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Contenido
El proceso de transformacin de los Centros de Documentacin.
1. Documentar apropiadamente el tratamiento de la Gestin Electrnica................

2. Crear una metodologa para el uso de los documentos electrnicos....................

3. Implementar la distribucin automtica...............................................................

11

4. Documentar para institucionalizar los cambios....................................................

13

5. Aplicar polticas consistentes de adiestramiento al personal...............................

17

6. Desarrollar flujos de trabajo para aplicar el ciclo de vida de los documentos


electrnicos..............................................................................................................

20

7. Valerse de la medicin y la evaluacin...............................................................

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ANEXOS. Lista de chequeo para la instauracin de una oficina de digitalizacin.......

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Bibliografa ................................................................................................................

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El proceso de transformacin de los Centros de


Documentacin.
La implementacin progresiva de la gestin electrnica y la consiguiente generalizacin de
su uso como soporte para la administracin de los documentos de archivo que generan las
organizaciones cada vez tiene mayores implicaciones en el mbito de la gestin documental
y archivstica de las empresas. Aunque es posible afirmar que ms del 55% de la
informacin administrativa de una unidad organizativa se manipula en papel, la tendencia se
inclina hacia la transformacin de los centros de archivo para la informacin tcnica y
administrativa, generando as una alternativa que optimice los recursos de la compaa,
mediante el apoyo tecnolgico para el acceso de los documentos en formato digital.
Es obvio suponer que tanto el documento de archivo como el soporte electrnico deben
coexistir. Pero lo importante es que cada uno de ellos pueda utilizarse en forma distintiva y
ventajosa para satisfacer los requerimientos de informacin durante su ciclo de vida o
tiempo en el cual posea valor documental. El formato digital en particular posee una
versatilidad significativa en estos tiempos en que la tecnologa es de uso comn y donde es
posible ofrecer una slida integracin con los formatos de documentos ms utilizados.
Cuando se combinan ambos (el documento de archivo y el registro electrnico), se pueden
ofrecer soluciones efectivas a problemas que involucran a la gestin del mismo.
Todo este proceso requiere el uso aplicaciones tecnolgicas orientadas a la gestin de
contenidos, la modificacin de los procedimientos administrativos que guan a las unidades
organizativas y una gestin del cambio orientada a fortalecer la integracin del recurso
humano con las nuevas tendencias que incluyen el formato digital como insumo para la
toma de decisiones. El presente documento aborda una parte asociada a la metodologa
que 'empodera' el uso de la tecnologa, es decir, a la importancia que se deriva de
implementar las oficinas de digitalizacin en los archivos de gestin o centros de
documentacin con la finalidad de coordinar las labores de transformacin de los
documentos de archivo en registros digitalizados para su publicacin y uso en la empresa.
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Pero cmo podemos describir una oficina de digitalizacin en trminos sencillos? Pues no
es ms que una estructura funcional que se encarga de manipular el documento al momento
de su llegada o salida de una unidad organizativa, realiza los pasos necesarios para su
digitalizacin, aplica el procedimiento de registro, distribucin y publicacin, almacena el
documento fsico dejando constancia de su ubicacin, preserva los documentos y planifica
su desincorporacin. De este modo, una oficina de digitalizacin posee, entre sus funciones
ms importantes, las siguientes:

Manipulacin del documento fsico, que involucra la preservacin, custodia,


determinacin de autenticidad, gestin y resguardo del papel o medio impreso
durante el proceso de digitalizacin o aplicacin del reconocimiento ptico de
caracteres (OCR).

Valoracin documental en formato electrnico (identificacin de requerimientos


archivsticos), determinando su importancia para la organizacin desde el punto de
vista digital, para la aplicacin de un tratamiento distintivo en la organizacin.

El registro electrnico de los documentos, as como la asignacin de al menos un


atributo de bsqueda (descriptivo) que lo caracterice de manera unvoca, dejando tal
vez el resto de los atributos (tcnicos o de preservacin) al resto de las unidades
usuarias que conocen el contenido y aplicacin en la organizacin.

Asignacin inicial de las permisologas y roles de acceso para asegurarse de que el


contenido sea manipulado por el personal que lo requiera, lo anterior por supuesto en
funcin a la valoracin de las series documentales seleccionadas por la organizacin.

Distribucin electrnica de la informacin mediante mecanismos de publicacin


dispuestos por la herramienta de gestin de contenidos a travs de flujos de trabajo
(workflow) diseados para tal fin.

Mantenimiento de la integridad de la informacin, canalizando mediante una


metodologa especfica la gestin de versiones, eliminacin de redundancias,
aplicacin de referencias cruzadas para enlazar lgicamente los documentos
electrnicos, entre otros.

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Actualizacin de la documentacin (o por lo menos una participacin activa) de los


procedimientos de registro y distribucin de la informacin en formato digital dentro de
la organizacin.

Por lo anterior, disponer de un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo en


una oficina especializada para tal fin garantiza el valor evidencial de la informacin que se
gestiona con aplicaciones ofimticas; de este modo, mediante la implementacin de buenas
prcticas en la creacin, gestin, archivado y conservacin de los documentos generados
por estas, se puede garantizar un descenso en el uso del papel y un aprovechamiento
organizado del esfuerzo tecnolgico dispuesto por la empresa. A continuacin se describe
un conjunto de recomendaciones que permitirn apoyar el proceso de creacin de las
oficinas de digitalizacin.

