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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT CONTABILIDAD IV SECCIN:

ABN0412CP

INTEGRANTES: Borges, Marbely C.I. 13.615.483 Gonzalez Yndira C.I. 18.004.348 Noguera, Tatiana C.I. 16.258.943 Trejo, Andrea C.I. 20.638.654 Profesor: Aguirre, Hctor Caracas, Junio del 2012

INDICE Introduccin...3 Conclusin...10 Bibliografa..11

INTRODUCCIN Como una manera de cumplir con nuestras obligaciones estudiantiles, nos proponemos desarrollar un trabajo de investigacin en el cual tenemos como objetivo principal reforzar nuestros conocimientos intelectuales, con lo cual estaremos en mejor capacidad de ser unos buenos profesionales en el futuro, adems pensamos que puede ser de gran ayuda y de mucho provecho en nuestra formacin como futuros contadores. El trabajo est realizado con la finalidad de profundizar los conocimientos contables en lo concerniente a las agencias y sucursales. Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle, as como ejemplo prcticos para visualizar el contexto de cada una de las ideas para el buen entendimiento de este tema. Por medio de las agencias y sucursales, la Casa Central esta en permanente contacto con la clientela del lugar y pone a su alcance los artculos que necesiten para que puedan escogerlos por su calidad y precios. Al mismo tiempo, la Casa Central tiene la oportunidad de conocer las necesidades del mercado para saber que productos son los de mayor demanda y de esta manera determinar las existencias necesarias y la rotacin de los inventarios. Esperamos que esta investigacin al igual que a nosotros, sea de su gusto y agrado.

AGENCIA Es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia econmica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. Su funcin consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no estn obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como nmero de agencias posea. Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. Para lograr mejor y mayor revelacin, se hace necesario crear tambin la llamada cuenta cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia. Su presentacin en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

CARACTERSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE Tiene personalidad jurdica propia. Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. Cobran comisin por las mercancas vendidas.

No mantienen inventarios. Colocan pedidos, adems de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

LAS OPERACIONES NORMALES QUE GENERALMENTE REALIZA LA AGENCIA

Obtiene pedidos y los remiten a la empresa que sirven para que sea aprobado el

crdito, enviada la mercanca y facturada.


Algunas

veces efectan la cobranza a los clientes y la envan a la empresa a la que

sirven.
Atienden Reciben

su territorio capturando mercado y procuran maximizar su participacin.

de la empresa a la que le sirven, un fondo de trabajo para gastos menores. trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas

Generalmente

CONTABILIDAD DE LA CASA MATRIZ La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, informacin estadstica de carcter administrativo as como otros datos de relevancia. Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos. Cuando la casa matriz decide enviar mercanca al agente, debe efectuarse un control especial de la mercanca en consignacin, ya que la propiedad de sta es conservada por la casa matriz. Si la mercanca que se enva a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por ste, el importe de los fletes, seguros y dems gastos acarreados por el envo deben razonarse como gastos de ventas.

Si la mercanca es enviada en consignacin, los gastos relacionados con la remisin deben ser considerados parte del costo de la mercanca. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos a realizar por la casa matriz dependern de si la gerencia desea determinar las utilidades netas.

METODOS DE CONTABILIZACION CASA MATRIZ Los mtodos para facturar las mercancas a las agencias y sucursales van a depender hasta cierto punto del precio. Actualmente existen tres mtodos, a saber: 1.- Al Costo: Es el ms usual y ms sencillo. 2.- A precio arbitrario o intermedio entre el costo y el precio de venta: Este mtodo se utiliza con el fin de que el gerente de la sucursal no se de cuenta del costo de la mercanca vendida y por lo tanto, de las utilidades. 3.- A precio de venta: Este mtodo facilita un inventario continuo de mercancas de la sucursal al precio de venta y proporciona as una comprobacin automtica de las mercancas, que impedir o descubrir los descuidos y posibles fraudes.

SUCURSALES El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compaa en diferentes lugares en los que se efecten operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.. La casa matriz necesita conocer la informacin financiera, los resultados de operacin y los cambios en la posicin de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, as como para evaluar la administracin de cada una de ellas.

