10 estratgias para administrar seu tempo

Sempre que Hilton Johnson, da SalesAcademy, d uma palestra e pergunta quem na audincia gostaria de melhorar a administrao do seu tempo, todos na platia - sem exceo -, levantam as mos. Como acontece a mesma coisa comigo aqui no Brasil, hoje vamos ver 10 estratgias recomendadas pelo especialista, para que leitores do VendaMais tenham mais controle do seu trabalho e de suas vidas: 1. A idia de US$ 25.000: O falecido Earl Nightingale gostava de contar a histria (verdadeira) do presidente de uma grande siderrgica, Charles Schwab, presidente e CEO da Bethlehem Steel Co., que pagou US$ 25.000 ao consultor que lhe deu uma simples idia, apresentada em 20 minutos. O senhor Schwab passou a vida dizendo que cada centavo pago por aquela idia tinha valido a pena. Mas afinal, qual a idia? Escreva num papel as 6 coisas mais importantes que voc tem que fazer amanh. Numere os itens em ordem de importncia. Ponha o pedao de papel no bolso, e no o leia mais. Amanh de manh, pegue de volta o papel, leia o nmero 1 e dedique-se a ele. No se preocupe com o nmero 2 concentre-se no nmero 1 at que a atividade esteja completa. Quando o nmero 1 estiver pronto, v para o nmero 2, depois 3, e assim por diante, at completar a lista. Uma idia simples, mas o presidente da maior siderrgica americana na poca disse que, do ponto do vista de produtividade, aquela havia sido a melhor idia j implantada entre sua equipe. 2. Desqualifique cedo: Talvez a principal razo pela qual tantos vendedores fiquem estressados com o processo da venda que eles gastam tempo demais com os prospects errados. Voc provavelmente j deve saber como qualificar um prospect, mas ser que voc tambm sabe desqualific-lo? De hoje em diante, comece mentalmente a dar pontos aos seus prospects. Utilize um sistema simples, baseado em motivao, urgncia e, se for apropriado, crdito. Numa escala de 1 a 10, aonde esse prospect se encaixa? Depois de analis-lo, se ele no for um comprador srio e qualificado, dispense-o graciosamente e invista seu tempo naqueles que forem. Sua linguagem desqualificadora deve ser mais ou menos assim: Cara Cnthia, de acordo com o que voc acabou de me dizer, e do jeito que ns trabalhamos, no parece que eu possa ajud-la neste momento. De qualquer forma, aprecio o tempo que estivemos juntos, e foi muito bom conhec-la. Existe alguma outra pergunta que queira me fazer antes que eu me despea?. 3. Sistema de planejamento semanal: Este sistema de administrao do tempo exige que voc coloque semanalmente todas as suas atividades numa agenda, priorizando-as com A (as atividades mais importantes), B para aquelas em segundo plano e C - atividades pouco importantes para voc manejar de acordo com o tempo disponvel. O prximo passo priorizar as tarefas A em ordem de importncia, agora usando nmeros. Exemplo: A1, A2, A3, etc. Faa a mesma coisa com os objetivos ou tarefas B e C. Esta uma viso bem mais aprimorada da idia dos 25.000 dlares. 4. Pastas de cores diferentes: Quando Ronald Reagan era presidente, certa vez foi entrevistado por um reprter que notou - em cima da mesa -, trs pastas coloridas que estavam sempre ali. Ao ser questionado o que era aquilo, Reagan explicou que a pasta verde continha atividades que precisavam de ateno urgente. A pasta azul continha informaes importantes, e a vermelha era para questes pessoais. 5. Foco, foco, foco: Um dos maiores problemas que vemos os executivos e vendedores criarem que tentam trabalhar ao mesmo tempo em projetos ou atividades demais. Este um grande erro. Quando os grandes times profissionais ficam concentrados antes de competies importantes, no fazem isso somente por causa da piscina ou do caf da manh do hotel. O que o tcnico quer, na verdade, que a equipe coma, durma, pense e viva a final - e somente aquilo. Para conseguir isso, necessrio eliminar qualquer coisa que possa distrair os atletas. Michael Crichton, o famoso autor de Jurassic Park (entre outros best-sellers), diz que, quando senta-se para escrever um novo livro, ele se concentra tanto no que est fazendo que acaba entrando num tipo de transe. Fica to focado neste transe que comea a acordar cada vez mais cedo, ficando acordado at cada vez mais tarde, sem fazer nada a no ser comer, dormir, pensar e escrever. Hilton Johnson acredita que ateno com foco, sem interrupes, permite que alcancemos o estagio de genialidade criativa do nosso subconsciente - mas isso s conseguido com concentrao total. Decida o que importante para voc , e no permita que interrupes ou distraes o tirem da rota, ou afastem-no dos objetivos pr-estabelecidos. 6. Atividades de alto retorno: Uma amiga de Johnson, Marilyn Jennings, foi por muitos anos a melhor corretora de imveis da gigante Re/MAXX no Canada, at dedicar-se consultoria. Durante os ltimos 6 anos de sua carreira, Marilyn ganhava cerca de US$ 700.000, trabalhando apenas 6 meses por ano. Seu segredo: ela focalizava seus esforos apenas nas atividades de alto retorno, delegando as cerca de 200 outras atividades para outras pessoas. Ser que voc no pode fazer o mesmo? 7. Administrao pessoal eficaz: Stephen Covey, no seu maravilhoso livro Os 7 Hbitos das Pessoas Muito Eficazes, escreveu que administrao eficaz voc ser capaz viver em funo dos seus valores, ao contrrio de viver em funo de seus impulsos e desejos no momento. Covey desenhou uma matriz complexa, porm eficaz, para planejar atividades baseadas numa misso pessoal previamente escrita, decidindo quais so suas principais atividades no cumprimento daquela misso, e depois planejando suas semanas com antecedncia, baseando-se nos objetivos profissionais de longo