1. Documentar apropiadamente el tratamiento de la Gestin Electrnica.


Con la finalidad de contribuir en la generacin de procedimientos de trabajo estandarizados
para disponer de una base documental eficiente en las organizaciones que desean
incorporar oficinas de digitalizacin en sus unidades administrativas y aplicar modelos de
gestin de documentos electrnicos, es imperativo aplicar estrategias que se orienten a
unificar y simplificar las tareas mediante la aplicacin de los siguientes elementos:
Desarrollar procedimientos, instrucciones de trabajo, polticas y normas tcnicas para la
recepcin, manipulacin y distribucin de la informacin electrnica que se desea gestionar
en

la

organizacin.

Generalmente

las

unidades

organizativas

ya

poseen

estos

procedimientos para administrar los documentos de archivo, por tal razn es recomendable
partir de all par generar los nuevos lineamientos organizacionales.
Mediante una revisin detallada de las instrucciones de trabajo disponibles es posible
incorporar los pasos para generar el tratamiento adecuado de los documentos electrnicos;
lo anterior se traduce en la posibilidad de agregar modificar pasos en los mismos
documentos existentes y de este modo incorporar las instrucciones destinadas a gestionar
los archivos digitales de las bases de datos de contenido. Otra visin corresponde a la de
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crear normativas adicionales que no interfieran con los procedimientos preexistentes para
complementar lo que ya est anticipadamente preestablecido. En la oportunidad de crear
documentos que gestionen la informacin documental electrnica es recomendable lo
siguiente:
Conformar un equipo multidisciplinario que se encargue de evaluar los procedimientos
e instrucciones de trabajo preexistentes que ameriten modificaciones para incorporar
el tratamiento del documento digital y determinar el nmero de documentos nuevos
que debern ser desarrollados.
Desarrollar un plan de trabajo para efectuar las tares que se requieran en funcin del
alcance propuesto e incorporar una lista de los recursos que deben proveerse para
efectuar las actividades.
Evaluar los resultados mediante la publicacin de las modificaciones asociadas a la
gestin electrnica de los documentos e incorporar mecanismos que permitan validar
la factibilidad de su implementacin.
Efectuar las modificaciones a la infraestructura fsica que se requiera para poner en
funcionamiento el procedimiento que afecte a las unidades organizativas existentes.
Instaurar un mecanismo de evaluacin y gestin de mejoras que verifiquen y evalen
los resultados de los cambios efectuados mediante el seguimiento de indicadores
propuestos, manejo de encuestas, etc.

Divulgar apropiadamente en las diferentes reas de la organizacin la visin de la empresa


con respecto al cambio de paradigma mediante la manipulacin de la informacin en
formato electrnico.
En ocasiones 'muchos cambios' generan incertidumbre, que pueden conllevar a que no
todos los miembros de la organizacin apunten hacia los mismos objetivos. Las
implementaciones debern estar orientadas de tal forma que el personal administrativo o
tcnico aproveche apropiadamente la oferta tecnolgica disponible, para ello es realmente
importante aplicar mecanismos que generen conciencia de los recursos puestos a
disposicin. De este modo los usuarios sern capaces de mejorar sus tiempos de respuesta

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en la localizacin de la informacin, disminuir el uso de fotocopiado y reproduccin de los


documentos de archivo.
Lleva tiempo hacer el 'Click' que se requiere cuando las unidades organizativas han
interactuado durante mucho tiempo con metodologas meramente manuales, no obstante
cuando se logra desarrollar un mecanismo de seguimiento y aplicacin de la mejora
continua los resultados y recompensas se hacen presentes. Algunas empresas suelen
invertir en trpticos, material informativo, incorporacin de contenidos promocionales en su
intranet y todo aquello que divulgue efectivamente los canales regulares que se han puesto
a disposicin para los trabajadores de la compaa.

2. Crear una metodologa para el uso de los documentos electrnicos.


Existen diversas formas de hacer que las organizaciones utilicen los documentos de archivo
en formato electrnico y en la mayora de los casos dependen de la inversin en
infraestructura y hardware destinada a tal fin. Para ello debe considerarse no solo la
formacin de un grupo de trabajo que transforma los centros de documentacin en
verdaderas oficinas de digitalizacin sino que adems debe incluirse el personal que se
nutre de la informacin que gestionan los archivos de gestin, por lo que el alcance e
impacto de la digitalizacin producida en la empresa debe abarcar las fuentes que solicitan
la informacin. A continuacin se presentan algunos modelos que desarrollados
apropiadamente logran promover el uso de los documentos de archivo en formato
electrnico para las unidades administrativas o tcnicas que los requieren:
Disponer de un Centro de Documentacin o Archivo de Gestin que se encargue de
digitalizar los documentos de archivo que sean requeridos por las unidades administrativas
mediante criterios de seleccin y valoracin documental previamente establecidos. Equipada
apropiadamente con la tecnologa, los procedimientos y el recurso humano requerido para
tal fin; esta unidad administrativa puede afrontar las funciones que le permiten conformarse
como una oficina de digitalizacin que incorpore los mecanismos para escanear los
documentos de archivo e incorporarlos a la base de datos de contenidos de la compaa. En

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la siguiente figura (ver figura 1) se muestra un ejemplo de la interaccin de la oficina de


digitalizacin con las unidades administrativas usuarias.
En el esquema simple hay una oficina de digitalizacin que centraliza las tareas asociadas a
la recepcin de los documentos de archivo, determina su valoracin documental para saber
si efectivamente deben participar en el proceso de digitalizacin y su posterior distribucin.

