EL CICLO CONTABLE

I.

VENTAS, EFECTIVO, CUENTAS POR COBRAR

1. Reconocimiento de las ventas Los administradores o dueos de un comercio o de una empresa que se dedica a la venta de productos, prefieren reconocer los ingresos por ventas tan pronto como sea posible, ya que quieren estar seguros de que los beneficios econmicos de las ventas estn garantizados antes de reconocer los ingresos. Debido a estas perspectivas diferentes, los contadores deben evaluar con cuidado el momento en que se debe reconocer un ingreso. Bajo la contabilidad a base de efectivo, los contadores reconocen un ingreso cuando cobran efectivo por la venta de bienes o servicios. Sin embargo, bajo la contabilidad a base de acumulaciones, se requiere pasar una prueba doble para el reconocimiento de los ingresos: (1) los bienes o servicios deben haberse entregado a los clientes (es decir, el ingreso se ha ganado); y (2) se debe haber recibido efectivo o un activo cuya conversin a efectivo est virtualmente asegurada (es decir, el ingreso se ha realizado). La mayor parte de los ingresos se reconocen al momento de la venta. Suponga que usted compra un libro. Por lo general se cumplen ambas pruebas para el reconocimiento al momento de la compra. Usted recibe la mercanca, y la tienda recibe el efectivo, un cheque o un vaucher de tarjeta de crdito se convierten con facilidad a efectivo, la tienda puede reconocer un ingreso al momento de la venta, independientemente de cul de estos tres mtodos de pago use. En algunas oportunidades no se cumplen las dos pruebas para el reconocimiento de un ingreso al mismo tiempo. En tales casos, el ingreso por lo comn se le reconoce slo cuando ya se hayan cumplido ambas pruebas. Considere las suscripciones a revistas. La prueba de la realizacin se cumple cuando el editor recibe el efectivo. Sin embargo, los ingresos no se ganan hasta que se entregan las revistas. Por tanto, el reconocimiento del ingreso se pospone hasta el momento de la entrega. Algunas veces los contadores deben usar su propio juicio al decidir cundo se han cumplido los criterios para el reconocimiento. Por ejemplo la contabilizacin de contratos a largo plazo podra requerir de tales juicios. Suponga que "Seccin I" firma un contrato por Bs. 40 millardos con PDVSA para la Ingeniera, procura y construccin de

una planta de Propano Propileno. El contrato se firma, y el trabajo comienza el 02 de enero de 1998. La fecha de terminacin es el 31 de diciembre de 2008. Los pagos se harn contra la entrega de la planta. Seccin I espera completar un cuarto del proyecto cada ao. Los ingresos se van reconocen conforme se va realizando el trabajo. Debido a que es virtualmente seguro que se reciban estos cobros, puede decirse que la realizacin ha ocurrido porque el trabajo ya se ha hecho y porque PDVSA tiene una obligacin. En el caso de otros clientes, donde el pago de contratos es incierto, puede que no se cumpla la prueba de la realizacin hasta que se haya entregado el producto y se haya enviado la factura. En tal caso, puede que todos los ingresos se reconozcan hasta que el proyecto se haya terminado. Otro ejemplo puede ser un urbanizador de terrenos que tiene un tramo de terreno desrtico de quinientas hectreas que est subdividiendo para venderlo en lotes vacacionales de una hectrea. La oficina de ventas tiene una maqueta a escala que muestra los lotes que estn "disponibles" o "vendidos". Tambin muestra el parque municipal (futuro), las calles pavimentadas y banquetas (futuras), el edificio comunitario (futuro), la alberca (futura) y as sucesivamente. El cliente que queda satisfecho con la maqueta, el precio de Bs. 5 millones por cada lote y los pagos de Bs. 200.000 al mes (durante mucho tiempo) firma un contrato, pagando una inicial mnima de Bs. 400.000. El propietario puede pensar que al ingresar la inicial se registra como vendido en la maqueta a escala. Esto se hace tambin para impresionar a otros compradores. Pero no es tan sencillo as, ya que pueden existir clientes con problemas econmicos que olviden su inicial y dejar de cumplir con su contrato de pago. El urbanizador puede no terminar las comodidades prometidas y los dueos de lotes existentes pueden demandarlo para que les reembolse el dinero o termine el proyecto. Dadas estas condiciones y otras que pueden evitar el cumplimiento del contrato ya sea por parte del cliente o del vendedor, el reconocimiento de una venta con base en un pequeo depsito no es una prctica inteligente. Los acreedores, los inversionistas potenciales en una compaa urbanizadora y los compradores de lotes pueden ser engaados por lo estados financieros que reportan los contratos de venta con iniciales mnimos como si fueran ventas completas. 2. Medicin de los ingresos por ventas Ventas en efectivo y a crdito

Despus de decidir cundo se debe reconocer un ingreso, el contador debe decidir cunto ingreso debe registrar. En otras palabras, los contadores estiman el valor neto realizable de la entrada de un activo de un cliente. Es decir, el ingreso se mide en trminos del valor presente en su equivalente en efectivo del activo que se recibe. En el caso de las ventas en efectivo, los ingresos que se registran son iguales a la cantidad que se recibe en efectivo: Efectivo .................................................................. XXXXX Ingresos por venta .................................... XXXXX Del asiento anterior podemos observar que una venta en efectivo aumenta los ingresos por ventas una cuenta del estado de resultados, y aumenta tambin la cuenta de efectivo, una cuenta del balance general. Una venta a crdito en cuenta corriente se registra de una manera muy similar a como se registra una venta en efectivo, excepto que la cuenta del balance general, cuentas por cobrar, es la que aumenta en lugar de la cuenta de efectivo. Cuentas por cobrar ..................................................... XXXXX Ingresos por venta .................................... XXXXX Sin embargo, el valor realizable de una venta a crdito casi siempre es menor que el de una venta en efectivo, ya que existe la posibilidad de que nunca se cobren algunas cuentas por cobrar. Devoluciones de mercanca y rebajas Supongamos que se reconoce un ingreso al momento de la venta, pero que luego el cliente decide devolver la mercanca. El o ella podran haber quedado insatisfechos con el producto por muchas razones. El proveedor se refiere a esto como una devolucin de venta; el cliente lo llama una devolucin de compra. Tales devoluciones de mercanca son menores para los fabricantes y mayoristas, pero mucho mayores para las tiendas o minoristas. Supongamos que en lugar de devolver la mercanca, el cliente exige una reduccin en el precio de venta (el precio original acordado con antelacin). Por ejemplo un cliente puede quejarse porque encontr en el aparato que compr un rayn en la superficie. Este articulo tena un precio de Bs. 40.000 el da que lo compro. Un da despus en la misma tienda costaba Bs. 35.000. El vendedor suele resolver tales quejas otorgando una rebaja en la venta, que es en esencia una reduccin del precio de venta. El comprador le llama rebaja en la compra a esta reduccin del precio.

La cantidad de devoluciones y rebajas deber restarse de los ingresos por ventas brutas que son iguales al precio de venta para as obtener las ventas netas. Pero en lugar de reducir directamente la cuenta de ingresos una contracuenta, llamada devoluciones y rebajas en una sola cuenta. Los administradores utilizan una contracuenta para que puedan vigilar los cambios en el nivel de devoluciones y rebajas. Por ejemplo, un cambio en el porcentaje de devoluciones de mercanca de moda puede ser una seal anloga, un comprador de mercanca de moda podra llevar un registro de las devoluciones de comprar para poder evaluar la calidad de los productos y servicios de varios proveedores. A continuacin explicaremos un ejemplo de cmo contabilizar las ventas y las devoluciones y rebajas en ventas. Supongamos que una Tienda por departamentos como Beco tiene Bs. 900 millones de ventas brutas a crdito y Bs. 80 millones en devoluciones y rebajas en ventas. El anlisis de las transacciones se mostrara de la siguiente manera: A Ventas a crdito a cuenta corriente + 900 Aumento en cuentas por cobrar Devoluciones y rebajas

=P+ =

CA +900 Aumento en ventas

80

80

Disminucin en cuentas por cobrar

Aumento en devoluciones y rebajas en ventas

Los registros en el diario sera: Cuentas por cobrar ............................................. Bs. 900 Ventas ..................................................... Bs. 900 Devoluciones y rebajas en ventas ...................... Bs. 80 Cuentas por cobrar ................................... Bs. 80 El estado de resultados comenzara de la siguiente manera: Ventas brutas Deducir: Devoluciones y rebajas en ventas Ventas netas Bs. 900 Bs. 80 Bs. 820

 Ventas, despus de deducir Bs. 80 por devoluciones y rebajas Descuentos en los precios de venta Existen dos tipos principales de descuentos sobre ventas: los descuentos comerciales y los descuentos en efectivo. Los descuentos comerciales aplican una o ms reducciones al precio bruto de venta para un tipo particular de cliente de acuerdo con la poltica administrativa de la compaa. Estos descuentos son concesiones en el precio y maneras de cotizar los precios reales que se les cobran a diferentes clientes. Un ejemplo es un descuento por grandes volmenes de compra. Puede que el vendedor no ofrezca ningn descuento por los primeros Bs. 100.000 de mercanca al ao, pero si un descuento del 2% para los siguientes Bs. 100.000 y del 3% para todas las ventas al cliente que sean por ms de Bs. 200.000. Las compaas fijan los plazos de los descuentos comerciales por varias razones. Si son comunes en la industria, puede que el vendedor ofrezca descuentos comerciales para ser competitivo. Los descuentos tambin pueden utilizarse para fomentar cierto tipo de comportamiento en el cliente. Por ejemplo, los fabricantes con productos estacionales (artculos para jardinera, palas para la nieve, ventiladores, regalos navideos, etc.) pueden ofrecer descuentos en el precio para pedidos y entregas tempranos para distribuir la produccin a lo largo del ao y as minimizar el costo de almacenamiento e inventarios. La cantidad de ingresos reconocida por una venta hecha con un descuento comercial se registra como ventas brutas el precio recibido despus de restarle el descuento. Al contrario de los descuentos comerciales, los descuentos en efectivo son premios por pago oportuno. Los plazos del descuento pueden cotizarse de varias maneras en la factura: Bs. 820

Plazos de crdito N/30

Significado El precio total facturado (precio neto) se hace pagadero treinta das despus de la fecha de la factura. Se puede hacer un descuento en efectivo del 1% si el pago se hace dentro de un plazo de

1/5, n/30

cinco das a partir de la fecha de la factura; de otra manera el precio total facturado se hace pagadero treinta das despus de la fecha de la factura. 15 F.D.M. El precio total se hace pagadero quince das del fin del mes en que se realiz la venta. Por tanto, si la fecha de la factura es el 20 de diciembre, el pago vence el 15 de enero.

