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INDICE DEL MANUAL Introduccin Base Legal Objetivo del Manual Procedimiento para el clculo de prestaciones y pensin por vejez Procedimiento para el clculo de ayudas econmicas Procedimiento para la elaboracin de Nminas Procedimiento para la elaboracin de Reportes Procedimiento para la elaboracin de Fraccionamiento de actas Procedimiento para la elaboracin de Fraccionamiento de certificados de salario Procedimiento para la emisin de permisos. Procedimiento para la suspensin de empleados emitidos por el IGSS Procedimiento para la suspensin de empleados emitidos por el dispensario Municipal. Procedimiento para control de asistencia de los empleados Procedimiento para reporte de empleados emitidos por el supervisor de personal Procedimiento para la realizacin de providencias y sanciones Procedimientos para permisos Procedimiento para las renuncias Procedimiento para notificar abandono de puesto Procedimiento para elaboracin de fichas record de empleados Procedimiento para realizar acuerdos de contratacin Procedimiento para realizar acuerdos y sanciones Procedimiento para realizar acuerdos de vacaciones Procedimiento para realizar acuerdos de horas extras Procedimiento para realizar acuerdos de remocin Procedimiento para realizar acuerdos de prrroga de contrato Glosario de trminos ndice temtico
PAG. 1 2 2 3 6 7 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 21 22 24 25 27 28 29 30 31 32 33
SIMBOLOGA DE ASME
ORIGEN:
Para identificar el paso previo que da origen al proceso este paso no forma En si parte del nuevo proceso. Hay una operacin cada vez que una forma o documento es cambiado Intencionalmente en cualquiera de sus caractersticas, cundo se uengrapa O cuando se desune o se desengrapa, cuando se prepara para otra Transporte o almacenamiento.
OPERACION
operacin
Hay una inspeccin cada vez que una forma o documento es examinado Identificarlo o para verificar su cantidad, calidad o caractersticas. El De esta inspeccin puede ser: a) Corregir inmediatamente los errores. b) Rechazar la forma o documento. c) Devolverlo para que el error sea corregido. d) Comparar con otro documento.
TRANSPORTE excepto
Hay un transporte cada vez que una forma o documento se mueve, Cuando dicho movimiento es parte de una operacin o de una inspeccin.
DEMORA: ALMACENAMIENTO:
Ocurre una demora a una forma o documento cuando las condiciones de Trabajo no permiten o requieren la ejecucin de la siguiente planeada. Ocurre un almacenamiento cuando una forma o documento es Guardado o protegido contra un traslado no autorizado: cuando Es archivado permanentemente.
ALMACENAMIENTO TEMPORAL
O curre una forma o documento se archiva o guarda transitoriamente Antes de continuar con el siguiente pas.
ACTIVIDADES COMBINADAS OPERACIN Y ORIGN Se considera esta actividad cuando la forma o documento entra al Al proceso y al mismo tiempo puede suceder una operacin. INSPECCION Y OPERACIN Se considera esta actividad cuando al fin principal es efectuar una Operacin, durante la cual puede efectuarse alguna inspeccin.
INTRODUCCION
Este manual de procedimientos administrativos surge por la necesidad manifestada de los empleados del departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Quetzaltenango de contar con un documento gua que estandarice la realizacin de los procedimientos administrativos.
Este manual de procedimientos est escrito con un lenguaje sencillo para facilitar su comprensin y aplicacin, constituyendo as un instrumento til para analizar, registrar e interpretar todos los procedimientos que se realizan en el departamento
Refuerza tambin la base de conocimientos para aquellos empleados que por alguna razn no cuentan con una base slida sobre las distintas actividades que conforman los procedimientos ya que se hace una descripcin detallada sobre cada una de ellas.
Adems se incluyen diagramas de flujo de cada procedimiento para facilitar la utilizacin y prctica de este manual.
BASE LEGAL: La base legal del manual de procedimientos administrativos se contempla en el Captulo Cuarto, artculo 57 del Cdigo de trabajo. El manual puede utilizarse como un auxiliar en el reglamento interno de trabajo. OBJETIVO DEL MANUAL:
Presentar a los empleados del departamento de Recursos Humanos una compilacin ordenada, secuencial y detallada de las operaciones del departamento de Recursos Humanos, los puestos o unidades administrativas que intervienen en cada actividad, precisando su participacin en dichas operaciones y los formatos que se deben utilizar para la correcta realizacin de las actividades institucionales en procedimientos administrativos.