Esquema simple de distribuci n electr nica de la informaci n


Oficina de Digitalizaci n

Finanzas
Recursos
Humanos

Transforma los Documentos


de Archivo en informacin
Digital para el resto de la
organizacin
Cartas
Contratos
Solicitudes

Las unidades administrativas


gestionan los documentos
mediante consultas al
Manejador de Contenidos

Planos
Informes
Presupuestos

Ingenier a

Contrataciones

Figura 1. Distribucin simple de la informacin digitalizada

Las oficinas de digitalizacin se encargan de asignarle los atributos de bsqueda para


identificarlos unvocamente y las unidades administrativas o tcnicas pueden colocarle el
resto de los atributos de bsqueda ya que posiblemente dispongan del dominio tcnico y
manipulen la informacin asociada a su contenido. Esta estrategia de dos etapas en la
asignacin de los metadatos (atributos de bsqueda) permite aplicar mecanismos de
verificacin, validacin y aseguramiento de la calidad de la imagen.
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Este esquema sencillo se utiliza generalmente en el caso de que la informacin tenga un


acceso predeterminado a la empresa y hacia el exterior, permitiendo ejercer un control nico
y registrando efectivamente los documentos principales y que poseen valor para la
organizacin.
Registrar la informacin mediante implementaciones federadas donde se distribuya la
carga de trabajo entre la Oficina de Digitalizacin que contribuye en el mantenimiento de los
documentos electrnicos que son generados con la informacin contenida en el Archivo de
Gestin, as como las recepciones y distribucin de informacin que se canaliza en esta
unidad y por otro lado a travs de la seleccin, digitalizacin, asignacin de atributos de
bsqueda y registro al Gestor de Contenidos de informacin que manejan las unidades
administrativas o tcnicas en sus propios puestos de trabajo.
Este tipo de implementaciones requiere una gestin especializada para que en sintona
puedan operar sin contribuir a la aparicin de inconsistencias debido a la redundancia en los
registros, manejo de versiones, vulnerabilidades en la configuracin de los permisos de
registro y modificacin, entre otros. No obstante, resulta muy conveniente para acortar el
tiempo de madurez en la empresa con respecto a una implementacin acelerada del uso de
los documentos electrnicos.

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Esquema federado de registro y distribuci n electr nica


Unidad administrativa

Oficina de Digitalizaci n

Digitaliza, Registra y procesa la


informacin propia de su gestin

Digitaliza y R egistra los Documentos


inherentes a su proceso
Cartas
Solicitudes

Contratos
Registros

Planos
Informes

Presupuestos

Recursos
Humanos

Finanzas
Contrataciones

Figura 2. Distribucin federada de la digitalizacin

Uno de los inconvenientes que usualmente se presentan en este tipo de implementacin es


que aumenta los costos debido a la necesidad de dotar a las unidades administrativas del
equipo requerido para la digitalizacin, as como el software que realiza los procesos de
validacin y registro, adicionalmente se asignan estas actividades al personal que ya labora
en la unidad o se requiere contratar recurso humano especializado para efectuar este
proceso.
No obstante esta arquitectura es ampliamente aceptada en los casos que se requieran
disponer de equipos orientados a la digitalizacin por unidad geogrfica, donde hay
distancias considerables que hacen ms costoso la transportacin de los documentos para
su escaneo. Adicionalmente este tipo de implementaciones permite que el personal
conocedor de la informacin pueda efectuar un registro exitoso basado en la asignacin
correcta de los atributos de bsqueda que permiten posteriormente localizar la informacin
digital.

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Otro caso de aplicacin ocurre cuando deben tratarse documentos de archivo de valor
histrico en la organizacin para lo cual es imperativo efectuar el proceso de digitalizacin
en su sitio de resguardo, bajo condiciones ambientales ptimas. Tal es el caso de
informacin escrita en documentos deteriorados por el tiempo, que no han sido
adecuadamente preservados y su manipulacin debe ajustarse a los mecanismos que en
mayor grado permitan su debida proteccin.

3. Implementar la distribucin automtica.


Aunque no siempre una Oficina de Digitalizacin requiere de este objetivo para operar
eficientemente, se puede decir que hacerlo beneficia la interaccin efectiva entre las
unidades administrativas. Los flujos de trabajo corresponden a la implementacin de un
modelo funcional que rige las actividades diarias de una empresa. De este modo permiten
sincronizar las tareas con el apoyo de la tecnologa mediante la unin de los procedimientos
administrativos y una secuencia automatizada que la gestione. Obviamente para que los
flujos de trabajo puedan existir, 'muchos pasos' deben haberse llevado a cabo, es por ello
que una prctica muy sana puede ser la de madurar los aspectos relacionados con la
gestin de contenidos antes de emprender una automatizacin de los procedimientos
empresariales.
Cuando se crea una oficina de digitalizacin uno de los aspectos que primeramente se
desea dominar es lograr reunir un nmero representativo de documentos en formato digital.
As pues, se invierte ms tiempo en lograr que se organicen las actividades de recepcin,
digitalizacin, registro, asignacin de atributos de bsqueda, determinacin de la seguridad
y privilegios de acceso de los documentos, entre otros. Bsicamente se pretenden
desarrollar de primero las siguientes variables:
La capacidad de afrontar una carga de trabajo que involucre las actividades
efectuadas por un centro de documentacin pero con el agregado de tener
que incrementar los pasos a ejecutar mediante el proceso de digitalizacin
de la informacin. Adicionalmente existen los casos en que se requiere

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aplicar OCR a los documentos, es decir, poner a disposicin el contenido


en formato electrnico adems de la imagen; este procedimiento retarda
an ms la cadena de registro el los manejadores de contenidos.
Generar un nmero significativo de 'contenido digital' para que sea
atractivo al resto de las unidades organizativas. Esto ocurre con mucha
frecuencia debido a que las consultas de la informacin documental deben
arrojar resultados de bsqueda y los usuarios desean que al efectuar una
peticin de informacin a la aplicacin informtica el contenido de que se
quiere localizar debe aparecer en pantalla.
Mantener la informacin de valor documental disponible, accesible en
tiempo real y con un asertivo manejo de versiones. No hay nada ms
incmodo que no tener la certeza por ejemplo: de que la carta de respuesta
escrita sea la ltima versin, el informe que se publicar ya pas por todas
las correcciones necesarias, los planos como construidos corresponden a
la ltima revisin, etc. La 'organizacin' es muy importante en esta rea del
negocio.

