Como establecer un plan para Respaldar los Datos en las PYMES

En todos los aos que llevo prestando soporte y consultora para empresas de todos los tamaos, una de las caractersticas constantes es la falta de respaldos de la informacin vital de la empresa. Realmente nadie piensa en respaldar la informacin hasta que pasa algn desastre, un disco duro daado, una inundacin, un incendio o un robo de los equipos, sobre todo en las PYMEs no se toma en consideracin tener un plan de respaldo de datos constante, confiable y seguro, ya sea porque no tienen la informacin de como hacerlo, porque piensan que es muy complicado o costoso o porque simplemente piensan que es una perdida de tiempo. En estos das en que toda nuestra informacin se encuentra digitalizada es indispensable respaldarla, piense que hara el da de maana si la PC donde trabaja es robada, todos sus correos perdidos, documentos, contactos de clientes perdidos, no es un escenario que a nadie le gusta pensar pero que pasa ms frecuentemente de lo que se imagina. En esta gua vamos a ver cuales son los pasos para establecer un plan de respaldo automatizado, confiable, seguro y efectivo para cualquier tipo de empresa, ya sea que ud slo maneje una sla PC o maneje cientos de estaciones de trabajo. Lo que debemos tomar en consideracin para una estrategia de respaldo en nuestra empresa es:

Toda la Informacin no es Crtica

Normalmente cuando uno plantea que va a respaldar los datos de su PC a una persona en una compaa y le pregunta que es crtico respaldar, casi siempre la respuesta es todo. Pero en realidad esto no es as, uno tiene que definir muy bien cual es la informacin crtica para la empresa, por ejemplo la msica que guarde un empleado en su PC no es crtica para las actividades de la empresa ni lo son las fotos de su ltima fiesta. En cambio su correo electrnico, proyectos, informes y papeles administrativos si lo suelen ser y tener un respaldo de estos es clave para el funcionamiento de la empresa en caso de cualquier eventualidad. Lo importante de este punto es que NO TODA LA INFORMACIN ES CRTICA y hay que hacer un levantamiento de la que realmente lo es. Otro punto importante es que dentro de la informacin crtica hay varios niveles, no es lo mismo perder los correos de un empleado que perder la informacin de nmina o de pago de los proveedores y siempre es aconsejable darle niveles de prioridad a la informacin para tener un mejor manejo de ella. Una vez que definamos que informacin realmente necesitamos respaldar vamos en buen camino y podemos seguir con nuestra poltica de respaldo Normalmente la data o informacin que es respaldada por las empresas es:

Archivos creados por aplicaciones, como por ejemplo .doc, .odt, .xls, .mdb, .pdf, .ppt entre otros. Archivos de correo electrnico

Directorios telefnicos y de contactos Favoritos de los navegadores como Firefox e Internet Explorer Base de datos Configuraciones de los equipos Archivos de CAD, PSD, XCF, etc. Imgenes y Fotografas de proyectos Configuraciones de servicios

Varias veces me he encontrado con personas que me preguntan que ya que el costo de los disco duros y otros dispositivos de almacenamiento es tan bajo por qu no respaldar todo?, la razn es muy sencilla eficiencia y administracin, seguro los disco duros de ahora son econmicos y pueden almacenar mucha informacin sin problemas, pero el trfico que se genera en la red al hacer un respaldo de todo es muy grande sin mencionar el tiempo que tarda y ms an recuperar esa informacin puede convertirse en una tarea titnica por la cantidad de datos que se tienen.

Frecuencia de Actualizacin de la Informacin

Hay dos puntos importantes en cuanto a la actualizacin de la informacin
1. Que tan frecuentemente se actualiza la informacin 2. Si queremos guardar un histrico de la informacin o no