prazo, bem como valores pessoais importantes. De acordo com Covey, a chave do sistema no dar prioridade baseando-se na agenda, mas sim agendar as suas prioridades. Em outras palavras, os projetos importantes que o deixaro mais prximo dos seus principais objetivos devem ser colocados na agenda com antecedncia (uma espcie de encontro com voc mesmo), junto das atividades importantes e/ou urgentes. Tambm uma boa idia separar um bloco de tempo para resolver especificamente essas atividades. Ao invs de somente dedicar-se a coisas importantes ou urgentes, sua agenda semanal deve tambm incluir atividades de longo prazo (que a principio nunca parecem urgentes). Dessa forma, voc estar sempre avanando em direo aos seus sonhos mais importantes.

8. Planeje para trs: Administrao eficaz do tempo , basicamente, estabelecer objetivos, com todas as atividades dirias sendo encaradas como pequenos objetivos em si. Decida quais so seus principais objetivos, e voc pode trabalhar para trs, levando em considerao anos, meses, semanas, dias e mesmo atividades em cada dia. Esse tipo de planejamento vai sem dvida organizar a sua vida, conseguindo diariamente objetivos mensurveis. Imagine que voc est construindo uma linda casa de tijolos, com cada tijolo representando um nico mini-objetivo importante, contribuindo para a construo definitiva da estrutura. Uma vez que tiver decidido qual seu maior objetivo, divida-o em pequenas tarefas, com cronograma, at chegar s atividades dirias. Concentre-se ento individualmente nessas atividades, com vigor e paixo. Colocando apenas um tijolo por vez no lugar, voc construir uma base slida para realizar seus sonhos. 9. O poder das rotinas: Como vendedor, voc conhece os resultados tremendos de prospectar e fazer apresentaes regularmente. Ento porque no programar essas atividades regularmente na sua agenda semanal, sem desculpas? Ao separar tempo para descobrir novos clientes (prospeco) e melhorar suas habilidades de vendas, voc est garantindo seu sucesso em muito menos tempo - e com muito mais prazer. A chave aqui ter uma atitude pr-ativa em relao s atividades realmente importantes que impulsionam seus resultados em vendas, e fazer desses encontros com voc mesmo algo no negocivel na sua vida. 10. Contrate uma assistente: Como que voc vai planejar ganhar um milho por ano se continua realizando tarefas de salrio mnimo? Ao estudar o trabalho dos melhores vendedores, voc ver que todos eles aprenderam a melhor tcnica de administrao do tempo que existe: contratar assistentes. Faa uma lista de trs ou quatro atividades que realmente trazem resultados financeiros para voc e sua empresa. Trabalhe somente nessas atividades, e delegue todo o resto para uma (ou um) assistente. Se voc acha que no consegue arcar com os custos dessa assistncia, decida quanto dinheiro voc quer ganhar em 1999, e quantas horas quer trabalhar por dia. Divida o dinheiro que voc quer ganhar pelas horas trabalhadas. Se der mais do que RS 10 por hora, comece imediatamente a planejar a contratao de um ou uma assistente, nem que seja s por meio perodo.
Por Ral Candeloro Texto extraido do site venda Mais www.vendamais.com.br