O Valor da Informao para o Empreendedor

Por Joo Carlos de Aquino Teixeira.

* Adaptao da palestra apresentada na Faculdade de Cincias Jurdicas e Administrativas de Rondonpolis - MT, em 15/04/99.

Esta palestra dirigida a todos os pessoas envolvidos no processo gerencial das organizaes de nosso pas especialmente queles responsveis pelos resultados obtidos pelas organizaes: empresrios, executivos, gerentes e encarregados de departamento -, bem como queles envolvidos na produo de informaes gerencias nessas organizaes. Durante esta palestra, sero discutidos assuntos relacionados utilizao da informao nas empresas, abordando questes como: Para que Serve a Informao? Que tipo de Informao o mais adequado? Para que Serve a Tecnologia da Informao? Como Possvel Obter o Mximo da Tecnologia da Informao? Quem o Profissional mais Capacitado para Discutir as Necessidades de Informao de uma Organizao? A resposta tais questes permitir maior compreenso sobre os problemas relacionados utilizao da Tecnologia da Informao (informtica) nas empresas locais e nacionais. Evidentemente, no h respostas prontas a oferecer. Aps o encerramento desta palestra, haver mais dvidas do que respostas. Entretanto, o mero surgimento dessas dvidas dever levar a um questionamento das aes realizadas pelas empresas, o que pode significar o incio de uma mudana, em direo ao melhor aproveitamento desses recursos.

Para que serve a Informao?

Sabe-se que a atividade administrativa uma atividade que deve lidar, constantemente, com a incerteza, reduzindo riscos e prevendo resultados. O ambiente competitivo exige das organizaes elevada capacidade de monitorar e influenciar uma srie de variveis que, em contrapartida, influenciam seus negcios. Para obter sucesso em suas operaes, a empresa deve acompanhar as mudanas ocorridas tanto no ambiente interno (foras endgenas) quanto no ambiente externo (foras exgenas). Herbert Simon, na dcada de 60 apresenta o modelo de empresa como centro de decises. De acordo com esse autor, administrar uma organizao tomar decises freqentes sobre os caminhos a seguir, sobre aes a implementar. O trabalho de um administrador passa a ser visto como decidir, constantemente, qual, dentre uma srie de opes de ao, a melhor alternativa de ao, de acordo com os objetivos da empresa, comparados face um cenrio externo percebido. O processo decisrio, segundo Simon, consiste de sete etapas subsequentes, pelas quais o administrador deve passar at escolher a melhor opo de ao. Conforme o empreendedor vai avanando entre estas etapas, vai necessitando de informao, de modo a perceber a situao (etapa 1), analisar e definir o problema (etapa 2), definir objetivos (etapa 3), buscar alternativas de soluo (etapa 4), avaliar e comparar as alternativas encontradas (etapa 5), escolher a alternativa mais adequada (etapa 6) e implement-la (etapa 7). O processo recomea quando o empreendedor avalia os resultados obtidos, percebendo a situao (etapa 1) ... Entretanto, nem toda informao pode ser considerada como necessria para as organizaes. Vivemos, hoje, a poca da abundncia da informao. necessrio um esforo para identificar a informao necessria para que a empresa possa funcionar mais eficazmente. Essa informao pode ser uma ou mais das opes abaixo: Resultados Comerciais

 A organizao deve se perguntar:

Resultados Financeiros Resultados Produtivos Informaes sobre as Pessoas Informaes sobre os Clientes Outras Informaes

Que tipo de Informao o mais adequado?

Cada empresa deve determinar o tipo e a quantidade de informao necessria. No o excesso de informao que vai determinar o sucesso de uma organizao. a qualidade da informao. a utilizao adequada da informao que vai definir seu sucesso. A informao permite que a empresa avalie constantemente seu desempenho, comparando os resultados obtidos com os resultados desejados. Como exemplo de informao de alto valor e baixa utilizao, existe a contabilidade gerencial. Esta uma das ferramentas gerenciais mais importantes. Ela permite realizar anlises acuradas da situao das empresas. Entretanto, talvez ela possa ser considerada a mais desprezada, especialmente por pequenas e micro empresas. O empreendedor mdio, por no compreend-la, por no estar preparado para utiliz-la em seu dia a dia, no a utiliza. Para influenciar positivamente na tomada de deciso, preciso que a informao esteja disponvel no momento em que necessria, no formato mais resumido possvel, oferea flexibilidade para alteraes e adaptaes, e seja relevante e confivel. Para manusear toda a informao existente, as organizaes esto realizando investimentos macios em equipamentos e sistemas voltados para o manuseio da informao, a chamada Tecnologia da Informao, vulgarmente conhecida como Informtica. Para que Serve a Tecnologia da Informao?

