con el contratista o el representante de aquel en la bitcora o libro de obraslas acciones realizadas; los inventarios peridicos de materiales, equipo y personal; las actas de los comits tcnicos o administrativos de obras que se realicen; lasnovedades que se presenten; los conceptos tcnicos emitidos por consultoresexternos a la obra y dems observaciones que a su juicio sean necesarias hacer. f) Participar al inicio de la obra en el control de la ejecucin de la localizacin y elreplanteo del proyecto, el diseo y ubicacin de los campamentos, los sitios dealmacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividadespreliminares de la construccin. g) Efectuar mediciones peridicas de los tems ejecutados, las cuales deber hacerconstar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificacin del tem medido, unidad y cantidad medida. h) Con base en lo anterior, efectuar con la periodicidad pactada, los cortes de obra, En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, ste se har quincenalo mensualmente. i) Elaborar, con base en los cortes de obra, las actas de recibo parcial de obra. j) Exigir para la ejecucin del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primeracalidad que estn conforme con las normas y especificaciones establecidas en losplanos, pliegos de condiciones y la propuesta. k) Ordenar todos los anlisis y pruebas necesarios para establecer las condicionestcnicas o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y conbase en los resultados efectuar, de ser necesario, las recomendaciones pertinentes ydar las rdenes necesarias para garantizar la debida ejecucin del contrato. l) En los ensayos de los concretos, se deber tener en cuenta lo establecido en elCdigo Colombiano de Construcciones Sismo Resistente. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
m) Para los ensayos y aceptacin de los materiales se deber tener en cuenta lascondiciones estipuladas en las normas de calidad que regulen la materia. n) Aportar copia de todas las pruebas o ensayos que sern conservados en el flder delproyecto, discriminando la ubicacin, orden y fecha de ejecucin. o) Aprobar o improbar la iniciacin o terminacin de los tems contratados, teniendo encuenta la programacin establecida y su secuencia tcnica. p) Ordenar la remocin y reemplazo de la obra mal ejecutada o no aprobada, fijandopara el efecto un plazo. q) Verificar y exigirle al contratista que realice las obras con el equipo y maquinaria queofreci en la propuesta, as como sus buenas condiciones de servicio. r) Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener laseguridad dentro de la obra. s) Ordenar lo necesario para que la ejecucin del contrato se lleve a cabo sin ocasionarperjuicios a terceros. t) Exigir el total cumplimiento de la programacin de la obra pudiendo recomendarmodificaciones cuando se haga necesario, sin cambiar el plazo. u) Estas modificaciones debern acompaarse de la respectiva programacin y el flujode caja correspondiente, si lo hubiere. v) Presentar con anticipacin suficiente los estudios que indiquen la necesidad de mayorcantidad de obra, obras complementarias o adicionales, estipulando el plazo adicionalque pueda ser requerido para la ejecucin de las mismas. w) De presentarse obras extras adicionales, suscribir en forma conjunta con el contratistaactas donde consten los precios para los tems cuyos valores no aparezcan en lapropuesta inicial, respaldadas por los respectivos anlisis de precios unitarios yremitirlos como parte integral de los estudios que presente para la aprobacin delfuncionario responsable del proyecto, quien anexar a stos el correspondiente certificado de disponibilidad.
x) Evaluar la obra previamente a su finalizacin e indicar al contratista las faltantes ydeficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el periodo restantepara el vencimiento del plazo contractual. 3.10. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORA Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, lasprohibiciones y deberes, el Municipio se abstendr de designar interventor a quien seencuentre en situacin de conflicto de intereses definidos en el Manual de tica yconducta que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventora o estincurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores lesest prohibido: a) Adoptar decisiones que le corresponden al Municipio tales como la aprobacin deadiciones, prrrogas, suspensiones y dems que impliquen modificaciones delcontrato. b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para s o para un tercero, ddivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante odel contratista. c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo. d) Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de losparticulares en relacin con el contrato. e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa oindirectamente en el contrato. f) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacin del contrato. g) Gestionar indebidamente a ttulo personal asuntos relativos con el contrato. h) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones. i) Participar en procesos de seleccin en el Municipio con el contratista persona naturalo jurdica, el cual le est ejerciendo la interventora. j) Autorizar la ejecucin de tems no previstos, obras adicionales o mayores cantidadesde obra sin la autorizacin del Municipio, formalizada mediante la celebracin decontratos adicionales que as lo establezca. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
k) Autorizar la ejecucin del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haberrealizado la modificacin del contrato. 3.11. RELACIN CON LA ENTIDAD El interventor es el delegado de la entidad ante todas las personas o entidades queintervienen en la ejecucin del contrato objeto de la interventora. En consecuencia, laentidad slo podr intervenir por el conducto regular del interventor. De no ser as, relevaa ste del cumplimiento de sus funciones y de la responsabilidad correspondiente, sin queimplique disminucin de los honorarios pactados. 3.12. RELACIN CON EL CONTRATISTA El interventor mantendr una relacin directa con el contratista de la entidad para dar suopinin y sugerencias sobre la forma en que se ejecute el contrato. El interventor slopodr dar rdenes escritas al contratista o su representante y no a sus empleados osubcontratistas. Adems, podr ordenar por escrito labores parciales al contratista o a surepresentante, cuando considere que no se estn cumpliendo las especificaciones del contrato. 4. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR 4.1. OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS Las siguientes son las obligaciones administrativas del interventor: a) Solicitar al Municipio la documentacin e informacin necesaria para desarrollaradecuadamente la interventora. b) Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la interventora a sucargo. c) Revisar y estudiar los documentos e informacin suministrados por el Municipio quedieron origen al contrato, con el propsito de establecer criterios claros y precisossobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las laboresencomendadas; solicitando al Municipio las aclaraciones del caso. d) Verificar la existencia de las licencias y/o permisos necesarios para la ejecucin delcontrato, as mismo revisar los requisitos exigidos por las ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
entidades competentes atravs de dichos permisos con el fin de garantizar su implementacin antes del iniciodel contrato. e) Exigir al contratista la entrega de los anlisis de precios unitarios de las actividadesestipuladas en las reglas de participacin. Considerar la informacin contenida en losanlisis de precios unitarios para la aprobacin y fijacin de los precios unitarios noprevistos que se requieran en el desarrollo del proyecto. f) Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglasde participacin, relacionada con los requisitos exigidos para los perfiles profesionalesdel recurso humano y el tiempo de dedicacin de los mismos al contrato, as como elequipo exigido para la ejecucin de los trabajos. g) Programar y coordinar con el contratista y con el Municipio las reuniones deseguimiento a la ejecucin del contrato. En estas reuniones se debe presentar elestado de avance del contrato, se tratan y analizan temas y problemas relacionadoscon el desarrollo del proyecto y se convienen soluciones prcticas y oportunas. h) Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y dems documentos necesarios para laejecucin del contrato. i) Mantener actualizada la documentacin de los contratos y el archivo de los mismos, conforme a la composicin documental establecida en la Ley. j) Solicitar cuando se requieran los cambios respectivos de personal de los equipos de trabajo del contratista; aprobar conforme a las reglas de participacin los cambios del equipo de trabajo del mismo, dejar registro de dicha aprobacin e informar alMunicipio. k) Cumplir y hacer cumplir al contratista en que todo el personal a su cargo se encuentre afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, as como el cumplimiento depago de obligaciones parafiscales, cuando corresponda. l) Cumplir con la entrega de los informes de ejecucin fsica, financiera y legal adems de los semanales, mensuales y finales requeridos por el Municipio en los cuales sepresente el estado de ejecucin avance y terminacin del contrato. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
m) Realizar cualquier otra actividad correctaadministracin del contrato.