Las sucursales estn autorizadas a conceder crditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos.

CARACTERSTICAS PARA LA APERTURA DE UNA SUCURSAL Jurdicamente son una extensin de la casa matriz. Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. Efecta su propia facturacin. Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus caractersticas, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitucin son aportados por la casa matriz.

LAS OPERACIONES NORMALES QUE GENERALMENTE REALIZA LAS SUCURSALES Recibe efectivo y mercanca de la oficina matriz. Compra mercancas de proveedores. Vende, otorga crdito y entrega a los clientes los artculos vendidos. Factura y cobra los artculos vendidos. Contrata el personal necesario para su operacin. Registra las operaciones realizadas en los libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de registro e informacin financiera deben ser iguales a los de la oficina matriz. En algunas ocasiones efectan alguna transformacin a las mercancas o productos. ASPECTOS FINANCIEROS Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios contables a los problemas especficos relativos al control de las transacciones efectuadas por

intermediarios de la sucursal y a la informacin respectiva a la casa matriz de dichas operaciones y los resultados obtenidos. En virtud de no existir igualdad en la aplicacin de los procedimientos de registros de las sucursales, los contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los sistemas de estas, para que sean coherentes con las exigencias de la matriz y con las caractersticas operativas particulares de la sucursal. El objetivo principal de la adaptacin del sistema contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o prdida. Por lo tanto, las polticas contables, los libros, catlogos de cuentas, etctera, asiduamente consiste en un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un rengln de capital, sino una cuenta denominada Casa Matriz, cuenta corriente, que muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal. En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente. La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la inversin que la matriz efectu en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Se presenta en el balance general dentro del grupo de los activos. En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente. Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversin que la matriz efectu en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Esta cuenta representa la inversin hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancas, muebles, equipos, etctera, es decir, la inversin neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la seccin capital contable.

LAS SUCURSALES PUEDEN SER Sucursales Locales: Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difcil

para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejana o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercana, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la informacin generada por cada una de ellas as como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancas vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, adems, permite un manejo ms eficiente de los recursos financieros de la empresa. Sucursales Extranjeras: Se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aqu las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia.

CUENTAS DE LAS SUCURSALES Esta es ms complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancas recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central, a la cul se acredita todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se enva a la misma, es pues una cuenta de capital donde se indica la inversin hecha por la casa matriz a la sucursal. Cuando esta ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta Ganancias y Perdida a la de Casa Central, cuenta corriente, como aumento de su responsabilidad ante la casa central, mientras que si existiera una perdida neta, esta se cerrara contra la cuenta Casa Central, cuenta corriente.

DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSAL AGENCIAS SUCURSALES Tienen un surtido de muestras para Mantiene existencias de mercancas, la que las vean los clientes, pero no mayor parte de las cuales son obtenidas mantienen existencias para hacer las en la casa central, pero parte de las entregas a los clientes. Los pedidos se cuales puede haber comprado en otras envan a la casa central y sta la que los entidades. Las entregas se hacen de las sirve. existencias de la sucursal.

Los crditos son concedidos por la Los crditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a lleven en los libros de la casa matriz, sta en los libros de la sucursal; sta efecta efecta los cobros. los cobros.

El fondo fijo para los gastos de la Los cobros efectuados por la sucursal agencia lo provee la casa matriz, la cual son depositados en un banco local para lo repone a medida que se agota. La que los acredite a la misma; el gerente de agencia no maneja ningn otro efectivo. la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos.

Una agencia ejerce las mismas funciones, pero ms o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempea la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspeccin y el control de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las caractersticas de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempea alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las

agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situacin.

