REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO PODER POPULAR PARA LA EDUCACION CONVENIO: FIEC MENCION: RECURSOS HUMANOS CATEDRA: PRESUPUESTO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO FUNDAMENTOS DE PLANIFICACIN

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CARACAS ABRIL 2010 INTRODUCCIN

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO Se puede definir el proceso administrativo como una serie de actividades dentro de rea cotidiana de un recurso humano, que se puede llevar acabo como herramientas fundamental de inicio o apoyo para un futuro gerente. Toda organizacin, ya sea pblica o privada, tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, en este contexto la administracin cumple un papel determinante, ya que debe interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlos en accin organizacional a travs de los procesos administrativos que involucran la planificacin, organizacin, direccin y control de todas las actividades realizadas en las reas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar las metas adecuadas a cada situacin. Proceso. Se define en trminos generales, como pasos a seguir hacia la marcha de un fin comn, en referencia en el mbito administrativo de una gerencia. Administrativo. Consiste en la asignacin del recurso humano dentro de una organizacin. Propsito del Proceso Administrativo. El propsito de este proceso, es que se tenga la mayor factibilidad y aprovechamiento de aplicacin en la obtencin de los recursos que posee el ser humano, como tambin en lo material o tcnicos dentro de una organizacin para el logro de los objetivos previsto dentro de la misma.

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Funciones de la Administracin: Las funciones son: Organizacin Integracin Direccin Control

Planificacin: Concepto: Es la accin de proyectar o programar las acciones de una serie de actividades que se plantee como cuerpo social a mediano, corto y a largo plazo. Esencia: Determinar en forma exacta lo que la organizacin har para alcanzar sus objetivos. FLUJO:

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ALCANCE: En la planificacin estratgica: Es la planificacin ms amplia de la organizacin, sus caractersticas principales son: Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias se extienden a varios aos en el futuro. Abarca la empresa como totalidad e incluye todos los recursos y reas de actividad. Se preocupa para alcanzar los objetivos del nivel organizacional. Est definida por la cpula de la organizacin en el nivel institucional y corresponde al plan mayor, al que se hayan subordinados todos los dems. En la planificacin tctica: Es la planificacin realizada a nivel departamental, sus caractersticas principales son: Proyectada a medio plazo, en general para el ejercicio anual. Incluye todos los departamentos y abraca sus recursos especficos: se preocupa por alcanzar los objetivos departamentales. Se halla definida en el nivel intermedio por cada departamento de la empresa.

En la planificacin operacional: Planificacin realizada por cada actividad o tarea. Sus principales caractersticas son: Proyectada a corto plazo, para el futuro inmediato. Incluye cada tarea o actividad por separado y se preocupa por alcanzar metas especficas. Est definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad.

Actividades importantes de la planificacin: 5

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1.- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. 2.- Pronosticar. 3.- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. 4.- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. 5.- Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo. 6.- Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. 7.- Anticipar los posibles problemas futuros. 8.- Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

CARACTERISTICAS 1.3.4.- Caractersticas de la Planificacin * La planificacin es un proceso permanente y continuo, no se agota en ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa. * La planificacin esta siempre orientada hacia el futuro, se halla ligada a la previsin, aun que no debe confundirse con ella. * Busca la racionalidad en la toma de decisiones, establecer esquemas para el futuro, funciona como un medio orientador para el proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre. * Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas. * Es sistemtica, debe tener en cuenta el sistema y subsistema que la conforman. * Es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden, es un proceso que forma parte de otro mayor: El Proceso Administrativo, es una tcnica de asignacin de recursos. * Es una tcnica cclica. * Es una funcin administrativa que interacta con las dems. 6

