Pemantauan dan Evaluasi Kinerja TIPS Memilih Indikator Kinerja

Roni Dwi Susanto *)

Pentingkah Indikator Kinerja?

Indikator kinerja adalah merupakan kunci dalam pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja. Dalam menyusun indikator kinerja perlu ditentukan data apa saja yang mesti dikumpulkan, hal ini untuk mengetahui apakah kemajuan pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan bila dibandingkan terhadap hasil perencanaan yang hendak dicapai dapat terpenuhi. Jadi indikatorindikator kinerja merupakan alat yang sangat dibutuhkan untuk melihat apakah suatu strategi, program, atau kegiatan berhasil/gagal dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Untuk mengelola hasil/dampak Unit Operasional pengelola program memerlukan data-data yang akurat dan tepat mengenai hasil/dampak programnya.

APAKAH INDIKATOR KINERJA ITU? Secara sederhana, indikator kinerja adalah uraian ringkas yang menggambarkan tentang suatu kinerja yang akan diukur dalam pelaksanaan suatu program terhadap tujuannya. Mengingat pernyataan suatu hasil menyatakan apa yang ingin dicapai, indikator menyampaikan secara spesifik apa yang diukur untuk menentukan apakah tujuannya telah tercapai. Indikator biasanya merupakan ukuran kuantitatif, tetapi bisa juga berupa pengamatan kualitatif. Indikator tersebut menentukan bagaimana kinerja akan diukur menurut suatu skala atau dimensi, tanpa menjelaskan secara spesifik suatu tingkat pencapaian tertentu.

Setiap indikator kinerja perlu didefinisikan secara jelas untuk setiap pernyataannya. Hal ini sangat penting bagi setiap stakeholder untuk faham terhadap indikator kinerja yang dibuat, sehingga akan membantu Indikator dalam pengambilan keputusan pada setiap evaluasi yang dilakukan. kinerja Sebagai contoh indikator kinerja Meningkatnya pendapatan petani menentukan setelah adanya irigasi teknis. Pernyataan ini harus didefinisikan secara jenis data yang jelas, misalnya apa ukuran peningkatan pendapatan petani tersebut? dikumpulkan apakah pendapatan petani meningkat Rp. 100.000/Ha/Musim Tanam untuk atau Rp. 500.000/per tahun. Disamping itu juga perlu dijelaskan satuan mengukur unit/dimensinya. Sebagai contoh adalah nilai investasi swasta sebagai kemajuan dan persentase dari GDP, tingkat keberhasilan penggunaan kontrasepsi, merupakan angka kematian anak-anak, dan persentasi jumlah pemilih yang layak di alat yang dalam pemilihan suara. Penetapan indikator kinerja secara jelas tidak bisa (specific) dimaksudkan agar pada saat evaluasi dapat memberi diabaikan kenyakinan terhadap orang yang melakukan evaluasi, karena mungkin saja pada saat evaluasi pada pengambilan data dilakukan oleh orang lain dan pada waktu yang berlainan.
*
)

Ir. Roni Dwi Susanto adalah Kasubdit Pemantauan dan Evaluasi Pendanaan Pembangunan Regional, Direktorat Pemantauan dan Evaluasi Pendanaan Pembangunan Bappenas-red

Halaman 1

Secara singkat, manfaat dan sasaran Indikator Kinerja adalah sebagai berikut: 1. Memperjelas tentang informasi program. 2. Menciptakan kesepakatan untuk menghindari kesalahan interpretasi dan perbedaan pendapat selama pelaksanaan program/kegiatan. 3. Membangun dasar bagi pemantauan dan evaluasi. 4. Untuk mengenalkan dan memotivasi pelaksana program dalam pencapaian hasil. 5. Untuk mengkomunikasikan dan melaporkan hasil yang telah dicapai kepada stakeholders termasuk kepada Dewan Perwakilan Rakyat dan masyarakat. Langkah-langkah Pemilihan Indikator Kinerja Pemilihan indikator kinerja yang tepat dan berguna merupakan proses yang sangat sederhana, tetapi memerlukan pemikiran yang hati-hati, perbaikan terus-menerus, kerja sama, dan pembentukan kesepakatan. Dibawah ini ada beberapa saran. Meskipun disajikan dalam langkah-langkah terpisah, dalam prakteknya beberapa langkah tersebut dapat dilakukan secara bersamaan.
Langkah pertama. Nyatakan Hasil secara jelas Indikator kinerja yang baik dimulai dengan penetapan hasil secara jelas (specific) yang disetujui dan dipahami oleh orang yang membacanya.

