Planificacin de auditora de Emproservis Cia Ltda

1. 2. 3. 4. 5. Introduccin Objetivos Fundamentacin cientfica Conclusiones Bibliografa

PERIODO MAYO OCTUBRE

INTRODUCCIN
El propsito de las Normas Internacionales de Auditora (NIA) es proporcionar lineamientos sobre la planeacin de una auditora de estados financieros, en base a esto el auditor deber planear el trabajo de auditora de modo que la auditora sea desarrollada de una manera efectiva, es decir desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditora. El auditor planea desarrollar la auditora de manera eficiente y oportuna. La planeacin adecuada del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se presta atencin adecuada a reas importantes de la auditora, que los problemas potenciales son identificados y que el trabajo es llevado a cabo en forma expedita. La planeacin tambin ayuda para la apropiada asignacin de trabajo a los auxiliares y para la coordinacin del trabajo hecho por otros auditores y expertos. El grado de planeacin variar de acuerdo con el tamao de la entidad, la complejidad de la auditora, la experiencia del auditor con la entidad y su conocimiento del negocio. Adquirir conocimiento del negocio es una parte importante de la planeacin del trabajo. El conocimiento del negocio por el auditor ayuda en la identificacin de eventos, transacciones y prcticas que puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros. El auditor puede desear discutir elementos del plan global de auditora y ciertos procedimientos de auditora con el comit de auditora, la administracin y personal de la entidad, para mejorar la efectividad y eficiencia de la auditora y para coordinar los procedimientos de auditora con el trabajo de los empleados de la entidad. El plan global de auditora y el programa de auditora, sin embargo, permanecen como responsabilidad del auditor.

2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL

Colaborar con el Auditor en la realizacin de la planificacin de una auditora para garantizar que se realiz la misma en forma efectiva y de acuerdo a las Normas de Auditora Generalmente aceptadas. 2.2. ESPECIFICOS Elaborar el programa de trabajo para la planificacin de la auditora Elaborar los respectivos papeles de trabajo de acuerdo al programa

FUNDAMENTACION CIENTIFICA
La planeacin consiste en decidir con antelacin todos y cada uno de los procedimientos a emplear, la extensin y la oportunidad que se dar a las pruebas, el recurso humano a utilizar y los papeles de trabajo necesarios para dejar constancia de la opinin a emitir. La primera fase de la planeacin consiste en la entrevista previa con el cliente, en la cual se definirn las condiciones bsicas del servicio se va a proporcionar, tiempo de realizacin, Honorarios, gastos, colaboracin de la administracin. El Auditor inspeccionar las instalaciones y observar las operaciones que se realizan en la empresa examinada con el fin verificar la forma como se efectan y tomar una idea general del Control Interno, el proceso productivo y el trmite de las operaciones. Durante esta fase aprovechar para investigar con los funcionarios las polticas generales de la empresa. El plan de trabajo es la secuencia lgica como se desarrollar la Auditora; y el programa es el mismo plan de trabajo adicionado con los tiempos reales y estimados. PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA CLIENTE: EMPROSERVIS CIA LTDA PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA CLIENTE: EMPROSERVIS CIA LTDA PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

CLIENTE: EMPROSERVIS CIA LTDA PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

CLIENTE: EMPROSERVIS CIA LTDA PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 1.1 OBJETIVO Programar una entrevista con el Gerente General de Emproservis Ca. Ltda. en donde va a auditarse, indicar los motivos de la auditora y el procedimiento que va a seguirse durante su ejecucin, as como las personas que colaborarn directamente con el auditor en la obtencin y recopilacin de informacin y documentacin requerida para el examen. RELEVAMIENTO El 06 de abril del presente ao a las 15:00 tuvimos una entrevista con el Gerente General, al que se le aplic el cuestionario que a continuacin se detalla; esta informacin nos permiti conocer todo lo referente a la compaa como: procedimientos, reglamentos de los departamentos operativos y financieros. El Gerente General nos contact con las personas que nos proporcionarn la informacin requerida, las mismas que sern: el Lic. Gustavo Muoz (Contador), y la Ing. Ximena Apolo (Jefe del departamento de crditos y cobranzas.) Empresa Emproservis Ca. Ltda. Cuestionario Santo Domingo, 06 de abril del 2009 Dirigida al Gerente General: Ing. Jos Dueas Cedeo 1. Cul es la razn social de la empresa? 2. Dnde se encuentra ubicada Emproservis Ca. Ltda.? 3. Qu tipo de compaa es?

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 4. Cundo inici la empresa sus actividades? 5. Cul es la misin, visin y objetivos de la empresa? 6. Con cuntos socios cuenta la empresa?

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Cmo se encuentran distribuidas las aportaciones? Cul es la actividad principal de la empresa? La empresa cuenta con sucursales y agencias? Cul es la direccin de las sucursales o agencias? Cmo est formada la estructura organizacional? Tiene la empresa acciones distribuidas en otras entidades? Qu objetivos persigue la empresa con la auditoria?

MISIN Somos una empresa dedicada a la comercializacin de productos para el sector automotriz e industrial, de marcas reconocidas a nivel mundial por su prestigio, performance, durabilidad, confiabilidad, garanta y desempeo. Estamos comprometidos a brindar un servicio de provisin profesional y oportuno, caracterizndonos por nuestra esmerada atencin hacia nuestros clientes, facilitando y contribuyendo al mejoramiento continuo de sus funciones diarias mediante un proceso de permanente innovacin. Como distribuidores mayoristas de Llantas, Lubricantes, Filtros, Aditivos y afines, buscamos siempre el liderazgo a travs del crecimiento sostenido, aprendizaje PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 continuo y aplicacin de la filosofa de la calidad total en todas nuestras actividades diarias. Nuestros clientes son Personas Naturales y Jurdicas, Nacionales o Extranjeras, Corporaciones, Empresas medianas, y pequeas quienes utilizan nuestros productos tanto para el servicio de sus vehculos y maquinarias como para aquellos que se dedican a la venta de los mismos en Santo Domingo de los Tschilas y la Regin Noroccidental del Ecuador. Contribuimos a la sociedad satisfaciendo sus necesidades en el sector automotriz, creando plazas de trabajo para todos los que directa o indirectamente formamos parte de esta prestigiosa organizacin. Generamos oportunidades de negocio para nuestros clientes e inversionistas. Apoyamos al desarrollo econmico del pas mediante el pago de nuestros impuestos a travs de una administracin segura y eficiente de los recursos captados. VISIN

Convertirnos en la empresa comercial ms efectiva y confiable del sector automotriz en el Ecuador, lder en el mercado, de rpido crecimiento, aportando al bienestar de nuestros empleados, clientes, inversionistas y su comunidad. PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 OBJETIVOS GENERALES Posicionarnos en la mente del consumidor como la empresa comercial ms efectiva y confiable del sector automotriz. Ubicarnos entre las mejores empresas del mercado de Santo Domingo al cabo de cinco aos con una participacin del 20% en ventas de la industria en el noroccidente ecuatoriano. Conseguir un rendimiento neto sobre el patrimonio al quinto ao del 50%. (ROI) 1.2 OBJETIVO Solicitar el espacio fsico y el equipo que va a utilizarse en la ejecucin del examen. RELEVAMIENTO El espacio fsico que se utilizar para realizar la auditora a Emproservis Ca. Ltda. ser en la Universidad UNIANDES, en la sala 103. ORIGEN DE LA INFORMACION: Gerente General de Emproservis Ca. Ltda. ELABORADO POR Tec. Andrea Castillo REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 1.3 OBJETIVO Recopilar de manera ordenada los estatutos, reglamentos, acuerdos, resoluciones, disposiciones, decretos y otros pronunciamientos o instructivos relacionados con el funcionamiento de Emproservis Ca. Ltda.

RELEVAMIENTO La compaa posee papeles legales como: RUC, Escritura Pblica, Aumento de Capital, Nmina de Socios y Accionistas, Certificado de Cumplimiento de Obligaciones y Existencia Legal, los mismos que se duplicaron y se recopilaron. ELABORADO POR Tec. Vernica Rivadeneira REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 1.4 OBJETIVO Obtener informacin sobre la estructura operativa utilizada en Emproservis Ca. Ltda., las unidades relacionadas con su realizacin y la administracin existente y determine: a. Instalaciones disponibles. b. Grado de autonoma de las diferentes reas y su forma de reporte y consolidacin contable financiera. c. Restricciones existentes para cada rea RELEVAMIENTO ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Emproservis Ca. Ltda. Posee un espacio fsico de aproximadamente de 60 metros cuadrados que puede ser utilizado para la auditora a realizarse.