administrativa
requerida
para
la
n) Verificar y exigir que se otorguen las garantas exigidas y velar por que estaspermanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato. o) Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos, terminacin, entrega y recibo final, el proyecto de liquidacin y las dems que seproduzcan con ocasin de la ejecucin del contrato y en desarrollo de la interventora. p) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se generen conrelacin al contrato suscrito. q) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista yemitir un concepto al Municipio para la resolucin final de las mismas. r) Si es necesario suspender el contrato de ejecucin, o si se establece posteriormenteampliar el plazo pactado para la suspensin, la interventora deber emitir un conceptotcnico previo sobre la suspensin s) Revisar las solicitudes de adicin en valor y/o prrrogas, modificaciones, suspensiones, del plazo de ejecucin del contrato, presentadas por el contratista y emitir un concepto tcnico al Municipio. Revisar y remitir dichas solicitudes al Municipio para su aprobacin con una antelacin mnima de 10 das a la fecharequerida para su implementacin, las cuales deben estar suficientemente justificadas. t) Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas serealicen oportunamente antes del vencimiento del contrato. u) Velar por el oportuno trmite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulareso las autoridades en relacin con el desarrollo del contrato. v) Revisar permanentemente la vigencia de las plizas del contrato y efectuar al contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario su ampliacin en valor oen plazo.
w) En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el interventor deber enviar al Municipio, copia de los requerimientos realizados al contratista, de los cuales siempre se deber allegar copia a la compaa aseguradora. No obstante el requerimiento - el cual deber establecer un trmino para el cumplimiento de la obligacin -, el Contratista persiste en el incumplimiento, el interventor deber informar de inmediato al Municipio con el fin de proceder a declarar el siniestro y comunicar a la compaa aseguradora dentro de los tres das siguientes a la ocurrencia del mismo de conformidad con el Cdigo de Comercio. Una vez se de aviso del siniestro a la compaa aseguradora, el interventor deber enviar al Municipio un informe tcnicosobre el incumplimiento del contratista y una tasacin de los perjuicios ocasionados. 4.2. OBLIGACIONES TCNICAS Las siguientes son las obligaciones tcnicas del interventor: a) Verificar y aprobar la localizacin de los trabajos y de sus condiciones tcnicas para iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - segn el caso la existencia de planos, diseos, licencias, autorizaciones, estudios, clculos, especificaciones y dems consideraciones tcnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciacin y la ejecucin del objeto pactado. b) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura fsica y el recurso humano suficiente para adelantar la implementacin de los requerimientos exigidos por las entidades competentes a travs de las licencias y/o permisos otorgados para el desarrollo del contrato. c) Verificar oportuna y permanentemente los tems y las cantidades de obra establecidas en el contrato, a partir de la informacin suministrada y presentar un informe al Municipio sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos yque puedan implicar modificaciones al contrato. d) Verificar que el contratista cumpla las normas y especificaciones tcnicas establecidas por el Municipio para el desarrollo del contrato. En caso de advertir la necesidad de introducir modificaciones a las especificaciones, el interventor deber informar al Municipio para su evaluacin y aprobacin. e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el interventor exigir al contratista efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
necesarias para el control de calidad de los mismos, igualmente realizar los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para verificar y aprobar que el contratista est cumpliendo con las normas y especificaciones tcnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas oensayos no cumplan con los resultados, el interventor deber dejar registro de laimplementacin y verificacin de las acciones correctivas pertinentes. f) Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversin del contrato, efectuandocontroles peridicos de las actividades programadas y recomendar los ajustes a losque haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor deber informaroportunamente a Municipio y sugerir si es el caso la aplicacin de los procedimientossancionatorios establecidos en el contrato. g) Estudiar y decidir los requerimientos de orden tcnico que no impliquenmodificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones stas debernsometerse al estudio del Municipio, previo concepto de la interventora. h) Recibir y estudiar los anlisis de precios unitarios de tems no previstos presentadospor el Contratista. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la revisinefectuada a los anlisis de precios unitarios de los tems no previstos con mnimo doscotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios no previstos,ste debe remitir al Municipio el concepto de aprobacin de tems y precios noprevistos. Si el incumplimiento conlleva adems, a un indebido manejo de recursos, elinterventor deber informar al Municipio para que se inicien las acciones a las quehaya lugar. i) Elaborar el proyecto de liquidacin del contrato objeto de la interventora en un tiempomximo de 2 meses contados a parir de la fecha de terminacin y remitir al Municipiopara su revisin y aprobacin final junto con la totalidad de los soportes. j) Verificar que el contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar segn lanaturaleza del contrato. k) Las dems actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con sunaturaleza correspondan a la funcin de interventora.
