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ARTIGOS - WMS NO GERENCIAMENTO DE DEPSITOS, ARMAZNS E CENTROS DE DISTRIBUIO

Data: 10/05/2005 Monica Barros

Nos dias de hoje, com o ambiente empresarial cada vez mais competitivo, a tecnologia de informao, quando bem utilizada, torna-se um forte diferencial entre as empresas pela busca na excelncia do atendimento ao cliente. Dessa forma, cada vez mais as empresas buscam alternativas para facilitar o gerenciamento de suas atividades, visando aumentar o controle e obter informaes precisas que poss am de fato agilizar a tomada de decises e, conseqentemente, melhorar o nvel de servio prestado. A evoluo da tecnologia de informao vem transformando a gesto de operaes e a logstica. Como exemplos, podemos citar o uso do cdigo de barras, o EDI (Electronic Data Interchange ou intercmbio eletrnico de dados), o RFID (Radio Frequency Identification ou Identificao via Radiofreqncia) e o Rastreamento de Frotas com Tecnologia GPS (Global Positioning System). Todas essas tecnologias no servem apenas para aumentar a velocidade do fluxo de informaes, mas tambm para me-lhorar a exatido das informaes. Pontualmente, no caso especfico dos depsitos, armazns e grandes centros de distribuio (CD), os sistemas de gerenciamento conhecidos como WMS (Warehouse Management System) podem ser considerados uma boa alternativa para otimizar a atividade de armazenagem, j que buscam maneiras de otimizar espaos e organizar o fluxo e a distribuio dos produtos. O WMS um sistema de gesto de armazns e/ou CDs que otimiza todas as atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informaes) dentro do processo de armazenagem, incluindo atividades como: recebimento, inspeo, endereamento, armazenagem, se-parao, embalagem, carregamento, expedio, emisso de documentos e controle de inventrio. O WMS surgiu da necessidade de se melhorar os fluxos de informao e de materiais dentro de um depsito, armazm ou CD, tendo como resultados principais a reduo de custos, a melhoria na operao e o aumento do nvel de servio prestado aos clientes (Figura 1). A otimizao proporcionada pelo WMS permite que haja um aumento da preciso das informaes de estoque, da velocidade e qualidade das operaes do CD e da produtividade do pessoal e equipamentos. Isto se tornou possvel devido ao surgimento de novas tecnologias de informao tanto em hardware quanto em software. Os sistemas de gerenciamento de armazns sugiram da evoluo dos antigos sistemas de controle de armazns ou Warehouse Control Systems (WCS). Algumas funes adicionais foram sendo agregadas medida que o WCS evolua de um simples sistema de controle para um sistema mais complexo, capaz de emitir sugestes ou realizar clculos. At meados da dcada de 1970 o WCS somente possua a habilidade de controlar as transaes de entrada e sada em estoque e a respectiva baixa de tais movimentaes contra os pedidos de fornecedores e clientes. A partir de ento, surgiram os primeiros sistemas de controle de endereamento, que passaram a ter a preocupao com a localizao do produto em um endereo no armazm ou CD. Essa evoluo permitiu que os produtos deixassem de ter locais fixos e passassem a ser estocados em diferentes reas dos CDs de acordo com a disponibilidade, e com isso foi possvel aumentar a densidade de armazenagem. A principal diferena entre o WMS e o WCS que este ltimo no um gerenciador de armazns, diferenciando-se assim do WMS em alguns aspectos. O WCS no oferece uma variedade de relatrios para auxiliar no gerenciamento das atividades; no tem flexibilidade de hardware; a customizao limitada mudana de campos e nomes e a sua instalao no pode ser feita de forma modular, somente integral. A contrapartida de todos esses aspectos negativos que ele oferece um timo acompanhamento e controle das atividades (se limitado a controle) com custo reduzido de software e hardware requeridos para a sua implementao.
BENEFCIOS DO WMS

