LABORAL. Cuarto Eje Temtico.

NMINA Y AUTOLIQUIDACIONES

CONTENIDO TEMTICO- CUARTO EJE DE APRENDIZAJE: LA AUTOLIQUIDACIONES Elaboracin de una nomina Devengados Deducidos Aportes EPS Aportes Pensiones Retencin en la fuente Aportes Fondo solidaridad Embargos Abono prstamo Neto Pagado Apropiaciones Aportes Parafiscales Definicin de autoliquidacin Forma de liquidar Contabilizacin

NMINA Y

A. ELABORACIN DE UNA NMINA La nmina es un documento soporte donde el empleador relaciona los pagos de cada periodo contable a sus trabajadores. Consta de tres partes: 1. El encabezamiento: Equivale a la razn social de la empresa, el NIT, el perodo de pago, nombre y cargo de los trabajadores, das laborados y salario bsico. 2. El devengado y el deducido 3. Los parafiscales y las apropiaciones para prestaciones sociales y las firmas de quien la elabora, revisa y aprueba. B. EL DEVENGADO: Corresponde a la sumatoria de todos los conceptos por los que un trabajador recibe una remuneracin, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. o sea que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneracin por su trabajo. C. EL DEDUCIDO: Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligacin el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. D. LOS PARAFISCALES Y LAS APROPIACIONES: Las apropiaciones de nmina, a diferencia de las deducciones de nmina, en su totalidad estn a cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto. Estn conformadas por los siguientes conceptos:

1. Seguridad social
*Salud: La cotizacin al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje ltimo que la empresa debe apropiar en cada nmina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.

LUIS CARLOS MONCADA HENAO- ABOGADO ESPECIALISTA EN DDHH. Formacin en Derecho Administrativo USC moncadaabogado@hotmail.com 8273113 3113723362

LABORAL. Cuarto Eje Temtico. NMINA Y AUTOLIQUIDACIONES

*Pensin: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensin, un 16% del salario base cotizacin. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado. *Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad est a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar est dado por una tabla progresiva segn sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo. 2.Aportes parafiscales: *Cajas de compensacin familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotizacin por ste concepto. *Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F. *Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nmina base para los aportes, con destino al SENA. 3. Prestaciones sociales.

*Prima

de servicios: Por ste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales.

*Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del
salario del trabajador por concepto de vacaciones. *Cesantas: Por ste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador. *Intereses sobre las cesantas: Los intereses sobre cesantas corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantas provisionado, segn sea le periodo de la liquidacin. Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la Contabilizacin de la nmina. Los conceptos aqu contemplados, se pueden calcular tanto mensualmente como quincenalmente, segn sea el periodo de liquidacin que cada empresa haya adoptado. Otros conceptos de deduccin son: Retencin en la fuente1: Si hubiere lugar a dicho recaudo, la empresa deber calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retencin en la fuente por ingresos laborales.

Concepto: La retencin en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de recado anticipado de un impuesto. Los impuestos operan por periodos que pueden ser mensuales, bimestral, anuales, etc., lo que significa que el Estado para poder cobrar o recaudar un impuesto debe esperar a que transcurra el periodo del impuesto. En cambio, mediante la figura de la retencin en la fuente, el Estado ya no debe esperar por ejemplo un ao para recaudar el impuesto de renta, sino que cada mes lo cobra, de esta forma asegura un flujo constante de recursos.

LUIS CARLOS MONCADA HENAO- ABOGADO ESPECIALISTA EN DDHH. Formacin en Derecho Administrativo USC moncadaabogado@hotmail.com 8273113 3113723362

LABORAL. Cuarto Eje Temtico. NMINA Y AUTOLIQUIDACIONES

Existen dos procedimientos para la Retencin en la fuente por concepto de salarios. A continuacin se explica el procedimiento a seguir en cada uno de ellos: Procedimiento nmero 1: Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas, intereses sobre cesantas y prima mnima legal de servicios (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensionales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos. (-) Rentas Exentas Indemnizacin por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de representacin de funcionarios oficiales. Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas) (-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin (=) Base de retencin Procedimiento nmero 2: Se suma el total pagos laborales del mes En dinero o en especie Sean o no factor salarial, vacaciones Viticos permanentes Directos o indirectos (-) Cesantas e intereses sobre cesantas (-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional Aportes pensionales obligatorios Aportes voluntarios hasta el lmite legal Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentacin salud y educacin que cumplan los requisitos. (-) Rentas Exentas Indemnizacin .por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen proteccin a la maternidad Gastos de entierro del trabajador Gastos de represen funcionarios oficiales Exencin para miembros fuerzas armadas (-) 25% (Rentas de trabajo exentas)

