Extrait du Prakit

Russir son vnement

Collection PRAKIT Srie Management - Organisation

Slectionner les prestataires

Deuxime phase

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Chargs du projet vnementiel Service vnement sil existe Service achats le cas chant 1. Envoyer vos cahiers des charges et le rglement de la consultation un certain nombre de prestataires, ou faire une publication si cest un march public. Pour dterminer le bordereau denvoi, il y a votre exprience et votre connaissance du secteur, les Pages Jaunes ou des sites Internet spcialiss comme par exemple : www.lememo.com : annuaire runissant de manire assez exhaustive et gographique tous les prestataires concerns par lvnementiel. 2. Ne pas oublier de donner une date butoir pour les rponses, et tre disponible pour rpondre aux questions par tlphone, mail ou rendezvous. Parfois, une rencontre sur un site est ncessaire pour mieux cerner vos demandes. 3. Comparer toujours au moins 3 devis ou propositions. 4. Se crer un tableau comparatif et synthtique des prestations, par catgorie de prestation. Attention, ce nest pas toujours ais car les candidats ne rpondent pas forcment de la mme manire ; certains par exemple intgrent le poste transport sans quil apparaisse ; dautres le forfaitisent. Ou bien le descriptif de la prestation nutilise pas du tout le mme vocabulaire. 5. Ne pas hsiter interroger les candidats sur leur rponse et sentir sils y ont rellement travaill ou si cest une rponse copi-coll. Vous pouvez les interroger sur votre activit pour voir sils se sont renseigns sur vous, sur leurs rfrences pour dterminer sils ont dj effectu des oprations quivalentes. Il faut les rencontrer, voir leurs bureaux, leurs locaux, observer leur environnement, leur process de production et estimer sils vous paraissent srieux ou non. 6. Vrier auprs des greffes des tribunaux de commerce (ou par Internet : sites spcialiss) les donnes juridiques, commerciales et nancires des candidats pour vous garantir contre de mauvaises surprises par la suite. 7. Visiter avant de choisir les lieux qui concernent lhbergement, la restauration et les sites de sminaire : propret, dcoration, cadre convivial, accessibilit handicap, moyens daccs, moyens de communication (ADSL, WIFI, couverture tlphone portable), chage

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8. Aller aux toilettes, cest primordial : leur tat vous donnera une ide prcise de la faon dont laccueil est trait. Sur des marchs importants, vous pouvez exiger de tester les repas, de voir les chambres, rencontrer le personnel. Cela vous permet de vous faire une ide et de ressentir lintrt dune prestation autrement qu partir dune belle plaquette. Prenez aussi des photos : vous vous y reporterez par la suite. 9. Se renseigner prcisment sur les entreprises de transport si vous en avez besoin : abilit, ponctualit, sens du service et de laccueil des chauffeurs, tat des vhicules, accidentologie, ractivit en cas de panne De mme pour les entreprises de location de matriel type structures, chapiteaux, tribunes : demandez aller voir dautres chantiers vnementiels si cela est possible. 10. Rencontrer les artistes. Au cur de votre vnement, il y a la prestation artistique, celle qui va donner du contenu votre message. Alors si le cadre de lvnement est essentiel, le contenu du projet, lui, doit tre absolument russi et parfait. Les rfrences dans ce cas sont importantes car vous ne pouvez pas aller vers linconnu. Nhsitez pas contacter les rfrences proposes par les candidats : vous vous ferez une opinion relle avec des personnes qui auront vcu la mme situation que vous. Cest toujours trs instructif. Demandez les voir se produire sur dautres vnements si cela est possible. 11. Dterminer les petits plus qui peuvent faire la diffrence et font partie de ce que vous pouvez obtenir dans une ngociation : traitement spcial, attention particulire : des choses qui ne cotent pas grand-chose vous ou au prestataire mais qui auront un impact sur vos convives : dcoration, cadeau, accueil personnalis, signaltique particulire 12. Ngocier les tarifs proposs : partir des arguments de mise en concurrence, ou bien de votre exprience, vous pouvez rduire le prix. Il y a toujours une marge de discussion ! Prenez en compte galement le contexte : priode creuse ou dlisation du prestataire. Dans lvnementiel, il y a souvent une notion de partenariat base soit sur une dynamique de communication, soit sur lassociation dune prestation un projet ou un site prestigieux : comment cela peutil vous servir dans la ngociation ? Une aide spcique du service achat et/ou du service communication peut tre la bienvenue. 13. Recenser toutes les donnes obtenues et les entrer dans votre tableau de synthse. Tout cela prend normment de temps, il faut bien le prvoir. Une colonne primordiale sera videmment le prix, mais lexpression de votre ressenti doit pouvoir apparatre clairement et de manire concise. 14. Pondrer vos critres de choix. Pour rechercher le mieux disant, le plus

