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SUPPORT DE COURS LOGICIEL SAGE SAARI COMPTABILITE 100

SOMMAIRE

Page INTRODUCTION Schma descriptif des tapes du paramtrage du fichier comptable I CREATION DE FICHIER COMPTABLE I 1 Cration du fichier comptable I 2 Paramtrage II CREATION DE PLANS II 1 Cration du plan comptable II 2 Cration du plan analytique II 3 Cration du plan reporting III CREATION DE PLAN TIERS III 1 Cration du plan tiers : clients III 2 Cration du plan tiers : fournisseurs, salaris et autres IV CREATION DU TAUX DE TAXE V CREATION DES CODES JOURNAUX VI IMPUTATION DES DOTATIONS VI 1 Saisie des critures VI 2 Saisie analytique VII OUTILS DE MAINTENANCE VII 1 Maintenance du fichier Comptable. VII 2 Recopie du fichier Comptable

INTRODUCTION

PRESENTATION Le logiciel COMPTABILITE 100 WINDOWS de SAGE SAARI est un logiciel conu et spcialement adapt la gestion des PME / PMI, tous secteurs dactivit confondu. Ce logiciel possde une interface utilisateur identique dans les environnements WINDOWS et MACINTOSH et des fichiers compatibles dans les deux environnements. Forte dune grande puissance fonctionnelle, la ligne 100 automatise les taches les plus complexes. Son extrme puissance de paramtrage lui permet de sadapter lorganisation et aux spcificits de chaque secteur dactivit. La COMPTABILITE 100 WINDOWS simplifie toutes vos taches grce des nombreux automatismes. Elle prend en charge toute la structure comptable de lentreprise. Un lien dynamique avec les autres logiciels de Sage, permet la rcupration des donnes et le partage des informations en temps rel et optimise considrablement les traitements. La comptabilit 100 WINDOWS possde : Une Gestion Multi socits. Une Gestion Multi plans Analytiques. Une Gestion Budgtaire. Une Gestion des Rglements. Une Consultation Comptable tout moment. Une Gestion des Abonnements. Pour une utilisation optimale du logiciel, les aptitudes suivantes sont ncessaires : Avoir une formation comptable ou possder des aptitudes comptables La connaissance du systme dexploitation Windows, et des applications Bureautiques (Word et Excel) sera un vritable atout.

Ce document de paramtrage contient la mthodologie adopter pour mettre en place une Comptabilit 100 adapte vos besoins. Les expriences que nous avons dans la mise en uvre des procdures comptables, nous ont profondment guides dans llaboration de ce manuel. Dans lespoir quil rponde votre attente, nous vous en souhaitons bonne utilisation.

La Direction

PROCESSUS DE CREATION DUN FICHIER COMPTABLE DE A Z


Schma de cration dun fichier comptabilit de a z.

CREATION du fichier comptable

MAINTENANCE

CREATION DE PLANS Comptable gnral Analytique Reportinsg

OUTILS DE MAINTENANCE

CREATION DE PLANS TIERS Clients Fournisseurs Salaris Autres

SAISIE DES DOTATIONS Saisie des critures Saisie analytique

CREATION Taux Taxes

CREATION de codes journaux

CHEMIN DACCES AU PROGRAMME SAGE SAARI COMPTABILITE 100.

Pour accder au fichier comptable, procder de la faon suivante :

Dmarrer

Programme

Ensuite sur Sage

Faire : Comptabilit 100 Comptabilit 100.

I CREATION DU FICHIER COMPTABLE


I 1 / Cration du fichier comptable Pour crer un fichier comptable, entrer dans le programme par le menu Dmarrer Programme Sage Comptabilit 100 Comptabilit 100. Ou procder par un double clic sur licne de raccourci de sage sur le bureau si elle existe.

Fichier NOUVEAU

Taper le nom du fichier comptable puis, enregistrer

Votre fichier comptable vient dtre cr, vous pouvez maintenant apporter les modifications ncessaires dans les champs variables en fonction des informations ncessaires votre socit.