ENCARGADO DE PRESTACIONES LABORALES: PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO DE PRESTACIONES LABORALES Y PENSION POR VEJEZ PASO S 1 RESPONSABLE
Encargado de prestaciones Laborales.
REQUISITOS
ACTIVIDA D
Expediente con toda la documentacin necesaria Revisin de expediente. a) por fallecimiento: certificacin de defuncin, b) Por renuncia o destitucin Acuerdo correspondiente y c) por vencimiento de contrato respectivo, certificacin de los 6 ltimos meses de sueldo.
Secretara enva a Recursos Humanos el pago de prestaciones laborales. Se realiza el clculo de las prestaciones laborales.
Expediente
Asesora Jurdica 5
Aprobacin de Auditoria
El honorable Concejo Municipal da la aprobacin necesaria y sale a travs de un acuerdo Se enva copia a dependencias involucradas.
Encargado de Prestaciones
Copia de Acuerdo
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CALCULO DE PRESTACIONES LABORALES Diagrama Propuesto por: Ana Felisa Chacln Barreno Octubre de 2007
SECRETARIA
RECURSOS HUMANOS
ASESORIA JURDICA
AUDITORIA
CONCEJO MUNICIPAL
INICIO PASO 1 PASO 2 PASO 3 PASO 4 4.1 NO/SI PASO 5 PASO 6 PASO 5.1 NO/SI
PASO 6.1
PASO 8
PASO 7
Secretara Municipal
Solicitud del empleado o De la familia en caso en Caso de que este fuera el Fallecido del empleado
Secretara y encargado De Prestaciones laborales Datos del empleado Enva copia a Recursos Empleados. Hace dictamen y se enva
Encargado de
Acuerdo
A Alcalda.
Alcalda
Dictamen
Alcalda
Acuerdo
SECRETARIA
RECURSOS HUMANOS
ALCALDIA
PASO 3 PASO 4
FIN
PASOS 1
REQUISITO Ninguno
ACTIVIDAD
Notificacin de papelera a Incluir en la nmina: Renuncias, horas extras, Vacaciones del IGSS. Nuevas contrataciones y Descuentos.
Encargada de planilla
3 4
Borrador Borrador
Encargada de planilla
Planilla impresa
6 7
Auditoria Compras
Planilla Planilla
Auditoria enva copia Compras enva planilla a contabilidad para ingresarla al programa Sicoin Web. Contabilidad enva planilla a tesorera Tesorera reenva planilla a RR.HH. Se corteja la nmina con lo que se debe pagar en bancos Por ltimo se enva la nmina
8 9 10 11
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ELABORCION DE PLANILLA MENSUAL Diagrama de flujo Propuesto por: Ana Felisa Chacln Barreno Octubre de 2007 RECURSOS HUMANOS AUDITORIA CONTABILIDAD TESORERA
INICIO
PASO 1
PASO 3
PASO 2
PASO 4
PASO 9
PASO 10 PASO 11
FIN
PASOS
RESPONSABLE Encargado de personal por planilla. Encargado de personal por planilla Encargado de personal por planilla.
REQUISITOS
ACTIVIDAD
1 2
Reporte
Declaracin
Reportes anteriores
Resolucin
Se enva a Comisin paritaria para su conocimiento. Comisin paritaria reenva a Recursos Humanos.
Comisin paritaria
Resolucin
Resolucin
Acuerdo
10
Acuerdo
RECURSOS HUMANOS
SINDICATO
COMISIN PARITARIA
ALCALDA
INICIO
PASO 1
PASO 7
PASO 8
PASO 9
PASO 10
FIN
ENCARGADO DE PERSONAL POR EL SISTEMA DE PLANILLA: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE FRACCIONAMIENTO DE ACTAS PASOS 1 RESPONSABLE Jefe de dependencias REQUISITOS Solicitud ACTIVIDAD El jefe solicita al encargado De personal por planilla Fraccionamiento de acta por Ausencia de un empleado. Redaccin de Acta
4 Encargado de personal Acta firmada Se archiva el documento Por planilla para dejar constancia.
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
FIN
PASOS RESPONSABLE
REQUISITOS
ACTIVIDAD
Solicitud
El empleado solicita al encargado de personal por planilla fraccionamiento de certificado de salario para poder solicitar prstamos bancarios.