4.3. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL Las siguientes son las obligaciones de control presupuestal del interventor: a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por el Municipio para laentrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversin delanticipo, para este efecto deber exigir segn corresponda la programacin de lostrabajos, el flujo de inversin del contrato y el plan de inversin del anticipo. b) Cuando lo estipule el contrato, la interventora deber abrir con el contratista unacuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deber ser manejadaen conjunto (contratista interventor) y debe ser independiente de sus cuentasparticulares. Esta cuenta deber estar a nombre del proyecto y contendr el nombredel contratista y el nmero del contrato. c) Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo yremitirlos al Municipio. Los informes de buen manejo del anticipo debern estarsoportados como mnimo por los siguientes documentos: Extracto bancario. Conciliacin bancaria. Plan de inversin vigente. Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamentediligenciado. El comprobante de egreso debe contener el nmero de la cdula deciudadana o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constanciade los descuentos tributarios. Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, lascuales deben cumplir lo establecido por la ley. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son denmina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando elnmero de identificacin, nombre y cargo. No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo. d) Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con elregistro de gastos o el plan de inversin del anticipo. En el caso en que se compruebeque el contratista otorg a los dineros provenientes del anticipo una destinacindiferente a la autorizada, ser ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
causal para hacer efectiva la garanta de buen manejo ycorrecta inversin del mismo, debiendo informar inmediatamente al Municipio. e) Garantizar que se est llevando a cabo la amortizacin del anticipo en las cuentas presentadas por el Contratista, as mismo que el contratista transfiera al Municipio deacuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financierosgenerados por el anticipo. f) Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar unregistro cronolgico de los pagos, y ajustes econmicos del contrato - BALANCE DEEJECUCIN PRESUPUESTAL DEL CONTRATO. g) Cuando este establecido, el interventor debe calcular los ajustes de precios delcontrato de acuerdo a lo indicado en las clusulas contractuales. h) Verificar y controlar el balance de ejecucin del contrato, para garantizar elcumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado. i) Efectuar el balance presupuestal de ejecucin del contrato para efectos de laliquidacin del mismo.
5. RDENES DEL INTERVENTOR Las rdenes o sugerencias del interventor deben darse por escrito y dentro de los lmites del respectivo contrato y el tipo de interventora. 6. INFORMES DE INTERVENTORIA En cumplimiento de sus funciones el interventor debe elaborar informes de interventora, los cuales de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de interventora pueden ser: de ejecucin fsica, ejecucin financiera y ejecucin legal. Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecucin o al final, es decir, puedenser informes de ejecucin parcial o definitiva. 6.1. INFORME DE EJECUCIN FSICA En l se compara la cantidad del objeto contratado, item por item, con la cantidadejecutada a la fecha del informe. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
6.2. INFORME DE EJECUCIN FINANCIERA En l se refleja la aplicacin de los recursos econmicos de conformidad con los tems y Cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que en todo momento se pueda Verificar la ejecucin de los recursos. 6.3. INFORME DE EJECUCIN LEGAL En l se refleja la legalidad de los actos realizados por el contratista para la ejecucin del Contrato. 6.4. INFORME SEMANAL Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo delcontrato. Debe contener la localizacin exacta donde se desarrolla el contrato, ladescripcin de las licencias y/o permisos requeridos para el contrato, Informacincontractual, control a la programacin y ejecucin del contrato, avance fsico del contratoexpresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo, acciones implementadaspor la interventora para recuperar el atraso de la obra en el caso que se presente,informacin de actividades realizadas en la semana, las actividades a realizar en laprxima semana, actividades crticas del contrato, comentarios del estado del contrato,registro fotogrfico del avance del contrato, acciones y recomendaciones que hace lainterventora para la supervisin del contrato. El informe semanal se debe presentar a partir de la primera semana de iniciacin delproyecto y debe ser elaborado por la interventora y entregado al supervisor del contratoel primer da hbil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe. 6.5. INFORME MENSUAL El informe mensual est conformado por un resumen ejecutivo y un informe bsico. En elinforme ejecutivo, se presenta la informacin general del contrato, el control de laprogramacin, las actividades ejecutadas en el periodo, el control presupuestal y legal delcontrato y los comentarios y recomendaciones de la Interventora. El informe bsico est conformado por tres apartes que son: 1. Anexo Administrativo. 2. Anexo Tcnico. 3. Anexo Presupuestal. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
6.5.1. DOCUMENTOS DEL ANEXO ADMINISTRATIVO Estado general de los contratos. Control de la programacin. Actas de veedura. Actas de seguimiento al contrato. Control del personal del contratista y del interventor. Actas suscritas durante el periodo. Correspondencia entre el contratista y el interventor.
6.5.2. DOCUMENTOS DEL ANEXO TCNICO Anlisis de precios unitarios. Relacin de planos. Relacin de documentos. Concepto aprobacin de tems y precios no previstos. Seleccin de equipos de medicin. Control de inspeccin o ensayos. Actas de reunin con la comunidad. Control de equipos, Control de seguridad industrial. Registro fotogrfico. Informe meteorolgico o control diario del estado del tiempo. Cumplimiento ambiental y social. Adicional de lo anterior, en el anexo tcnico la interventora debe adjuntar los resultados de ensayos de laboratorio y dems documentos que soporten la informacin presentada en cada uno de los formatos.
6.5.3. DOCUMENTOS DEL ANEXO PRESUPUESTAL Informe de buen manejo del anticipo. Balance presupuestal. Acta de recibo parcial. El supervisor designado por el Municipio deber aprobar cada uno de los informes mensuales entregados por la Interventora, el cual le servir para verificar el cumplimientodel contrato.
6.6. INFORME FINAL Una vez terminado el proyecto, la interventora debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto. Este informe final deber contener los siguientes captulos: ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
Captulo I: Antecedentes y descripcin general del contrato. Capitulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, as como paz y salvos con las diferentes empresas de servicio pblico o con las entidadesrequeridas para la aprobacin final del contrato. Capitulo III: Cantidades de obra ejecutadas, discriminando las mayores cantidades de obras ejecutadas y obras adicionales. Relacin de metas fsicas ejecutadas y noejecutadas. Captulo IV. Control de calidad. En este captulo se deben anexar los formatos relacionados con el cumplimiento de especificaciones tcnicas, control equipos demedicin, resultados de ensayos de laboratorio, etc. Captulo V. Aspectos logsticos: Personal del contratista, equipo utilizado por elcontratista, cumplimiento de seguridad industrial y salud ocupacional. Captulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en eldesarrollo del contrato. Captulo VII Aspectos presupuestales y legales del contrato - Balance de ejecucinpresupuestal y facturacin del contrato. Modificaciones realizadas al contrato. Capitulo VIII- Contrato de interventora. En este captulo se deben presentargeneralidades, facturacin, recursos del interventor, control de calidad. Captulo IX- Anexos. Estos deben ser: Presupuesto general del contrato. Anlisis de Precios Unitarios de los tems originales as como de los tems deprecios extras fijados durante la ejecucin del contrato. Licencias y permisos obtenidos. Paz y salvos con las empresas de servicios pblicos y/o empresas requeridas parala aprobacin final del contrato.
Planos rcord del proyecto donde se visualice tanto lo ejecutado como lo noejecutado; perfiles estructurales etc. Actas suscritas (acta de iniciacin, suspensin, reiniciacin, terminacin, entrega yrecibo final de obra). Registros fotogrficos y/o flmicos en ejecucin y finales tanto de lo ejecutadocomo de lo no ejecutado (con fechador). Manual de mantenimiento y conservacin o recomendaciones especiales que seannecesarios para la conservacin de los bienes entregados. Libro o bitcora del contrato. Evaluacin de proveedores.
