ERP EN LA ADMINISTRACIN PBLICA

Universidad Tecnolgica del Centro (UNITEC). Guacara, Edo. Carabobo Venezuela. Carlos E. E. Leez D. CI:19002846 Ricardo Velazco CI:20242651 e-mail: carlos880918@hotmail.com e-mail: antonio300019@hotmail.com

Resumen
Este artculo presenta un anlisis referente al uso del sistema de planificacin de recursos empresariales ( ERP) como un Modelo integrado de gestin e Informacin en la Administracin Pblica. Esto con el fin de poder contar con sistema de informacin que asegure una gestin integrada que, basndose en la filosofa del dato nico, se cerciore de que la informacin se introduce una sola vez en origen, y pueda gestionarse y consultarse desde cualquier punto o sistema que precise dicha informacin. Un sistema de acceso universal, que facilite tanto la gestin de los usuarios para tramitar en lnea todos sus proyectos, como el acceso sin restricciones a los ciudadanos para realizar el anlisis y seguimiento de los proyectos de su inters. La mayor disponibilidad de informacin entregara mayor confianza en el sistema y evitara en algn grado la generacin de movilizaciones ciudadanas o especulaciones en torno a las forma de gestionar la aprobacin de cada proyecto.

Palabras claves: ERP, Sistemas de Informacin, Gestin, Planificacin, Administracin Pblica.

1. Introduccin y sin nimo de lucro), las cuales soportan la presin de tener que hallar nuevas formas de reducir costes, aumentar la transparencia y mejorar los servicios para los ciudadanos.

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios. Son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Los ERP, que inicialmente funcionaban ampliamente en las empresas, hoy en da
estn siendo requeridos por las organizaciones del sector pblico (de la administracin pblica, educativas, sanitarias

En los ltimos tiempos, la llegada de los sistemas ERP a la Administracin Pblica ha supuesto un avance importante en cuanto a la eficiencia de sus procesos. Estas soluciones de gestin han permitido asegurar la legalidad y el seguimiento de todos los actos administrativos y contables, y tambin han propiciado la introduccin de nuevas funcionalidades orientadas a la gestin electrnica y abierta de los organismos pblicos. La Administracin siempre ha tenido la necesidad de registrar todos sus actos administrativos y contables, para garantizar

un seguimiento exhaustivo de la legalidad. La informatizacin de datos en el rea econmico-financiera de los organismos pblicos, por tanto, lleva recorrido ya un largo camino aunque, siempre orientada ms al registro contable y al seguimiento legal, que a la gestin propiamente dicha. La mayora de entidades pblicas de los pases desarrollados que se han planteado un cambio global de sus sistemas econmicofinancieros, han optado por la implantacin de un ERP para modernizar su gestin.
2. Desafos que deben superar las organizaciones del sector pblico

en el proyecto, de un integrador que asegure la ptima implantacin de la herramienta informtica, acercndola al peculiar mundo de los organismos pblicos. El ciclo de vida de un proyecto que comprende la implantacin de un ERP en la Administracin suele ser largo y complejo. Se trata de proyectos tecnolgicos de gran envergadura, tanto desde el punto de vista organizativo, como funcional, ya que afecta a un importante nmero de reas funcionales y a la prctica totalidad de la organizacin. Partimos de entidades con una gran tradicin en el uso de soluciones de gestin desarrolladas a medida, que cubran totalmente y de forma especfica los requerimientos de cada usuario. Estos usuarios, a su vez, estaban acostumbrados a una forma de trabajar muy concreta y repetitiva, contando con un profundo conocimiento de su rea de responsabilidad especfica pero con poca visin de integracin. Las soluciones ERP, sin embargo, son en su esencia generalistas. Y la necesidad de tener en cuenta estos diferentes aspectos hace que, en una implantacin concreta, debamos, por un lado, adaptar el usuario a una nueva realidad, representada por soluciones de gestin con una visin integrada, donde cada rea interacta con las dems. Por otra parte, tambin debemos acercar el funcionamiento de la solucin ERP a la agilidad y ergonoma de los sistemas a medida a los cuales est acostumbrado el usuario en el mbito de la Administracin Pblica. La implantacin y puesta en marcha de un sistema ERP en un organismo pblico, de este