La generacin de contenidos como una etapa inicial en las Oficinas de Digitalizacin se


logra mediante el registro diario de los documentos de archivo o gracias a mecanismos
masivos de carga a la Base de Datos; estas tambin son llamadas 'migraciones de datos' y
aprovechan esfuerzos previos que la empresa ha efectuado y guardado mediante usos no
estructurados, tal es el caso de digitalizaciones puntuales de planos, informes que se
encontraban deteriorados y fueron digitalizados para preservar su contenido, entre otros.
Esta informacin est en formato electrnico pero no ha sido organizada para su
publicacin, entonces se procede a 'subirla' al gestor de contenidos a travs del uso de
programas o cdigo fuente, luego de ello son valorados, se le asignan atributos, se valida la
carga de datos y luego es publicada para su distribucin. En la siguiente

figura se

representa un esquema donde se realizan esfuerzos conjuntos para digitalizar los


documentos de archivo y efectuar labores simultneas de carga masiva de informacin.

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Documentos
de Archivo

La distribucin electrnica
ejecutada desde un Repositorio
de Contenidos unificado

Escner

Migraciones
Previas

Consultas

Escner

Figura 3. Aplicacin de la digitalizacin y la migracin de datos

4. Documentar para institucionalizar los cambios.


Uno de los aspectos menos atendidos sea posiblemente la preparacin de las normas
tcnicas, instructivos y procedimientos documentados que se utilizan para enmarcar las
actividades relacionadas con la gestin electrnica de documentos. Esto normalmente
obedece al hecho de que el personal encargado de la instalacin y la infraestructura no se
especializa en la elaboracin de la normativa requerida. O en determinadas ocasiones se
debe simplemente al hecho de que la dinmica no permite dedicar el tiempo requerido para
documentar las tareas. Esto trae como consecuencia que se presenten los siguientes
sntomas:

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Las digitalizacin se efecta sin considerar el formato apropiado para la tipologa


documental a la que pertenece el documento de archivo.
La resolucin seleccionada en el escaneo sobrepasa los rangos promedio de registro
y almacenamiento.
La definicin utilizada para crear las carpetas lgicas de almacenamiento no
obedecen a un patrn establecido que permita su estandarizacin.
Se generan inconsistencias con la seleccin y mantenimiento de la ltima versin de
cada documento.
Con frecuencia se presentan definiciones ambiguas de los roles y privilegios de
acceso a los documentos de archivo registrados en la base de datos de contenido.
Se registra informacin en la base de datos de contenidos que no obedece a la
tipologa documental seleccionada como candidata para su escaneo.
Los flujos de trabajo utilizados para reproducir el ciclo de vida de los documentos
electrnicos no cumplen las expectativas planteadas por sus diseadores.

Los puntos expuestos anteriormente son algunos de los sntomas tpicos derivados de una
documentacin inadecuada de los procedimientos de digitalizacin, no obstante estas
desviaciones son corregidas invirtiendo el tiempo y esfuerzo adecuado para plasmar por
escrito las reglas de juego. En algunos casos el personal de IT (Tecnologas de la
informacin) cumple esta etapa mediante la generacin de documentos que soporten la
estandarizacin de las actividades, en otros casos el equipo de Desarrollo de la
Organizacin se encarga de realizar la documentacin pero lo importante en ambos casos
es que debe existir una participacin multidisciplinaria donde sean involucrados a los
usuarios de las aplicaciones informticas durante el desarrollo de las normas e instrucciones
de trabajo para asegurarse de que efectivamente se adapten y sean comprendidas
claramente para su fiel ejecucin. Un anlisis de tendencias para la mejora continua del
servicio (trend analisys) puede predecir entre otros elementos, posibles fallas en la definicin
del comportamiento de la gestin del servicio.

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La forma como se puede desarrollar una instruccin de trabajo vara dependiendo de cada
organizacin, no obstante entre las caractersticas comunes que se incluyen podemos
mencionar:

1.

Objetivo de la instruccin de trabajo

Explcito y conciso

2.

Alcance

Delimitado por la unidad

3.

Definicin de trminos clave

Relacionados con el proyecto

4.

Descripcin de la instruccin

De lo general a lo particular

5.

Instrucciones generales

Definir mbito y roles

Instrucciones especficas

Incluir responsabilidades

Anexos

Material de apoyo y soportes

Figura 4. Componentes bsicos de una instruccin de trabajo

El objetivo y alcance debe representar de manera explcita los controles necesarios para la
gestin de los documentos electrnicos de las unidades organizativas involucradas y por
otra parte el alcance debe contener el rango de aplicacin (ej. registro, distribucin y
publicacin de los documentos electrnicos) as como las unidades administrativas
participantes en el proceso.
Las instrucciones generales pueden contener la informacin relacionada con las normativas
que se cumplen en la organizacin para todos los sistemas existentes, las responsabilidades
adscritas a los procesos involucrados y los mecanismos generales de regulacin de la
tecnologa en la empresa. Las instrucciones especficas se enfocan directamente a las
actividades particulares contenidas en el alcance de la norma o instruccin, tal como: el
registro de los documentos en el sistema, la clasificacin de los documentos, los atributos de
bsqueda, la identificacin de los archivos, la digitalizacin, la distribucin electrnica, la
revisin y validacin, el almacenamiento, el tiempo de retencin y expurgo electrnico.