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simple est de dterminer une note par critre, par exemple : - prix : 40 % ; - adaptation de loffre aux besoins : 30 % ; - rfrences : 20 % ; - originalit ou petits plus : 10 %. Vous pouvez videmment en dterminer dautres et adapter chaque fois la pondration. Lintrt est de ne pas mettre en avant le seul prix et dy associer dautres critres daide la dcision. En fonction de ce que vous recherchez et des contraintes que vous grez, la pondration du prix sera videmment le curseur essentiel de votre processus de dcision. La pondration est loutil concret de traduction de vos priorits dans votre processus de slection. 15. Dbattre au sein de lquipe projet : les ressentis ne seront videmment pas les mmes : la discussion permettra de faire natre une opinion dominante qui aidera la dcision. Mais tous les intervenants doivent possder ou pouvoir consulter la mme information : plaquettes de prsentation, proposition des candidats, comptes-rendus de visites et de rencontres le cas chant, photos et tableau de synthse. 16. Dcider quel prestataire vous slectionnez. Si vous en avez le temps, laisser mrir votre dcision une nuit ou un week-end. Au cours dun vnement, vous mettez en jeu beaucoup de votre image et de votre rputation professionnelle : il vous faut la garantie que vos choix sont les bons. Prendre ce temps est donc primordial. 17. Rdiger une note de synthse : le tableau est votre outil mais ne rsume pas votre dcision. La note met en avant vos arguments pour tayer votre choix, le tableau restant videmment consultable pour mieux comprendre votre dcision. Dans une socit o nous devons en permanence justier nos choix, la prime est ceux qui savent les prsenter de manire claire, concise et sans quivoque : tableau + note sont les deux outils qui vous permettent de rpondre cette exigence. La note permet aussi de recueillir ladhsion de tous les intervenants du processus. 18. Communiquer la dcision aux prestataires non retenus puis aux prestataires retenus. Comme cela peut prendre un certain temps, il vaut mieux informer en premier lieu ceux qui reoivent une dcision ngative que linverse : cela cre moins de remous et vite, dans un secteur concurrentiel, quun candidat malheureux lapprenne par la bande : ce nest pas toujours du meilleur effet pour limage de votre entreprise.

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1. Avez-vous rpertori tous les prestataires que vous souhaitiez solliciter ? 2. Avez-vous envoy votre consultation tous en prenant soin de prciser la date de rponse ? 3. Avez-vous prpar un tableau comparatif par type de prestation ? 4. Votre tableau comparatif permet-il de prendre en compte les diffrentes manire dont les candidats prsentent leurs offres ? 5. Si vous allez en visite sur un lieu, avez-vous prpar une petite chek list de points aborder et voir ? Vous tes-vous munis dun appareil photo ? Avezvous fait un compte rendu crit de votre dmarche ? 6. Avez-vous visit les toilettes du lieu de votre vnement ? 7. Avez-vous vri et contact les rfrences des candidats ? 8. Avez-vous eu un contact au moins tlphonique avec chaque candidat ? Avez-vous rsum par crit votre ressenti ? 9. La pondration de vos critres de choix exprime-t-elle bien vos priorits et la manire dont vous grez vos contraintes ? 10. Une note crite prcise-t-elle votre dcision ? Selon que vous tes un particulier, une association ou une entreprise, attention la faon dont loffre vous est faite : il faut bien distinguer le prix hors taxe (HT) du prix toutes taxes comprises (TTC) ; La pondration des critres vous aide prendre votre dcision Cest galement un moyen dorienter votre dcision vers le prestataire que vous souhaitez choisir : vous pondrer en fonction de sa rponse. videmment, ce nest pas trs juste, mais cela vous permet dadapter le choix vos propres exigences, plutt qu celles du projet. Attention : cela peut vous tre reproch par la suite ! Ds quil sagit de slectionner des prestataires, il ne faut pas ngliger les bruits de couloirs et les radios cancans : vous devez donc parfaitement matriser la communication de votre dcision, au risque de devoir vous justier alors mme que la prestation na pas commenc ; Attention aux poids lourds ! Travailler avec les prestataires les plus reconnus de leur secteur nest pas toujours le plus ais : ils ne font pas forcment comme vous le souhaitez, mais arrivent vous faire admettre quils ont raison. Ce peut tre vrai, vous achetez aussi du conseil quand vous prenez un professionnel, mais soyez attentif la faon dont il procde : vous tes le client, il vous doit des comptes sur sa prestation et il ne doit y avoir aucune zone dombre ;

