Administracin de una Organizacin.

Max Weber A partir de la dcada de 1940, las crticas hechas tanto a la teora clsica como a la teora de las relaciones humanas revelaron la falta de una teora de la organizacin slida y amplia que orienta el trabajo del administrador. Algunos estudiosos buscaron inspiracin para esa nueva teora de la organizacin en los escritos del economista y socilogo Max Webber. Orgenes de la Teora de la Burocracia: Era necesario encontrar un modelo de organizacin racional capaz de caracterizar todas las variables involucradas, as como el comportamiento de sus integrantes, aplicable no slo en la fbrica, sino en todas las formas de organizacin humana y, en especial, a las empresas. El creciente tamao y la complejidad de las empresas exiga modelos organizacionales mejor definidos. Tanto la teora clsica como la teora de las relaciones humanas se mostraron insuficientes para responder a la nueva situacin, que se haca cada vez ms compleja. Segn esta teora, se puede pagar a un hombre con exactitud y minuciosidad, sin permitir por ningn motivo que sus emociones interfieran en su desempeo. Weber fue el primer socilogo que estudi las organizaciones de acuerdo a modelos ideales de comportamiento y desarroll este modelo burocrtico, el cual consideraba aplicable a las sociedades capitalistas como as tambin a las de tipo socialistas. Considera a la burocracia como el nico medio para maximizar la eficiencia, el rendimiento de cualquier orden de organizaciones. Weber destaca en la burocracia varios rasgos o caractersticas: * Mxima divisin del trabajo: toda organizacin para lograr sus objetivos debe descomponer el trabajo total en operaciones. - Como un organismo, empresa, entidad, institucin. - Como la funcin de distribuir el trabajo dando autoridades formales. Las funciones estn asignadas y cada funcionario sabe de antemano cules debe cumplir. * Jerarqua de autoridad: las organizaciones deben estructurarse bajo una jerarqua de autoridad, se usa fundamentalmente como evaluacin de los resultados planeados. Se funda en la certeza del conocimiento de los superiores y los subordinados de la escala jerrquica, ya predeterminada. * Es un esquema operativo formal donde cada puesto de la organizacin est ocupado por funcionarios que se denominan agentes. * La autoridad de los funcionarios est dada por la legalidad de sus cargos especficos. * Determinacin de reglas: que destinan la responsabilidad y la labor, la cual debe estar regida por reglas abstractas que emanen la direccin general para lograr la uniformidad y coordinacin de la ejecucin de toda organizacin. Las normas de conducta son predecibles ya que las pautas de comportamiento se hayan predeterminadas. El desempeo del cargo por parte de los funcionarios se realiza segn normas generales, susceptibles de aprendizaje, ms o menos fijas y ms o menos

completas. * Administracin imparcial: el dirigente ideal debe administrar sin apasionamiento sin afeccin ni entusiasmo. * Seguridad en el trabajo y calificacin tcnica: el empleo en las organizaciones debe ser una carrera para que los miembros se desarrollen y asciendan por mritos y antigedad en el puesto y no por recomendaciones. Los funcionarios deben ser empleados a sueldo y no debe existir affectio societatis. * Evitar la corrupcin: Diferenciacin clara de los bienes y de los ingresos de los miembros por fortuna privada e ingresos otorgados por su trabajo en la organizacin. * No existen relaciones informales ya que solo se establecen relaciones en el marco de la Autoridad legal y sus reglas. * Existen dos lneas de autoridad, la ascendente y la descendente, sin admitirse ninguna relacin de tipo horizontal, lo que permite un mejor control social. * El funcionamiento de la organizacin est formalizado mediante registros escritos, lo que despersonaliza los cargos, de modo que un funcionario puede desaparecer y ser reemplazado por otro sin que sus funciones dejen de cumplirse. * Existe una concepcin de la organizacin como un "paraso de la racionalidad" * Su meta final es alcanzar una situacin de calculabilidad pura. El proceso de burocratizacin conduce a la adopcin de los mtodos de seleccin de personal ms eficientes. La eleccin est a cargo de la jerarqua formal, que seleccionar objetivamente al personal. La burocratizacin traera consigo la vigencia de ciertas actitudes sociolgicas beneficiosas para la eficiencia, como son por ejemplo: 1. El miembro de la organizacin tendera a separar en forma tajante su vida personal de su actividad en la organizacin. 2. La burocracia ejerce una fuerte presin a favor de la impersonalidad en el comportamiento organizativo. El logro de sta sera uno de sus mayores mritos. - La burocratizacin rigurosa permitira acelerar el ritmo de reaccin de la administracin frente a las situaciones dadas. - La burocratizacin es una forma de racionalidad en accin, se trata de un campo donde la discusin carecera de sentido, constituira un recurso tcnico, asptico, independiente de cualquier tipo de valores previos. Rapidez en las decisiones, pues cada uno conoce lo que debe hacerse y quin debe hacerlo. - Confiabilidad, pues el negocio es conducido de acuerdo con reglas conocidas. - Consistencia, pues los mismos tipos de decisin deben tomarse en las mismas circunstancias. La administracin bajo esta forma de pensamiento administrativo se centra en el seguimiento de normas, reglas y procedimientos, as como el concepto de racionalidad, considerndose stos como elementos totales para que la organizacin alcance sus objetivos.

