Aprobat prin Hotrrea Guvernului nr.

176 din 22 martie 2011 METODOLOGIE DE ELABORARE A PROGRAMELOR DE DEZVOLTARE STRATEGIC ALE AUTORITILOR ADMINISTRAIEI PUBLICE CENTRALE INTRODUCERE 1. Programul de dezvoltare strategic (PDS) al autoritii administraiei publice centrale constituie principalul document de planificare managerial i strategic a activitii n cadrul autoritii i nlocuiete Planurile de Dezvoltare Instituional care expir n anul 2011. 2. Metodologia de elaborare a Programelor de dezvoltare strategic ale autoritilor administraiei publice centrale (n continuare Metodologie) descrie modalitatea de planificare strategic a activitii autoritii administraiei publice centrale, stabilete definiiile, rolul, structura i coninutul de baz, procedurile i etapele de elaborare a PDS a autoritilor administraiei publice centrale (AAPC). 3. Specificrile ce in de modalitatea optim de organizare a procesului, descrierea detaliat a coninutului capitolelor, diverse exemple pentru fiecare dintre componentele PDS, forme-standard i texte-standard vor fi prezentate n Ghidul privind elaborarea PDS. 4. Prezenta metodologie are drept scop ghidarea autoritilor n procesul de planificare a activitii autoritilor prin intermediul PDS. 5. Metodologia este constituit din urmtoarele seciuni : Locul i rolul PDS n sistemul de planificare strategic; Structura PDS (componentele obligatorii); Modalitatea de organizare a procesului de elaborare a PDS; Mecanismul de monitorizare i evaluare. I. LOCUL I ROLUL PROGRAMELOR DE DEZVOLTARE STRATEGIC N SISTEMUL NAIONAL DE PLANIFICARE STRATEGIC Ce este Programul de dezvoltare strategic? 6. Programul de dezvoltare strategic al autoritii este documentul de baz al acesteia, care: descrie direciile de activitate ale instituiei i se axeaz pe prioritile de politici publice pe termen mediu, deja aprobate de Guvern; planific pe termen mediu activitatea instituiei, descriind cum vor fi realizate prioritile de politici publice stipulate n documentele strategice naionale/sectoriale/intersectoriale, de care autoritatea respectiv este responsabil; reflect lacunele n ceea ce privete capacitile autoritii de realizare a misiunii sale i propune modul de remediere a acestora. 7. PDS reflect aportul autoritii n realizarea prioritilor naionale i programelor sectoriale i va fi utilizat de ctre conducerea autoritii ca un instrument de management. Acest document expune punctul de vedere intern al autoritii modul n care aceasta va contribui la realizarea prioritilor de politici publice i a sarcinilor stipulate n documentele de politici publice naionale i sectoriale/intersectoriale. 8. Programele de dezvoltare strategic se elaboreaz pentru o perioad de 3 ani. Pentru planificarea operaional se vor utiliza planurile anuale de activitate ale autoritii, care vor include

aciunile concrete de realizare a PDS, constituind, totodat, instrumentul de monitorizare i evaluare al acestuia. 9. Modificarea PDS urmeaz s fie efectuat doar n cazul n care aceast necesitate deriv din Raportul de evaluare anual a activitii autoritii sau n cazul modificrii substaniale a prioritilor de politici publice la nivel naional. Modificrile respective urmeaz s fie bine argumentate i coordonate cu Cancelaria de Stat. Cum interacioneaz PDS cu alte documente de politici publice ? 10. Prioritile de politici publice naionale snt descrise n documentele strategice de baz: Programul de activitate al Guvernului, Cadrul de Buget pe Termen Mediu (CBTM) i alte documente strategice naionale. Rolul PDS const n reflectarea modalitii n care autoritile vor asigura realizarea prioritilor stipulate n documentele de politici publice naionale, a instrumentelor de realizare i instituiilor-partener, identificnd, totodat, rolul fiecrei autoriti/instituii implicate. 11. Totodat, PDS trebuie s insereze i alte angajamente i obligaiuni ale autoritii, care constituie parte component a misiunii autoritii i/sau snt stipulate n diferite tratate/acte/documente internaionale (inclusiv cele ce deriv din documentele UE), dar care, nu se regsesc n documentele de politici publice naionale/sectoriale/intersectoriale. 12. n relaia cu CBTM, programele de dezvoltare strategic urmeaz s fie coordonate la nivelul planurilor strategice de cheltuieli . Programele din planurile strategice de cheltuieli se vor regsi n PDS al autoritii (n cazul n care autoritatea particip la realizarea lui), fiind indicat rolul autoritii la realizarea acestora. 13. Legtura dintre PDS i alte documente de politici publice este expus n schema de mai jos.