Ninguno
Redaccin de certificado
Acta firmada.
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
FIN
PASOS
REQUISITOS
ACTIVIDAD El empleado solicita al encargado de personal por planilla permiso para ausentarse Realiza notificacin
Ninguno
Si el periodo es de un da solo notifica al Director de Recursos Humanos Notificacin Si el perodo es ms largo se notifica a Alcalda.
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 3 Si el periodo es de Un da
FIN
RESPONSABLE
I.G.S.S. Encargado de personal por planilla Auditoria y Presupuesto
REQUISITOS
Aviso de suspensin
ACTIVIDAD
2
3
El I.G.S.S. Enva un aviso de suspensin de trabajo Aviso de suspensin del Se realiza una I.G.S.S. notificacin al Encargado de nminas. Para suspender pagos. Notificacin Se enva copia de notificacin a Presupuesto y Auditoria para su conocimiento.
I.G.S.S.
RECURSOS HUMANOS
AUDITORIA
PRESUPUESTO
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 3 PASO 3
FIN
PROCEDIMIENTO PARA SUSPENSIONES DE EMPLEADOS EMITIDAD POR EL DISPENSARIO MUNICIPAL. PASO RESONSABLE S 1
Dispensario Municipal
REQUISITOS
Notificacin de suspensin
ACTIVIDAD
El dispensario Municipal Enva un aviso de suspensin De trabajo al departamento de Recursos Humanos.
Dispensario Municipal
Notificacin de suspensin
El dispensario enva una copia De la notificacin a la Notificacin a la dependencia en La que labora el empleado.
DIAGRAMA DE FLUJO PARA SUSPENSIONES DES EMPLEADOS EMITIDAS POR EL DISPENSARIO MUNICIPAL INICIO
PASO 1
PASO 2
FIN
PASOS 1
ACTIVIDAD Supervisar que los empleados municipales cumplan con el horario de trabajo Pasar nmina de asistencia a los empleados municipales.
Supervisor de personal
Supervisor de personal
Nmina de asistencia
Firma y sella la nmina de asistencia para constar que estuvo presente, y la archiva.
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 3
FIN
PASOS 1
RESPONSABLE
Supervisor de personal
REQUISITOS
Supervisar personal
ACTIVIDAD
Supervisar que los empleados Municipales se encuentren en su Lugar de trabajo y realicen las funciones Que les correspondan.
Supervisor de personal
Documento de reporte
Supervisor de personal
Documento
INICIO
PASO 2
PASO 3
FIN
PASOS 1
RESPONSABLE
Jefe de dependencia donde Labore el empleado.
REQUISITOS
Informar al encargado de encargado Personal para
ACTIVIDAD
Jefe de dependencia informa al
Encargado de personal
Elaborar citacin
Presupuestado y por
Contrato 3 Encargado de personal Presupuestado y por contrato Citacin
5 Encargado de personal Expediente del empleado con la El director de Recursos Humanos autoriza que el presupuestado y por contrato. declaracin expediente se enve a comisin paritaria 6 Comisin paritaria Expediente del empleado Comisin paritaria determinar sancin devuelve expediente para
7 Alcalde Municipal Expediente del empleado El Alcalde Municipal determina conformidad con el pacto colectivo. sancin de
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 3
FIN
PASOS 1
RESPONSABLE
Empleado
REQUISITOS
Solicitud
ACTIVIDAD
El empleado solicita permiso a Recursos Humanos
Si la pretensin del empleado esta Contemplada en el pacto colectivo o la ley de servicio Municipal se emite Opinin favorable.
Encargado de personal
Alcalda
Resolucin
La secretaria Municipal reenva la El secretario enva Acuerdo al interesado, contabilidad, Auditoria Encargada y nmina en Recursos Humanos.