Libell champs Nom Type Capacit en Ko

Type de champs NOUVELLE GEMAS Obligatoire Fichier comptable (*.mae) Obligatoire 1000 Obligatoire Exemples

Longueurs 25 N 7N

Observations Ne pas y toucher Peut tre augmente

I 2 / Paramtrage I 2 1 / Cration de lexercice Aprs avoir cliquer sur enregistrer de lcran prcdant, le programme propose lcran suivant : Cration de lexercice .

Cette fentre correspond la date de dbut et date de fin du premier exercice dexercice. Enregistrez les dates limites du premier exercice comptable. Si les dates proposes ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaites. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs). Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles. Ce qui revient dire que lexercice comptable peut commencer sur une anne et finir sur une autre. Le programme effectue un contrle sur la validit des dates. Si vous saisissez une date de dbut postrieure la date de fin, un message vous en prvient : la dure maximale dun exercice est limit 36 mois . Si vous saisissez une date de dbut dexercice suprieure la date de fin dexercice, ce message apparat : la date de dbut dexercice doit tre infrieure la date de fin dexercice . Les diffrentes dates de lexercice pourront tre modifies par la commande Fichier / A propos de.. Longueur dun compte : Ces zones permettent de dfinir la longueur des comptes utiliss en saisie. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 13 caractres.
Exemple :Si la longueur choisie est 6, tous les comptes seront saisis sur 6 caractres. Si vous saisissez un compte avec moins ou plus de 6 chiffres, le programme ajoute des 0 ou supprime le surplus de chiffre pour ramener le compte 6 chiffres.

Pour que le programme accepte des longueurs de comptes diffrentes renseignez la zone par 0 (zro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractres numriques 13 alphanumriques. La longueur des comptes est dite flottante . NB : Aprs la cration du premier compte, ces longueurs ne seront plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir dune longueur flottante une longueur fixe. Il est conseill de laisser la longueur des comptes flottante. Cliquez sur OK pour valider la cration de lexercice. (Pour abandonner le traitement, cliquez sur Annuler. Dans ce cas, le programme ne cre ni lexercice, ni le fichier comptable). La fiche didentification de lentreprise apparat alors si on valide. Vous pouvez ce moment mettre les diffrentes informations relatives votre socit ou fichier comptable.
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Libell champs Date dbut dexercice Date fin dexercice Gnral et Reporting Analytique

Exemple 010101 311201 0 0

Type de champs longueur Observations Obligatoire 8 JJMMAA Obligatoire 8 JJMMAA Facultatif 2N De prfrence garder le 0 Facultatif 2N

I 2 2 / lcran A Propos de Ce menu regroupe lensemble dinformations relatives la socit. Il peut nous servir galement de base de donnes. Il permet de paramtrer le fichier cr. a Identification

Libell champs Exemple Raison Sociale Activit FORMATION-VENTE -ASSIST- LOG. SAARI Adresse Abidjan plateau Complment Blvd ROUME C.P 09 Ville Rgion CEDEAO Pays COTE DIVOIRE Commentaire SIRET NAP N didentifiant Tlphone 22 52 42 18 Tlcopie 22 52 42 13 E-mail Site

Type de champs Longueur Observations Obligatoire 35N Facultatif 35N Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif 35N 35N 9 N 35N 9 N 35N 65N 14N 5 N 25N 21N 21N 59N 59N

Facultatif Facultatif Facultatif Facultatif

b- Initialisation

Libell champs Intitul (unit montaire) Unit Sous unit Format montant Format quantit Gestion budget

Exemple Franc CFA Frs CFA # ### ##0 # S### ##0 Axe analytique

Type de champs Obligatoire Facultatif Facultatif Obligatoire Obligatoire

Longueur Observations 35N 21N 21N 31N Alt Gr + 3 21N Alt Gr + 3 Slection

NB : Pour obtenir le format #, faire : ALT GR + 3, ici, cette disposition permet davoir le format des nombres rang de trois chiffres. Exple : 1000000 saffichera 1 000 000. c- Contacts