Pertimbangkan Hasil secara Hati-hati. Kaji ulang penyebutan dan maksud dari tujuan strategis, tujuan strategis pendukung, tujuan khusus, hasil antara, asumsi kritis, atau hasil yang diberikan oleh mitra.. Apa sebetulnya yang dimaksudkan?

Langkahlangkah Pemilihan Indikator Kinerja: 1. Nyatak an hasil secara jelas; 2. Buatlah daftar indikator; 3. Jajaki indikator

Hindari Pernyataan Hasil yang telalu Melebar . Kadang-kadang tujuan dan hasil disampaikan secara luas, sulit untuk mengidentifikasi indikator kinerja yang benar. Sebagai alternatif, jelaskan aspek-aspek tepercaya secara lebih spesifik untuk membuat perbedaan terbesar untuk pengembangan kinerja. Sebagai contoh, daripada menggunakan informasi hasil yang melebar, seperti peningkatan kapasitas dari suatu lembaga, jelaskan aspek-aspek yang dipengaruhi oleh kegiatan program. Sebagai contoh, peningkatan proses recruitment pegawai, atau peningkatan keahlian manajemen. Nyatakan secara Jelas mengenai Jenis Perubahan yang Dimaksud . Apa yang diharapkan untuk berubah- suatu situasi, kondisi, tingkat pengetahuan, sikap, atau perilaku? Sebagai contoh perubahan undang-undang suatu negara mengenai pemilihan umum sangat berbeda dengan perubahan kesadaran masyarakat tentang hak mereka untuk memilih, yang sekali lagi berbeda dengan perilaku memilih mereka. Setiap jenis perubahan diukur oleh jenis indikator yang berbeda. Juga, jelaskan apakah perubahan yang terlihat adalah perubahan yang absolut, relatif, atau tidak ada perubahan. Perubahan absolut berhubungan dengan penciptaan atau pengenalan sesuatu yang baru. Perubahan relatif berhubungan dengan peningkatan, penurunan, kenaikan, penguatan, atau pengurangan pada sesuatu yang sudah ada tetapi pada tingkatan lebih tinggi atau rendah dari yang nilai optimum. Nyatakan secara jelas mengenai perubahan yang seharusnya muncul . Apakah perubahan diharapkan terjadi diantara individu, keluarga, kelompok, masyarakat, atau wilayah? Jelasnya, sebuah perubahan pada tingkat menabung seluruh negara akan sangat berbeda dengan sektor tertentu dalam masyarakat bisnis. Hal ini dikenal dengan mengidentifikasi unit analisis untuk indikator kinerja.