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* Es una tcnica de coordinacin e integracin. * Es una tcnica de cambio e innovacin. TIPOS DE PLANES: Planes estratgicos: Son los panes que tienen una aplicacin en toda la organizacin que establecen los objetivos generales de la empresa y buscan posicionar a la organizacin en trminos de su entorno, los planes estratgicos tienden a cubrir periodos ms largos, normalmente de cinco aos o ms, cubren un punto ms amplio de la organizacin y se refieren a reas menos especficas, comprenden la formulacin de objetivos y los operacionales asumen la existencia de los objetivos y definen la forma de lograrlos. 1.3.5.2.- Planes a corto plazo: Cubren menos de un ao y planes de largo plazo cubren ms de 5 aos, el trmino mediano o intermedio es el que cubre el periodo entre los dos extremos 1.3.5.3.- Planes especficos: Tienen objetivos claramente definidos, no hay ambigedad, ni malentendidos. 1.3.5.4.- Planes operacionales: Especifican detalles de cmo sern logrados los objetivos generales, tienden a cubrir periodos ms cortos, por ejemplo: planes mensuales, semanales, diarios. Tienen un alcance ms estrecho y limitado, son derivados de los planes operativos y se establecen con mayor detalle.

VARIABLES PERTINENTES (TIPOS) Son aquellas variables que tienen un impacto directo e importante sobre la organizacin. La manipulacin de las variables pertinentes por parte de la administracin, implica una corriente de decisiones bien concebidas y dirigidas hacia el logro de los objetivos empresariales de largo alcance, tomando en consideracin que estas decisiones deben ser deliberadas y al mismo tiempo futurista. Tal serie de decisiones 7

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debe demostrar la confianza de la propia direccin de que el destino de la empresa puede ser planeado y controlado con efectividad. La toma de decisiones por la direccin bsicamente implica las tareas de: manipular las variables pertinentes controlables y, aprovechar la ventaja de las variables pertinentes no controlables que puedan influir en el xito operacional a largo plazo. Las variables controlables pertinentes (internas) son aquellas que pueden ser planificadas y controladas activamente por la administracin, entre estas tenemos (empleados-calidad; empleados-cantidad; capital-fuentes; capital-montos; publicidad; productividad; entre otras.) mientras las variables no controlables pertinentes (externas) son aquellas que no pueden ser influenciadas por la administracin, entre estas tenemos (la poblacin, el PIB, las ventas de la industria, actividades de la competencia, industria en la que se de ha de competir, etc. lo cual no significa que no sea posible la planificacin eficaz con respecto a las mismas.

ORGANIZACIN Concepto: A nivel de estructura se ordena una serie de actividades necesarias para el logro de un objetivo, esta a su vez crea equipos administrativos, que se determina con funciones de responsabilidad, jerarqua y autoridad, sobre todo existiendo coordinacin entre equipos y participantes.

ORGANIGRAMA Es una representacin de la estructura de la organizacin. Facilita la consecucin de los objetivos.

FACTORES Comunicacin 8

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Liderazgo Motivacin Cultura

CONTROL A travs de esta funcin administrativa el administrador, evala y corrige el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurarse que los objetivos y planes de la empresa se estn llevando a cabo en la forma prevista. La responsabilidad recae sobre el administrador encargado de la ejecucin de los planes. Debe de asegurarse que todo se este llevando de forma prevista que sucedera, en caso de que no sea as debe de tomar correcciones que sean necesarias.

TIPOS DE CONTROL Segn Terry (1999) Principios de la Administracin: Preliminar: Tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controlada limitando las actividades por adelantado. Concurrente: Tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades. En otras palabras pueden ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas. Retroalimentacin: se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable.

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PASOS DEL CONTROL Se divide en cuatro pasos: Establecer normas y mtodos Medir el rendimiento Medir los resultados Tomar medidas correctivas

FASES DEL CONTROL 1. Establecer de estndares 2. Observacin del desempeo 3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido 4. Accin correctiva.

ADMINISTRACIN DEL COMPORTAMIENTO

REFORZAMIENTO POSITIVOS

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Nos referimos al reforzamiento positivo como una consecuencia agradable, es decir cualquier recompensa que aliente al empleado. Algunos de los ms comunes son el elogio, el reconocimiento de los logros, los ascensos y los aumentos de salario.