Libell champs Nom Prnom numros E-mail

Exemple TRA Magloire 22 / 07 / 22 tramagloire@yahoo.fr

Type de champs Obligatoire

Longueur Observations 35N 35N 21N 69N

d- Paramtre

e- Options

Champs statistiques tiers : ils sont dfinis sur deux niveaux N: un premier servant lenregistrement des intituls des champs et un deuxime servant leur numration. Le nombre dintituls de champs est limits 10 mais celui des numrs est limit (35). Exple : si je dsire faire des statistiques par REGION, un niveau 1, je prvois le champ (REGION) puis, un niveau 2 je prvois les diffrentes rgions (NORD, SUD , EST, OUEST). Code risque : Cette option permet denregistrer les codes risques qui seront associs chaque client. Un code risque reflte la solvabilit ou linsolvabilit potentielle dun client. 10 codes risques peuvent tre enregistrs, chacun tant associ une action. Chaque client se verra appliqu laction du code risque qui lui est rattach.
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Devise : Cette option permet denregistrer les donnes relatives devises utilises lors des transactions avec les clients et fournisseurs (la devise de chaque tiers est enregistrer sur sa fiche). Grce ces informations, le programme convertit automatiquement les montants saisis dans les journaux. Si votre activit ncessite une gestion des devises, enregistrez les informations suivantes : intitul : Saisie obligatoire du libell de la devise (31 caractres alphanumriques) qui apparatra sur la liste de slection lors de la saisie des fiches tiers et en saisie des journaux. Informations libres : Cette option permet dajouter des informations complmentaires personnalises sur les fiches des comptes gnraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des critures gnrales. Si des informations libres sont paramtres pour un fichier, un volet de saisie supplmentaire apparatra pour la commande considre (Plan comptable, Plan analytique ou Plan tiers menu STRUCTURE et saisie des journaux du menu TRAITEMENT) : Information libre. Les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : Mode de rglement : Le programme permet de saisir jusqu 30 modes de rglement. Ces informations seront utilises dans les comptes de tiers pour prciser leur mode habituel de rglement. Nature des comptes : Cette option permet de dfinir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numros de comptes. Ainsi, en crant des comptes, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction de son numro. Niveau danalyse : Les niveaux seront utiliss pour les sections analytiques, et surtout pour les tats analytiques. Ils permettront dintroduire une classification des dpenses indpendantes des plans et sections analytiques. Vous pouvez ainsi introduire une notion nouvelle qui permet des slections sur dix centres de cots auxquels vous aurez rattach certaines sections analytiques. Vous pouvez saisir dix niveaux danalyse et leurs intituls peuvent comprendre jusqu 35N. Exemple : Votre tablissement dispose de 3 ateliers de production. Chacun deux fait lobjet dans votre plan analytique dun certain nombre de comptes pour valuer avec prcision leurs charges de fonctionnement. En particulier, vous avez dtermin certaines sections analytiques pour quelles refltent les charges relevant de lapprovisionnement, de commercialisation et de la distribution. Si vous voulez en fin dexercice, pourvoir diter un tat vous montrant clairement la part que reprsente chacun des trois ateliers dans ses dpenses dapprovisionnement, de commercialisation et dadministration, vous pouvez alors crer trois niveaux danalyse ce nom et les affecter aux sections analytiques correspondantes. Il vous suffira alors dditer ltat aprs une prslection sur le niveau de cots souhaits.

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Organisation : les options de ce titre sarticulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramtrer le caractre obligatoire et laffichage des informations des diffrentes fentres du menu TRAITEMENT. Pays : cette option vous permet denregistrer les diffrents pays avec lesquels vous commercez. Lors de la mise en place du plan tiers, vous pourrez associer chaque poste de tiers, lun des pays enregistrs ici. Priode de rappel : Les priodes de rappel correspondent des commentaires lis un certain nombre de jours de paiement sur client. Lors de ldition des relances clients, le programme imprimera le commentaire associ au retard de paiement. 10 priodes peuvent tre enregistres. Vous pouvez dfinir 3 priodes correspondant aux retards de paiement suivants: Relance de 0 30 jours de retard / Contentieux de 31 60 jours, Poursuites de 61 90 jours de retard. Si un rglement moins de 30 jours de retard, ldition fera apparatre la mention Relance dans la colonne commentaire. Types tiers : Les types sont utiliss lors de la cration des comptes tiers. Ils permettent la cration automatique des comptes tiers. f- Communication

Ce volet permet de saisir la liste de nos partenaires conomiques (expert-comptable). La saisie de ces donnes facilitera lexpdition de nos documents comptables notre expertcomptable directement par E-mail.