EJEMPLO DE UNA AGENCIA Y SU CASA CENTRAL a.- Se envan muestras a la agencia por Bs. 10.000, b.- Se establece un fondo de caja en la agencia por Bs. 5.000, c.- La agencia notifica a la casa central, venta de mercancas por Bs. 100.000,. La casa central entrega las mercancas utilizando un porcentaje de utilidad del 35% del precio de venta. d.- La casa central solicita que se le repongan gastos por Bs. 2.800, e.- La casa central paga Bs. 600, de gastos correspondientes a la agencia. Se pide: Hacer los asientos usando inventario fsico, suponiendo: Sin determinar la utilidad de la agencia. Determinando la utilidad de la agencia

DETERMINANDO UTILIDAD a MUESTRAS DE LA AGENCIA EMBARQUES PARA LA AGENCIA Envo de muestras a la agencia --------------//-----------------b Fondo fijo de la agencia Bancos Establecimiento de un fondo de caja en la Agencia ------------//-------------------c Cuentas por Cobrar o Bancos 100.000, Ventas de la Agencia -Registros de las ventas por cuenta de la Agencia. ------------//-------------------Costo de Venta de la Agencia Embarques para la Agencia -Para rebajar el costo de las mercancas vendidas por la agencia. 65.000, 65.000, 5.000, 10.000, 10.000,

SIN DETERMINAR UTILIDAD MUESTRAS DE LA AGENCIA EMBARQUES PARA LA AGENCIA Envo de muestras a la agencia ---------------//------------------Fondo Fijo de la Agencia 5.000, Bancos Establecimiento de un fondo de caja en la Agencia. ------------//---------------------Cuentas por cobrar o Bancos 100.000, Ventas Registro de ventas efectuadas ----------------//-----------------No se hace este asiento 100.000, 100.000, 5.000, 5.000, 10.000, 10.000,

------------//-------------------d Gastos de la Agencia Bancos Reposicin de gastos realizados por la Agencia ------------//-------------------e Gastos de la Agencia Bancos Pago de gatos a cargo de Agencia --------------//-----------------f Ventas de la Agencia Costo de ventas de la Agencia Gastos de la Agencia Prdidas y Ganancias Agencia Para cerrar la cuentas de gastos, costos e ingresos de la Agencia y determinar su utilidad. -----------//--------------------100.000, 65.000, 3.400, 31.600, 600, 2.800,

--------------//-------------------Gastos 2.800, Bancos Pago de gastos realizados por la Agencia. -------------//--------------------Gastos de la Agencia 600, Bancos Pago de gastos de la Agencia -------------//--------------------No se hace este asiento 600, 600, 2.800, 2.800,

-------------//---------------------

EJEMPLO DE UNA SUCURSAL Y SU CASA CENTRAL a-) Efectivo enviado a la Sucursal Bs. 10.000, b-) Mercancas enviadas a la Sucursal Bs. 50.000, al costo c-) Mercancas adquiridas por la sucursal de otra empresa: Bs. 10.000, a crdito. d-) Ventas de la sucursal al contado Bs. 2.000, y a crdito Bs. 5.000,. Se usa una tasa de utilidad del 30% del precio de venta. e-) Cobr de cuentas por cobrar de la sucursal Bs. 4.200, f-) Pag de cuentas por pagar de la sucursal Bs. 7.500, g-) Gastos pagados por la sucursal Bs. 1.200, h-) Efectivo remitido por la Sucursal a su casa central Bs. 4.000, Ambas empresas utilizan inventario fsico. Se pide: Asientos de diario en los libros de la Sucursal y en la Casa Central. Estados Financieros de la Sucursal. Asientos de cierre de la Sucursal.

Asientos para registrar en la casa central la utilidad de la Sucursal y el cierre normal. REGISTROS CONTABLES DE LA SUCURSAL
CUENTAS Y DETALLE DEBE 10.000, 10.000, HABER

1)

CAJA O BANCOS CASA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE -Efectivo recibido de la Casa Central.------------------------//---------------------

2)

EMBARQUES DE LA CASA CENTRAL CASA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE -Mercancas recibidas de la casa central. -------------------------------//-----------------------------

50.000, 50.000,

3)

COMPRAS CUENTAS POR PAGAR -Compra a crdito efectuadas por la sucursal.------------------------//--------------------------

10.000, 10.000,

4-)

CAJA O BANCOS CUENTAS POR COBRAR VENTAS Ventas efectuadas por la sucursal. ------------------------//--------------------------

2.000, 5.000, 7.000,

5-)

