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El proceso de transformacin de los Centros de Documentacin.
1. Documentar apropiadamente el tratamiento de la Gestin Electrnica................
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Bibliografa ................................................................................................................
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Pero cmo podemos describir una oficina de digitalizacin en trminos sencillos? Pues no
es ms que una estructura funcional que se encarga de manipular el documento al momento
de su llegada o salida de una unidad organizativa, realiza los pasos necesarios para su
digitalizacin, aplica el procedimiento de registro, distribucin y publicacin, almacena el
documento fsico dejando constancia de su ubicacin, preserva los documentos y planifica
su desincorporacin. De este modo, una oficina de digitalizacin posee, entre sus funciones
ms importantes, las siguientes:
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la
organizacin.
Generalmente
las
unidades
organizativas
ya
poseen
estos
procedimientos para administrar los documentos de archivo, por tal razn es recomendable
partir de all par generar los nuevos lineamientos organizacionales.
Mediante una revisin detallada de las instrucciones de trabajo disponibles es posible
incorporar los pasos para generar el tratamiento adecuado de los documentos electrnicos;
lo anterior se traduce en la posibilidad de agregar modificar pasos en los mismos
documentos existentes y de este modo incorporar las instrucciones destinadas a gestionar
los archivos digitales de las bases de datos de contenido. Otra visin corresponde a la de
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crear normativas adicionales que no interfieran con los procedimientos preexistentes para
complementar lo que ya est anticipadamente preestablecido. En la oportunidad de crear
documentos que gestionen la informacin documental electrnica es recomendable lo
siguiente:
Conformar un equipo multidisciplinario que se encargue de evaluar los procedimientos
e instrucciones de trabajo preexistentes que ameriten modificaciones para incorporar
el tratamiento del documento digital y determinar el nmero de documentos nuevos
que debern ser desarrollados.
Desarrollar un plan de trabajo para efectuar las tares que se requieran en funcin del
alcance propuesto e incorporar una lista de los recursos que deben proveerse para
efectuar las actividades.
Evaluar los resultados mediante la publicacin de las modificaciones asociadas a la
gestin electrnica de los documentos e incorporar mecanismos que permitan validar
la factibilidad de su implementacin.
Efectuar las modificaciones a la infraestructura fsica que se requiera para poner en
funcionamiento el procedimiento que afecte a las unidades organizativas existentes.
Instaurar un mecanismo de evaluacin y gestin de mejoras que verifiquen y evalen
los resultados de los cambios efectuados mediante el seguimiento de indicadores
propuestos, manejo de encuestas, etc.
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Finanzas
Recursos
Humanos
Planos
Informes
Presupuestos
Ingenier a
Contrataciones
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Oficina de Digitalizaci n
Contratos
Registros
Planos
Informes
Presupuestos
Recursos
Humanos
Finanzas
Contrataciones
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Otro caso de aplicacin ocurre cuando deben tratarse documentos de archivo de valor
histrico en la organizacin para lo cual es imperativo efectuar el proceso de digitalizacin
en su sitio de resguardo, bajo condiciones ambientales ptimas. Tal es el caso de
informacin escrita en documentos deteriorados por el tiempo, que no han sido
adecuadamente preservados y su manipulacin debe ajustarse a los mecanismos que en
mayor grado permitan su debida proteccin.
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figura se
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Documentos
de Archivo
La distribucin electrnica
ejecutada desde un Repositorio
de Contenidos unificado
Escner
Migraciones
Previas
Consultas
Escner
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Los puntos expuestos anteriormente son algunos de los sntomas tpicos derivados de una
documentacin inadecuada de los procedimientos de digitalizacin, no obstante estas
desviaciones son corregidas invirtiendo el tiempo y esfuerzo adecuado para plasmar por
escrito las reglas de juego. En algunos casos el personal de IT (Tecnologas de la
informacin) cumple esta etapa mediante la generacin de documentos que soporten la
estandarizacin de las actividades, en otros casos el equipo de Desarrollo de la
Organizacin se encarga de realizar la documentacin pero lo importante en ambos casos
es que debe existir una participacin multidisciplinaria donde sean involucrados a los
usuarios de las aplicaciones informticas durante el desarrollo de las normas e instrucciones
de trabajo para asegurarse de que efectivamente se adapten y sean comprendidas
claramente para su fiel ejecucin. Un anlisis de tendencias para la mejora continua del
servicio (trend analisys) puede predecir entre otros elementos, posibles fallas en la definicin
del comportamiento de la gestin del servicio.
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La forma como se puede desarrollar una instruccin de trabajo vara dependiendo de cada
organizacin, no obstante entre las caractersticas comunes que se incluyen podemos
mencionar:
1.
Explcito y conciso
2.
Alcance
3.
4.
Descripcin de la instruccin
De lo general a lo particular
5.
Instrucciones generales
Instrucciones especficas
Incluir responsabilidades
Anexos
El objetivo y alcance debe representar de manera explcita los controles necesarios para la
gestin de los documentos electrnicos de las unidades organizativas involucradas y por
otra parte el alcance debe contener el rango de aplicacin (ej. registro, distribucin y
publicacin de los documentos electrnicos) as como las unidades administrativas
participantes en el proceso.
Las instrucciones generales pueden contener la informacin relacionada con las normativas
que se cumplen en la organizacin para todos los sistemas existentes, las responsabilidades
adscritas a los procesos involucrados y los mecanismos generales de regulacin de la
tecnologa en la empresa. Las instrucciones especficas se enfocan directamente a las
actividades particulares contenidas en el alcance de la norma o instruccin, tal como: el
registro de los documentos en el sistema, la clasificacin de los documentos, los atributos de
bsqueda, la identificacin de los archivos, la digitalizacin, la distribucin electrnica, la
revisin y validacin, el almacenamiento, el tiempo de retencin y expurgo electrnico.