Algunos de los desafos que deben superar las organizaciones del sector pblico son: Mejorar la gestin de las relaciones con los ciudadanos. Cumplir normativas en continuo cambio y ampliacin. Aumentar la rendicin de cuentas financieras. Supervisar fondos y subvenciones. Modernizar el lugar de trabajo con procesos automatizados. Realizar el seguimiento y mantener la transparencia de la informacin financiera. Las organizaciones soportan el del sector de pblico sistemas

tambin

lastre

antiguos que a menudo resultan costosos y difciles de actualizar y mantener. De modo que la inclusin de la tecnologa adecuada puede ser de gran ayuda.

Para la consecucin de unos beneficios reales en la implantacin de un ERP en el mbito de la Administracin, resulta necesario cumplir varios requisitos, los ms importantes de los cuales son: la existencia de un claro afn de modernizacin y optimizacin de procesos por parte del organismo pblico; la eleccin de una solucin avanzada y adaptada a las necesidades especficas del sector y el apoyo,

modo, requiere un adecuado proceso de explicacin, maduracin y aceptacin, as como de un posterior seguimiento detallado. Los sistemas de informacin corporativos (ERP) deben concebirse como proveedores de servicios y de ayuda a toda la organizacin y, al mismo tiempo, deben prever la comunicacin con todas aquellas herramientas especficas de cada rea (intervencin, contabilidad, contratacin, tributos, recaudacin, catastro, urbanismo, recursos humanos, va pblica,...) La comprensin del modelo de gestin debera ir ms all de la dualidad que representa lo de dentro de la organizacin y lo que concierne a los clientes. Las nuevas soluciones integrales que necesita el mercado no deben estar pensadas en si van dirigidas a los funcionarios o si son para relacionarse con el pblico. En una Administracin pblica, todos sus sistemas de informacin deben estar interconectados configurando el modelo Integral de gestin e Informacin.
3. Mejora de la eficacia administrativa

Los ERP, asimismo, facilitan la orientacin a procesos que, mediante la entrada nica de datos, ayuda a una gestin ms eficiente, global e integrada de las entidades pblicas. En ese sentido, la aportacin principal de las soluciones ERP y, especialmente, de los sistemas de gestin econmico-financiera a la gestin de las Administraciones Pblicas ha sido la capacidad de ordenar los procesos y actos administrativos internos, siendo ste el pilar bsico que permite que la Administracin comparta informacin hacia fuera: con el ciudadano, con las empresas y con otras Administraciones.
4. Un proceso de modernizacin sin vuelta atrs

La implantacin de una solucin de tipo ERP en el mbito de la Administracin representa un proyecto complejo de gestionar, que encierra mltiples retos. Sus ventajas sin embargo compensan de sobra esta complejidad, ya que dan pie a la implantacin de funcionalidades innovadoras cada vez ms demandadas por la sociedad. Gracias a la incorporacin de soluciones de gestin ERP, en los ltimos diez aos, la Administracin Pblica ha alcanzado el mismo nivel que la empresa privada en materia de gestin. Se trata de un hecho al que han contribuido, tanto la bsqueda de la eficiencia por parte de los propios responsables de los organismos pblicos, como los requerimientos de los ciudadanos. Hoy, el Sector Pblico est inmerso en un fuerte proceso de modernizacin, que aunque de avance complejo, incluso supera en algunos aspectos a las iniciativas privadas.

Las soluciones de gestin econmicofinancieras de tipo ERP permiten integrar las distintas reas de conocimiento de la Administracin. Incorporan, asimismo, a la Administracin funcionalidades que histricamente no se han utilizado en este sector, como pueden ser los aplicativos especficos para la automatizacin de la Contabilidad Analtica, los Cuadros de Mando, las funcionalidades en apoyo a la gestin sin papeles y un largo etc. Y esto ha propiciado una importante evolucin en los sistemas de informacin y en los planteamientos estratgicos de este sector.