LIO 1 - ARQUIVOS E PASTAS DE TRABALHO

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esta lio, teremos uma viso geral sobre ferramentas de gerenciamento de arquivos e pastas de trabalho. Trataremos de questes como a utilizao de senhas para gravar arquivos, a construo de modelos e operaes com planilhas.

PROTEGENDO ARQUIVOS
muito comum desejarmos proteger arquivos no nosso computador. Vrias so as razes para isso. Pode ocorrer que o arquivo que desejamos proteger contenha informaes que no devem ser do conhecimento de outras pessoas, ou pode ser que queiramos evitar alteraes indesejveis no arquivo, mesmo que no intencionais, feitas por ns mesmos ou por outros usurios. Proteger arquivos no Excel tarefa simples. O que temos a fazer clicar no boto Opes, no momento em que estivermos salvando um arquivo pela primeira vez, ou no momento em que estivermos utilizando o recurso Salvar Como. Veja a tela reproduzida a seguir. Ela obtida aps o clique no boto Opes, na tela Salvar Como.

Vejamos o que acontece quando utilizamos somente uma das duas opes de senha. A opo Senha de proteo permite definir uma senha de leitura e escrita. Isso significa que o usurio somente poder abrir o arquivo e/ou efetuar alteraes se souber a senha de proteo. Na figura ao lado temos a tela que exibida quando se tenta abrir um arquivo que contm senha de proteo. A opo Senha de gravao permite definir uma senha somente de escrita, ou seja, o arquivo poder ser aberto por qualquer usurio, mas alteraes podero ser efetuadas somente por quem conhecer a senha de gravao. Veja a figura ao lado. Bem, e o que acontece se definirmos duas senhas, uma de proteo e outra de gravao? Nesse caso, quando algum tentar abrir o arquivo, receber uma mensagem solicitando a senha de proteo. Se o usurio conhecer essa senha e digit-la, na

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prxima tela o Excel solicitar a senha de gravao. Se o usurio conhecer tambm essa senha, poder visualizar e alterar o arquivo. Caso contrrio, ter a opo de ainda assim abrir o arquivo somente para leitura ou cancelar a operao. A opo Recomendvel somente leitura far com que, no momento da abertura do arquivo, seja apresentada uma tela informando que o arquivo deve ser aberto somente no modo leitura, a menos que alteraes tenham que ser efetuadas. O usurio poder escolher a forma em que o arquivo ser aberto ou cancelar o processo.

Prtica
Suponha que desejemos produzir trs planilhas para nossa empresa. Uma para controlar o Caixa, outra para armazenar dados estatsticos da empresa - tais como evoluo das vendas, nmero de funcionrios, lucro por funcionrio, etc. - e uma terceira para conter a tabela de comisses de venda. Essa tabela valer para um semestre. O acesso planilha Caixa dever ser restrito a um pequeno grupo de funcionrios. Assim, atribuiremos uma senha de proteo a essa planilha. Essa senha ser comunicada somente aos funcionrios responsveis pelo caixa da empresa. A planilha Estatstica poder ser visualizada por todos os diretores da empresa, mas sua atualizao estar a cargo de um departamento especfico. Essa planilha dever ter uma senha de proteo e outra de gravao. Finalmente, a planilha Comisses poder ser visualizada por todos os funcionrios, mas somente ser alterada ao final do semestre. Vamos atribuir-lhe uma senha de gravao, que ser informada apenas ao funcionrio encarregado pela sua atualizao ao final do semestre. Vamos soluo. Criaremos trs planilhas, mas como no nos interessa contedo, digitaremos qualquer informao na clula A1 de cada uma delas. 1. Abra uma planilha em branco. Insira a palavra Caixa na clula A1. 2. Aperte CTRL+B ou clique no boto Salvar. 3. Na tela Salvar Como, localize e abre a pasta Excel Avanado. Clique no boto Opes. 4. Na caixa Senha de proteo da tela Opes para Salvar, digite money. Clique em OK. 5. Na tela Confirmar Senha, insira novamente a senha money. Clique em OK. 6. O Excel volta tela Salvar Como. Salve a planilha com o nome Caixa, na pasta Excel Avanado. Feche o arquivo Caixa. 7. Abra uma planilha em branco. Insira a palavra Estatstica na clula A1. 8. Aperte CTRL+B ou clique no boto Salvar. 9. Na tela Salvar Como, clique no boto Opes. 10.Na caixa Senha de proteo da tela Opes para Salvar, digite protege. 11.Na caixa Senha de gravao da tela Opes para Salvar, digite grava. Clique em OK. 12.Na tela Confirmar Senha, confirme a senha protege. Clique em OK. 13.Na tela Confirmar Senha, confirme a senha grava. Clique em OK. 14.O Excel volta tela Salvar Como. Salve a planilha com o nome Estatstica, na pasta Excel Avanado. Feche o arquivo Estatstica. 15.Abra uma planilha em branco. Insira a palavra Comisses na clula A1. 16.Aperte CTRL+B ou clique no boto Salvar. 17.Na tela Salvar Como, clique no boto Opes. o