II. COMPONENTELE OBLIGATORII ALE PDS 14. PDS va avea urmtoarea structur: Introducere (text standardizat cu referire la scopul PDS i legtura acestuia cu alte documente de politici publice) Situaia curent

Misiunea autoritii Descrierea profilului autoritii (organigrama, bugetul executat al autoritii, portofoliul subdiviziunilor interne, statele de personal etc.) Analiza SWOT (puncte forte, puncte slabe, oportuniti i riscuri) care influeneaz activitatea instituiei Cadrul de politici publice Prioritile de politici publice pe termen mediu (preluate din documentele de politici publice aprobate la nivel naional i sectorial/intersectorial) Programele i subprogramele de care este responsabil sau la realizarea crora contribuie autoritatea Obiectivele autoritii Obiectivele din PDS care in de responsabilitatea autoritii, cu indicarea indicatorilor de performan, subdiviziunilor responsabile de implementare din cadrul autoritii, instrumentelor de realizare a obiectivelor i perioada de realizare a acestora Evaluarea i dezvoltarea capacitilor Sumarul evalurii capacitilor, indicnd necesitile prioritare de capaciti i recomandrile pentru suplinirea acestora. Mecanismul de monitorizare i evaluare. 15. Structura logic a PDS este urmtoarea:

2.1. MISIUNEA 16. Misiunea identific rolul autoritii n sistemul administraiei publice, precum i rezumatul analitic al funciilor i responsabilitilor de baz ale acesteia, factorii interesai primari (clieni, parteneri etc.) i principalele produse ale acesteia, rspunznd la ntrebrile: cine sntem ca organizaie?, ce facem?, pentru cine facem?. 17. Misiunea urmeaz a fi identic cu cea statuat n actele normative n vigoare (regulamentul de

funcionare i organizare a autoritii). 2.2. PROFILUL AUTORITII 18. n prezentul capitol se descrie autoritatea din punctul de vedere al structurii organizaionale i funcionale: organigrama intern a autoritii i analiza partenerilor de baz; bugetul autoritii administraiei publice centrale pentru ultimii 3 ani i informaia cu privire la personal; portofoliul/misiunea dezagregat a subdiviziunilor interne ale autoritii i ale instituiilor din subordine. 2.3. ANALIZA SWOT 19. n capitolul respectiv vor fi descrise punctele forte i cele slabe ale organizaiei, care au un impact direct asupra realizrii obiectivelor din PDS i asupra performanei generale ale autoritii. Totodat, se vor identifica factorii externi asupra crora autoritatea nu deine controlul deplin, dar care fie contribuie la, fie mpiedic realizarea obiectivelor din PDS i, respectiv, influeneaz pozitiv sau negativ performana autoritii. 20. n cazul analizei SWOT pentru PDS, nu se impune o analiz amnunit, ci o identificare a factorilor de baz care influeneaz ntr-un fel sau altul activitatea instituiei (nu ne referim la analiza SWOT a sectorului) i care va sta la baza evalurii ulterioare a capacitilor. 2.4. PRIORITILE DE POLITICI PUBLICE PE TERMEN MEDIU 21. Prioritile de politici publice naionale snt preluate din documentele strategice naionale i transpuse n PDS al autoritii. 22. n cazul n care nici o prioritate relevant pentru autoritate nu a fost stipulat n documentele de politici publice naionale/sectoriale/intersectoriale, autoritatea va identifica prioritile, pornind de la misiunea i funciile de baz ale acesteia, precum i/sau de la alte documente (ex. acordurile internaionale, inclusiv cele ncheiate cu UE). 2.5. PROGRAME 23. Programul (sau subprogramul) acoper un domeniu de activitate al autoritii i include un ansamblu de obiective i aciuni ce pot fi realizate la nivel sectorial doar cu implicarea mai multor instituii i n parteneriat cu organizaiile nonguvernamentale. 24. n PDS urmeaz s fie reflectate programele incluse n CBTM (planurile strategice de cheltuieli). 25. Prezentul capitol al PDS va expune succint informaia despre programele/subprogramele din aria de competen a autoritii i principalele efecte scontate ale acestora, specificnd, totodat, parteneriatele implicate n atingerea lor, dup analiza factorilor implicai. 26. n cazul autoritii care este responsabil de realizarea programului/subprogramului (cu rol de lider), se menioneaz instituiile implicate i se descrie pe scurt rolul fiecreia dintre ele n realizarea programului/subprogramului. 27. n cazul autoritii care are un rol adiional n realizarea unui program/subprogram, se menioneaz doar instituia responsabil (cu rol de lider). 2.6. OBIECTIVELE AUTORITII 28. Fiecare program/subprogram, aflat n responsabilitatea autoritii, poate fi n continuare dezagregat n obiective concrete ale autoritii (Obiectivele PDS). 29. Fiecare obiectiv din PDS va fi descris mai detaliat, enumernd indicatorii de performan, persoana responsabil de realizare (subdiviziunea intern), perioada de realizare i instrumentele/metodele care se vor utiliza pentru realizarea obiectivului respectiv. 30. n PDS urmeaz s fie identificate i descrise doar obiectivele de care autoritatea este responsabil (inclusiv cele care se refer la instituiile din subordine, dar formulate din perspectiva