Observemos este ejemplo: Un fabricante de juguetes le vende a un minorista, tal como Makro, por la cantidad de Bs 30 millones. Si los plazos indicados en la factura son 2/10, n/60, Makro puede remitir Bs. 30 millones menos un descuento en efectivo de 0.02 x Bs. 30 millones, o Bs. 30 millones 600 mil = 29.400 millones, si hace el pago dentro de un plazo de diez das a partir de la fecha de la factura. De otra manera, el total de Bs. 30 millones se hace pagadera en sesenta das. El descuento en efectivo se ofrece para alentar el pago oportuno, que reduce la necesidad de efectivo del fabricante. El cobro temprano tambin reduce el riesgo de tener deudas incobrables. Por otra parte, el otorgamiento de plazos de crdito favorables con atractivos descuentos en efectivo es una manera de competir con toros vendedores. Es decir, si un vendedor otorga tales plazos, sus competidores tienden a hacer lo mismo. Los compradores deberan aprovechar este tipo de descuentos, pero la decisin depende de los costos relativos por intereses. Suponiendo que Makro decide no pagar la factura por Bs. 30 millones a sesenta das. Puede usar la cantidad de Bs. 29.400 millones durante cincuenta das adicionales (60-10) por un pago de intereses de Bs. 600 mil. Con base en un ao de 365 das, esta es una tasa real de intereses de aproximadamente: 600 / 29.400 = 2.04% por 50 das, 14.9% por 365 das (14.9% es igual a 2.04% multiplicado por 365 / 50, 7.3 perodos de 50 das cada uno) La mayora de las compaas bien administradas, tales como Makro, Beco, por lo general pueden obtener fondos a una tasa anual de intereses menor del 45%, por lo que sus sistemas contables estn diseados para aprovechar automticamente todos los descuentos en efectivo. Sin embargo, algunos minoristas no utilizan estos descuentos, porque tienen dificultades para conseguir prstamos u otros tipos de financiamiento a tasas de inters menores que las tasas anuales

implicadas por los plazos de los descuentos en efectivo que ofrecen sus implicadas por los plazos de los descuentos en efectivo varia en el tiempo y de una industria a otra. Contabilizando los ingresos netos por ventas Los descuentos en efectivo y las devoluciones y rebajas en ventas se registran como deducciones de las ventas brutas. Como consecuencia, un estado de resultados detallado con frecuencia incluir: Ventas brutas Deducir: Devoluciones y rebajas en ventas Descuentos en efectivo sobre ventas Ventas Netas XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

Los informes para los accionistas a menudo omiten los detalles y solo muestran los ingresos netos. Por ejemplo, cuando una empresa muestra "Ingresos ... Bs. XXXX" en su estado de resultados, la cifra se refiere a sus ingresos netos. Tambin debe observarse que en muchos pases fuera de los Estados Unidos, la palabra rotacin se utiliza como sinnimos de ventas e ingresos. Una caracterstica importante del estado de resultado es el hecho de que las devoluciones, las rebajas y los descuentos por lo comn son deductivas de las ventas brutas. La administracin puede disear un sistema contable que utilice una sola cuenta, ventas, o varias cuentas, devoluciones, las rebajas y los descuentos en efectivo son deducciones directas de la cuenta de ventas. Si se utiliza una cuenta diferente para los descuentos en efectivo sobre ventas, se hace el siguiente anlisis, usando nmeros de nuestro ejemplo:

A 1.- Vender a plazos de 2/10, n/60 + 30 Aumento en las cuentas por cobrar 2.- Ya sea, cobrar -29.4

=P+ =

CA + 30 Aumento en ventas

600

29.4 (Bs. 30 menos el 2%)

Aumento en el efectivo

Aumento en los descuentos en efectivo sobre ventas

-30 Reduccin en las cuentas por cobrar bien, cobrar 30 + 30 aumento en el efectivo + 30 Reduccin en las cuentas por cobrar A continuacin se muestra los registros en el diario: 1. Cuentas por cobrar ........................................... 30 Venta .......................................................... 30 2. Efectivo ............................................................. 29.4 Descuento en efectivo sobre ventas ................. 0.6 Cuentas por cobrar..................................... 30 Efectivo .............................................................. 30 Cuentas por cobrar .................................... 30 Registrando los cargos hechos la tarjeta de crdito Los descuentos en efectivo tambin ocurren cuando los minoristas aceptan tarjetas de crdito bancarias tales como Visa, Master Card u otras tarjetas similares. Los minoristas las aceptan por tres razones:

(ningn efecto)

(ningn efecto)

Para atraer a los clientes a crdito que de otra manera compraran en toro lugar.

Para recibir el efectivo de inmediato en lugar de esperar que los clientes paguen a su debido tiempo, y Para evitar el costo de llevar un registro de las cuentas de muchos clientes.

Los minoristas pueden depositar todos los das los vauchers de Visa en sus cuentas bancarias (como si fueran efectivo). Pero este servicio cuesta dinero; y este costo debe incluirse en los clculos para determinar los ingresos netos por ventas. Los cargos por el servicio de tarjetas de crdito bancarias por lo general est entre el 7% y el 12% de las ventas brutas, aunque los minoristas que venden grandes volmenes llevan un costo menor como porcentaje de ventas. Con una tasa del 8%, las ventas a crdito por Bs. 10.000, resultaran en la cantidad en efectivo de Bs. 10.000,00 0.08, Bs. 10.000 800, 9.200. La cantidad de Bs. 800 se puede tabular por separado para propsitos de control administrativo:

A Ventas utilizando las tarjetas de crdito + 9.200 aumento en el efectivo

=P+ =

CA + 10.000 Aumento en ventas

800

Aumento en los descuentos en efectivo por tarjetas de crdito Efectivo........................................................ ........ 9.200 Descuentos en efectivo por tarjetas de crdito... 300 Ventas ........................................................... 10.000 1. Efectivo En trminos generales los ingresos van acompaados de un aumento ya sea en el efectivo, o bien, en las cuentas por cobrar. Esta seccin habla del efectivo, y la siguiente habla de las cuentas por cobrar. El efectivo tiene el mismo significado para las organizaciones que para las personas. El efectivo engloba todos los conceptos que son

aceptados en depsito en un banco, sobre todo papel moneda y moneda, giros y cheques. Los bancos no aceptan estampillas postales (que en realidad son gastos pagados por adelantado), documentos por cobrar y cheques post-fechados como si fueran efectivo. De hecho, a pesar que los depsitos con frecuencia se acreditan a las cuentas de los clientes del banco en la fecha en que se recibe, tal vez el banco no proporciones efectivo por un cheque hasta que lo "autorice" a travs del sistema bancario. Si el cheque no se autoriza porque su suscriptor tiene fondos insuficientes, su importe se deduce de la cuenta del cuentahabiente. Muchas compaas combinan el efectivo y los equivalentes de efectivo en sus balances generales. Los equivalentes de efectivo son inversiones a corto plazo altamente lquidas que se pueden convertir a efectivo con facilidad y en poco tiempo. Por ejemplo, el balance general de 1991 de Nike, Inc., comienza con "Efectivo y equivalentes ... $ 119.804.000", Nike describe sus equivalentes de efectivo como "inversiones a corto plazo, altamente liquidas, con fechas de vencimiento esencialmente de tres meses o menos". Algunos ejemplos de equivalentes de efectivo incluyen fondos del mercado de dinero y certificados de la tesorera. Saldos Compensatorios Algunas veces todo el saldo en efectivo de una cuenta bancaria no est disponible para su uso no restringido. Los bancos requieren casi siempre que las compaas conserven saldos compensatorios, que son los mnimos requeridos que se deben mantener en depsito para compensar los prstamos otorgados por el banco. El importe del saldo mnimo con frecuencia depende de la cantidad pedida en prstamo o de la cantidad de crdito disponible, o de ambas. Los saldos compensatorios aumentan la tasa efectiva de intereses pagada por el prestatario. Al pedir Bs. 100,000 en prstamo a una tasa del 30% al ao, los intereses anuales sern por la cantidad de Bs. 30.000 con un saldo compensatorio del 10%, el prestatario solo puede Bs. 70,000 del prstamo, elevando la tasa efectiva de intereses sobre fondos utilizables al 31.1% (Bs. 100,000 + Bs. 70,000). Para evitar cualquier tipo de informacin engaosa con respecto al efectivo, los informes anuales deben revelar el estado de cualquier saldo compensatorio. Por ejemplo, una nota al pie de pagina en un informe anual de North Carolina Natural Gas Corporation revel que mantener un saldo compensatorio del "10% anual del prstamos insolutos".

Administracin del efectivo Por lo comn, el efectivo es una pequea parte de los activos totales de una compaa. An as, los administradores ocupan mucho de su tiempo administrando el efectivo. Por que? Por muchas razones. Primero, no obstante que el saldo de efectivo puede ser pequeo en un momento dado, el flujo de efectivo puede ser enorme. Las entradas y salidas semanales de efectivo pueden ser muchas veces mayores que el saldo de efectivo. Segundo, porque el efectivo es el activo ms lquido, y es atractivo para los ladrones y los malversadores de fondos. Son necesarias las salvaguardas. Tercero, una cantidad adecuada de efectivo es esencial para el funcionamiento uniforme de las operaciones. Los administradores deben planear la adquisicin y el uso del efectivo con cuidado. Por ltimo, el efectivo en si no proporciona utilidades, por lo que es importante no conservar un exceso de efectivo. La mayora de las organizaciones tiene procedimientos detallados y bien especificados para la recepcin, el registro y el desembolso de efectivo. El efectivo por lo general se coloca en una cuenta bancaria, y los libros de la compaa se concilian peridicamente con los registros bancarios. El conciliar un estado de cuenta bancario significa verificar que el saldo del banco y de los registros contables concuerdan. Los dos saldos rara vez son idnticos. El contador de una compaa registra el depsito al hacerlo y el pago del cheque se escribe. Sin embargo, el banco puede recibir o registrar el depsito varios das despus que el contador lo registr, por retrasos debidos al sistema postal, porque el depsito se hizo en un da festivo del banco o durante el fin de Semana, y as sucesivamente. El banco tambin puede procesar un cheque das, semanas o hasta meses despus que se gir. Adems de conciliar el saldo del banco, se establecen otros procedimientos de control interno para salvaguardar el efectivo. Brevemente, los procedimientos principales incluyen los siguientes: 1. Los individuos en una organizacin que reciben el efectivo no lo desembolsan tambin. 2. Los individuos que manejan el efectivo no tienen acceso a los registros contables. 3. Todas las entradas de efectivo se registran y depositan y no se utilizan directamente para hacer pagos.