Las caractersticas de la Burocracia como forma de administracin de las organizaciones son: 1. Cualquier actividad que desarrolle la institucin debe ser realizada bajo el enfoque racional. Weber considera que la racionalidad lleva a la organizacin a alcanzar la eficiencia. 2. Las funciones que desarrolla la compaa deben estar supeditadas a un conjunto de reglas, normas y procedimientos establecidos intencionalmente. 3. Cualquier superior de una organizacin burocrtica obedece al orden impersonal, y es bajo este mismo orden que el superior manda y exige obediencia de sus subordinados. 4. El empleado en cuanto es miembro de la institucin slo obedece al puesto del que depende. 5. Cada uno de los puestos existentes en la organizacin se limita a una competencia especfica. Existe una delimitacin de las funciones en cada uno de los puestos de la organizacin. 6. La empresa se estructura se base a una jerarqua, la que implica a su vez una cierta autoridad, existe una subordinacin de los niveles inferiores a los niveles superiores. 7. Las reglas, normas o procedimientos emanadas de la organizacin estn en funcin de la racionalidad. La aplicacin de tales reglas, normas o procedimientos se debe hacer por personal tcnicamente preparado (profesionales). 8. Cada puesto dentro de la compaa es independiente de la persona, la persona no puede apropiarse de alguno de los puestos de la organizacin. 9. Cualquier actividad que desarrolle el personal de la empresa debe ser reportada por escrito. Por lo tanto, Weber sugiere que el modelo de la burocracia debe estructurarse sobre la base de las siguientes caractersticas: a. Carcter legal de las normas y de los reglamentos. b. Carcter formal de las comunicaciones. c. Racionalidad en la divisin del trabajo. d. Impersonalidad en las relaciones de trabajo. e. Jerarqua bien establecida de la autoridad. f. Rutinas y procedimientos de trabajo estandarizados en guas y manuales. g. Competencia tcnica y meritocrtica. h. Especializacin de la administracin y de los administradores, como una clase separada y diferenciada de la propiedad (los accionistas). i. Profesionalizacin de los participantes. j. Completa previsibilidad del funcionamiento.

Aplicaciones del modelo Weberiano en la empresa moderna - La especializacin de operarios y de procesos de trabajo. - La idea de la estandarizacin del desempeo de funciones. - La nocin de la centralizacin en la toma de decisiones, cuando as conviene a los fines de la organizacin. O en caso contrario, la descentralizacin. - La uniformidad de prcticas institucionalizadas, que vienen a tipificar la moderna nocin de imagen corporativa. - La no duplicacin de funciones.

- La profesionalizacin de la funcin administrativa como distinta de la funcin de los accionistas propietarios. - La admisin y promocin en funcin de los mritos y talentos de las personas. - La idea de que la organizacin, si bien es gente al final de cuentas, debe lograr altos niveles de estandarizacin, para lograr que se haga lo que se debe, no lo que se quiere. EL IMPACTO DE LA BUROCRACIA EN LA ADMINISTRACIN La administracin moderna difcilmente puede asumir la totalidad de las ideas expuestas por Weber. Se sabe que no existe, en ninguna parte, un modelo nico de burocracia, sino una gran variedad de gradualidades y de matices en la burocratizacin de las organizaciones modernas. Ninguna burocracia "puede funcionar", segn Weber si no cuenta con administradores profesionales. Un administrador es profesional por las siguientes razones: Es un especialista en el desempeo de las actividades a su cargo; en los altos mandos tiende a ser generalista, mientras que en los mandos bajos se va transformando en un especialista. Es asalariado y el trabajo en la organizacin burocrtica suele ser su principal fuente de ingresos. Es ocupante de un cargo y la actividad que realiza en la estructura suele ser la principal. Es designado por en superior en base a sus mritos y desempeos. Su trabajo habla por l. Su cargo es por tiempo indeterminado no porque el cargo sea vitalicio, sino porque la nica norma de permanencia es su desempeo. La organizacin es el mbito de su carrera y dentro de ella la realiza escalando las diversas posiciones. No es el dueo de los activos ni de los medios de produccin de la empresa. Es fiel al puesto y se identifica con los objetivos de la empresa. El administrador profesional controla cada vez ms a las burocracias, debido a: Que los accionistas aumentan de nmero y se dispersa y fragmenta la propiedad de las acciones. Los accionistas invierten en muchas otras organizaciones. La carrera administrativa otorga posiciones de mando y de control sin poseer la propiedad, lo que hace que un administrador pueda llegar a tener ms poder y control que un gran accionista. El desempeo de cada cargo esta burocrticamente determinado por reglas y normas tcnicas. Todo esta establecido, ningn ocupante de algn cargo puede hacer lo que quiera, sino lo que la burocracia le impone hacer de acuerdo con rutinas y

procedimientos previamente establecidos. Los estndares de desempeo son as fcilmente evaluables, puesto que hay patrones predefinidos para cada puesto y en todos los niveles del aparato. Los manuales de organizacin, procedimientos y polticas son la viva expresin de esta caracterstica del modelo burocrtico. La seleccin de las personas, en un modelo burocrtico, se basa en el mrito y en la competencia tcnica y jams en preferencias personales. Los procesos de admisin, promocin y transferencia del personal son iguales para toda la organizacin y se basan en criterios generales y racionales, siempre tomando en cuenta el mrito y la capacidad del funcionario. Los exmenes, los concursos, las pruebas y las medidas de desempeo, son vitales en el modelo burocrtico.