Emproservis Ca. Ltda. Cumple sus funciones a travs de las siguientes reas: rea de Gerencia General rea Contable rea de Crdito y Cobranzas rea Comercial rea de Coordinacin Logstica PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 El rea de Gerencia General opera en conjunto con el rea Contable ya que son las encargadas y responsables del registro y control de las finanzas de la compaa. El rea Comercial con el de Crdito y Cobranzas operan conjuntamente, y para dar una mayor facilidad al cliente de realizar su compra. El rea de Coordinacin Logstica opera en una forma ms independiente, a pesar de que tiene que presentar informes tanto al rea contable como al rea comercial. Cada una de las reas debe operar donde le corresponde, por lo tanto se establecen como restricciones que colaboradores de un rea no pueden hacer uso de las oficinas de otra rea, as como tambin el rea contable establece sus restricciones con sus integrantes otorgando una autorizacin a una sola persona para que realice todos los trmites referentes a instituciones bancarias. PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 FLUJO-GRAMA GERENTE GENERAL

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 FLUJO GRAMA CONTADOR

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 FLUJO-GRAMA JEFE DE CREDITOS Y COBRANZAS

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 FLUJO-GRAMA COORDINADOR DE LOGSTICA

PAPEL DE TRABAJO

1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 ORIGEN DE LA INFORMACION: Gerente General, Contador, Jefe de Crditos y Cobranzas, Coordinador de Logstica. ELABORADO POR Tec. Fernando Enrquez REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 1 OBJETIVO Resumir la estructura organizativa de EMPROSERVIS CIA. LTDA. y de las unidades relacionadas con el rea motivo de la Auditoria, identificar los principales funcionarios, la ubicacin fsica de las instalaciones, los nmeros telefnicos y cualquier otra informacin que sea necesaria para la ejecucin del trabajo. RELEVAMIENTO EMPROSERVIS CIA. LTDA. fue constituida el 12 de Noviembre de 1998, con un capital de dos millones de sucres ( 2000.000,00 ), cuyo capital en la actualidad es de ochenta mil dlares ( $ 80.000,00 ); el objeto social es proporcionar servicios tcnicos, profesionales, administrativos y laborales a entidades pblicas o privadas. Tambin esta dedicada a la venta al por mayor de accesorios, partes y piezas de vehculos automotores. La Junta General de Accionistas se encuentra integrada por seis socios. El capital social est dividido en dos mil participaciones de mil sucres cada uno suscrito y pagado ntegramente. Los Principales funcionarios son: Los socios de la junta general, el Presidente, y el Gerente General.

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Sus oficinas se encuentran ubicadas en el Cantn: Santo Domingo, Parroquia: Bomboli, Ciudadela: Coop. Las Palmas, Calle: Av. Chone N 200 y Pedro Vicente Maldonado. Referencia de la ubicacin: Diagonal a American Shopping; sus telfonos son: (02) 2 754-545 / (02) 2 742-388 ORIGEN DE LA INFORMACION: Documentos legales de la compaa, Jefe de crditos y cobranzas, y la auxiliar de contabilidad. ELABORADO POR Tec. Paola Loor REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2009 a. OBJETIVO Solicitar por escrito los documentos, reportes o informes que existan en la empresa y que se consideren tiles para el trabajo. RELEVAMIENTO Santo Domingo, 06 de abril del 2009 Ing. Jos Dueas Cedeo Gerente General Presente.-

Reciba un cordial y afectuoso saludo de quienes conformamos el grupo de prcticas de auditora, y a su vez desendole xitos en sus funciones diarias. En relacin a la planificacin de auditora que estamos realizando al 31 de diciembre del 2008 de su prestigiosa compaa, solicitamos muy comedidamente se nos permita obtener copias de los reportes e informes que proporciona el sistema contable, as como tambin documentos de, ya que estos son de suma importancia para la ejecucin de nuestro proyecto. Por la atencin dada a la presente desde ya anticipo mis sinceros agradecimientos Atentamente, Tec. Vernica Rivadeneira Jefe Comisin de Auditora ELABORADO POR Tec. Andrea Castillo REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES ACTIVIDADES

2 CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2009

a. OBJETIVO Preparar un resumen de las actividades que efectan las reas administrativas y operativas de la empresa, recalcar los procedimientos de operacin y los problemas de operacin tcnica sobre la definicin y aplicacin de los registros operativos, administrativos y financieros. Preparar un breve resumen de los mecanismos de registros, anlisis y control de las actividades. RELEVAMIENTO ACTIVIDADES DE LAS DIFERENTES REAS: Gerente General

El Gerente General es el Representante Legal de la compaa Emproservis Ca. Ltda., es la persona que autoriza y firma los cheques para el pago a proveedores, revisa los roles de pago, y por ende se encarga del custodio de valores en cheques posfechados, y al llegar la fecha de vencimiento de los pagos a proveedores autoriza que se realice el depsito correspondiente. Adems de las actividades antes mencionadas se encarga de coordinar las diligencias que se realizan en la empresa. PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES ACTIVIDADES

3 CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2009 Contador

Es el encargado de revisar el reporte de las transacciones ya ingresadas en el sistema contable, luego las mayoriza y elabora el balance mensual o segn el tiempo que se lo requiera. Verifica que los valores calculados en la nmina para pagos de sueldos estn correctos y debidamente sustentados. Analiza los reportes mensuales de cartera para verificar si no existen cuentas vencidas, y en el caso de haberlo enva un memorndum al jefe de crditos y cobranzas para que se organice con sus colaboradores para la recaudacin de los saldos. Revisa que el sistema informtico contable este funcionando de forma correcta y que este debidamente ajustado a las normas y polticas contables. Gerente Comercial Se encarga de realizar los reportes de comisiones de los vendedores, organiza las reuniones mensuales con los vendedores para analizar precios, competencias y la influencia de los productos en el mercado, realiza viajes con los vendedores a las diferentes zonas asignadas a cada uno para comprobar la calidad de servicio que ofrecen sus colaboradores. PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES ACTIVIDADES

4 CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Jefe de Crditos y Cobranzas

El Jefe de Crdito y Cobranza verifica en la central de riesgos del bur de crdito si el cliente esta marcado y adjunta ese reporte a su carpeta. Confirmar los saldos promedios, protestos y calificacin en las entidades financieras o bancos. Comprueba referencias personales y comerciales no solo con los que el cliente detalle en la solicitud de crdito sino tambin con las empresas ms importantes. Es el encargado de emitir contratos con los clientes y verifica firmas. Coordinador de Logstica Es el encargado de realizar los pedidos de mercaderas, de llevar un registro de las importaciones en trnsito, de informar a todos los vendedores mediante e-mail la llegada del pedido. Hace el seguimiento de la llegada del embarque y realiza los contactos telefnicos con la persona responsable de estos (Afianzados de Aduanas empresa LAT Internacional), recibe las facturas de la naviera. Controla peridicamente las existencias de bodega. PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES ACTIVIDADES

5 CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

MECANISMOS DE REGISTROS Ventas Se recepta el pedido verbal del cliente, en bodega se revisa las existencias y se despacha la mercadera, luego se realiza la factura junto con el comprobante de ingreso y se recibe el comprobante de retencin, al siguiente da se hacen los respectivos depsitos y todos los documentos pasan a contabilidad para realizarse el registro contable. Compras Se contactan con el proveedor y realizan la orden de compra, una vez que confirmen el envo de la mercadera, el gerente general autoriza la emisin y envo del cheque. Llegada la mercadera se registra la transaccin en el sistema contable. Cuentas por cobrar El encargado de crditos realiza los reportes de cuentas vencidas y por vencer de clientes y notifica a los respectivos clientes de sus cuentas vencidas, este reporte le entrega al encargado de cobranzas y este se encarga de la recaudacin del pago y recepcin del comprobante de retencin, el efectivo y todos los documentos de respaldos regresan a crdito para realizarse el respectivo depsito y todos los respaldos pasan al departamento de contabilidad para su registro en el sistema contable.

6 CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES ACTIVIDADES

Cuentas por pagar El auxiliar contable analiza las cuentas vencidas y por vencer, entrega el reporte de cuentas por pagar al Gerente General, el mismo que verifica y autoriza el pago. El proveedor se acerca al departamento de contabilidad en donde firma el comprobante de egreso y recibe el cheque. Finalmente todos los documentos se archivan. Crditos y Cobranzas Los das martes 8h00 p.m. de cada semana como norma se rene el Comit de Crdito para analizar todos los crditos presentados por los vendedores durante la semana que ha transcurrido. Previo a esta reunin el Jefe de Crdito y Cobranza debe tener lista la informacin ya verificada y analizada. En esta reunin se fijan los cupos y plazos para el crdito. Tambin se analizan los crditos otorgados con el cupo autorizado por el Jefe de Crdito y Cartera. En estas reuniones tambin se analizan los casos ms preocupantes de recuperacin de cartera a partir de aquellos cuyo plazo se extendi de los 90 das. Gestin de Cobranza Todos los das durante las primeras horas de la maana el Jefe de Crdito y Cobranza saca un reporte de los documentos pendientes de cobro y lo clasifica de la siguiente forma: PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES ACTIVIDADES

7 CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

Los que estn 5 das antes de su fecha de vencimiento. Con ellos se realizar un seguimiento y recordatorio telefnico recordando la fecha de vencimiento y de las ventajas de descuento por pronto pago o pago cumplido. A la vez evaluar por parte del cliente la gestin del vendedor, si este le visita con frecuencia comparando con su reporte diario. Todas las novedades encontradas las ingresar en observaciones del empleado dentro del sistema y se las imprimir y entregar al Gerente Comercial el da viernes para que este las tome en cuenta en la reunin semanal con la fuerza de ventas que se la realizar los das lunes a las 7h30 a.m. Los que tienen de 1 a 30 das de vencido. Informar sobre su estado de cuenta. Recordar su pronto pago y confirmar un da para que el vendedor le visite para realizar el cobro. Informar al vendedor el da y la hora con ese cliente del cobro al cual el cliente se comprometi pagar.