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g- Ajustement lettrage

Ce volet permet la saisie dun code journal et dune criture type qui sadapte chaque cas de figure. Il facilite la gestion des carts sur les clients, fournisseurs, Un modle de saisie est toujours associ ce genre dcriture ainsi que les montants maximum que lon peut tolrer en de lettrage. h- Prfrences

Cocher ouverture compte en saisie si lon dsire crer des comptes pendant la saisie dans le journal. Automatisation des carts : Indique les comptes dbit et crdit devant recevoir les carts.

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II CREATION DE PLANS
Il est important de savoir que toutes les crations dans un fichier comptable, se font en gnral dans le menu STRCUTURE. II 1 / Cration du plan comptable Le plan comptable est lensemble des comptes utiliss par lentreprise pour tenir sa comptabilit. Pour crer un compte du plan comptable, faire :
Cliquer droite, ajouter un nouvel lment et renseigner les diffrents champs

Structure

Plan Comptable

@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres comptes du plan comptable.

Libell champs N compte Type Intitul Complment Code taxe Nature de compte Report nouveau Compte reporting

Exemple 101100 Dtail Capital social Capital social Capitaux

Type de champs Longueur Obligatoire 13N Obligatoire Obligatoire 35N Facultatif 17N Facultatif Obligatoire Obligatoire Facultatif

Observations

A slectionner A slectionner A slectionner A slectionner

NB : Cochez la case saisie compte tiers lorsquil sagit des comptes collectifs tiers. Tous les autres plans que sont le Plan Analytique, le Plan Reporting, rpondent au mme principe de cration que le plan comptable. Structure plan analytique ou Reporting clique droit ajouter un nouvel lment

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II 2 / Cration du plan analytique. Le plan analytique regroupe lensemble des sections analytiques utilises par la comptabilit analytique. Le plan analytique est cr dans le volet : Fichier A propos de Option plan analytique. Pour crer une section du plan analytique faire :
Cliquer droite , ajouter un nouvel lment et renseigner les diffrents champs

Structure

Plan Analytique

@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres sections analytiques du plan analytique.

Libell champs N section Type Intitul

Exemple DIRGEN Dtail DIRECTION GENERALE Complment DIRECTION GENERAL Niveau danalyse SIEGE Plan analytique ADMINISTRATION

Type de champs Longueur Obligatoire 13N Obligatoire Facultatif Obligatoire Obligatoire 35N 34N

Observations

A slectionner A slectionner

NB : Pour faire apparatre le volet budget, faire : Fichier A propos de Initialisation sur le volet gestion budget choisir axe analytique.

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II 3 / Cration du plan reporting. Le plan reporting est lquivalent du plan comptable dune entreprise dite mre par rapport au plan comptable de sa filiale. Il consiste tablir une correspondance entre les deux plans comptables.
Exemple : Une socit base en Angleterre dsire avoir les rsultats de sa filiale base en Cte dIvoire. Or les comptes comptables diffrent en ces deux pays. Par exemple : Plan comptable Anglais

Numro 25400 37100 48001 49001

Intitul Petty cash Bank Customers Supplies

Equivalence SYSCOA Numro Intitul 57110 Caisse 52110 Banque 41110 Clients 40110 Fournisseurs

Ainsi pendant la cration de chaque compte Syscoa, il lui sera rattach un compte Anglais dit plan reporting. Pour crer un plan reporting, faire :
Plan reporting Cliquer droite , ajouter un nouvel lment et renseigner les diffrents champs

Structure

@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres comptes du plan reporting.