autoritii). 31. n cazul unui obiectiv ce ine de competena unei instituii din subordine, autoritatea va reflecta doar instrumentele/metodele pe care le va utiliza de sine stttor n vederea realizrii obiectivului respectiv n termen i cu indicatorul de performan atins. 32. Activitile detaliate i rezultatele anuale scontate relevante pentru implementarea PDS vor fi incluse n planurile anuale de aciuni ale AAPC. 2.7. EVALUAREA I RECOMANDRILE DE DEZVOLTARE A CAPACITILOR 33. La capaciti se refer resursele, abilitile sau deprinderile persoanelor i organizaiilor, necesare pentru a atinge obiectivele ntr-o manier eficient i durabil. 34. Abordarea conceptual general a problemei ce ine de evaluarea i dezvoltarea capacitilor este prezentat n schema de mai jos:

35. Evaluarea capacitilor se bazeaz pe comparaia ntre capacitatea existent i cea necesar n viitor pentru realizarea obiectivelor din PDS. Evaluarea se efectueaz dup stabilirea obiectivelor, accentul punndu-se pe capacitile de care este nevoie. 36. Evaluarea capacitilor va fi efectuat la trei nivele de baz: nivel de sistem (extern): capaciti juridice, de politici i instituionale; nivel de organizaie (intern): structur organizaional, sisteme, mecanisme i procese; nivel individual (intern): abiliti individuale i de echip, competene, experien, cunotine etc. 37. Rezultatele evalurii capacitilor vor fi sintetizate i expuse n PDS, incluznd recomandrile pentru dezvoltarea acestora (identificnd, dup caz, costurile estimative i posibile sursele de finanare ale acestora). 38. Aciunile detaliate specifice de dezvoltare a capacitilor vor fi reflectate n planul anual al autoritii. 2.8. MONITORIZARE I EVALUARE 39. Prezentul capitol al PDS descrie instrumentele i procedurile utilizate la monitorizarea, evaluarea i raportarea rezultatelor implementrii Programului. Monitorizarea se va baza pe rezultatele i activitile concrete din planul anual al autoritii. Evaluarea PDS se va baza pe indicatorii de performan ai obiectivelor din PDS. III. ORGANIZAREA PROCESULUI DE ELABORARE A PDS