A Tecnologia da Informao est transformando o mundo em que vivemos, a cada dia. As pessoas so capazes de realizar, hoje, tarefas impensveis h menos de uma dcada, pelo menos no Brasil. Navegar na Internet, por exemplo, uma atividade recente. Estamos ainda tentando compreender todas as possibilidades que essa atividade oferecem ao nosso dia a dia. A histria dessa tecnologia passa por dois momentos importantes. Primeiramente, em 1942 com a inveno do primeiro computador de que se tem notcia, o ENIAC, que pesava algumas toneladas, composto por vlvulas, com custo de fabricao em torno de alguns milhes de dlares. Suas primeiras aplicaes eram militares, at porque, somente o governo americano podia pagar por essa mquina. A primeira empresa particular a adquirir um computador foi a General Electric.

O segundo momento foi o surgimento do primeiro computador pessoal do tipo IBM-PC, padro projetado pela IBM, no incio da dcada de 80. Com o surgimento do micro computador surgem, tambm, empresas como Intel, Microsoft e Lotus, todas parceiras no projeto do PC. Essa mquina trouxe a promessa de que haveriam revolues nas empresas e nas vidas das pessoas. Essa revoluo aconteceu, mas ela foi somente parcial. As empresas e os empreendedores ainda esto aguardando a grande revoluo da informao. O valor do computador para a organizao resume-se no fato em que, a partir do momento em que grande parte do trabalho administrativo organizar informaes para a tomada de decises estratgicas, a Tecnologia da Informao a ferramenta que torna mais gil esse processo, consequentemente, tornando mais gil o processo decisrio.

Essa ferramenta permite empresa Captar, Armazenar, Processar e Disseminar Informao, para que todos na empresa possam utiliz-la em sua rotina diria. Por que as empresas esto realizando investimentos em Tecnologia da Informao?

Dessa forma, temos presenciado um intenso investimento, por parte das organizaes, em Tecnologia da Informao. Temos visto as empresas investirem em computadores, sistemas para gerenciamento de suas principais rotinas, em redes para integrar os diversos computadores espalhados pelos diversos setores. Temos visto as empresas utilizando a Internet para obter e oferecer informaes, assim como para realizar negcios com clientes situados em regies distantes, e at mesmo para enviar e receber correspondncia eletrnica (e-mail). Temos visto supermercados e lojas de convenincias realizarem investimentos para automatizar seus terminais de check-out, assim como bancos disponibilizarem uma srie de servios aos clientes atravs da Internet e terminais de auto-servio, assim como companhias areas e outras empresas de servios. Esses investimentos trazem, intrinsecamente, a proposta de que as coisas sero mais eficientes (seno eficazes), partir de hoje. Os benefcios obtidos pelas organizaes atravs dos investimentos realizados podem ser resumidos em economias diretas, ganhos mensurveis e ganhos no mensurveis (quadro 1). Quadro 1 - Benefcios obtidos com a Utilizao de Tecnologia da Informao
Ganhos Mensurveis Reduo de Pessoal Reduo da Demora de Processos Ganhos Gerais de Produtividade Reduo de estoques Maior Eficincia em Processos Maior Qualidade nos Trabalhos Maior Flexibilidade Mais Rapidez na Tomada de Deciso Maior Eficcia na Tomada de Deciso

Economias Diretas

Ganhos no Mensurveis

Fonte: Oliveira, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, organizao e mtodos: uma abordagem contingencial. So Paulo: Atlas, 1995. 6 ed.

Entretanto, apesar de apresentar um potencial benfico, essa tecnologia possui um custo, que pode, facilmente, superar os benefcios obtidos. Isso ocorre especialmente quando as organizaes no desenvolvem projetos suficientemente planejados, investindo em tecnologia obsoleta ou intil, desperdiando seus recursos financeiros com equipamentos que apresentam pouco ou nenhum retorno. O custo dessa tecnologia consiste, basicamente, em aquisies de computadores, perifricos, software e suprimentos, bem como a contratao de servios, como desenvolvimento, manuteno, alteraes e treinamento, sendo o ltimo, possivelmente o mais menosprezado dos investimentos, apesar de possuir grande importncia nesse processo. O quadro 2, abaixo, apresenta os fatores geradores de custos na utilizao da Tecnologia da Informao. Fatores Geradores de Custos na Utilizao da Tecnologia da Informao Aquisies Servios

Computadores Perifricos Software Suprimentos

Desenvolvimento Manuteno Alteraes Treinamento

Fonte: Oliveira, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, organizao e mtodos: uma abordagem contingencial. So Paulo: Atlas, 1995. 6 ed.