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18.Na caixa Senha de gravao da tela Opes para Salvar, digite tabela. Clique em OK. 19.Na tela Confirmar Senha, insira novamente a senha tabela. Clique em OK. 20.O Excel volta tela Salvar Como. Salve a planilha com o nome Comisses, na pasta Excel Avanado. Feche o arquivo Comisses. Agora que voc j criou os trs arquivos, experimente abri-los. Lembre-se de que: o arquivo Caixa possui a senha de proteo money; o arquivo Estatstica gravao grava; possui a senha de proteo protege e a senha de

o arquivo Comisses possui a senha de gravao tabela, que foi fornecida apenas a um funcionrio. Como exerccio proposto, crie outra planilha, salve-a com a opo Recomendvel somente leitura e feche-a. Em seguida, tente abri-la e veja as opes que estaro disponveis para esse arquivo. DICAS DICAS Se Se voc voc tentar tentar salvar salvar um um arquivo arquivo que que tenha tenha sido sido aberto aberto no no modo modo somente somente leitura, leitura, o Excel apresentar a tela Salvar Como, permitindo-lhe que voc o Excel apresentar a tela Salvar Como, permitindo-lhe que voc possa possa salvar salvar as as alteraes alteraes como como um um arquivo arquivo diferente diferente do do original. original. No No esquea esquea as as senhas senhas que que voc voc utilizar utilizar na na gravao gravao dos dos arquivos. arquivos.

CONSTRUINDO MODELOS
Observe os problemas a seguir: 21.Construir uma planilha para acompanhar as receitas e despesas de uma empresa durante o ano. 22.Construir uma planilha para armazenar e processar as notas escolares dos alunos de um colgio. 23.Construir uma planilha para estimar a quantidade de material que dever ser utilizada na construo de casas populares. As planilhas elaboradas para resolver os problemas acima tm em comum o fato de que, em geral, podem ser re-utilizadas para cada conjunto varivel de dados. Por exemplo, uma planilha Notas poderia ser elaborada de tal forma que pudesse ser utilizada para calcular as notas dos alunos da 1, da 2 ou de qualquer srie de um colgio. Uma outra planilha para processar as receitas e despesas do ms de janeiro tambm poderia ser utilizada para processar as receitas e despesas de outros meses. Em geral, quando construmos planilhas para esses casos, o que fazemos elaborar uma estrutura contendo ttulos, itens, frmulas e todos os demais elementos que no sofrero variaes. Nessa fase, comum incluir um conjunto de dados, fictcios ou no, para facilitar a elaborao das frmulas e a eliminao de erros. Quando tudo est pronto, apagamos aquele conjunto de dados e salvamos nosso arquivo com um nome que indique que aquela planilha ser uma matriz para outras planilhas especficas. Quando necessitarmos utilizar essa matriz, o que teremos a fazer abri-la, digitar os dados especficos e salvar o arquivo com um outro nome, de forma a manter o original sem alteraes. At aqui, tudo o que falamos nesta seo no novidade para voc. Entretanto, existe uma forma mais eficiente de elaborar nossas planilhas. a utilizao de modelos. Com esse recurso, podemos economizar tempo e adquirir maior segurana no nosso trabalho. possvel que voc j conhea e utilize os arquivos do tipo modelo. De qualquer forma, vale a pena ler os comentrios que faremos a seguir,

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como forma de revisar o assunto. Neste curso, a maior parte das planilhas que faremos sero do tipo modelo. No Excel 7.0, qualquer pasta de trabalho pode ser um modelo. Veremos como fazer isso atravs de um exemplo prtico.