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Es preferible no incluir los aspectos tcnicos destinados a la administracin de las


herramientas de software que utiliza el personal de IT en las normas e instrucciones de
trabajo para los usuarios finales y de esta manera separar los documentos que utilizar el
personal administrativo en contraposicin a los que servirn de gua para los
administradores de las aplicaciones informticas. Adicionalmente se debe plantear el
desarrollo de normativas lo ms dinmicas posible para que puedan mantener su validez en
el tiempo.
Entre las definiciones de trminos clave es recomendable especificar informacin aclarativa
y que permita aportar conocimiento a los empleados. Entre los ms comunes se describen:
definiciones de archivo electrnico,

expediente electrnico, metadatos o atributos de

bsqueda, referencias cruzadas, ciclo de vida de los documentos, expurgo electrnico de


documentos, poltica de gestin documental, etc.
A pesar de que ser necesario crear nuevos procedimientos e instrucciones de trabajo es
obvio pensar que debemos invertir tiempo y esfuerzo en la modificacin de los ya existentes.
De este modo los administradores y el personal de las diversas unidades organizativas
debern efectuar una revisin de sus normativas a fin de evitar posibles inconsistencias,
integrando la reglamentacin existente con el uso de nos nuevos habilitadores tecnolgicos.
En general, las organizaciones que muestren inters en la implementacin de bases de
datos de contenidos deberan definir y documentar las polticas de gestin de documentos y
garantizar que efectivamente se llevan a cabo y se mantienen en todos los niveles de la
organizacin. Una declaracin de poltica de gestin de documentos expone en grandes
lneas lo que la organizacin pretende hacer y en algunas ocasiones, se incluye un resumen
del plan de actuacin y de los procedimientos para lograrlo. No obstante, una declaracin de
este tipo no garantiza una buena gestin de los documentos: su xito depender del aval y
respaldo de la direccin as como de la atribucin de los recursos necesarios para llevar a
cabo su implementacin. Por lo tanto, una poltica efectiva asignar a un Gerente la
responsabilidad principal en materia de gestin de documentos y la supervisin de

su

implementacin correspondiente.
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La declaracin de polticas de gestin documental debe hacer referencia a otras que estn
relacionadas o asociadas en la organizacin. Deber a su vez, estar respaldada por
procedimientos e instrucciones de trabajo que la descompongan en tareas y actividades
especficas. Las polticas adems deben describir el cumplimiento de lineamientos legales,
leyes fiscales, lineamientos archivsticos y en general todo aquello que enmarque el derecho
legal que administra la informacin en el referido pas.

5. Aplicar polticas consistentes de adiestramiento al personal.


La capacitacin de personal y el adiestramiento en el rea de la gestin documental
corresponde a un proceso que se relaciona con el mejoramiento y el crecimiento de las
aptitudes de los individuos y de los grupos que forman parte del proceso al cual pertenecen.
La empresa est en el deber de capacitar y adiestrar a su personal para obtener un mejor
rendimiento, pero tambin el personal tiene la obligacin de aprovechar la capacitacin y el
adiestramiento que la empresa brinda y transferir a otros empleados los conocimientos y
habilidades adquiridas al desarrollar su trabajo (efecto multiplicador). Toda capacitacin
debe orientarse a mejorar la productividad en la empresa. La capacitacin en el rea de la
gestin documental tiene como propsitos fundamentales:

Actualizar los conocimientos y las habilidades que requiere el trabajador para realizar
las actividades asociadas a la digitalizacin, registro y distribucin electrnica.

Ensear al empleado cmo aplicar la nueva tecnologa de gestin de contenidos y


equipos de escaneo.

Incrementar los niveles de desempeo.

Prevenir riesgos de trabajo, producto de la manipulacin indebida de los equipos


electrnicos.

Preparar al trabajador para ocupar un puesto disponible

o un cargo de nueva

creacin.

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Contribuir al desarrollo integral de los individuos que forman las unidades


organizativas relacionadas con la gestin electrnica de documentos.

Bsicamente, el adiestramiento que normalmente se utiliza en la implementacin de las


oficinas de digitalizacin est destinado a obtener una aplicacin eficientemente de los
procedimientos y normas establecidas para la manipulacin de los registros electrnicos, no
obstante es importante destacar que si los documentos digitales no se consultan, actualizan
o distribuyen adecuadamente todo el esfuerzo econmico y tecnolgico que se ha realizado
posiblemente pierda valor. En la siguiente figura se puede visualizar el procedimiento bsico
para desarrollar un plan de evaluacin del adiestramiento del equipo de trabajo que
participar en las labores de gestin electrnica de documentos.