Los que tienen facturas por ms de 90 das pendientes de pago. Imprimir para ellos una carta de recordacin y advertencia. Se contactar con ellos para negociar la forma de pago y los plazos que se ajusten a su realidad. Dicha renegociacin se la realizar incluido los intereses que estarn por el orden del 2% mensual. PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES ACTIVIDADES

8 CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

Los que tienen facturas por ms de 120 das pendiente de pago. Visitar personalmente el jefe de Crdito y en su ausencia el Gerente de Comercializacin y entregar el aviso del Abogado. En supuesto de que el cliente se resista a no seguir abonando a su deuda, se le entregar el caso al abogado para que diligencie su cobranza por la va legal. ELABORADO POR Tec. Fernando Enrquez REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 3.1 OBJETIVO Identificar las principales polticas y prcticas contables que mantiene la Compaa y detalle cada una de ellas. RELEVAMIENTO RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES Las polticas de contabilidad que sigue la compaa estn de acuerdo con las Normas de Contabilidad (NEC), las cuales requieren que la Gerencia efecte ciertas estimaciones y utilice ciertos supuestos para determinar la valuacin de algunas de las partidas incluas en los estados financieros y para efectuar las revelaciones, que se requiere presentar en las mismas. La Gerencia considera que las estimaciones y supuestos utilizados fueron los adecuados en tales circunstancias.

PRINCIPALES POLTICAS Y PRCTICAS CONTABLES: CAJA: Las ventas de contado o crdito deben ser canceladas en facturacin/caja, quienes son los responsables de la recepcin de efectivo o cheque. PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Facturacin/caja debe depositar los valores recaudados al siguiente da y las ventas que se generen el da viernes, se depositan el da lunes. Se debe realizan controles de cuadre de caja diariamente. Se debe entregar un reporte de diario de caja al departamento contable para que procese la informacin. Debe tener un fondo de $200 dlares. VENTAS AL CONTADO: Se deben aplicar descuentos autorizados en las ventas al contado. Si el cliente no est conforme con la mercadera se le cambiar con producto mas no con el efectivo. El tiempo mximo de cambio de mercadera es de 24 horas. VENTAS A CRDITO El cliente debe llenar una solicitud de crdito con sus datos personales, comerciales y bancarios. Toda venta realizada a crdito debe estar aprobada por el jefe de crdito. La mercadera en una venta a crdito se entregar al da siguiente. El cliente debe dejar cheques posfechados por el valor total de la factura. El plazo de crdito que se otorgar ser de 30, 60 y 90 das. CUENTAS POR PARGAR Cada proveedor consta en una base de datos de la empresa, la misma que se actualizar cada vez que haya uno nuevo. Con el proveedor se conviene el plazo de pago de acuerdo al monto. 3 PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES POLITICAS ACTIVIDADES

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 El pago a los proveedores se realiza un solo da.

CUENTAS POR COBRAR La persona encargada de los crditos emite un reporte de las cuentas vencidas y notifica a los clientes para que cancelen. Los responsables de cobranzas se encargan de la recaudacin del efectivo, cheque y retenciones. Los recaudadores deben entregar diariamente los valores recibidos. Se debe entregar al departamento contable los reportes de cobro para que actualice la cuenta de clientes. CREDITO Verificar en la central de riegos del bur de crdito, si el cliente est marcado, adjuntar ese reporte a la carpeta. Confirmar los saldos promedios, protestos y calificacin en las entidades financieras. Evidenciar referencias personales y comerciales, no slo con los que el cliente detalle en la solicitud de crdito, sino tambin con las empresas ms importantes. INVENTARIO El jefe de bodega no puede aceptar mercadera sin guas de remisin El jefe de bodega debe llevar un control del ingreso y egreso de la mercadera El coordinador de logstica es la persona encargada de ingresar mercadera en el sistema, precios, descuentos y plazos.

PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES POLITICAS ACTIVIDADES

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Todos los documentos deben ser enviados al departamento contable. Cada seis meses se debe realizar conteo fsico de la mercadera con los reportes que arroja el sistema.

GASTOS DE VENTA Todos los gastos de viticos, movilizaciones, alimentacin, etc., sern cancelados por la empresa siempre y cuando existan sus debidas justificaciones y respaldos. Las cuentas de publicidad, promocin y capacitaciones, cuentan con una partida presupuestaria al inicio de cada periodo fiscal. Por alcanzar un monto superior de $50.000 en ventas mensuales, la empresa le otorgar al vendedor un incentivo del 0.2% del monto vendido. ACTIVOS FIJOS Para adquirir un activo se solicitar tres cotizaciones a diferentes proveedores, de las cuales se elegir la ms conveniente.

Llevar un archivo individualizado de los activos perfectamente identificados, anexando el nmero de la factura. La adquisicin de activos fijos son registrados en el sistema de acuerdo a su mtodo de depreciacin. Todos los activos vendidos o que ya pierden su periodo de vida til sern dados de baja en el sistema.

PAPEL DE TRABAJO PRINCIPALES POLITICAS ACTIVIDADES

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Para la transmisin y/o enajenacin de activos que ya hayan finalizado su vida contable y/o vida til ser nicamente el gerente general quien podr donar o vender los bienes en mencin. COMPRAS Las compras se realizarn con su respectiva orden y con autorizacin del gerente comercial Llegada la mercadera se ingresa al inventario y se registra las transaccin en el sistema contable Toda compra que supere los $200.00 se cancelar con cheque, y los valores menores se cancelarn con los fondos de caja chica. NOMINA Para pagos de anticipos de sueldos no se cancelarn valores mayores al 50% de este. Todos los descuentos, multas y otros valores sern descontados al fin de mes del total ganado. Los empleados a partir del primer mes de ingreso a la empresa debern sacar una cuenta de ahorros en el banco de Pichincha. Para solicitar un anticipo de sueldo, el empleado deber llenar una orden de cheque emitida por el departamento de contabilidad.

PAPEL DE TRABAJO

PRINCIPALES POLITICAS ACTIVIDADES

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

ORIGEN DE LA INFORMACIN: Contador y Auxiliar Contable.

ELABORADO POR Tec. Vernica Rivadeneira

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 4.1 OBJETIVO: Calificar a su criterio de integridad y confiabilidad de la informacin producida en la compaa, y verificar para esto: a. Si las reas que intervienen en las diferentes actividades operativas, administrativas y financieras tienen sus propios jefes independientes y que ellos tengan claramente definidas sus responsabilidades y competencias. b. Determinar si existen funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las polticas de operacin y control de la empresa. RELEVAMIENTO En la compaa pudimos observar que la informacin que se ha obtenido es muy confiable, ya que todos los documentos se encuentran debidamente archivados, numerados, con las firmas de autorizacin y responsabilidad correspondientes.

Por otra parte cabe recalcar que cada rea cuenta con un responsable principal el mismo que controla que los dems cumplan con las tareas que les han sido encomendadas, pero a pesar de esto tambin existen ciertas actividades que no se cumplen de acuerdo a las polticas establecidas por la empresa. PAPEL DE TRABAJO GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Aunque los colaboradores conocen bien sus tareas, la compaa no cuenta con un manual de procedimientos ni existe un encargado de elaborar y controlar las polticas de operacin. ORIGEN DE LA INFORMACION: Contador y Auxiliar Contable

ELABORADO POR Tec. Andrea Castillo

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 5. COMPRENSIN DE LOS SISTEMAS INFORMTICOS CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 5.1 OBJETIVO: Obtener una comprensin global del sistema de informacin contable que se mantienen en la compaa para controlar las actividades administrativas, operativas y financieras. RELEVAMIENTO

Ventas En este mdulo se realizan las facturas para entregar a los Clientes. Todos los mdulos estn entrelazados pues en este tambin se pueden ingresar nuevas descripciones de Productos para la venta, y tambin para ingresar nuevos clientes. Compras En este mdulo se ingresan las facturas por gastos y da reportes por cada producto que se compra, adems de dar reportes por cada proveedor. Todos los mdulos estn entrelazados pues en este tambin se pueden ingresar nuevos productos comprados, y nuevos proveedores.

PAPEL DE TRABAJO 5. COMPRENSIN DE LOS SISTEMAS INFORMTICOS CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Recursos Humanos Aqu se ingresan los anticipos de personal, prestamos y adems es muy til para la elaboracin de roles mensuales, aqu se podrn ingresar los datos de los nuevos colaboradores que ingresen a la compaa. Contabilidad Este mdulo sirve para integrar los mdulos anteriores para de esta manera generar Balances mensuales, semestrales y anuales segn se los requiera. Gerencia Este mdulo sirve para crear nuevos usuarios para el ingreso al sistema PIRAMIDE, cambios de clave, aqu podemos crear empresas o editar datos de empresas, es el mdulo donde se modifican formatos de documentos de soporte para la contabilidad. ORIGEN DE LA INFORMACIN: Auxiliar Contable.