Todos los dems documentos que se consideren pertinentes por parte delMUNICIPIO DE ZAMBRANO 7. ACTAS Las actas son documentos protocolarios donde se registra el desarrollo del contrato y loscompromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes. Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales debenllevar una numeracin con su respectivo consecutivo como se muestra a continuacin: Las actas que se generen dentro del procedimiento de seguimiento a la ejecucin de contratos y de liquidacin de contratos tendrn una numeracin consecutiva que va desde el nmero uno (1) acta de iniciacin hasta el acta (n) de liquidacin. Para el caso de las actas de recibo parcial se debe colocar una numeracin consecutiva que va desde el ACTA DE RECIBO No 1 hasta el ACTA DE RECIBO No (n): Para las actas de seguimiento de contratos y de recibo parcial se puede manejar un consecutivo independiente de las otras actas que se generen durante la ejecucin de los contratos, es decir se tendr un consecutivo paralelo como se muestra a continuacin: ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
Acta No. 1 de seguimiento de contrato Acta No. 2 de seguimiento de contrato Acta No. 3 de seguimiento de contrato
7.1. TIPOS DE ACTAS Las actas surgidas en desarrollo de la interventora pueden ser: a) Acta de inicio: documento que determina el primer da de ejecucin del contrato, sealando el inicio del desarrollo fsico del mismo y, por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del interventor. b) Acta de vecindad: documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones, vas y dems elementos existentes en la vecindad directa del proyecto, que puede ir acompaado de fotografas y videos. Adems del interventor y elcontratista, la deben firmar los vecinos existentes. c) Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: su finalidad es registrar la ejecucinde la obra, bien o servicio que se pact desde el inicio del contrato. d) Acta de obra, de bien o de servicio extra: se registra en ella la obra, bien o servicio que no es objeto del contrato, pero que es necesario incluirlo en l para darcumplimiento a la finalidad pretendida con la celebracin del contrato. e) Previamente a la suscripcin del acta, el interventor debe obtener el certificado dedisponibilidad presupuestal. f) Acta de obra, de bien o de servicio adicional: en ella se consigna la obra, buen servicio que se pact en el contrato principal pero cuya cantidad exceden lascontempladas en l.
g) Previamente a la suscripcin del acta, el interventor debe obtener el certificado dedisponibilidad presupuestal. h) Acta de compensacin de obra, de bien o de servicio: en sta se consigna lareduccin de las cantidades de algunos de los tems contratados y el incremento deotros igualmente pactados o el ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
establecimiento de tems extras o no contempladosinicialmente. En este ltimo caso se tendr en cuenta lo previsto en el literal h) delpresente artculo. Si la modificacin supera el monto inicialmente contratado, previamente a lasuscripcin del acta el interventor debe obtener el certificado de disponibilidadpresupuestal. i) Acta de pago parcial: registra el pago que se efecta una vez ejecutado undeterminado porcentaje del objeto contratado o transcurrido un lapso determinado. Acta de convenio de precios no previstos: en ella se consigna el acuerdo de losprecios correspondientes a los tems no contemplados inicialmente. Para la fijacin delos mismos, ha de tenerse en cuenta los precios indicativos o de referencia del SICE odel mercado, segn el caso.
j)
k) Acta de suspensin: en sta se consignan la suspensin de la ejecucin del contratopor un determinado tiempo, indicndose la circunstancia que origina la misma. l) Acta de reiniciacin: en ella se consigna el reinicio de la ejecucin del contrato unavez superada la circunstancia que diera inicio favorito a su suspensin.
m) Acta de recibo parcial: en ella se registra el recibo por parte del interventor de laejecucin parcial del objeto del contrato intervenido, registrndose las cantidades deobra, bienes o servicios recibidos. n) Acta de recibo final: en sta el interventor y el contratista declaran que el contrato seha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrndose las cantidades de obra, bienes oservicios recibidos. o) Acta de liquidacin final: en sta se declara que se dio cumplimiento al objetocontratado, consagrndose el valor de lo ejecutado, lo pagado parcialmente y el saldoa favor del contratista o de la entidad. Adems, en ella se acordarn los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hayalugar,y constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaran laspartes para poner fin a la diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
7.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS 7.2.1. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE INCIACIN Las actas de iniciacin deben contener como mnimo la siguiente informacin: a) Nmero del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Plizas, riesgos amparados, valores amparados y vigencias. g) Relacin del personal del contratista para la ejecucin del contrato. h) Declaracin completa de iniciacin del contrato. i) Nombre del interventor. j) Firmas del interventor y el contratista. 7.2.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE VECINDAD Las actas de vecindad deben contener como mnimo la siguiente informacin: a) Nmero del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Enumeracin y caractersticas de los elementos vecinos. f) Fotografas y videos si se consideran necesarios. g) Firmas del interventor, contratista y los vecinos. 7.2.3. CONTENIDO DE LAS ACTA DE OBRA, BIEN O SERVICIO ORDINARIO Las actas de obra, bien o servicio ordinario deben contener como mnimo la siguienteinformacin: a) Nmero de contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. g) Descripcin, cantidad, valor unitario y total de la obra, bien o servicio ejecutado. h) Firmas del interventor y el contratista. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
7.2.4. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE OBRA, BIEN O SERVICIO EXTRA O ADICIONAL Las actas de obra, bien o servicio extra o adicional deben contener como mnimo lasiguiente informacin: a) Nmero del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. g) Descripcin de la obra, bien o servicio extra o adicional, cantidad, valor unitario y total. h) Justificacin de la obra extra o adicional. i) Firmas del interventor y contratista. 7.2.5. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE COMPENSACIN DE OBRA, DE BIEN OSERVICIOS Las actas de compensacin de obra, de bien o servicio deben contener como mnimo lasiguiente informacin: a) Nmero del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. g) Descripcin de las obras, bienes o servicios compensados, h) cantidad, valor unitario y total. i) Justificacin de la compensacin. j) Firmas del interventor y contratista. 7.2.6. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE PAGO PARCIAL Las actas de pago parcial deben contener como mnimo la siguiente informacin: a) Nmero de contrato u orden. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