Um dos benefcios gerados pelo WMS a otimizao do espao na rea de estocagem. O sistema tem como uma de suas funes a sugesto do melhor local para armazenar um determinado produto na hora do seu recebimento, evitando assim que o operador percorra todo o CD em busca de um local disponvel para armazenar. Um WMS possibilita a otimizao operacional atravs do aumento da produtividade, otimizao dos espaos e me-lhoria da utilizao dos recursos (equipamentos de movimentao e estocagem). Esses benefcios so devidos aos se-guintes pontos, conforme apresentado em Banzato (1998): Controle Operacional (o WMS fornece as tarefas a serem feitas); Reduo do tempo perdido com esperas; Reduo do tempo morto dos recursos de movimentao; Otimizao do percurso de separao de pedidos; Estocagem otimizada atravs de uma localizao pela curva ABC de giro; Aumento da densidade de estocagem, diminuindo distncias a serem percorridas. Outro benefcio associado ao WMS a disponibilidade online da real quantidade em estoque. Funcionando em tempo real, um WMS pode apoiar redues nos lead times tanto para o processamento de pedidos quanto para o gerenciamento de inventrio. Esses benefcios, por sua vez, podem proporcionar um melhor nvel de servio ao cliente e um giro mais rpido do estoque, podendo, assim, ser traduzidos em economias financeiras s operaes do CD. No ambiente competitivo atual, empresas vm traba-lhando com lotes menores, maior freqncia dos pedidos e a necessidade de menores prazos de entrega, fatores estes que causam aumentos de custos logsticos, obrigando os responsveis pelos armazns e CDs a buscar solues de processos que aumentem a produtividade do pessoal e dos equipamentos do depsito (vide esquema apresentado na Figura 2). O WMS, atravs do seu gerenciamento de tarefas e da possibilidade de trabalhar com equipamentos de movimentao automatizados, pode proporcionar grande reduo de custos com pessoal, j que reduz a necessidade de equipamentos para uma mesma quantidade de movimentaes, em comparao com os sistemas tradicionais. Alguns autores destacam que, nos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), o WMS um dos muitos mdulos j disponveis no mercado, cujo principal objetivo gerenciar o fluxo de informaes, atravs do controle de posies, lote e regra FIFO, entre outras funcionalidades. Ao se ter um WMS aliado a um ERP, a possibilidade de troca de dados entre eles maior. Com isso evita-se retraba-lhos, como por exemplo a atualizao de cadastros. Entretanto, para outros autores, o WMS um aplicativo analtico que no necessariamente faz parte do ERP (sistema transacional), sendo portanto um software que pode ser comercializado parte. Independentemente de ser ou no um mdulo do ERP, o WMS pode otimizar os negcios de uma empresa com reduo de custos e melhoria do servio ao cliente, sendo a sua integrao com os sistemas ERP fortemente recomendvel. A reduo de custo est associada melhoria da eficincia de todos os recursos operacionais, tais como equipamentos e mo-de-obra. Por outro lado, a melhoria do servio ao cliente pode ser atribuda ao fato de os erros e falhas de separao e entrega serem minimizados, bem como agilizao de todo o processo de atendimento ao cliente, combinando melhorias do fluxo de materiais com melhorias no fluxo de informaes. A Figura 3 apresenta um resumo dos principais benefcios apresentados pelo WMS.
CARACTERSTICAS E FUNCIONALIDADES DE UM WMS

A Tabela 1 apresenta no apenas caractersticas e funcionalidades relacionadas s cinco atividades bsicas desempenhadas num CD (recebimento, movimentao, armazenagem, picking e expedio), como tambm algumas atividades que foram agregadas ao escopo inicial de um sistema de controle de armazns graas evoluo da tecnologia. Dessa forma, a Tabela 1 ilustra de forma resumida e direta algumas das principais caractersticas e funcionalidades de um WMS. As caractersticas e funcionalidades 3, 6, 9, 11, 13, 22 e 28 mencionadas na Tabela 1 exemplificam a evoluo dos sistemas de armazenagem e demonstram, na

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prtica, a transformao dos sistemas WCS (controladores) em sistemas WMS (gerenciadores).