ELABORADO POR Tec. Paola Loor

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 6. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 6.1 OBJETIVOS Revisar la base legal y ms disposiciones administrativas reglamentarias que norman las actividades administrativas operativas y financieras de la compaa. Preparar un papel de trabajo que contenga un extracto de aquellas disposiciones de carcter obligatorio que deben observarse y verificarse en el desarrollo de la Auditora. RELEVAMIENTO a. CELEBRACIN, APROBACIN E INCRPCIN EMPROSERVIS CIA. LTDA., se cre de acuerdo a la Escritura de Constitucin, suscrita el doce de Noviembre del 1998, ante el Notario Pblico Dr. Luis Manrique Surez Bustamante Del Cantn Santo Domingo de los Tschilas, con un capital de dos millones de sucres, divididos en dos mil participaciones de mil sucres cada uno suscrito y pagado ntegramente. b. DENOMINACION La denominacin de la Empresa es EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA.

PAPEL DE TRABAJO 6. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 c. DURACION La Duracin de la EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA., ser de 50 aos, pudindose prorrogarse por perodos iguales o disolverse anticipadamente.

d. DOMICILIO El domicilio de Emproservis Ca. Ltda., es en la Av. Chone N 200, Interseccin: Pedro Vicente Maldonado Referencia Ubicacin: Diagonal a American Shopping. Cantn Santo Domingo, Provincia Santo Domingo de los Tschilas. e. OBJETO SOCIAL EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA. tiene por objeto "Proporcionar en el Sistema temporario servicios tcnicos, profesionales, administrativos y laborales a entidades pblicas o privadas" Tambin esta dedicada a la venta al por mayor de accesorios, partes y piezas de vehculos automotores. f. ADMINISTRACION Y REPRESENTACION LEGAL La Compaa est gobernada por la Junta General de socios y administrada por el Presidente y Gerente General. PAPEL DE TRABAJO 6. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 AUMENTO DE CAPITAL La Compaa aument su capital social en la cifra de ochenta mil dlares de acuerdo a la Escritura de Aumento de Capital, y se encuentran distribuidos en dos mil participaciones. g. REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTES Numero RUC.- 1791410742001 Razn Social.- EMPROSERVIS CIA. LTDA. Actividad Econmica Principal.- VENTA AL POR MAYOR DE ACCESORIOS, PARTES Y PIEZAS DE VEHCLOS AUTOMOTORES. Fecha Inscripcin: 22/11/1998 Fecha inicio de actividades: 22/12/1998 h. SUPER INTENDENCIA DE COMPAAS Certifica que la Compaa ha cumplido con las disposiciones constantes en los artculos 20 y 449 de la ley de compaas vigente. Tiene actual existencia jurdica y su plazo social concluye el 22 de de diciembre del 2048. PAPEL DE TRABAJO

6. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Emitido el 17 de Marzo del 2008 y valida hasta el 30 de Abril del 2008. ORIGEN DE LA INFORMACION: Gerente General, Auxiliar contable, Documentacin Legal. ELABORADO POR Tec. Vernica Rivadeneira REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 7.1 OBJETIVO Evaluar el Sistema de Control Interno existente en la Compaa para comprobar el grado de aplicacin de las normas vigentes para esto, utilice el mtodo de evaluacin mediante flujo-gramas que describan el proceso seguido y los responsables de su ejecucin. La simbologa que utilice deber ser clara y sencilla para permitir una rpida comprensin. RELEVAMIENTO
GOBERNANTES Cuentas por Cobrar Clientes Administracin Planificacin Financiera Proveedores Compras Logstica Externa Logstica Interna VENTAS

PRODUCTIVO

CLIENTE

HABILITANTES o DE APOYO

Sistemas de Informacin RRHH Ejecucin Contable

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 1.Flujo-grama de Caja (Se aplica)

CLIENTE

FACTURACION Y CAJA

CARTERA

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Pedido de Productos

Se realiza la venta y la factura

Control de Cuadre de Caja

Recepcin de reportes

Cliente emite Comprobante De Retencin

N O

Aprueb a el Crdito

N O

Aprue ba

si
CONTADO

Crdito

si

Cliente cancela la venta en caja

Reporte de Ventas

Asiento Contable

Libro Bancos Control de Ch/ posfechados

Depsito del Efectivo a los 2 o 3 das dependiendo del movimiento

Depsito de Cheques

Archiv a FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

CLIENTE

FACTURACION Y CAJA

CARTERA

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Pedido de Productos

Se realiza la venta y la factura

Control de Cuadre de Caja

Recepcin de reportes

Cliente emite Comprobante De Retencin

N O

Aprueb a el Crdito

N O

Aprue ba

Si
CONTADO

Crdito

Si

Cliente cancela la venta en caja Depsito del Efectivo siempre al siguiente da

Reporte de Ventas

Asiento Contable

Libro Bancos Control de Ch/ posfechados

Depsito de Cheques

Archiv a FIN

debera aplicar)

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 2.Flujo-grama de Ventas al Contado (Se aplica)

VENTAS

BODEGA

FACTURACION Y CAJA

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Recepta el pedido verbal del cliente N O

Revisin de existencia

Realiza factura y comprobante de ingreso y recibe CRF

Recepcin de Factura, C. Ingreso, CRF, Cpte de Dpsto.

Informa existenc ias

Archi va FIN

si

Revisa Dctos. y procede al cobro

Asiento Contable
Registro en el libro Diario Libro Bancos Registro de Ingresos y Egresos para la declaracin de Impuestos

Recibe orden de compra Despacho de mercadera

Cuadre de Caja

FIN

Depsito En Banco de la Empresa

Archi va FIN FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Flujo-grama de Ventas al Contado (Se debera aplicar)

VENTAS

BODEGA

FACTURACION Y CAJA

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Recepta el pedido verbal del cliente N O

Revisin de existencia

Realiza factura y comprobante de ingreso y recibe CRF

Recepcin de Factura, C. Ingreso, CRF, Cpte. de Dpsto.

Informa existenc ias

Archi va FIN

si

Revisa Dctos. y procede al cobro

Asiento Contable
Registro en el libro Diario Libro Bancos Registro de Ingresos y Egresos para la declaracin de Impuestos

Recibe orden de compra Despacho de mercadera

Cuadre de Caja

FIN

Depsito En Banco de la Empresa

Archi va FIN FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

VENTAS

BODEGA

FACTURACION

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Cliente llena una solicitud de crdito

Realiza la factura Recibe orden de pedido y verifica el stock de la mercadera

Recepcin de documentos

N O N O

Recibe CRF, solicitud y realiza el Comprobante de ingreso del cliente

Asiento Contable
Registro en el libro Diario, Libro Bancos

si

Cuadre de caja

si
Recepta pedido de cliente
Despacha mercadera en el mismo da

Depsito del dinero recaudado

Archiv a FIN

FIN

FIN

FIN

Flujo-grama de Ventas a Crdito (Se aplica)

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

VENTAS

BODEGA

FACTURACION

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Cliente llena una solicitud de crdito

Realiza la factura Recibe orden de pedido y verifica el stock de la mercadera

Recepcin de documentos

N O N O

Recibe pago en ch/.posfechados, CRF y Solicitud y, realiza el Comprobante de ingreso del cliente

Asiento Contable

si

Cuadre de caja

Registro en el libro Diario, Libro Bancos

si
Recepta pedido de cliente
Despacha mercadera al da siguiente

Depsito del dinero recaudado

Archiv a FIN

FIN

FIN

FIN

Flujo-grama de Ventas a Crdito (Se debera aplicar)

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

CONTABILIDAD

GERENTE

PROVEEDOR

INICI O

INICI O

INICI O

Auxiliar Contable analiza las Ctas. Vencidas y por vencer

Autoriza el pago

Solicita pago a Contabilidad

Entrega reporte de cuentas por pagar

Verifica y firma

Recibe cheque

FIN
Elaboracin de: Ch/ y CRF

Firma Comprobante de Egreso

Pago Proveedor

Entrega de Recibo de Pago

FIN Archiv a Docts. Asiento Contable

Registro en el Libro Diario Libro Bancos Registro de Egresos para la declaracin de Impuestos

FIN

Flujo-grama de Cuentas por pagar (Se aplica)

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

CONTABILIDAD

GERENTE GENERAL

FACTURACION Y CAJA

PROVEEDOR

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Reporte de facturas para pago a proveedores

Recepcin de Fact. Ch/ retencin y comprobante de pago para su revisin y respectivas firmas

Recepcin de documentos para cancelar al proveedor (UN SOLO DIA)

Recibe ch/ retencin y firma al comprobante de pago Entrega documentos firmados

Entrega de facturas, CRF y ch/. a caja para su respectivo pago

Entrega de documentos al Departamento de caja

Recibe documentos para entregar al Dpto. Contable

FIN

Registro en el libro Diario

FIN

FIN

Archiv a FIN

Flujo-grama de Cuentas por pagar (Se debera aplicar)

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

CREDITO

COBRANZAS

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

Reporte de Cuentas vencidas y por vencer de clientes.

Realiza la recaudacin del pago

Notifica a los respectivos clientes de sus cuentas vencidas

Recibe reporte de cobro en efectivo

Cliente paga en efectivo y emite CRF

Entrega de reporte de cuentas vencidas

Recibe el reporte de cobros

N O

Verifica

si
Asiento Contable

Verifica que todo este en orden

N O

Registro en el Libro Diario Libro Bancos Actualiza Clientes

si
Realiza el Depsito en la Cuenta de la Empresa

Reporte de cobros

Archiv a Docts. FIN

4.Flujo-grama de Cuentas por cobrar (Se aplica)

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

CREDITO

COBRANZAS

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

Reporte de Cuentas vencidas y por vencer de clientes.

