Auditora

Gua de

Gua de Auditora

de la Contralora General de la Repblica de Colombia Sandra Morelli Rico

Contralora General de la Repblica
Agosto 22 de 2011

Oficina de Comunicaciones y Publicaciones Silvana Orlandelli Uruburu Directora Oficina de Comunicaciones y Publicaciones Lissy Esperanza Mantilla Muoz Jaime Viana Saldarriaga Edicin Ana Kelly Rojas Cubillos Nestor Adolfo Patio Forero Constanza Patricia Leal Rozo Diseo y Diagramacin Nestor Adolfo Patio Forero Diseo de Cartula Impresin Imprenta Nacional de Colombia 2011

Equipo Directivo

Sandra Morelli Rico Contralora General de la Repblica lvaro Miguel Navas Patrn Vicecontralor General Zoraida Rincn Ardila Directora Oficina de Planeacin Manuel Antonio Daz Jimeno Secretario Privado Nelson Izaciga Len Contralor Delegado para el Sector de Infraestructura Fsica y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Claudia Cristina Serrano Evers Contralora Delegada para el Sector Medio Ambiente Ligia Helena Borrero Restrepo Contralora Delegada para el Sector Gestin Pblica e Instituciones Financieras Carlos Felipe Cordoba Larrarte Contralor Delegado para Participacin Ciudadana Rodrigo Fernando Quimbayo Carvajal Contralor Delegado para el Sector Agropecuario Javier Alonso Lastra Fuscaldo Contralor Delegado para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad Carlos Eduardo Acosta Moyano Contralor Delegado para Economa y Finanzas

Jhon Jaiver Jaramillo Zapata Contralor Delegado para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva Claudia Isabel Medina Siervo Contralora Delegada para el Sector de Minas y Energa Margarita Jimnez Quintero Contralora Delegada para el Sector Social Luisa Fernanda Morales Noriega Gerente Talento Humano Carlos Eduardo Umaa Lizarazo Gerente Gestin Administrativa y Financiera Alexandra Katheryne Manzano Guerrero Directora Oficina de Control Disciplinario Raimundo Jos Velez Cabrales Director Oficina de Capacitacin, Produccin de Tecnologa y Cooperacin Tcnica Internacional Hctor Javier Osorio Botello Director Oficina de Control Interno Rafael Enrique Romero Cruz Director Oficina Jurdica Jorge Enrique Ortiz Kronne Director Oficina de Sistemas e Informtica Silvana Orlandelli Uruburu Directora Oficina de Comunicaciones y Publicaciones

Equipo de Trabajo
Servidores pblicos que redactaron textos finales y consolidaron ajustes de la Gua de Auditora de la CGR: Zoraida Rincn Ardila Directora Oficina de Planeacin Alberto Ruiz Poveda Luis Alberto Aguirre Garca Margarita Aragn Gonzlez Mara Dolores Garzn Laverde Simn Alejandro Guzmn Guerrero Bibiana Guevara Aldana Jorge Alberto Lpez Ruiz Francisco Jos Ordz Avella Gildardo Quintero Cardona Edison Romero Ochoa Olga Luca Romero Santiago Misael Garca Gonzlez Aurora Rojas Rojas Orlando Sotelo vila William Velsquez Rodrguez Hctor Oswaldo Amaya Tovar Yazmn Beltrn Torres Oscar Alcides Duarte Caviedes Olga Isabel Garzn Prez Mercedes Ortiz Can Jaime Rodrguez Tibocha Gladys Stella Romero Prez Jos Miguel Zambrano Guerrero Isauro Surez Ramrez

Servidores pblicos que realizaron el diagnstico y presentaron propuestas de ajuste y modificacin a la Gua de Auditora de la CGR: Mesa 1 - PGA y sectorizacin Aurora Rojas Rojas William Velsquez Rodrguez Hctor Oswaldo Amaya T. Yaneth Silva Martha Constanza Ovalle Miguel Adaime Vanegas Mesa 2 Participacin ciudadana Bertha Lucia Ramrez Parra Luis Alberto Hernndez M. Beatriz Mestre Carreo Martha Luca Mesa Mesa 2a Articulacin micromacro Liliana Rodrguez S. Maximiliano Andrade Lpez Nicols Snchez M. Mesa 3 Modalidades de auditora Carlos Saavedra Zafra Pascual Uribe M. Nilsn Mesino A. Rosa Daz de Arrieta Diego A. Ossa Javier Ramrez C. Javier Alex Hurtado M. Hernando de la Cruz Polo Juan Pablo Torres Mnica Valderrama Luis Alberto Higuera M. Carlos Mndez Snchez Graciela Roco Abril Caballero Gloria Zoraida Cceres Ivonne Janeth Guerrero Miguel Pinzn Salcedo Luis Antonio Ramrez Ricardo Antonio Pulido Rafael Martnez Vernica Caro de Bernal Isabel Forero Cristancho Mara Cristina Blanco Silva Gema Victoria Truke Ospina Orlando Hernndez Martnez Len Arturo Quijano Gildardo Quintero C. Leonardo Payn Potes Gloria Moreno Lemus Orlando Sotelo vila Francisco Jos Orduz Esperanza Sandoval Teresa Toro Gonzlez Martha Medina Jos Nicols Snchez Moreno Sonia Gmez Taboada Luis Enrique Castao Muoz Martha Elvira Neira Muralla Claudia Vargas Mora Gil Mariano Meja Estrada

Mesa 4 Fase planeacin Bibiana Guevara Aldana Einar Cuadros Clavijo Delia Matilde Monroy de R. Gloria Yolanda Nio R. Jorge Edgar Araque Aldana Dalila Hernndez Bastidas Henry Castellanos Crdenas Mario Prieto Morales Sigifredo Velasco Dizu

Diego Antonio Mrquez Sory Ruedas Zapardiel Oscar Duarte Caviedes Fernando Almeida Elsa Lozano Rodrguez Diana Patricia Barn Castillo Josu Bermeo Vlez Mnica Esperanza Cano B. Jos Luis Garca Corts

Mesa 5 Fase de planeacin evaluacin sistema de control interno Edison Romero Luz Marina Rodrguez S. Jaime Rodrguez Tibocha Nhora Patricia Meja Meja Olga Isabel Garzn Prez Hada Lucero Morales Gil Nstor Gonzlez Camelo Ayda Cecilia Daz Bravo Misael Garca Gonzlez Yolanda Loboa Vsquez Luis Carlos Pichn Gmez Mileidi Isabel Corpus Grey Gabriel ngel Muriel G. Mesa 6 Fase de ejecucin, estados contables, gestin y fenecimiento Gilma Sossa Ana Cumplido Jorge Camargo Diana M Holguin Alberto Ruiz Poveda Martha A Segura Adalberto Duque Alfredo Estrada Ricardo Samper Teresa Chacn Yaneth Muoz Mara Dolores Garzn Roque Llanos Mara Judith Reyes Patricia Lpez Jaramillo Carlos Guzmn Agobardo Cagua C. Jos Miguel Zambrano G. Doris A Gmez Mesa 7 Configuracin de hallazgos, indagacin preliminar y grupo enlace Natalia Caro Luis Alberto Aguirre Garca Luz Edith Torrado Edwin A. Rodrguez Martnez lvaro Hernando vila B. Jacob Perafan Prez Amparo Ayala Rodrguez Yenny Erazo Muoz Jhon Rentera Ros Margareth Rodrguez Mora Laura E. Ros Mosquera Carlos Antonio Trigos Vega Victoria Eugenia Acevedo Juan Carlos Arenas Mesa 8 Informe Mara Patricia Arbelez Andrs Medina Pineda Jorge Mario Gmez Helmer Quintero Nancy Pez Franco

Bidialdo Mina Camilde Ruth Maribel Cuadrado Yazmn Beltrn Torres Clara Eugenia Gonzlez Miriam Surez

Mesa 9 Actuaciones posteriores Ral Eduardo Arvalo O. Edgar Moiss Ballesteros R. Mnica Patricia Corts Ch. Alcira Daz Herrera Luz Victoria Erazo Soler Cesar Armando Fajardo W. Vctor Hugo Garca Quintero

Juana Carlos Guerra Milln Rodrigo Martnez Botia Fresia de J. Maturana A. Jairo Oyaga Armenta Luis Eduardo Rocha Briceo Mara Patricia Snchez V. Alda Ins Ortega Otero.

Mesa10 Herramientas tecnolgicas que soportan el proceso auditor Oscar Felipe Pardo Ramos Clara Ins Gonzlez Garibello Csar Alberto Barrera C. Mara Elena ngel Snchez Lesvy Socorro Molina Q. Gladys Rubiela Rodrguez M. Octavio Luna Ruz Ricardo Pramo Tobar Celeste Mendoza Gmez Belisario Rodrguez Zipaquir Jairo Ortega Pea Mara Doris Pulido Pulido Jos Enrique Prez Silvio Chicunque Pantoja Martha Luca Amaya Vargas Nury Elizabeth Prez Mesa11 Procedimientos especializados Luz ngela Garca Bibiana Domnguez V. Rosa Angulo M. Nayibe Almanza Mercedes Ortiz Can Luis Rojas Snchez Heber Ceballos Jos M. Vanegas Edgar Michaels Karol J. Martnez M.

Contenido
1.

Planeacin Estratgica
1.1 1.2 Elaboracin del Plan General de Auditora (PGA) Asignacin de actividades

13
14 20

2.

Generalidades de auditora de la CGR

2.1 2.2 2.3. 2.4 2.5. 2.6 2.7 Normas de auditora Definicin de auditora Componentes bsicos de la auditora Enfoque de la auditora Propsitos de la auditora Alcance de la auditora Resultados esperados de la auditora

24
24 24 24 25 26 26 27

3.

Fases del proceso de auditora

3.1 3.2 3.3. Fase de Planeacin de la auditora Fase de ejecucin de la auditora Fase de informe de auditora

28
28 43 84

4.

Evaluacin del proceso auditor

4.1. 4.2 Generalidades Actividades bsicas

93
93 94

5.

Administracin del proceso auditor

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Generalidades Roles del proceso auditor Administracin documental y papeles de trabajo Aseguramiento de la calidad

96
96 99 114 115

6.

Anexos

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Presentacin
Apreciados Funcionarios. Cuando fui elegida Contralora General de la Repblica nos propusimos trabajar decididamente para darle un nuevo enfoque al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, para lograr mayor efectividad y oportunidad y, por lo tanto, mejores resultados institucionales. Por ello, con base en los instrumentos jurdicos del ordenamiento vigente, se han propuesto estrategias procesales y de gestin para introducir correctivos a las disfuncionalidades del control fiscal y, as, permitir que el erario pblico pueda reincorporar activos que haba perdido de manera fraudulenta y, concomitantemente, procurar el fortalecimiento institucional del Estado. Este nuevo modelo de control fiscal, basado en resultados, tiene como fundamento el ejercicio auditor sectorial e intersectorial a planes, programas y proyectos de inversin, sin descuidar el mandato constitucional y legal de auditar los sujetos de control. En efecto, la Contralora General de la Repblica (CGR) orienta su proceso auditor no slo al cumplimiento de normas, procesos y procedimientos, sino que se basa fundamentalmente en la verificacin del logro de los resultados, que le permitan al Estado cumplir con sus fines esenciales. Dicho proceso se inici con la definicin del objetivo corporativo de Establecer un nuevo modelo de control fiscal, dentro del Plan Estratgico formulado por esta administracin. De manera paralela, y con la coordinacin de la Oficina de Planeacin, se adelant la revisin de propuestas de modificacin presentadas por las diferentes dependencias y funcionarios de la CGR. Estas propuestas evidenciaron la necesidad de ajustar la metodologa que vena utilizando la entidad, para la ejecucin de las auditoras. Posteriormente, se realiz un diagnstico que permiti puntualizar los ajustes necesarios.

Para concluir este trabajo, un equipo interdisciplinario de las diferentes contraloras delegadas y dependencias, coordinado por la Oficina de Planeacin, se dio a la tarea de redactar, analizar y consolidar las diferentes propuestas presentadas, hasta obtener una herramienta tcnica que oriente el proceso auditor de una manera expedita, gil y eficaz. Este propsito lo hemos alcanzado con la adopcin de la Gua de Auditora de la Contralora General de la Repblica de Colombia, aprobada en Comit Directivo el 11 de agosto de 2011 y adoptada mediante Resolucin No. 6368 del 22 de agosto de 2011. Entre los cambios relevantes se destaca la incorporacin del concepto de Planeacin estratgica que permite, en un paso inicial, realizar un anlisis detallado de los entes o asuntos a auditar para orientar el proceso auditor hacia aquellos aspectos en los que por existir un mayor riesgo ameritan focalizar la evaluacin. Para cumplir con ese propsito se dise una herramienta de identificacin de prioridades sectoriales, denominada mapa de riesgos que, con base en la aplicacin de indicadores, permite priorizar entes o asuntos a auditar para programar el Plan General de Auditorias (PGA). Otra modificacin importante en la fase de planeacin, es la nueva metodologa para evaluar el Sistema de Control interno y/o los mecanismos de control, a partir del diseo de preguntas encaminadas a determinar la aplicacin y efectividad de los controles para minimizar los riesgos, por parte del ente o asunto vigilado. En la fase de ejecucin se destaca que, a travs de nuevos criterios y ponderaciones, se pretende una mayor coherencia entre la evaluacin de la gestin y los resultados reales obtenidos por las entidades, lo cual determina el fenecimiento de la cuenta. Con esta estrategia se busca profundizar en la evaluacin de los principios de eficiencia, economa, eficacia, equidad, valoracin de costos ambientales y efectividad o impacto, en la aplicacin de los sistemas de control establecidos en la Ley 42 de 1993.

En la fase de informe se resalta la reduccin de los aspectos para validar los hallazgos; se elimin el informe preliminar para hacer ms gil el proceso auditor, sin perjuicio de comunicar las observaciones en la medida en que se vayan encontrando para que el auditado las controvierta oportunamente. El trabajo de los equipos auditores se orientar hacia la identificacin y estructuracin de hallazgos con incidencia fiscal, si hay lugar a ello. No obstante, debe cumplirse con la obligacin legal de comunicar aquellos con incidencia penal o disciplinaria a las instancias correspondientes. Para que esta Gua de Auditoria sea un proyecto exitoso invito a todos los funcionarios de la entidad a unir esfuerzos para cumplir nuestra misin: Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos pblicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho. Colombia requiere de un Estado en el que prevalezca el inters general y la Contralora General de la Repblica tiene un rol protagnico en la consecucin de dicho objetivo. Espero que todos los servidores pblicos respondan positivamente a este nuevo reto institucional, para hacer del propsito de la evaluacin por resultados una realidad en procura de la transparencia en la administracin de los recursos pblicos.

SANDRA MORELLI RICO CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA

Introduccin
La Gua de Auditora de la Contralora General de la Repblica (CGR) contiene las pautas bsicas para orientar el proceso auditor en la institucin y fue elaborada con el propsito de obtener los resultados esperados, con la calidad y el tiempo requeridos. La Gua aplica para todo proceso auditor que adelante la Contralora General de la Repblica, por lo que se refiere a ente o asunto a auditar. Un ente es un organismo, institucin o empresa de carcter pblico del orden nacional, una entidad con participacin en su capital con recursos pblicos del orden nacional y/o particular que administra recursos pblicos; por tanto, sujetas al control fiscal que debe ejercer la CGR. Dentro de los asuntos a auditar se incluyen: poltica pblica, programa, proyecto, recurso pblico o cualquier otro objeto definido claramente, que requiera ser vigilado fiscalmente. La Gua debe aplicarse en armona con las Normas Internacionales de Auditora (NIAs) y busca garantizar una mayor autonoma y criterio profesional de los auditores. Los formatos, procedimientos e instancias de revisin incluidos son los esenciales para el trabajo de programacin y ejecucin de las auditoras. Los criterios de calificacin apuntan a la consistencia entre los resultados de las auditoras y la situacin real de las entidades pblicas. Por otra parte, como resultado de la aplicacin de la nueva Gua, el proceso de auditora se fundamentar en un enfoque de riesgos y controles, cuyo objetivo primordial es verificar que la prestacin de bienes y servicios, por parte de los entes o asuntos auditados, se oriente hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

Como complemento de esta Gua, los funcionarios encuentran a su disposicin las bibliotecas y herramientas de software, que pueden ser consultadas y aplicadas para fortalecer el proceso sin que se constituyan en elementos de obligatorio cumplimiento. En consecuencia, ninguno de los actores que interviene en la administracin del proceso auditor, puede exigir el uso de alguno de los documentos que se encuentran disponibles en las bibliotecas; pero puede s recomendarse como una buena prctica. Se espera que con la aplicacin de esta Gua se fortalezca la labor fiscalizadora de la CGR y se contribuya en general con el mejoramiento de la gestin pblica del pas.

1.

Grfica 1

Planeacin estratgica
Actividades
Inicio

Responsables

Elaboracin de la matriz de riesgo de entes o asuntos a auditar (entidad, poltica, plan, programa, proyecto, proceso o tema a auditar) Consolidacin de la matriz de riesgo Priorizacin de entes o asuntos a auditar Definicin de polticas y lineamientos para el PGA Determinacin de objetivos y estrategias

Contraloras Delegadas / Gerencias Departamentales o Distrital o Contralores Provinciales.

Oficina de Planeacin. Comit Operativo. Contralor General de la Repblica. Contraloras Delegadas / Gerencias Departamentales o Distrital o Contralores Provinciales

Estimacin y asignacin de recursos Contraloras Delegadas/ Gerencias Departamentales o Distrital o Contralores Provinciales/ Gerencia de Gestin Administrativa y Financiera, Gerencia del Talento Humano y Oficina de Sistemas. Consolidacin del proyecto de PGA Oficina de Planeacin.

No

PGA alineado con polticas y lineamientos? Si Estudio y preparacin propuesta para presentar en Comit Directivo

Comit Operativo.

PGA aprobado? No Actualizacin del PNA Si Formalizacin / Actualizacin del PGA en el sistema

Comit Directivo.