Halaman 2

Identifikasi secara lebih akurat mengenai sasasaran tertentu untuk perubahan . Siapa atau apa sasaran tertentu untuk suatu perubahan? Sebagai contoh, jika individu, individu yang mana? Masyarakat awam atau eksportir? Semua eksportir atau hanya eksportir produk pertanian non-tradisional? Pelajari kegiatan dan strategi yang mengarah kepada perubahan . Beberapa kegiatan akan menghasilkan perubahan secara langsung, sementara kegiatan lainnya akan menghasilkan perubahan tidak langsung. Sebagai contoh, kegiatan untuk mengembangkan usaha kecil merujuk kepada peningkatan kesempatan kerja secara langsung. Kegiatan untuk mereformasi kebijakan ekonomi mungkin mempunyai efek yang sama tetapi tidak secara langsung. Sebelum indikator yang tepat dikembangkan, kejelasan yang diperlukan adalah mengenai hubungan yang diharapkan antara kegiatan dan hasil yang direncanakan dalam rangka untuk memahami secara pasti perubahan apa yang layak untuk diharapkan. Langkah kedua. Membuat sebuh daftar indikator yang memungkinkan Biasanya ada banyak indikator yang memungkinkan untuk setiap hasil yang diinginkan, tetapi ada beberapa indikator lebih tepat dan berguna dibandingkan dengan yang lainnya. Di dalam pemilihan indikator, jangan menetapkan terlalu cepat mengenai indikator yang pertama kali dinilai cocok atau jelas dalam pikiran. Sebuah pendekatan yang lebih baik adalah mulai dengan sebuah daftar alternatif yang kemudian dapat dijajaki terhadap sekelompok kriteria pemilihan. Untuk menciptakan daftar awal yang mungkin, ikuti prosedur berikut ini: Tukar pikiran secara internal dengan tim penetapan tujuan strategis. Konsultasi dengan para ahli mengenai substasi cakupan program. Pelajari unit operasi lainnya yang menggunakan indikator yang serupa. Kunci untuk menciptakan sebuah daftar awal indikator kinerja adalah menyeluruh/inklusif. Yang maksudnya adalah, lihat hasil yang diinginkan pada semua aspek dan dari semua sudut pandang. Berikan kesempatan yang memadai untuk aliran ide dan kreatifitas secara bebas. Langkah ketiga. Jajaki Indikator yang Layak. Selanjutnya, jajaki setiap indikator yang layak pada daftar awal. Pelajari artinya dengan menggunakan tujuh kriteria dasar untuk menilai ketepatan dan kegunaan sebuah indikator. Ketujuh kriteria tersebut diuraikan dalam box di halaman empat. Pada saat menjajaki dan membandingkan indikator yang layak, sangat membantu bila menggunakan matriks dengan ketujuh kriteria ditampilkan di deret paling atas dan calon indikator disusun dalam lajur ke bawah di bagian kiri. Dengan menggunakan skala penilaian sederhana, misalnya 1-5, angka setiap calon indikator terhadap setiap kriteria. Penilaian ini akan membantu memberikan gambaran keseluruhan mengenai kesesuaian indikator, dan membantu di dalam proses pemilihan. Bagaiamanapun, terapkan pendekatan ini secara fleksibel dan dengan pertimbangan, sebab ketujuh kriteria tersebut mungkin tidak sama pentingnya. Langkah keempat. Memilih indikator kinerja yang terbaik Tahap selanjutnya adalah untuk menyempitkan daftar menjadi indikator utama yang akan digunakan di dalam sistem pemantauan kinerja. Indikator-indikator tersebut seharusnya merupakan kelompok optimum yang memenuhi kebutuhan untuk manajemen informasi-tepat guna dalam biaya yang sepadan. Jadilah pemilih. Ingat, biaya berhubungan dengan pengumpulan data dan analisa. Batasi jumlah indikator yang digunakan untuk melacak setiap tujuan atau hasil menjadi sedikit (dua atau tiga). Pilih indikator yang hanya mewakili dimensi paling mendasar dan penting dari tujuan yang telah ditetapkan.