4. Los desembolsos se hacen mediante cheques foliados, previa autorizacin de alguien que no sea la persona que lo est exhibiendo. 5. Las cuentas bancarias se reconcilian cada mes. Tales controles son necesarios pues si consideramos a una persona que maneja efectivo y que lo registra en los registros contables. Esta persona podra tomar efectivo y cubrirlo haciendo el siguiente registro en los libros: Gastos operativos xxx Efectivo xxx Adems de proporcionar proteccin contra acciones deshonestas, estos procedimientos ayudan a asegurar que los registros contables sean precisos. Suponga que se gira un cheque pero no se registra en los libros. Sin cheques foliados, no habra manera de descubrir el error antes que se recibiera un estado de cuenta bancario mostrando que se pag el cheque. Pero si los cheques estn numerados, se puede identificar un cheque no registrado y se pueden descubrir errores a tiempo. 2. Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar comnmente se refiere a las cifras que los clientes deben como resultado de la entrega de artculos o servicios y del otorgamiento de un crdito en el curso ordinario del negocio. Las cuentas por cobrar se deben diferenciar de los depsitos, acumulaciones, documentos y otros activos que no surgen por las ventas diarias. Ms an, las cantidades includas en el rubro de cuentas por cobrar deben poder cobrarse de acuerdo a los plazos usuales de venta de la compaa. Las cuentas por cobrar provenientes de letras de ejecutivos y empleados deben mostrarse por separado. Sin embargo, las ventas a empleados que son reacudables bajo los trminos ordinarios de venta deben ser includas como una parte de las cuentas por cobrar regulares. Las empresas que venden mercancas en abonos normalmente reciben de sus clientes documentos firmados, como constancia de su deuda. Asimismo, cuando el periodo de crdito es largo, como sucede con la venta de maquinaria agrcola, tambin se exigen documentos. Los proveedores tambin solicitan a sus clientes que

firmen documentos cuando se les ampla el plazo para pagar sus cuentas vencidas. En todos estos casos, los proveedores prefieren tener un documento por cobrar que una cuenta abierta, debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, descontndolo en un banco. Se prefieren tambin los documentos debido a que, en caso de ser necesario un juicio para cobrar la cuenta, la posesi6n de un documento implica tener un reconocimiento escrito, tanto de la extienda de la deuda como de su importe. Por ltimo, conviene tener documentos por cobrar debido a que, generalmente ganan intereses. Pagar Un pagar es una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o en una fecha futura determinada. Clculo de intereses Supongamos que un pagar devenga un inters del 49 %. El inters es un cargo por el uso del dinero. Para un deudor, el inters es un gasto; para un prestamista, es un ingreso. Un pagar puede o no devengar intereses. Si un documento denvenga intereses, el porcentaje o la cantidad de intereses se debe manifestar en l.

X Valor del docu ment o

Tasa X Tiempo del = Intereses anual de documento interese expresado s en aos

Por ejemplo, el inters sobre un documento de Bs. 1.000.000,00, a una tasa de inters del 49% y con vencimiento a un ao, se calcula de la siguiente manera: Bs. 1.000.000,00 X 49/100 X 1 = Bs. 490.000,00 En los negocios, la mayor parte de las transacciones referentes a documentos involucran un perodo menor de un ao, y este perodo generalmente se expresa en das. Cuando el plazo del documento se expresa en das, es necesario contar con precisin el nmero real de das que transcurren desde el da siguiente a la expedicin del

documento hasta el da de su vencimiento, incluyendo ste. Por ejemplo, un documento se calcula de la siguiente manera: Nmero de das del mes de julio 31 Menos, la fecha del documento 10 Nmero de das de vigencia del documento durante el mes de julio 21 Suman los das del mes de agosto 31 Suman los das del mes de septiembre 30 Total hasta el 30 de septiembre 82 Das del mes de octubre necesarios para que se complete el plazo del documento (90 das) y que tambin es la fecha de su vencimiento 8 Total de vigencia del documento, expresado en das 90 Contabilizacin de la recepcin de un documento Ocasionalmente, el plazo de un documento se expresa en meses. En tales casos, el documento vence y es pagadero en el mes de su vencimiento en el mismo da del mes en que fue expedido. Por ejemplo, un documento expedido el 10 de julio y pagadero a tres meses de esa fecha vencer el 10 de octubre. Para el clculo de inters los negocios normalmente consideran el ao de 360 das. Esto simplifica el clculo de los intereses en la mayora de los casos. Para un documento de Bs. 1.000.000, con vencimiento a 90 das y con inters del 49%, se efectan los siguientes clculos:

X Tasa X Capital

Nmero exacto de das 360

= Intereses

 Bs. 1.000.000,00 X 49/100 X 90/360 = Bs. 122.500,00

Los documentos por cobrar pueden registrarse en una sola cuenta "Documentos por cobrar". Cada uno de los documentos podr identificarse en la cuenta, anotando el nombre del suscriptor en la columna "Concepto", del rengln en que se registra su recepcin o pago. Una sola cuenta es suficiente, ya que se tienen a la mano los documentos, la tasa de inters, la fecha de vencimiento, etc. Cuando se recibe un documento, al momento de efectuar una venta, se contabiliza de la siguiente forma:

Cuando el proveedor exige un documento al cliente, por haberle ampliado el plazo de crdito de su cuenta vencida, lo que pretende es cobrar parte de la cuenta vencida en efectivo. Esto reduce la deuda y requiere que se acepte un documento por una cantidad menor. Por ejemplo, "La Sucesora C.A." est de acuerdo en recibir Bs. 232.000 en efectivo y un documento por valor nominal de Bs. 500.000 con vencimiento a 60 das e intereses del 40%, del Sr. Luis Fernandez, para saldar su cuenta vencida de Bs. 732.000. Cuando "La Sucesora C.A." recibe el efectivo y el documento, contabiliza el siguiente asiento de diario general:

Observese que este asiento transfiere el adeudo de Luis Fernandez de una cuenta por cobrar "abierta" a una cuenta por cobrar documentada. Cuando Fernandez pague el documento, se contabilizar el siguiente asiento de diario general:

Examinando de nuevo los ltimos dos asientos. Si "La Sucesora C.A." utilizar diarios tabulares, el asiento del 4 de diciembre se registrara en el Diario de Entradas de efectivo y se registraran dos renglones, uno para el abono a "Ingresos por Intereses" y otro para el abono a "Documentos por Cobrar". La transaccin del 5de octubre necesitara dos asientos, uno en el Diario de Entradas de Efectivo, por el efectivo recibido y el fin de simplificar las ilustraciones, presentamos asientos de diario general. Imposibilidad de cobro de un documento En algunas ocasiones, el suscriptor de un documento no puede o no quiere pagar su documento al vencimiento; cuando esto ocurre, se procede al protesto de dicho documento. El hecho que un documento no sea pagado no libera al suscriptor de su obligacin, por lo que se puede recurrir a la va legal para su cobro. Sin embargo, la cobranza puede requerir un proceso legal muy prolongado. El saldo de la cuenta "Documentos por Cobrar" slo debe revelar el importe de los documentos que no han vencido; por lo tanto, un documento vencido y no liquidado deber eliminarse de esta cuenta y cargarse de nuevo a la cuenta de su suscriptor. Por ejemplo, "La Sucesora, C.A." posee un documento suscrito por el Sr. Carlos Russi, por valor de Bs. 700.000 intereses del 6% y vencimiento en 60 das. A su vencimiento el Sr. Russi no liquid el documento. Para eliminar el documento no cobrado de la cuenta de Documentos por Cobrar, la compaa correr el siguiente asiento:

Volver a cargar la cuenta de un cliente, por concepto de un documento no cobrado a su vencimiento, persigue dos objetivos. Por

una parte elimina el importe del documento de la cuenta de Documentos por Cobrar, dejando en sta slo los no vencidos; por otra parte, registra en la cuenta del suscriptor el documento no pagado. Lo segundo es importante, porque, si en un futuro el suscriptor de un documento no pagado hace una solicitd de crdito, su cuenta habr de reflejar su insolvencia. Observe que en el asiento en que se carga el documento no cobrado a la cuenta de Carlos Russi, la cuenta "Intereses Ganados" es acreditada por los intereses ganados, an cuando el documento no fue cobrado. La razn para esto es que Russi debe tanto el principal de su deuda como los intereses, y su cuenta debe reflejar el importe total adeudado. El descuento de los documentos por cobrar Tal como se seal anteriormente, se prefiere un documento por cobrar para respaldar una cuenta por cobrar, debido que el documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento, mediante su descuento en un banco. Al descontar un documento, su dueo lo endosa y lo entrega al banco a cambio de efectivo. El banco conserva el documento hasta su vencimiento, para luego cobrar su valor total al suscriptor. Para ilustrar el descuento de un documento por cobrar, supongamos que el 28 de mayo "La Sucesora, C.A." recibe un documento con valor de Bs. 1.200.000,00, con vencimiento a 60 das e intereses del 6% anual. Dicho documento fue suscrito por Carlos Russi, el 27 de mayo. Conserv el documento hasta el 2 de junio, fecha en que lo descont en su banco, a la tasa de descuento del 7% anual. Puesto que la fecha de vencimiento de este documento es el 26 de julio, el banco tendr que esperar 54 das para cobrarlo al Sr. Russi. A estos 54 das se les denomina perodo de descuento y se determina de la siguiente manera:

Plazo del documento, expresado en das 60 Menos el tiempo que "La Sucesora" conserv el documento: Nmero de das en mayo 31 Menos la fecha del documento 27 Das que se conserv durante mayo 4

Das que se conserv durante junio 2 Total de das que se ha conservado el documento 6 Perodo de descuento, expresado en das 54

Al final del perodo de descuento, el banco espera cobrar el valor total de este documento a Russi y, como es costumbre, calcula el descuento sobre el valor total que tendr el documento a su vencimiento, de la siguiente manera: Valor nominal del documento ..Bs. 1.200.000,00 Intereses sobre Bs. 1.200.000,00 al 6% por 60 das ... 12.000,00 Valor nominal total al vencimiento ..Bs. 1.212.000,00 En este caso hemos supuesto que la tasa de descuento del banco, o tasa de inters es del 7%; por lo tanto, al descontar. El documento habr que deducir 54 das de inters, al 7% anual, de su valor al vencimiento, entregndole a "La Sucesora, C.A." el resto. A esta diferencia se le denomina el neto del documento; al importe de los intereses deducidos se le denomina descuento bancario. El importe del descuento bancario y el neto del documento se calculan de la siguiente manera: Valor del documento al vencimiento ......Bs. 1.212.000,00 Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 por 54 das, al 7% Bs. 12.730,00 Importe neto Bs. 1.199.270,00

Obsrv ese que en este caso el neto recibido, Bs. 1.199.270,00 es Bs. 730,00 menor que el principal del documento: Bs. 1.200.000,00.