Notifica a los respectivos clientes de sus cuentas vencidas

Entrega de reporte de cuentas vencidas

Recibe el reporte de cobros

Recibe reporte de cobro en efectivo

Recaudacin los pagos

N O

Aprueba

Cliente paga en efectivo o ch/.

Verifica que todo este en orden

si
Asiento Contable

N O

si
Registro en el
Realiza el Depsito en la Cuenta de la Empresa

Libro Diario Libro Bancos

Reporte de cobros Actualiza Clientes Actualiza Clientes Archiv a Docts. FIN

Flujo-grama Cuentas por cobrar (Se debera aplicar)

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 5.Flujo-grama Crdito (se aplica)

VENTAS

DEP. CREDITO Y COBRANZAS

GERENTE COMERCIAL

CONTABILIDAD

INICIO

INICIO

INICIO

INICI O

El cliente deber llenar una solicitud de crdito y adjuntar todos los requisitos necesarios. N O

Verifica en la Central de Riesgos, la calificacin del cliente. N O

Recepta los documentos del cliente

Archiva documentos.

FIN

APRUE BA APRUE BA

FIN SI

SI

Para que se ejecute el crdito.

Realiza llamadas para constatar referencias empresariales

FIN

Da a conocer plazos y polticas de crdito

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Flujo-grama Crdito (Debera Aplicarse)

VENTAS

DEP. CREDITO Y COBRANZAS

GERENTE COMERCIAL

CONTABILIDAD

INICIO

INICIO

INICIO

INICIO

El cliente deber llenar una solicitud de crdito y adjuntar todos los requisitos necesarios. N O

Verifica en la Central de Riesgos, la calificacin del cliente. N O

Recepta los documentos del cliente

Examina que todos los documentos estn con sus respectivas firmas y respaldos
ARCHIVA

FIN

APRUE BA APRUE BA

SI

SI

Para que se ejecute el crdito.

FIN

Realiza llamadas para constatar referencias empresariales

FIN

Da a conocer plazos y polticas de crdito

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 7 Flujo-grama Inventario (Se Aplica)

BODEGA

LOGISTICA

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

Recibe la mercadera con gua de remisin

Con los documentos ingresa la mercadera al sistema

Entrega documentos al jefe de logstica

Recibe los documentos y realiza el asiento contable

FIN

Actualiza stock de productos, precios, descuentos y plazos Imprime los documentos de inventario y entrega al Departamento contable. Cuando cree necesario

Archiv a Docts. FIN

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Flujo-grama de Inventario (Debera Aplicarse)

BODEGA

LOGISTICA

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

Recibe la mercadera con gua de remisin

Con los documentos ingresa la mercadera al sistema

Ingresa la mercadera en el Kardex para su control

Recibe los documentos y realiza el asiento contable

Entrega documentos al jefe de logstica

Actualiza stock de productos, precios, descuentos y plazos Imprime los documentos de inventario y entrega al Departamento contable. Cada seis meses

Archiv a Docts. FIN

FIN

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 8 Flujo-grama de Gastos de Ventas (Se Aplica)

FACTURACION Y CAJA

CONTABILIDAD

GERENCIA

INICI O

INICI O

INICI O

Recepcin De facturas de gastos

Recibe reporte de gastos

Verifica los gastos, firma el cheque

Revisa cada cuenta de gastos

El Auxiliar Contable analiza Entrega los documentos a Contabilidad

Comisiones Viticos Publicidad Capacidad

Proceden a la elaboracin del cheque

FIN

Ms de $200

Realiza el pago respectivo si

Asiento Contable

N O

Realiza el pago respectivo

Archiv a Docts. FIN

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Flujo-grama de Gastos de Ventas (Debera Aplicarse)

FACTURACION Y CAJA

CONTABILIDAD

GERENCIA

INICI O

INICI O

INICI O

Recepcin De facturas de gastos

Recibe reporte de gastos

Verifica los gastos, firma el cheque

Revisa cada cuenta de gastos

El Auxiliar Contable analiza Entrega los documentos a Contabilidad

Comisiones Viticos Publicidad Capacidad

Proceden a la elaboracin del cheque

FIN

Ms de $200

Realiza el pago respectivo si

Asiento Contable

N O

Realiza el pago respectivo

Archiv a Docts. FIN

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 9 Flujo-grama de Activos Fijos(Se Aplica)

GERENCIA

PROVEEDOR

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

Solicita tres cotizaciones a diferentes proveedores

Entrega la cotizacin (ms econmica)

Recibe la factura, elabora el ch/ Ret. Y Comp. Egreso.

Para Adquisicin de: Vehculos Eq. De computo Muebles y enseres

Entrega el Bien

Entrega Ch/ y Retenciones.

Recibe Cotizacin

Registra en el libro diario

Autoriza la compra del Activo

Archiv a
Codifican el Activo

Docts.

Calculan Depreciaciones

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Flujo-grama de Activos Fijos (Debera Aplicarse)

GERENCIA

PROVEEDOR

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

Solicita tres cotizaciones a diferentes proveedores

Entrega la cotizacin (ms econmica)

Recibe la factura, elabora el ch/ Ret. Y Comp. Egreso.

Para Adquisicin de: Vehculos Eq. De computo Muebles y enseres

Entrega el Bien

Entrega Ch/ y Retenciones.

Recibe Cotizacin

Registra en el libro diario

Autoriza la compra del Activo

Archiv a
Codificar el Activo y Asignar al responsable del bien.

Docts.

Calculan Depreciaciones

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 10 Flujo-grama de Compras( Se Aplica)

BODEGA

LOGISTICA

GERENTE GENERAL

PROVEEDOR

CONTABILIDAD

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

INICI O

Revisa la mercadera en stock mediante el sistema de control de Inventarios

Recepcin de la orden de compra Verifica nuevamente para constatar las existencias

Recibe los documentos, revisa, aprueba y firma Entrega de documentos para realizar el pedido al proveedor

Recibe la orden de compra para despachar la mercadera, solicitada.

Recepcin de facturas con documentos

Realiza una orden de compra de los Productos faltantes

Revisa la lista de proveedores, los precios, dsctos. y formas de pago

FIN

Envo de Mercadera, factura y documentos

Revisin e ingreso en el sistema para su futuro pago

Elaboracin de CRF, Comprobante de Egreso.

Mercadera

Documentos

Asiento Contable

FIN

Enva documentos a Gerencia Comercial para su aprobacin Recepcin de orden de compra y pedido al proveedor

FIN

Archiv a FIN

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 11 Flujo-grama de Nmina (Se Aplica)

CONTABILIDAD

GERENTE GENERAL

INICI O

INICI O

Procede a imprimir una nmina del IESS para revisar si los empleados tienen prstamos hipotecarios, quirografarios, tambin revisa los reportes de horas extras y otros descuentos por facturas, multas, aportes al IESS, etc.

Revisa las nminas de pago, realizadas por el departamento de contabilidad con sus respectivos respaldos.

Realiza un borrador de los roles de de pago

N O

APRUE BA SI

Procede a elaborar el rol de pago definitivo, para la firma del Contador y Gerente General

Recepcin de firmas por parte del personal de la empresa en el rol de pagos

Realiza el asiento de diario en el sistema contable

Revisa las nminas de pago realizadas por el departamento de contabilidad con sus respectivos respaldos

Autoriza la transferencia bancaria

FIN ARCHIVO

FIN

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

PAPEL DE TRABAJO

7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008

ORIGEN DE LA INFORMACIN: Responsables y jefes de los diferentes departamentos y reas.

ELABORADO POR Tec. Fernando Enrquez

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 7 EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 7.2 OBJETIVO Seleccione tres o cuatro transacciones tipo de las unidades a ser analizados y compruebe las disposiciones prescritas, si estas no cumplen, determine las posibles reas crticas sobre las cuales el enfoque de auditoria debe prestar mayor atencin. RELEVAMIENTO: COMPRA Se procedi a revisar la transaccin de una compra la misma que se encontraba debidamente archivada, con su orden de requisicin, su retencin y la copia del cheque con el que se pago dicha factura 15 das ms tarde de la fecha de emisin, la misma que cumpli con lo sealado anteriormente. COMPRA (IMPORTACION) Se procedi a revisar la transaccin de una compra la misma que se encontraba debidamente archivada con todos los documentos aduaneros, con su respectiva orden de requisicin, su retencin y la copia del cheque con el que se pago dicha factura 15 das.

PAPEL DE TRABAJO 7. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 VENTA (CONTADO) Se verific una venta al contado, la misma que se encontraba la factura con todos los datos del cliente, y as mismo estaba adjunta con la retencin que este realiza. Tambin se pudo observar que no constaba la debida autorizacin en algunos documentos de respaldo.