Elegir el diseo
para el
entrenamiento

Recopilar los
datos
asociados a la
capacitacin

Desarrollar los
criterios de
capacitacin y
desempeo

Efectuar un
anlisis y
evaluacin de
resultados

Seleccionar las
medidas para el
desempeo

Figura 5. Evaluacin del proceso de capacitacin

De este modo es necesario invertirse el tiempo adecuado en el desarrollo de un programa


de entrenamiento 'pre operacin' y considerar los diversos tipos de usuarios potenciales. Es
por ello que los cursos de enseanza en esta rea deben abarcar los siguientes tipos de
usuarios:
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Personal encargado de la digitalizacin. Involucra al recurso humano que prestar


labores en las oficinas de digitalizacin, as como aquellos que intervengan en procesos
de escaneo y pertenezcan a unidades organizativas que tambin se encarguen de
registrar informacin en la base de datos de contenido.
Personal tcnico que prestar servicios en la administracin de la informacin contenida
en las bases de datos, disear los flujos de trabajo y atender posibles eventualidades
con la plataforma de software que sean reportadas por los usuarios de la aplicacin
informtica.
Usuarios finales que ejecutan las consultas, participan en los flujos de trabajo, modifican
la documentacin existente en la base de datos de contenido, aplica expurgo
electrnico, entre otros.

Igual que en otras reas administrativas, es importante promover mecanismos que estimulen
la rotacin, ampliar la experiencia de los trabajadores, ofrecer polticas de ascenso en base
a la demostracin de las competencias, aprovechamiento de las nuevas ideas, entre otras.
Otro aspecto que deber quedar claro corresponde al hecho de que uno de los objetivos del
adiestramiento es que los roles y las responsabilidades queden plenamente establecidos
para lograr que en caso de una necesidad, no queden dudas de quien es el responsable de
tomar las medidas oportunas. Es importante que en funcin del perfil del cargo y la
responsabilidad asignada, las decisiones fluyan sin inconvenientes. A continuacin se
describe una tabla resumen con las principales competencias que deben estar presentes
para lograr este objetivo.

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Capacitacin

Personal

Responde activamente a responsabilidades decisorias en materia de

Gerentes, lderes de proyectos,

gestin documental a alto nivel dentro del organismo.

administradores.

Atiende el mantenimiento de criterios y reglas, esquemas de clasificacin e

Analistas, registradores,

identificacin, acciones de valoracin, soporte documental a los usuarios.

personal administrativo.

Gestiona la responsabilidad sobre la administracin y mantenimiento de los

Personal tcnico, analistas de

sistemas relacionados con la manipulacin de los documentos.

informtica, responsables de la
base de datos de contenido.

Realizar actividades de escaneado y digitalizacin, catalogacin de

Analistas del archivo de gestin,

documentos, apertura y cierre de expedientes electrnicos.

personal administrativo,
responsables de las reas de

documentacin.
Figura 6. Elementos de capacitacin por puestos de trabajo

6. Desarrollar flujos de trabajo sobre el ciclo de vida de los documentos


electrnicos.
Cada organizacin est en la necesidad de construir su propia estrategia de distribucin de
los documentos de archivo electrnicos y un plan de ejecucin del mismo. Un buen punto de
partida puede ser la norma UNE-ISO 15489 que 'recomienda' la adopcin de un enfoque
sistemtico, una visin integral de la gestin documental y la formulacin de polticas
orientadas a la administracin de los documentos electrnicos. Esta informacin puede ser
utilizada para explotar el potencial particular de cada organizacin y efectuar las
adecuaciones que sean requeridas.
Luego de analizar en detalle los documentos y los procesos que los originan es posible
simular el recorrido, las personas que intervienen en su produccin, el material
complementario que se necesita durante el proceso, los requerimientos organizacionales y
todo aquello que permita generar un modelo detallado para de este modo desarrollar un flujo
de trabajo que de manera anloga automatice sus etapas de manipulacin, todo esto
mediante una herramienta informtica que apoye la gestin documental.

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En el momento de tomar la decisin de cules sern los habilitadores tecnolgicos que


apoyarn el proceso de automatizacin?, debemos enfocarnos a desarrollar los primeros
modelos y ejecutar pruebas iniciales para validar el recorrido de la informacin digital a
travs de la empresa para as verificar que los tiempos de respuesta sean adecuados a las
demandas existentes. Por ejemplo, si una correspondencia de un proyecto es recibida en el
centro de documentacin, debera ser digitalizada en un periodo de tiempo especfico,
almacenarse en el repositorio de contenidos y proceder a su publicacin o iniciar el flujo de
trabajo ya establecido para procesar las etapas que deben llevarse a cabo sobre ella.

Registro
Diario

Asignar metadatos
tcnicos
Digitalizar planos
del proyecto
Notificar solicitud
de registro

Distribucin de
solicitudes

Figura 7. Modelo de flujo de trabajo.


En la figura 7 se puede observar un flujo de trabajo documental sencillo que solicita el
registro de metadatos adicionales de 'planos de proyectos' y que requieren de personal
tcnico para que sea posible interpretar el contenido de los archivos digitales.
Adicionalmente enva notificaciones destinadas a validar el registro para su distribucin. Los
flujos de trabajo participan activamente en la dinmica de trabajo promoviendo una facilidad
enorme al automatizar ciertas actividades que requieren tiempos de respuesta especficos y
donde se necesita llevar un control de las personas que intervienen en el proceso.
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Los flujos de trabajo promueven el ahorro de tiempo y mejora de la productividad de


algunos procesos de la empresa, debido a la automatizacin de procedimientos y
actividades que involucran la manipulacin de registros electrnicos. Adicionalmente
promueve:
La estandarizacin de los mtodos de trabajo.
Atencin oportuna al cliente.
La mejora continua en los procesos.
Optimiza la circulacin de informacin interna y con los proveedores.
Participa en la integracin de procesos empresariales.