Al registrar la transaccin, "La Sucesora, C.A." en realidad ompensa los Bs. 12.000,00 de inters que habra cobrado reteniendo el documento hasta su vencimiento con los Bs. 12.730,00 de descuento que le carga el banco y registra slo la diferencia, como gasto. En la situacin antes descrita, el valor nominal del documento descontado era superior al neto recibido. Sin embargo, en muchos casos, por no decir que en la mayora de ellos, el neto recibido es superior al principal o valor nominal del documento; cuando esto ocurre, la diferencia se acredita a la cuenta "Intereses Ganados". Por ejemplo, supongamos que en lugar de descontar el documento de Carlos Russi el 2 de junio, "La Sucesora, C.A." lo conserva hasta el 26 junio. Si el documento se descuenta el 26 de junio, a la tasa de descuento bancario del 7%, el perodo de descuento ser de 30 das y Bs. 707.000,00 su importe; el importe neto del documento ser Bs. 1.204.930,00, el cual se calcula de la siguiente manera: Valor del documento al vencimiento........ Bs. 1.212.000,00 Menos: Intereses sobre Bs. 1.212.000,00 al 7% por 30 das Bs. 1.070,00 Importe Neto ..Bs. 1.204.930,00 Y, puesto que el importe neto supera al valor nominal o principal del documento, la transaccin se habr de registrar de la siguiente manera:

Como y cuando se debe otorgar un crdito La competencia y la prctica de industria afectan la decisin de las compaas de otorgar un crdito y cmo hacerlo. El ofrecer un crdito implica costos tales como la administracin del crdito y las cuentas incobrables. Las compaas ofrecen crditos slo cuando las ganancias adicionales por ventas a crdito exceden tales costos. Suponga que las deudas incobrables equivalen al 5% de las ventas a crdito, que los costos administrativos de un departamento de crdito son de Bs. 5.000.000 al ao, y se obtienen Bs. 20.000.000,00 por ventas a crdito (con ganancia de Bs. 8.000.000) antes de los costos

del crdito de Bs. 6.000.000,00 (5% x 20.000.000 + 5.000.000), entonces, vale la pena ofrecer el crdito. 3. Cuentas incobrables El otorgamiento de un crdito trae consigo costos y beneficios. Uno de los costos es el no pago potencial de sus deudas por algunos de los clientes a crdito. El beneficio es el incremento en ingresos y en utilidades globales que de otra forma se perderan si no se otorgara crdito, y que muchos clientes potenciales no compraran si no se otorgara crdito. El contador a menudo denomina este costo principal como "gastos por deudas malas" y el beneficio como utilidad bruta adicional en ventas a crdito. El grado de no pago de las deudas vara de industria a industria. Es una funcin del riesgo crediticio que los gerentes estn dispuestos a aceptar. Por ejemplo, muchos establecimientos pequeos de venta al detal aceptarn un nivel de riesgo ms alto que los grandes almacenes como Makro. Junto con los riesgos estn los gastos de recaudo correspondientes. El problema de las cuentas incobrables parece especialmente difcil en el campo de la salud. Por ejemplo, el centro mdico Bayfront de San Petersburgo, en Florida, soport deudas malas iguales al 21 por ciento de los ingresos brutos. En 1979, la administracin decidi recaudar sus propias cuentas por cobrar con problemas en lugar de pagar honorarios a una agencia de cobros. El problema de la gerencia en este caso es tambin el de sopesar costos y beneficios. Excedern los ahorros hechos por honorarios de cobro la reduccin en los ingresos por recaudos? As algunos hospitales y mdicos con cuentas dudosas siempre contratan una agencia de cobros con honorarios sobre la base de los recaudos alcanzados, mientras que otros no delegan la persecucin de sus deudores morosos. Medicin de las cuentas incobrables o malas La medicin de la utilidad se hace debido a que el mundo tiene algunos deudores que no pueden o no quieren pagar sus deudas. Tales "deudas malas" o "cuentas incobrables" o "cuentas de cobro dudoso" se registran en una diversidad de formas. Supongamos que un vendedor al detal ha alcanzado ventas a crdito por Bs. 100.000,00 (mil clientes de 1.000 cada uno) ya al final de 1998 y cree por su experiencia que Bs. 2.000,00 nunca sern recaudados (pero no sabe cules son los clientes especficos que no pagarn).

Existen dos formas bsicas de contabilizar esta situacin, el mtodo de cancelacin especfica (tambin llamado el mtodo de descargo especfico) y el mtodo de las provisiones. Suponiendo que durante el segundo ao, 1999, se identifican clientes especficos que no se espera que paguen Bs. 2.000,00 que deben correspondientes a las ventas del primer ao, 1998. El anlisis siguiente explica mejor los dos mtodos:

Mtodo de la cancelacin especfica

Para contabilizar las cuentas incobrables, una compaa que rara vez se encuentra con una deuda incobrable puede usar el mtodo de cancelacin especfica, el cual supone que todas las ventas son totalmente cobrables hasta que se compruebe lo contrario. Cuando una cuenta de un cliente especifico se identifica como incobrable, se resta la cuenta por cobrar. Debido a que ninguna cuenta de algn cliente especifico se considera como incobrable al final de 19X1, el balance general de Compuport al 31 de diciembre de 19X1 mostrara la cantidad de Bs. 40.000 en el rubro de cuentas por cobrar. Ahora, suponga que durante el segundo ao, 19X2, el minorista identifica a Jones y a Monterro como clientes de los que no se espera un pago. Cuando las posibilidades de cobrar de clientes especficos disminuyen, las cantidades mostradas en las cuentas especficas se cancelan y se reconoce un gasto por deudas incobrables o "gasto por cuentas incobrables": Gasto por deudas incobrables 2,000 Cuentas por cobrar, Jones 1,400 Cuentas por cobrar, Monterro 600 Los efectos del mtodo de cancelacin especifica sobre la ecuacin del balance general en 19X1 y 19X2 son (ignorando el cobro de las cuentas por cobrar): El mtodo de cancelacin especifica ha sido justificadamente criticado porque no aplica el principio de igualacin de la contabilidad a base de acumulaciones. El gasto por deudas incobrables de Bs. 2,000 en 19X2 est relacionado con (o causado por) la cantidad de Bs. 100.000 por ventas realizadas durante 19X1. La igualacin

requiere del reconocimiento del gasto por deudas incobrables al mismo tiempo en que se reconoce el ingreso correspondiente, es decir, en 19X1 y no en 19X2. El mtodo de la cancelacin especifica produce dos errores. Primero, las utilidades de 19X1 estn sobrevaluadas por la cantidad de Bs. 2.000 porque no se cobra ningn gasto por deudas incobrables. Segundo, las utilidades de 19X2 estn subvaluadas por la cantidad de Bs. 2.000. Por que? Porque el gasto por deudas incobrables de 19X1 de Bs. 2.000 se cobra en 19X2. Compare el mtodo de la cancelacin especfica con la igualacin correcta de ingresos y gastos:

Los argumentos principales en favor del mtodo de la cancelacin especifica se basan en el costo-beneficio y la relevancia. El mtodo es sencillo. Adems, no ocurre ningn gran error en la medicin de la utilidad si los importes de las deudas incobrables son pequeos. Mtodo de la estimacin La mayora de los contadores se oponen al mtodo de la cancelacin especfica porque viola el principio de igualacin. Un mtodo alternativo hace uso de un estimado de cuentas incobrables que se pueden igualar de mejor manera al ingreso relativo. Suponga que Compuport sabe por experiencia que el 2% de las ventas nunca se van a cobrar. Por tanto, se puede estimar que 2% Bs. 100,000 = Bs. 2.000 de las ventas realizadas durante 19X1 sern incobrables. Sin embargo, las cuentas especficas de clientes que no se van cobrar no se conocen al 31 de diciembre de 19X1. (Por supuesto, los Bs. 2.000 deben estar entre los Bs. 40.000 de las cuentas por cobrar porque los otros Bs. 60.000 ya se han cobrado) El gasto por deudas incobrables se puede reconocer en 19X1, antes que se identifiquen las cuentas incobrables especficas, usando el mtodo de la estimacin, que consiste de dos elementos bsicos: (1) una estimacin de la cantidad de ventas que en ltima instancia sern incobrables y (2) una contracuenta que registra esta estimacin y que se deduce de las cuentas por cobrar. Por lo general, la contracuenta se conoce como estimacin para cuentas incobrables.

Esta mide la cantidad de cuentas por cobrar que se estima sern incobrables de clientes que an no se han identificado. A continuacin mostramos los efectos del mtodo de la estimacin sobre la ecuacin del balance general: Los registros en el diario correspondiente son: Ventas En 19X1 Cuentas por cobrar 100.000 Ventas 100.000 Estimaciones para 19X1 Gasto por deudas incobrables 2.000 Estimacin para cuentas incobrables 2.000 Cancelaciones En 19X2 Estimacin para cuentas incobrables 2.000 Cuentas por cobrar, Jones 1.400 Cuentas por cobrar, Monterro 600

El argumento principal a favor del mtodo de la estimacin es su superioridad en la medicin de las utilidades mediante la contabilidad por acumulaciones en cualquier ao dado. Es decir, la cantidad de Bs. 2.000 de las ventas de 19X1 que se estima nunca ser cobrada debe registrarse en 19X1, el perodo en que los ingresos por ventas de Bs. 100.000 se reconocieron. El mtodo de la estimacin da como resultado la siguiente presentacin del balance general de Compuport, al 31 de diciembre de 19X1.