TEORIAS DE LA AGENCIAS Segn Jensen y Meckling (1976, citado por Herrera Santiago, Limn Surez y Soto Ibez 2006), comienzan a desarrollar la Teora de la Agencia, que plantea los conflictos de intereses que tienen lugar entre los diversos agentes interesados en la empresa, como por ejemplo propietarios y directivos. Este tipo de problemas se dan especialmente dentro de las grandes organizaciones, aunque se aprecia una reduccin significativa en las pequeas y medianas empresas (PYME), debido a que stas suelen ser de carcter familiar o encontrarse poco dispersas (en cuanto a sus acciones). Esta Teora analiza la forma de los contratos formales e informales mediante los que una o ms personas denominadas como "el principal" (dueo) encargan a otra persona denominada "el agente" (administrador o gestor), la defensa de sus intereses delegando en ella cierto poder de decisin. La relacin de agencia implica la existencia del problema del riesgo moral, que debemos entender como la posibilidad de que el agente (gestor) busque objetivos personales en detrimento de los intereses del principal. As, los administradores de una empresa o de un organismo del Estado pueden utilizar su capacidad de decisin para obtener de manera dolosa beneficios personales a expensas de la persona que deleg en ellos poder de decisin. La importancia de esta Teora radica en el hecho de que puede presentarse en cualquier forma de contrato laboral ya que un trabajador tiene, de acuerdo a su nivel jerrquico, cierta capacidad de decisin y con ello posee la posibilidad de eludir o desviar el resultado de su esfuerzo. Para tratar de evitar esta circunstancia las empresas pueden establecer diversos controles cuyo objeto ser aumentar la eficiencia de los empleados y promover su 11

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lealtad a travs de estmulos. Sin embargo no podemos dejar de lado el hecho de que al implantar nuevas medidas stas traen aparejado un costo. Por lo general, si se logran establecer relaciones de agencia a largo plazo el riesgo moral se reduce, se alcanza mayor eficacia en la empresa y se disminuyen los costos de control. Es por ello que regularmente en las empresas se fomenta la permanencia de los empleados al establecer complementos salariales por antigedad, sistemas de promocin interna, reconocimientos, privilegios de rango y otros sistemas de incentivos a la lealtad y estabilidad.

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UNIDAD II FUNDAMENTO DE PLANIFICACIN Y CONTROL DE UTILIDADES . El propsito fundamental de la planificacin por la administracin es generar un proceso de alimentacin adelantada para las operaciones y para el control. El concepto de alimentacin adelantada es dar a cada gerente los lineamientos para la toma de decisiones operacionales sobre una base cotidiana. Los planes aprobados constituyen el elemento primario de la alimentacin adelantada. PROYECCIN La planificacin y control integral de utilidades comprende: 1. El desarrollo y aplicacin de objetivos generales y de largo alcance para la empresa. 2. La especificacin de las metas de la empresa. 3. Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en trminos generales. 4. Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos). 5. Un sistema de informes peridicos de desempeo detallados por responsabilidades asignadas, y 6. Procedimientos de seguimiento.

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ADAPTACIN ORGANIZACIONAL La realidad actual esta caracterizada por cambios organizacionales a todos los niveles, cambios estructurales, absorciones, fusiones, alianzas, compras, entre otros. Quienes forman parte de las organizaciones estn sometidos en la actualidad. Estos cambios posibles, probables, inesperados con las consecuencias que esto acarrea a nivel de estrs, ansiedad y hasta a veces rechazo. Lo que tendra que buscarse es la manera de que las personas se adapten a los cambios y que sean capaces de desarrollar nuevas experiencias dentro de la organizacin. CENTRO DE RESPONSABILIDAD Es una unidad de gestin que cuenta con recurso y que es capaz de generar producto o servicios. Esta dirigida por un responsable al que se le entrega un determinado nivel de atribuciones y apoyo para que optimice el uso de sus recursos, tomando decisiones a su nivel que conlleven al cumplimiento de objetivo y/o metas establecidas. CONTABILIDAD POR CENTRO DE RESPONSABILIDAD La planificacin y control de utilidades requiere, pues, de un sistema de contabilidad por reas de responsabilidad; esto es, de un sistema desarrollado especficamente para las responsabilidades organizacionales de la empresa de que se trate. Dentro de esta estructura primaria, pueden emplearse clasificaciones secundarias de costos, ingresos y otros datos financieros pertinentes para satisfacer las necesidades de la compaa. Puede disearse e implantarse un sistema de contabilidad por reas de responsabilidad, sin importar cules sean los rasgos 14

