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Sommaire

Introduction .......................................................................... Premire partie Diversit et force vnementielles Chapitre I : Le paysage vnementiel ................................. 1. Les vnements grand public .................................. 2. Les vnements dentreprises ....................................... Chapitre II : Forces et attraits des vnements .................. 1. Linteractivit phmre des vnements ..................... 2. Un mdia polysensoriel ................................................. 3. Leffet de foule .............................................................. 4. Le marketing vnementiel ........................................... Chapitre III : Organiser est un mtier ................................ 1. Profil des structures organisatrices ............................... 2. Qualits et comptences du charg du projet ................ Deuxime partie Financer un vnement Chapitre I : Cl de vote dun vnement : le budget prvisionnel ........................................................ 1. Monter un budget prvisionnel ..................................... 2. Recenser (et chiffrer) les besoins techniques ................ 3. Les autres dpenses ....................................................... 4. valuer les recettes ........................................................ 5. Du prvisionnel au ralis .............................................

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Chapitre II : Demander des subventions publiques ........... 1. Plusieurs niveaux solliciter ......................................... 2. Constitution du dossier de demande ............................. 3. Et pour les entreprises prives ? ................................ Chapitre III : Chercher et trouver des partenaires ........ 1. Mcnat ou sponsoring ................................................. 2. Quels partenaires chercher et quen attendre ? .............. 3. Dmarche et outils de recherche de partenaires ............ 4. Les autres formes de parrainage ................................... 5. Les apports des sponsors ............................................... Troisime partie Planifier et organiser lvnement Chapitre I : Un vnement est un projet complexe ........... 1. Une volont politique forte ........................................... 2. La gestion des ressources .............................................. 3. Lorganisation ............................................................... Chapitre II : Planifier et organiser un vnement ............. 1. Grandes phases dun vnement ................................... 2. Tches risque .............................................................. Chapitre III : Dernire ligne droite et jour J ...................... 1. Les jours prcdents ...................................................... 2. Pendant lvnement ..................................................... Quatrime partie vnements et rglementation Chapitre I : Les dclarations et autorisations administratives ................................................................... 1. Dclarations en mairie ..................................................

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TABLE DES MATIRES

2. Dclaration en prfecture .............................................. 3. Autres dclarations administratives .............................. Chapitre II : Responsabilit des organisateurs et assurances ....................................................................... 1. Lassurance Responsabilit civile dorganisateur ... 2. Lassurance Tous risques matriels ......................... 3. Lassurance Annulation ou Perte financire ...... Chapitre III : Les droits dauteurs musicaux ..................... 1. Dmarches effectuer.................................................... 2. Principe de calcul des droits dauteur ........................... 3. Quelques exemples ....................................................... Chapitre IV : Ouverture dune buvette temporaire .......... 1. Ncessit dune demande dautorisation douverture ... 2. Diffrents types de licence en fonction du type de boissons ........................................................... Cinquime partie La scurit des personnes et des biens Chapitre I : Choix des matriaux ........................................ 1. Rsistance au feu ........................................................... 2. Moyens de premires interventions .............................. Chapitre II : Les installations temporaires ......................... 1. Les installations lectriques .......................................... 2. Les installations sportives spcifiques .......................... Chapitre III : La restauration sur les vnements ............. Chapitre IV : Les tablissements recevant du public ........ 1. Catgories et type dERP .............................................. 2. Autorisation douverture ............................................... 3. Quelques conseils concernant limplantation de chapiteaux ....................................................................