Otros formatos para presentar el mtodo de la estimacin en los balances generales de compaas reales incluyen: 1990 COMPUTADORAS APPLE (en miles): Cuentas por cobrar, menos la estimacin para cuentas dudosas de Bs. 49.426 Black & Decker (en miles): Cuentas comerciales por cobrar, menos las estimaciones de Bs. 54.397 Los mtodos de la estimacin se basan en la experiencia histrica y suponen que el ao actual es similar a los aos anteriores en trminos de circunstancias econmicas (crecimiento contra recesin, niveles de las tasas de inters y dems) y en trminos de la composicin de la cartera de clientes. Las estimaciones se revisan cuando cambian las condiciones. Por ejemplo, si un patrn local cerrara o redujera drsticamente el nmero de empleados, Compuport podra aumentar las deudas incobrables esperadas. Aplicacin del mtodo de la estimacin usando el porcentaje de ventas Una cuenta deductiva del activo se crea bajo el mtodo de la estimacin debido a la incapacidad de cancelar la cuenta de un cliente especfico al tiempo en que se reconoce el gasto por deuda incobrable. El mtodo del porcentaje de ventas basado en las relaciones histricas entre las ventas a crdito y las cuentas incobrables es un mtodo utilizado para estimar la cantidad que se registra en esta contracuenta. En nuestro ejemplo, al final de 19X1, el minorista tiene la cantidad de Bs. 40.000 en el rubro de cuentas por cobrar. Con base en su experiencia, se reconoce un gasto por deudas incobrables a una tasa del 2% del total de las ventas a crdito, es decir, 0.02 x Bs. 100.000, o Bs. 2.000. Visualice la relacin que existe entre la partida de cuentas por cobrar del mayor general y sus detalles de apoyo al 31 de diciembre de 19X1. La suma de los saldos de todas las cuentas de clientes en un Bs. 808.909 Bs. 761.868

mayor subsidiario debe ser igual al saldo en cuentas por cobrar en el mayor general.

En 19X2, despus de agotar todos los medios prcticos para el cobro el minorista considera que las cuentas de Jones y Monterro son incobrables. El registro de la cancelacin de Bs. 2.000 por Jones y Monterro en 19X2 tiene el siguiente efecto:

Debemos convencernos de que la cancelacin final no tiene ningn efecto sobre los activos totales:

Antes de la Cancelacin Cuentas por cobrar Estimacin para cuentas incobrables Valor en libros (valor neto realizable) Bs. 40.000 Bs. 2.000 Bs. 38.000

Despus de la cancelacin Bs. 38.000 ---------------Bs. 38.000

Aplicando el mtodo de la estimacin usando el porcentaje de cuentas por cobrar Al igual que con el mtodo del porcentaje de ventas, el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar utiliza la experiencia histrica, pero la estimacin de cuentas incobrables se basa en las relaciones histricas que existen entre las cuentas incobrables y las cuentas por cobrar brutas a fin de ao, y no las ventas. Las cantidades sumadas a la estimacin por deudas incobrables se calculan para lograr el saldo deseado en la cuenta de estimacin. Esta adicin a la estimacin es igual al gasto por deudas incobrables, como se muestra continuacin. Consideremos la experiencia histrica en la siguiente tabla: CUENTAS POR COBRAR AL FINAL DEL AO 19x1 19x2 19X3 19X4 19X5 19x6 Total de los seis aos Promedio (dividir entre 6) Porcentaje promedio no Bs. 100.000 80.000 90.000 110.000 120.000 112.000 Bs. 612.000 Bs. 102.000 DEUDAS CONSIDERADAS COMO INCOBRABLES Y CANCELADAS Bs. 3.500 2.450 2.550 4.100 5.600 2.200 Bs. 20.400 Bs. 3.400

cobrado = 3.400 / 102.000 =3.33%

Al final de 19X7, suponga que el saldo en cuentas por cobrar es de Bs. 115,000. La adicin a la estimacin por deudas incobrables para 19X7 se calcula de la siguiente manera: 1. Determine el promedio de perdidas como un porcentaje del saldo final promedio de cuentas por cobrar, como se muestra. El promedio de prdidas por deudas incobrables es de Bs. 3.400. Divida Bs 3.400 entre Bs. 102.000, para obtener 3.333%. 2. Aplique el porcentaje no cobrado al saldo final en cuentas por cobrar para 19X7 para determinar el saldo que debera mostrarse en la cuenta de estimacin al final del ao: 3.333% x Bs. 115.000 en cuentas por cobrar al final de 19X6 es igual a Bs. 3.833. 3. Elabore una partida de ajuste para llevar la estimacin a la cantidad apropiada. Suponga que los libros muestran un saldo de Bs. 700 en la cuenta de estimacin al final del 19X7. As, la partida de ajuste para 19X7 es de Bs. 3.833 Bs. 700, o Bs. 3.133 para registrar el gasto por deudas incobrables. El registro en el diario es:

Gasto por deudas incobrables 3.133 Estimacin para cuentas incobrables 3.133 Para llevar la estimacin para cuentas incobrables al nivel justificado por la experiencia con deudas incobrables durante los ltimos seis aos. El mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con respecto al mtodo del porcentaje de ventas: (1) el porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las ventas y (2) la cantidad en bolvares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de estimacin, no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese ao. Los auditores internos prefieren el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar finales por ser un mtodo razonable para aplicar el mtodo de acumulaciones para la contabilizacin de las deudas incobrables.

Aplicando el mtodo de la estimacin usando la antigedad de las cuentas por cobrar Un refinamiento del mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar es el mtodo de la antigedad de las cuentas por cobrar, que considera la composicin de las cuentas por cobrar al final del ao. Conforme pasa el tiempo despus de realizar una venta, el cobro se torna cada vez menos probable. El vendedor puede enviarle un aviso de retardo treinta das despus al comprador, un segundo recordatorio despus de sesenta das, hacer una llamada telefnica, despus de noventa das, y colocar la cuenta en una agencia de cobranzas despus de 120 das. Las compaas que analizan la antigedad de sus cuentas por cobrar para efectos de la administracin del crdito naturalmente incorporan esta evidencia en los clculos para determinar la estimacin para cuentas incobrables. Por ejemplo, el saldo de Bs. 115,000 en cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 19X7 podra analizarse, con respecto a su antigedad, de la manera siguiente: Esta tabla de antigedad produce un saldo blanco diferente para la cuenta de estimacin que el que se obtuvo mediante el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar: Bs. 3.772 contra Bs. 3.833. De manera similar, el registro en el diario es ligeramente diferente. Dado el mismo saldo de Bs. 700 en la cuenta de estimacin, el registro en el diario para registrar el gasto por deudas incobrables es de Bs. 3.772 Bs. 700, o Bs. 3.072: Gasto por deudas incobrables Bs. 3.072 Estimacin para cuentas incobrables Bs. 3.072 Para llevar la estimacin para cuentas incobrables al nivel justificado por la experiencia previa usando el mtodo de la antigedad. Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas por cobrar o el mtodo de la antigedad para estimar el gasto por deudas incobrables y la estimacin para cuentas incobrables, la contabilizacin subsiguiente para las cancelaciones

es la misma una reduccin en las cuentas por cobrar y una reduccin en la estimacin para las cuentas por cobrar. 4. Clasificacin de las cuentas por vencimiento La clasificacin de las cuentas por vencimiento es un anlisis de las cuentas por cobrar individuales de acuerdo al tiempo que ha transcurrido desde la fecha de facturacin. La clasificacin por vencimiento se hace para propsitos de control gerencial como tambin para la elaboracin de los informes financieros. La tecnologa de computadores facilita para los gerentes de crdito la clasificacin de las cuentas por su vencimiento. En esta forma, los gerentes pueden detectar fcilmente las cuentas que merecen seguimiento en el proceso de recaudo. Por ejemplo, un saldo de Bs. 112.000 en cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 1998, podra ser clasificado por vencimientos como sigue: La experiencia con la clasificacin de las deudas por su vencimiento puede llevar a que sta se use como la base principal para estimar las deudas malas. Las cuentas con los saldos corrientes ms viejos deben haber sido sometidas a esfuerzos de cobro extraordinarios. Como lo indica la tabulacin, la perspectiva de recaudo es menos optimista a medida que el vencimiento del saldo de la cuenta aumenta. La experiencia lleva a los porcentajes ilustrados. En este caso, el 90 por ciento de los saldos con ms de 90 das no se espera que puedan ser recaudados. Los auditores externos examinan la tabla de vencimientos como un medio de obtener una evaluacin especfica del valor neto realizable de las cuentas. Es difcil confiar solamente en un porcentaje global. En particular, se hacen comparaciones en cuanto a qu proporciones de las cuentas por cobrar pasan de 90 das este ao comparado con los aos anteriores. A los auditores no les gustan las sorpresas. Los porcentajes basados en experiencia anterior no ayudan a calcular una provisin para deudas malas cuando un cliente grande interrumpe o demora inusitadamente sus pagos. Por ejemplo, Estar el saldo de 22.000 de Tuberas Bogot dirigindose a la categora de ms de 90 das? Estar Tuberas Bogot dirigindose a la quiebra? Estas son preguntas especficas que el gerente de crdito y los auditores deben hacerse (en lugar de usar ciegamente los porcentajes anteriores). Otra ventaja de la tabulacin de vencimientos es que los gerentes de crdito pueden hacer juicios particulares de la tabulacin de vencimiento es que los gerentes de crdito pueden hacer juicios

particulares acerca de la calidad de sus clientes. Por ejemplo, supongamos que Herramientas Slidas compr bastante mercanca pero habitualmente ha sido un cliente de "lento pago". Las tabulaciones de vencimientos siempre mostraron saldos sustanciales en las columnas de 60 a 90 y ms de 90 das. debera el gerente de crdito apretarle los tornillos a Herramientas Slidas? Muchas compaas toleran clientes de pago lento (especialmente si son clientes grandes) como una forma de competir. Si es as, la clasificacin de ms de 90 das debera ser dividida en dos grupos, una para los clientes de lento pago que son tolerados por razones competitivas legtimas y otra para aquellos que es probable que nunca paguen. 5. Recuperacin de deudas incobrables Algunas cuentas se cancelan como incobrables, pero luego su cobro ocurre a una fecha posterior. Cuando ocurre tal recuperacin de deudas incobrables, la cancelacin debe revertirse, y el cobro debe manejarse como una entrada normal a cuenta. De esta manera, una compaa ser ms capaz de llevar un registro del verdadero historial de pago de un cliente. Regrese al ejemplo de Compuport y suponga que la cuenta de Monterro por Bs. 600 se cancel en febrero de 19X2 pero que luego se cobr en octubre de 19X2. Los siguientes registros en el diario producen un registro completo de las transacciones en la cuenta individual de cuentas por cobrar de Monterro. Febrero de 19X2 Estimacin para cuentas incobrables 600 Cuentas por cobrar 600 Para cancelar la cuenta incobrable de Monterro, Un cliente especfico. Octubre de 19X2 Cuentas por cobrar 600 Estimacin para cuentas incobrables 600 Para revertir la cancelacin hecha en febrero de 19X2 de la cuenta de Monterro. Efectivo 600 Cuentas por cobrar 600