Prtica
Na pasta Excel Avanado, h uma planilha chamada Escola Duque de Caxias, que foi elaborada para a apurao do resultado final dos alunos da escola. Vamos utilizar essa planilha para falarmos sobre a criao de modelos. Por ora, no estamos interessados nas frmulas e/ou outros recursos utilizados na planilha. Assim, se voc ainda no o fez, abra agora o arquivo Escola Duque de Caxias. Trata-se de uma planilha simples. H uma frmula para somar as quatro notas, outra para calcular a mdia e uma terceira para informar o resultado final do aluno: aprovado ou reprovado. Vamos definir que a escola no possui nenhuma turma com mais de 50 alunos. Alm disso, todas as sries esto sujeitas ao mesmo sistema de notas. Durante o ano so apuradas 4 notas bimestrais e aprovado o aluno que consegue mdia igual ou superior a 60. Caso contrrio, o aluno reprovado. Muito bem, nessas condies podemos dizer que a planilha atual pode ser utilizada para calcular as notas de todas as classes. Por isso, vamos salv-la como um modelo. 24.Com o arquivo Escola Duque de Caixas aberto, clique no menu Arquivo e escolha a opo Salvar Como. 25.Na caixa Nome Escolares. do arquivo, substitua Escola Duque de Caxias por Notas

26.Na caixa Salvar como tipo, escolha a opo Modelo. Observe que a pasta disponvel na caixa Salvar em passa a ser a pasta Modelos. 27.Clique no boto Salvar e feche o arquivo. Vamos entender o que aconteceu at aqui. Bem, quando o Excel foi instalado no seu computador, foi criada uma pasta chamada Modelos, dentro da pasta onde o software foi instalado. Quando voc salvou a planilha anterior com o nome Notas Escolares e tipo Modelo, esse arquivo ficou armazenado dentro da pasta Modelos do Excel. E o que significa isso? Significa que, a partir de agora, voc pode utilizar esse arquivo como uma matriz para planilhas especficas, sem o risco de alterar o original. Suponha, por exemplo, que desejemos lanar as notas dos alunos de Portugus da 1 srie do 2 grau. Faa o seguinte: 28.Clique em Arquivo/Novo. Observe que a planilha Notas Escolares aparece como uma opo na guia Geral. 29.D um clique duplo em Notas Escolares. Com esse procedimento, o Excel fornece uma cpia da planilha Notas Escolares, evitando que faamos alteraes no arquivo original - o modelo. Podemos ento digitar os dados referentes disciplina de Portugus dos alunos da 1 srie do 2 grau. Ao final do trabalho, basta salvar a planilha normalmente. Bem, voc deve ter percebido que a utilizao de modelos simples. Entretanto, temos ainda algumas observaes importantes a fazer. 30.Na realidade, no necessrio salvar uma planilha como Modelo para que ela tenha essa propriedade. Basta salvar a planilha na pasta Modelos, que uma sub-pasta da pasta de instalao do Excel. Com esse procedimento, a planilha ficar disponvel como modelo atravs do menu Arquivo/Novo, na guia Geral. 31.Ao usar o menu Arquivo/Novo, voc deve ter percebido a existncia de outra guia alm da opo Geral. Trata-se da guia Solues de Planilha. Essa guia est disponvel porque h uma pasta chamada Solues de Planilha, dentro da pasta Modelos do Excel. Alm disso, essa pasta Solues de Planilha contm

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alguns arquivos de planilha. Caso no possusse nenhum arquivo de planilha, ela no apareceria na tela de abertura de um novo arquivo. 32.Voc pode criar uma nova pasta dentro da pasta Modelos para conter seus modelos de planilha. Por exemplo, se voc criar uma pasta chamada Empresa dentro da pasta Modelos e salvar algum arquivo de planilha nessa pasta, ela ficar como uma guia disponvel na opo Arquivo/Novo. Os arquivos de planilha que ela contiver ficaro disponveis como modelos. 33.Lembre-se: quando voc salva algum arquivo dentro da pasta Modelos (e fora de qualquer sub-pasta), ele fica disponvel na guia Geral da opo Arquivo/Novo. NOTA Para salvar os modelos que criaremos durante o curso, utilizaremos a pasta Excel Avanado, dentro da pasta Modelos de Off95.