Portanto, necessrio um questionamento constante quanto ao real valor da Tecnologia da Informao. necessrio analisar constantemente os resultados obtidos com os investimentos realizados em Tecnologia da Informao. necessrio planejar os investimentos realizados em Tecnologia da Informao. Toda a atividade administrativa baseia-se em quatro etapas bsicas, conforme proposto, inicialmente, por Henry Fayol: Planejamento, Organizao, Direo e Controle. Se essas atividades no forem desempenhadas no se pode afirmar que as empresas so administradas. Elas so tocadas por alguma pessoa que no possui formao profissional. Dessa forma, h indcios de que as empresas no avaliam os resultados obtidos com os investimentos realizados em Tecnologia da Informao. H indcios de que as empresas no planejam os investimentos realizados em Tecnologia da Informao. Uma vez que as atividades bsicas da administrao no estejam sendo desempenhadas, pode-se afirmar que as empresas no esto aproveitando todo o potencial estratgico da Tecnologia da Informao. Como Possvel Obter o Mximo da Tecnologia da Informao?

Conforme comentado no incio desta palestra, ao final dela havero muito mais perguntas do que respostas. Entretanto, possvel sugerir alguns cuidados que podem maximizar os resultados obtidos com a Tecnologia da Informao. Eles so fruto da experincia, aliado pesquisa bibliogrfica sobre ele. Evite o Esprito de Manada muito comum as empresas investirem em algum tipo de tecnologia quando todas as outras empresas tambm o fazem. Investem na tecnologia que a coqueluche do momento, sem analisar o potencial oferecido por essa tecnologia, sem verificar se essa tecnologia est relacionada aos seus objetivos estratgicos. Uma empresa s deve investir naquela tecnologia que apresenta reais possibilidades de melhorias. Uma empresa s deve realizar investimentos em novos projetos de tecnologia quando for a hora certa, de modo a no desperdiar recursos financeiros, de modo a respeitar um cronograma financeiro adequado, aps ter recebido um retorno satisfatrio dos investimentos anteriores. Planeje o desenvolvimento desses recursos a longo prazo Quando as organizaes no planejam o seu desenvolvimento tecnolgico, adequado aos seus prprios objetivos a longo prazo, no consegue realizar investimentos consistentes, que levem-nas a uma evoluo profunda. Quando as empresas no planejam o seu desenvolvimento tecnolgico, realizam uma srie de pequenos investimentos desconexos, que, conjuntamente, pouco ou nada representam aos objetivos da empresa. Isso fica claro, por exemplo, ao perceber que grande parte das empresas ainda no conseguiu integrar seus sistemas, de modo a permitir uma evoluo verdadeira na produtividade percebida nos processos organizacionais. Saiba o que esperar dos investimentos realizados (para depois poder avali-los)