Para registrar el cobro de esta cuenta Es de hacer notar que estos registros hechos en 19X2 no tienen ningn efecto sobre el gasto por deudas incobrables de 19X1. Al final de 19X1, los registros en el diario crearon un gasto por deudas incobrables con base en el nivel esperado de cuentas incobrables. Brevemente, en 19X2 Compuport pens que Monterro seria un cliente que no pagara. En ltima instancia este no fue el caso, y ahora los registros reflejan el pago que hizo Monterro. 6. Evaluando El Nivel De Cuentas Por Cobrar Los analistas administrativos y financieros evalan la capacidad de la empresa para controlar las cuentas por cobrar. Puede la empresa generar ventas sin un crecimiento excesivo en sus cuentas por cobrar? Una medida de esta capacidad es la rotacin de cuentas por cobrar, que se calcula dividiendo las ventas a crdito entre el promedio de cuentas por cobrar para el perodo durante el cual se realizaron las ventas:
Rotacin de cuentas por cobrar = Ventas a crdito / Promedio de cuenta por cobrar

Rotacin de cuentas por cobrar = 1.000.000 / 0.5 (115.000 + 112.000) = 8.81

Los administradores de crdito, los funcionarios bancarios encargados de prestamos y los auditores evalan las tendencias que sigue esta razn. Ellos pueden negar a compararlas con las razones de compaas de tamao similar de la misma industria. Por lo comn no son bienvenidas las reducciones en la rotacin de cuentas por cobrar. Altenativamente, las cuentas por cobrar se pueden evaluar con respecto a cuanto tiempo transcurre hasta que se cobran. Aqu, el perodo de recuperacin de las cuentas por cobrar o el perodo promedio de cobro se calcula dividiendo 365 entre la rotacin de cuentas por cobrar. En nuestro ejemplo:
Periodo de recuperacin de las cuentas por cobrar (en das) = 365/ Rotacin de cuentas por cobrar = 365 / 8.81 = 41.4 das

La siguiente tabla ilustra la variabilidad que existe en los niveles de rotacin de cuentas por cobrar entre diferentes industrias. Niveles de Promedio

Rotacin de cuentas por cobrar Distribuidor de automviles Tiendas departamentales Minorista de muebles Minorista de joyera Empresas de consultora 37.6 31.5 5.3 8.4 4.8

Perodo de recuperacin de las cuentas por cobrar 9.7 11.6 68.9 43.5 76.0

Fuente: Robert Morris Associates, Fiancial Statement Studies for 1990.

Las rotaciones altas de cuentas por cobrar para los minoristas de automviles y las tiendas departamentales corresponden a la manera en que los clientes financian sus compras. En el caso de los automviles, los clientes por lo general obtienen financiamiento a travs de bancos o a travs de los planes de crdito del fabricante de automviles. En el caso de las tiendas departamentales, el crdito se esta obteniendo cada vez ms a travs de las tarjetas de crdito nacionales, tales como Visa o Master Card. En ambas industrias, el vendedor recibe efectivo en forma rpida. Las otras tres industrias involucran con mayor frecuencia el otorgamiento directo de crdito por la compaa vendedora.

CONCLUSIONES
Los principales objetivos planteados en este trabajo han sido profundizar en que es el Ciclo Contable, y su importancia. Vimos en detalle cada uno de los pasos que lo conforman en un perodo determinado y realizado por cualquier empresa, para finalizar con la elaboracin de los Estados Financieros que son el espejo de su situacin econmica. El ciclo contable se inicia con el registro de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboracin de a balanza de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y finalmente la balance de comprobacin posterior al cierre. Dentro de este ciclo encontramos, la hoja de trabajo. Su importancia, radica en que sirve de ayuda al contador para elaborar los estados financieros, ya que es un formato que agrupa de manera ordenada toda la informacin necesaria para su elaboracin.

En la hoja de trabajo tambin se reflejan los asientos de ajustes y el cierre de las cuentas. Los asientos de ajustes es donde se contabilizan los ingresos al perodo en que se ganan y para hacer una adecuada confrontacin de ingresos y gastos y los asientos de cierre son los que se realizan para cerrar y cancelar las cuentas de ingresos y gastos y para transferir la cantidad de utilidad neta a la cuenta de capital del propietario. La segunda parte de nuestro trabajo lo dedicamos a los ingresos por ventas y las cuentas por cobrar, temas muy puntos importantes, en la vida de un negocio, ya que de su anlisis y registros dependen las grandes decisiones de una empresa. Los principales mtodos para la estimacin de las cuentas incobrables o malas, ayudan al contador para presentar al final del perodo contable, la parte de las ventas que probablemente resultarn incobrables. Nuestro inters es el ampliar desde el punto de vista financiero la importancia de los conceptos del Ciclo contable, Ingresos por Ventas y las Cuentas por cobrar, su aplicacin y el significado que representan en la vida de un negocio.

Introduccin La administracin financiera de cualquier empresa se ocupa de solucionar interrogantes como: por qu es importante y cmo se fijan las polticas de efectivo y activo circulante?, qu aspectos involucra la decisin crediticia?, cmo se establece el control para el otorgamiento de crdito?, qu aspectos se deben considerar para la determinacin de las polticas de cobranza?, cmo establecer una administracin efectiva de los diferentes tipos de pasivos?, cules son las tcnicas ms comunes de anlisis financiero y cmo se aplican?, qu es el punto de equilibrio y cul es su utilidad?, qu aspectos se deben considerar en la toma de decisiones financieras?, cul es la importancia del valor del dinero en el tiempo y cmo se calcula?, por qu y cmo se realiza el anlisis de riesgo y sensibilidad?. I. Polticas de efectivo y activo circulante El establecimiento de polticas tiene como objetivo, evitar la insuficiencia o exceso de efectivo y activos circulantes, as como optimizar los costos asociados mediante su manejo y administracin. Caja y bancos Las empresas requieren del establecimiento de polticas de efectivo que les permitan contar con los recursos financieros necesarios para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo, por lo que deben tener fondos suficientes para hacer frente a los desfases que se producen entre los ingresos y los pagos dentro de las operaciones normales de la empresa, ya que en algunas ocasiones stos no concurren conforme a lo programado y, en otras, se requiere la creacin de fondos durante un cierto tiempo para poder cumplir con pagos no constantes, como pueden ser: el pago de dividendos o de impuesto sobre la renta. Las polticas pueden establecerse con el fin de mantener un nivel de efectivo superior al normal como una previsin de oportunidad, para aprovechar en un momento dado el beneficio de emplear

o invertir en condiciones favorables, como la compra a precio reducido de un lote importante de materia prima o la obtencin de un descuento importante por pago anticipado. Algunas empresas requieren mantener cantidades superiores a las normalmente necesarias en su funcin operativa, para hacer frente a una situacin de falta de liquidez repentina que puede producirse por una baja importante de ventas, un aumento en el precio de las materias primas o por una falta de recuperacin oportuna de las cuentas por cobrar a clientes. Si la empresa no cuenta con una poltica definida sobre el nivel de efectivo que debe mantener, sus saldos reflejarn el resultado de las operaciones derivadas de las reas de produccin, ventas, distribucin, entre otras. El buen juicio, el conocimiento de la empresa y bases firmes de clculo de los siguientes rubros, son necesarios para establecer una poltica de efectivo adecuada: Cobros a clientes. La cobranza a clientes debe determinarse con base en las ventas y condiciones de pago que han sido establecidas con ellos, para lo cual es importante conocer el comportamiento y actitud de los clientes de la empresa respecto a las condiciones de venta pactadas. Salarios. Es recomendable que se haga sobre la base de un clculo individual en el que se listen todos y cada uno de los puestos autorizados con su valor correspondiente, de preferencia por rea o departamento, para determinar una cifra que cubra las necesidades futuras. De este clculo se desprenden otros como son: las gratificaciones del seguro social, el SAR y todos los beneficios a que el personal tiene derecho. Proveedores. Este concepto est ligado con los niveles de inventario que deben mantenerse y los ciclos de produccin que se hayan establecido, as como las condiciones de compra negociadas con los proveedores. Su clculo es semejante al empleado en los cobros a clientes, con el fin de determinar la cantidad requerida. Impuesto al valor agregado. El monto a pagar a proveedores es calculado con base en las ventas netas que se hayan estimado el mes anterior. Inversiones en maquinaria y equipo. Se deben prever las futuras inversiones en maquinaria y equipo, con base en una serie de estudios, requisitos y aprobaciones para ser consideradas. Impuesto sobre la renta. Representa uno de los pagos importantes que realiza la empresa y su clculo se determina con base en lo que seala la ley. Dividendos. La cantidad prevista para este caso debe ser de conformidad a lo dispuesto por el propietario o por la asamblea ordinaria de accionistas. Reparto de utilidades. Se calcula con base en el resultado de la declaracin final del impuesto sobre la renta del ao anterior. Otros. Deben reunirse todos los pagos pequeos a que est obligada la empresa en el corto plazo y destacar las partidas significativas que requieran de una vigilancia estrecha. En ltima instancia, se determinan los resultados de las operaciones anteriores y se dicta la poltica sobre el nivel de efectivo que debe existir.

El establecimiento de una poltica de efectivo adecuada para el giro debe tomar en consideracin especialmente los pagos por remuneraciones al personal e impuestos. En este tipo de negocio, de modo general se puede decir que permanentemente se cuenta con efectivo, como para hacer frente a los requerimientos inmediatos. Cuentas por cobrar a clientes Las cuentas por cobrar, son los crditos que la empresa concede a sus clientes. La poltica de cuentas por cobrar es un instrumento de mercadotecnia y sirve para fomentar las ventas. La administracin de cuentas por cobrar a clientes implica generalmente un dilema entre la liquidez y la productividad, ya que si se ofrecen muchas facilidades para la venta de los productos, se incrementarn las ventas y tambin las utilidades; pero por otra parte, se comprometen fondos en cuentas por cobrar, que disminuyen la liquidez de la empresa. Las polticas relativas al otorgamiento de crdito y los esfuerzos de cobro determinan el monto de esta inversin en relacin con las ventas realizadas o por realizar. Es importante conocer el comportamiento de los clientes en la liquidacin de las facturas, as como las polticas que la empresa fije respecto a la estrategia de venta mediante promociones o perodos extras de crdito, que de alguna forma desplazan los productos a bodegas de los clientes, sin que el consumidor lo haya adquirido. Esto origina una disminucin en el flujo de fondos de los clientes, lo que perjudica su liquidez y la falta oportuna de pago de las facturas de la empresa. Para determinar la poltica ms conveniente, es necesario considerar los costos de financiamiento, los de cobranza y los de las posibles demoras e incumplimientos. De esta manera, la empresa evaluar cada una de las polticas posibles con respecto al tiempo y descuentos para el pago de la mercanca, y determinar lo ms conveniente, considerando los costos adicionales de financiamiento y cobranza asociados a esas condiciones. La empresa incurre en costos asociados con la morosidad en el pago como son los gastos que implica el empleo de diferentes mtodos para el cobro. Si la cuenta definitivamente no se paga, la empresa tendr que cancelar en su totalidad el importe por gasto de las cuentas malas. Una vez elegida la poltica apropiada, hay que vigilar las cuentas para asegurarse de que los procedimientos de cobranza funcionan como es debido, que no existe deterioro en la contabilidad de los clientes individuales y que a cada cliente potencial se le investiga para determinar el riesgo que se corre al otorgarle el crdito. Los principales conceptos a considerar para una poltica de efectivo adecuada para los centros de entretenimiento son las adquisiciones de materias primas y auxiliares, el pago de nmina, ISR, IVA y el Impuesto al Activo. El financiamiento que utilizan los empresarios dueos de centros de entretenimiento generalmente es proporcionado por recursos propios, proveedores en algunos casos y en ltima instancia por instituciones financieras cuando las condiciones son adecuadas para recibir un prstamo. Inventarios La determinacin de las polticas de inventarios tiene como objetivo fijar el nivel ptimo de inversin que debe tener una empresa. Normalmente las empresas de este giro tienen cuatro diferentes categoras de inventarios: Materias primas Productos en proceso Artculos o productos terminados Refacciones y herramientas