40. Organizarea procesului de elaborare a PDS se va baza pe urmtoarele principii: timp suficient pentru elaborare; timp suficient pentru organizarea consultrilor interne i externe (abordare participativ); abordare pe etape fiecare etap va fi explicat i discutat/testat separat; instruiri adiionale i suport pentru funcionarii publici din autoriti realizate de Cancelaria de Stat. 41. n fiecare autoritate public, prin ordinul efului autoritii respective, va fi creat Grupul de planificare, care va fi responsabil de elaborarea PDS i va fi alctuit din: ministru/viceministru/adjunctul directorului general, responsabil pentru planificarea strategic n cadrul autoritii respective (eful Grupului de planificare); eful direciei/seciei de analiz, monitorizare i evaluare a politicilor publice (DAMEP) sau, dup caz, o poziie echivalent* (ef adjunct al Grupului de planificare); ___________________________________________ * n cazul n care o asemenea subdiviziune nu exist n cadrul autoritii, sarcinile respective vor fi preluate de o alt subdiviziune interioar sau de un funcionar public numit n acest scop de ctre eful autoritii. consultantul/specialistul principal din cadrul DAMEP (secretarul Grupului de planificare); directorii direciilor generale sau, dup caz, efii de direcii i/sau de secii; reprezentani ai proiectelor relevante de asisten tehnic, n caz de necesitate; managerii-efi de ntreprinderi, instituii subordonate i organizaii. 42. La edinele Grupului de planificare se invit cte un reprezentant al Cancelariei de Stat responsabil de coordonarea politicilor i al Consiliului Naional pentru Participare. 43. Principalele funcii ale Grupului de planificare vor fi: organizarea i coordonarea ntregului proces de elaborare a PDS; asigurarea elaborrii oportune i calitative a PDS; luarea deciziilor privind coninutul PDS; organizarea procesului participativ la elaborarea PDS. 44. Responsabilitile fiecrui membru al Grupului de planificare vor fi stabilite concomitent cu aprobarea nominal a membrilor acestuia. Periodicitatea n care Grupul de planificare se va convoca va fi inclus n ordinul efului autoritii. 45. Direcia/secia de analiz, monitorizare i evaluare a politicilor publice n cadrul autoritilor (sau direcia/secia cu funcii similare) va juca rolul principal n activitatea Grupului de planificare, fiind responsabil de buna organizare i desfurare a activitii grupului respectiv (inclusiv asigurnd elaborarea agendelor i ntocmirea proceselor-verbale, colectarea informaiei i a datelor necesare pentru edinele respective). Procedura de coordonare i aprobare 46. Coordonatorul procesului de planificare strategic a activitii AAPC este secretarul general al Guvernului, care, prin intermediul direciei responsabile de politici publice din cadrul Cancelariei de Stat, coordoneaz procesul de elaborare a programelor de dezvoltare strategic. 47. Dup avizarea cu Cancelaria de Stat, PDS poate fi naintat n edina colegiului autoritii spre aprobare final i publicat pe pagina web oficial a autoritii publice centrale. 48. n cazul necesitii de a introduce unele modificri n PDS al autoritii, acestea urmeaz s fie coordonate cu Cancelaria de Stat i aprobate ulterior prin decizia colegiului autoritii. IV. SISTEMUL DE MONITORIZARE I EVALUARE AL PDS 49. PDS va fi implementat prin intermediul planului anual al AAPC. Acest plan va utiliza obiectivele stipulate n PDS, n baza crora vor fi formulate aciunile i rezultatele anuale concrete,

constituind instrumentul principal pentru organizarea operaional a activitii AAPC i baz pentru monitorizarea i evaluarea anual a PDS. 50. Monitorizarea va urmri respectarea planului anual (indirect a PDS) i va identifica cauzele eventualelor insuccese, precum i va propune aciunile corective necesare pentru mbuntirea performanei operaionale. Monitorizarea va trebui s confirme c anumite activiti anuale se realizeaz i c ele produc rezultatele scontate sau, dup caz, s sugereze msurile corective ce urmeaz a fi ntreprinse. 51. Pentru monitorizarea activitii autoritii, se vor utiliza sistemele interne de raportare, deja existente, n autoritate. Astfel, n funcie de autoritate, sistemul de raportare poate diferenia i include rapoarte/raportare trimestrial, semestrial, anual, lunar sau chiar sptmnal. 52. Evaluarea poate fi efectuat numai dup finalizarea unei anumite perioade de implementare. Vor exista 3 tipuri de evaluri. 53. Primul tip de evaluare a PDS/AAPC este autoevaluarea anual, efectuat de AAPC n baza planurilor anuale de aciuni. Astfel, primul tip de evaluare a PDS va constitui de fapt evaluarea anual ordinar a AAPC. Rezultatele acestei evaluri vor fi transpuse n Raportul anual de activitate/evaluare al autoritii. n conformitate cu performana atins n anul precedent i n baza obiectivelor prevzute n PDS, autoritile vor elabora planuri anuale pentru perioada ulterioar. 54. Al doilea tip de evaluare a PDS/AAPC este evaluarea final, care va fi realizat n ultimul (al treilea) an de implementare a PDS i va rezulta n Raportul de evaluare final. Aceast evaluare are scopul de a prezenta informaia necesar pentru definitivarea PDS pentru perioada urmtoare de planificare. 55. Raportul de evaluare final va fi aprobat de colegiul autoritii concomitent cu proiectul noului PDS i plasat pe pagina web oficial a autoritii publice centrale. 56. Al treilea tip de evaluare este neregulat aceasta va fi efectuat numai n cazul unor schimbri majore n Programul de activitate al Guvernului i alte documentele de politici publice naionale etc.