PLANILHAS, PASTAS DE TRABALHO E ARQUIVOS

At aqui, temos utilizado os termos acima sem nos preocuparmos com o significado exato de cada um deles. A partir de agora, entretanto, passaremos a utiliz-los de maneira mais adequada. possvel, por exemplo, que voc esteja habituado a chamar de planilha um documento produzido pelo Excel. Na realidade, um documento do Excel uma pasta de trabalho, que pode ser composta por uma ou mais planilhas. Planilha cada uma das sub-divises principais de uma pasta de trabalho do Excel. Neste curso, empregaremos o termo pasta de trabalho ou arquivo quando nos referirmos a um documento do Excel. NOTA O termo pasta tambm empregado no ambiente Windows 95 para designar o que no DOS era chamado de diretrio. Nesse sentido, pasta uma estrutura capaz de conter outras pastas e/ou arquivos. Neste curso, quando mencionarmos apenas a palavra pasta, estaremos nos referindo a essa estrutura do disco. Por outro lado, utilizaremos o termo pastas de trabalho para designar arquivos do Excel. Vimos que cada uma das divises de uma pasta de trabalho do Excel uma planilha. Por padro, uma pasta de trabalho nova contm 16 planilhas, chamadas Plan1 a Plan16. Voc pode mudar o nmero padro de planilhas que aparecem em uma pasta de trabalho, atravs do menu Ferramentas/Opes, guia Geral. Veja a prxima figura. A guia Geral contm a caixa de edio N de planilhas na nova pasta. O valor padro 16, que pode ser aumentado at 255. O valor 255 o nmero mximo de planilhas que uma nova pasta de trabalho pode conter. Entretanto, aps aberto um novo arquivo com 255 planilhas, ainda assim ser possvel incluir quantas planilhas desejarmos posteriormente. O nmero mximo de planilhas em uma pasta de trabalho depende da memria disponvel no sistema.

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As guias de planilhas

Em uma pasta de trabalho possvel inserir, excluir, renomear, mover e copiar planilhas. Alm disso, podemos selecionar vrias planilhas e edit-las ao mesmo tempo, economizando tempo de trabalho. Veremos todas essas ferramentas nas lies iniciais deste curso.

O menu de atalho da guia de planilha

As operaes que estudaremos adiante podem ser disparadas atravs de opes disponveis em itens de menu. Entretanto, uma maneira fcil de trabalharmos com planilhas a utilizao do menu de atalho da guia de planilha. Para ativ-lo, necessrio dar um clique com o boto direito do mouse sobre as guia de planilha em uma pasta de trabalho. No estudo a seguir, daremos preferncia utilizao do menu de atalho, mas deixaremos indicadas outras opes disponveis para a realizao das operaes com planilhas.

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Visualizando as guias de planilhas

esquerda das guias de planilhas, temos quatro botes. Eles so utilizados para a visualizao das guias de planilhas da pasta de trabalho. O primeiro boto leva primeira planilha, o segundo para a planilha anterior ao ponto da planilha atual, o terceiro para a prxima planilha e o quarto para a ltima planilha da pasta de trabalho. Observe que a funo desses botes no abrir uma planilha da pasta de trabalho, mas sim rolar as guias de planilhas. O usurio deve clicar na guia da planilha desejada quando ela estiver visvel. DICA DICA Existem Existem teclas teclas de de atalho atalho para para abrir abrir as as planilhas planilhas anterior anterior ou ou posterior posterior planilha planilha atual. atual. So, So, respectivamente, respectivamente, CTRL+PAGEUP CTRL+PAGEUP e e CTRL+PAGEDOWN. CTRL+PAGEDOWN.