Cada uno de los inventarios tiene una problemtica diferente, por lo que se deben analizar con cuidado para as delimitar sus implicaciones financieras y estar al pendiente de un problema comn y bsico que es el de mantener un nivel adecuado en funcin de las ventas futuras. Mientras ms reducido sea el inventario, mayor ser la rentabilidad de la inversin; pero si el nivel de inventario es muy reducido, acarrea problemas de falta de existencia y, por lo tanto, de produccin y ms adelante de ventas, que puedan afectar el volumen de stas y generar una baja en la rentabilidad. Para fijar el nivel de inversin adecuado se debe analizar una serie de factores como: el volumen de la produccin requerida en funcin de las compras y ventas, el mantenimiento de un inventario de seguridad por falta de suministros, la reduccin de precios en las compras por volumen o lotes, las perspectivas de alza o baja en los precios, el costo y el riesgo de mantenimiento de la inversin, la duracin del proceso, el tiempo en que el proveedor surte los pedidos, el tiempo de trnsito, la poltica de servicio a clientes, la demanda estacional, las materias primas estacionales, entre otros aspectos. El inventario de produccin en proceso, en el caso de las empresas de este giro, est en funcin de su tiempo de duracin. A lo largo del proceso productivo la poltica de este inventario se da a partir del resultado de multiplicar el nmero de das de proceso por el costo de ventas futuras. El inventario de producto terminado debe ser suficiente como para impedir que se incumpla con las entregas a los clientes. II. Crdito comercial y gestin de cobro a clientes El crdito comercial se refiere a la venta de bienes o servicios que no son de contado. Las polticas referentes al otorgamiento de crditos implican encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento de la empresa. En el grado en que se otorguen crditos y se amplen los plazos de cobro a clientes, se estarn inmovilizando fondos en cuentas por cobrar y peligrar la capacidad de la empresa para liquidar sus pasivos. Esto, sin embargo, tiene la ventaja de facilitar la venta de productos y mejorar las utilidades de la empresa. En toda operacin de crdito, las empresas corren el riesgo de que la promesa de pago a un futuro no se cumpla, ya que no existe la seguridad de que se realice, ya que los deudores ms solventes y dignos de confianza pueden dejar de pagar totalmente sus obligaciones, a causa de las numerosas contingencias que pueden presentrseles. De ah que la empresa acepte como parte de la operacin a crdito la probabilidad de que el cliente no cumpla con su promesa de pago. Todas las empresas corren riesgos que pueden preverse antes de otorgar un crdito a clientes, cuantificando y comparando la ganancia que pudiera obtenerse contra el riesgo que se corre. Si el riesgo resulta ser mayor que la ganancia, no se realiza la operacin Las Polticas especficas con relacin al crdito comercial que deben tomarse en cuenta antes y al momento de otorgar crditos se presentan en los anexos. III. Administracin de pasivos Las deudas de una empresa son una fuente de financiamiento que le permiten adquirir bienes de capital, inventarios, pago de nminas, entre otros. Sin embargo, este financiamiento se debe analizar cuidadosamente, ya que compromete los recursos de la empresa a corto y largo plazo, segn sea el caso. Los pasivos generalmente se obtienen de las siguientes fuentes: Proveedores (crdito comercial) Banca Crdito hipotecario

Crdito refaccionario Emisin de obligaciones Factoraje financiero Almacenes generales de depsito Prstamos personales

Entre los elementos que se deben analizar para la solicitud de un crdito estn: naturaleza del crdito, si satisface las necesidades de la empresa, plazo para pagarlo, tasa de inters que se genera, descuentos por pronto pago y tipo de bien que se entrega en garanta El primer paso para una efectiva administracin de los pasivos conlleva la clasificacin de los diversos tipos de deudas y obligaciones en grupos formados con valores homogneos; y se debe realizar atendiendo su mayor y menor grado de exigibilidad, entendida como el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligacin. Mayor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligacin tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. Menor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligacin tiene menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla.

En atencin a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el pasivo se clasifican en: Pasivo circulante o flotante. Este grupo est formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento se ubique en un plazo menor de un ao; tales deudas y obligaciones tienen como caracterstica principal que se encuentran en constante movimiento o rotacin. Para eliminar las posibilidades por falta de liquidez que pudieran presentarse al ejecutar una estimacin inadecuada, es recomendable obtener lneas de crdito superiores a los requerimientos determinados con bases presupuestales. Por ello, este presupuesto debe estar ligado a otros gastos que forman parte del presupuesto de operacin y de gastos acumulados. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo circulante o flotante son: Cuentas por pagar a proveedores. Generalmente representan una cantidad importante dentro del pasivo de las empresas y su comportamiento est ligado a las compras que la empresa efecta, ya que por lo regular las obligaciones se distribuyen entre muchos proveedores, complicando su clculo individual para establecer el monto correspondiente a este financiamiento. Si se cuenta con una poltica establecida para efectuar las compras y hacer frente a las ventas futuras, se puede observar que su monto responde precisamente al costo de las ventas futuras, lo que en la prctica es una forma confiable y segura para calcular su monto. Es importante destacar que para obtener un clculo ms exacto, se debe considerar el costo de las materias primas, incluido en el costo de ventas. Se toman en consideracin estrategias especiales en las compras, como pueden ser: compras por furgn o lote en determinadas fechas del ao, o bien pagos anticipados para obtener importantes descuentos financieros. Gastos de operacin e impuestos acumulados por pagar. Estos conceptos se manejan y estiman mensualmente en las empresas de este giro y normalmente se ligan con otros conceptos; la provisin del impuesto sobre la renta se relaciona con las cantidades mostradas en resultados menos los anticipos detallados en el presupuesto del efectivo; los intereses acumulados se relacionan con los prstamos, por lo que es muy conveniente que estos conceptos se crucen con otros para dar al presupuesto una mayor seguridad numrica.

Pasivo fijo o consolidado. Este grupo est formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un ao, contado a partir de la fecha del balance. Este concepto representa la participacin ms importante que el financiamiento externo tiene sobre la empresa. El presupuesto a largo plazo comnmente no presenta problemas en su estimacin, debido a que su monto es estable y, en particular, estudiado, analizado, y planeado con base en la estructura financiera requerida para cumplir con los objetivos de liquidez, solvencia financiera y productividad. Las principales deudas y obligaciones que forman el pasivo fijo o consolidado son: Capital social y utilidades retenidas Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios Documentos por pagar (a largo plazo)

Cuando existan crditos por pagar a largo plazo, como sera el caso para cinco aos, y de los cuales se deba cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha parte se debe considerar un pasivo circulante y, el resto del crdito, un pasivo fijo o consolidado. Pasivo diferido o Crdito diferido. Este grupo lo forman todas aquellas cantidades cobradas con anticipacin, por las que se tiene la obligacin de proporcionar un servicio tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un pasivo porque generan la obligacin de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad cobrada. Los servicios cobrados por anticipado tienen como caracterstica que su valor disminuye con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. De los servicios cobrados por anticipado slo se considera de utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo y el resto se distingue como un pasivo diferido. No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad al paso del tiempo en que se vayan proporcionando tales servicios. El financiamiento para este tipo de empresas ser con la aportacin de los socios y en menor medida con el crdito de proveedores y que se compensa , en virtud de no otorgarlo a los clientes. Todas las operaciones del negocio se hacen de contado. IV. Anlisis financiero y punto de equilibrio El objetivo de los mtodos analticos consiste en simplificar y reducir los datos que se examinan en trminos ms comprensibles para estar en posibilidad de interpretarlos y hacerlos significativos. Los mtodos de anlisis financiero comprenden en esencia razones simples y razones estndar. As mismo, es til emplear la tcnica del punto de equilibrio econmico para conocer las diversas opciones que debe plantear la administracin de una empresa con objeto de seleccionar la ms conveniente y decidir por qu, cmo y cundo se debe ejecutar. Para opinar con certeza sobre la situacin financiera y la productividad de un negocio, no es suficiente analizar los datos internos. Es necesario complementar el anlisis mediante el conocimiento del entorno donde se desenvuelve la empresa, como: las condiciones del mercado, la localizacin de la empresa con respecto a las fuentes de abastecimiento de materias primas, la mano de obra, las vas de comunicacin, las condiciones polticas tributarias, etctera, que tienen gran influencia en la empresa. Anlisis de liquidez y solvencia financiera