f) Nmero del acta de pago. g) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. h) Fecha de corte. i) Item y cantidad de labor ejecutada. j) Precios unitarios. k) Unidad de medida. l) Valor total. m) Cantidad ejecutada acumulada. n) Grado de ejecucin fsica. o) Firmas del interventor y contratista. 7.2.7. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE CONVENIO DE PRECIOS NO PREVISTOS Las actas de convenio de precios no previstos deben contener como mnimo la siguiente Informacin: a) Nmero del contrato. b) Objeto del contrato. c) Nombre del contratista. d) Nombre de la entidad. e) Valor y plazo del contrato. f) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. g) Nmero del certificado de registros de precios en el SICE por parte del contratista, deser necesario. h) Precio indicativo o de referencia en el SICE, de ser necesario. i) Precio unitario o global acordado. j) Unidad de medida. k) Anlisis de precios unitarios, de ser necesarios. l) Firmas del interventor, contratista y la entidad. 7.2.8. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE SUSPENSIN Las actas de suspensin deben contener como mnimo la siguiente informacin: a) Nmero del contrato. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
h) Mvil y justificacin de la suspensin. i) Plazo estimado de la suspensin, de ser posible. j) Firmas del interventor, contratista y la entidad. 7.2.9. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE REINICIACIN Las actas de reiniciacin deben contener como mnimo la siguiente informacin: a) Nmero del contrato. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. h) Fecha de la suspensin. i) Fecha de la reiniciacin. j) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecucin del contrato. k) Declaracin expresa de que el motivo que gener la suspensin ha cesado, con la explicacin correspondiente, de ser necesario. L) Firmas del interventor, contratista y la entidad. 7.2.10. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE RECIBO FINAL Las actas de recibo final deben contener como mnimo la siguiente informacin: a) Nmero del contrato. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. h) Fechas de suspensin y reiniciacin, de existir stas. i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecucin del contrato. j) Fecha de corte. k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados. l) Precios unitarios. m) Unidad de medida. n) Valor total. o) Item, cantidad, unidad de medida, valor unitario y total reconocido en actas de pago parcial. p) Grado de ejecucin fsica. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
q) Firmas del interventor y contratista. 7.2.11. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIN FINAL Las actas de liquidacin final deben contener como mnimo la siguiente informacin: a) Nmero de contrato u orden. b) Fecha del acta. c) Objeto del contrato. d) Nombre del contratista. e) Nombre de la entidad. f) Valor y plazo del contrato. g) Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato. h) Fechas de suspensin y reiniciacin, de existir stas. i) Fecha de vencimiento del plazo para la ejecucin del contrato. j) Fecha de recibo de la obra, bien o servicio. k) Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados, sealando si son ordinarios, extras o adicionales. l) Precios unitarios. m) Unidad de medida. n) Valor total. o) Grado de ejecucin fsica. p) Valor de lo pagado parcialmente. q) Saldo a favor de la entidad o del contratista. r) Declaracin expresa de que se dio cumplimiento al objeto contratado. s) Acuerdos sobre ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. t) Acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaron las partes para poner fin a las diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. u) Firmas del interventor, contratista y la entidad. 8. MODIFICACIONES AL CONTRATO Y CONTRATO ADICIONAL Cuando de las actas de la interventora o de la labor de sta se desprenda la modificacino adicin del contrato, quien ejerza aquella as lo comunicar al funcionario competentede la entidad para que proceda de conformidad, debiendo velar por que ello ocurra. En el evento de contrato adicional, el interventor tendr en cuenta al momento de lasuscripcin del acta que d lugar a aquel, que de conformidad con lo dispuesto en elinciso 2 del pargrafo nico del artculo 40 de la Ley 80 de 1993 Los contratos no podrnadicionarse en ms del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado ste en salario mnimos legales mensuales. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
9. COMPOSICIN DOCUMENTAL DEL CONTRATO El interventor o supervisor deber allegar oportunamente los registros y documentos alMunicipio, con el fin de que ste pueda realizar el control correspondiente. Cabe mencionar, que el supervisor por parte del Municipio debe verificar que lainterventora entregue el original de las actas suscritas y dems registros del contrato, ascomo tiene la responsabilidad de remitir en el mismo orden de conformacin que sedescribe en los numerales a continuacin, al Archivo Central del Municipio de acuerdo alos procedimientos internos establecidos: APLICACIN SEGN EL TIPO DE DOCUMENTO Estudios diseos y construccin Suministro x x x x x x x x x x NOMBRE DEL DOCUMENTO y Construccin x x x x x x x x x x x x
Lista de chequeo de asesora jurdica x Acta de iniciacin contrato de interventora Acta de iniciacin contrato x Acta de iniciacin contrato de estudio, diseo y construccin Acta de aprobacin de estudios y diseos e iniciacin de ejecucin de construccin Plan de inversin de anticipo Informe de buen manejo e inversin del anticipo x Balance de ejecucin presupuestal x Acta de conformacin e inicio de veedura Anlisis de precios unitarios Acta de cambio de especificaciones Relacin de documentos x Relacin de planos x Acta de recibo parcial Comparacin y concepto de aprobacin de tem no previstos Acta de seguimiento de contrato x
x x x x x x x x x
Interventora x x
Estudios Diseos
Solicitud de adicin y prorroga Control de equipos de medicin Control de inspeccin y ensayos Informe semanal de interventora Informe ejecutivo mensual de interventora Informe estado general del contrato Control de la programacin del contrato Control de equipos Control de personal Control de seguridad industrial Acta de recibo de veedura Correspondencia Registro fotogrfico Evaluacin de proveedores de bienes y servicios Acta de recibo y aprobacin de estudios y diseos Acta de aprobacin de cambio de personal mnimo requerido para la ejecucin del contrato Acta de modificacin de mayores y menores cantidades e tems no previstos
x x x
x x x
x x x x x x x x x x X x
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x X X x
x x x x x X X X x x
x x x x X X X x x
x X X
10. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS El recibo y aceptacin de los bienes y servicios contratados se realizar de conformidad con las especificaciones y caractersticas estipuladas en el contrato, y dentro de los trminos all sealados. Al recibo de los mismos se efectuar la verificacin correspondiente, de acuerdo con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio. En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se proceder a su devolucin, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontacin del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas. En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios para el Municipio.