Pero nos llam la atencin que el efectivo recaudado por el responsable de caja no lo depositaba todos los das, y los comprobantes de depsito no los entregaba al departamento de contabilidad enseguida. VENTA (CREDITO) Se analiz una venta a crdito cuya factura se encontraba adjuntada a la solicitud y as mismo con sus respaldos archivados debidamente, pero el algunos clientes no dejaban los cheques posfechados y la mercadera era despachada en el mismo da, es decir, no cumplen ciertas polticas establecidas por la empresa. ORIGEN DE LA INFORMACIN: Contador, Auxiliar Contable

ELABORADO POR Tec. Vernica Rivadeneira

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 7. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 7.3 OBJETIVO Prepare un papel de trabajo que contengan los comentarios sobre las desviaciones o deficiencias del sistema de control interno existente, as como las posibles recomendaciones que en forma inmediata deben impartirse a los directivos de la empresa para que tomen acciones correctivas en forma inmediata. RELEVAMIENTO: A LOS SEORES SOCIOS DE EMPROSERVIS CIA. LTDA. Estimados Socios: Se han examinado el sistema de control interno de Emproservis Ca. Ltda. Para con esto poder emitir un informe el cual contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, que permitan corregir las desviaciones o deficiencias existentes en las reas visitadas. El objetivo de este control es dar a conocer a los socios de la compaa sobre la correcta operatividad de la misma, as como la confiabilidad de los registros contables efectuados y los procedimientos de control que permitan dar criterios sobre los balances presentados.

PAPEL DE TRABAJO 7. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Emproservis Ca. Ltda., si tiene una estructura organizacional clara, y cada rea tiene sus responsabilidades, a pesar de no tener un manual de funciones en forma escrita. EVALUACION DE CONTROL INTERNO En el perodo auditado se pudo constatar que la mayora de operaciones efectuadas tienen sus respectivos documentos de respaldo, sin embargo observamos que ciertas polticas establecidas por la empresa se desvan, entre estas tenemos: El encargado de caja al ver que ha tenido poco movimiento de efectivo no realiza el depsito al da siguiente. Muchas veces los clientes que se les ha otorgado crditos no dejan cheques posfechados cuando se factura la mercadera, ya que prefieren que el recaudador retire los cheques en su negocio. La actualizacin de clientes se lo realiza cada seis meses. No se realiza inventarios fsicos cada seis meses como lo determina la empresa, ya que el responsable cree que no es necesario por los controles sorpresivos que se realizan. La empresa no asigna a un responsable para cada uno de los activos, porque asume que todos cuidan de los bienes de la empresa.

PAPEL DE TRABAJO 7. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Conclusiones: La Compaa maneja un buen sistema de control de ingresos y egresos, con sus respectivos respaldos, pero muestra desviaciones en las polticas de caja, ventas a crditos, activos fijos e inventario. Recomendaciones: El gerente general deber considerar las debilidades de su sistema y realizar los cambios necesarios como son: nombrar responsables para el cuidado de los activos, controlar que el encargado de caja realice depsitos diarios del efectivo, que los clientes que tienen crdito dejen cheques posfechados, que los inventarios fsicos se realicen de acuerdo a lo establecido y la base de datos de clientes se actualice continuamente. Todo esto lo puede mejorar mediante la elaboracin de manuales de funciones.

Atentamente,

Tlga. Paola Loor Jefe Comisin de Auditora

PAPEL DE TRABAJO 7. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA.

PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 ORIGEN DE LA INFORMACIN: Departamentos de: Gerencia general, gerencia comercial, contabilidad, crditos y cobranzas y; coordinacin logstica.

ELABORADO POR Tec. Andrea Castillo

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 7. EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 7.4 OBJETIVO Efectu una sesin de trabajo con las personas relacionadas en el rea examinada y comunique los resultados preliminares de la evaluacin del sistema de control interno, deje constancia de la realizacin de este evento en un documento. RELEVAMIENTO: La sesin se llev a cado el da 10 de abril del presente ao junto al personal del departamento de Contabilidad y el Gerente General en los interiores de la compaa, donde se dio a conocer los resultados del anlisis del sistema de control interno, as como tambin las recomendaciones para evitar las mismas desviaciones en un futuro. A continuacin se adjunta el documento con el que se deja constancia la realizacin de la reunin. INFORME DE RESULTADOS PRELIMINARES DE LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE EMPROSERVIS CIA. LTDA. CORRESPONDIENTE AL AO 2008. Santo Domingo, 15 de junio del 2009. Lic. Gustavo Muoz Contador Pblico La evaluacin del control interno se ha desarrollado bajo el esquema programado por lo que se ha procurado obtener una opinin del funcionamiento razonable de las siguientes categoras: La eficacia y eficiencia de las operaciones tendientes a alcanzar los objetivo del programa, Confiabilidad de la informacin generada por el programa contable. Cumplimiento de las polticas vigentes.

Se ha puesto nfasis en la concepcin integral del Control Interno, esto es su consideracin como parte del funcionamiento de la organizacin. Se evaluaron

componentes bsicos como: registro de transacciones comerciales y actividades de los diferentes departamentos. Con el anlisis de estas actividades se pudo observar desvos y deficiencias del sistema de control interno existente como son: o o El encargado de caja al ver que ha tenido poco movimiento de efectivo no realiza el depsito al da siguiente. Muchas veces los clientes que se les ha otorgado crditos no dejan cheques posfechados cuando se factura la mercadera, ya que prefieren que el recaudador retire los cheques en su negocio. La actualizacin de clientes se lo realiza cada seis meses. No se realiza inventarios fsicos cada seis meses como lo determina la empresa, ya que el responsable cree que no es necesario por los controles sorpresivos que se realizan. La empresa no asigna a un responsable para cada uno de los activos, porque asume que todos cuidan de los bienes de la empresa.

o o

Con las desviaciones antes sealadas se recomienda supervisar con ms frecuencia las funciones de las diferentes reas de la empresa, para esto se pueden elaborar manuales de funciones, los mismos que evitaran iguales desviaciones en un futuro. Para concluir dejo expresa constancia de mi agradecimiento a la empresa EMPROSERVIS CIA. LTDA y a sus administradores por las facilidades que me brindaron para poder desarrollar mis funciones. Atentamente,

Tec. Vernica Rivadeneira Jefe Comisin de Auditora

ELABORADO POR Tec. Fernando Enrquez

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 8. EVALUACION DE RIESGO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 8.1. OBJETIVO Preparar una matriz en la que conste la calificacin de los riesgos por unidades de cuenta significativos, el cual debe contener lo siguiente: Unidades analizadas Riesgo y su calificacin Enfoque esperado de la auditora RELEVAMIENTO

PAPEL DE TRABAJO 8. EVALUACION DE RIESGO CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

ELABORADO POR Tec. Paola Loor

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 9. INFORME DE LA PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 9.1 OBJETIVO Preparar el informe de planificacin de auditora, la misma que debe contener el tiempo para la ejecucin del trabajo, la distribucin de tareas y procedimientos de auditora que deben aplicarse (Programa a la medida") RELEVAMIENTO INFORME DE LA PLANIFICACION DE AUDITORIA POR EL AO 2008 DE EMPROSERVIS Ca. Ltda. Santo Domingo, 11 de abril del 2009 Ing. Jos Dueas Cedeo Gerente General EMPROSERVIS CA. LTDA. Presente.En uso de las facultades conferidas se proceder a realizar la auditora a Emproservis Ca. Ltda. Objetivo de la auditora: Conocer la estructura organizativa y las principales polticas y procedimiento de Emproservis Ca. Ltda. Evaluar el control interno imperante en la compaa. Verificar si el personal cumple con los parmetros establecidos por la compaa.

PAPEL DE TRABAJO 9. INFORME DE LA PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Analizar los Estados Financieros al 31 de diciembre del 2008 Emitir conclusiones y recomendaciones, con la finalidad de corregir las desviaciones existentes en el control interno de la compaa. Alcance de la auditora: Los procedimientos aplicados han sido, entre otros, los siguientes: Entrevista con el representante legal de la compaa. Revisin y anlisis de documentos contables y de constitucin de la misma. Relevamiento y evaluacin del control interno

El informe de Auditora se concluir en el lapso de un mes.