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA EMISIN DE PERMISOS EMPLEADO RECURSOS HUMANOS INICIO ALCALDA CONTABILIDAD AUDITORIA
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
PASO 5
PASO 5
FIN
PASOS RESPONSABLE 1
Empleado
REQUISIITOS
Renuncia por escrito del Empleado
ACTIVIDAD
El empleado entrega su carta de renuncia al encargado de personal. Se hace una providencia dirigida a la dependencia donde el empleado labora. para conocer a cerca de la tarjera de Responsabilidad del empleado y si tiene a su cargo bienes de propiedad de la Municipalidad.
Carta de renuncia
providencia dependencia
Informe
Alcalda
Providencia
Secretario
Providencia
PASO 1
PASO 2
PASO 3
FIN
PASOS
RESPONSABLE
REQUISITOS
ACTIVIDAD
1 Encargado de presupuestado contrato personal Boleta de registro y por El empleado debe llenar una boleta de registro
Formularios
Se llena formulario de declaracin de beneficiarios del plan de prestaciones del empleado municipal
Expediente competo
del
empleado Se ingresa a la computadora con cdigo, nombre y apellidos, dependencia en la cual labora, el puesto, la fecha de inicio de labores sueldo, credencial del IGSS y nmero de Nit
Se archiva el expeduente
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
PASO 5
FIN
PASOS 1
RESPONSABLE
Secretario de Re cursos Humanos
REQUISITOS
Expedientes con Convocatoria Evaluaciones, Acta de comisin. Especfica, Autorizacin de Alcalda
ACTIVIDAD
Recibir el expediente Completo.
3 4
Acuerdo Acuerdo
Secretaria Municipal
Notificacin
Notificacin
Se archiva la Notificacin.
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA REALIZACIN DE ACUERDOS DE CONTRATACION, SANCIONES, VACACIONES, HORAS EXTRAS, REMOCION Y PRORROGA DE CONTRATO.
RECURSOS HUMANOS
SECRETARIA MUNICIPAL
INICIO
PASO 1
PASO 2
PASO 6
FIN
PASOS
RESPONSABLE
REQUISITOS
ACTIVIDAD
Expedientes con reporte del jefe superior, citacin de la direccin De Recursos Humanos toma de Declaraciones, sancin sugerida Por Recursos Humanos toma o Comisin paritaria.
Expediente completo
Acuerdo
Aprobar el acuerdo
Acuerdo
Notificacin
Notificacin
Se archiva la notificacin.
PASOS 1
RESPONSABLE
Secretario de Recursos Humanos
REQUISITOS
Expedientes con formulario de solicitud de vacaciones firmado Por el empleado con el visto bueno
ACTIVIDAD
Recibir el expediente completo.
Expediente completo.
Acuerdo
Aprobar el acuerdo.
Acuerdo
Secretara Municipal.
Notificacin
Notificacin
PASOS
1
RESPONSABLE
Secretario de Recursos Humanos
REQUISITOS
Expedientes con reporte de
horas extras firmado por el jefe superior inmediato, informe de las actividades realizadas durante el tiempo extraordinario. Expediente completo
ACTIVIDAD
Recibir el expediente completo
3 4 5
Redactar el acuerdo respectivo presentrselo al director de Recursos Humanos Aprobar el acuerdo Enviar acuerdo a Secretaria Municipal. Secretara reenva acuerdo como notificacin
Notificacin
Se archiva la notificacin
PASOS 1
RESPONSABLE
Secretario de Recursos Humanos.
REQUISITOS
Expedientes con: Con reporte del Jefe superior inmediato, citacin De la Direccin de Recursos Humanos, toma de declaraciones, Informes de la remocin autorizada Por el Seor alcalde.
ACTIVIDAD
Recibir el expediente completo.
Expediente completo.
Acuerdo.
Aprobar el acuerdo.
Secretaria Municipal
Notificacin como
PASOS RESPONSABLE
REQUISITOS
ACTIVIDAD
Expedientes con Solicitud del empleado interesado, con copia del contrato a vencer, copia de cdula de vecindad.
Expedientes completo
Expediente completo
Aprobar el acuerdo
Acuerdo
5 6
Secretaria Municipal
Notificacin Notificacin