Libell champs Numro Type Intitul Complment Saut de Nombre de ligne

Exemple 25400 Dtail Petty cash Petty cash Ligne 1

Type de champs Obligatoire Obligatoire Facultatif Obligatoire Obligatoire

Longueur 13N 35N 17N

Observations

Ou page

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III CREATION DE PLAN TIERS


Le plan tiers regroupe les clients, les fournisseurs, les salaris et les autres. III 1 / Cration du plan tiers clients Exemple de cration de plan tiers clients
Clique droite, ajoute un nouvel lment , remplir les champs en fonction de la qualit du tiers : Clients, Fournisseurs, Salaris et Autres.

Structure

Plan tiers

@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres clients.

Libell champs Exemple Ncompte Type 411ORD Client

Type de champs Obligatoire Obligatoire

longueur 17N

Observations Individuel ou Collectif A slectionner en fonction du tiers Le grand ensemble du compte

Intitul Clients ordinaires Obligatoire Compte collectif 411000

35N 13 N

NB : Pour faire la diffrence entre les tiers, il suffit de drouler le menu o sest marqu tous pour choisir le tiers quon veut crer. Ceci est valable si vous navez pas encore cliquer droit de la sourie. Mais si cette dernire opration est effectue, il faudrait drouler le libell type pour faire votre choix.

III 2 / Cration du plan tiers fournisseurs, salaris et autres La cration des autres tiers (fournisseurs, salaris et autres) se fait de mme manire que les clients. Pour le faire choisir le type de tiers crer dans le volley type.

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IV CREATION DE TAUX DE TAXES


Le taux de taxes correspond lensemble des taxes utiliss par lentreprises dans ses oprations de ventes et dachats. Pour crer un taux de taxes faire :
Structure Taux de taxes Cliquer droite, ajouter un lment et remplir les champs affichs.

@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres taux de taxes.

Libell champs Code taxe Intitul Compte taxe Type de taxe

Exemple T01 TVA sur achats 446200 TVA/dbit

Type de champs Obligatoire Obligatoire Obligatoire Obligatoire

longueur 3 N 35 13

Observations

Dans le plan comptable Drouler la liste des taxes

V - CREATION DES CODES JOURNAUX


Les codes journaux sont lensemble des journaux dans lesquels lon enregistre les critures comptables. Il est impossible de modifier le type dun journal aprs sa cration. Cette information est obligatoire. Il existe 5 types de journaux qui sont : - Les journaux de type Achats Ils regroupent les achats. Pendant les saisis, le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Fournisseur ou Salari, dans la colonne dbit si il est de nature Charges. - Les journaux de ventes Ils enregistrent lensemble des produits. Au cours des enregistrements, le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Produits. - Les journaux de trsorerie Ce sont les banques, caisses. Le curseur se pr-positionne selon le sens du compte : crdit pour les comptes de nature Client et Produits, dbit pour les comptes de nature Fournisseur, Salari et Charges. - Les journaux de type gnral
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Ce sont les journaux qui regroupent les a-nouveaux, les mouvements des oprations diverses (oprations diffrentes des achats, ventes, trsoreries). Pendant les saisies, dans ces cas particuliers, le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits. - Les journaux de situation Ce sont des journaux qui nont pas dincidence dans ldition des tats. Il est conseill de ne pas les utiliser. Le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas tre cltur. NB : Hormis le pr-positionnement du curseur, le programme contrle la saisie et affiche un message de confirmation si la nature du compte mouvement semble incompatible avec le type de journal. La cration dun code journal permet la gnration automatique de 12 journaux mensuels de mme code. Pour crer un code journal, faire :
Structure Codes journaux Cliquer droite, ajouter un lment et remplir les champs affichs.

@ Rpter les mmes manipulations pour la cration des autres codes journaux. (Voir fiche de code journal)

Libell Exemple champs Code journaux ACH Type achats Intitul Journal achats

Type de champs longueu Observations r Obligatoire 3 N Obligatoire Drouler pour choisir des Obligatoire 35N

NB : Cocher saisie Analytiques si le journal doit faire lobjet de saisies analytiques.