Oficina de Planeacin.

Seguimiento a ejecucin del PGA

Contraloras Delegadas / Gerencias Departamentales o Distrital o Contralores Provinciales / Comit Operativo / Oficina de Planeacin.

13

1.1

Elaboracin del Plan General de Auditora PGA

1.1.1 Generalidades
Objetivos Determinar los entes o asuntos a ser auditados por la CGR, de acuerdo con el horizonte de planeacin definido. Identificar necesidades y asignar el talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor de acuerdo a la disponibilidad de los mismos. Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor. Alcance Esta actividad se inicia con la elaboracin de la matriz de riesgo por parte de las contraloras delegadas y gerencias departamentales y distrital colegiadas, y termina con la aprobacin del PGA.

1.1.2

Elaboracin de la matriz de riesgo sectorial a partir de los entes o asuntos objeto de control

A partir de los insumos internos (SIRECI, documentos tcnicos sectoriales, SINOR, etc.) y externos (SIIF II, CHIP, SECOP, matriz de riesgo sectoriales, etc.), las contraloras delegadas en coordinacin con las gerencias departamentales y distrital colegiadas elaborarn la matriz de riesgo sectorial e intersectorial y enviarn a la Oficina de Planeacin, una matriz por Contralora Delegada, con base en la metodologa y los trminos que se definan.

1.1.3

Consolidacin de la matriz de riesgo

La Oficina de Planeacin consolidar y socializar en Comit Operativo la matriz de riesgo de las contraloras delegadas. 14

1.1.4

Priorizacin de entes o asuntos a auditar

En sesin de Comit Operativo se evaluar la propuesta de priorizacin preparada por la Oficina de Planeacin con base en la matriz de riesgos consolidada, con el fin de seleccionar los entes y asuntos y proponer al Comit Directivo los que se auditarn en el horizonte de planeacin del PGA.

1.1.5

Definicin de polticas y lineamientos para el PGA

Con base en las prioridades que el Comit Directivo decida, el Contralor General de la Repblica establece y comunica las polticas y lineamientos que debern seguir los contralores delegados para elaborar su proyecto de Plan General de Auditora (PGA) en coordinacin con las gerencias departamentales y distrital colegiadas y su eventual articulacin con las contraloras territoriales y/o coordinacin o cooperacin con organismos o entidades de fiscalizacin y control.

1.1.6

Determinacin de objetivos y estrategias

Comunicadas las polticas y lineamientos para elaborar el PGA, cada Contralora Delegada, a partir de los documentos tcnicos, diagnsticos, etc., que sirvieron de insumo, determinar sus objetivos generales sectoriales o intersectoriales, con el fin de establecer las estrategias a implementar para alcanzar dichos objetivos, los cuales sern socializados con las gerencias departamentales y distrital colegiadas.

1.1.7

Estimacin y asignacin de recursos

Las contraloras delegadas en coordinacin con las gerencias departamentales y distrital colegiadas, las reas de apoyo y las contraloras territoriales, en los casos que aplique, con base en las polticas y lineamientos, identificarn los requerimientos de recursos fsicos, financieros, tecnolgicos y de talento humano para cumplir los objetivos del PGA y para ello se debern tener en cuenta al menos, las siguientes consideraciones:

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 Talento humano disponible a nivel central y nivel desconcentrado. Evaluacin y asignacin de recursos de tecnologa de informacin y comunicaciones (TICs) Experiencia y conocimiento por parte del talento humano disponible en el nivel central y desconcentrado. Disponibilidad de recursos financieros Coordinacin y cooperacin con otros organismos nacionales e internacionales. Estimados y asignados los recursos, con base en los entes o asuntos seleccionados, las contraloras delegadas debern aprobar el respectivo proyecto de PGA y registrarlo en el mdulo del PGA del SIIGEP (mdulo Plan General de Auditora Presentar propuesta PGA).

1.1.8 Consolidacin proyecto del PGA

Una vez las contraloras delegadas hayan registrado sus respectivos proyectos de PGA en el SIIGEP, la Oficina de Planeacin deber: Determinar la coherencia de cada proyecto de PGA sectorial e intersectorial con las polticas y lineamientos dictados. Verificar el nivel de participacin y discusin con las gerencias departamentales y distrital colegiadas, en la formulacin de cada proyecto de PGA sectorial e intersectorial. Verificar que no exista la duplicidad de programacin de auditoras en el nivel territorial contempladas en el Plan Nacional de Auditora (PNA) Si la Oficina de Planeacin encuentra inconsistencias en los proyectos de PGA de las contraloras delegadas, las comunica y las resuelve con ellas. Una vez se resuelven las inconsistencias y se recibe el PGA de las contraloras delegadas corregido, se consolidar el 16

proyecto de PGA de la CGR para el horizonte de planeacin definido y se contina con el proceso de aprobacin por parte de las instancias respectivas.

1.1.9

Aprobacin del PGA

En las fechas establecidas, la Oficina de Planeacin deber presentar el proyecto de PGA para revisin y discusin en Comit Operativo. Finalmente, el proyecto de PGA deber ser aprobado por el Comit Directivo, dicha aprobacin debe quedar consignada en un acta.

1.1.10 Formalizacin / Actualizacin del PGA en el sistema

El PGA aprobado y registrado en el SIIGEP, dar lugar al inicio de los procesos auditores. A partir de este momento, cualquier modificacin al PGA se efectuar mediante solicitud de la Contralora Delegada respectiva a la Oficina de Planeacin, con base en el procedimiento establecido el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad. Las contraloras delegadas deben consultar el Plan Nacional de Auditoras para determinar posibles duplicidades en la programacin de auditoras a los entes territoriales en ejercicio del control prevalente y concurrente, antes de solicitar ajustes en el PGA, para reafirmar su necesidad o concertar con la correspondiente Contralora Territorial. La Oficina de Planeacin verificar las modificaciones propuestas frente a las polticas y lineamientos y si detecta que no se ajustan, negar tal solicitud, comunicando su decisin. De ser necesario, esta solicitud podr ser llevada a Comit Directivo y si es aprobada, realizar el cambio correspondiente. En los casos de modificaciones aprobadas en el PGA, la Oficina de Planeacin deber realizarlas de manera opor17

tuna en el mdulo Plan General de Auditora Modificar auditora, del SIIGEP.

1.1.11 Seguimiento a ejecucin del PGA

El seguimiento a la ejecucin del PGA ser realizado de manera permanente por el Comit Operativo y a travs del SIIGEP por cada Contralora Delegada y Gerencia Departamental y distrital colegiada. De acuerdo con los resultados de este seguimiento, cada una de ellas tomar, con la debida oportunidad, las medidas correspondientes con el fin de que lo planeado en el PGA se cumpla. Complementario al seguimiento anterior, el responsable de la administracin del PGA en la Oficina de Planeacin, realizar un monitoreo trimestral o en su defecto, cuando el Contralor General lo solicite, sobre el avance y ejecucin de los procesos auditores. Este monitoreo lo efectuar a travs de la consulta y generacin de informes del mdulo Observatorio del PGA dentro del SIIGEP.

1.1.12 Actualizacin del Plan Nacional de Auditoras (PNA)

El Plan Nacional de Auditoras es la programacin anual armonizada y articulada entre la CGR y los organismos de control fiscal del orden territorial, para el ejercicio del control fiscal en todo el pas, a travs de una herramienta tecnolgica, que facilita la planeacin y racionalizacin del proceso auditor. Este sistema de informacin sobre el plan de auditoras que adelantan las contraloras territoriales y la CGR, permite agrupar todos los planes generales de auditora de las contraloras departamentales, distritales y municipales y de la CGR, respetando la autonoma e independencia de los diferentes organismos de control. A travs de este aplicativo la CGR puede:

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 Identificar cruces de procesos auditores de la CGR y contraloras territoriales; Identificar los casos en los que se requiera acudir a la competencia concurrente; Determinar el accionar del control fiscal en las diferentes zonas del territorio nacional e identificar los vacos de control; Determinar cobertura en cuanto a nmero de sujetos de control y valor de los recursos que se auditan; Conocer el avance y los resultados del proceso auditor; y Poner a disposicin de la ciudadana la informacin anterior. La Oficina de Planeacin adelantar la respectiva actualizacin del PNA con el PGA aprobado en la CGR.

19

1.2
Grfica 2

Asignacin de Actividades
Actividades
PGA aprobado Comit Tcnico

Responsables

Designacin del supervisor y responsable de auditora Elaboracin memorando de asignacin de auditora Aprobacin memorando de asignacin y designacin del equipo de auditora Comunicacin memorando de asignacin Declaracin de impedimentos ticos y conflicto de intereses

Responsable de auditora

Comit Tcnico / Contralor Delegado o Gerente Departamental, o Distrital o Contralores Provinciales Director de Vigilancia Fiscal / Gerente Departamental o Distrital y/o los Contralores Provinciales Roles del Proceso Auditor

Si

Existe conflicto de intereses? No Comunicacin al auditado, e instalacin de la auditora Fin Contralor Delegado

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Objetivos Designar el supervisor, responsable de auditora y equipo del proceso auditor Elaborar y aprobar el memorando de asignacin de auditora Comunicar oportunamente del inicio del proceso auditor al equipo auditor y a los auditados. El siguiente mdulo establece actividades para comunicar la asignacin al proceso auditor, las cuales detallan los requerimientos para ejecutar el memorando de asignacin de auditora. En desarrollo de ste procedimiento se realizarn las siguientes actividades: a.) Designacin de la supervisin y responsable de auditora: una vez aprobado el PGA, el Comit Tcnico designar al Supervisor y al responsable de auditora. El Supervisor realizar el seguimiento y monitoreo al desarrollo del proceso auditor. El responsable de auditora tiene a su cargo la administracin de los recursos asignados a la auditora, para que sean utilizados de forma efectiva con el fin de lograr los objetivos establecidos en la misma. b.) Elaborar memorando de asignacin de auditora: el responsable de auditora elaborar el memorando de asignacin de auditora, a partir del PGA, teniendo en cuenta los lineamientos del Contralor General y documentos tcnicos de la Contralora Delegada correspondiente. Este documento contiene, como mnimo: objetivos especficos de auditora, objetivos detallados por punto de control (si aplica), trminos de referencia (cobertura, duracin y administracin), equipo auditor y firma. Formato memorando asignacin (1.2 Formato memorando asignacin). El responsable de auditora tanto en el nivel central como en el desconcentrado (si el auditado tiene su sede principal en esa jurisdiccin), elaborar el proyecto de memo21

rando de asignacin de auditora, a partir de los objetivos especficos establecidos e identificar el perfil requerido de los miembros del equipo auditor. El Director de Vigilancia Fiscal, teniendo en cuenta el requerimiento del responsable de auditora y en consulta con las gerencias departamentales y distrital colegiadas (si se trata de punto de control), presenta la propuesta de conformacin de los equipos auditores al Comit Tcnico del nivel central, para su asignacin. En el nivel desconcentrado, el Gerente Departamental o Distrital o los contralores provinciales, teniendo en cuenta el requerimiento del responsable de auditora, presenta la propuesta de conformacin de los equipos auditores ante el Comit Tcnico del nivel desconcentrado, para que se proceda a realizar la asignacin del equipo en la jurisdiccin correspondiente. c.) Aprobacin memorando de asignacin de auditora: los memorandos de asignacin debern ser previamente revisados por el Director de Vigilancia Fiscal, (nivel central), aprobados por el Comit Tcnico respectivo y refrendados por el Contralor Delegado o el Gerente Departamental o Distrital o el Contralor Provincial. d.) Comunicacin memorando de asignacin: mediante comunicacin escrita, el Director de Vigilancia Fiscal notificar al equipo auditor del nivel central. En el nivel desconcentrado el memorando de asignacin ser notificado a los miembros del equipo auditor por el Gerente Departamental o el Distrital y/o los contralores provinciales. Para las auditoras en las gerencias departamentales y/o Distrital Colegiadas, la comunicacin del memorando de asignacin podr hacerse a travs del cualquier medio electrnico o fsico y deber ser enviada a stas con una anticipacin de al menos cinco (5) das hbiles del inicio de los procesos auditores.

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e.) Declaracin de impedimentos ticos y conflictos de intereses: si los auditores u otros que participen en cualquier rol dentro del proceso auditor tiene impedimentos a la independencia u objetividad relacionados con la auditora propuesta, debern declarar esta situacin ante la instancia superior jerrquica correspondiente, mediante comunicacin escrita el da hbil siguiente a la notificacin, antes de aceptar el trabajo. En caso de presentarse esta situacin, la instancia respectiva proceder a nombrar a otro funcionario y reasignarlo a otra auditora, con la aprobacin de esta modificacin por parte del Comit Tcnico. f.) Comunicacin al auditado e instalacin de la auditora: en reunin previa al inicio de la auditora con el o los representantes legales o su delegado, y la participacin del Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el distrital o los contralores provinciales, se presenta el equipo auditor, se hace entrega de la comunicacin escrita, suscrita por el Contralor Delegado o Gerente, donde informa al auditado el inicio del proceso auditor, se solicita la carta de salvaguarda1 y se da por instalada la auditora. De la sesin se elaborar una ayuda de memoria. (1.2.6 Formato carta salvaguarda y carta de presentacin)

1 La carta de salvaguarda, es el medio a travs del cual el auditado da fe de que

entregar toda la informacin nica y oficial solicitada por la CGR.

23

2.
2.1

Generalidades de la auditora de la CGR

Normas de auditora

La Gua de Auditora que establece el procedimiento para realizar el proceso auditor se fundamenta en las Normas Internacionales de Auditora (NIAS).

2.2

Definicin de auditora

Es un proceso sistemtico que mide y evala, acorde con las normas de auditora generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la gestin fiscal en trminos de prestacin de servicios o provisin de bienes pblicos para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contralora General de la Repblica fundamentar sus opiniones y conceptos.

2.3

Componentes bsicos de la auditora

En el ejercicio de control fiscal que le corresponde a la Contralora General de la Repblica se podrn aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas y la evaluacin del control interno2, as: Control financiero: el control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditora de aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
2 Art.9 Ley 42 de 1993

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Control de legalidad: es la comprobacin que se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Control de gestin: es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la identificacin de la distribucin del excedente que estas producen, as como de los beneficiarios de su actividad. Control de resultados: es el examen que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administracin, en un perodo determinado. Revisin de cuentas: es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un perodo determinado, con miras a establecer la economa, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. Evaluacin de control interno: es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

2.4

Enfoque de la auditora

La auditora practicada por la Contralora General de la Repblica est orientada a evaluar entidades, polticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters, vistos como un sistema o como parte de l, los cuales poseen un conjunto interrelacionado de recursos con la capacidad de crear, regular y producir bienes y/o servicios en cumplimiento de los fines del Estado. 25

Esta forma de observar lo auditado permite establecer la relacin entre el uso de los recursos y el impacto que producen las entidades, polticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters; evaluados en trminos de eficacia, economa, eficiencia, equidad y la valoracin de los costos ambientales.

2.5

Propsitos de la auditora

Vigilancia y control oportunos y efectivos

Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos pblicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho. Generacin de confianza, promocin de la participacin ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos pblicos Adelantar un control y vigilancia, generadores de confianza, abiertos a la participacin ciudadana y promotores de la transparencia y de las mejores prcticas de desempeo en la gestin. Fortalecimiento del apoyo tcnico al Congreso de la Repblica La Contralora como organismo tcnico debe brindar al Congreso informacin resultado del proceso auditor, que no tenga carcter reservado (artculo 127 Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorrupcin), para apoyar su labor de control poltico.

2.6

Alcance de la auditora

Para abordar el trabajo de auditora de la CGR se propone un enfoque basado en el conocimiento del auditado, es decir, el auditor debe comprender y entender sus asuntos misionales y el entorno en que operan, la naturaleza de sus operaciones, los procesos, los mapas de riesgo, los mtodos utilizados y su sistema de control, entre otros.

26

Otro punto de vista importante del enfoque de la auditora de la CGR tiene que ver con la evaluacin de los riesgos, tanto el riesgo inherente al que las actividades de la entidad estn expuestas, como a los riesgos de control o de auditora. El enfoque de la auditora de la CGR contempla el anlisis de los riesgos, lo que implica profundizar en la evaluacin del Sistema de Control Interno, de manera que con base en los resultados de su evaluacin se identifiquen las reas crticas de las entidades, polticas, planes, programas, proyectos, procesos o temas de inters a auditar y se establezca adecuadamente el alcance de las pruebas de auditora.

2.7

Resultados esperados de la auditora

El ejercicio del Control Fiscal practicado por la Contralora General de la Repblica, mediante la aplicacin de la Gua de Auditora, se orienta a la consecucin de resultados que permitan establecer s los recursos humanos, fsicos, financieros y tecnologas de informacin y comunicacin puestos a disposicin de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente, eficaz y econmica y de manera transparente en cumplimiento de los propsitos y de los planes y programas del auditado.

27

3.
3.1
3.1.1
Grfica 3

Fases del proceso de auditora

Fase de planeacin de la auditora
Generalidades Actividades
Inicio Equipo Auditor

Responsables

Definir actividades fase planeacin de la auditora (cronograma de actividades) Anlisis en detalle del ente o asunto a auditar Evaluar el sistema de control interno y/o mecanismos de control Determinar criterios tcnicos de evaluacin Determinar la muestra y estrategia de auditora Elaborar plan de trabajo

Equipo Auditor Equipo Auditor Equipo Auditor

Equipo Auditor

Responsable de Auditora / Equipo Auditor

No

Involucra ms de un equipo auditor? Si Determinar coherencia del plan de trabajo Aprobar plan de trabajo Elaborar y aprobar programa de auditora Ejecucin de la auditora Responsable de Auditora

Comit Tcnico Responsable de Auditora / Equipo Auditor Equipo Auditor

28

Objetivo Definir el alcance y la estrategia de auditora a partir del conocimiento del auditado y de la evaluacin de los controles para mitigar los riesgos. Alcance Esta fase se inicia con la notificacin del memorando de asignacin y comprende la elaboracin del cronograma de actividades para la misma; el anlisis en detalle del ente o asunto a auditar; la evaluacin del sistema de control interno o de los mecanismos de control; la determinacin de los criterios tcnicos de evaluacin, alcance y estrategia de auditora, hasta la elaboracin y aprobacin del plan de trabajo y de los programas de auditora.