No toda la informacin se actualiza con la misma frecuencia, hay informacin que puede durar aos sin ser modificada y otra que se actualice constantemente todos los das, es importante definir que informacin se actualiza y en que momento para hacer una poltica de respaldo ms eficiente. La mayora de las aplicaciones de respaldos hacen esto automticamente fijndose en la fecha de modificacin del archivo y comparndola con la que tiene en el respaldo. El otro punto es si queremos hacer un respaldo con histricos o duplicados, en este caso tenemos que indicarle al programa que no queremos que nos borre o sobrescriba ningn archivo y que vaya guardando los archivos con su respectiva fecha y con que frecuencia queremos hacer el respaldo. En caso de que haya informacin que se pueda sobreescribir o actualizar, se realiza un respaldo incremental donde slo se actualiza lo que ha cambiado del archivo lo que mejora la eficiencia de nuestro sistema. Esto realmente va a depender del tipo de informacin y vara de empresa a empresa pero es algo importante que tenemos que tomar en cuenta ya que toda la informacin no es igual. Cuando entro en discusiones de la frecuencia de respaldos de alguna informacin en particular yo suelo pedirle a mis clientes que piensen en que tanto trabajo tendrn que volver a hacer para generar la informacin si la perdieran, esto casi siempre define inmediatamente que tan frecuentemente se tiene que actualizar el respaldo de X o Y archivo, directorio, etc.

Respaldo Local o Remoto

Otro punto importante que hay que definir es si el respaldo se va a hacer local o remoto, ambas soluciones tienen sus ventajas y desventajas y lo recomendable es tener ambas implementadas aunque no siempre es lo ms econmico.
Respaldo Local

El respaldo local puede hacerse de varias formas en varios tipos de dispositivos. Los ms comunes son:

Servidor de respaldo con un arreglo RAID (mltiples discos en espejo), este servidor se coloca en red con una aplicacin que respalde los datos automticamente cada cierto tiempo, en estos tiempos el almacenamiento en disco duros es bastante econmico y no se necesita que el servidor tenga una gran cantidad de recursos para efectuar esta tarea, casi siempre algn servidor que se haya sacado de circulacin o inclusive una PC "vieja" puede hacer el trabajo. Claro hay servidores de alto desempeo para este tipo de tareas y la decisin va a depender del presupuesto con que cuenten. Disco duro Externo en Red o USB, si su empresa no tiene presupuesto para un servidor o un servidor que no utilicen para esta tarea y no cuenta con muchas estaciones de trabajo un disco duro en Red o USB puede hacer las veces de sistema de respaldo, estos disco duros no suelen ser muy costosos y hay de todas las capacidades, lo ideal sera tener dos de estos en espejo en caso de que alguno falle. En caso de ser un disco duro USB se tiene que compartir en Red entre las PC de la empresa. CDs, DVDs, si el respaldo que va a realizar no es tan peridico (1 o 2 veces al mes) puede utilizar un medio como un CD o DVD, en este caso slo necesita una unidad capaz de grabar en cualquiera de estos medios y hay varias aplicaciones gratuitas y pagas que permiten hacer el respaldo sin ningn problema. Si quiere utilizar el DVD o CD ms de una vez se recomienda comprar los que son regrabables. Estos medios no suelen estar recomendados para respaldos muy peridicos, y casi siempre se utilizan para guardar informacin histrica de la empresa (como facturas, recibos, proyectos antiguos, etc). Adems se tiene que tener en consideracin el almacenamiento seguro de estos discos en un contenedor cerrado que slo tengan acceso personas autorizadas y que est lejos del sol y la humedad. Tambin se tiene que tener un sistema para catalogar y etiquetar que sea eficiente. Cintas Magnticas, este fue el sistema de respaldo preferido por muchos y an muchas empresas lo utilizan, ahora son un poco difcil de conseguir adems que su capacidad de almacenamiento es un poco limitada. Al igual que con los CDs y DVDs hay que tomar en cuenta el almacenamiento (lejos de campos magnticos), etiquetado correcto y la rotacin (de la que hablaremos ms adelante) y adems son medios que son reutilizables.

Se puede utilizar tambin una combinacin de cualquiera de los mtodos que planteamos. Por ejemplo el respaldo del da a da se puede realizar en un servidor o disco duro externo y los histricos con ms de un ao de antiguedad en CDs y DVDs. Las desventajas de utilizar un medio de respaldo local es que en caso de desastre o robo se vern igual de afectados que nuestros dems equipos, normalmente la informacin ms crtica se respalda en un medio como un DVD y se puede guardar en una caja fuerte si se tiene alguna en la empresa de esta manera si hay algn incendio o inundacin no se ver afectada y tiene menos probabilidades de que sea robada.