LUIS CARLOS MONCADA HENAO- ABOGADO ESPECIALISTA EN DDHH. Formacin en Derecho Administrativo USC moncadaabogado@hotmail.com 8273113 3113723362

LABORAL. Cuarto Eje Temtico. NMINA Y AUTOLIQUIDACIONES

(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educacin (=) Este resultado se divide por 13 o el nmero de meses que corresponda. (=) Ingreso mensual promedio (Base para determinar porcentaje fijo de retencin). Otras apropiaciones *Aportes Fondo solidaridad (Fondo de solidaridad pensional): Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, ste concepto se resta del total devengado del trabajador. *Subcuenta Subsistencia: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 16 S.M.M.L.V, debe aportar adems del 1% al fondo de solidaridad, un porcentaje progresivo partiendo de los 16 S.M.M.L.V hasta 20 S.M.M.L.V en un equivalente hasta del 1% adicional. *Descuentos o Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los trabajadores, deben ser descontados de la nmina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. Descuentos Acordados: *Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estn afiliados, y siempre que medie autorizacin del trabajador, se pueden descontar o deducir de la nmina del trabajador. *Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden tambin ser deducidas. *Cuotas de crditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortizacin de un crdito que le haya sido otorgado, pueden tambin ser descontadas de la nmina. *Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar tambin de la nmina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crdito que sta le haya otorgado, o como compensacin por algn perjuicio o detrimento econmico que el empleado le haya causado a la empresa. Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nmina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena. Consideraciones importantes: 1) La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente. 2) Los descuentos por razones judiciales poseen topes mximos; es decir, un 50% del salario es embargable en relacin con las demandas de alimentos y/o procesos adelantados con entidades bancarias; para otros procesos como por ejemplo un ejecutivo (cobro de un titulo valor), solo se puede embargar hasta la quinta parte de la diferencia entre el ingreso del trabajador y el salario Mnimo legal.

LUIS CARLOS MONCADA HENAO- ABOGADO ESPECIALISTA EN DDHH. Formacin en Derecho Administrativo USC moncadaabogado@hotmail.com 8273113 3113723362

LABORAL. Cuarto Eje Temtico. NMINA Y AUTOLIQUIDACIONES

3) Cuando el descuento afecte el Mnimo legal no es procedente salvo por va judicial. Alimentos por ejemplo. Teniendo en cuenta lo anterior, debemos sealar que al trabajador no se le puede afectar su asignacin vital que sera el mnimo legal; de ah, que si existe un escrito firmado por el empleado autorizando el descuento, este no tiene validez. 4) Con respecto a los prstamos que realizan los fondos de empleados, el artculo 152 del C.S.T deja entrever la posibilidad de acordar las cuotas a descontar sin la necesidad de acudir al Ministerio de la Proteccin social es hasta un 50%. Los fondos de empleados se asimilan a las cooperativas autorizadas por ley. 5) Con respecto a deudas que tenga el trabajador con cooperativas de ahorro y crdito, debe existir libranza por nomina para poder hablar de descuento salarial. 6) Con respecto a los descuentos que las empresas realizan al momento de terminacin del contrato, la Corte Suprema de Justicia se ha reiterado en la jurisprudencia para expresar que una vez culminado el contrato de trabajo, cesa la relacin laboral y por ende puede el empleador al momento de liquidar, hacer la deduccin de lo debido en su totalidad. Pero, como se trata de fallos por sentencias de la Corte, para evitar litigios, lo recomendable es hacer el descuento hasta el tope de ley; es decir no afectar el Mnimo Legal, debe haber acuerdo previo. Resumen: Los Aportes parafiscales son entonces, Sena 2%; ICBF 3%: Cajas de Compensacin Familiar 4% Las Cargas Prestacionales: Cesantas 8.33%; Prima de servicios 8.33%: Vacaciones 4.17%: Intereses sobre las Cesantas 1% mensual Seguridad social: Salud: Empresa 8.5%: Empleado 4%; Pensin: Empresa 12%: Empleado 4% Horas extras y recargo nocturno Hora Hora Hora Hora Hora Hora trabajo nocturno: Hora ordinaria x 1.35 extra diurna: Hora ordinaria x 1.25 extra nocturna: Hora ordinaria x 1.75 ordinaria dominical o festivo: Hora ordinaria x 1.75 extra diurna en dominical o festiva: Hora ordinaria x 2.00 extra nocturna en dominical o festivo: Hora ordinaria x 2.50

