ACIMED 2001;9(1):130-4

MINISTERIO DE SALUD PBLICA CENTRO NACIONAL DE INFORMACIN DE CIENCIAS MDICAS DEPARTAMENTO RECURSOS DE INFORMACIN

Propuesta de poltica para el desarrollo de las colecciones de recursos informacionales en el Sistema Nacional de Informacin de Ciencias Mdicas
Lic. Rubn Caedo Andalia1 y Lic. Leonides Viera Vidal2
El desarrollo de las colecciones de recursos informacionales constituye actualmente una actividad de creciente complejidad para la administracin bibliotecaria a escala mundial. La accin de factores como el aumento exponencial del nmero de los trabajos cientficos, el aumento de los costos de adquisicin de las publicaciones, la incapacidad de los individuos para consultar los crecientes volmenes de informacin, la aparicin de evidencias sobre la pobre calidad de una gran parte de las investigaciones y experiencias publicadas, as como el cambio de concepciones que experimentaron las actividades tradicionales de seleccin y adquisicin en la ltima dcada, han provocado un inters especial tanto de los tcnicos como de los dirigentes de distintas especialidades a escala internacional sobre el desarrollo de colecciones como actividad esencial del quehacer de una institucin de informacin.
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A nivel nacional, en circunstancias de una notable crisis econmica que redujo drsticamente los presupuestos para la adquisicin de publicaciones, el pas realiza notables esfuerzos por obtener, al menos, una parte de los recursos de informacin necesarios. El Centro Nacional de Informacin de Ciencias Mdicas (CNICM), como rgano cabecera del Sistema Nacional de Informacin de Ciencias Mdicas (SNICM), constituy por varias dcadas el nico responsable por las actividades de seleccin y adquisicin, como se conceban en aquel entonces, de los miembros de la red. Sin embargo, en los ltimos aos, ante la imposibilidad de continuar con la adquisicin centralizada de recursos de informacin, las diferentes entidades componentes del sistema comenzaron espontneamente la gestin descentralizada de sus propios fondos. Este hecho, sin duda, gener un cambio de concepcin, el CNICM pas

Licenciado en Informacin Cientfico-Tcnica y Bibliotecologa. Departamento Recursos de Informacin. Centro Nacional de Informacin de Ciencias Mdicas. Licenciada en Informacin Cientfico-Tcnica y Bibliotecologa. Departamento Recursos de Informacin. Centro Nacional de Informacin de Ciencias Mdicas.

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a ser el responsable principal de la formacin de los fondos de los miembros de la red. El Departamento Recursos de Informacin, es el encargado de gerenciar planificar, organizar, ejecutar y controlar en coordinacin con las instituciones mencionadas, el desarrollo de las colecciones de recursos que satisfagan las necesidades de informacin derivadas de los objetivos y metas de la asistencia, la investigacin, la docencia y la direccin propuestos por las diferentes instancias de direccin del Sistema Nacional de Salud en Cuba. La actividad de desarrollo de colecciones comprende las siguientes etapas: anlisis de los parmetros y prioridades de las necesidades de informacin detectadas, estudio de la adecuacin de los fondos institucionales o del sistema para satisfacer dichas necesidades; as como la identificacin, evaluacin, seleccin, adquisicin, reproduccin y distribucin de los recursos de informacin requeridos. El xito en la formacin de unos fondos adecuados a las necesidades de los usuarios de una institucin depende en gran medida de su estudio. Sin informacin consolidada y sistemtica sobre el mercado que se atiende es imposible desarrollar unas colecciones congruentes con las necesidades de dicho mercado. Para cumplir con este requisito, el departamento Recursos de Informacin, estudiar anualmente los documentos directivos y normativos que emita el MINSAP sobre la poltica, objetivos, metas, propuestas, lneas de accin u otros que guen el desarrollo de la salud en el pas, a la vez que realizar consultas peridicas con los expertos que dirigen los grupos y programas nacionales. El cumplimiento de este objetivo principal es posible solo mediante la ejecucin de una actividad esencial: el desarrollo de colecciones o la formacin de fondos. El desarrollo de colecciones es un proceso evaluatorio continuo que se realiza para identificar el grado de corresponden-

cia que existe entre los fondos de una institucin de informacin y las necesidades de su comunidad de usuarios.

ESTRATEGIA DE DESARROLLO La estrategia de desarrollo del departamento se sustenta en la transferencia progresiva de las actividades de desarrollo de las colecciones a las entidades miembros de la red, a partir del entrenamiento del personal, la entrega de los recursos necesarios, el asesoramiento metodolgico y la asistencia tcnica continua. Dicha estrategia establece igualmente la atencin directa al Ministerio de Salud Pblica (MINSAP), la Biblioteca Mdica Nacional, los centros provinciales de informacin de ciencias mdicas, los institutos y centros de subordinacin nacional, as como los centros regionales de informacin de Ciudad de La Habana. Las entidades que constituyan rganos cabeceras de redes propias se responsabilizarn por el desarrollo de las colecciones de su red. En ausencia de una entidad de informacin propia del MINSAP, la Biblioteca Mdica Nacional asumir la preservacin y el manejo de las colecciones de inters de esta institucin.