An as el respaldo local es una medida muy importante y es la primera lnea de defensa para salvaguardar la informacin de nuestra empresa.
Respaldo Remoto

El respaldo remoto nos ayuda a protegernos contra desastres como incendios e inundaciones, contra robos y otras eventualidades que puedan ocurrir en el sitio principal de nuestra empresa. Este tipo de respaldo se puede realizar de varias formas:

Servidor de Respaldos remotos, si nuestra empresa tiene varias sedes separadas geogrficamente podemos colocar uno o varios servidores distribuidos entre las sedes para respaldar nuestra informacin a travs de la red con una conexin segura. As si pasa una eventualidad en alguna de nuestras sedes podemos recuperar la informacin fcilmente. Servicios de Respaldo remoto, hay varias empresas que ofrecen el alquiler de servidores dedicados o servicios de respaldos, con este tipo de servicios no se necesitan tener varias sedes simplemente se alquila el espacio que necesitemos para nuestro respaldo y se puede ir ampliando a medida que se necesite ms. Este es uno de los servicios ms populares de los que son llamados servicios de Nube donde una empresa ofrece capacidad y sistemas en demanda (on-demand) en la red. Asegrese que a la hora de alquilar uno de estos servicios que tenga una fuerte poltica de seguridad y privacidad y que garanticen la integridad de sus datos, los proveedores de estos servicios estn en la obligacin de tener ciertas garantas de sus datos y de explicar cuales son los mecanismos que utilizan para garantizarlos, si se reusan a explicar esto no confe en el proveedor.

Estos dos son los principales mtodos, tambin hay otra forma que es la de guardar los respaldos realizados en CDs y DVDs en otra localidad, igualmente que en el respaldo local de estos discos es importante un almacenamiento y etiquetado adecuado. El respaldo remoto trae como ventaja la distancia geogrfica que disminuye el riesgo de perder los datos, como desventaja tenemos que si se llega a perder la comunicacin por perodos largos de tiempo no se puede realizar el respaldo con regularidad.
Lo mejor de los dos mundos

La mejor solucin es utilizar un respaldo local y remoto, as se tienen las ventajas de ambos y se compensan las desventajas de uno con el otro. Como lo mencionamos anteriormente la informacin que sea ms crtica y con mayor prioridad se puede respaldar en ambos sistemas mientras que la menos crtica se puede hacer solamente local, lo cual disminuye los costos de inversin.

Seguridad ante todo

Cuando se hacen respaldos la seguridad es esencial ya que la informacin de nuestra empresa es sensible y no queremos que otras personas sin autorizacin la estn viendo. Se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:

Cifrar toda la comunicacin entre el PC y el servidor de respaldos, esto es importante para que los datos no vayan a caer en las manos o ojos de alguien indebido que est

chequeando nuestra red, se recomienda utilizar SSL/TLS en todo momento de la comunicacin. Nunca utilizar FTP para realizar respaldos o algn otro mtodo de comunicacin no cifrado. Esto es especialmente importante cuando se realizan respaldos remotos, pero hay que tomarlo muy en serio en las redes locales ya que la mayora de los ataques en las redes son locales. Restringir el acceso al servidor de respaldo o al sitio donde se almacenen los respaldos. Aqu hablamos de tanto seguridad fsica, como seguridad lgica. Es importante que la informacin slo la acceda personas autorizadas, recuerden que esa informacin es la de toda la empresa. Igual restringir lo ms que se pueda el acceso fsico, sobre todo en el caso de respaldos en DVDs y CDs ya que cualquiera puede sustraerlo si no estn bajo llave en un sitio seguro. Tener un buen Firewall para proteger los datos y evitar que se pueda acceder el servidor de respaldos desde el exterior por personas no autorizadas. Siempre tener un antivirus en el servidor de respaldo y en cada una de las estaciones de trabajo sobre todo cuando se trabajan con estaciones en MS Windows, ya que si un archivo infectado es respaldado puede infectar toda la informacin en el servidor de respaldo o distribuirse a otras mquinas. Siempre tener algn mtodo de chequeo de la integridad de la informacin como por ejemplo CRC o MD5, casi todos los programas de respaldos tienen algn mtodo para comprobar que la informacin respaldada es una copia exacta de la original. Siempre revisar los logs del servidor de respaldos y estar atentos a cualquier acceso no autorizado o ataque.