En definitiva, lograr implementar algunos flujos de trabajo tiene muchos beneficios pero hay
que considerar el hecho de que lograrlo es una tarea que en ocasiones puede requerir un
esfuerzo inicial y la inversin de recursos que tal vez no se dispongan. Por esta razn hay
organizaciones que optan por iniciarse mediante el uso de gestores de contenidos, madurar
el proyecto de creacin y puesta en marcha de las Oficinas de Digitalizacin y luego de esto
desarrollar un proyecto nuevo que incluya los flujos de trabajo como una etapa posterior.

7. Valerse de la medicin y la evaluacin.


Uno de los aspectos menos atendidos sea posiblemente el relacionado con la evaluacin y
la gestin de la informacin que tienen que ver con los resultados obtenidos en la creacin
de las Oficinas de Digitalizacin. Muchos datos deberan ser recopilados para determinar
ahorros en costos, mejoras operacionales, incremento en la productividad, entre otros. Es
posible por ejemplo determinar elementos tales como:

La incidencia econmica que representa una disminucin del espacio que

utilizan los documentos en los archivos intermedios o de gestin en


contraposicin del rea que ocuparan los equipos electrnicos que propician
el acceso a la informacin. La comparacin del costo asociado a preservar las
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condiciones ambientales ptimas, los archivadores, carpetas, etc. versus la


inversin de servidores y equipamiento electrnico para la digitalizacin.

El tiempo que se invierte en localizar un documento (en los archivos

existentes), solicitarlo o 'fotocopiarlo' para su utilizacin, el tratamiento que se


le dar, el deterioro a que pudiera ser objeto, en contraste al acceso oportuno
desde el puesto de trabajo del usuario en cualquier unidad administrativa o
tcnica que requiera la informacin y posea los privilegios de acceso para
visualizarlo. En definitiva cunto tardan los individuos en encontrar un
documento cuando hay ms de una posible ubicacin fsica?

Los ahorros directos asociados al uso del papel, toners, impresoras,

fotocopiadoras, faxes, que pueden llegar a ser de ms del 50%, generan una
conciencia de disminucin del consumo innecesario y que en ocasiones
contradice las recomendaciones que promueven la confiabilidad de las
versiones y uso de los documentos oficiales.

El grado de optimizacin de los procesos, que en ocasiones es difcil de

medir, pero mediante el uso de indicadores garantiza su entendimiento y


permiten visualizar su evolucin en el tiempo para generar medidas que
promuevan el mejoramiento continuo.

En ocasiones, la generacin de tablas comparativas puede aportar informacin til para la


toma de decisiones y darnos una idea, a modo general, de mejoras que se visualizan a corto
plazo, producto de la implementacin de gestores de contenidos en las Oficinas de
Digitalizacin.

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Medicin
reas de evaluacin

Archivos de Gestin o
Intermedios

Bsqueda y acceso

Oficinas de Digitalizacin

190 tomos

10 DVD

56 mts2 en almacenamiento

28 mts2 en almacenamiento

16 archivos mviles

8 archivos mviles

14 archivos fijos

6 mts2 en equipamiento
6 archivos fijos

Transferencia de los

Costos asociados al volumen Transferencia mediante

documentos

y frecuencia requerida

procesos electrnicos

Material y recursos

Medio no impreso con

dedicados a preservar el

acceso visual

Reutilizacin

documento durante su vida


til
Mecanismos de
Desincorporacin

Borrado (expurgo

desincorporacin y expurgo, electrnico), preservacin


transferencia al archivo

en medios de

central, semi-activo o

almacenamiento secundario

inactivo
Carpetas colgantes, cajas de Almacenamiento en discos
Costos de manipulacin

seguridad, archivadores tipo primarios


pedestal y material apoyado

Figura 8. Comparacin entre el uso de recursos requeridos para los documentos de archivo

Ahondar en estos renglones permite lograr una administracin saludable de los costos y
recursos utilizados para ofrecer a las unidades administrativas los documentos que
requieren

diariamente,

promoviendo

el

mejoramiento

continuo

en

los

procesos

organizacionales. Adicionalmente, el procesamiento de estos datos ayuda a generar grficas


que aportan a la alta gerencia la capacidad de tomar decisiones relacionadas con el dinero

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que se debe invertir en este tipo de proyectos para lograr beneficios y asegurar una
rentabilidad apropiada.

Figura 9. Variables que determinan la productividad en las Oficinas de Digitalizacin


La evaluacin mediante indicadores se considera una buena prctica para generar una
expresin cuantitativa del desempeo de un proceso, cuya medicin, al ser comparada con
algn nivel de referencia, puede determinar una desviacin sobre la cual se tomen acciones
correctivas o preventivas segn sean requeridas. De este modo es posible determinar si una
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Oficina de Digitalizacin cumple con los objetivos propuestos en cuanto a la Gestin de


Contenidos se refiere.
Un indicador asociado a la Gestin Documental es una medida de la condicin de un
proceso especfico o evento en un momento determinado. La suma de los indicadores en
conjunto puede ofrecer un panorama de la situacin de su proceso considerando
parmetros preexistentes que dan a entender una tendencia particular.
Existen indicadores que pueden reflejar el grado de satisfaccin del cliente, monitorear un
proceso existente, implementar benchmarking, ofrecer mecanismos para la gerencia del
cambio y en general promover la medicin de variables de inters para la organizacin en
los diferentes niveles de toma de decisiones. Entre las caractersticas ms comunes que
deben ofrecer los indicadores de gestin en las oficinas de digitalizacin se destacan:

Debe ofrecer un grado de simplicidad por naturaleza y de manera clara definir el


evento que se deba medir, con la menor inversin de tiempo y recursos.