Selecionando mais de uma planilha

Vrias operaes com planilhas podem ser executadas de uma s vez com uma ou mais planilhas selecionadas. Por exemplo, possvel excluir trs planilhas de uma s vez, desde que elas estejam convenientemente selecionadas. Para selecionar planilhas adjacentes, clique na guia referente primeira planilha do intervalo, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique na ltima planilha do intervalo. Se a ltima planilha do intervalo no estiver visvel, utilize as setas de movimentao localizadas esquerda das guias de planilha para chegar at planilha desejada. Para selecionar planilhas no adjacentes, mantenha a tecla CTRL pressionada e clique nas planilhas a selecionar.

Inserindo e excluindo planilhas

Inserir planilhas fcil. Para essa tarefa, voc deve clicar com o boto direito do mouse sobre o nome de uma planilha j existente na pasta de trabalho. O Excel apresenta a caixa de dilogo Inserir, semelhante tela disponvel atravs da opo Arquivo/Novo. Nessa tela, voc deve escolher o tipo de planilha a inserir e clicar em OK. A insero feita esquerda da planilha anteriormente selecionada com o boto direito do mouse. Veja na figura a seguir o resultado da insero de uma planilha esquerda de Plan4.

Observe que a planilha inserida numerada de forma a obedecer a seqncia das planilhas j existentes na pasta de trabalho. No exemplo acima, havia 16 planilhas na pasta. Alm do menu de atalho, voc pode utilizar a opo Planilha, disponvel atravs do menu Inserir. Essa opo diferente da utilizao do menu de atalho por no apresentar a caixa de dilogo Inserir, que permite a seleo do tipo de planilha que se deseja inserir. DICA DICA Voc Voc pode pode inserir inserir mais mais de de uma uma planilha planilha de de uma uma s s vez. vez. Por Por exemplo, exemplo, para para inserir inserir duas duas novas novas planilhas, planilhas, mantenha mantenha a a tecla tecla SHIFT SHIFT pressionada pressionada e e selecione selecione duas duas planilhas planilhas existentes. existentes. Em Em seguida, seguida, clique clique com com o o boto boto direito direito sobre sobre as as planilhas planilhas selecionadas selecionadas e e escolha escolha Inserir Inserir no no menu menu de de atalho. atalho. Na Na caixa caixa de de dilogo Inserir, escolha um tipo de planilha e clique em OK.

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Para apagar uma planilha, clique com o boto direito do mouse sobre a guia correspondente e escolha a opo Excluir. Se desejar excluir mais de uma planilha, mantenha a tecla SHIFT pressionada para selecionar o intervalo de planilhas, ou mantenha a tecla CTRL pressionada e selecione as planilhas no adjacentes que sero excludas. Em seguida, clique com o boto direito do mouse sobre a seleo e escolha a opo Excluir. Outra caminho para a excluso de planilhas o menu Editar/Excluir Planilha. NOTAS 1. Cada planilha em branco consome espao adicional do disco. conveniente excluir as planilhas em branco no utilizadas em uma pasta de trabalho. Faremos isso em vrios exerccios deste curso. 2. impossvel desfazer os comandos Inserir e Excluir planilha. Uma insero acidental geralmente no causa transtornos, mas excluir uma planilha por engano pode no ser agradvel. Assim, fique atento quando estiver excluindo planilhas!

Renomeando planilhas
possvel atribuir nomes diferentes de Plan1, Plan2, etc. s planilhas de sua pasta de trabalho. Para executar essa tarefa, voc deve clicar com o boto direito do mouse sobre a guia da planilha que se quer renomear e escolher a opo Renomear no menu de atalho. Na caixa de dilogo Renomear Planilha, basta digitar o nome desejado na caixa Nome e clicar em OK. Existem algumas regras para a formao dos nomes de planilhas. So elas: Voc pode usar caracteres. no mximo 31

No pode haver duas planilhas com o mesmo nome. O nome no pode conter doispontos, barra invertida, barra comum, asterisco ou ponto de interrogao.