Probar dos veces

Una vez que tengamos nuestro sistema funcionando y antes de colocarlo en produccin debemos probarlo, tenemos que probar si el sistema funciona como queremos, que respalde los archivos que hemos dicho que respalde, que no tiene ningn problema de acceso y lo ms importante que podemos recuperar la informacin. Muchas veces he visto caso de personas que colocan sistemas de respaldo y no lo prueban o no solo prueban que pueden respaldar y confiados con esto a la hora de recuperar la informacin no funciona nada. Siempre es importante probar cualquier servicio o sistema que instalemos y ms importante an probar cuando es un sistema del que vamos a depender en caso de una emergencia, nunca acepte la entrega de un sistema sin hacer todas las pruebas correspondientes y sin verificar que haga todo lo que le prometieron. No acepte frases como "claro que sin funciona" o "por supuesto si eso es algo muy sencillo", siempre pida las pruebas. Un set bsico de pruebas:
1. Respalde la informacin de un PC de pruebas, preferiblemente uno que no sea utilizado por nadie o que est recin instalado (para evitar que se pierda informacin importante). O cree un directorio slo para las pruebas con archivos falsos o duplicados. 2. Verifique que la informacin se respaldo correctamente 3. Borre la parte de la informacin respaldada y verifique que se puede recuperar y que funciona (es decir que se pueda abrir con la aplicacin que le corresponde sin errores)

4. Verifique que la comunicacin est cifrada y que slo las personas autorizadas tienen acceso a la informacin. 5. Enjuague y vuelva a probar

Aplicaciones para realizar Respaldos

Hay muchas aplicaciones propietarias comerciales y de software libre tanto gratis como con soporte de gran calidad para respaldar la informacin. Como aqu apoyamos el software libre como mejor opcin les vamos a dar algunas soluciones la mayora gratuitas y algunas con opcin a solicitar el soporte o una versin empresarial:

AMANDA, tiene una versin de comunidad gratuita y otra empresarial con soporte paga, esta es una aplicacin bastante popular. Soporta respaldos desde mltiples plataformas como Linux, MS Windows y Solaris. Adems soporta respaldos locales y remotos, as como respaldo en disco duros, CDs, DVDs, cintas magnticas y en servidores de terceros como Amazon S3. BACULA, es otra aplicacin de software libre de nivel empresarial que tiene una versin de comunidad gratuita y otra versin empresarial. Soporta igualmente respaldos desde mltiples plataformas y tiene varias caractersticas interesantes. Clonezilla, es una alternativa a la popular herramienta Symantec Ghost Corporate Edition. Esta aplicacin permite clonar discos o particiones enteras ya sea de una sola PC o de varias PC simultneamente. Tiene algunas limitaciones an como que no se puede clonar una particin que est en uso o montada y que no puede hacer respaldos incrementales aunque estn trabajando en eso. rsync. Viene incluida en prcticamente cualquier distribucin de GNU/Linux y permite hacer todo tipo de respaldos locales y remotos, la nica desventaja es que es totalmente por consola y requiere de ciertos conocimientos para su utilizacin, pero es una herramienta muy poderosa y no poda dejar de mencionarla.

Adicionalmente casi todas estas aplicaciones permiten comprimir los respaldos para que ocupen menos espacio. Al ya empezar a tener una poltica de respaldo su empresa estar ms segura y ms preparada frente a cualquier eventualidad. Espero que les haya sido de utilidad este artculo y pronto estaremos publicando otras guas y tutoriales interesantes. Si necesita asesora para la configuracin e implementacin de respaldo de informacin o recuperacin de datos con gusto lo ayudaremos. En Vensign ofrecemos servicios de soporte y consultora para PyMES y corporaciones, puede ver nuestros servicios aqu o Contactarnos