CAJA O BANCOS CUENTAS POR COBRAR -Cobro efectuados a clientes en el periodo.--------------------------//------------------------------

4.200, 4.200,

6-)

CUENTAS POR PAGAR CAJA O BANCOS -Pago realizados a clientes------------------------------//-------------------------

7.500, 7.500,

7-)

GASTOS CAJA O BANCOS Pago De gastos varios de la agencia -------------------------//------------------------------

1.200, 1.200,

8-)

OFICINA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE CAJA O BANCOS -Efectivo remitido a la Casa Central por la Sucursal ----------------------//------------------------------

4.000, 4.000,

9-)

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS EMBARQUES DE LA OFICINA CENTRAL

55.100, 4.900, 50.000,

COMPRAS -Ajuste para determinar el costo de la mercadera vendida. ----------------------------------//-----------------------------

10.000,

ESTADO DE RESULTADOS
Ventas netas Menos: Costo de la mercadera vendida: Embarques de casa central (+) Compras de mercancas Mercadera disponible para la venta: (-) Inventario Final =Costo de la mercadera vendida =Utilidad bruta sobre ventas (-) Gastos = Utilidad neta del periodo Bs. 50.000, 10.000, Bs. 60.000, 55.100, 4.900, 2.100, 1.200, 900, Bs. 7.000,

BALANCE DE SITUACION O BALANCE GENERAL


ACTIVO: Caja o Bancos Cuentas por cobrar Inventario de mercancas TOTAL DE ACTIVO: PASIVO Y PATRIMONIO Cuentas por pagar PATRIMONIO: Casa Central Total Pasivo y Patrimonio 56.900, Bs. 56.900, Bs. 59.400, Bs. 2.500, Bs. 3.500, 800, 55.100, Bs. 59.400, Bs. 59.400,

ASIENTOS DE CIERRE ----------------------t--------------------------------VENTAS 7.000, PRDIDAS Y GANANCIAS 900, COSTO DE VENTAS 4.900, GASTOS 1.200, Para cerrar los ingresos, costos y gastos y Reflejar la utilidad. ----------------------t--------------------------------PRDIDAS Y GANANCIAS 900, OFICINA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE 900, Capitalizacin de las utilidades de la Sucursal. ------------------------------//----------------------------

REGISTROS CONTABLES EN LOS LIBROS DE LA CASA CENTRAL


CUENTAS Y DETALLE 1. SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE CAJA -Remesa enviada a la Sucursal--------------------------//-----------------------------2. SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE EMBARQUES A LA SUCURSAL - COSTO -Mercancas enviadas a la Sucursal. ----------------------------//-------------------------3. CAJA SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE Remesa recibida de la Sucursal ----------------------------//-------------------------------4. SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA SUCURSAL -Para reflejar la prdida o ganancia con motivo del cierre. ------------------------------//------------------------------900, 900, 4.000, 4.000, 50.000, 50.000, DEBE 10.000, 10.000, HABER

CONCLUSIN Con este trabajo de investigacin que le estamos presentando esperamos contribuir en la actualizacin de un tema tan importante para todo contador como son, las agencias y sucursales y su contabilizacin de cada una de estas y su casa central. El tema que hemos desarrollado basado en las agencias y sucursales nos ha sido de gran ayuda para entender cuan amplio e importante son todos estos temas. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las caractersticas de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempea alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situacin. Sin embargo ambas son muy importantes en el desarrollo y crecimiento en el mercado de la entidad Ha sido para nosotros un placer inmenso haber podido indagar sobre tan importantes temas.

BIBLIOGRAFIA

FERNANDEZ, Cepero. Valuaciones y Clasificacin de los Estados Bsicos. Contabilidad Moderna II. Cuarta Edicin. Editorial Discolar. Cuba. 1962.

HIMMELBLAU, David. Investigacin para usos Financieros. Editorial Unin Hispano Americano. Mxico. 1940.

LOPEZ, Pedro; GUAJARDO, Gerardo; WOLTZ, Phebe. Contabilidad. Editorial McGraw Hill.

REDONDO, A. Curso Prctico de Contabilidad General y Superior. Centro Contable Venezolano. Tercera edicin. Venezuela.