O nome no pode comear com um colchete de abertura seguido por zero ou mais caracteres e terminar com um colchete de fechamento. Vimos que possvel utilizar at 31 caracteres para os nomes das planilhas. Mas lembre-se de que o nome usado determina a largura da guia correspondente na parte inferior da janela da pasta de trabalho. recomendvel a utilizao de nomes que sejam significativos, mas que no ocupem muito espao. DICA DICA Voc Voc pode pode renomear renomear planilhas planilhas utilizando utilizando o o menu menu Formatar/Planilha/Renomear. Formatar/Planilha/Renomear. Uma Uma maneira mais rpida ainda dar um clique duplo maneira mais rpida ainda dar um clique duplo na na guia guia da da planilha planilha que que ser ser renomeada. renomeada.

Movendo e copiando planilhas

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Suponha que desejemos mover a Plan1 para a posio esquerda de Plan5. Mais uma vez podemos utilizar o menu de atalho da guia de planilha. A soluo clicar com o boto direito em Plan1 (a guia da planilha que ser movida) e escolher a opo Mover ou Copiar. Aparece a caixa de dilogo Mover ou Copiar. Na caixa Antes da planilha, basta escolher Plan5 e, finalmente, clicar em OK. Para copiar uma planilha, voc pode seguir o mesmo procedimento anterior, apenas lembrando-se de marcar a caixa Criar cpia, que aparece na tela Mover ou Copiar. Observe que voc pode mover ou copiar uma planilha para a prpria pasta em uso, uma outra pasta aberta na sesso, ou para uma nova pasta. Essas opes esto disponveis atravs da caixa Para pasta. Uma maneira rpida de mover planilhas clicar na guia da planilha quer se quer mover e arrast-la para a nova posio. Quando voc arrasta uma planilha, um pequeno cone aparece e uma seta fina indica onde a planilha ser inserida na posio das guias. Se voc quiser mover a planilha para uma nova posio que no esteja visvel em sua tela, simplesmente arraste por cima das guias visveis para uma das direes. As guias rolam automaticamente na direo que voc arrastar. Para copiar planilhas, voc pode utilizar tcnicas similares do mouse. Primeiro selecione a(s) planilha(s) que voc deseja copiar e mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto arrasta a(s) planilha(s) para a nova posio. medida que voc arrasta, um sinal de mais aparece no cone de planilha. Esse sinal de mais caracterstico das operaes de cpia dos programas para Windows 95.

Prtica
Vamos trabalhar com a pasta de trabalho Notas de Portugus para praticar algumas operaes de planilha. 34.Abra a pasta de trabalho Notas de Portugus. 35.Observe as planilhas Plan1, Plan2, Plan3 e Plan4. Elas contero, respectivamente, as notas dos alunos da 8, 6, 5 e 7 sries. Primeiramente, vamos atribuir nomes mais adequados a essas planilhas. 36.D um duplo clique na guia Plan1. Na caixa Nome da tela Renomear Planilha, digite 8 srie. Dica: para produzir o smbolo , mantenha a tecla ALT do lado esquerdo do teclado pressionada enquanto digita o nmero 166 no bloco numrico. 37.Utilizando o mesmo procedimento, renomeie Plan2 para 6 srie, Plan3 para 5 srie e Plan4 para 7 srie. 38.Agora, vamos ordenar as planilhas. Arraste posio direita da planilha 7 srie. a planilha 8 srie para a

39.Arraste a planilha 5 srie para a primeira posio da pasta de trabalho. 40.Dissemos anteriormente que, nos nossos exerccios, iremos excluir as planilhas no utilizadas. o que faremos agora com as planilhas Plan5 a Plan16. 41.Clique na guia Plan5. 42.Clique no boto de visualizao da ltima planilha.

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EXCEL AVANADO - LIO 1 43.Aperte a tecla SHIFT e clique em Plan16. 44.Clique com o boto direito sobre qualquer ponto das guias de planilhas selecionadas. 45.No menu de atalho, escolha Excluir e confirme a excluso em seguida. 46.Volte visualizao da primeira planilha e salve o arquivo.