COBERTURA DE LA COLECCIN Las colecciones de la Biblioteca Mdica Nacional, de los centros provinciales y regionales de informacin debern cubrir de forma general la literatura biomdica y sus ciencias afines para lo cual, se deber priorizar el desarrollo de las colecciones relacionadas con las especialidades clnicas bsicas: la medicina general integral, la medicina interna, la pediatra y la ginecoobstetricia. No se deber descuidar la obtencin de recursos de informacin en ciencias bsicas, uno de los pilares fundamen131

tales del progreso de la medicina moderna. Igualmente, se considerar la obtencin de recursos fuera de los lmites histricos de las colecciones de las bibliotecas mdicas como son los procedentes de las disciplinas econmicas, mercadolgicas, informacionales, computacionales u otras, sealadas cada vez con mayor fuerza en el desarrollo de las organizaciones modernas. La Biblioteca Mdica Nacional comprender en sus fondos una seleccin de los recursos ms importantes en cada especialidad o disciplina. Las instituciones especializadas en distintas reas del conocimiento biomdico abarcarn, con la profundidad que consideren oportuno, su objeto de estudio. La cobertura geogrfica no discriminar a ningn pas. Las decisiones de seleccin se tomarn exclusivamente sobre la base de la utilidad y la calidad del recurso.

italiano y portugus por la facilidad de traduccin que ofrece, por su semejanza con el espaol.

TIPOS DE DOCUMENTOS Se adquirirn documentos impresos y electrnicos en cualquier medio de presentacin, siempre que las instituciones posean los medios requeridos para su conservacin y manejo.

TIPOS DE COLECCIN El CNICM, los CPICM, los CRICM de Ciudad de La Habana y las entidades de subordinacin nacional no especializadas desarrollarn colecciones de investigacin para las ciencias clnicas y bsicas, de trabajo para las ciencias afines y generales para otras disciplinas cuyos recursos sean necesarios a la institucin. Los institutos y centros especializados crearn y conservarn colecciones de investigacin en el perfil temtico en el que realizan su actividad. Coleccin general: Incluye materiales muy conocidos, libros y obras de referencia, no considera las publicaciones seriadas. Coleccin de trabajo: Comprende materiales actuales, libros, publicaciones seriadas; no se adquiere retrospectivamente, se realiza descarte anual. Coleccin de investigacin: Abarca materiales actuales y retrospectivos, una diversidad de tipos de documentos, que incluye a los pre y reprints. El descarte se ejecuta mediante el traslado de los materiales a locales de bajo uso. (Preparar notas al pie cuando quede definitivamente ocupado con definiciones de tipos de colecciones.)

RETROSPECTIVIDAD Se cubrirn de forma exhaustiva y sin limitaciones de tiempo las publicaciones seriadas cubiertas por la base de datos MEDLINE. Se realizar anlisis casustico para otros recursos que se considere necesario conservar en su totalidad, al igual que para las publicaciones situadas fuera del alcance de MEDLINE, la base bibliogrfica internacional ms importante para el trabajo de la red. No se ingresarn a los fondos monografas ni publicaciones seriadas ajenas a MEDLINE con ms de cinco aos de editadas.

IDIOMAS Se ingresarn documentos en idioma espaol, ingls, francs, ruso y alemn preferentemente, al contar la red con servicios de traduccin para dichos idiomas. Opcionalmente, se incluirn documentos en 132

METODOLOGA PARA LA SELECCIN DE LOS RECURSOS Un punto clave en el proceso de desarrollo de las colecciones de una entidad de informacin es la determinacin de los mtodos que se emplearn para seleccionar los recursos de informacin que integrarn los fondos. Una seleccin es el resultado de una evaluacin. Una evaluacin busca un equilibrio entre tres valores fundamentales: la utilidad, la calidad y el costo. En la evaluacin de un recurso de informacin que pretende incluirse en los fondos de una entidad de informacin, se requiere del concurso de dos expertos: uno en la materia de la que trata el documento y otro en informacin. Por las caractersticas de la formacin nacional de los especialistas en informacin generalmente, stos son dos personas diferentes. Sin la cooperacin de ambas en la toma de las decisiones de seleccin es imposible adecuar colecciones y necesidades, un principio bsico del quehacer informacional. Uno de los mayores avances tericos en materia de evaluacin en las ltimas dcadas es la multidimensionalidad. La evaluacin unilateral es incapaz de reflejar la realidad del comportamiento de una entidad. En ausencia de un mtodo universal de evaluacin de los recursos de informacin se impone combinar los existentes. Los estudios realizados por el departamento en los ltimos aos, permiten concluir que una de las mejores combinaciones es la que se establece cuando se relaciona el criterio justificado de los expertos en las materias con las medidas cuantificables de los especialistas en informacin. Las medidas cuantificables seleccionadas son: productividad especfica para la materia o tema que se evala, ndices de citacin y niveles de solapamiento. La seleccin de recursos primarios de informacin como es el caso de las publica-