E. DEFINICIN DE AUTOLIQUIDACIN: Declaracin de impuestos y clculo del importe a pagar (cuota tributaria) cumplidas por el mismo sujeto pasivo o por su representante o empleador. APORTES PARAFISCALES: Los aportes parafiscales son una contribucin especial que realizan los empleadores al SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar, para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, segn su misin.

LUIS CARLOS MONCADA HENAO- ABOGADO ESPECIALISTA EN DDHH. Formacin en Derecho Administrativo USC moncadaabogado@hotmail.com 8273113 3113723362

LABORAL. Cuarto Eje Temtico. NMINA Y AUTOLIQUIDACIONES

El SENA requiere de los ingresos por concepto de impartir la formacin profesional integral, atender Formacin Especializada y Actualizacin Tecnolgica empresas, brindar servicios tecnolgicos al sector servicio pblico de empleo.

aportes parafiscales, para la Programa Nacional de del Recurso Humano a las empresarial y atender el

Toda empresa o unidad productiva que tenga trabajadores vinculados mediante Contrato de trabajo debe hacer un aporte equivalente al 9% de su Nmina por concepto de los llamados aportes parafiscales, los cuales se distribuirn de la siguiente forma: 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensacin Familiar), 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). A continuacin se trascriben algunas de las normas ms importantes que rigen los aportes parafiscales: Del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Al respecto, la ley 89 de 1988 contempla: ARTICULO 1o. A partir del 1o de enero de 1989 los portes para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- ordenados por las Leyes 27 de 1974 y 7a de 1979, se aumentan al tres por ciento (3%) del valor de la nmina mensual de salarios. Del servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) Los aportes al Sena estn reglamentados por la ley 119 de 1994 que contempla: CAPITULO V. ARTICULO 30. PATRIMONIO. El patrimonio del SENA est conformado por: 1. Los bienes que actualmente posee y los que reciba o adquiera a cualquier ttulo. 2. Los ingresos generados en la venta de productos y servicios como resultado de acciones de formacin profesional integral y desarrollo tecnolgico. 3. Las donaciones y contribuciones de terceros y las asignaciones por ley de bienes y recursos. 4. Los aportes de los empleadores para la inversin en el desarrollo social y tcnico de los trabajadores, recaudados por las cajas de compensacin familiar o directamente por el SENA, as: De las Cajas de Compensacin Familiar El subsidio familiar administrado por las Cajas de Compensacin Familiar, est regulado por la ley 21 de 1982 que entre otros aspectos contempla: ARTICULO 1o. El subsidio familiar es una prestacin social pagada en dinero, especie y servicio a los trabajadores de mediano y menores ingresos, en proporcin al nmero de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas econmicas que representa el sostenimiento de la familia, como ncleo bsico de la sociedad. ARTICULO 7o. Estn obligado a pagar el subsidio familiar y a efectuar aportes para el Servicio Nacional de Aprendizaje Sena (SENA): 1. La Nacin, por intermedio de los Ministerios, Departamentos Administrativos y Superintendencias. 2. Los Departamentos, Intendencias, Comisaras, el Distrito Especial de Bogot y los Municipios. 3. Los establecimientos pblicos, las empresas industriales.

LUIS CARLOS MONCADA HENAO- ABOGADO ESPECIALISTA EN DDHH. Formacin en Derecho Administrativo USC moncadaabogado@hotmail.com 8273113 3113723362