O PROCESSO DE IMPLEMENTAO DE UM WMS

O sucesso da implementao de um WMS e a sua integrao com os demais sistemas j implementados em uma empresa normalmente esto relacionados com os objetivos esperados pela alta administrao. Em geral, estes objetivos so: Reduo no nvel de estoque; Melhoria no nvel de servio junto ao cliente em virtude do real conhecimento do que existe disponvel Melhor utilizao do espao fsico. Para que esses objetivos sejam atingidos, existem dois fatores crticos de sucesso. So eles: Comprometimento e apoio explcito da alta administrao; Uso da estrutura organizacional adequada cultura e situao do momento. O projeto possui duas grandes etapas: processo de implementao (ou concepo geral) e a implementao em si. O processo de implementao, ou concepo geral, tem por objetivo coordenar todas as atividades a serem desenvolvidas, alm da alocao de pessoal, disponibilidade de equipamentos e atividades de controle do projeto. Esta etapa consiste na configurao do sistema, em que temos a parametrizao de todos os aplicativos, sejam os operacionais e/ou os de configurao, e deve ser executada com base em dados reais do CD que sero parametrizados. Dessa forma, faz-se necessrio o levantamento de todos os dados especficos do CD para que os objetivos dessa fase sejam atingidos dentro dos prazos estabelecidos no cronograma do projeto definido. Para que estas informaes retratem a realidade da forma mais adequada pos-svel, necessrio o envolvimento dos funcionrios, principalmente de algum da rea de informtica, para que se consiga extrair dos atuais sistemas todas as informaes existentes e, assim, evitar o retrabalho; tambm interessante a participao de algum ligado rea operacional para dar suporte s decises de parametrizao do sistema, de onde e como armazenar. Durante o processo de implementao, imprescind-vel que sejam realizadas diversas visitas ao armazm ou CD pela equipe de implementao do projeto, para que sejam levantados os dados necessrios para garantir que todas as informaes migradas e/ou imputadas no novo sistema estejam corretas. Como exemplo, por diversas vezes necessrio medir e pesar alguns materiais. Isso porque o sistema WMS realiza diversos clculos utilizando a cubagem e peso dos produtos para emitir sugestes de armazenagem. Em geral, durante o processo de implementao existem sete grandes grupos de atividades, que so: Levantamento de dados especficos do armazm Conforme exposto anteriormente, para que o sistema WMS possa emitir sugestes condizentes com a realidade, preciso garantir que todos os dados de entrada estejam corretos. Torna-se ento imprescindvel realizar o levantamento de todos os dados necessrios realizao da configurao do sistema. Esta etapa pode ser considerada a mais importante e seus principais dados e definies so: 1 - A planta baixa dos almoxarifados com suas reais dimenses; 2 - Os locais existentes, as reas e/ou regies de armazenagem, retirada e reabastecimento; 3 - As dimenses dos locais para definio das capa-cidades; 4 - As caractersticas de cada local, rea ou regio do almoxarifado, como, por exemplo, a luminosidade ou umidade; 5 - As capacidades mximas de cada local; 6 - A definio das unidades de medidas e converses a serem utilizadas; 7 - As caractersticas dos itens a serem armazenados; 8 - As dimenses e pesos dos itens a serem armazenados; 9 - A definio do perfil de cada local1; 10 - A definio do perfil de cada item2; 11 - As operaes de entrada e sada do almoxarifado; 12 - O levantamento das reais necessidades de relatrios para a gesto do almoxarifado. Identificao de Interfaces Todas as interfaces com os demais mdulos do ERP envolvidos (como por exemplo o TMS, Compras, Contas a Pagar, Contas a Receber, dentre outros) ou sistemas independentes devem ser identificadas nessa fase para que as providncias no que diz respeito integrao possam ser tomadas pelos grupos responsveis pelas interfaces. Alm da identificao, esta fase tambm responsvel pela realizao destas interfaces. Parametrizao dos Mdulos ou Sistemas Envolvidos Os mdulos do ERP ou outros sistemas de informao que de alguma forma fazem interface com o WMS podem necessitar de algum tipo de parametrizao para que sejam atendidas todas as integraes e funcionalidades. Esta etapa consiste em realizar todas as parametrizaes e interfaces necessrias para que tudo funcione. Realizao de testes integrados para a modelagem dos sistemas parametrizados Uma vez efetuadas as parametrizaes, o grupo responsvel pelo projeto deve iniciar a fase dos testes integrados, onde devem ser identificados os gargalos do processo e possveis BUGs do sistema. Estes devem ser informados aos fornecedores do software para que solues sejam buscadas e as correes dos problemas sejam executadas. Atravs desses testes possvel detectar se algum produto ou local no foi parametrizado corretamente (pe-so ou medidas). Definio de menus e perfil de cada usurio Muitas vezes no de interesse da empresa que uma filial tenha acesso, por exemplo, ao estoque de outra filial; para estabelecer esta restrio no sistema so criados perfis para cada unidade de negcio. Sendo assim, esta fase consiste em criar os menus para cada rea em cada filial/fbrica, identificando os usurios e o perfil de cada um para que seja estabelecida a segurana no sistema. Definio de Relatrios Os usurios devem conhecer todas necessidades relacionadas aos relatrios, sejam gerenciais ou operacionais, identificando as alteraes necessrias nos modelos j existentes e fornecidos, bem como a necessidade de criao de novos relatrios. Entretanto, qualquer relatrio a ser alterado ou desenvolvido dever ser apresentado e aprovado por todas as pessoas envolvidas no processo. Cabe ressaltar que a maioria desses softwares possui modelos pr-definidos de relatrios. Mesmo assim, em alguns casos ainda necessrio que seja desenvolvido algum tipo de relatrio especfico. Padronizao e documentao A padronizao e a documentao tm por objetivo servir como uma fonte de consulta e orientao de tudo o que foi executado durante a fase de configurao. Isso importante para que o conhecimento do sistema possa ser difundido pela empresa mesmo aps a sua completa implantao. Aps o processo de implementao, temos a etapa que consiste no treinamento, no monitoramento da transio e na implementao em si. Nesta etapa que ocorre grande parte dos erros de implementao. Ao se implantar um WMS ou um ERP, a atual rotina e cultura sofrero alteraes e a incapacidade das pessoas de aceitar mudanas pode acabar sendo fatal para o sucesso. Na Nestl, um dos principais problemas encontrados pela equipe de implementao do ERP foi exatamente a falta de conscientizao de seus funcionrios de que um ERP mudaria radicalmente a forma de trabalho. Isto tambm foi responsvel pela enorme resistncia dos funcionrios em lidar com o novo sistema. Eles acreditavam que suas fraquezas seriam expostas e que seu grande conhecimento do antigo sistema acabaria junto com a sua sensao de serem insubstituveis (Worthen, 2002). CONCLUSO Na hora de comprar um software de gerenciamento de armazenagem, preciso que esteja clara a diferena entre o WCS e o WMS para que a escolha seja a mais compat-vel possvel com as necessidades da empresa, visto que ambos possuem vantagens e desvantagens. Os benefcios proporcionados pelo sistema a ser adquirido devem ser compatveis com os objetivos esperados pelas empresas. Entretanto, imprescindvel que, durante a implementao do WMS, haja o comprometimento de todos, desde a alta gerncia at os envolvidos com o dia-a-dia da em estoque;