Atentamente,

Tec. Vernica Rivadeneira Jefe Comisin de Auditora

ELABORADO POR Tec. Andrea Castillo

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 11. OBJETIVO Elaborar los programas de trabajo considerando la informacin relevada en el proceso de planificacin. RELEVAMIENTO PLANIFICACIN DE AUDITORIA 1. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA c. CELEBRACIN, APROBACIN E INCRPCIN EMPROSERVIS CIA. LTDA., se cre de acuerdo a la Escritura de Constitucin, suscrita el doce de Noviembre del 1998, ante el Notario Pblico Dr. Luis Manrique Surez Bustamante Del Cantn Santo Domingo de los Tschilas, con un capital de dos millones de sucres, divididos en dos mil participaciones de mil sucres cada uno suscrito y pagado ntegramente. d. DENOMINACION La denominacin de la Empresa es SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA. EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y

e. DURACION La Duracin de la EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA., ser de 50 aos, pudindose prorrogarse por perodos iguales o disolverse anticipadamente.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

f. DOMICILIO El domicilio de Emproservis Ca. Ltda., es en la Av. Chone N 200, Interseccin: Pedro Vicente Maldonado Referencia Ubicacin: Diagonal a American Shopping. Cantn Santo Domingo, Provincia Santo Domingo de los Tschilas. g. OBJETO SOCIAL EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA. tiene por objeto "Proporcionar en el Sistema temporario servicios tcnicos, profesionales, administrativos y laborales a entidades pblicas o privadas" Tambin esta dedicada a la venta al por mayor de accesorios, partes y piezas de vehculos automotores. h. ADMINISTRACION Y REPRESENTACION LEGAL La Compaa est gobernada por la Junta General de socios y administrada por el Presidente y Gerente General. i. AUMENTO DE CAPITAL La Compaa aument su capital social en la cifra de ochenta mil dlares de acuerdo a la Escritura de Aumento de Capital, y se distribuidos en dos mil participaciones. j. REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTES Numero RUC.- 1791410742001 Razn Social.- EMPROSERVIS CIA. LTDA. PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Actividad Econmica Principal.- VENTA AL POR MAYOR DE ACCESORIOS, PARTES Y PIEZAS DE VEHCLOS AUTOMOTORES. Fecha Inscripcin: 22/12/1998 Fecha inicio de actividades: 22/12/1998 k. SUPER INTENDENCIA DE COMPAAS Certifica que la Compaa ha cumplido con las disposiciones constantes en los artculos 20 y 449 de la ley de compaas vigente. Tiene actual existencia jurdica y su plazo social concluye el 22 de de diciembre del 2048. Emitido el 17 de Marzo del 2008 y valida hasta el 30 de Abril del 2008. MISIN Somos una empresa dedicada a la comercializacin de productos para el sector automotriz e industrial, de marcas reconocidas a nivel mundial por su prestigio, performance, durabilidad, confiabilidad, garanta y desempeo. Estamos comprometidos a brindar un servicio de provisin profesional y oportuno, caracterizndonos por nuestra esmerada atencin hacia nuestros clientes, facilitando y contribuyendo al mejoramiento continuo de sus funciones diarias mediante un proceso de permanente innovacin.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 Como distribuidores mayoristas de Llantas, Lubricantes, Filtros, Aditivos y afines, buscamos siempre el liderazgo a travs del crecimiento sostenido, aprendizaje continuo y aplicacin de la filosofa de la calidad total en todas nuestras actividades diarias. Nuestros clientes son Personas Naturales y Jurdicas, Nacionales o Extranjeras, Corporaciones, Empresas medianas, y pequeas quienes utilizan nuestros productos tanto para el servicio de sus vehculos y maquinarias como para aquellos que se dedican a la venta de los mismos en Santo Domingo de los Tschilas y la Regin Noroccidental del Ecuador. Contribuimos a la sociedad satisfaciendo sus necesidades en el sector automotriz, creando plazas de trabajo para todos los que directa o indirectamente formamos parte de esta prestigiosa organizacin. Generamos oportunidades de negocio para nuestros clientes e inversionistas. Apoyamos al desarrollo econmico del pas mediante el pago de nuestros impuestos a travs de una administracin segura y eficiente de los recursos captados. VISIN Convertirnos en la empresa comercial ms efectiva y confiable del sector automotriz en el Ecuador, lder en el mercado, de rpido crecimiento, aportando al bienestar de nuestros empleados, clientes, inversionistas y su comunidad.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del 2008 OBJETIVOS GENERALES Posicionarnos en la mente del consumidor como la empresa comercial ms efectiva y confiable del sector automotriz. Ubicarnos entre las mejores empresas del mercado de Santo Domingo al cabo de cinco aos con una participacin del 20% en ventas de la industria en el noroccidente ecuatoriano. Conseguir un rendimiento neto sobre el patrimonio al quinto ao del 50%. (ROI)

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 3. PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA EMPRESA: ACTIVIDADES DE LAS DIFERENTES REAS: Gerente General El Gerente General es el Representante Legal de la compaa Emproservis Ca. Ltda., es la persona que autoriza y firma los cheques para el pago a proveedores, revisa los roles de pago, y por ende se encarga del custodio de valores en cheques posfechados, y al llegar la fecha de vencimiento de los pagos a proveedores autoriza que se realice el depsito correspondiente. Adems de las actividades antes mencionadas se encarga de coordinar las diligencias que se realizan en la empresa. Contador Es el encargado de revisar el reporte de las transacciones ya ingresadas en el sistema contable, luego las mayoriza y elabora el balance mensual o segn el tiempo que se lo requiera. Verifica que los valores calculados en la nmina para pagos de sueldos estn correctos y debidamente sustentados. Analiza los reportes mensuales de cartera par verificar si no existen cuentas vencidas, y en el caso de haberlo enva un memorndum al jefe de crditos y cobranzas para que se organice con sus colaboradores para el recaudo de los saldos. Revisa que el sistema informtico contable este funcionando de forma correcta y que este debidamente ajustado a las normas y polticas contables.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Gerente Comercial Se encarga de realizar los reportes de comisiones de los vendedores, organiza las reuniones mensuales con los vendedores para analizar precios, competencias y la influencia de los productos en el mercado, realiza viajes con los vendedores a las diferentes zonas asignadas a cada uno para comprobar la calidad de servicio que ofrecen sus colaboradores.

Jefe de Crditos y Cobranzas El Jefe de Crdito y Cobranza verifica en la central de riesgos del bur de crdito si el cliente esta marcado y adjunta ese reporte a su carpeta. Confirmar los saldos promedios, protestos y calificacin en las entidades financieras o bancos. Comprueba referencias personales y comerciales no solo con los que el cliente detalle en la solicitud de crdito sino tambin con las empresas ms importantes. Es el encargado de emitir contratos con los clientes y verifica firmas. Coordinador de Logstica Es el encargado de realizar los pedidos de mercaderas, de llevar un registro de las importaciones en trnsito, de informar a todos los vendedores mediante e-mail la llegada del pedido. Hace el seguimiento de la llegada del embarque y realiza los contactos telefnicos con la persona responsable de estos (Afianzados de Aduanas empresa LAT Internacional), recibe las facturas de la naviera. Controla peridicamente las existencias de bodega.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 MECANISMOS DE REGISTROS Ventas Se recepta el pedido verbal del cliente, en bodega se revisa las existencias y se despacha la mercadera, luego se realiza la factura junto con el comprobante de ingreso y se recibe el comprobante de retencin, al siguiente da se hacen los respectivos depsitos y todos los documentos pasan a contabilidad para realizarse el registro contable. Compras Se contactan con el proveedor y realizan la orden de compra, una vez que confirmen el envo de la mercadera, el gerente general autoriza la emisin y envo del cheque. Llegada la mercadera se registra la transaccin en el sistema contable. Cuentas por cobrar El encargado de crditos realiza los reportes de cuentas vencidas y por vencer de clientes y notifica a los respectivos clientes de sus cuentas vencidas, este reporte le entrega al encargado de cobranzas y este se encarga de la recaudacin del pago y recepcin del comprobante de retencin, el efectivo y todos los documentos de respaldos regresan a crdito para realizarse el respectivo depsito y todos los respaldos pasan al departamento de contabilidad para su registro en el sistema contable.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

Cuentas por pagar El auxiliar contable analiza las cuentas vencidas y por vencer, entrega el reporte de cuentas por pagar al Gerente General, el mismo que verifica y autoriza el pago. El proveedor se acerca al departamento de contabilidad en donde firma el comprobante de egreso y recibe el cheque. Finalmente todos los documentos se archivan. Crditos y Cobranzas Los das martes 8h00 p.m. de cada semana como norma se rene el Comit de Crdito para analizar todos los crditos presentados por los vendedores durante la semana que ha transcurrido. Previo a esta reunin el Jefe de Crdito y Cobranza debe tener lista la informacin ya verificada y analizada. En esta reunin se fijan los cupos y plazos para el crdito. Tambin se analizan los crditos otorgados con el cupo autorizado por el Jefe de Crdito y Cartera. En estas reuniones tambin se analizan los casos ms preocupantes de recuperacin de cartera a partir de aquellos cuyo plazo se extendi de los 90 das. Gestin de Cobranza Todos los das durante las primeras horas de la maana el Jefe de Crdito y Cobranza saca un reporte de los documentos pendientes de cobro y lo clasifica de la siguiente forma: Los que estn 5 das antes de su fecha de vencimiento. Con ellos se realizar un seguimiento y recordatorio telefnico recordando la fecha de PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Vencimiento y de las ventajas de descuento por pronto pago o pago cumplido. A la vez evaluar por parte del cliente la gestin del vendedor, si este le visita con frecuencia comparando con su reporte diario. Todas las novedades encontradas se las ingresarn en observaciones del empleado dentro del sistema y se las imprimir y entregar al Gerente Comercial el da viernes para que este las tome en cuenta en la reunin semanal con la fuerza de ventas que se la realizar los das lunes a las 7h30 a.m.