Requiere describir el fenmeno a evaluar y el efecto que produce en las unidades


organizativas que afectan el proceso.

Debe gozar de validez en el tiempo para que los datos ofrecidos sirvan de
comparacin y permitan desarrollar actividades de mejoramiento.

Precisa la participacin de los miembros de la Oficina de Digitalizacin y los usuarios


que reciben el servicio.

Brinda utilidad y debe estar orientado a indagar las causas que han ocurrido para la
generacin de los resultados ofreciendo datos confiables y precisos.

Debe ser oportuno y aportar informacin para la toma de decisiones.

De este modo es importante definir solamente aquellos que den valor agregado a la
organizacin y no considerar un alto nmero de indicadores que posiblemente requieran
invertir tiempo, dinero y recursos para su produccin. Entre los indicadores de gestin ms
comunes que son desarrollados en las oficinas de digitalizacin tenemos:

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Grado de cumplimiento de las expectativas creadas por los usuarios.


Grado de aplicacin de las polticas desarrolladas por la Oficina de Digitalizacin.
Valoracin en el uso de la documentacin digital en los Gestores de Contenidos.
Grado del utilizacin del fotocopiado en las unidades organizativas.
Crecimiento en la disponibilidad de la informacin.
Aumento de las competencias del personal de las Oficinas de Digitalizacin.

As pues, los indicadores de gestin demuestran la necesidad de asegurar la integracin de


los resultados operacionales y estratgicos de la organizacin. Dan a conocer y representan
la estrategia corporativa as como del resto de los empleados y representa en definitiva el
plan o camino a seguir para lograr la visin de futuro de la empresa.
Solo mediante un seguimiento continuo a los logros obtenidos ser posible retroalimentar el
proceso para efectuar las correcciones o adecuaciones y hacer valer de los cambios que
sean requeridos para aplicar el mejoramiento continuo.

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Anexos
Durante el proceso de planificacin requerido para actualizar los centros de documentacin
y conformar las Oficinas de Digitalizacin existen elementos comunes que ocurren casi
constantemente, es por ello que en la siguiente tabla se muestra un conjunto de tareas que
formarn parte de las labores a ejecutar para implementar las funciones que soporten el uso
de la tecnologa.

Lista de chequeo para la instauracin de una oficina de digitalizacin.


Elementos comunes.
Etapa 1. La planificacin de la Oficina de Digitalizacin.
Estudio de las adecuaciones que deben efectuarse al espacio fsico para operar con

1.a.

el nuevo equipamiento (tecnologa de digitalizacin, reas de almacenamiento


intermedio, escner de planos, etc.).

1.b.

Reajuste a la infraestructura elctrica, cableado y redes de transmisin de datos para


proteger el nuevo equipamiento y asegurar un ancho de banda adecuado.
Identificacin del software requerido para la digitalizacin y el registro de los

1.c.

documentos de archivo en la base de datos de contenido. Licencias, instalaciones


requeridas y permisologa de acceso.
Preparacin del software y hardware necesario para la ejecucin del proyecto en las

1.d.

reas administrativas que ameriten disponibilidad y funcionalidad. Ejecucin de


pruebas, verificacin de funcionalidades y pruebas de aceptacin.

1.e.

Elaboracin del flujograma que regir el proceso de digitalizacin, as como la


presentacin de los mecanismos de validacin, calidad y auditoria.

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Etapa 2. Inicio de las pruebas, digitalizacin y registro.


Puesta en produccin de la plataforma tecnolgica para el inicio de las actividades de

2.a.

escaneo y registro de los documentos de archivo. Pruebas de estrs y configuracin


del software.
Suministro y divulgacin de los procedimientos de registro y publicacin de los

2.b.

documentos electrnicos, normas tcnicas y procedimientos para efectuar las tareas


de digitalizacin. Normativas de calidad en los procesos de escaneo y validacin.

2.c.

Preparacin de los documentos de archivo, seleccin y manipulacin desde el archivo


de gestin.
Inicio del proceso de digitalizacin, asignacin de metadatos, permisos de acceso y

2.d.

publicacin de la informacin. En el caso de que existan flujos de trabajo, iniciarlos


junto con los anexos requeridos y la informacin digitalizada.
Resguardo del original, asignacin de su vida til (del documento en formato
electrnico), registro de referencias cruzadas (es decir, relacionar lgicamente los

2.e

documentos electrnicos que tienen elementos en comn o estn asociados por su


contenido) y ejecucin de solicitud de eventos especficos (como por ejemplo solicitud
de registro de atributos de bsqueda adicionales, validacin de calidad de la
informacin en las unidades usuarias, etc.).
Etapa 3. Consolidacin y puesta a punto

3.a.

3.b.
3.c.

Implementacin de estrategias para optimizar el proceso de digitalizacin, seleccin


de los mecanismos y puesta a punto de la plataforma tecnolgica.
Aseguramiento de la calidad mediante la aplicacin de indicadores de gestin y
establecimiento de metas de produccin.
Establecimiento de planes para la carga masiva de registros, migraciones de datos y
la incorporacin de digitalizaciones producto de esfuerzos individuales realizados por
unidades organizativas que han escaneado su propia informacin sin haberla puesto

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en los repositorios de contenidos.

Bibliografa

[1] ISO 15489-1, Informacin y Documentacin Gestin de documentos Parte 1:


Generalidades
[2] Gestin Electrnica de Documentos. Una gua prctica para aplicar la Gestin de
Contenidos y efectuar una implementacin exitosa en la Organizacin . Pascual Gravina.
2012.
[3] Manual de Gestin Documental. Publicado por la Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura. 2008.

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