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VI IMPUTATION DES DOTATIONS


VI 1 / Saisie des critures Pour saisir les critures dans les journaux, il faut aller dans le menu Traitement puis sur Journaux de saisie. Ensuite choisir le journal et le mois dans lequel vous voulez faire les saisies. Double clic ou valider par la suite.
Traitement Journaux de saisie Choisir le journal et le mois, puis double clic ou par validation pour entrer dans le journal saisir.

@ Rpter les mmes manipulations pour les saisies dans les autres journaux.

Libell champs Jour N pice Rfrence N compte gnral N compte tiers Libell Echance Position Dbit Crdit

Exemple 1 ACH001 601100

Type champs Obligatoire Facultatif Facultatif Obligatoire

de longueu Observations r 2N Obligatoire 13N 13N 17N 30N Obligatoire si tiers

Fact 00210,..

Obligatoire Facultatif

Voir comptable 14N 14N

fiche

150 000 150 000

Obligatoire Obligatoire

VI- 2 / Saisie analytique


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Libell champs Section Montant

Exemple DIRGEN 150000

Type de champs longueur Obligatoire Obligatoire

Observations

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VII OUTILS DE MAINTENANCE


Pour avoir cette fonction, il faut cliquer sur de dmarrer, aller dans programme, Sage Saari, puis dans comptabilit et enfin cliquer sur maintenance.
Ensuite sur Sage Faire : Comptabilit 100 Maintenance

Dmarrer

Programme

VII 1 / Maintenance du fichier Comptable. Si vous voulez accder votre fichier et que le programme affiche ce message : Ce dossier est dj ouvert Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance !. Alors procder la maintenance de celui-ci par en accdant loutil de maintenance puis faire les manipulations suivantes :

IV 1 a / Accs au fichier maintenir

Fichier ouvrir

Chercher le fichier maintenir sur le disque ou dans le dossier

Le slectionn puis faire OK ou double clic

NB : Il est important de connatre le rpertoire dans lequel se trouve le fichier.

III 1 b / Maintenance Pour maintenir faire : Fin

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VII 2 / Recopie du fichier Comptable. Cette tape seffectue quand le fichier comptable est compltement endommag. Pour recopier un fichier Comptable, accder loutil de maintenance (voir chemin daccs loutil de maintenance) ensuite ouvrir le fichier recopier par fichier ouvrir puis faire : maintenance recopier les donnes. Aprs suivre les instructions.

Accs outil de maintenance

Ouvrir le fichier recopier

Maintenance puis recopier les donnes.

A cette tape 2 possibilits soffrent vous : Si vous voulez recopier dans un fichier de mme nom cliquer sur suivant. Si vous voulez crer un nouveau fichier en recopiant les donnes du fichier initial, cocher Cration dun nouveau fichier, puis cliquer sur parcourir pour indiquer lemplacement du nouveau fichier ensuite taper le nouveau nom du fichier puis enregistrer. Il est conseill dutiliser ce dernier mode de recopie de fichier pour sauvegarder vos donnes.

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Exple : Recopie du fichier sous un autre nom. Ier Ecran

Cliquer sur parcourir pour renommer le fichier et le mettre dans le dossier ou lon veut. IIme Ecran

Libell champs Nom Type

Exemple

SAUVE GEMAS Fichier comptable (*.mae) Obligatoire

Type de champs NOUVELLE Obligatoire

Longueur 258N

Observations Le rpertoire peut tre modifi. Ne pas changer

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CONCLUSION
La conclusion de ce document fera lobjet dune srie de recommandations : Vous voulez acqurir le Logiciel de Comptabilit 100 et dautres Logiciels de Gestion de SAGE SAARI ? Contacter la Socit JABS AFRICA.

Vous voulez une formation adquate ? Contacter les techniciens de la Socit JABS AFRICA.

Vous avez des problmes de fichiers ? Contacter la JABS AFRICA. En un temps recors nous intervenons.

Tout en esprant que ce prsent document vous facilitera lexploitation du Logiciel que vous venez dacqurir, la Socit JABS AFRICA vous remercie de votre confiance.

Nous sommes votre service. Gardons donc le contact pour une franche collaboration.

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