Halaman 3

TUJUH KRITERIA UNTUK MENJAJAKI INDIKATOR KINERJA

1. LANGSUNG. Sebuah indikator kinerja harus mengukur sedekat mungkin hasil yang diinginkan. Indikator tersebut tidak boleh dimasukkan pada tingkat yang lebih tinggi atau lebih rendah dari hasil yang sedang diukur. Sebagai contoh, tingkat keberhasilan penggunaan kontrasepsi adalah ukuran langsung dari sebuah hasil peningkatan penggunaan metode keluarga berencana. Tetapi jumlah pemberi layanan yang dilatih tidak akan menjadi ukuran langsung dari hasil peningkatan penyebaran layanan. Hanya karena orang yang dilatih tidak berarti akan memberikan pelayanan yang lebih baik. Jika menggunakan ukuran langsung tidak memungkinkan, satu atau lebih indikator alternatif akan lebih tepat. Sebagai contoh, kadang-kadang data yang terpercaya pada pengukuran langsung tidak tersedia pada frekuensi yang berguna untuk para manajer, dan indikator alternatif dibutuhkan untuk menyediakan pendekatan yang tepat mengenai kemajuan. Penjajakan alternatif adalah penjajakan tidak langsung yang berhubungan dengan hasil, dengan satu atau lebih asumsi. Sebagai contoh, di daerah perdesaan di afrika, sangat sulit untuk menghitung tingkat pendapatan secara langsung. Ukuran seperti persentase rumah tangga pedesaan dengan atap timah (atau radio atau sepeda) mungkin berguna, walaupun sedikit kasar, alternatif. Asumsinya adalah jika penduduk desa mempunyai pendapatan yang lebih tinggi, mereka cenderung untuk membeli barang tertentu. Jika bukti yang meyakinkan muncul bahwa asumsi tersebut baik (sebagai contoh, didasarkan pada penelitian atau pengalaman di tempat lain) maka indikator alternatif bisa menjadi indikator yang memadai, meskipun merupakan terbaik kedua pada sebuah pengukuran langsung. 2. OBYEKTIF. Sebuah indikator yang obyektif tidak mempunyai keraguan mengenai apa yang sedang diukur. Maksudnya, ada kesepakatan umum mengenai interpretasi hasil. Keduanya unidimensi dan akurat secara operasional. Menjadi unideimensi artinya adalah indikator tersebut hanya mengukur sebuah kejadian pada suatu waktu. Hindari usaha untuk menggabungkan terlalu banyak dalam satu indikator, seperti pengukuran akses dan penggunaan keduanya. Keakuratan operasional artinya tidak ada keraguan mengenai jenis data yang akan dikumpulkan untuk sebuah indikator. Sebagai contoh, ketika jumlah lembaga eksport yang sukses digunakan sebagai indikator kinerja akan membingungkan, akan lebig baik digunakan indicator kinerja seperti jumlah lembaga ekspor yang mengalami peningkatan pendapatan tahunan tidak kurang dari 5 persen, indicator ini akurat secara operasional. 3. MEMADAI. Diambil sebagai sebuah kelompok, indikator kinerja dan indikator pendampingnya harus mengukur secara memadai pertanyaan hasil. Pertanyaan yang biasanya diajukan adalah berapa jumlah indikator yang harus digunakan untuk mengukur hasil yang diberikan? jawabannya tergantung kepada informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan meyakinkan yang logis. Untuk beberapa hasil yang sederhana dan telah diusahakan dan diukur seksama, satu indikator kinerja mungkin memadai. Sebagai contoh jika hasil yang diinginkan adalah peningkatan ekspor tradisional, indikator nilai dolar terhadap ekspor tradisional per tahun adalah memadai. Jika tidak ada satupun indikator yang memadai, atau pada saat manfaat diperoleh dengan triangulasi, maka dua atau lebih indikator mungkin diperlukan. Bagaimanapun, hindari menggunakan terlalu banyak indikator. Cobalah untuk membuat keseimbangan antara sumberdaya yang tersedia untuk mengukur indikator kinerja dengan jumlah informasi yang dibutuhkan manajer untuk membuat keputusan yang layak. 4. KUANTITATIF, jika memungkinkan indikator kuantitatif adalah numerik (jumlah persentase nilai dollar, tonase sebagai contohnya). Indikator kualitatif adalah pengamatan deskriptif (pandangan seorang ahli mengenai kekuatan suatu lembaga, atau gambaran mengenai suatu perilaku). Ketika indikator kuantitatif tidak obyektif seperti yang dibutuhkan, ketepatan numeriknya mengarahkannya kepada lebih banyak kesepekatan mengenai interpretasi data hasil, dan biasanya lebih dipilih untuk digunakan. Bagaimanapun, pada saat indikator kuantitatif yang efektif sedang digunakan, indikator kualitatif dapat melengkapi jumlah dan persentase dengan kekayaan informasi yang membawa hasil program menjadi hidup 5. DIPISAHKAN, kalau bisa.pisahkan program tingkat manusia berdasarkan gender, usia, lokasi atau dimensi lain yang seringkali penting dari sudut pandang manajemen atau pelaporan. Pengalaman menunjukkan bahwa pengembangan kegiatan seringkali memerlukan pendekatan yang berbeda untuk kelompok yang berbeda dan mempengaruhi kelompok tersebut dengan cara yang berbeda. Pemisahan data membantu melacak apakah ada atau tidak kelompok tertentu yang berpartisipasi dan memperoleh manfaat dari kegiatan yang ditujukan untuk melibatkanmereka. Adapaun, hal ini memberikan gambaran manajemen yang baik mengenai indikator kinerja dapat menjadi sensitif terhadap perbedaanperbedaan. 6. PRAKTIS. Sebuah indikator disebut praktis jika data dapat diperoleh dengan cara yang tepat dan biaya yang layak. Para manajer menginginkan data yang dapat dikumpulkan cukup memadai untuk menginformasikan mereka mengenai kemajuan dan mempengaruhi keputusan. Unit operasional USAID harus mengharapkan memperoleh kelayakan, tetapi tidak berlebihan, biaya untuk memperoleh informasi kinerja yang berguna. Suatu ketetapan, diberikan dalam pembaharuan pedoman, adalah untuk merencanakan mengenai mengalokasikan 3 sampai 10 persen dari seluruh sumberdaya program untuk pemantauan dan evaluasi kinerja. 7. TEPERCAYA. Pertimbagan terakhir di dalam pemilihan indikator kinerja adalah apakah data dalam kualitas tepercaya yang memadai untuk suatu pengambilan keputusan tepat dapat diperoleh. Tetapi standar kualitas data seperti apakah yang diperlukan untuk berguna? Data yang diperlukan oleh seorang manajer program untuk membuat keputusan tepat tentang suatu program tidak begitu sama dengan standar data tertentu yang dicari oleh seorang peneliti sosial. Sebagai contoh, survei kecil dengan biaya rendah mungkin cukup baik dalam memenuhi kebutuhan manajemen. Halaman 4