Ocorre com freqncia nas organizaes o fato de que as pessoas no conseguem avaliar os resultados obtidos. Aparentemente, as pessoas esto satisfeitas porque elas se sentem bem ao utilizar a melhor tecnologia existente. Faz bem ao ego dos empresrios e funcionrios das organizaes o fato de saberem que esto manuseando a melhor tecnologia existente. Entretanto, as empresas no costumam realizar anlises matemticas que demonstrem resultados palpveis obtidos com a utilizao da Tecnologia da Informao. Simplesmente no sabem como avaliar os resultados obtidos, pois no sabiam claramente o que esperar desses investimentos. O problema simples: se voc no planejou, e consequentemente, no definiu antecipadamente os objetivos a atingir, no possvel voc realizar uma avaliao do que foi obtido. Envolva as pessoas nos projetos motive-os. Especialmente os executivos de alto escalo Pode-se afirmar, de acordo com a experincia, que as empresas realizam tmidos investimentos em treinamento e motivao dos funcionrios, quanto utilizao dessa tecnologia, se que realizam. Ao deparar-se com essa tecnologia, aqueles que se sentem incapazes de utiliz-la tero a tendncia de afastar-se dela, reduzindo ainda mais o retorno obtido (tecnofobia). Para que um investimento em Tecnologia da Informao obtenha sucesso, necessrio obter um envolvimento de todos aqueles cujas rotinas de trabalho sero afetadas. Para cada real investido em equipamentos e sistemas, sugere-se um outro real investido em treinamento e educao dos funcionrios, de modo a permitir uma completa explorao de todo o potencial oferecido por essa tecnologia. necessrio envolver, especialmente, os executivos de alto escalo. Esses executivos sugerem aos seus subordinados que utilizem a Tecnologia da Informao em sua rotina diria. Entretanto, quando esses profissionais so avessos tecnologia, preferem no se envolver com ela. Ao agir dessa maneira, sinalizam aos funcionrios o seu descaso com relao a essa tecnologia. Os subordinados tendero a repetir o comportamento do executivo, tambm afastando-se dela. Afinal, se o chefe no se importa com a tecnologia, por eu deveria me importar? Evite revolues internas faa o desenvolvimento em pequenas doses Qualquer revoluo nas organizaes ser vista como uma ameaa por seus componentes, sob a ameaa de no serem capazes de absorver o impacto dessa revoluo. Portanto, administre a evoluo gradativamente, de modo que todos tenham tempo de compreender os novos rumos da organizao, sob influncia da Tecnologia da Informao. Por outro lado, a ansiedade na espera de que um grande projeto esteja concludo pode trazer intensa desmotivao aos funcionrios da organizao. Caso haja uma implementao gradativa das etapas de um grande projeto, haver a percepo das pequenas e constantes evolues ocorrida, o que motivar novos esforos para obter novas mudanas. No se pergunte como voc pode fazer o que faz hoje de maneira mais eficiente. Pergunte-se o que voc no faz hoje e poder fazer utilizando a Tecnologia da Informao reinvente sua empresa e seus processos Outro erro comum das empresas tentar realizar aquilo que elas j realizavam utilizando uma nova ferramenta. Muitas vezes ocorre que, uma empresa desorganizada tenta obter organizao atravs da utilizao da Tecnologia da Informao. Essa empresa obter somente uma desorganizao informatizada. necessrio criar novos processos, possibilitados pela tecnologia, de modo a permitir evolues reais e profundas no modus operandi dessas organizaes. necessrio utilizar toda a criatividade existente nas organizaes para que se possa reinventar a empresa e seus processos, de modo a explorar ao mximo o potencial de mudana oferecido pela Tecnologia da Informao. Voc no precisa saber como funciona um computador, com detalhes tcnicos voc s precisa saber como utiliz-lo em sua empresa

Muitos dirigentes de empresas evitam investimentos em Tecnologia da Informao por no possurem experincia em sua utilizao. Esses profissionais consideram que no esto aptos a dirigir um processo de informatizao por no conhecerem com detalhes como funcionam o microcomputador e outros equipamentos. Entretanto, no necessrio possuir um profundo conhecimento desses equipamentos para poder extrair o melhor deles. Assim como uma pessoa que dirige um carro no precisa saber como funciona a combusto do veculo para dirigi-lo, um empreendedor no precisa conhecer as mincias do funcionamento dessa tecnologia para poder aplic-la em seus negcios. Quem o Profissional mais Capacitado para Discutir as Necessidades de Informao de uma Organizao?

Alguns executivos se afastam do computador, por no compreenderem muito bem seu funcionamento. Preferem delegar a tarefa de lidar com essa mquina a algum jovem ousado que afirma conhecer tudo sobre ele. Entretanto, h algumas questes a serem consideradas quanto ao processo de gesto da Tecnologia da Informao nas organizaes: Jovens recm-graduados em cursos de processamento de dados e cincia da computao possuem uma viso da tecnologia, no do processo produtivo da empresa; Um executivo sente a presso de que sua perfeio como profissional o que o mantm em seu cargo. O medo de ser imperfeito, por no sentir-se confortvel com essa tecnologia, afasta-o dessa ferramenta, tornando-o imperfeito; o executivo que deve discutir suas necessidades de informao, e no receber isso pronto de profissionais de tecnologia ( claro que alguns projetos exigiro assessoria desses profissionais); o executivo que deve decidir, baseando-se em anlises profissionais, sobre quais os investimentos realizar; A Tecnologia da Informao uma ferramenta, assim como uma calculadora e uma mquina de escrever. Basta aprender como aplic-la na empresa, e em seguida extrair aquilo que ela oferece de melhor. No se omita. Voc responsvel por tudo o que ocorre em sua empresa, inclusive pelos projetos de informatizao ...