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su
implementacin correspondiente.
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La declaracin de polticas de gestin documental debe hacer referencia a otras que estn
relacionadas o asociadas en la organizacin. Deber a su vez, estar respaldada por
procedimientos e instrucciones de trabajo que la descompongan en tareas y actividades
especficas. Las polticas adems deben describir el cumplimiento de lineamientos legales,
leyes fiscales, lineamientos archivsticos y en general todo aquello que enmarque el derecho
legal que administra la informacin en el referido pas.
Actualizar los conocimientos y las habilidades que requiere el trabajador para realizar
las actividades asociadas a la digitalizacin, registro y distribucin electrnica.
o un cargo de nueva
creacin.
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Elegir el diseo
para el
entrenamiento
Recopilar los
datos
asociados a la
capacitacin
Desarrollar los
criterios de
capacitacin y
desempeo
Efectuar un
anlisis y
evaluacin de
resultados
Seleccionar las
medidas para el
desempeo
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Igual que en otras reas administrativas, es importante promover mecanismos que estimulen
la rotacin, ampliar la experiencia de los trabajadores, ofrecer polticas de ascenso en base
a la demostracin de las competencias, aprovechamiento de las nuevas ideas, entre otras.
Otro aspecto que deber quedar claro corresponde al hecho de que uno de los objetivos del
adiestramiento es que los roles y las responsabilidades queden plenamente establecidos
para lograr que en caso de una necesidad, no queden dudas de quien es el responsable de
tomar las medidas oportunas. Es importante que en funcin del perfil del cargo y la
responsabilidad asignada, las decisiones fluyan sin inconvenientes. A continuacin se
describe una tabla resumen con las principales competencias que deben estar presentes
para lograr este objetivo.
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Capacitacin
Personal
administradores.
Analistas, registradores,
personal administrativo.
informtica, responsables de la
base de datos de contenido.
personal administrativo,
responsables de las reas de
documentacin.
Figura 6. Elementos de capacitacin por puestos de trabajo
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Registro
Diario
Asignar metadatos
tcnicos
Digitalizar planos
del proyecto
Notificar solicitud
de registro
Distribucin de
solicitudes
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En definitiva, lograr implementar algunos flujos de trabajo tiene muchos beneficios pero hay
que considerar el hecho de que lograrlo es una tarea que en ocasiones puede requerir un
esfuerzo inicial y la inversin de recursos que tal vez no se dispongan. Por esta razn hay
organizaciones que optan por iniciarse mediante el uso de gestores de contenidos, madurar
el proyecto de creacin y puesta en marcha de las Oficinas de Digitalizacin y luego de esto
desarrollar un proyecto nuevo que incluya los flujos de trabajo como una etapa posterior.
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fotocopiadoras, faxes, que pueden llegar a ser de ms del 50%, generan una
conciencia de disminucin del consumo innecesario y que en ocasiones
contradice las recomendaciones que promueven la confiabilidad de las
versiones y uso de los documentos oficiales.
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Medicin
reas de evaluacin
Archivos de Gestin o
Intermedios
Bsqueda y acceso
Oficinas de Digitalizacin
190 tomos
10 DVD
56 mts2 en almacenamiento
28 mts2 en almacenamiento
16 archivos mviles
8 archivos mviles
14 archivos fijos
6 mts2 en equipamiento
6 archivos fijos
Transferencia de los
documentos
y frecuencia requerida
procesos electrnicos
Material y recursos
dedicados a preservar el
acceso visual
Reutilizacin
Borrado (expurgo
en medios de
central, semi-activo o
almacenamiento secundario
inactivo
Carpetas colgantes, cajas de Almacenamiento en discos
Costos de manipulacin
Figura 8. Comparacin entre el uso de recursos requeridos para los documentos de archivo
Ahondar en estos renglones permite lograr una administracin saludable de los costos y
recursos utilizados para ofrecer a las unidades administrativas los documentos que
requieren
diariamente,
promoviendo
el
mejoramiento
continuo
en
los
procesos
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que se debe invertir en este tipo de proyectos para lograr beneficios y asegurar una
rentabilidad apropiada.
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Debe gozar de validez en el tiempo para que los datos ofrecidos sirvan de
comparacin y permitan desarrollar actividades de mejoramiento.
Brinda utilidad y debe estar orientado a indagar las causas que han ocurrido para la
generacin de los resultados ofreciendo datos confiables y precisos.
De este modo es importante definir solamente aquellos que den valor agregado a la
organizacin y no considerar un alto nmero de indicadores que posiblemente requieran
invertir tiempo, dinero y recursos para su produccin. Entre los indicadores de gestin ms
comunes que son desarrollados en las oficinas de digitalizacin tenemos:
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Anexos
Durante el proceso de planificacin requerido para actualizar los centros de documentacin
y conformar las Oficinas de Digitalizacin existen elementos comunes que ocurren casi
constantemente, es por ello que en la siguiente tabla se muestra un conjunto de tareas que
formarn parte de las labores a ejecutar para implementar las funciones que soporten el uso
de la tecnologa.
1.a.
1.b.
1.c.
1.d.
1.e.
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2.a.
2.b.
2.c.
2.d.
2.e
3.a.
3.b.
3.c.
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