SYARAT-SYARAT INDIKATOR KINERJA YANG BAIK adalah SMART

Specific : Jelas sehingga tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi Measureable (What gets measured gets managed): indikator
kinerja yang ditetapkan harus mempresentasikan tentang sesuatu dan jelas ukurannya. Kejelasan pengukuran akan menunjukkan dimana dan bagaimana cara mendapatkan datanya

Attributable: Indikator kinerja yang ditetapkan harus bermanfaat untuk

kepentingan pengambilan keputusan. Hal ini menunjukkan bahwa indikator kinerja yang ditetapkan harus merupakan perwujudan dari data/informasi yang memang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Relevant: Indikator kinerja harus sesuai dengan ruang lingkup program dan dapat menggambarkan hubungan sebab-akibat antar indikator . Timely: Indikator kinerja yang ditetapkan harus dikumpulkan datanya dan

Halaman 5

Bahan Bacaan
Surat keputusan Kapala Bappenas Nomor Kep.178/Ket/07/2000 tentang Evaluasi Kinerja

Proyek Pembangunan. Jakarta 2000. The Handbook on Monitoring and Evaluation Results. Evaluation Office. UNDp. New York. 2002 Performance Monitoring Indicators: A Handbook for Task Manager. Operations Policy Department, World Bank. Washington, D.C. 1996. Results-Oriented Monitoring and Evaluation: A Handbook for Programme Managers. Office of Evaluation and Startegic Planning. UNDP. New York. 1997.

Halaman 6