ciones seriadas se realizar, salvo excepciones suficientemente justificadas, entre aquellos recursos representados en los recursos secundarios de informacin especialmente las bases de datos de trabajo de la institucin con la finalidad de conservar la necesaria correspondencia entre recursos secundarios y primarios de informacin, uno de los fundamentos de la eficiencia de la actividad de informacin.

VAS DE ADQUISICIN Se emplearn las vas de adquisicin disponibles, a saber: compra, canje, donacin y depsito legal. Una vez elaborados los planes de adquisicin se determinar la va ms conveniente para obtener los recursos de informacin. Se preferir el empleo del canje y la donacin a la compra, la cual se utilizar solo para obtener los recursos de informacin ms importantes e imposibles de adquirir por las vas anteriores. Se realizarn solicitudes de donacin y propuestas de canje a aquellas instituciones de carcter acadmico que generen fuentes de informacin de inters para la institucin.

PLANES DE ADQUISICIN El Departamento Recursos de Informacin elaborar el plan de adquisicin para satisfacer, en la medida en que los recursos financieros y materiales lo permitan, las necesidades de recursos de informacin identificadas en la BMN y el MINSAP. Las instituciones debern preparar y gestionar sus propios planes de adquisicin. Se enviarn al CNICM solo las relaciones de recursos de informacin cuya adquisicin ha resultado imposible por medios propios. Los planes anuales de adquisicin aprobados se presentarn a la direccin del CNICM en el 133

mes de octubre. Las selecciones se realizarn solo de acuerdo con las necesidades de la entidad, no se considerarn las posibilidades financieras presentes o futuras, la va de adquisicin u otros impedimentos, razn por la cual debern presentarse segn orden de prioridad por temticas y fuentes de informacin.

POLTICA DE DESCARTE Se realizar descarte de colecciones sin uso o con bajos ndices de utilizacin registrados cada dos aos mediante la transferencia de los fondos a locales con fondos de bajo uso o el envo de los acervos a otras instituciones miembros de la red o no. Solo en ltima instancia se emplearn los documentos como materia prima para la produccin de papel.

de un organismo o sistema, es un instrumento que ha de aplicarse con cierto grado de flexibilidad, sin descuidar su carcter de gua, para obtener resultados positivos. Su aplicacin requiere primero de su comprensin, luego del anlisis de los efectos que producirn cada una de las decisiones que se tomen. Cuando sea necesario se modificar la poltica, porque una poltica para reflejar la realidad deber ser dinmica tal y como lo es ella. Aun cuando la poltica de desarrollo de colecciones de la red se revisara cada tres aos, cualquier miembro del sistema podr realizar consultas y solicitar las modificaciones que estime al Departamento Recursos de Informacin del CNICM.

APLICACIN DE LA POLTICA Una vez conocida y aprobada, ser de obligatorio cumplimiento por las instituciones y tipos de instituciones relacionadas a continuacin:

REPRODUCCIN DE RECURSOS La reproduccin de documentos adquiridos se realizar de acuerdo con los intereses de salud nacionales, provinciales e institucionales, sin fines de lucro y de acuerdo con las leyes vigentes para el desarrollo de esta actividad.

Biblioteca Mdica Nacional Centros provinciales de informacin de ciencias mdicas. Centros regionales de informacin de ciencias mdicas de Ciudad de La Habana. Institutos y entidades de subordinacin nacional. La presente propuesta constituye un documento provisional que se divulga con fines informativos y administrativos.
Recibido: 5 de enero del 2001. Aprobado: 11 de enero del 2001. Lic. Rubn Caedo Andalia . Centro Nacional de Informacin de Ciencias Mdicas. Calle E. No. 452 entre 19 y 21, El Vedado, Ciudad de La Habana, Cuba. CP 10400. AP 6520. Correo electrnico: acimed@infomed. sld.cu

RECOMENDACIONES Cada institucin y tipos de institucin mencionadas debern confeccionar su propia poltica de desarrollo de colecciones las cuales regirn las instituciones subordinadas a ella. Las polticas particulares nunca debern entrar en contradiccin con la poltica nacional. Se podrn extender o contraer los lmites impuestos por la poltica nacional. Debern ser aprobadas por el Departamento Recursos de Informacin del CNICM. Aunque una poltica, es un documento directivo, gua para la accin colectiva 134