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operao, alm de disponibilidade de tempo e recursos. A fase da concepo geral a mais importante do processo de implementao, j que nela que so levantados os dados e informaes que sero migrados para o novo sistema, alm de definies estratgicas. Qualquer erro nesta etapa pode significar problemas futuros, pois o sistema utilizar tais valores para a realizao dos clculos e sugestes. Cabe enfatizar que, em geral, com o WMS possvel obter redues de custos, aumento no nvel de servio prestado e melhor utilizao do espao fsico, alm de uma melhor acuracidade no inventrio. = 1 O perfil de cada local consiste em definir o tipo de produto que pode ser estocado em cada endereo. Este procedimento muito utilizado para a determinao de reas especficas para produtos perigosos ou inflamveis. 2 O perfil do item para identificar itens que podem compartilhar o mesmo espao fsico, ou ento itens que no devem ser guardados lado a lado. BIBLIOGRAFIA BANZATO, Eduardo. Warehouse Management System WMS: Sistema de Gerenciamento de Armazns. So Paulo, IMAM, 1998. WORTHEN, Ben. Nestl ERP Odissey. CIO Magazine - Maio de 2002. Outras Leituras CHOPRA, S.; MENDEL P. Gerenciamento da cadeia de suprimentos; estratgia, planejamento e operao. Prentice-Hall, 2003. FRANKLIN, Ronaldo. Conhecimentos de Movimentao e Armazenagem. E-Quality Ncleo de Treinamento e Pesquisa da Consultoria InfoJBS 2003. MONTEIRO, Alusio; BEZERRA, Andr L. B. Vanta-gem Competitiva em Logstica Empresarial Baseada www.ead.fea.usp.br. Artigo apresentado no VI SEMEAD, USP 2003. em Tecnologia de Informao. Disponvel em

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