Los que tienen de 1 a 30 das de vencido. Informar sobre su estado de cuenta. Recordar su pronto pago y confirmar un da para que el vendedor le visite para realizar el cobro. Informar al vendedor el da y la hora con ese cliente del cobro al cual el cliente se comprometi pagar. Los que tienen facturas por ms de 90 das pendientes de pago. Imprimir para ellos una carta de recordacin y advertencia. Se contactar con ellos para negociar la forma de pago y los plazos que se ajusten a su realidad. Dicha renegociacin se la realizar incluido los intereses que estarn por el orden del 2% mensual. Los que tienen facturas por ms de 120 das pendiente de pago. Visitar personalmente el jefe de Crdito y en su ausencia el Gerente de Comercializacin y entregar el aviso del Abogado. En supuesto de que el cliente se resista a no seguir abonando a su deuda, se le entregar el caso al abogado para que diligencie su cobranza por la va legal.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 4. PRINCIPALES PRCTICAS Y POLITICAS CONTABLES TOMADAS EN CUENTA PARA REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS: RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES Las polticas de contabilidad que sigue la compaa estn de acuerdo con las Normas de Contabilidad (NEC), las cuales requieren que la Gerencia efecte ciertas estimaciones y utilice ciertos supuestos para determinar la valuacin de algunas de las partidas incluas en los estados financieros y para efectuar las revelaciones, que se requiere presentar en las mismas. La Gerencia considera que las estimaciones y supuestos utilizados fueron los adecuados en tales circunstancias. CAJA: Las ventas de contado o crdito deben ser canceladas en facturacin/caja, quienes son los responsables de la recepcin de efectivo o cheque. Facturacin/caja debe depositar los valores recaudados al siguiente da y las ventas que se generen el da viernes, se depositan el da lunes. Se debe realizan controles de cuadre de caja diariamente. Se debe entregar un reporte de diario de caja al departamento contable para que procese la informacin. Debe tener un fondo de $200 dlares. VENTAS AL CONTADO: Se deben aplicar descuentos autorizados en las ventas al contado. PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Si el cliente no est conforme con la mercadera se le cambiar con producto mas no con el efectivo. El tiempo mximo de cambio de mercadera es de 24 horas.

VENTAS A CRDITO El cliente debe llenar una solicitud de crdito con sus datos personales, comerciales y bancarios. Toda venta realizada a crdito debe estar aprobada por el jefe de crdito. La mercadera en una venta a crdito se entregar al da siguiente. El cliente debe dejar cheques posfechados por el valor total de la factura. El plazo de crdito que se otorgar ser de 30, 60 y 90 das. CUENTAS POR PARGAR Cada proveedor cuenta con una base de datos correspondiente en el sistema de la empresa. Con el proveedor se conviene el plazo de pago de acuerdo al monto. CUENTAS POR COBRAR El pago a los proveedores se realiza todos los das. La persona encargada de los crditos emite un reporte de las cuentas vencidas y notifica a los clientes para que cancelen.

Los responsables de cobranzas se encargan de la recaudacin del efectivo, cheque y retenciones. Los recaudadores deben entregar diariamente los valores recibidos. Se debe entregar al departamento contable los reportes de cobro para que actualice la cuenta de clientes.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 CREDITO Verificar en la central de riegos del bur de crdito, si el cliente est marcado, adjuntar ese reporte a la carpeta. Confirmar los saldos promedios, protestos y calificacin en las entidades financieras. Evidenciar referencias personales y comerciales, no slo con los que el cliente detalle en la solicitud de crdito, sino tambin con las empresas ms importantes. INVENTARIO El jefe de bodega no puede aceptar mercadera sin guas de remisin El jefe de bodega debe llevar un control del ingreso y egreso de la mercadera El coordinador de logstica es la persona encargada de ingresar mercadera en el sistema, precios, descuentos y plazos. Todos los documentos deben ser enviados al departamento contable. Cada seis meses se debe realizar conteo fsico de la mercadera con los reportes que arroja el sistema.

GASTOS DE VENTA Todos los gastos de viticos, movilizaciones, alimentacin, etc., sern cancelados por la empresa siempre y cuando existan sus debidas justificaciones y respaldos. Las cuentas de publicidad, promocin y capacitaciones, cuentan con una partida presupuestaria al inicio de cada periodo fiscal. PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Por alcanzar un monto superior de $50.000 en ventas mensuales, la empresa le otorgar al vendedor un incentivo del 0.2% del monto vendido. ACTIVOS FIJOS Para adquirir un activo se solicitar tres cotizaciones a diferentes proveedores, de las cuales se elegir la ms conveniente. Llevar un archivo individualizado de los activos perfectamente identificados, anexando el nmero de la factura. La adquisicin de activos fijos son registrados en el sistema de acuerdo a su mtodo de depreciacin. Todos los activos vendidos o que ya pierden su periodo de vida til sern dados de baja en el sistema.

Para la transmisin y/o enajenacin de activos que ya hayan finalizado su vida contable y/o vida til ser nicamente el gerente general quien podr donar o vender los bienes en mencin.

COMPRAS Las compras se realizarn con su respectiva orden y con autorizacin del gerente comercial Llegada la mercadera se ingresa al inventario y se registra las transaccin en el sistema contable Toda compra que supere los $200.00 se cancelar con cheque, y los valores menores se cancelarn con los fondos de caja chica. NOMINA Para pagos de anticipos de sueldos no se cancelarn valores mayores al 50% de este. PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Todos los descuentos, multas y otros valores sern descontados al fin de mes del total ganado. Los empleados a partir del primer mes de ingreso a la empresa debern sacar una cuenta de ahorros en el banco de Pichincha. Para solicitar un anticipo de sueldo, el empleado deber llenar una orden de cheque emitida por el departamento de contabilidad.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 5. SISTEMAS INFORMATICOS Ventas En este mdulo se realizan las facturas para entregar a los Clientes. Todos los mdulos estn entrelazados pues en este tambin se pueden ingresar nuevas descripciones de servicios para la venta, y tambin para ingresar nuevos clientes. Compras En este mdulo se ingresan las facturas por gastos y da reportes por cada producto que se compra, adems de dar reportes por cada proveedor. Todos los mdulos estn entrelazados pues en este tambin se pueden ingresar nuevos productos comprados, y nuevos proveedores. Recursos Humanos Aqu se ingresan los anticipos de personal, prestamos y adems es muy til para la elaboracin de roles mensuales, aqu se podrn ingresar los datos de los nuevos vigilantes que ingresen a la compaa. Contabilidad Este mdulo sirve para integrar los mdulos anteriores para de esta manera generar Balances mensuales, semestrales y anuales segn se los requiera.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 Gerencia Este mdulo sirve para crear nuevos usuarios para el ingreso al sistema PIRAMIDE, cambios de clave, aqu podemos crear empresas o editar datos de empresas, es el mdulo donde se modifican formatos de documentos de soporte para la contabilidad.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 6. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION En la compaa pudimos observar que la informacin que se ha obtenido es muy confiable, ya que todos los documentos se encuentran debidamente archivados, numerados, con las firmas de autorizacin y responsabilidad correspondientes. Por otra parte cabe recalcar que cada rea cuenta con un responsable principal el mismo que controla que los dems cumplan con las tareas que les han sido encomendadas. Aunque los colaboradores conocen bien sus tareas, la compaa no cuenta con un manual de procedimientos ni existe un encargado de elaborar y controlar las polticas de operacin.

PAPEL DE TRABAJO 10. PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 7. MATRIZ DE RIESGO

ELABORADO POR Tec. Vernica Rivadeneira

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 9. INFORME DE LA PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 11. OBJETIVO

Elaborar los programas de trabajo considerando la informacin relevada en el proceso de planificacin. RELEVAMIENTO

PAPEL DE TRABAJO 9. INFORME DE LA PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

PAPEL DE TRABAJO 9. INFORME DE LA PLANIFICACIN DE AUDITORIA

CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

ELABORADO POR Tec. Fernando Enrquez

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

PAPEL DE TRABAJO 9. INFORME DE LA PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008 12. OBJETIVO Disear una hoja de marcas de auditora que sern utilizadas en la elaboracin de papeles de trabajo, y preparar instrucciones sobre la referenciacin que se aplicar para el archivo de los papeles de trabajo. RELEVAMIENTO

PAPEL DE TRABAJO 9. INFORME DE LA PLANIFICACIN DE AUDITORIA CLIENTE: Emproservis Ca. Ltda. PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del 2008

ELABORADO POR Tec. Paola Loor

REVISADO POR Lic. Hernn Maldonado

CONCLUSIONES
La planeacin adecuada del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se presta atencin adecuada a reas importantes de la auditora. La planeacin tambin ayuda a la apropiada asignacin de trabajo a los auxiliares y para la coordinacin del trabajo hecho por otros auditores y expertos. El grado de planeacin variar de acuerdo con el tamao de la entidad, la complejidad de la auditora, la experiencia del auditor con la entidad y su conocimiento del negocio.

BIBLIOGRAFIA
7.1. FISICA

MANTILLA B, Samuel Alberto, Traductor: Control Interno, Tercera Edicin, Colombia, Octubre 2003, SALKIND, Neil J.: Mtodos de Investigacin, Tercera edicin, Mxico 1999. ESPIAN GAITN, Rodrigo: Control Interno y Fraudes, Tercera Edicin, Bogota, Colombia Marzo 2002. Documentos Legales de la Empresa RIVERO S, Octavio (2005), Normas y procedimientos de auditoria, Editorial S.C.L. La Prensa, Mxico

7.2. DIGITAL www.gesteopolis.com Autores: TLGA. Vernica Rivadeneira TLGA. Paola Loor TLGA. Andrea Castillo TLGO. Fernando Enrquez fernandoen2@hotmail.com Tutor: Lic. Hernn Maldonado 15 de junio del 2009 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES

CENTRO DE APOYO SANTO DOMINGO FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA