APLICACIN DEL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) EN LA EMPRESA CONSTRUCTEC S.

DAVID ENRIQUE RUSSO VILLARREAL

TRABAJO PARA LA ASIGNATURA DE ELECTIVA DE CONTEXTO III ADMINISTRACIN DE LOS SISTEMAS DE LA INFORMACIN

INGENIERO INDUSTRIAL: JOS LUIS NIO MORENO

UNIVERSIDAD DEL ATLNTICO FACULTAD DE INGENIERA INGENIERA INDUSTRIAL BARRANQUILLA COLOMBIA 2013-1

INTRODUCCIN Los sistemas de informacin son el conjunto de partes que se encuentran interconectadas lgicamente con el fin de procesar, recolectar y distribuir la informacin para la toma de decisiones que contribuyan a la gestin eficiente de las operaciones y a la resolucin de problemas dentro de una organizacin. Uno de los sistemas de informacin ms tiles es el BPM el cual se define como aquel cuya metodologa corporativa presenta como objetivo mejorar el desempeo (Eficiencia y Eficacia) de la organizacin a travs de la gestin de los procesos de negocio, que se deben disear, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administracin por Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una operacin funcional a una operacin de administrar por procesos. En el siguiente trabajo enfocaremos en la aplicacin del sistema de informacin BPM en la empresa colombiana CONSTRUCTEC, analizando como ha influido este sistema en el proceso de toma de decisiones dentro de la organizacin con el fin de identificar los beneficios que ofrece este sistema

APLICACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) EN LA EMPRESA CONSTRUCTEC S.A.

BPM, Business Process Management o Gestin de Procesos, es un conjunto de acciones integrales, de circuito cerrado y procesos de gestin analtica, apoyada por la tecnologa, que aborda todas las actividades de su empresa. BPM es un facilitador para las empresas tanto en la definicin de objetivos estratgicos como en la medicin y gestin del cumplimiento de esos objetivos. Los procesos bsicos de BPM incluyen la planificacin financiera y operativa, la consolidacin y presentacin de informes, el modelado, anlisis y seguimiento de indicadores claves de rendimiento relacionados con la estrategia organizacional. Mediante la aplicacin de una metodologa de BPM, su empresa lograr:

Reduccin de costos Control Interno Mayores utilidades Ventajas competitivas Aumento de la Satisfaccin de sus Clientes Otro valor agregado de BPM es que ofrece una solucin completa, que abarca todas las etapas de un proceso de negocio: anlisis, desarrollo, ejecucin y monitoreo de los procesos. GENERALIDADES SOBRE LA EMPRESA CONSTRUCTEC S.A. Constructec S. A. es una firma de ingeniera especializada en la construccin tecnificada de puentes vehiculares y peatonales. Esta firma radicada en Colombia, miembro fundador de la Cmara Colombiana de Infraestructura, ha realizado obras en todo el pas extendiendo sus operaciones tambin hacia Centro Amrica Constructec S.A/CTEC S.A.S tenemos como objetivo fundamental la realizacin de trabajos de alta calidad tcnica, que satisfagan todas las expectativas y requerimientos de sus clientes, tanto del sector privado como del pblico. Ofrecemos una gama de servicios en Ingeniera de consulta y construccin de proyectos civiles, principalmente en el rea relacionada con estructuras den concreto reforzado, estructuras metlicas, puentes vehiculares, estructuras metlicas, puentes vehiculares y puentes peatonales

MISIN DE LA EMPRESA CONSTRUCTEC: Satisfacer las necesidades en servicios de ingeniera y construccin de obras en soluciones funcionales de excelente calidad para el servicio de la comunidad, contribuyendo al desarrollo del pas y al progreso y mejoramiento de quienes participan en su ejecucin

APLICACIN DEL BPM EN LA COMPAA El objetivo de CONSTRUCTEC al adquirir la aplicacin de AuraPortal BPMS era, bsicamente, manejar el proceso crtico de Compras, que recibe pedidos procedentes de diferentes obras ubicadas en diferentes regiones y centraliza la aprobacin en Bogot. Segn palabras del Gerente de Constructec, Guillermo E. Salcedo M. "Con Aura Portal BPMS operando los diversos procesos que intervienen en el desarrollo de los Proyectos a nuestro cargo, estamos optimizando todos los recursos, humanos, fsicos y econmicos, de la empresa." La operacin ha sido realizada por Hard Electronics, partner de AuraPortal en Bogot, que ha aprovechado la potencia que ofrece la solucin AuraPortal BPMS en tratamientos distribuidos, aspecto ideal por ejemplo, para hacer confluir solicitudes de compra procedentes de diferentes Proyectos y lograr economas de escala. Segn D. Guillermo Enrique Salcedo Mora, Gerente de Constructec S.A., la problemtica ms importante a la que se enfrentaban se centraba en que, ante su continua evolucin empresarial, Constructec careca de un verdadero control de cmo se llevaban a cabo las compras. Esto supona un importante freno a su expansin, ya que en las empresas de ingeniera los procesos de compras comprenden el 90% de los gastos. La idea al adquirir Aura Portal era la de estandarizar el proceso de compras, de tal forma que le permitiera a la gerencia ganar control sobre dicho proceso que se llevaba a cabo de manera descentralizada por un ingeniero residente administrativo en cada obra. El objetivo de Constructec S.A. al adquirir la aplicacin de Aura Portal BPMS es, bsicamente, manejar el proceso crtico de compras, que recibe pedidos procedentes de diferentes obras ubicadas en diferentes regiones, centralizar la aprobacin en Bogot, y hacer efectiva la compra con proveedores de la regin donde se encuentra la obra y con los proveedores en Bogot. Para la fase siguiente, est previsto crear una

integracin

con

el

sistema

contable.

La aplicacin del BPM en el sistema de gestin de compras en esta compaa permiti Con Aura Portal BPMS Constructec S.A. podr administrar eficazmente las compras mediante la normalizacin y racionalizacin de los procesos, el control de cada una de las actividades que se realizan, la mejora notable de la relacin con proveedores y la ampliacin y progreso de las diferentes formas de abastecimiento. Aura Portal BPMS cuenta con todas las posibilidades que ofrecen las ltimas tecnologas como Internet, con todas las ventajas que esto supone: acceso remoto a toda la informacin, requerimientos de hardware mnimos, ahorro de costes de mantenimiento, etc. Adems permite descargar las tareas administrativas de las compras y suministros en los propios interesados, simplificando los procesos y reduciendo los costes. Las principales ventajas radican en el ahorro de tiempo en la gestin de compras, la comodidad y reduccin de los costes y la posibilidad de acceder a nuevos proveedores, con lo que se consigue un ROI (retorno de la inversin) inmediato. Aura Portal BPMS ofrece un paquete que constituye las reas de mayor inters y eficacia en la gestin empresarial

RESULTADOS OBTENIDOS El Proceso de Compras ha racionalizado los trabajos y automatizado el procedimiento. Los residentes de obra, que algunas veces estn limitados para acceder a internet, se mantienen informados del avance de sus solicitudes de compra, mediante correos electrnicos que pueden ver en sus dispositivos mviles, permitindoles una mejor programacin de sus actividades. Por su parte, la compleja operativa que se da con respecto a pagos anticipados, anticipos, pagos mltiples, pagos contra entrega, recibo de documentos proforma, facturas, entradas de almacn, evaluaciones de satisfaccin de servicio y dems, queda perfectamente solventada con las funcionalidades de AuraPortal

CONCLUSIONES La implantacin del BPM y los BPMS, est emergiendo como un factor clave y estratgico, el cual las organizaciones estn adoptando con ms frecuencia para mejorar sus procesos y recursos empresariales. Una iniciativa de gestin de procesos requiere de una fuerte implicacin de la organizacin y de que exista una estrategia bien definida del proyecto. La tecnologa BPM, combinada con una adecuada Gestin de Procesos, debe tener caractersticas especficas para ofrecer flexibilidad y agilidad en la evolucin y dinamismo de los procesos de negocio y sistemas informticos asociados.

BIBLIOGRAFIA 1. Clases Magistrales del Ingeniero Jos Luis Nio Moreno 2. http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_negocio 3. http://www.constructecsa.com