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distintivos, del sistema de contabilidad existente. Cuando el sistema de contabilidad se establece sobre una base de reas (o centros) de responsabilidad, los datos histricos que se obtienen se vuelven particularmente tiles para los propsitos de la planificacin y el control. La contabilidad por costos histricos tiene dos principales objetivos con respecto a los datos financieros: 1) determinar los ingresos y los gastos, incluyendo el costo de los artculos o servicios producidos o comprados, as como suministrar datos pertinentes de los ingresos y los gastos para planificar y controlar los costos. Tradicionalmente, la contabilidad de costos se ha enfocado ms a la determinacin de costos de los productos que a la planificacin y el control. Como resultado, el nfasis en las clasificaciones de cuentas ha sido, y en muchas compaas lo sigue siendo, sobre una base del costo del producto en vez de por reas de responsabilidad. En la contabilidad por reas de responsabilidad, el nfasis se invierte, pues primordialmente se pone en la planificacin y el control de los costos y los ingresos FLEXIBILIDAD La capacidad de adaptacin, respuesta o reaccin que posee la organizacin en su conjunto ante los cambios del entorno y de la propia organizacin, conseguida a partir de una actitud estratgica, un sistema productivo, una estructura organizativa y una fuerza de trabajo flexibles, lo que le confiere la agilidad y dinamicidad necesaria para desarrollar capacidades estratgicas, a partir de un proceso de aprendizaje organizacional, que permitan a la organizacin hacer frente y controlar esas fluctuaciones.

PARTICIPACIN

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COMPORTAMIENTO El comportamiento organizacional es la materia que busca establecer en que forma afectan los individuos, los grupos y el ambiente en el comportamiento de las personas dentro de las organizaciones, siempre buscando con ello la eficacia en las actividades de la empresa. Tomemos en cuenta que el comportamiento organizacional es una disciplina que logra conjuntar aportaciones de diversas disciplinas que tienen como base el comportamiento verbigracia la sicologa, la antropologa, la sociologa, la ciencia poltica dependientes e independientes. entre otras. Dentro del estudio del comportamiento organizacional consideraremos variables

Ventajas y desventajas PCU (planificacin- control de utilidad) El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las cuales se sealan a continuacin: 1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propsito. Todos los esfuerzos estn apuntados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza. 2. Seala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una posible participacin en ellos. Lo anterior permite evitar la entropa, es decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destruccin. 3. Proporciona una base para el control. La planificacin y el control son inseparables, ya que son como los gemelos de la administracin. Cualquier 16

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intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma que las personas sepan si van en la direccin correcta, a no ser que primero tengan en claro a donde ir. As, los planes proporcionan los estndares de control. 4. Obliga a la visualizacin de un todo. Se obtiene una identificacin constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de la organizacin en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una comprensin ms plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las cuales estn apoyadas sus acciones administrativas. 5. Dirige la atencin hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente, por parte de todos los componentes de la organizacin, los objetivos de esta y la adecuacin de ellos al medio, cuando es necesario.

Si bien la planificacin es una funcin fundamental de la administracin, presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden destacar las siguientes:

1. Esta limitada por la poca precisin de la informacin y por la incertidumbre de los hechos futuros. Es imposible predecir con exactitud lo que va a ocurrir en el futuro, de ah que sea fundamental que el administrador tolerancia. 2. La planificacin tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena administracin, una adecuada planificacin requiere un gran esfuerzo que se traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en trminos de horas hombre. 3. La planificacin puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a realizar una planificacin excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la actuacin de los administradores y del personal de la organizacin general. 17 trabaje con escenarios alternativos y con mrgenes de

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4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que requieren de respuestas casi instantneas, por lo que si se trata de desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas pertinentes.

CONCLUSION 18

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BIBLIOGRAFIA 19

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INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN. Universidad Nacional Abierta 1980.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION Terry (1999).

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