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Chapitre V : Lencadrement sportif ................................... 1. Lobligation dun encadrement professionnel ............... 2. Intrt dun encadrement professionnel ........................ Sixime partie Promouvoir lvnement Chapitre I : Utiliser les concepts du marketing ................. 1. Les 4P du Marketing Mix ............................................. 2. Notion davantage concurrentiel ................................... 3. Connatre son public ..................................................... Chapitre II : Montrer un plan de communication ............. 1. Les supports de base ............................................... 2. La distribution en botes aux lettres .............................. 3. Laffichage grand format ............................................... 4. Le marketing direct ....................................................... 5. Les autres supports hors mdias ............................. Chapitre III : Achat despaces publicitaires : le plan mdia ....................................................................... 1. La presse crite ............................................................. 2. Les mdias audio ou audiovisuels ................................. 3. Efficacit dun plan mdia ............................................ Chapitre IV : Les relations presse ....................................... 1. Le fichier journalistes ............................................. 2. Les diffrents supports de la relation presse ................. 3. Rencontrer la presse ...................................................... 4. Aprs lvnement : la revue de presse ......................... pilogue : Un vnement et aprs ? ............................... Bibliographie ........................................................................

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Introduction

Quel est le point commun entre le Tour de France, un salon de lautomobile et une confrence sur les changements climatiques ? Ce sont tous les trois des vnements. Certes trs diffrents : le premier est sportif, dure trois semaines, parcourt plus de 3 000 kilomtres sur tout le territoire franais et se finance surtout par les droits de tlvision et le sponsoring ; le second est commercial, dure trois jours dans un hall dexposition, reoit la visite de 20 000 personnes et se finance par des subventions publiques, les recettes de la vente des stands aux exposants et les recettes des entres visiteurs ; le troisime est culturel, dure trois heures dans un amphithtre, accueille 300 participants dont le droit dentre finance la location de la salle et lintervenant. Bien que caricaturs ces trois exemples montrent lextrme diversit des manifestations quil est possible dorganiser, en fonction de plusieurs facteurs : le lieu de lvnement qui peut tre priv ou public, qui peut tre destin ou non au type dvnement organis, qui peut tre couvert (sans contraintes mto) ou bien en plein air, ou encore trs localis ou bien gographiquement tal ; sa dure : de quelques heures pendant lesquelles aucun repas nest fournir quelques jours pour lesquels des contraintes logistiques apparaissent (logement, transport) ; son contenu : culturel (expositions photos, confrences, concerts de musique) o le public est uniquement spectateur, sportif (tournois de tennis ou de foot, cross des coles, raid aventure) o se ctoient deux types de public, ou encore commercial (braderies de rue, foire champtre, journe portes ouvertes dentreprises).

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Cependant, malgr cette diversit, moins importante, au final, quil ny parat, lorganisation dvnements sinscrit dans un cadre lgal et normatif strict et sappuie sur deux concepts communs : la gestion budgtaire ; la planification des tches. La notion dvnement, dans le sens o nous lentendons dans cet ouvrage, rside en deux aspects : il est plutt ponctuel (une confrence dure deux heures, une braderie dure une journe, une course dorientation dure un week-end). Contre-exemples : le tournoi Roland-Garros dure deux semaines, le Tour de France dure trois semaines il rassemble une grande quantit de personnes (spectateurs, exposants, encadrement, bnvoles, etc.) Ces deux paramtres impliquent de fait une srie de contraintes propres lorganisation dvnements : une parfaite matrise du contenu et du temps ; aucun droit lerreur nest permis car souvent lvnement est unique (au moins pour lanne en cours) ; la gestion des risques (incendie, panique, hygine) lis la scurit des personnes (public nombreux) et des biens (installations temporaires). Ces deux aspects imposent souvent de gros investissements qui donneront le ct festif caractrisant aussi les vnements : animations multiples, dcoration florissante, etc. Les moyens en matriel, en publicit, en locaux ou encore en scurit cotent et imposent une gestion budgtaire rigoureuse quand elle nest pas inenvisageable. Autant de points que cet ouvrage tient dmystifier en visant trois buts essentiels : rendre accessible la cration et lorganisation dvnements au plus grand nombre (tudiants travaillant sur des projets dans leur

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INTRODUCTION

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cole ou bien en stage, assistantes de direction charges dorganiser des rencontres professionnelles) ; apporter un panel doutils et de mthodes pour en optimiser lorganisation (approche budgtaire systmatique, gestion du temps, respect des contraintes lgales) ; donner envie aux lecteurs de crer et dorganiser des vnements malgr une complexit apparente.

NB. Tout ce qui touche la cration, la gestion, lorganisation et la promotion dvnements est communment synthtis en un seul mot, que nous utiliserons donc souvent : lvnementiel.

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Premire partie

Diversit et force vnementielles

Les vnements ont toujours exist Des ftes gigantesques des lointains empires chinois aux jeux du cirque romains en passant par les fastueuses soires de Versailles, les vnements spectacles ont ponctu lhistoire des civilisations, souvent pour donner lillusion du luxe au peuple qui les souverains demandaient toujours plus dimpts et de fantassins pour une nouvelle guerre. Plus prs de nous, les vnements des temps modernes ont longtemps gard cet aspect grandiose en prenant la forme de grandes manifestations nationales ou internationales, souvent sportives, telles le Tour de France, les Jeux olympiques ou encore le tournoi de RolandGarros. Paralllement, les foires et les marchs populaires, eux aussi ancestraux, ont travers les poques, profitant de leffet de foule et de lambiance festive pour faire du commerce spectacle en sappuyant sur leur aspect polysensoriel . Points communs ces multiples manifestations, le besoin de rupture avec le quotidien et la volont de jouer sur une sorte dexcitation collective. Ainsi les vnements petits ou grands ont envahi notre quotidien, pour devenir un des leviers majeurs du marketing. Il nest plus un magasin ou une concession automobile qui ne fasse rgulirement des journes portes ouvertes ; une ville ou mme un village vocation touristique qui norganise un march des Potiers ou une braderie aux Jambons sans oublier la multiplication des foires commerciales

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Les entreprises aussi ont intgr cet outil de communication dans leur management. De l incentive , vocation essentiellement sportive pour rcompenser des vendeurs, la Journe des familles , les vnements ont franchi le rubicon professionnel pour animer, rcompenser, motiver le personnel. Quelles spcificits rendent un vnement efficace en termes de communication ? Comment est-il utilis par les entreprises (ou collectivits) pour vendre leurs clients ou animer leur personnel ?

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Chapitre I

Le paysage vnementiel

Le monde des vnements est vaste. Aussi, avant de parler de conception, de planification, dorganisation ou de promotion, dcouvrons ltendue de ses domaines dapplication. Nous le disions en introduction, la notion dvnement implique de fait deux aspects : la ponctualit et un regroupement important dindividus. Autres contraintes communes tous les vnements, que nous dtaillerons dans les parties suivantes : la gestion budgtaire et la planification. Une fois passs ces points transversaux, la grande diversit des vnements possibles apparat. Nous voudrions consacrer ce chapitre un panorama, certes non exhaustif, des manifestations qui peuvent tre ralises en fonction de leurs diffrents objectifs ou leurs diffrents publics. Aussi, une premire dichotomie peut soprer facilement pour classer les diffrents types dvnements : les vnements grand public : que le public soit spectateur dun concert, spectacle de danse ou dun match de football ; ou bien quil soit acteur de lvnement en participant un tournoi de tennis open ou un loto.

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les vnements dentreprises : situs dans ses locaux ou lextrieur ; destins un public interne la socit ; ou bien orients vers les partenaires de lentreprises (actionnaires, clients, etc.). Ce chapitre sera consacr ltude de cette diversit. Aussi, sans prtendre tre exhaustif, voici un tableau qui tente de synthtiser et de cataloguer cette varit : Evnements grand public : familles, sportifs Uniquement spectateur Manifestations sportives dampleur locale ou internationale Spectacles : concerts, thtre Confrences, dbats, forums Expositions artistiques Festivals de musique, de danse Braderies, foires, salons Public participant Tournois ou parcours sportifs Kermesse, lotos, quiz Concentrations de vhicules Brocantes, vide-greniers Rencontres de collectionneurs Evnements dentreprises ou dassociations Communication interne Journes de formation personnel Journe des familles Motivation vendeurs Rcompense vendeurs Arbre de Nol Assemble gnrale Runions festives Communication externe Journes portes ouvertes Stand sur foire & salon Invitation clients Inaugurations locaux Lancements de produit

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LE PAYSAGE VNEMENTIEL

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1. Les vnements grand public


Trois grandes catgories dvnements destins au grand public , cest--dire aux particuliers, aux familles, se dgagent, que ce public soit simplement spectateur ou participant actif : les vnements sportifs ; les vnements culturels, artistiques ou historiques ; les vnements commerciaux. Ces vnements peuvent tre caractre non marchand, uniquement festifs, dans un simple but danimation, ou bien destins des fins commerciales , de promotion ou de publicit : dun sport, dun site touristique ou encore dun secteur dactivit. Quant aux structures organisatrices de ces vnements, les rles se rpartissent entre les mairies, les offices de tourisme, les clubs sportifs, ou leurs comits dpartementaux, les associations de commerants, les groupements professionnels, seules ou avec lappui dagences spcialises.

a) Les vnements sportifs


En France prs de 8,3 millions de personnes (amateurs) ont particip une comptition sportive en 2000 (source : enqute ministre Jeunesse et Sport/INSEP). Chaque comptition sportive, quelle soit : officielle et dclare une fdration sportive, ouverte seulement des licencis et permettant daccder un classement national ou international telle que par exemple : manche de Coupe de France de ski ou tournoi de judo de Paris) ; ou non officielle, caractre ludique, ouverte tous et organise de manire spontane telle que par exemple : un marathon local, un tournoi de tennis ou un rassemblement de roller, est un vnement organiser : planifier, financer, coordonner, animer, souvent par des associations ou des clubs.

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La trs grande majorit de ces manifestations sportives est monte et coordonne par des clubs sportifs, au statut associatif, avec lappui des comits dpartementaux ou rgionaux et des collectivits locales. La principale caractristique de ces structures est de pas avoir ou peu de salaris (quelques emplois jeunes ) et de confier lorganisation de ces preuves sportives des bnvoles, peu ou pas forms la gestion de projet et qui trouveront dans cet ouvrage un appui. Les grands vnements sportifs Dautres vnements, toujours destins au spectacle grand public , mais accueillant des sportifs professionnels, majoritairement financs par des sponsors et les droits TV, sont organiss par des entreprises spcialises, qui grent des budgets colossaux. Le Tour de France, sans doute le plus connu, organis par la socit Amaury Sport Organisation (ASO), reprsente un budget de 80 millions deuros, plusieurs mois de reprage des tapes, de ngociation avec les sponsors, les collectivits, etc. Chacune de la vingtaine dtapes de la Grande Boucle est elle seule un vnement : barrer les routes, installer le dpart et larrive, accueillir et scuriser le public, loger les coureurs, les journalistes et le staff, faire stationner les dizaines de voitures de la caravane, etc. ASO est par ailleurs lorganisateur du Rallye Paris-Dakar, via sa filiale Thierry Sabine Organisation, de la course cycliste Paris-Roubaix et de beaucoup dautres encore. Dans le mme esprit, les grands vnements tels que les Coupes du monde de football, les Jeux olympiques ou encore les meetings dathltisme sont des preuves qui mritent une approche professionnelle, eu gard au budget engag. Pourtant, malgr ces disparits de structure, de budget ou de contenu, lorganisation dvnements est toujours soumise aux mmes contraintes : planning, budget, promotion, scurit

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b) Les vnements culturels, artistiques ou historiques


Les confrences, expositions de peinture, etc. Une confrence sur les avalanches ou le retour du loup dans les Alpes dure en moyenne 90 minutes et peut tre quelquefois suivie dun pot de lamiti ou dun buffet. Malgr cette apparente simplicit, cette manifestation demande que lon loue la salle, que lon trouve et quelquefois rmunre ou hberge lintervenant, que lon respecte les rgles de scurit ou que lon finance laide du buffet. Cet enchanement de tches, ces aspects scuritaires et financiers en font un vnement part entire. Il en est de mme pour les expositions de peinture ou de poterie, en plein air ou dans les salons dun grand htel. Trouver le lieu dexposition, assurer les uvres exposes, promouvoir la manifestation afin daccueillir un public nombreux, etc. font de lorganisation dvnements, de tout type dvnements une mission complexe. Les festivals La France a la rputation dtre la terre des festivals . De juin septembre, quelle est la ville de lHexagone (toute taille confondue) qui na pas son vnement, trs souvent musical. En 2002, les festivals de musique ont reprsent en France: (source: France Festival) 1 719 spectacles musicaux, soit 2 081 reprsentations ; 863 051 spectateurs accueillis ; 5 000 emplois ; 19 941 artistes engags ; 44 millions deuros de recettes propres ; 8,8 millions deuros de biens et services achets au commerce local. A la lecture de ces chiffres : des retombes conomiques gnres, de la dynamique que crent ces vnements, de limage quils

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vhiculent, on comprend mieux les motivations des collectivits les dvelopper. Les festivals sont la fois un produit dappel pour inciter la frquentation touristique et de par leur rcurrence, un produit de fidlisation . A titre dexemple, voici quelques chiffres concernant la frquentation de divers festivals en France : Evnement (dition 2002) Festival Interceltique de Lorient Festival Les vieilles Charrues de Carhaix Festival Jazz Vienne La Folle Journe de Nantes Festival de Cannes
Source : CRT Bretagne, CDT Isre

Affluence en milliers de visiteurs 500 200 82 91 30

Les grands vnements culturels Chaque anne voit son lot de grands vnements caractre culturel ou artistique, tel quen 2004 : Les 60 ans du dbarquement de Normandie ou Lille 2004 . Leur organisation, leur budget, leur public ncessitent souvent un portage composite : collectivits locales, associations, voire quelquefois ltat. Cette multiplicit de dcideurs, souvent runis en un Comit de Pilotage sera la difficult majeure de leur montage, toutes les autres tches tant similaires par ailleurs.

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c) Les vnements commerciaux


Du vide grenier ou de la brocante du quartier la Foire internationale de Paris, de Lyon ou de Bordeaux, en passant par les Salons de lautomobile, de limmobilier ou du tourisme, les vnements commerciaux eux aussi se sont multiplis ces dernires annes. Les foires et salons (NB. Concerne le grand public mais aussi les professionnels) Aller la rencontre de ses clients, leur permettre de toucher, dessayer les produits, de les comparer en temps rel avec ceux de la concurrence, dans une ambiance festive et conviviale, est devenu un axe majeur de dveloppement commercial pour les entreprises. Pour rpondre cette demande croissante, les villes, et leurs parcs dexposition susceptibles daccueillir ces manifestations, ont dvelopp leurs structures commerciales : bureau des congrs , service promotion et lourdement investi en publicit. De leur propre initiative ou sous la houlette de groupements professionnels (syndicat de la mtallurgie, de lindustrie du papier ou de la pharmacie), les parcs dexposition sont ainsi chargs dorganiser linstallation gnrale des stands, la promotion du salon, la commercialisation auprs des entreprises exposantes, laccueil, la scurit, la restauration, etc. Voici quelques chiffres concernant les foires et salons franais : Type de manifestations (franaises) Foires-expositions Salons grand public Salons professionnels en m2 37,40 % 48,50 % 14,10 % en exposants 29,70 % 14,30 % 55,90 % en visites 50,70 % 26,80 % 22,50 %

Source : FSCF, chiffres cls 2002.

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La Chambre de commerce et dindustrie de Paris (CCIP), qui gre les dix centres dexpositions de la rgion parisienne, propose les rsultats dune tude loquente concernant la frquentation de ses structures daccueil et des retombes conomiques issues de leur utilisation. Durant lanne 2002, ces dix parcs et palais dexpositions parisiens ont accueilli 420 manifestations, dont les secteurs les plus importants (en surface) taient : 21 % pour lindustrie et les biens dquipements 15 % pour les arts, le sport et les loisirs 14 % pour lhabillement et le luxe 13 % pour lquipement de la maison Par ailleurs, la frquentation de ces manifestations ainsi que les retombes conomiques gnres confirment lintrt quune collectivit et/ou une association professionnelle peuvent retirer en les dveloppant. Principaux salons parisiens 2002 Salon de lalimentation Maison et objets Emballage ELEC Machines outils
Source : CCIP 2002.

Affluence en milliers de visiteurs 383 179 137 124 93

Les 420 vnements commerciaux recenss, dont la dure moyenne a t de 12,5 jours (7,4 pour le montage/dmontage et 5,1 pour louverture au public) ont gnr 3,2 milliards deuros de dpenses de la part des participants : entreprises exposantes ou visiteurs.

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Ces dpenses se rpartissent comme suit : Dpenses filires salons en millions deuros Rlisation stands Inscription Promotion Personnel Transport Total
Source : CCIP 2002.

Dpenses touristiques en millions deuros Htellerie Pr acheminement Restauration Cadeaux, sorties Transferts Total 513 418 414 173 78 1 600

750 576 192 53 52 1 600

Ces quelques chiffres, mme sils ne concernent que la ville de Paris, donnent une ide des secteurs dactivits concerns par les vnements de type foires et salons en gnral. Les animations commerciales Les animations commerciales : quinzaines commerciales dun chef-lieu de canton, Braderie des halles , 1 000 fleurs pour la Fte des mres ou animation de Nol ont toutes pour but : de dynamiser le tissu commercial local et valoriser son image de diversit et de proximit ; de fidliser la clientle des petits commerces en vitant son vasion vers les grands ples. Majoritairement organises par les Unions de commerants, prsentes dans quasiment toutes les villes de France, ces animations sont souvent luvre de bnvoles (eux-mmes commerants) ; mme si quelquefois les budgets sont trs importants : 150 000 voire 200 000 euros pour une petite foire de pays.

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2. Les vnements dentreprises


Lvnement fait dsormais partie intgrante de la panoplie des moyens de communication des entreprises (cf. chapitre II de cette partie). Daprs une enqute ralise en 2002 par lANA (Association nationale des agences vnementielles), les entreprises franaises consacrent en moyenne 7 % de leur budget communication la publicit (communication externe) par les vnements, rpartis en deux grandes rubriques : 4,6 % pour la participation des salons et foires ; 2,4 % pour les oprations de mcnat et de sponsoring. NB. Le sponsoring ou le mcnat est un axe essentiel de la communication vnementielle pour les entreprises. Cependant, nous ne traiterons, dans les prochaines parties de cet ouvrage, que de lorganisation dun vnement et non de la participation un vnement existant.

Toutefois, ces chiffres ne tiennent pas compte des vnements internes aux entreprises, les oprations de communication diriges vers le personnel : sminaires, conventions, formation Or, lANA prcise que la rpartition des budgets de communication interne/externe pour 2002 se ventilent comme suit : 57 % des vnements sont consacrs la communication interne ; 43 % la communication externe. Ce qui donne une ide du rle des vnements dans la vie des entreprises. Notons aussi que ces chiffres nincluent pas les budgets allous par les collectivits territoriales (mairies, conseils gnraux, etc.) la promotion et la communication par les vnements.

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Aussi, dans un premier temps, nous aborderons donc les vnements destins la communication externe des entreprises, puis en second lieu : les vnements de communication interne. Dfinitions Les vnements dentreprises appartiennent au domaine du tourisme daffaires qui regroupe trois domaines principaux, dont la direction nationale du tourisme donne les dfinitions suivantes : les foires et salons : groupements priodiques dexposants destins prsenter des chantillons de produits afin den faire connatre les qualits et den provoquer lacquisition ; les congrs et conventions dentreprises : runions rassemblant un nombre important de participants dune mme corporation, fdration se retrouvant autour dun thme dintrt commun ; les sminaires et incentives : voyages professionnels organiss pour les membres dune mme entreprise, dans le but de les former ou les rcompenser .