11. TERMINACIN DEL CONTRATO Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificadoel cumplimiento del objeto contractual, situacin que ocurre en circunstancias normales; pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo seala el artculo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales provenientes del contratista como la muerte, la incapacidad fsica permanente, la disolucin de la persona jurdica, la interdiccin judicial,concordato preventivo, la cesacin de pagos, concurso de acreedores o embargosjudiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato). As mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes enexigencias del servicio pblico o del orden pblico que requieran una terminacinunilateral. La terminacin unilateral, debe ordenarse mediante acto administrativomotivado, contentivo de la justificacin y la comprobacin de la causal que dio origen a laterminacin. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y sia ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnizacin, as como la liquidacin delcontrato. Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidacin delcontrato, debe decretarse la liquidacin del mismo. La terminacin del contrato debecontener en tratndose de obra pblica: a) Verificacin previa al recibo. b) Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibi. c) Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar). d) Trmite protocolario de recibo en el sitio. e) Cierre del acta de vecindad (cuando a ello hubiere lugar). f) Entrega del contratista de la bitcora, del registro fotogrfico, de los ensayos delaboratorio que todava tenga en su poder, del paz y salvo de la cancelacin realizadaa los trabajadores por concepto de salarios y prestaciones sociales. h) Entrega final al usuario. 12. LIQUIDACIN DEL CONTRATO El interventor deber elaborar el proyecto de liquidacin definitiva a la terminacin delcontrato dentro de los plazos establecidos para este efecto. De conformidad con lo establecido en los artculos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 enconcordancia con el artculo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: Los contratosde tracto sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demsque lo requieran, sern objeto de liquidacin de comn acuerdo con las partescontratantes, procedimiento que se efectuar dentro del ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
trmino fijado en el pliego decondiciones o trminos de referencia o, en su defecto, a ms tardar antes del vencimientode los cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin del contrato o a la expedicin del actoAdministrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. A su turno, se proceder a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del Municipio, mediante resolucin motivada, susceptible del recurso de reposicin, cuando el contratistano se presente a la liquidacin por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consensosobre el contenido de la misma. El trmino para la liquidacin unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artculo 44, arribacitado: En los que requieran liquidacin y esta sea efectuada unilateralmente por laadministracin, a ms tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento delplazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesadopodr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardardentro de los dos (2) aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar;... En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidacindel mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollocontractual. Es por esto que el interventor es el funcionario que debe realizar toda lainspeccin y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deber presentar informe final yatratado en precedencia, anexo al acta de liquidacin, la cual deber contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecucin del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el da deaprobacin de la garanta nica, los datos de las adiciones, la informacin relacionada con las prrrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados obienes recibidos. El interventor tendr la responsabilidad de remitir al Municipio los documentosrelacionados a continuacin, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contratodentro del procedimiento de liquidacin de contratos. APLICACIN SEGN TIPO DE CONTRATO Estudios y Diseos Construccin X y Estudios diseos construccin NOMBRE DEL DOCUMENTO
Interventora
Acta de terminacin del contrato
Suministro
Acta de entrega y recibo final del contrato Proyecto de liquidacin del contrato Acta de terminacin del contrato de interventora Acta de entrega y recibo final de interventora Proyecto de liquidacin contrato de interventora Evaluacin de proveedores Informe final de interventora con sus respectivos soportes Garantas actualizadas Otros que se requieran de acuerdo a las reglas del contrato 13. REGISTROS NOMBRE DEL DOCUMENTO
X X
X X X X X X X X X
X X
X X
X X X
X X X
X X X
X X X
Lista de chequeo de asesora jurdica Acta de iniciacin contrato de interventora Acta de iniciacin contrato Acta de iniciacin contrato de estudio, diseo y construccin Acta de aprobacin de estudios y diseos e iniciacin de ejecucin de construccin Plan de inversin de anticipo Informe de buen manejo e inversin del anticipo Balance de ejecucin presupuestal Acta de conformacin e inicio de veedura Anlisis de precios unitarios Acta de cambio de especificaciones Relacin de documentos Relacin de planos Acta de recibo parcial Comparacin y concepto de aprobacin de tem no previstos Acta de seguimiento de contrato Solicitud de adicin y prorroga Control de equipos de medicin Control de inspeccin y ensayos Informe semanal de interventora Informe ejecutivo mensual de interventora Informe estado general del contrato Control de la programacin del contrato Control de equipos ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
Control de personal Control de seguridad industrial Acta de recibo de veedura Correspondencia Acta de terminacin del contrato Acta de entrega y de recibo final del contrato Proyecto de liquidacin del contrato Acta de terminacin del contrato de interventora Acta de entrega y recibo final del contrato de interventora Proyecto de liquidacin contrato de interventora Registro fotogrfico Evaluacin de proveedores de bienes y servicios Acta de recibo y aprobacin de estudios y diseos Acta de aprobacin de cambio de personal mnimo requerido para la ejecucin del contrato Acta de modificacin de mayores y menores cantidades e tems no previstos 14. CONTROLES Con el fin de establecer oportunamente las irregularidades e inconvenientes que se presenten durante la ejecucin del contrato, y aplicar las medidas correctivas necesarias, el interventor, de acuerdo a la naturaleza de la interventora, puede ejercer controles sobre: a) El presupuesto. b) Los costos. c) La programacin. d) La calidad de los materiales, bien o servicio. e) La mano de obra. f) Las herramientas y equipos. g) Los aspectos legales. h) Los aspectos financieros. i) La calidad. 15. ANEXOS Como parte integra del presente manual, se anexan los siguientes formatos o modelos: a) Acta de iniciacin del Contrato b) Acta de cambio de Obra o de actividades contractuales c) Acta de recibo parcial ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
d) e) f) g) h) i) j) k) l)
Acta de recibo final Modelo para informes de interventora Modelo de listado de verificacin de ejecucin del contrato Acta de pago Modelo de certificacin de visitas y recomendaciones del interventor Acta de suspensin y reanudacin de ejecucin del contrato Acta de liquidacin del contrato Modelo de formato de control de obra Modelo acta de vecindad