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Deuxime phase

Pour prparer un vnement, il faut se dgager du temps : les contacts au cours de la phase de consultation sont nombreux et exigent de la disponibilit. Cette disponibilit aura un impact direct sur la qualit avec laquelle les candidats vous rpondront et avec laquelle les prestataires vous serviront ensuite. M 04a - Tableau comparatif des prestations (exemple) (p. 55) M 04b - Fiche de visite et de test (p. 57)

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Notes :

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M04a - Tableau comparatif des prestations (exemple)

Ex : Prestataires de sonorisation Prix 40% Note / 40 Cot Matriel Cot Personnel Cot Transport Complments Total HT Total TTC Adaptation 30% Note / 30

Socit X

Socit Y

Socit Z

Prise en compte spcificit Qualit de la rponse Prise en compte contraintes de scurit Contacts et questions pralables Rfrences 20% Note / 20 Anciennet Evnment mis en avant Evnment similaire au projet Petits plus 10% Note / 10 Originalit Service Observations complmentaires

TOTAL / 100 Classement final

Chaque tableau comparatif s'adapte au type de prestations recherches et aux critres noncs dans le cahier des charges

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M04a - Tableau comparatif des prestations (exemple)

Notes :

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M04b - Fiche de visite et de test

Catgories Accessibilit - Transport

Cocher l'action Proximit des transports en commun (distance pied)
Signaltique pour trouver pied et en voiture
Parkings libres, surveills
Garage vlo, motos
Accesibilit handicaps : rampe, porte
Accessibilit discrte (VIP)
Ncessit de barrierage privatif

Moderne, contemporain, "high-tech" Ancien, richesse patrimoniale Viellot, kitch Cadre : urbain, champtre, luxe Vues extrieures Convivial Distant Impliqu Professionnel Peu concern Moderne, contemporain, "high-tech" Ancien, richesse patrimoniale Viellot, kitch Surface en m
Nombre de salles... Vestiaires quips Agencement - tages - couloirs (temps de dplacement) Bureau de production quip (tel, informatique, ADSL) Salle de presse (connexions web) Infirmerie, salle de repos Surface en m
Coulisses - loges Rideaux - dcors de fond Limitation de gabarit Stationnement et aire de dchargement Horaires Portes et accs spciaux Moyens de manutention mis disposition Monte charge

Commentaires

Style des lieux Apparence

Accueil du personnel

Dcoration intrieure

Espaces

Espace scnique

Livraisons

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M04b - Fiche de visite et de test

Catgories Restauration

Sanitaires WC - Douches

Cocher l'action Office, cusine, chambre froide
Equipements cuisson, rchauffage, plonge, dchets
Surface en m

Accs livraison directe
Mobiliers et vaisselle

Nombre
Etat de propret
Handicaps
VIP - Loges privatives

Commentaires

Equipements audiovisuels Sonorisation clairage Projection vido Lignes tlphones, fax, ADSL, WIFI Distribution et puissances lctriques Mobiliers Fauteuils, canaps Chaises Tables Tri slectif Gestion des fournitures Matriaux utiliss Contraintes d'vacuation Nettoyage des espaces Contraintes de bruit Accs des secours Issues de secours Normes incendie Personnel spcifique Location salles Fournitures flux : Energie, eau, ADSL, gaz. Amnagements spcifiques : dcoration, signaltique Mise disposition de personnel Type de sol : tudes de sols Possibilit de poinconner des chapiteaux Montage de tribunes : rsistance Accesibilit des vhicules de chantier (poids, roues) Fourniture des nergies Contraintes de bruit Sanitaires (chantier et vnement)

Environnement

Scurit

Prestation

Sites extrieurs

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