a) vnements de communication externe


Participation des entreprises des foires et des salons Salon de lagriculture, de lautomobile ou Foire de Paris, Pharmagora pour lindustrie pharmaceutique ou ELEC pour lindustrie lectrique, autant dvnements o les entreprises vont la rencontre de leurs clients et surveillent le dveloppement de leurs concurrents. Pour lentreprise qui souhaite faire connatre ses produits et ses savoir-faire, les salons et les foires sont un excellent vecteur de promotion, de prises de contact, voire de prises de commandes. Cette participation seffectue sous la forme dun stand, lou aux organisateurs du salon, et que lentreprise amnage (ou fait amnager par un spcialiste: un standiste) afin daccueillir ses prospects et clients.

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Le choix de ce stand : sa surface, son emplacement (par rapport aux axes de circulation du salon, aux restaurants, etc.) est dj en soi un acte commercial stratgique qui dpend du budget consacr, de son positionnement vis--vis de ses concurrents, etc. Aussi, afin doptimiser la frquentation de son stand, lentreprise exposante sappuie sur les autres techniques de promotion, en particulier celles du marketing direct : mailing et relance tlphonique, pour inviter ses clients lui rendre visite. Cette incitation la visite de son stand peut tre accentue par la promesse dun cadeau sur place, la participation un jeu-concours ou encore une remise exceptionnelle sur certains produits (les fameuses remises foire ). Par ailleurs, le choix dun salon auquel participera une entreprise dpendra essentiellement : du lieu et de la date de la foire : une petite entreprise de Grenoble dont les clients sont locaux ne participera jamais une foire gnraliste Lille ; du thme du salon : cette mme entreprise spcialise dans lemballage sera par contre intresse par une participation au Salon de lemballage Paris ; de la frquentation prvue de la manifestation (visitorat des ditions prcdentes) et de la communication prvue pour gnrer cette frquentation ; du prix de location des stands et de la qualit de leur amnagement : clairage, mobilier propos, etc. ; des prestations complmentaires proposes avec la location du stand : parution dun annuaire (papier et internet), nombre dinvitations clients gratuites, badges, etc. de lexistence dautres vnements similaires (concurrence) : priode, lieu, thme, historique. Lorganisateur dune foire (produits exposs divers et varis) ou dun salon (thme unique) devra prendre en compte ces diffrents

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critres de slection des futures entreprises lors du montage de son budget prvisionnel, de son plan de communication, etc. pour esprer attirer un large panel dexposants. Organiser son propre vnement Une Journe Portes ouvertes pour faire dcouvrir une nouvelle usine, un petit djeuner pour prsenter un nouveau produit ses clients, une Journe du Personnel pour rcompenser ses salaris de leur investissement Autant dvnements quune entreprise peut organiser elle-mme (ou sous-traiter une agence de communication) dans ses propres locaux ou en louant un chapiteau quelle fera installer sur le parking. Hormis le budget, qui est une somme alloue par la direction marketing ou communication, tous les autres paramtres sont communs dautres types dvnements et dvelopps dans les chapitres suivants.

b) vnements de communication interne


La particularit des vnements de communication interne est de sadresser un public captif et matris : les salaris. De fait, non seulement le budget recettes est connu (enveloppe attribue par la direction) mais la cible lest aussi. Ces certitudes en font des manifestations assez simples. Organiss dans lentreprise : la journe du personnel Premier samedi de juin ; les mille salaris de la socit sont invits une journe de dtente : la Journe des familles . Avec leur fiche de paie du mois davril, un pr-programme de la journe leur avait t adress ainsi quun coupon-rponse pour connatre leur participation. Le jour J, le parking de lusine sest mtamorphos en un miniparc dattractions proposant : stands de tir larc, tyrolienne et tour descalade, des jeux pour les enfants, des visites guides de lusine, des barbecues pour le midi, un chapiteau pour le dner et la soire dansante, etc.

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Les voitures ont t stationnes sur le parking des entreprises voisines (avec leur accord !) et des vigiles veillent la scurit de tous, cest lvnement de lanne. Organiss lextrieur de lentreprise : sminaires, conventions Objectif : Redonner la motivation aux 60 vendeurs de la socit, leur prsenter les nouveaux produits et rcompenser les meilleurs. Trois nuits dans un htel trois toiles Courchevel, une descente aux flambeaux le premier soir, deux journes alternant runions de travail allges et dtente organise dans la neige, olympiades ludiques, une sortie en scooter des neiges le dernier soir suivie dune fondue dans un chalet daltitude Voici le programme presque standard dun sminaire force de vente . Arrivs en France aux dbuts des annes quatre-vingt, inspirs des mthodes de motivation amricaine, les sminaires de ce type ont le vent en poupe. Lorsquils proposent uniquement des activits de dtente, sport et aventure, on les nomme incentive . Quatre-vingts pour cent dentre eux sont ddis aux commerciaux et ont une dure moyenne de 2,6 jours (arrive mercredi midi pour un dpart le vendredi aprs le djeuner). Leur trs grande majorit a lieu dans des htels trois ou quatre toiles. (Source : cabinet Coach Omnium, 2002). Leurs matres mots sont : qualit (aucune dfaillance nest tolre : les participants sont dplacs pour leur travail) et crativit (ces sminaires se renouvelant tous les ans, une forme de lassitude peut sinstaller) mais, en contrepartie, les budgets allous sont souvent consquents et lorganisation confie des agences spcialises. A titre dexemple : un fabricant dascenseurs organise tous les ans un raid aventure dun week-end rassemblant en moyenne 500 personnes pour un budget de 200 k, un fabricant de climatiseurs rcompense pour sa part ses 100 meilleurs vendeurs franais en les envoyant une semaine au Canada faire de la motoneige pour un budget tout compris de 300 k.

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c) Le cas particulier des congrs


Les congrs ont la particularit dtre organiss par des structures professionnelles ou associations : universits, syndicats professionnels, laboratoires de recherche, etc. mais souvent de sadresser directement aux individus : chercheurs, mdecins, etc. La France : leader incontest Avec prs de 120 centres de congrs, la France se situe au premier rang europen (36 % de loffre daccueil) et au deuxime rang mondial en termes dquipements ddis au congrs. (Source : Foires, Salons, Congrs de France, chiffres cls 2002). Du Congrs du Rotary Club rassemblant Paris 30 000 personnes pendant trois jours, au Congrs des Attachs territoriaux rassemblant 150 fonctionnaires Grenoble pendant deux jours, les organisateurs de congrs sont varis. Lorganisation dun congrs peut se synthtiser en cinq missions principales, qui seront plus ou moins rparties entre lentit organisatrice et dventuels sous-traitants prestataires (agences de communication vnementielles ou simplement agences rceptives) : grer le contenu (scientifique ou technique) du congrs : les demandes de publications, les intervenants et lenchanement de leur confrence, les comptes rendus ; grer la logistique propre au droulement du congrs : accueil des participants, traductions ventuelles, transport (htels-salle) et restauration, vestiaire ; grer les inscriptions des congressistes : envois de dossiers de participation, relances tlphoniques, encaissements des droits de participation (en euros ou devises trangres, par virement, mandat ou carte bancaire) et comptabilisation ; grer le transport et lhbergement des congressistes : ngociation des tarifs congrs avec les compagnies ariennes ou la SNCF, rserver un contingent de chambres dans les htels de la ville accueillante, enregistrer les rservations ou publier les informations pour permettre aux congressistes une rservation directe ;

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grer les moments festifs ou de dtente du congrs : la soire de gala (salle, restauration, animations), le programme accompagnant (visites touristiques) ou le post-congrs (ensemble de visites et danimations pour les participants souhaitant profiter de leur prsence sur une rgion pour la dcouvrir. Voici titre indicatif, pour lanne 2002, les domaines dapplications des 382 congrs ayant eu lieu Paris : Domaine du congrs Sant Institutionnels TIC Services financiers, assurances Transports, loisirs Industries, BTP Autres : formation, alimentation, mode
Source : CCIP 2002.

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