MODELOS 1. ACTA DE INICIACION DEL CONTRATO CONTRATO: (Numero y _____________________________________________ COTRATISTA: ___________________________________________________________ El da ________ de _______ del ao ______, en el ________________, se reunieron________________, en representacin del Municipio de Zambrano, secretaria de _____________ y ___________ en representacin del contratista, con el fin de dar inicio a los trabajos correspondientes al contrato ________ del ao ______ que por un valor de $ _________ y con un plazo ______, fue celebrado entre las partes. Contratista e interventor procedieron a la identificacin de las reas fsicas de ejecucin del objeto del contrato, ubicadas en el ________, as mismo elaboraron el plan de trabajo. El interventor del contrato puso en conocimiento del contratista lo siguientes: 1. Que para el desarrollo del contrato es indispensable mantener el plan de trabajo presentado en la propuesta y cualquier alteracin debe convenirse entre las partes. 2. Que en todo momento debe acatarse las instrucciones o exigencias que presente la interventora en lo referente a mtodos de montaje. 3. La obligacin de vigilar el cumplimiento en forma permanente de las normas sobre impacto ambiental por parte del contratista de las obras civiles, del decreto 193 de 1994 y dems normas para aminorar el impacto ciudadano. 4. La obligacin de vigilar el cumplimiento permanente de las normas de sealizacin por parte del contratista de obras civiles. 5. El contratista puso de presente que conoce las normas y especificaciones de construccin consignadas en el pliego de condiciones que rigen para este contrato y las que tiene contempladas el Municipio de Zambrano para este tipo de trabajos. 6. El contratista presenta al interventor la relacin del personal que destinara a la ejecucin del contrato, con su respectiva identificacin. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano Objeto)
Verificado lo anterior, se establece como fecha de iniciacin del contrato, el dia __de ___. Para constancia firman las personas que intervinieron en esta reunin. ________________________ _________________________ El contratista El interventor
2. ACTA DE CAMBIO DE OBRA CONTRATO No: _____ COTRATISTA: _______ En el Municipio de Zambrano a los ____ das del mes _______ del ao ______, a las ________________ horas , se reunieron el seor ________________, en representacin de _____________ y el seor ___________ en su calidad de interventor con el fin de determinar el siguiente cambio de obra. OBRA QUE NO EJECUTA:_________________________________________ SE
ITEM: ________________________ DESCRIPCION: ________________ UNIDAD: ______________________ CANTIDAD: ____________________ VALOR UNITARIO: ________________ VALOR TOTAL: __________________ VALOR TOTAL OBRA QUE NO SE EJECUTA: ______________________ OBRA ADICIONAL QUE SE EJECUTA: ____________________________ VALOR TOTAL __________________________ OBRA QUE SE EJECUTA:
RESUMEN:__________________________________ Las partes dejan constancia de lo siguiente: 1. Se ha mantenido el objeto del contrato 2. Se conservan las condiciones tcnicas del contrato 3. Se han guardado para ambas partes equilibrio econmico ___________________ Interventor __________________ Representante del contratista
3. ACTA DE RECIBO PARCIAL No _______ ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
CONTRATO No: ____________________ CNTRATISTA:______________________ OBJETO DEL CONTRATO:___________________ El da _____ de _____ del ao _____, a las _____ horas, se reunieron ________ del Municipio de Zambrano, el seor___________ en representacin de ________ y el seor, ___________ en su calidad de interventor, con el fin de entregar el primero y recibir el segundo los siguientes elementos que hacen parte del contrato No.______, celebrado entre el Municipio de Zambrano, secretaria de ______________________ y _____________________________________ ITEM____________ ELEMENTO: ___________ VALOR UNITARIO: _______________ VALOR PARCIAL: _______________ TOTAL OBRA EJECUTADA: _____________ MENOS AMORTIZACION: ___________ SALDO: _________ ANTICIPO RECIBIDO: _________ VALOR TOTAL A PAGAR: ____________________ Los elementos descritos han sido verificados en su funcionamiento y se queda en espera de la suscripcin del acta definitiva a entera satisfaccin. Para constancia firman las personas que intervinieron,
El interventor ___________ El contratista ___________________________
4. ACTA DE RECIBO FINAL CONTRATO No:_______________ CONTRATISTA:________________ El da_____ de _______ del ao____ 20 _______ , en el __________ de la ciudad de
Se reunieron el seor________ como interventor y el seor ________ en calidad de contratista, con el fin de recibir el primero y entregar el segundo los siguientes trabajos objeto del contrato.
ITEM______ CANTIDAD______ VALOR UNITARIO________ VALOR TOTAL______ VALOR ACTA_______ MENOS ANTICIPO________ VALOR TOTAL A PAGAR______ Los trabajos descritos han sido verificados a entera satisfaccin, dentro del plazo pactado y se queda pendiente de la suscripcin del acta de liquidacin del Contrato.
______________ Interventor
______________ Contratista
5. ACTA DE PAGO ACTA No: ___________ VALOR ACTA ___________ ABONO ANTICIPADO____________ VALOR PAGADO___________ TOTALES________ VALOR TOTAL ABONO ANTICIPADO____________ VALOR TOTAL ACTA DE PAGO________ VALOR FINAL CONTRATO________
Nota: Al contratista se le han realizado todos los pagos estipulados en el contrato.
El contratista ________________
6. LISTA DE VERIFICACION DEL INTERVENTOR No 1 CONTRATO No________ OBJETO: ____________ INTERVENTOR: ________________ ETAPA SIN OBSERVACIONES I. ETAPA PREVIA A LA EJECUCION: 1. Licencia provisional de construccin () () 2. Planos completos: Topogrficos () () Arquitectnicos () () Estructurales () () Planta de desages () () Planta de abastos () () Diseo elctrico () () Detalles constructivos () () Detalles especiales () () 3. Licencia ambiental () () 4. Trmites ante curadura () () 5. Trminos de referencia () () 6. Propuesta del contratista () () 7. Revisin del sitio de ejecucin () () 8. Programacin de la obra o de ejecucin del contrato () () 9. Descripcin del proceso () () 10. Contrato () () 11. Contrato del residente propuesto () () II. ETAPA DURANTE LA EJECUCION Conformacin comit de coordinacin () () Vigilar y controlar los diferentes frentes de trabajo () () Ordenar y vigilar las medidas de higiene y seguridad () () Ordenar y vigilar sobre la sealizacin () () Instalacin de la valla () () Vigilar, revisar y aprobar o rechazar la localizacin del proyecto () () Aprobar o rechazar los diversos materiales () ()
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. Vigilar, revisar y aprobar o rechazar los diversos trabajos que se realicen, tales como: Correcta ejecucin, colocacin y retiro de materiales () () Control en la elaboracin de materiales () () Control en el cubrimiento de reas () () Correcta aplicacin de procedimientos () () Control de la aplicacin de procedimientos especiales () () Control del adecuado uso de implementos tcnicos () () Control de manejo y almacenamiento de los materiales () () Control en el manejo de sustancias toxicas o peligrosas () () Control y ensayos del material requerido, segn el tipo de contrato()() 9. Control de la mano de obra calificada y no calificada ()() 10. Vigilar el equipo de la obra adecuado () () 11. Verificar el pago mensual de parafiscales de los trabajadores del contratista () () 12. Controlar la programacin de la ejecucin de la obra, bien o servicio () () 13. Verificar que en el libro de interventora se consignen todos los eventos necesarios () () 14. Elaboracin de las actas de reajuste 15. Que las obras, bienes o servicios en ejecucin se realicen de acuerdo con las especificaciones previstas en los trminos estipulados () () 16. Hacer cumplir la ejecucin de detalles, previo al recibo de la obra () () 17. Elaborar oficio para el recibo de la obra, bien o servicio contratado () () 18. Elaborar acta de recibo () () III ETAPA DESPUES DE LA EJECUCION 1. Revisar y aprobar planos modificados durante la construccin (Planos actualizados) () () 2. Certificar a la oficina de presupuesto el valor final de la obra, bien o servicio, para tramitar la pliza de estabilidad o de calidad () () 3. Autorizar el acta final cuando el contratista presente la pliza de estabilidad o de calidad 4. Liquidacin del contrato () () 5. Informe de interventora sobre la ejecucin de la obra, bien o servicio () () INTERVENTOR: ______________ FIRMA:___________
7. LISTA DE VERIFICACION DE EJECUCION DEL CONTRATO OBRA: ________ CONTRATISTA: ________ INTERVENTOR: __________ FECHA: ____________ ACTIVIDAD EXCELENTE, BUENA REGULAR O MALA 1. 2. 3. 4. Libro de interventora Valla Programacin Diseo de Mezcla Elementos para muestras Muestras 5. Suministros Cantidad Calidad 6. Sealizacin 7. Personal Cantidad Distintivo 8. Equipo 9. Impacto ciudadano 10. Organizacin de la obra 11. Acta de vecindad OBSERVACIONES __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ____________________________
8. CERTIFICACION DE VISITA DE INTERVENTORIA Y RECOMENDACIONES DEL INTERVENTOR CONTRATO No ____ DE 20_____, celebrado entre el municipio de ZambranoSecretaria de _______ y __________ A los____ das del mes de _____ de __________________, las siguientes personas: 20 ____, se reunieron en
Por el Municipio de Zambrano- Secretaria de: _________ Por el contratista:_________________________ Con el fin de revisar en campo las actividades que se desarrollan en cumplimiento del objeto del contrato No ______ de 20_______, encontrndose una ejecucin equivalente al ______ %, del total del objeto del contrato, el cual se est desarrollando en forma aceptable (), inaceptable (), al considerar el interventor que: ________________________________________tal y como se le hace conocer al representante por parte del contratista, quien se da por informado con la firma de este document. El interventor recomienda:
Para constancia se firma a los ___ das ___ del mes de ____ de 20 , por los representantes de la empresa y del contratista quienes certifican que lo aqu expresado corresponde a lo observado directamente en el campo. MUNICIPIO DE ZAMBRANO EL CONTRATISTA
_______________________________________________________
INTERVENTOR REPRESENTANTE LEGAL NOTA 1: Ante la ausencia del representante por parte del contratista o su negativa a firmar este documento, se solicitara la firma de dos testigos, que sern invitados para que certifiquen la visita. NOTA 2: Esta acta no significa recibo parcial de la obra ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
9. MODELO PARA SUSPENDER O REINICIAR UN CONTRATO Acta No _________ del contrato No ___ de 20 ____ entre el Municipio de Zambrano, Secretaria de ______________________ y _________________________. Entre los suscritos _________________, mayor de edad, domiciliado en la ciudad de _______ , identificado con cedula No ________________, segn se especifica en la clausula ______, en cumplimiento de las funciones asignadas en el memorando No _____ de fecha ______ y _______, mayor de edad, domiciliado en la ciudad de ________, identificado con la cedula No ________ de _______ , en representacin de (el contratista), han convenido elaborar la presente acta con el fin de _____________________________ del contrato No _____ suscrito el ______ de ______ de 20 y cuyo objeto es:
De acuerdo con las siguientes consideraciones: 1. 2. 3. Atc. Las partes procedieron a ______________________ el contrato No _____, una vez analizados los siguientes documentos: 1. 2. Una vez revisados los documentos arriba sealados, las partes acuerdan: . Objeto del acta).haciendo constar que:______________________________________________________________ ________________________________________________________________. Municipio de Zambrano-Secretaria de __________________________ contratista Interventor representante legal ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
10. MODELO ACTA DE LIQUIDACION FINAL Entre los suscritos ______________________________________, mayor de edad, vecino de la ciudad de _______________, identificado con cedula de ciudadana No __________ de ___________, en representacin del Municipio de Zambrano _________________________________ , identificado con Cedula No ________ de _______, quien acta como interventor, segn la clausula_____ del contrato No _________, de 2 , y __________, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con cedula de ciudadana No ________ , de ________ quien acta en representacin de __________ (el contratista)_______, se ha convenido elaborar el acta de liquidacin del contrato No ___, suscrito el ________ de _______ de 20 _____, en cuyo objeto: El contratista se obliga con el Municipio a: __________________________________________________________________ _________ Las Partes procedieron a liquidar el contrato No _____ una vez analizados los siguientes documentos. 1. Copia del contrato principal, de los contratos adicionales y otro s que hayan generado. 2. Copia de las diferentes actas que hayan suscrito conjuntamente, contratante y contratista.} 3. Informe final de interventora 4. Copia del recibo de caja expedido por la tesorera de la empresa donde consta que el contratista reintegro los rendimientos financieros generados durante la ejecucin del contrato No _____ de 20 ____, (esto para los contratos que lo especifiquen) (Eventualmente, sobre todo, en contratos de construccin quedan unos remanentes de material o herramientas que el CONTRATISTA debe reintegrar al almacenista y este a su vez debe certificar el recibo de los mismos, pues bien, este certificado tambin se anexa al acta de liquidacin final). Una vez revisados los documentos arriba sealados las partes acuerdan la liquidacin del contrato No ________, haciendo constar que: a. El valor del contrato para todos los efectos legales y fiscales es de $ ______, de acuerdo a lo establecido en la clausula No ______. ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano
b. De acuerdo con el acta financiera de justificacin de gastos, el contratista justifico la inversin por valor de $ _____, equivalente al _____ % de los aportes del Municipio de Zambrano para este contrato. El valor de la cuenta de cobro por saldos pendientes es de $ _______ a favor de ____________
En virtud del anlisis efectuado al balance anterior, se concluye que el valor final del contrato es de $ (______________), quedando a favor del contratista la suma de $ (___________________), exceptuando el saldo a favor del contratista, las partes, de comn acuerdo se declaran a paz y salvo y de esta forma se da por terminado el contrato No _______; renunciando a cualquier reclamacin posterior. En consecuencia, se firma la presente acta por quienes en ella intervinieron. En Zambrano a los ____ das del mes de ______ del 20_____
_________________________ Representante Legal (Contratante) (Contratista)
__________________ Representante Legal

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m) Realizar cualquier otra actividad correctaadministracin del contrato.

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Acta de terminacin del contrato

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3. ACTA DE RECIBO PARCIAL No _______ ________________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano

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3. ACTA DE RECIBO PARCIAL No _ __________________________________________________________ Palante por el progreso de Zambrano

El interventor _ El contratista _________________