El anlisis de la solvencia financiera deber cubrir las necesidades relacionadas con el ciclo financiero a corto y a largo plazo. La liquidez se refiere a la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones circulantes, es decir, las que participan en el ciclo financiero a corto plazo. La solvencia atae a la capacidad financiera de una empresa para endeudarse a largo plazo y cubrir los costos inherentes. En los anexos se muestran las razones incorporadas en las Pruebas de liquidez y Pruebas de solvencia. Anlisis de productividad de los negocios Los accionistas generalmente desean y obtienen un rendimiento superior al que reciben los acreedores; esto por el riesgo mayor que corren los accionistas segn el nivel de solvencia de la entidad. Por otra parte, mientras mayores sean los fondos de los acreedores, mayores sern los rendimientos de los accionistas; esto conlleva el uso de fondos a una tasa relativamente baja (despus de impuesto sobre la renta), ayudando a obtener mayores rendimientos para los fondos invertidos por los accionistas, que se miden a partir de razones simples, como: Rendimiento sobre la inversin de los accionistas La ms importante medida sobre la productividad de los negocios es el rendimiento sobre la inversin de los accionistas, que se obtiene de la siguiente manera: Utilidades netas ------------------------------------Promedio de inversin de los accionistas Esta razn nos indica el porcentaje de rendimiento que los accionistas alcanzan sobre su inversin, el cual debe ser superior al rendimiento otorgado por los instrumentos de renta fija. Punto de equilibrio El punto de equilibrio es una tcnica de anlisis empleada como instrumento de planificacin de utilidades, toma de decisiones y resolucin de problemas. Para aplicar esta tcnica es necesario conocer el comportamiento de los ingresos, costos y gastos, separando los que son variables de los fijos o semifijos. Los gastos y los costos fijos se generan con el paso del tiempo, aparte del volumen de la produccin y ventas. Son llamados gastos y costos de estructura, porque generalmente se contratan e instalan para la estructuracin de la empresa; como ejemplo de estos costos y gastos pueden citarse la depreciacin en lnea recta, las rentas y los salarios que no estn en relacin directa con el volumen de produccin, entre otros. Por el contrario, los gastos variables se generan en razn directa de los volmenes de produccin y ventas; como ejemplo pueden citarse la mano de obra pagada en razn de las unidades producidas, la materia prima, los impuestos y las comisiones sobre ventas. Otros gastos y costos que oscilan ms o menos en proporcin al volumen de produccin y ventas son los llamados semivariables y, para efectos de esta tcnica, deben ser clasificados como fijos o como variables, aplicando el buen juicio y tomando en cuenta su comportamiento al nivel del volumen de operacin. La utilizacin de la forma lineal de anlisis del punto de equilibrio puede crear expectativas que supongan aumentar o disminuir la produccin; los costos y los ingresos aumentarn o disminuirn x 100

en forma proporcional, situacin que no necesariamente tiene que comportarse de esa manera, ya que los costos variables por unidad no tienen que permanecer constantes aparte del nmero de unidades producidas. Los costos variables por unidad pueden disminuir dentro de ciertos lmites de produccin, pero aumentar con rapidez pasado el lmite previsto. Por tal motivo, la prediccin de las utilidades de diferentes volmenes, a partir nicamente los estados financieros, resultan difciles de determinar. Para ello es necesario el clculo del punto de equilibrio que determina el momento en que la empresa no genera ni utilidad ni prdida, es decir, el nivel en que la contribucin marginal cubre con exactitud los costos y gastos fijos. La aplicacin de la metodologa del punto de equilibrio se presenta en los anexos. V. Conceptos bsicos para las decisiones financieras Para que una empresa pueda tomar cualquier tipo de decisin financiera se debe contar, en primer lugar, con datos confiables y fidedignos que se desprenden de la contabilidad de la organizacin; en segundo trmino, se debe establecer el tipo de informacin necesaria para seleccionar los datos y tcnicas ms adecuados, con la finalidad de poder planear los objetivos de la empresa. Existen tres pasos principales para realizar esta planeacin: Determinacin de los objetivos, por ejemplo, establecer el nivel de ventas; el tiempo adecuado para recuperar crditos, entre otros. Seleccionar y evaluar las mejores opciones para lograr estos objetivos mediante tcnicas de anlisis financiero, como puede ser la utilizacin de razones financieras. Por ejemplo, incrementar los descuentos por pronto pago y negociar con los proveedores un tiempo mayor de crdito.

En el caso de los centros de entretenimiento existen diversas modalidades de pago a proveedores, y ste se realiza en base a monto, tipo de equipo y las negociaciones que se lleven a cabo con los proveedores. Existen proveedores que pueden otorgar crditos por ms de 1 mes. Estas posibilidades generalmente se obtienen con el transcurrir del tiempo, cuando las experiencias de negocios han sido buenas. Implantar estas opciones y regularlas mediante controles adecuados para verificar la eficiencia con que se cumplen los objetivos de la empresa.

Una de las iniciativas ms importantes que debe adoptar una empresa se sita en las decisiones de inversin, las cuales se relacionan con los planes de produccin de la empresa; y a partir de que los planes de produccin de sta se obtienen de la demanda en el mercado de los productos o servicios, se puede afirmar que la demanda de inversiones es derivada. En general, la palabra inversin se refiere a la decisin de invertir y al capital invertido. Incluye el sacrificio de una satisfaccin presente y cierta, a cambio de un cierto grado de riesgo y rendimiento a futuro. Al considerar la decisin de inversin dentro de la estructura genrica del presupuesto de capital, se reconocen tres componentes importantes:

1. La escala de la inversin y sus efectos sobre el precio de venta de la produccin

incrementada, originada por dicha inversin.

2. El proceso total de inversin, que abarca desde el momento en que una decisin de
presupuesto de capital se materializa, hasta el momento en que el producto que se incrementa se consume.

3. La estructura motivacional de las decisiones de inversin, lo cual comprende diversos tipos

de inversiones. VI. Proyecciones, evaluacin financiera y econmica Todo mtodo vlido para evaluar proyectos de inversin debe tomar en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Para determinar el valor que tiene hoy (valor presente) respecto a una cantidad que se recibir en el futuro, se proceder a descontar la cantidad futura a una tasa de inters determinada durante el nmero de perodos considerados. Tasa interna de rendimiento financiero La tasa interna de rendimiento financiero, tambin considerada como tasa interna de retorno, se define como la tasa de descuento a la que el valor presente neto de todos los flujos de efectivo de los perodos proyectados es igual a cero. Se utiliza para establecer la tasa de rendimiento esperada de un proyecto. El mtodo de clculo (procedimiento) considera el factor tiempo en el valor del dinero y se aplica con base en el flujo neto de efectivo que generar el proyecto. El valor presente neto se calcula adicionando la inversin inicial (representada como un flujo de fondos negativo) al valor actual o presente de los futuros flujos de fondos. La tasa de inters ser la tasa interna de rendimiento del proyecto (TIR). La TIR es la tasa de rendimiento en la que el futuro flujo de fondos iguala la salida de caja inicial que incluye los gastos de instalacin. La TIR es la tasa de descuento en la que el valor presente neto es igual a cero. Valor presente neto y su comparacin con la tasa interna de retorno El valor presente neto (VPN) se define como el valor presente del flujo de ingresos (flujo positivo) menos el valor presente del flujo de egresos (flujo negativo); esto es, la suma algebraica de los flujos de efectivo futuros (positivos y negativos) al valor presente, incluyendo en esta suma el egreso inicial de la inversin. Es claro que en un proyecto de inversin no necesariamente existe un solo flujo negativo (inversin inicial), sino que estos pueden presentarse en dos o ms perodos. En trminos generales, por cualquiera de los mtodos se llega a la misma conclusin, que permite tomar la decisin de aceptar o no un proyecto. En el caso del mtodo de valor presente neto la incgnita se incorpora en el flujo final del proyecto a una tasa esperada, y en el caso del mtodo de la TIR la incgnita se enfoca en el tipo de la tasa a partir de la cual el flujo es igual a cero. De acuerdo con lo anterior , si la TIR es mayor que la tasa mnima requerida para un proyecto, no se considera necesario calcular el valor por el mtodo del valor presente neto, ya que la decisin tomada busca la aceptacin del proyecto. Existen diferencias importantes entre los dos mtodos que deben ser reconocidos. Cuando dos inversiones propuestas son mutuamente excluyentes, podemos seleccionar una de ellas, y los dos mtodos pueden arrojar resultados contradictorios. Por ltimo, existe la evaluacin social de proyectos, que permite determinar si un proyecto es benfico o no para la economa en su conjunto; sin embargo, rebasa los alcances de esta gua. VII. Riesgo y anlisis de sensibilidad

Riesgo En finanzas existe una relacin directa entre el riesgo de una inversin y los beneficios que esta produce; de manera general, se puede decir que entre mayores sean los beneficios ms riesgos implica la inversin. Un aspecto importante para disminuir los riesgos es la diversificacin de inversiones; mientras ms amplia es la gama de elecciones, disminuye el riesgo de una en particular. Otra variable que se debe de considerar es el tiempo de riesgo que se desea mantener en la inversin, ya que existe una relacin directa entre estos. El riesgo financiero incluye la posible insolvencia y la variabilidad en las utilidades disponibles para el propietario o los poseedores de acciones comunes de la empresa. A medida que una empresa aumenta la porcin de pasivos, de contratos de arrendamiento y de acciones preferentes en su estructura financiera, se aumentarn los cargos fijos; por lo tanto, la probabilidad de que la empresa sea capaz de satisfacer estos cargos fijos tambin aumenta y a medida que la empresa contine usando apalancamiento financiero o dependencia, crece la probabilidad de insolvencia, que a la vez puede conducir a la quiebra legal. Por otro lado, todo negocio est sujeto a fluctuaciones en las ventas que pueden conducir a variaciones en las utilidades para los propietarios o accionistas. Anlisis de sensibilidad El anlisis de sensibilidad permite determinar la viabilidad de un proyecto con base en los flujos de efectivo que producir durante su vida, el presupuesto de capital que se necesitar para llevarlo a cabo y el tiempo en que se recuperar la inversin, adems de establecer el riesgo que implicar desarrollarlo. En la formulacin de proyectos es frecuente encontrar que los resultados econmicos previsibles dependen de los valores asignables a las variables de los mercados de materias primas y productos, a la eficiencia de los procesos y a variables de diversa ndole. En tales casos, la supeditacin de los resultados econmicos previsibles de la operacin de la empresa a valores prestablecidos de dichas variables, que actan como parmetros, da lugar a que el estudio carezca de flexibilidad, ya que no se incluyen los efectos que se derivaran de cambios en los parmetros y condiciones establecidas al inicio. En general, se puede decir que los datos o parmetros usados para determinar la viabilidad tcnica, econmica y financiera de una empresa se estiman con base en una prediccin de las condiciones futuras; por tanto, es deseable que el empresario mantenga cierto margen de escepticismo al considerar la solucin obtenida como el punto de partida para analizar lo que sucedera si los valores cambiaran. El anlisis de sensibilidad es una de las tcnicas ms empleadas para afrontar el programa expuesto, ya que mide cmo los valores esperados en un modelo financiero o de mercado seran afectados por cambios en la base de los datos para su formulacin. El beneficio mximo de ese anlisis es que provee de inmediato una medida financiera sobre las consecuencias de posibles errores de prediccin. Asimismo, ayuda a enfocar los puntos o variables ms sensibles.