3.1.2 Actividades fase de planeacin de la auditora

Recibido el memorando de asignacin de auditora por parte del equipo auditor3, este deber conocer y analizar su contenido, para desarrollar las siguientes actividades. 3.1.2.1 Cronograma de actividades fase de planeacin En mesa de trabajo, el equipo auditor deber definir un cronograma a ejecutar en la fase de planeacin, el cual contendr como mnimo las siguientes actividades y el tiempo establecido para cada una: analizar en detalle el ente o asunto a auditar; evaluar el Sistema de Control Interno y/o mecanismos de control; determinar criterios tcnicos de evaluacin; elaborar el plan de trabajo y elaborar y aprobar los programas de auditora. (3.1.2.1 Cronograma Fase Planeacin)

3 Cuando se hace referencia al Equipo Auditor se entiende incluido el responsable

de auditora, quien lidera y orienta el desarrollo del proceso.

29

Cuando el desarrollo de una auditora comprenda la actuacin en ms de una jurisdiccin territorial, el responsable de auditora tendr a su cargo la determinacin de la coherencia del cronograma conjunto. La informacin requerida del ente o asunto a auditar para desarrollar esta etapa ser solicitada por el responsable de auditora o el lder de auditora, si es punto de control, a travs de comunicaciones escritas, estipulando los tiempos para la entrega de la misma por parte el ente o asunto a auditar, teniendo especial cuidado en no solicitar informacin que haya sido remitida a travs de la rendicin de cuenta e informes. Dicha informacin deber ser utilizada en el proceso auditor y no para otros fines y cuando tenga el carcter de reservada, confidencial y/o de uso restringido, el auditor debe pactar las condiciones para su acceso y salvaguarda. As mismo, el acceso a la consulta de los sistemas de informacin est restringido al uso exclusivo de la auditora. Cuando la entidad disponga de bienes de su propiedad para el uso del equipo auditor, el responsable de auditora o el lder de auditora, si es punto de control, recibir por escrito, mediante inventario, especificando cada uno de los elementos: estado, nmero de placas o identificacin y las condiciones de seguridad. El equipo auditor debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad de la parte interesada suministrados para su utilizacin. 3.1.2.2 Anlisis en detalle del ente o asunto a auditar Obtener una comprensin del ente o asunto a auditar y su entorno es un proceso continuo y dinmico, que se inicia en la fase de planeacin de la auditora y se debe actualizar y analizar en el transcurso de la misma. Esta comprensin facilita la determinacin del objeto principal del auditado; el bien y/o servicio a prestar; la naturaleza, caractersticas, 30

actividades y/o procesos; los riesgos de prdida o de inadecuada utilizacin de recursos, que se pueden presentar en desarrollo del objeto principal y la existencia o no de controles establecidos. Esto implica realizar, entre otras, las siguientes actividades y preguntas: conocer cul es su da a da; qu actividades desarrollan su razn de ser? cules son los productos y/o servicios que ofrece? qu necesidades especficas satisfacen sus productos y/o servicios? cul es la poblacin objetivo? cul es su relacin con otras entidades pblicas? cmo es el flujo de recursos pblicos? A partir de la matriz de riesgos el equipo auditor focalizar su anlisis y conocimiento en los aspectos especficos objeto de auditora, para lo cual podr consultar, analizar y evaluar la informacin y datos del auditado, que sirvieron de insumo a dicha matriz. Existen diferentes mtodos y herramientas para que el auditor obtenga un entendimiento holstico del negocio y una visin de conjunto del ente o asunto a auditar, como por ejemplo entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamiento de complejidad, PEST o modelo de revisin del negocio. Para asegurar que todos los integrantes se apropien del conocimiento integral del auditado, en mesa de trabajo se socializar dicho conocimiento, y se deja constancia sobre los aspectos analizados de mayor importancia en la ayuda de memoria y en el formato anlisis en detalle. (3.1.2.2 Formato Anlisis Detalle). 3.1.2.3 Evaluacin del Sistema de Control Interno o mecanismos de control Consiste en obtener suficiente comprensin del sistema de control interno o de los mecanismos de control y la importancia que tiene para facilitar el logro de los objetivos del objeto o ente a auditar. Este conocimiento implica que el equipo auditor deber disear las preguntas orientadas a 31

determinar la efectividad de controles que permitan minimizar los riesgos y de esta forma enfocar la auditora. El xito de la identificacin de riesgos depender de la adecuada y acertada formulacin de las preguntas, razn por la cual se deben socializar, analizar y validar en mesa de trabajo. Lo anterior implica que independientemente del modelo de control que tenga implementado el objeto a auditar, el cuestionario de control interno que disee el equipo auditor se debe enfocar a la identificacin de los riesgos. Metodologa de evaluacin El modelo adoptado por la CGR para la evaluacin del Sistema de Control Interno y los mecanismos de control son instrumentos que permiten a los auditores determinar durante el desarrollo del proceso auditor el grado de confianza que stos puedan depositar en los mecanismos de control implementados por el objeto o ente a auditar, establecer la profundidad de las pruebas de auditora y soportar el concepto que se emita por parte de la CGR sobre la aplicacin y efectividad de los mismos. La evaluacin se apoya en el manejo y verificacin de los controles establecidos ya sea por el ente o asunto a auditar o los que catalogue como tal el equipo auditor, con base en los procesos y los componentes de MECI. Para los auditados que les aplica y para aquellos a los que no les aplica el MECI, se debe encaminar hacia los controles establecidos en los diferentes procesos, los cuales se calificarn en la fase de planeacin y ejecucin de la auditora. El sistema de evaluacin y valoracin est presupuestado en dos eventos, as: Evaluacin en la fase de planeacin (Primera) Para efectuar la primera evaluacin se debe preparar un cuestionario con preguntas encaminadas a evaluar los controles que minimicen los riesgos establecidos por el ente o asunto a auditar o determinados en los diferentes procedimientos por el equipo auditor; en todo caso, se debe con32

siderar la misin del auditado. (3.1.2.3 matriz evaluacin del Sistema Control Interno) El equipo auditor debe identificar y comprender los controles relevantes de los diferentes procesos. Una vez el cuestionario haya sido aprobado en mesa de trabajo, el equipo deber validar los controles que se derivan de las preguntas propuestas mediante pruebas de recorrido. (3.1.2.3 Formato pruebas de recorrido). Cuando el equipo auditor haya realizado las pruebas sobre los controles deber determinar si estos son aplicados y efectivos por el objeto o ente a auditar y si mitigan los riesgos asociados con ellos. Los resultados de las pruebas de recorrido correspondern a los conceptos se aplica, se aplica parcialmente y no se aplica; para efectos de cuantificar su resultado, su equivalencia numrica es:
Cuadro 1

Evaluacin de controles
Se aplica Se aplica parcialmente No se aplica

Puntaje
1 2 3

Evaluacin en la fase de ejecucin (Segunda) Despus de que los auditores realicen las pruebas sobre los controles que identificaron en la fase de planeacin, en la ejecucin de la auditora, el equipo auditor deber determinar si los controles son efectivos, por medio de la ejecucin de los procedimientos. Por lo cual, la segunda evaluacin se realizar terminando la fase de ejecucin de la auditora. 33

Para la segunda evaluacin solo sern objeto de verificacin por parte de los auditores las preguntas a las que se les asign una evaluacin en la primera fase de 1 o 2 y deben corresponder a los siguientes conceptos y puntaje:
Cuadro 2

Efectividad de controles
Efectivo Con deficiencias Inefectivo

Puntaje
1 2 3

Si la evaluacin en la primera fase fue no se aplica no se deber probar en la fase de ejecucin y su evaluacin por consiguiente ser de 3. Consolidacin Sistema Control Interno (SCI) y mecanismos de control interno con puntos de control Cuando el auditado cuente con puntos de control, en el nivel central o descentralizado, el equipo auditor deber evaluar el control interno y remitir el formato diligenciado con los comentarios pertinentes al responsable de auditora para efectuar la consolidacin El responsable de auditora deber tener en cuenta todos los resultados de la evaluacin de los controles y consolidarlos en un nico formato de evaluacin de control interno, en el cual se obtendr la evaluacin consolidada del auditado. La evaluacin final del SCI mecanismos de control, as como la consolidacin se ejecuta bajos los siguientes parmetros: De acuerdo con el puntaje asignado a cada evaluacin, se realiza la sumatoria correspondiente. La primera etapa se pondera con un 30% y la segunda tendr un 70% sobre el total.

34

Para efectos de la evaluacin final del Sistema de Control Interno, se han definido los siguientes rangos:
Cuadro 3

Rangos
De De De 1 =>1,5 =>2 a a a <1,5 <2 3 Eficiente

Concepto
Con deficiencias Ineficiente

Por cada evaluacin (valoracin y efectividad) se realiza la sumatoria de los puntajes asignados a cada control evaluado, el resultado se multiplica por el porcentaje de ponderacin de cada criterio y se divide por el nmero de controles que fueron evaluados. La evaluacin final del Sistema de Control Interno ser la sumatoria de los resultados obtenidos por cada criterio (valoracin y efectividad), y ser la que se traslada a la matriz de evaluacin y resultados, teniendo en cuenta que uno (1) equivale a 100% y tres (3) es igual a 0%. La verificacin debe permitir al equipo auditor determinar si los controles generales se reflejan de manera adecuada sobre cada uno de los controles especficos a nivel proceso y transaccin. El resultado final de la evaluacin del Sistema de Control Interno o mecanismos de Control determinar la calidad y eficiencia del mismo para incluir en el informe final y para efectos del trabajo del proceso auditor definir si debe aumentar o no el alcance de sus procedimientos de auditora. Identificar y comprender los controles Los controles pueden relacionarse con cualquiera de los componentes del control interno, siempre que sean relevantes respecto a los puntos en que pudieran ocurrir errores, se aplican y que sean eficaces en reducir el riesgo. 35

Grfica 4

36

Metodologa de evaluacin del sistema de control interno

Evaluacin de control interno Requerimiento Definicin de lnea de auditora Seleccin de controles a probar Resultado de pruebas Evaluacin de control interno Pruebas de recorrido Evaluacin riesgo de control Fase de ejecucin Criterios de evaluacin Efectivo Se Se No se aplica aplica aplica parcial 30 % % ponderacin Requerimiento Proceso y/o cuenta significativa

Fase de planeacin

Con Inefecdeficiencias tivo 70 %

Criterios de evaluacin % ponderacin

Para el informe Eficiente/ Con deficiencias / Ineficiente

Resultado final

Los controles pueden incluir cualquier procedimiento que el auditado haya establecido para prevenir errores durante la ejecucin de las actividades dentro de un proceso y procesamiento de transacciones o para detectar oportunamente las desviaciones que puedan haber ocurrido en el procesamiento. Los objetivos de identificar y comprender los controles son: Identificar controles eficaces que generen seguridad razonable de que las desviaciones en los procesos son detectados de manera oportuna. Identificar controles eficaces que provean seguridad razonable de que los riesgos significativos identificados son prevenidos o son detectados. Identificar los controles que puedan ser probados. Determinar si faltan controles que sean necesarios. Determinar la dependencia de los controles sobre TI. Evaluacin riesgo de control A partir de las pruebas de recorrido que realice el equipo auditor se debe establecer si los controles se encuentran diseados de manera adecuada y mitigan el riesgo para el cual fueron definidos. En la fase de ejecucin el equipo auditor realizar pruebas sustantivas o de cumplimiento sobre los controles que identific en la fase de planeacin, con el fin de determinar si los controles son aplicados de manera eficiente. Para determinar si el control es efectivo, el auditor, como mnimo, debe verificar que el control cumpla con los siguientes criterios: Diseo del control: determinar si es apropiado a la actividad a controlar.

37

Responsable de ejecutar el control: la persona que aplica los controles se ajusta al cargo que desempea y existe segregacin de funciones. Frecuencia del control: la periodicidad de la aplicacin del control es correspondiente con la frecuencia de ejecucin de las actividades para las cuales se estableci el control. Documentacin del control: el control se encuentra debidamente formalizado (Polticas / Manuales de procedimiento y de funciones) 3.1.2.4 Determinar la muestra de auditora El equipo auditor definir los criterios que considere necesarios para establecer la importancia relativa de la informacin objeto de anlisis, para lo cual utilizar la metodologa para el diseo y seleccin estadstica de la muestra que se defina en mesa de trabajo, o el nivel de materialidad, relacionado con el error de muestreo que utilizar para el diseo de muestras. La determinacin de la muestra le permitir al equipo auditor establecer a qu procesos, cuentas, contratos, facturas, partidas u otra informacin, se les debe aplicar los procedimientos tcnicos de control para fundamentar los resultados de la auditora. El muestreo estadstico en la auditora implica la aplicacin de procedimientos tcnicos de tal manera que el auditor obtenga y evale la evidencia de auditora sobre alguna caracterstica de las partidas seleccionadas, que le permita inferir estadsticamente sobre el universo. (Ejemplo: 3.1.2.4. Aplicativo muestreo) 3.1.2.5 Determinar la estrategia de auditora La estrategia de auditora consiste en establecer el direccionamiento que se le dar al proceso auditor, fundamentalmente definiendo el alcance, el cmo y dnde se desarrollar el trabajo, el cual debe registrarse en el plan de trabajo. 38

De acuerdo con los resultados de las evaluaciones de riesgo realizadas para los procesos y transacciones representativas, el equipo auditor desarrollar una estrategia de auditora que permita el cumplimiento de los objetivos trazados en el memorando de asignacin de auditora. Las estrategias posibles son: enfoque en controles y enfoque sustantivo. Indistintamente de la estrategia que se seleccione, el requisito es el mismo para verificar las actividades que comprenden los procesos representativos, el ente o asunto a auditar, considerando los tipos de errores que pueden ocurrir. En la seleccin de la estrategia de auditora se debern tener en cuenta los resultados obtenidos por: Resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno Evaluacin del riesgo de control La comprensin integral del auditado y los resultados de auditoras anteriores permitirn establecer el grado de confianza que merecen los controles de los procesos representativos que inician, registran, procesan y reportan las transacciones. Como resultado de la definicin de la estrategia de auditora, existirn procesos o transacciones sobre los cuales la estrategia ser enfoque en controles, para lo que el equipo auditor deber aplicar su juicio profesional con el fin de seleccionar los controles que, de acuerdo con las pruebas de recorrido, se aplican o se aplican parcialmente. Plan de trabajo El plan de trabajo se considera como la carta de navegacin del equipo de auditora para las fases de ejecucin e informe y es un instrumento para el control de calidad del proceso. El propsito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, definir la estrategia de auditora para las fases de ejecucin e informe, proporcionar una 39

base de discusin sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad y seguimiento de la auditora. Los elementos que debe contener como mnimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la auditora, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditora, cronograma de actividades para las fases de ejecucin de la auditora e informe. Cuando la auditora comprenda la actuacin de ms de un equipo auditor de una o varias contraloras delegadas (intersectorial), se estructurar de manera consolidada e incluir las actividades asignadas a cada una, verificando que los aspectos definidos sean acordes con los objetivos especficos establecidos en el memorando de asignacin de auditora. El plan de trabajo consolidado incluir como anexo los cronogramas de actividades que presentaron los equipos de auditora. Los aspectos mnimos que se deben considerar para su validacin y aprobacin son: Que el alcance definido est acorde con los objetivos del memorando de asignacin de auditora. Que el cronograma de actividades contemple los aspectos mnimos requeridos para alcanzar los objetivos establecidos en el memorando de asignacin de auditora. Que exista una alineacin entre la estrategia de auditora y los resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno y dems informacin. Cuando el desarrollo de una auditora comprenda la actuacin en ms de una jurisdiccin territorial, el responsable de auditora garantizar que el plan de trabajo consolidado contenga las lneas de auditora o aspectos especficos que deben ejecutar los equipos de auditora a nivel nacional. 40

El plan de trabajo deber ser aprobado por el Comit Tcnico del nivel central y en el nivel territorial por el Comit Tcnico del nivel desconcentrado, cuando la sede principal del auditado est ubicada en la respectiva jurisdiccin territorial. Dicha aprobacin deber surtirse dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su presentacin; vencido este trmino y si no hay pronunciamiento alguno, se entender aprobado. (3.1.2.5. Plan de Trabajo y cronograma fases de ejecucin e informe). 3.1.2.6 Elaborar y aprobar los programas de auditora Los programas de auditora son el esquema detallado del trabajo a realizar y los procedimientos a aplicar en la fase de ejecucin. En el programa se determina el alcance, la oportunidad y la profundidad de las pruebas para la obtencin de las evidencias que soporten los conceptos y opiniones. Los propsitos del programa de auditora son: Verificar los objetivos previstos para cada lnea de auditora. Evaluar riesgos y mecanismos de control especficos por cada lnea. Identificar fuentes y criterios de auditora. Describir los procedimientos de auditora que se aplicarn. Obtener evidencia sobre la lnea evaluada. La elaboracin, contenido y ejecucin de los programas de auditora son responsabilidad del equipo auditor, por cuanto ste tiene conocimiento pleno de los procedimientos de la entidad y es el encargado de desarrollar el trabajo de campo. Cuando la ejecucin de una auditora comprenda la actuacin en ms de una jurisdiccin territorial, el responsable de auditora, verificar que los programas de auditora contengan los procedimientos especficos a desarrollar por los dems equipos auditores, previo a su aprobacin.

41

Los programas de auditora debern ser aprobados por el responsable de auditora. La estructura de los programas de auditora, como mnimo, debe considerar los siguientes componentes: qu hacer, cmo hacer, cundo hacer, dnde hacer y para qu hacer, as: Denominacin de la lnea de auditora: hace referencia al nombre del ente, proceso, programa, proyecto, plan, procedimiento, ciclo operacional, actividad, rea, cuenta o asunto que se va auditar. Objetivos: estn relacionados con lo que el evaluador pretende buscar al realizar un examen especfico como por ejemplo: verificar el adecuado uso de los recursos pblicos; verificar la produccin o provisin de los bienes y servicios en trminos de calidad, cantidad, costo, oportunidad; evaluar los riesgos de desvo de recursos en la obtencin de esos bienes y/o servicios; establecer el cumplimiento de polticas, planes y programas; comprobar la efectividad de los procesos o actividades; establecer la confianza hacia los controles; determinar la efectividad de los sistemas de informacin; comprobar la calidad de los registros de las transacciones y operaciones; y evaluar el cumplimiento de la normatividad que regula la actividad o el proceso auditado. Fuentes de criterios: corresponden a las normas, disposiciones, procesos, procedimientos, guas y buenas prcticas aplicables a la lnea auditada. Criterios de auditora4: son el deber ser de lo que se evala, se constituyen en parmetros razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtencin de bienes y servicios, la prevencin de riesgos de desviacin de recursos, las prcticas administrativas, los sistemas de control e informacin y los procesos y procedimientos operacionales observados.
4 Los criterios emanan de las fuentes de criterio y se utilizan como base para determinar el grado de cumplimiento de normas, metas, planes, programas u objetivos de una organizacin. Son el referente para evaluar la condicin actual. El mejor criterio es simplemente una mejor manera de llevar a cabo una tarea o lograr un propsito.

42

 Identificacin de riesgos de control: se relaciona con los riesgos identificados en la evaluacin de control interno. Evaluacin de los mecanismos de control interno: tiene relacin con la evaluacin de los mecanismos de control inherentes a la lnea que se audita y la determinacin de su efectividad. Procedimientos: conjunto de pasos secuenciales y lgicos para atender el cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluacin. Incluye la aplicacin de tcnicas de auditora que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las tcnicas entre otras, pueden ser: escrita, verbal, fsica, ocular y documental.

3.2 Fase de ejecucin de la auditora

3.2.1 Generalidades
Objetivos La fase de ejecucin es la parte central de la auditora; en ella se practican todas las pruebas y se utilizan todas las tcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditora que sustentarn el informe. Su contexto es el de satisfacer los objetivos establecidos en el memorando de asignacin de auditora y desarrollar las tareas definidas en el plan de trabajo. En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditora para cada lnea y aplica pruebas mediante las diferentes tcnicas de auditora que conduzcan a determinar los hallazgos. El anlisis est orientado a examinar, de acuerdo con el alcance de la auditora, los siguientes aspectos: Obtencin de los bienes y/o servicios que produce el auditado en trminos de calidad, cantidad, costo y oportunidad. Evaluacin de los riesgos de desvo de los recursos para la obtencin de los bienes y/o servicios. 43

 Cumplimiento de la reglamentacin que regula sus operaciones. Razonabilidad de la informacin financiera. Efectividad del sistema de control interno.

3.2.2 Actividades Generales

Grfica 5

Actividades
Inicio

Responsables

Ajustar programas de auditora Aplicacin de procedimientos, pruebas y obtencin de evidencias Determinar observaciones y validar hallazgos Conclusin por lnea de auditora

Equipo Auditor

Responsable de auditora Equipo auditor Supervisor Comit tcnico

3.2.2.1 Ajustar programas de auditora. Si surgen aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de auditora, se proceder a realizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor y el responsable de auditora los revisar y aprobar. 3.2.2.2 Aplicacin de procedimientos, pruebas y obtencin de evidencia Esta actividad consiste en ejecutar los programas de auditora, mediante la aplicacin de los procedimientos y pruebas de auditora, con el propsito de obtener evidencia que soporte las conclusiones de cada una de las lneas de auditora evaluadas. Cuando la auditora tenga en su alcance la opinin de sus estados financieros y la calificacin de la gestin se seguirn los siguientes lineamientos: 44

3.2.3 Opinin de estados financieros

Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrn en cuenta las detectadas en las cuentas examinadas del activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la partida doble. Para el caso de los errores e inconsistencias que se detecten en las cuentas examinadas del estado de actividad financiera, econmica, social y ambiental, se cuantificarn por el efecto neto producido en la cuenta patrimonial resultado del ejercicio. 3.2.3.1 Tipos de opiniones: Sin salvedades: es una opinin en la cual se manifiesta de forma clara y precisa que los estados financieros en su conjunto expresan en todo aspecto significativo la situacin financiera; as como los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio, y contienen la informacin necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, ste tipo de opinin es aplicable cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean inferiores o iguales al 2% del total de activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la partida doble. Por consiguiente permite opinar que los estados financieros estn razonablemente presentados. Esta opinin se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye: Que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos materiales, la conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

45

 Que los estados financieros en su conjunto y la informacin reflejada en ellos en su proceso de registro, movimientos y saldos, se han formulado de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Que la informacin suministrada ha sido la necesaria y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada. Que no se evidenciaron errores e inconsistencias significativas. Con salvedades: se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional concluye que una opinin sin salvedades, no puede expresarse o que la limitacin sobre el alcance no es tan material como para requerir una opinin adversa o una abstencin de opinin. Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, este tipo de opinin es aplicable, cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean superiores al 2% e inferiores o iguales al 10% del total de activos, pasivos ms patrimonio, teniendo en cuenta el principio y el enunciado de la partida doble, las cuales consideradas en su conjunto, permiten opinar que los estados contables son razonables, excepto por o con sujecin a las salvedades referidas. La opinin debe expresarse en trminos de excepto por o con sujecin a los efectos de los hallazgos obtenidos. Para efectos de determinar la base de las salvedades se tendrn en cuenta los hallazgos evidenciados en los estados financieros considerados en su conjunto. En el prrafo de la opinin del informe se deben mencionar las salvedades. Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinin con salvedades, en caso de que sean significativas en relacin con los estados financieros son, entre otras, las siguientes: 46

 Errores o incumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Utilizacin de principios y normas contables distintas de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Errores en la informacin registrada en las cuentas. Informacin insuficiente registrada en las cuentas que impide la interpretacin y comprensin adecuada de las mismas. Cambios durante el ejercicio con respecto a los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General, utilizados en el ejercicio anterior (comparabilidad). Adversa o negativa: se emite cuando las salvedades tomadas en su conjunto superen el 10% del total de los activos o de los pasivos ms patrimonio, lo que significa que el auditor bajo su criterio profesional, concluye que en su conjunto los estados financieros no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera del auditado y los resultados de sus operaciones por el ao terminado, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Para que el auditor pueda llegar a expresar una opinin adversa o negativa, es preciso que se hayan identificado incumplimientos de los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General, que ocasionan errores e inconsistencias de la informacin financiera que afectan a los estados contables. 47

Abstencin de opinin: ocurre cuando el auditor tiene limitaciones en el acceso a la informacin o sta no se ha suministrado a tiempo por el auditado, o es suministrada incompleta; y por lo tanto, no se ha podido obtener la evidencia necesaria para formarse una opinin sobre los estados financieros tomados en su conjunto. Lo cual no permite al auditor formarse una idea sobre la calidad de las cifras sujetas a examen y por consiguiente debe abstenerse de opinar. Bajo esta ltima condicin el auditor deber evaluar si el auditado estara obstaculizando la labor de la Contralora General de la Repblica, caso en el cual se sometera a las posibles sanciones previstas por la Ley. La necesidad de abstenerse de emitir una opinin, puede originarse por: Limitaciones al alcance de la auditoria originadas por el auditado. Incertidumbres contables En ambos casos, ha de tratarse de circunstancias de importancia y magnitud significativas que impidan al auditor formarse una opinin. El auditor en su trabajo para opinar sobre los estados financieros puede establecer: subestimaciones, sobrestimaciones e incertidumbres. Subestimacin: se habla de subestimacin contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en ste no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo menor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiara que deba presentarse en la fecha de corte de dicho estado, lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad.

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 Sobrestimacin: se presenta sobrestimacin contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en ste no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo mayor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiera que deba presentarse. Lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad del periodo contable correspondiente. Incertidumbres contables: en los procesos auditores que adelanta la Contralora General de la Repblica, entindase el concepto de incertidumbre contable sobre una cuenta examinada, como un motivo de salvedad en un informe de auditora, ante la imposibilidad de evaluar, en forma razonable, la repercusin de un acontecimiento futuro sobre los estados financieros. En este evento, el auditor en desarrollo de la norma de auditora relacionada con la persona har uso de su conocimiento, experiencia y capacidad tcnica para encontrar mecanismos que permitan identificar y cuantificar, en forma idnea, el saldo de las cuentas o subcuentas que presentan la incertidumbre, dejando evidencia de su evaluacin en los papeles de trabajo. Cuando a la fecha del informe de auditora no se haya resuelto la incertidumbre contable, se emitir una opinin con salvedades de excepto por. En casos excepcionales, se emitir una abstencin de opinin, cuando los efectos que pueda suponer la incertidumbre sean tan significativos y generalizados que no permitan emitir opinin sobre los estados financieros en su conjunto. En ningn caso la abstencin se puede originar en limitaciones profesionales del auditor. Frente a la abstencin, el auditor debe documentar y presentar ante el equipo de auditora, supervisor y el comit tcnico la justificacin soportada de esta opinin. Las salvedades en el balance se presentarn por cada una de las cuentas examinadas. 49

3.2.3.2 Modelos de Opinin Opinin sin salvedades: En nuestra opinin, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera del auditado XYZ, a 31 de diciembre de XXXX as como los resultados de las operaciones por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Opinin con salvedades: En nuestra opinin, por lo expresado en los prrafos precedentes, excepto por o con sujecin a, los estados financieros del auditado XYZ, presentan razonablemente la situacin financiera, en sus aspectos ms significativos por el ao terminado el 31 de diciembre de XXXX y los resultados del ejercicio econmico del ao terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Opinin adversa o negativa: En nuestra opinin, por lo expresado en los prrafos precedentes, los estados financieros del auditado XYZ, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin financiera de la XYZ a 31 de diciembre de XXXX y los resultados de sus operaciones por el ao que termin en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Abstencin de opinin: Debido a que el auditado no suministr la informacin requerida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes, los libros principales oficiales y libros auxiliares; y que al auditor, por las mismas limita50

ciones en el suministro de informacin, no le fue posible aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar la razonabilidad de los registros y saldos de las cuentas que se presentan en los estados financieros con corte 31 de diciembre del ao XXXX, la Contralora General de la Repblica se abstiene de emitir una opinin sobre los razonabilidad de los estados financieros mencionados. Cuando se emite una abstencin de opinin, el prrafo introductorio se cambia de hemos auditado por fuimos designados para auditar y se elimina el prrafo de alcance.

3.2.4 Evaluacin de gestin y resultados

La evaluacin de la gestin y resultados se realiza con el objeto de analizar integralmente la gestin y se fundamenta en la valoracin de los sistemas de control de: gestin, resultados, legalidad, financiero y control interno; los cuales contemplan las variables que son verificadas y calificadas por el equipo auditor, mediante la aplicacin de programas de auditora, utilizando como insumo las fuentes internas y externas de informacin. En esta evaluacin deben tenerse en cuenta los principios de la gestin fiscal fundamentados en la eficiencia, la economa, la eficacia, la equidad y la valoracin de los costos ambientales, as: Economa Consiste en evaluar la adecuada adquisicin y asignacin de recursos humanos, fsicos, tcnicos y naturales, efectuada por un gestor en los diferentes procesos, en procura de maximizar sus resultados. Esto implica que dichos recursos sean aplicados en cantidad y calidad dependiendo de la necesidad especfica que se tenga de cada uno de ellos. La gestin se inicia desde el momento en que le son asignados unos recursos a un administrador para ser transfor51

mados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo, la adquisicin, mantenimiento, adecuacin, capacitacin y conservacin de los mismos. En estas actividades el auditor encuentra elementos para enfocar este principio. Equidad Identifica los receptores de la accin econmica y evala la distribucin de costos y beneficios entre los diferentes agentes econmicos. Eficiencia Evala la relacin existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos. Tiene dos medidas esenciales: tcnica y econmica. La tcnica es el resultado de su medicin en trminos fsicos (productividad) y la econmica en trminos monetarios (costos). Una operacin eficiente produce la mxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos. Eficacia Es la evaluacin de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en trminos de cantidad, calidad y oportunidad. Efectividad: La efectividad es el grado de satisfaccin o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o poblacin objeto. Este impacto debe medirse en la comunidad receptora de dicho bien y/o servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la organizacin que lo produce. La efectividad se puede asimilar al principio de eficacia, en el sentido que sta mide el grado de cumplimiento de objetivos; sin embargo, no es suficiente medir el cumplimiento de lo planeado en trminos de cantidad, calidad y oportunidad, sino que es necesario determinar cul fue el resultado con respecto al impacto esperado. Valoracin de costos ambientales (Ecologa Desarrollo Sostenible) 52

La gestin, los programas, proyectos y actividades del Estado deben conducir al crecimiento econmico, la elevacin de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los recursos naturales en que se sustentan, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfaccin de sus propias necesidades. Igualmente, corresponde al compromiso (poltica) de la organizacin auditada a desarrollar sus actividades misionales y de apoyo con el debido respeto por la proteccin del medio ambiente, implementando, manteniendo y mejorando continuamente principios y prcticas medioambientales, de conformidad con las polticas, normas y regulaciones aplicables. En las empresas se puede evidenciar a travs de la promocin de un eco-diseo integral de tecnologa para reducir la intensidad de uso de materiales y energa durante la produccin, adems de impulsar la reutilizacin de insumos a travs de procesos de reconversin tecnolgica y de reciclaje, aumentando la funcionalidad de los productos y su durabilidad, entre otros aspectos. Metodologa El equipo auditor deber llevar a cabo la evaluacin de la gestin y resultados, que incluye un examen de los siguientes componentes y sus factores mnimos de evaluacin: La matriz estar disponible en Excel con los porcentajes sealados en esta tabla o para ser ajustados cuando no se evale uno o ms subcomponentes dentro de uno de los componentes, caso en el cual los dems subcomponentes deben llevarse a base 100. De la misma manera, cuando se decida no evaluar todo un componente, los dems componentes se califican y el total se lleva a base 100. Estas modificaciones deben estar debidamente justificadas en el plan de trabajo y aprobadas en el comit tcnico.

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Ejemplo: Si el total de la calificacin de 25 puntos sobre el 70%, que corresponde a la suma de las ponderaciones de componentes evaluados. Esta calificacin se debe expresar en base 100%, lo que arrojara una calificacin del 35.71 (25*100/70), que es la que se debe reflejar, como total de la calificacin.
Cuadro 4

Matriz de calificacin de la gestin y resultados

Componente Control de Gestin (20%) Principios Eficiencia, Eficacia Objetivo de evaluacin Determinar la eficiencia y la eficacia mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la identificacin de la distribucin del excedente que stas producen, as como de los beneficiarios de su actividad. Factores minimos Procesos Administrativos Variables a evaluar Direccin, planeacin, organizacin, control (seguimiento y monitoreo) y ejecucin. Formulacin, oportunidad confiabilidad de la informacin o datos de las variables que los conforman, calidad, utilidad relevancia y pertinencia de los resultados Manejo recursos presupuesto (planeacin, asignacin, ejecucin y evaluacin) Cobertura, focalizacin demanda futura, poblacin objetivo y/o beneficiaria Grado de cumplimiento en trminos de cantidad, calidad, oportunidad y coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo y/o planes del sector. Grado de avance y cumplimiento de las metas establecidas en trminos cantidad, calidad, oportunidad, resultados y satisfaccin de la poblacin beneficiaria y coherencia con los objetivos misionales contina...

Indicadores

Evaluacin de gestin y resultados

Ciclo presupuestal

Poblacin objetivo y beneficiaria Control de Resultados (30%) Eficacia, Economa, Eficiencia, Equidad Valoracin Costos ambientales Establecer en qu medida los sujetos de la vigilancia logran y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administracin en un perodo determinado Objetivos misionales

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

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Continuacin cuadro 4

Matriz de calificacin de la gestin y resultados

Componente Control de Legalidad (10%) Evaluacin de gestin y resultados Control Financiero (30%) Evaluacin SCI o Mecanismos de Control (10%) Principios Eficacia Objetivo de evaluacin Establecer aplicacin normativa en las operaciones financieras , administrativas, econmicas y de otra ndole Establecer si los EF reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y sus cambios en su situacin financiera Consiste en obtener suficiente comprensin del sistema de control interno o de los mecanismos de control y la importancia que tiene para facilitar el logro de los objetivos del objeto o Ente a Auditar, segn la metodologa descrita en esta Gua. Factores minimos Cumplimiento de normatividad aplicable al ente o asunto auditado Razonabilidad Financiera Variables a evaluar

Normas externas e internas aplicables

Economa, Eficacia Eficacia, Eficiencia

Opinin

Calidad, Confianza

Concepto

La metodologa a aplicar para evaluar las variables definidas en la matriz anterior ser la adoptada para la auditora por proyectos. A continuacin se presenta una descripcin del procedimiento para la evaluacin de las variables, factores mnimos y principios, correspondientes a cada componente: Control de gestin: el equipo auditor deber evaluar la eficiencia y la eficacia de los procesos administrativos, los indicadores, el ciclo presupuestal y la poblacin objetivo y beneficiaria del ente o asunto auditado. Para cada factor se utilizarn las siguientes variables de evaluacin: Proceso administrativo: considerando la teora administrativa, se evaluarn como mnimo los siguientes instrumentos gerenciales: direccin, planeacin, organizacin, control (seguimiento y monitoreo) y ejecucin. Indicadores: evaluacin de la formulacin, oportunidad, confiabilidad de la informacin o datos de las variables que los conforman, calidad, utili55

dad, relevancia y pertinencia de los resultados, de los indicadores presentados por el ente o asunto auditado. Ciclo presupuestal: evaluacin de la planeacin, asignacin, ejecucin y evaluacin del manejo de los recursos presupuestales. Poblacin objetivo y beneficiaria: evaluacin de la cobertura, focalizacin, demanda futura, poblacin objetivo y/o beneficiaria de los productos, bienes o servicios del ente o asunto auditado. Control de resultados: el equipo auditor establecer el grado de cumplimiento de los objetivos misionales en trminos de cantidad, calidad, oportunidad y su coherencia con el Plan Nacional de Desarrollo y/o planes del sector. Complementariamente, se determinar el grado de avance y cumplimiento de las metas establecidas en los planes, programas y proyectos del ente o asunto auditado en trminos de cantidad, calidad, oportunidad, resultados y satisfaccin de la poblacin beneficiaria, as como, su coherencia con los objetivos misionales. Control de legalidad: verificacin del cumplimiento de las normas externas e internas aplicables al ente o asunto auditado. Control financiero: corresponde a la opinin sobre la razonabilidad de la evaluacin de los estados financieros, resultante de la aplicacin de los procedimientos mencionados en esta Gua sobre el particular. Control interno: en este aparte se relaciona el concepto del sistema de control o mecanismos de control de asunto o ente auditado, resultante de la aplicacin de los procedimientos mencionados en esta Gua al respecto. Evaluacin de la gestin y resultados para puntos de control Cuando el alcance incluya puntos de control, los aspectos especficos evaluados en cada uno de ellos se tendrn en 56

cuenta para la consolidacin y calificacin de la gestin, por parte del responsable de auditora y equipo auditor de la sede principal del auditado. Consolidacin de la calificacin de la gestin y fenecimiento De acuerdo con los resultados obtenidos, se calificar con base en los factores a evaluar de cada componente, en la matriz anexa (3.2.4. Matriz de calificacin de la gestin y resultados), que cuenta con la ponderacin de cada uno de los porcentajes de tal manera que su agregacin genera la calificacin final de la Gestin y Resultados que ser favorable cuando sea mayor a 80 puntos y desfavorable cuando sea igual o menor a 80 puntos.
Cuadro 5 Mayor a 80 puntos Menor o igual a 80 puntos Favorable Desfavorable

Consecuentemente, cuando la auditoria tenga como alcance fenecer la cuenta, sta se fenecer con los mismos parmetros. En uno u otro caso, el prrafo del fenecimiento o no de la cuenta deber incluir su explicacin por cada uno de los componentes y variables calificadas.
Cuadro 6 Mayor a 80 puntos Menor o igual a 80 puntos Se fenece No se fenece

3.2.5 Determinar los hallazgos

3.2.5.1 Concepto El hallazgo de auditora es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluacin de un asunto en particular al comparar la condicin [situacin detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situacin determinada al aplicar pruebas de auditora que se complementar estableciendo sus causas y efectos. 57

Todos los hallazgos determinados por la CGR, son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de otra ndole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconmica o insostenible ambientalmente, la actuacin del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestin y el resultado del auditado (efecto). Se refiere a las deficiencias de control y/o observaciones de auditora encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta de la administracin, cuando sta se da. Dentro del proceso de la auditora, la atencin se centra en la determinacin y validacin de hallazgos especialmente con connotacin fiscal, ya que stos fundamentan en buena parte la opinin y conceptos del auditor. Los hallazgos se constituyen en un componente importante en los resultados de la auditora, toda vez que el anlisis profesional y objetivo de cada uno de sus componentes refleja la situacin del auditado. La aplicacin de tcnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeo de la organizacin; estas tcnicas y procedimientos se aplican sobre informacin, casos, situaciones, hechos o relaciones especficas. La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lgica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narracin coherente de los hechos. Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.

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Grfica 6

Caractersticas y requisitos

Anlisis de causa - efecto

Evidencia

Materialidad y reportabilidad

Conclusiones Validacin en mesa de trabajo

3.2.5.2 Caractersticas y requisitos del hallazgo La determinacin, anlisis, evaluacin y validacin del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso para que cumpla con las caractersticas que lo identifican, las cuales exigen que ste debe ser:
Cuadro 7

Caracterstica /Requisito
Objetivo Factual (de los hechos, o relativo a ellos) Relevante Claro y preciso Verificable til

Concepto
El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparacin entre el criterio y la condicin. Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independientemente del valor emocional o subjetivo. Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicacin e interprete la percepcin colectiva del equipo auditor. Que contenga afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades, que est argumentado y que sea vlido para los interesados. Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas. Que su establecimiento contribuya a la economa, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilizacin de los recursos pblicos, a la racionalidad de la administracin para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organizacin.

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3.2.5.3 Siete aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observacin de auditora y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deber agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la informacin que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, es importante que en mesa de trabajo (que puede realizarse en varias sesiones) con el acompaamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal se tengan en cuenta los siguientes aspectos: Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio. Verificar y analizar la causa, el efecto y la recurrencia de la observacin. Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia. Identificar y valorar responsables y lneas de autoridad. Comunicar y trasladar al auditado las observaciones. Evaluar y validar la respuesta. Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente. Cabe indicar que estos aspectos deben tenerse en cuenta durante la fase de ejecucin de la auditora. Este anlisis involucra la evaluacin de las diferencias entre la condicin y los criterios de auditora, incluyendo las causas principales, comparadas con los sntomas y, de ser el caso, la recopilacin de evidencia adicional sobre los efectos de dichas observaciones, para ilustrar la importancia del asunto con propsitos relativos a la presentacin de informes. En el anlisis el auditor debe tener en cuenta que: 60

Las causas y los efectos estn interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, el conocer el sistema de administracin o manejo de los recursos humanos ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos humanos. El anlisis de la informacin est orientado hacia la solucin de problemas. Se requiere habilidad para llegar a conclusiones vlidas sobre los datos recolectados durante las fases de planeacin y ejecucin. Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso as lo exija. Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrn que indique potencialmente la ineficiencia del Sistema de Control Interno. Las causas pueden ser externas al auditado; por ejemplo, el impacto de las rdenes impartidas por los organismos centrales afecta las operaciones de muchos puntos de control de los auditados. Hasta donde sea posible, la relacin causa-efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisin debe asegurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del anlisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administracin del auditado. Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos a la observacin, mediante el debate y la valoracin de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qu, el cmo, el dnde y el cundo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este anlisis incluye la comparacin de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos.

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La condicin es la situacin encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la comparacin entre lo que es -condicin- con lo que debe ser criterio- , se pueden tener los siguientes comportamientos: Se ajusta satisfactoriamente a los criterios. No se ajusta a los criterios. Se ajusta parcialmente a los criterios. Supera los criterios. Cuando la condicin supera el criterio se considera que el auditado est cumpliendo con la normatividad, polticas y parmetros establecidos para el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales. Toda desviacin resultante de la comparacin entre la condicin y el criterio se identifica como una observacin, la que es entendida como el primer paso para la constitucin de un hallazgo. En la evaluacin de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor con el acompaamiento del funcionario de responsabilidad fiscal. Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de auditora y debe quedar documentado en los papeles de trabajo. Verificar y analizar las causas, los efectos y la recurrencia de la observacin Una vez detectada la observacin, el auditor debe establecer las causas o razones por las cuales se da la condicin, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observacin de que el problema existe porque alguien no cumpli el deber ser, no es suficiente para construir un hallazgo. 62

El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observacin antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situacin adversa, por qu persiste y si existen procedimientos internos para evitarla. Generalmente una debilidad en el Sistema de Control Interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida desencadene en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observacin, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirn que el auditor complemente su examen. Las causas ms recurrentes de problemas detectados en la administracin pblica son: Deficiencias en la comunicacin entre dependencias y personas. Esta deficiencia es an ms grave cuando los problemas de comunicacin se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor. Falta de conocimiento de requisitos. Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prcticas. Uso ineficiente de los recursos. Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema. Falta de delegacin de autoridad. Falta de capacitacin. Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Dentro del proceso de evaluacin del auditado es necesario considerar la relacin que existe entre las causas y los efectos de un hecho o situacin determinada, por cuanto le permite a su administrador implementar las acciones co63

rrectivas o preventivas que le permitan mejorar la gestin y los resultados. Los efectos de un hallazgo se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condicin encontrada; normalmente representa la prdida en dinero, bajo nivel de economa y eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. Una deficiencia significativa puede definirse como una omisin, error o irregularidad que genera resultados adversos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes reas, ciclos o actividades del auditado. Al emitir un juicio u opinin, se deben considerar las circunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organizacin y el ambiente en que ste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones. Algunos efectos pueden ser: Uso ineficiente de recursos. Prdida de ingresos potenciales. Incremento de costos. Incumplimiento de disposiciones generales. Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados). Gastos indebidos. Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de recursos o actividades. Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. 64

Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma ms especfica posible, basndose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de auditora interna u otras fuentes apropiadas. Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia La validez de un hallazgo depende de su importancia relativa. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por su efecto. Adems, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este ltimo caso indicar su frecuencia. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en trminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o nmero de transacciones. Cualquiera sea el uso de los trminos, el hallazgo debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El anlisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean stos tangibles o intangibles. En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efectos financieros o prdida causada por una deficiencia identificada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los conceptos y opiniones emitidos en el informe. Identificada la observacin de auditora, es necesario establecer con qu frecuencia ocurre la deficiencia e irregularidad y aunque sta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran importancia, en trminos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial. As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser recurrente an, pero podra tener implicaciones o posibilidades ms importantes si no se elimina. En el anlisis debe tenerse en cuenta la suficiencia, pertinencia y utilidad de las evidencias.

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Para cada observacin se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que la respalda, si sta no cumple con los requisitos de suficiencia y pertinencia es necesario realizar procedimientos adicionales de auditora, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a travs de distintas fuentes y tcnicas, cuando lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad. El equipo auditor debe confiar en evidencias que son de naturaleza persuasiva y no necesariamente concluyentes. El grado de esta debe ser alto en las reas ms vulnerables o que puedan dar lugar a controversia. Durante una auditora, es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisin, la relacin costo/beneficio. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor. Identificar lneas de autoridad y responsabilidad Una vez analizada la observacin, el auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, as como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relacin directa frente a la observacin formulada, especialmente cuando se considera que sta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propsito de obtener la informacin necesaria para los trmites posteriores. Tal identificacin es especialmente importante en las oficinas descentralizadas del auditado que estn sujetas a la direccin por parte de los niveles ms altos en las dependencias centrales.

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Los manuales de funciones y reglamentos internos, as como los objetivos concertados para la evaluacin de desempeo y las rdenes de servicio o contratos de prestacin de servicios, segn la situacin evaluada, son fuente importante para que el auditor determine las lneas de autoridad y la responsabilidad. Comunicar y trasladar al auditado las observaciones Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al anlisis y alcance de las observaciones de auditora, stas deben ser comunicadas al auditado, advirtiendo que es la nica oportunidad para que el auditado presente los argumentos y soportes que permitan desvirtuar la observacin. El proceso de comunicacin de observaciones de auditora al auditado incluye una interaccin permanente con los funcionarios responsables de realizar las operaciones, mediante comunicaciones escritas y reuniones formales e informales. Lo anterior permite considerar otros puntos de vista, identificar posibles causas de las observaciones, proponer soluciones o mejoras, comprender mejor la situacin objeto de evaluacin, reducir el tiempo en el proceso de validacin e ir consolidando los fundamentos del informe de auditora buscando que ste sea oportuno. El auditado deber dar respuesta a la observacin dentro del trmino establecido por el equipo auditor, el cual no podr ser inferior a cinco (5) das hbiles siguientes a su comunicacin. Cumplidos los trminos, si no se ha obtenido respuesta, los auditores continuarn en mesa de trabajo definiendo y validando el hallazgo. El oficio mediante el cual se comuniquen las observaciones al auditado, deber incluir una solicitud de confirmacin de que su respuesta a las observaciones formuladas estn basadas en los documentos fuentes nicos existentes a la fecha de su respuesta.

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Esta es la nica oportunidad que tiene el auditado para dar respuesta y presentar los documentos pertinentes para desvirtuar la observacin, garantizando de esta manera el derecho a la contradiccin y defensa. Evaluar y validar la respuesta del auditado La respuesta del auditado a las observaciones comunicadas puede, en ocasiones, develar que en ejercicio de su discrecionalidad la administracin toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento. En este caso el auditor debe tratar de ser lo ms objetivo posible. Se debe, en la medida de lo posible, procurar obtener puntos de vista coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios correspondientes acerca del anlisis sobre ocurrencia de los hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en los resultados o en el efecto de la decisin. Si definitivamente no es posible llegar a un consenso sobre un determinado asunto, es necesario informarlo a la entidad, sin perjuicio de dar el trmite correspondiente al hallazgo. En la sesin de mesa de trabajo para analizar la respuesta, se mantendr el acompaamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal. Cuando la respuesta del auditado requiera de niveles superiores de consulta para llegar a un consenso al interior del equipo auditor, se convocar a la sesin al funcionario competente para decidir conforme a las normas de administracin del proceso auditor. A juicio del auditor, se puede realizar una mesa de trabajo con participacin del auditado, con el propsito de discutir y comprender con mayor acierto, los argumentos planteados en la respuesta. 68

Si la respuesta del auditado satisface y desvirta de manera idnea y soportada la observacin de auditora esta se retira, dejando constancia en papeles de trabajo y en la ayuda de memoria de las razones tcnicas y los soportes necesarios de la decisin tomada por el equipo auditor. En mesa de trabajo, realizada con el acompaamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal, una vez valoradas las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas, la respuesta del auditado, se concluye sobre si la observacin se establece como hallazgo administrativo y se determina su posible incidencia fiscal, penal, disciplinaria o de otra ndole. Establecido el hallazgo en mesa de trabajo por el equipo auditor con el acompaamiento del funcionario enlace de responsabilidad fiscal, se sustentar ante el comit tcnico o la instancia competente para su validacin teniendo en cuenta la reglamentacin de la administracin del proceso auditor. En los eventos en que no exista acuerdo entre el equipo auditor y el funcionario enlace de responsabilidad fiscal acerca de la incidencia fiscal del hallazgo, se convocar a sesin de mesa de trabajo a los funcionarios de ms alta jerarqua del proceso auditor, al comit tcnico y de responsabilidad fiscal, para que participen de la evaluacin y definan si existe o no incidencia fiscal. Habr de tenerse en cuenta que existen situaciones que finalmente no son constitutivas de hallazgo con incidencia fiscal, pero que pueden ser objeto del ejercicio de la funcin de advertencia; igualmente, que en los casos excepcionales en los que dentro de la fase de ejecucin de la auditora y dada la complejidad del asunto no se logre definir la existencia del hallazgo con incidencia fiscal, tendr que tramitarse la indagacin preliminar con la coordinacin del rea de responsabilidad fiscal.

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Trasladar o hacer entrega del hallazgo al funcionario o entidad competente Los hallazgos con incidencia disciplinaria, penal o de otra connotacin, sern trasladados mediante oficio a las instancias competentes con los soportes necesarios, una vez validados en mesa de trabajo. El oficio de traslado ser suscrito por el Contralor Delegado Sectorial en el nivel central o Gerente Departamental o el Distrital o los contralores provinciales, en el nivel desconcentrado; o por el funcionario que segn la administracin del proceso auditor tenga esa responsabilidad. Previo el diligenciamiento del formato de entrega del hallazgo con incidencia fiscal, este ser suministrado junto con sus soportes al funcionario enlace de responsabilidad fiscal, una vez sea validado por el comit tcnico o la instancia competente para tal fin conforme a la administracin del proceso auditor en la ltima sesin de validacin. (3.2.5.3. Formato Entrega hallazgos fiscales) El funcionario enlace de responsabilidad fiscal verificar el oportuno registro en los sistemas de informacin y proyectar los documentos necesarios para hacer entrega del hallazgo a la dependencia o funcionario competente para dar inicio al proceso de responsabilidad fiscal. El hallazgo administrativo puede tener varias incidencias, pudiendo dar lugar a su traslado a diferentes autoridades. 3.2.5.4 Hallazgo administrativo con incidencia fiscal Para la identificacin del hallazgo administrativo con incidencia fiscal deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los que a continuacin se relacionan, contenidos en la Ley 610 del 15 de agosto de 2000 Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras:

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Gestion Fiscal. Para los efectos de la presente ley, se entiende por gestin fiscal el conjunto de actividades econmicas, jurdicas y tecnolgicas, que realizan los servidores pblicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos pblicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los bienes pblicos, as como a la recaudacin, manejo e inversin de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujecin a los principios de legalidad, eficiencia, economa, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoracin de los costos ambientales. (Art. 3). Objeto de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal tiene por objeto el resarcimiento de los daos ocasionados al patrimonio pblico como consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes realizan gestin fiscal mediante el pago de una indemnizacin pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva entidad estatal. Para el establecimiento de responsabilidad fiscal en cada caso, se tendr en cuenta el cumplimiento de los principios rectores de la funcin administrativa y de la gestin fiscal. Pargrafo 1o. La responsabilidad fiscal es autnoma e independiente y se entiende sin perjuicio de cualquier otra clase de responsabilidad. (Art. 4). Elementos de la responsabilidad fiscal. La responsabilidad fiscal estar integrada por los siguientes elementos: Una conducta dolosa o culposa atribuible a una persona que realiza gestin fiscal. Un dao patrimonial al Estado. Un nexo causal entre los dos elementos anteriores. (Art. 5). 71

Dao patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por dao patrimonial al Estado la lesin del patrimonio pblico, representada en el menoscabo, disminucin, perjuicio, detrimento, prdida, o deterioro de los bienes o recursos pblicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestin fiscal antieconmica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, que en trminos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contraloras. Dicho dao podr ocasionarse por accin u omisin de los servidores pblicos o por la persona natural o jurdica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio pblico. (Art. 6). 3.2.5.5 Material probatorio que soporta el hallazgo con incidencia fiscal Se debern aportar pruebas tiles, pertinentes y conducentes para la demostracin del dao causado al patrimonio del Estado en ejercicio de la gestin fiscal, aquellas que comprometan la responsabilidad de sus autores y que permitan establecer la informacin requerida para dar curso a un Proceso de Responsabilidad Fiscal con o sin imputacin. Si los documentos soporte son fotocopias tomadas directamente de los documentos que se encuentran en los archivos que reposan en el auditado, deber acompaarse constancia que seale en qu diligencia se toma la copia y si la misma se toma de original o de copia autenticada o simple. Si la prueba es el papel de trabajo o las actas de visita administrativa o inspeccin, stos deben tener constancia del lugar y fecha de diligenciamiento o realizacin y estar firmado por el auditor y por los funcionarios que atendieron la diligencia cuando a esto haya lugar. 72

Teniendo en cuenta la temtica del hallazgo, los auditores debern recaudar evidencia, entre otros, de los siguientes aspectos: Cuentas, facturas, contratos, plizas, cheques y otros ttulos valores. Formato nico de las hojas de vida del Departamento Administrativo de Funcin Pblica (DAFP) de los presuntos responsables fiscales con el fin de indagar sobre la direccin de residencia y domicilio. ltimo formato de declaracin de bienes y rentas de los presuntos responsables fiscales, en bsqueda de la informacin patrimonial. Certificaciones de cargos, salarios, manuales de funciones, fechas de ingreso y retiro, copias y/o certificaciones de los actos de nombramiento y actas de posesin de los servidores pblicos o copia de contratos para determinar la responsabilidad para la poca de ocurrencia de los hechos. Copias de contratos y sus actas precontractuales, contractuales y postcontractuales, documentos e informacin sobre obras adicionales, actas de iniciacin, terminacin y recibo de obra y liquidacin de contratos. Cotizaciones o avalo de bienes y servicios para la fecha de las diversas etapas contractuales a fin de determinar posibles sobrecostos, aclarando que aquellos que se recauden por funcionarios de la CGR deben ir dirigidas a nuestra organizacin, teniendo en cuenta que stas deben referirse a las mismas condiciones de tiempo, modo y lugar. Actas o documentos de juntas directivas o de socios, o del rgano rector de la entidad, aprobacin de compras, evaluacin de contratos, de entrega y recibo de inventarios. Plizas de cumplimiento y otras garantas.

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 Tarjetas de krdex, comprobantes de egreso e ingreso de bienes, libros, minutas de entrada y salida de bienes del almacn de la entidad. Comprobantes de pago, recibos de caja. Documentos de registro mercantil, de la Superintendencia de Sociedades y otros organismos de vigilancia y control. Conceptos jurdicos y tcnicos sobre aprobacin de contratos, de prestacin de servicio o de obra. Conceptos jurdicos y tcnicos sobre estudio y aprobacin o idoneidad de garantas para otorgamiento de crditos. Actas de aprobacin de crditos. Soportes tcnicos y/o contables y financieros sobre el patrimonio vigente para la poca de la aprobacin del crdito y fecha de desembolso. Reestructuraciones efectuadas al crdito, indicando montos, fecha y el rgano que lo aprueba. Estado actual de la operacin crediticia, indicando fecha de vencimiento de las cuotas y vencimiento final, si existe recomposicin de cartera, ofertas, etc. Establecer los hechos, si es del caso, del por qu se encuentra en cobro jurdico y las acciones adelantadas. Fundamento concreto sobre la lesin patrimonial. Estados contables. Libros de contabilidad y balances. Informacin y documentos sobre constitucin de parte civil u otras acciones iniciadas por la entidad para recuperar faltantes fiscales. Actas de visitas especiales de la Procuradura o visitas del rgano de control fiscal o informe de auditoras anteriores.

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 Informes sobre prdida de bienes, siempre que exista gestin fiscal. Copias de actuaciones disciplinarias o administrativas de control interno de la entidad, por prdida o dao de bienes o fondos de la Nacin. Informacin y documentos de acciones penales iniciadas por delitos contra la administracin pblica o conexos. Copia de estatutos, resoluciones, directivas, circulares y otros documentos o actos administrativos que haya proferido el auditado, que regulen su funcionamiento interno y que tengan relacin con el hecho auditado a investigar Fotografas, cintas magnetofnicas o de vdeo, medios electrnicos, cuadros, pinturas, y otros documentos relacionados con el hecho sometido a vigilancia fiscal. Archivos magnticos y los registros en los sistemas de informacin que soportan los hallazgos detectados por los auditores o los especialistas de TI. En todo caso, el hallazgo deber acompaarse de los soportes que suministren la informacin que a continuacin se relaciona, necesaria para proferir auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal o auto de apertura e imputacin de responsabilidad fiscal. Dao patrimonial y su cuanta. Los hechos u omisiones que generan el dao patrimonial. Las disposiciones internas, actos administrativos, procedimientos etc., que regulan el tema cuya vulneracin genera el dao patrimonial al Estado. Nombre, identificacin, direccin de domicilio, residencia o lugar de trabajo actualizados de los presuntos responsables fiscales. Cargo ejercido o rol y/o funciones de los presuntos responsables fiscales (que se ejercieron o debieron ejercerse al momento en que se genera el dao patrimonial al Estado). 75

 Existencia de garanta del responsable del manejo del bien o del contrato objeto del asunto cuestionado (contrato o pliza de seguros ntegra). Informacin patrimonial de los presuntos responsables. Hecho u omisin que comprometa la responsabilidad del presunto responsable fiscal. Monto de la menor cuanta para contratacin del auditado en la vigencia anual en la que se ocasion el dao patrimonial al Estado. 3.2.5.6 Marco regulatorio del soporte probatorio Ley 610 del 15 de agosto de 2000: Artculo 22: Toda providencia dictada en el proceso de responsabilidad fiscal debe fundarse en pruebas legalmente producidas y allegadas o aportadas al proceso. Artculo 23: Todo fallo con responsabilidad fiscal debe estar debidamente soportado con el acervo probatorio que conduzca a la certeza del dao patrimonial y de la responsabilidad del investigado. Artculo 30: Las pruebas incorporadas en el proceso de responsabilidad fiscal sin el lleno de los requisitos y formalidades sustanciales y de forma que afecte los derechos del investigado, se tendrn como inexistentes. Artculo 28: Pruebas trasladadas. Las pruebas obrantes vlidamente en un proceso judicial, de responsabilidad fiscal, administrativo o disciplinario, podrn trasladarse en copia o fotocopia al proceso de responsabilidad fiscal y se apreciarn de acuerdo con las reglas preexistentes, segn la naturaleza de cada medio probatorio. Los hallazgos encontrados en las auditoras fiscales tendrn validez probatoria dentro del proceso de responsabilidad fiscal, siempre que sean recaudados con el lleno de los requisitos sustanciales de ley. 76

Artculo 48: Auto de imputacin de responsabilidad fiscal. El funcionario competente proferir auto de imputacin de responsabilidad fiscal cuando est demostrado objetivamente el dao o detrimento al patrimonio econmico del Estado y existan testimonios que ofrezcan serios motivos de credibilidad, indicios graves, documentos, peritacin o cualquier medio probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los implicados. El auto de imputacin deber contener: La identificacin plena de los presuntos responsables, de la entidad afectada y de la compaa aseguradora, del nmero de pliza y del valor asegurado. La indicacin y valoracin de las pruebas practicadas. La acreditacin de los elementos constitutivos de la responsabilidad fiscal y la determinacin de la cuanta del dao al patrimonio del Estado. Artculo 12. Medidas cautelares. En cualquier momento del proceso de responsabilidad fiscal se podrn decretar medidas cautelares sobre los bienes de la persona presuntamente responsable de un detrimento al patrimonio pblico, por un monto suficiente para amparar el pago del posible desmedro al erario, sin que el funcionario que las ordene tenga que prestar caucin. Este ltimo responder por los perjuicios que se causen en el evento de haber obrado con temeridad o mala fe. (Aparte subrayado declarado Exequible por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-840-01 de 9 de agosto de 2001. Magistrado Ponente Dr. Jaime Araujo Rentera, por los cargos analizados en esta sentencia. Aclarando que, en todo caso, el respectivo funcionario responder siempre que obre con dolo o culpa grave). Las medidas cautelares decretadas se extendern y tendrn vigencia hasta la culminacin del proceso de cobro coactivo, en el evento de emitirse fallo con responsabilidad fiscal. 77

Se ordenar el desembargo de bienes cuando habiendo sido decretada la medida cautelar se profiera auto de archivo o fallo sin responsabilidad fiscal, caso en el cual la Contralora proceder a ordenarlo en la misma providencia. Tambin se podr solicitar el desembargo al rgano fiscalizador, en cualquier momento del proceso o cuando el acto que estableci la responsabilidad se encuentre demandado ante el tribunal competente, siempre que exista previa constitucin de garanta real, bancaria o expedida por una compaa de seguros, suficiente para amparar el pago del presunto detrimento y aprobada por quien decret la medida. Pargrafo. Cuando se hubieren decretado medidas cautelares dentro del proceso de jurisdiccin coactiva y el deudor demuestre que se ha admitido demanda y que esta se encuentra pendiente de fallo ante la Jurisdiccin de lo Contencioso Administrativo, aquellas no podrn ser levantadas hasta tanto no se preste garanta bancaria o de compaa de seguros, por el valor adeudado ms los intereses moratorios. Cdigo de Procedimiento Civil: Artculo 251: Distintas clases de documentos: son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son pblicos o privados. Artculo 254: Valor probatorio de las copias. Las copias tendrn el mismo valor probatorio del original, en los siguientes casos: Cuando hayan sido autorizadas por notario, director de oficina administrativa o de polica, o secretario de oficina 78

judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una copia autenticada. Cuando sean autenticadas por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente. Cuando sean compulsadas del original o de copia autenticada en el curso de inspeccin judicial, salvo que la ley disponga otra cosa. Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica: Artculo 97: Procedimiento verbal de responsabilidad fiscal. El proceso de responsabilidad fiscal se tramitar por el procedimiento verbal que crea esta ley cuando del anlisis del dictamen del proceso auditor, de una denuncia o de la aplicacin de cualquiera de los sistemas de control, se determine que estn dados los elementos para proferir auto de apertura e imputacin. En todos los dems casos se continuar aplicando el tramite previsto en la ley 610 de 2000. El procedimiento verbal se someter a las normas generales de responsabilidad fiscal previstas en la ley 610 de 2000 y en especial por las disposiciones de la presente ley. Pargrafo 1. Rgimen de Transicin. El proceso verbal que se crea por esta ley se aplicar en el siguiente orden: El proceso ser aplicable al nivel central de la Contralora General de la Repblica y a la Auditora General de la Repblica a partir de la entrada en vigencia de la presente ley. A partir del 1 de enero de 2012 el proceso ser aplicable a las gerencias departamentales de la Contralora General y a las contraloras territoriales. Pargrafo 2. Con el fin de tramitar de manera adecuada el proceso verbal de responsabilidad fiscal, los rganos de control podrn redistribuir las funciones en las dependen79

cias o grupos de trabajo existentes, de acuerdo con la organizacin y funcionamiento de la entidad. Pargrafo 3. En las indagaciones preliminares que se encuentren en trmite a la entrada en vigencia de la presente ley, los rganos de control fiscal competentes podrn adecuar su trmite al procedimiento verbal en el momento de calificar su mrito, profiriendo auto de apertura e imputacin si se dan los presupuestos sealados en este artculo. En los procesos de responsabilidad fiscal en los cuales no se haya proferido auto de imputacin a la entrada en vigencia de la presente ley, los rganos de control fiscal competentes, de acuerdo con su capacidad operativa, podrn adecuar su trmite al procedimiento verbal en el momento de la formulacin del auto de imputacin, evento en el cual as se indicar en este acto administrativo, se citar para audiencia de descargos y se tomarn las provisiones procesales necesarias para continuar por el trmite verbal. En los dems casos, tanto las indagaciones preliminares como los procesos de responsabilidad fiscal se continuarn adelantando hasta su terminacin de conformidad con la Ley 610 de 2000. Artculo 98: Etapas del procedimiento verbal de responsabilidad fiscal. El proceso verbal comprende las siguientes etapas: a. Cuando se encuentre objetivamente establecida la existencia del dao patrimonial al Estado y exista prueba que comprometa la responsabilidad del gestor fiscal, el funcionario competente, expedir un auto de apertura e imputacin de responsabilidad fiscal, el cual deber cumplir con los requisitos establecidos en los artculos 41 y 48 de la Ley 610 de 2000 y contener adems la formulacin individualizada de cargos a los presuntos responsables y los motivos por los cuales se vincula al garante. El auto de apertura e imputacin indicar el lugar, fecha y hora para dar inicio a la audiencia de descargos. Al da hbil siguiente a la expedicin del auto de apertura se remitir la citacin para notificar personalmente esta providencia. 80

Luego de surtida la notificacin se citar a audiencia de descargos a los presuntos responsables fiscales, a sus apoderados, o al defensor de oficio si lo tuviere y al garante. b. El proceso para establecer la responsabilidad fiscal se desarrollar en dos (2) audiencias pblicas, la primera denominada de descargos y la segunda denominada de decisin. En dichas audiencias se podrn utilizar medios tecnolgicos de comunicacin como la videoconferencia y otros que permitan la interaccin virtual remota entre las partes y los funcionarios investigadores. c. La audiencia de descargos ser presidida, en su orden, por el funcionario del nivel directivo o ejecutivo competente o en ausencia de ste, por el funcionario designado para la sustanciacin y prctica de pruebas. La audiencia de decisin ser presidida por el funcionario competente para decidir. d. Una vez reconocida la personera jurdica del apoderado del presunto responsable fiscal, las audiencias se instalarn y sern vlidas, aun sin la presencia del presunto responsable fiscal. Tambin se instalarn y sern vlidas las audiencias que se realicen sin la presencia del garante. La ausencia injustificada del presunto responsable fiscal, su apoderado o del defensor de oficio o del garante o de quien ste haya designado para que lo represente en alguna de las sesiones de la audiencia, cuando existan solicitudes pendientes de decidir, implicar el desistimiento y archivo de la peticin. En caso de inasistencia a la sesin en la que deba sustentarse un recurso, ste se declarar desierto. Artculo 103: Medidas cautelares. En el auto de apertura e imputacin deber ordenarse la investigacin de bienes de las personas que aparezcan como posibles autores de los hechos que se estn investigando y debern expedirse de inmediato los requerimientos de informacin a las autoridades correspondientes. 81

Si los bienes fueron identificados en el proceso auditor, en forma simultnea con el auto de apertura e imputacin, se proferir auto mediante el cual se decretarn las medidas cautelares sobre los bienes de las personas presuntamente responsables de un detrimento al patrimonio del Estado. Las medidas cautelares se ejecutarn antes de la notificacin del auto que las decreta. El auto que decrete medidas cautelares se notificar en estrados una vez se encuentren debidamente registradas y contra l slo proceder el recurso de reposicin, que deber ser interpuesto, sustentado y resuelto en forma oral, en la audiencia en la que sea notificada la decisin. Las medidas cautelares, estarn limitadas al valor estimado del dao al momento de su decreto. Cuando la medida cautelar recaiga sobre sumas lquidas de dinero, se podr incrementar hasta en un cincuenta por ciento (50%) de dicho valor y de un ciento por ciento (100%) tratndose de otros bienes, lmite que se tendr en cuenta para cada uno de los presuntos responsables, sin que el funcionario que las ordene tenga que prestar caucin. Se podr solicitar el desembargo al rgano fiscalizador, en cualquier momento del proceso o cuando el acto que estableci la responsabilidad se encuentre demandado ante la Jurisdiccin competente, siempre que exista previa constitucin de garanta real, bancaria o expedida por una compaa de seguros, suficiente para amparar el pago del valor integral del dao estimado y probado por quien decret la medida. Artculo 104: Notificacin de las decisiones. Las decisiones que se profieran en el curso del proceso verbal de responsabilidad fiscal, se notificarn en forma personal, por aviso, por estrados o por conducta concluyente, con los siguientes procedimientos: a. Se notificar personalmente al presunto responsable fiscal o a su apoderado o defensor de oficio, segn el caso, el auto de apertura e imputacin y la providencia que resuel82

ve los recursos de reposicin o de apelacin contra el fallo con responsabilidad fiscal. La notificacin personal se efectuar en la forma prevista en los artculos 67 y 68 de la Ley 1437 de 2011, y si ella no fuere posible se recurrir a la notificacin por aviso establecida en el artculo 69 de la misma ley. b. Las decisiones que se adopten en audiencia se entendern notificadas a los sujetos procesales inmediatamente se haga el pronunciamiento, se encuentren o no presentes en la audiencia. En caso de no comparecer a la audiencia a pesar de haberse hecho la citacin oportunamente, se entender surtida la notificacin salvo que la ausencia se justifique por fuerza mayor o caso fortuito dentro de los dos (02) das siguientes a la fecha en que se profiri la decisin, caso en el cual la notificacin se realizar al da siguiente de haberse aceptado la justificacin. En el mismo trmino se deber hacer uso de los recursos, si a ello hubiere lugar. c. Cuando no se hubiere realizado la notificacin o sta fuera irregular, la exigencia legal se entiende cumplida, para todos los efectos, cuando el sujeto procesal dndose por suficientemente enterado, se manifiesta respecto de la decisin, o cuando l mismo utiliza en tiempo los recursos procedentes. Dentro del expediente se incluir un registro con la constancia de las notificaciones realizadas tanto en audiencia como fuera de ella, para lo cual se podrn utilizar los medios tcnicos idneos. d. La vinculacin del garante, en calidad de tercero civilmente responsable, se realizar mediante el envo de una comunicacin. Cuando sea procedente la desvinculacin del garante se llevar a cabo en la misma forma en que se vincula.

83

3.2.5.7 Procedimiento para optimizar la articulacin entre control fiscal micro y responsabilidad fiscal. Como complemento de la regulacin aqu establecida para la determinacin y validacin de hallazgos con incidencia fiscal, habr de tenerse en cuenta el Procedimiento para optimizar la articulacin entre control fiscal micro y responsabilidad fiscal (actual MANUAL PROYECTO ENLACE, documento que puede consultarse dentro de los documentos del sistema integrado de gestin y control de calidad del macroproceso de responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva).

3.3

Fase de Informe de la Auditora

3.3.1 Generalidades
Objetivo General Determinar los parmetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditora, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes. Especficos Definir la estructura del informe. Establecer las caractersticas de los informes emitidos. Determinar los responsables de la elaboracin, aprobacin y comunicacin de los resultados del proceso auditor de la CGR. Alcance y cobertura Esta fase inicia con la estructuracin del informe y culmina con la firma y comunicacin. El nivel central o la gerencia que consolide, cuando la sede principal del auditado se encuentre en su jurisdiccin, emitir un solo concepto, evaluacin del control interno 84

y/u opinin de los estados financieros, soportados en los resultados obtenidos tanto por el nivel central como por los puntos de control. En todo caso, cuando la auditoria involucre puntos de control, las gerencias departamentales y distrital colegiadas remitirn al nivel que consolide un reporte de resultados con los hallazgos y conclusiones correspondientes, que sern insumo para consolidar los resultados del proceso auditor. El resultado final se comunicar al representante legal en un solo informe. Concepto y propsito del Informe de Auditora El informe de auditora es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignacin de auditora, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecucin. Los propsitos del informe son: Registrar los resultados de la auditora adelantada correspondientes al periodo auditado. Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor. Comunicar e informar pblicamente la opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros y/o el concepto sobre la gestin y resultados obtenidos por el auditado. Comunicar sobre el fenecimiento o no de la cuenta rendida por los responsables del erario. Apoyar el control poltico que ejerce el Congreso de la Repblica

3.3.2 Atributos y caractersticas del Informe

El informe debe cumplir con los siguientes atributos:

85

Cuadro 8

Preciso

Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redaccin debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia. La redaccin debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condicin (situacin detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditora, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situacin detectada por la CGR. Todos los hallazgos deben reflejar una situacin real, manejada con criterios tcnicos, analticos e imparciales. Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia vlida, suficiente, pertinente y competente. Debe cumplir los trminos de elaboracin, consolidacin, entrega, comunicacin y publicidad.

Conciso

Objetivo Soportado Oportuno

El informe debe tener las siguientes caractersticas de presentacin:

Cuadro 9

Protocolos

Debe redactarse en: Letra Arial tamao 12 de Word. Margen superior, 4 cms. Margen inferior, 3 cms. Margen izquierdo, 3 cms. Margen derecho, 3 cms. Espacio interlineado sencillo. Slo se utilizarn nmeros arbigos por niveles, as: 1. Primer Nivel: En maysculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En maysculas sin negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En minscula con negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Debe ir en el margen inferior centrado y se numerar a partir del captulo Resultados de Auditora. Tener en cuenta las normas generales de redaccin y ortografa En la redaccin del Informe debe evitarse mencionar nombres propios. contina...

Numeracin

Paginacin Redaccin

86

continuacin Cuadro 9

Cuadros, Tablas y Grficas

En los cuadros y tablas se utilizan nmeros arbigos en orden consecutivos a travs de todo el texto, se debe indicar primero el nmero y despus el ttulo, utilizando letra arial tamao 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra ms pequeo. El anlisis de las grficas debe ser consecuente con la presentacin de las mismas. As mismo, para la numeracin utilizar nmeros arbigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La grfica se debe colocar en la misma pgina en que se menciona.

Cifras

Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas. A los Hallazgos se les colocar un titulo en positivo y se numerarn en forma consecutiva, esto ltimo con el fin de facilitar su codificacin.

Denominacin e Identificacin de los hallazgos

Estructuracin del informe El informe de auditora, de acuerdo con el memorando de asignacin de auditora, debe contener como mnimo, lo siguiente:
Cuadro 10

Contenido (ver modelo)

1 2 3 4 5 6 7 Cartula Hoja de Presentacin Tabla de Contenido Hechos Relevantes en el Perodo Auditado (si aplica) Dictamen Integral o carta de conclusiones Resultados de la Auditora Anexos

3.3.3 Actividades bsicas para generacin de informes

Para la elaboracin de los reportes e informe, teniendo en cuenta el memorando de asignacin de auditora, se deben seguir los siguientes procedimientos: 87

 Generacin de informes de auditados nivel central y desconcentrado que no consolida

Grfica 6

Procedimiento de informes de auditora y auditados Nivel central que no consolida

Actividad Responsable

Nivel desconcentrado que no consolida

Actividad Inicio Elabora Informe Realiza ajustes Revisa de forma y fondo No Valida? Si Evala No Valida? Si Director de vigilancia fiscal / Supervisor Nivel Central Equipo auditor y Responsable de auditora Gerente departamental / Comit tcnico nivel desconcentrado Responsable

Inicio Elabora Informe Realiza ajustes Revisa de forma y fondo No Valida? Si Evaluar y aprobar el informe o declaracin de no conformidad No Aprueba?

Equipo auditor y Responsable de auditora Director de vigilancia fiscal / Supervisor Nivel Central

Contralor delegado sectorial / Comit tcnico

Valida el informe o declaracin de no conformidad No Valida?

Firma y comunica el informe Activa procedimiento Conservacin y preservacin del producto informe

Contralor delegado sectorial / Comit tcnico nivel central / Gerente departamental Contralor delegado sectorial Gerente nivel desconcentrado

Si Firma y remite al Gerente departamental Comunica el informe Activa procedimiento Conservacin y preservacin del producto informe Fin

Fin

88

 Generacin de informe del auditado nivel central que consolida con los puntos de control (ubicado entre pgs. 88 y 89)
Grfica 7

Procedimiento para informes de auditora que consolida puntos de control en el nivel central
Responsable Elaboracin reporte de resultados Realizacin de ajustes Revisin de fondo y forma Equipo auditora y lider punto de control

No Si

Valida reporte

Remite reporte No resultados Valida reporte? Si Consolida Elaboracin informe estructurado

Comit tcnico territorial Responsable de auditora Equipo auditora y responsable auditora No Valida ? Si Evaluacin y aprobacin del informe o declaracin de no conformidad No Aprueba? Si Firma y comunica el informe Activa procedimiento Conservacin y preservacin del producto informe Fin Contralor delegado / Comit tcnico Director vigilancia fiscal y supervisor

Revisa

Evala

 Generacin de informe del auditado nivel desconcentrado que consolida

Grfica 8

Procedimiento para informes de auditora que consolida puntos de control en el nivel desconcentrado
Responsable Elaboracin reporte de resultados Realizacin de ajustes Revisin de fondo y forma No Valida ? Si Remite informe de resultados Valida reporte? Si Consolida Equipo auditora y lider punto de control No Comit tcnico departamental punto de control Responsable de auditora sede principal auditado Equipo auditora y responsable sede principal auditado Comunica el informe Evala Valida ? Si Evala No Valida ? Si Valida el informe o declaracin de no conformidad No A Valida ? Si Firma y remite al Gerente departamental Contralor delegado Contralor delegado sectorial/ Comit tcnico nivel central/ Gerente departamental A Director vigilancia fiscal y supervisor Activa procedimiento Conservacin y preservacin del producto informe Fin Gerente departamental /Comit tcnico departamental sede principal auditado

Revisa

Elaboracin informe estructurado Realizacin ajustes

No

Elaboracin de informe Esta actividad es realizada por el equipo auditor y el responsable de auditora, con base en los hallazgos y conclusiones que obtenga el equipo auditor y que incluyan los lderes en su reporte. Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: - Que incluya la totalidad de los hallazgos detectados y validados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo y que se haya surtido el derecho a la contradiccin. - Todo hallazgo con incidencia fiscal debe validarse en mesa de trabajo con la participacin del funcionario enlace de responsabilidad fiscal, como se indica en el captulo de hallazgos. - Que exista coherencia entre los hallazgos y las conclusiones y que las cifras que se presenten sean consistentes (texto vs. cuadros) - Que se hayan analizado los hechos sobre los que existan controversias con el auditado, determinando la validez de incluir dentro del informe los criterios opuestos que la entidad tenga sobre lo detectado en la auditora. - El informe contendr un dictamen, si el proceso auditor tuvo como alcance el pronunciamiento de la cuenta (fenecimiento o no de la cuenta), control de gestin, resultados, legalidad, evaluacin del Sistema de Control Interno, y opinin a los estados financieros. De lo contrario contendr una carta de conclusiones. Revisin y validacin del informe: debe ser de forma y fondo, encaminada a validar que se haya cumplido con los (el) objetivo(s) definido(s) en el memorando de asignacin de Auditora y Plan de trabajo. En el evento que se detecten, inconsistencias y debilidades en los aspectos contenidos, el (los) responsable (s) de la revisin, validacin y 89

aprobacin del informe debe(n) solicitar las aclaraciones, y/o ajustes correspondientes. Aprobacin del informe: todo informe que se comunique al auditado debe ser aprobado en el Comit Tcnico correspondiente, en el cual se declara la conformidad o no del mismo. Firma, liberacin y remisin del informe: los informes se entienden liberados una vez estn firmados por las respectivas instancias. En el nivel central, el informe de auditora lo firma el Contralor Delegado quien lo remitir al auditado, dentro de los cinco (5) das hbiles despus de la firma del mismo. De este informe, el Contralor Delegado enviar copia a las instancias que la normatividad y el Contralor General designe. En el nivel desconcentrado, una vez validado el informe por parte del comit tcnico del nivel desconcentrado, ser presentado al comit tcnico del nivel central, para la declaracin o no de su conformidad. En este comit, se requiere la participacin obligatoria del(os) Gerente(s) Departamental(es) o distrital colegiadas, respectivo(os), en forma presencial o virtual, y ser firmado por el Contralor Delegado correspondiente. Le compete al Gerente Departamental o al Distrital o los contralores provinciales, remitir el respectivo informe al auditado, as como la publicacin de los resultados de la auditora en su jurisdiccin, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su recibo.

3.3.4 Modelos de informes

Modelo Informe de auditora para nivel central y desconcentrado (3.3.4 Modelo de informe). Modelo reporte de resultados puntos de control. (3.3.4.1 Modelo de reporte).

90

3.3.5 Caracterizacin del producto informe

Cuadro 11

Caracterstica
De estructura

Criterios de aceptacin o rechazo

El informe consolidado del auditado: Debe contener los resultados de la sede principal del auditado y puntos de control por lnea de auditora. El Informe del punto de control: Debe contener los resultados de la evaluacin de cada lnea de auditora que se remitirn a la Delegada correspondiente o Gerencia Departamental donde este la sede principal del auditado, quien consolidar, calificar la gestin, emite opinin de los estados financieros y calificara el Sistema de Control Interno.

De presentacin

Tener en cuenta los requisitos de presentacin previstos en los numerales: 3.3.2. Atributos del Informe y Estructuracin del Informe. Cartula: En la parte central de la hoja se debe identificar: nombre del auditado y perodo o periodos auditados. En la parte inferior derecha, se registra la sigla de la CGR, de la Delegada y de la Gerencia departamental cuando corresponda, el consecutivo asignado y la fecha de elaboracin del informe. El color, tamao y diseo debe ser el vigente establecido por la CGR. Hoja de presentacin: relaciona los cargos y nombres de los responsables de la Auditora. Tabla de contenido: Se deben identificar ttulos, subttulos y nmero de pgina en el orden en que aparecen en los modelos de informes numeral 3.3.4 Modelos y formatos

De contenido De validacin

Informe del auditado nivel central o desconcentrado: Debe estar de acuerdo con los modelos presentados en el numeral 3.3.4 Para el auditado y punto de control del nivel central: La revisin final del informe que firma el Contralor Delegado la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal y el Supervisor. Para el auditado del nivel desconcentrado: La revisin final del informe que firma el Contralor Delegado, la debe hacer el Director de Vigilancia Fiscal y el supervisor. En la Gerencia Departamental o en el nivel central no habr informe para el punto de control. Se debe garantizar que el reporte de los resultados, que se remite al Nivel Central, o donde est la sede principal del auditado, contenga los hallazgos comunicados y validados.

De suscripcin

Para el auditado del Nivel Central: El informe de auditora debe ser firmado por el Contralor Delegado. Para el auditado del Nivel desconcentrado: El Informe de auditora debe ser firmado por el Contralor Delegado, previa la validacin en Comit Tcnico del Nivel Central con la participacin obligatoria del Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, respectivo.

De remisin y publicacin

Para el auditado del nivel central: La remisin del Informe la debe hacer el Contralor Delegado respectivo. La publicacin de resultados consolidados debe hacerla el Contralor Delegado en coordinacin con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe. Para auditados del Nivel Desconcentrado: La comunicacin del Informe, la debe hacer el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a su recibo. La publicacin del informe, la har el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, en coordinacin con la Oficina de Comunicaciones de la CGR, o la dependencia que el Contralor General designe.

91

3.3.6 Aspectos a tener en cuenta antes de la entrega del informe

Reunin con el auditado La reunin final cierre de auditora con el auditado tiene como nico fin informar la terminacin del proceso auditor y hacer la entrega de los bienes prestados al equipo auditor por el auditado para el desarrollo de la auditora.

3.3.7 Facultad del Contralor(a)

El Contralor(a) General de la Repblica, en uso de su facultad de revisin de los resultados de los informes prevista en el Decreto Ley 267 del 22 de Febrero de 2000, artculo 51, numeral 12, podr adelantar directamente o por delegacin, el conocimiento de los mismos.

3.3.8 Cierre de auditora y publicacin de resultados

El cierre de la auditora se da al momento de remitir el informe al auditado. El Contralor Delegado y/o Gerente Departamental o el Distrital o los contralores provinciales, a solicitud del Contralor General, remitir un resumen ejecutivo elaborado por el supervisor y/o el responsable de auditora, para realizar el pronunciamiento sobre los aspectos que considere que deben ser divulgados. La publicacin de informes, en los medios de comunicacin, deber ser coordinada entre la respectiva Contralora Delegada o Gerencia Departamental y la Oficina de Comunicaciones y Publicaciones de la CGR o la dependencia que determine el Contralor General.

3.3.9 Plan de Mejoramiento

El auditado como resultado de la auditora, elaborar un Plan de Mejoramiento el cual ser reportado a travs del Sistema de Rendicin de Cuentas e Informes (SIRECI), as como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contralora 92

General de la Repblica no emitir pronunciamiento de coherencia e integridad, sino que ser evaluada dentro del proceso auditor

3.3.10 Remisin de informacin a la Contralora Delegada para Participacin Ciudadana

En los casos en que el informe incluya resultados sobre denuncias ciudadanas, debe garantizarse la respuesta de fondo al ciudadano y la comunicacin a la Contralora Delegada para la Participacin Ciudadana, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento adoptado y dems normas que lo modifiquen o adicionen. Igualmente, cuando la auditora se haya realizado articulando a organizaciones de la sociedad civil, el reporte de los resultados se debe realizar de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de auditoras articuladas.

3.3.11 Remisin de informacin a la Contralora Delegada para Economa y Finanzas Pblicas

Para la conformacin del Informe de Auditora al Balance General de la Nacin, a cargo de la Contralora Delegada para Economa y Finanzas Pblicas, las contraloras delegadas debern remitir los resultados de las auditorias practicadas a los entes auditados de acuerdo con el procedimiento que establezca la Delegada de Economa y Finanzas, as como los responsables de su registro en el sistema.

4.1

Evaluacin del proceso auditor

Generalidades

Objetivos Revisar y calificar el cumplimiento de los objetivos de cada auditora planteados en el PGA. Revisar y calificar el desarrollo y aplicacin de la metodologa establecida por la CGR. 93

 Evaluar el desempeo de los integrantes del equipo auditor Retroalimentar la planeacin estratgica del proceso auditor como valor agregado de los resultados del proceso de control micro de la CGR. Generar beneficios del control fiscal

4.2

Actividades bsicas

En ste mdulo se presentan las actividades que se desarrollan, cuyos resultados sern plasmados en un documento que se presentar al comit tcnico a travs del Director de Vigilancia Fiscal o los gerentes departamentales segn corresponda, para ser tenido en cuenta en la planeacin estratgica del siguiente Plan General de Auditora y para el planteamiento de acciones de mejora de la Contralora General de la Repblica:

4.2.1 Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditor

Semestralmente, con base en el documento consolidado a nivel nacional, presentado por el Director de Vigilancia Fiscal, el Comit Tcnico evaluar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el logro de los resultados esperados del proceso auditor, para lo cual comparar los logros obtenidos vs los esperados y se identificarn las limitantes presentadas en el desarrollo, tanto internas como externas; es importante indicar limitaciones de tiempo, talento humano, recursos financieros y otros, que afectaron el normal desarrollo de la auditora. As mismo, se deben incluir observaciones y propuestas, tanto de mejora como de temas para futuros procesos auditores.

4.2.2 Evaluar desempeo profesional en el proceso auditor

Al finalizar el proceso, el supervisor y el equipo auditor autoevaluarn su desempeo para la consecucin de los objetivos de la auditora, teniendo en cuenta los aspectos establecidos en el formato definido para tal fin. 94

En este momento, el equipo auditor debe dar a conocer y consignar si fueron ejecutadas las funciones establecidas para cada rol. Esta evaluacin se presentar al Comit Tcnico y podr ser insumo para la evaluacin de desempeo que realice el evaluador peridicamente.

4.2.3 Evaluar aplicacin y cumplimiento de la metodologa

Corresponde al supervisor, la evaluacin tanto de la aplicacin de la metodologa como de su funcionabilidad5 para el desarrollo del proceso. Mnimo, debe evaluar los siguientes aspectos: Trazabilidad del proceso y su documentacin calidad de papeles de trabajo Cumplimiento del SIGCC Consistencia interna del informe

4.2.4 Evaluacin del sustento probatorio de los hallazgos

El Supervisor evaluar que en desarrollo del proceso auditor se haya obtenido evidencia suficiente para sustentar el hallazgo y su connotacin. En tratndose de hallazgos con incidencia fiscal, tendr en cuenta que se haya aportado evidencia sobre los presupuestos exigidos por las leyes 610 de 2000 y 1474 de 2011 para dar inicio a un proceso de responsabilidad fiscal con o sin imputacin, que se enunciaron en la parte final del numeral 3.2.5.5; que para su obtencin el auditor haya aplicado en debida forma los
5 Funcionablidad: Es lo que un producto puede hacer. Probar la funcionalidad significa asegurar que el producto funciona tal como estaba especificado. Que un producto funcione correctamente es crtico, pero no suficiente, para que ese producto tenga xito. Un producto por s mismo no tiene valor. El valor se lo da el uso, y el uso lo dan los usuarios. La forma en la que el producto es utilizado es una responsabilidad de los diseadores y desarrolladores de producto. Usabilidad significa que las personas, al usar un producto, pueden hacer sus tareas de forma rpida y fcil.

95

procedimientos y tcnicas propias del proceso auditor y que de su obtencin se hayan dejado los registros correspondientes en los papeles de trabajo. Adicionalmente, debe tener en cuenta que el auditor haya evaluado la respuesta del auditado a cada una de las observaciones formuladas y los soportes que haya presentado como sustento de la misma. Que en caso de no encontrar el registro o documento que acredite la accin u omisin generadora de dao al patrimonio del Estado o que desvirte la indebida gestin o que acredite la informacin adicional requerida para dar curso al proceso de responsabilidad fiscal, haya dejado registro en papeles de trabajo del procedimiento que ejecut para su bsqueda u obtencin.

4.2.5 Generar beneficios del control fiscal

El reporte de beneficios del control fiscal es una forma de medir el impacto del proceso auditor que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR); por lo tanto se deber cuantificar o cualificar el valor agregado generado por el ejercicio del control fiscal, bien se trate de acciones evidenciadas, que correspondan al seguimiento de acciones establecidas en planes de mejoramiento o que sean producto de observaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuados por la CGR y que exista una relacin directa entre la accin de mejoramiento y el beneficio.

5.

5.1

Administracin del proceso auditor

Generalidades

Objetivos Establecer mecanismos de direccin, supervisin, ejecucin y comunicacin que permitan a la Contralora General de la Repblica gestionar y controlar el proceso auditor para que ste cumpla con el propsito de evaluar que la prestacin de servicios y provisin de bienes pblicos atiendan los fines esenciales del Estado. 96

Definir las actividades generales del proceso auditor segn sus etapas y fases, describir los roles y sus responsabilidades y determinar los registros requeridos. Gestionar el talento humano, los recursos tcnicos, tecnolgicos, fsicos y financieros necesarios para la ejecucin del proceso auditor. Garantizar la organizacin, conservacin y preservacin de la informacin generada en el proceso auditor para apoyar la toma de decisiones y retroalimentar el proceso auditor. Garantizar que los productos del proceso auditor se generen con la calidad requerida por la CGR. Actividades en la administracin del proceso auditor A continuacin se presentan las actividades del proceso auditor en cada una de las etapas y fases, su relacin con los responsables y los registros requeridos para la trazabilidad del proceso.
Cuadro 11

Planeacin estratgica
Actividad
Elaborar la matriz de riesgo de entes o asuntos a auditar (entidad, poltica, plan, programa, proyecto, proceso y/o tema de inters a auditar) Consolidar y presentar ante el Comit operativo la matriz de riesgo Preparar Proyecto de priorizacin de entes o asuntos a auditar Priorizar temas y/o asuntos a auditar. Establecer polticas y lineamientos para la elaboracin del PGA Proyectar el PGA de la Delegada en coordinacin con las Gerencias Departamentales, y Distrital Colegiadas, Determinar objetivos y estrategias y asignacin de recursos Consolidar proyecto de PGA Estudiar el proyecto de PGA Aprobar el PGA Designacin de Supervisor, Responsable de auditora y equipo auditor.

Responsable/Rol
Contraloras Delegadas y Gerencias Departamentales y Distrital colegiadas Oficina de Planeacin Comit Operativo Comit Directivo Contralor General Contraloras Delegadas y Gerencias Departamentales y Distrital colegiadas y Gerencias de apoyo Oficina de Planeacin Comit operativo Comit Directivo Comit Tcnico

Registro
Matriz de Riesgo de cada Delegada Matriz consolidada Acta Acta Circular Proyecto de PGA por Delegada

PGA consolidado Acta Acta Acta

97

Cuadro 12

Fase de planeacin
Elaborar el memorando de Asignacin de Auditora Aprobar el memorando de Asignacin de Auditora y designar el Equipo de Auditora Comunicar al Auditado e Instalar la Auditoria

Actividad

Responsable de Auditora Comit Tcnico Contralor Delegado o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales Equipo Auditor Responsable de Auditora y Equipo Auditor Comit Tcnico Responsable de Auditora

Responsable/Rol

Documento Acta

Registro

Oficio y Ayuda de memoria

Definir actividades para desarrollar la fase de Planeacin Elaborar y presentar Plan de Trabajo al Comit Tcnico Aprobar Plan de Trabajo Aprobar programa(s) de auditora

Cronograma Plan de trabajo Acta Firma en programa(s) de auditora

Cuadro 13

Fase de ejecucin
Realizar mesas de trabajo

Actividad

Responsable/Rol

Responsable de Auditora y Equipo Auditor Supervisor y/o Responsable de Auditora Supervisor Supervisor

Ayudas de Memoria Papel de trabajo refrendado Papel de trabajo Reporte al DVF

Registro

Revisar Papeles de trabajo Verificar cumplimiento de cronogramas de auditora Verificar el registro en el Sistema de los resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno. Cuadro 14

Fase de informe
Actividad
Analizar y validar el reporte de auditora Reportar las conclusiones por lnea de Auditora a la DVF correspondiente Consolidar y elaborar proyecto de informe para sustentarlo ante el Comit Tcnico. Analizar y aprobar proyecto de informe consolidado y entrega de los hallazgos con presunta connotacin fiscal al Enlace de Responsabilidad Fiscal Cierre de la Auditora con gestores fiscales y equipo auditor

Responsable/Rol
Comit Tcnico Departamental

Registro
Acta Reporte Proyecto Informe Acta y Oficio de entrega Informe liberado

Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales Responsable de Auditora, Equipo Auditor y Enlace Responsabilidad Fiscal Comit Tcnico

Contralor Delegado

98

Cuadro 15

Evaluacin del proceso auditor

Actividad
Reportar beneficios del proceso auditor

Responsable/Rol
Responsable de Auditora y Equipo Auditor Supervisor

Registro
Reporte

Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditor, desempeo profesional del equipo auditor, aplicacin de la metodologa en el proceso auditor y el sustento probatorio de los hallazgos.

Documento

Elaborar una propuesta de estrategia (capacitaContralor Delecin, SISED, Certificacin auditores, metodologa) gado de la contralora delegada para el mejoramiento del proceso auditor. Consolidar una propuesta con las estrategias para presentar al Comit Operativo Analizar y definir estrategias de mejoramiento Implementar las Estrategias de mejoramiento Oficina de Planeacin Comit operativo Dependencias involucradas

Documento con estrategias

Documento consolidado con estrategias Documento con estrategias y Acta Plan de Trabajo y soportes de seguimiento

5.2

Roles del proceso auditor

El rol es el papel que desempean los servidores pblicos de la Contralora General de la Repblica en el proceso auditor, donde el nivel de responsabilidad est definido por el grado de participacin en el mismo. Los roles identificados son los correspondientes al Comit Directivo, al Comit Operativo, a los Comits Tcnicos, incluido el de la jurisdiccin territorial, el Contralor Delegado, los directores de vigilancia fiscal y de estudios sectoriales, el Gerente Departamental y/o el Distrital, o los contralores provinciales, el supervisor, el responsable de la auditora, el equipo auditor y el enlace de responsabilidad fiscal.

5.2.1 Comits
La administracin del proceso auditor est apoyada por tres tipos de comits: el Comit Directivo, el Comit Operativo y los comits tcnicos. Cada tipo de comit representa un nivel diferente para el Control Fiscal Micro. Los comits tcnicos operan de acuerdo con los requerimientos especficos durante la administracin del proceso auditor. Estos requerimientos estn mediados por el ente o asunto a auditar y el lapso en que se desarro99

lle el proceso y se ejecute y programe el PGA. Los asuntos tratados por los comits quedarn consignados en actas que deben ser firmadas por sus integrantes. El Comit Tcnico cumple el rol establecido en el numeral 14 del Artculo 11 y referido por el artculo 22 del Decreto Ley 267 del 22 de febrero de 2000 para el Comit de Evaluacin Sectorial, en lo correspondiente al proceso de control micro.

5.2.2 Comit Directivo

Priorizar los entes o asuntos a auditar, con base en la matriz de riesgo consolidada por la Oficina de Planeacin. Validar la propuesta de PGA que se debe presentar al Comit Directivo para ser aprobada. Validar el informe de la Auditora al Balance General de la Nacin. Validar el informe del Concepto de Evaluacin del Sistema de Control Interno Aprobar las modificaciones y actualizaciones de la Gua de Auditora

5.2.3 Comit Operativo

Presentar propuesta de priorizacin de los entes o asuntos a auditar, con base en la matriz de riesgo consolidada por la Oficina de Planeacin. Validar la propuesta de PGA que se debe presentar al Comit Directivo para ser aprobada. Analizar y definir estrategias para el mejoramiento del proceso auditor. Garantizar la articulacin de los macroprocesos de control fiscal micro, control fiscal macro, enlace con clientes y partes interesadas y responsabilidad fiscal. 100

 Garantizar el cumplimiento de las polticas sealadas por el Contralor General de la Repblica relacionadas con el PGA. Establecer las lneas estratgicas a seguir por las contraloras delegadas y las gerencias departamentales para la Formulacin y ejecucin del PGA. Propender por la ejecucin eficaz y eficiente del PGA. Aprobar ajustes al PGA .

5.2.4 Comit Tcnico (nivel central)

El Comit Tcnico opera de acuerdo con los requerimientos especficos durante el proceso auditor, segn el ente o asunto a auditar, no obstante podr estar conformado por el Contralor Delegado quien lo preside, los directores de vigilancia fiscal y de estudios sectoriales, los supervisores, y los asesores y responsables de auditora, quienes sern invitados segn se requiera. Cuando en el proceso auditor participen diferentes dependencias (contraloras delegadas sectoriales y/o intersectoriales), el Comit Tcnico estar conformado por un representante de los directivos de cada una de ellas, por el supervisor, por el responsable de auditoria y por el directivo responsable del asunto a auditar, quien lo presidir. Desarrollarn, entre otras, las siguientes actividades: Elaborar la matriz de riesgo de la Contralora Delegada. Elaborar proyecto de PGA, estableciendo objetivos, estrategias y talento humano requerido, con base en los lineamientos y polticas definidas por el Contralor General para la construccin del PGA. Presentar ante la Oficina de Planeacin el proyecto de PGA de la Contralora Delegada. Designar los funcionarios que deben asumir cada rol en el proceso auditor (supervisor, responsable de auditora y 101

equipo auditor), teniendo en cuenta el Decreto Ley 269 de 2000 y la Ley 1474 del 12 de julio de 2011. Designar supervisor para los sujetos de control del nivel desconcentrado, cuando lo considere pertinente. Validar los memorandos de asignacin de auditora. Hacer el seguimiento a la ejecucin del PGA. Analizar y aprobar el proyecto de informe de auditora y darle el tratamiento de producto no conforme en caso de que haya lugar a ello. Definir y remitir a la Oficina de Planeacin las estrategias para el mejoramiento del proceso auditor. Validar los resultados de Evaluacin del Sistema de Control Interno de cada proceso auditor a registrar en el sistema. Validar las opiniones sobre los estados financieros y concepto de control interno contable resultantes de las auditoras del sector y consolidar el informe a reportar a la Delegada de Economa y Finanzas. Validar la reasignacin de roles producto de manifestacin de impedimento o conflicto de intereses. Solucionar las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administracin del proceso.

5.2.5 Comit Tcnico (nivel desconcentrado)

El Comit Tcnico del nivel desconcentrado opera de acuerdo con los requerimientos especficos durante el proceso auditor, segn el ente o asunto a auditar, no obstante, podr estar conformado por el Gerente Departamental o Distrital, los contralores provinciales, el supervisor, el responsable de auditora y lderes (de puntos de control), quienes sern invitados segn se requiera.

102

Cuando en el proceso auditor participe diferentes gerencias el Comit Tcnico estar conformado por un representante de los directivos de cada una de ellas, por el supervisor, por el responsable de auditora y por el directivo responsable del asunto a auditar, quien lo presidir. Desarrollarn, entre otras, las siguientes actividades: Elaborar la matriz de riesgo de los entes auditados con sede en su jurisdiccin. Presentar propuesta de PGA correspondiente a su jurisdiccin, en coordinacin con los objetivos y estrategias definidos por las contraloras delegadas, con base en los lineamientos y polticas del Contralor General, para la construccin del PGA. Designar los funcionarios que deben asumir cada rol para el desarrollo del proceso auditor teniendo en cuenta el Decreto Ley 269 de 2000 y la Ley 1474 del 12 de julio de 2011. Validar los memorandos de asignacin de auditora de los entes auditados con sede en su jurisdiccin. Hacer el seguimiento a la ejecucin del PGA correspondiente a su jurisdiccin. Validar el reporte de auditora de los asuntos auditados, con base en los lineamientos establecidos en el plan de trabajo. Validar el Informe de Auditora de los entes auditados con sede en su jurisdiccin y darle el tratamiento de producto no conforme en caso de que haya lugar a ello. Definir y remitir a la Oficina de Planeacin las estrategias de mejoramiento del proceso auditor. Validar los resultados de evaluacin del Sistema de Control Interno de cada proceso auditor a registrar en el sistema. Validar las opiniones sobre los estados financieros y concepto de control interno contable resultantes de las audito103

ras de los entes con sede en su jurisdiccin y consolidar el informe a reportar a la Delegada de Economa y Finanzas. Solucionar las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administracin del proceso.

5.2.6 Contralor Delegado

Presidir los comits tcnicos para cada una de las actuaciones necesarias. Refrendar el memorando de asignacin de auditoria. Presentar el equipo auditor e instalar la auditoria. Suscribir la comunicacin dirigida al auditado sobre el inicio del proceso auditor. Suscribir la solicitud de la carta de salvaguarda. Aprobar y firmar el informe final previa validacin del Comit Tcnico. Realizar el cierre del proceso auditor y remitir el informe al ente auditado o gestor fiscal correspondiente.

5.2.7 Gerente Departamental y/o Distrital, o Contralores Provinciales

Presidir los comits tcnicos en su jurisdiccin para cada una de las actuaciones necesarias. Refrendar y aprobar el memorando de asignacin de auditoria, cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdiccin. Presentar el equipo auditor e instalar la auditoria en su jurisdiccin. Suscribir la comunicacin dirigida al auditado sobre el inicio del proceso auditor en su jurisdiccin. Suscribir la solicitud de la carta de salvaguarda, cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdiccin. 104

 Comunicar al responsable de auditora, el reporte de resultados del punto de control de su jurisdiccin. Participar en el Comit Tcnico del nivel central donde se presente para su validacin el informe correspondiente al auditado de su jurisdiccin. Reasignacin de roles producto de una manifestacin de impedimento o conflicto de intereses y presentar al Comit Tcnico para su aprobacin cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdiccin.

5.2.8 Director de Vigilancia Fiscal

Presentar propuesta de PGA al Comit Tcnico. Presentar propuesta de conformacin del equipo auditor. Revisar el memorando de asignacin de auditoria. Reasignar roles, cuando se presente una manifestacin de impedimento o conflicto de intereses. Ejercer la supervisin de los procesos auditores que le designe el Comit Tcnico. Dirigir y monitorear el desarrollo de las auditoras, para contribuir a la gestin de la delegada, al cumplimiento de sus objetivos y de los institucionales. Facilitar el flujo de informacin entre los actores del proceso auditor para contribuir a la gestin de la delegada. Garantizar la oportuna entrega de los hallazgos con incidencia fiscal. Responder por el suministro de la informacin relacionada con el proceso auditor a las dems dependencias de la CGR que la requieran para contribuir al cumplimiento de los objetivos institucionales.

105

 Analizar las propuestas de modificacin a la metodologa del proceso auditor para contribuir al mejoramiento de la vigilancia fiscal. Gestionar los recursos fsicos, financieros, informticos y documentales necesarios para el desarrollo del proceso auditor. Administrar el talento humano de la dependencia para garantizar el cumplimiento de los derechos y deberes de los servidores pblicos, facilitar el desarrollo de las polticas de personal y fortalecer el clima laboral. Ejecutar las polticas que fije el despacho del Contralor General y las estrategias definidas por el Comit Operativo y el Comit Tcnico. Solucionar las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administracin del proceso.

5.2.9 Director de Estudios Sectoriales

El Director de Estudios Sectoriales y los funcionarios de las direcciones de estudios sectoriales (DES) desarrollarn, entre otras, las siguientes actividades: Participar en las diferentes fases del proceso auditor, desde la perspectiva del anlisis de poltica pblica, para fortalecer las acciones de vigilancia a los recursos pblicos realizados por las direcciones de vigilancia fiscal (DVF) a los auditados. Para la determinacin del PGA, recolectar, procesar, analizar y evaluar la informacin requerida para elaborar la matriz de riesgo del sector a su cargo, en coordinacin con las direcciones de vigilancia fiscal. Elaborar la matriz de riesgo con base en las polticas del Plan Nacional de Desarrollo, importancia estratgica de los entes o asuntos a auditar, las reformas organizacionales y modificaciones de poltica pblica, las prioridades secto106

riales de estudio y de anlisis transversales, la cuenta fiscal y los insumos entregados por las DVF sobre resultados de PGA anteriores. En coordinacin con el responsable de auditora, las DES participarn en la preparacin del memorando de asignacin de actividades, aportando los insumos pertinentes sobre el auditado. Apoyar al equipo auditor suministrando informacin y propiciando espacios que le permita ampliar el conocimiento integral del auditado. Participar y/o apoyar el proceso auditor, en casos de ser asignado.

5.2.10 Supervisor
De acuerdo con lo establecido en las normas internacionales de auditora y en la Ley 43 de 1990 (Artculo 7, numeral 2, 1) es necesario un proceso de supervisin para garantizar que la auditora cumpla con los principios, normas y objetivos establecidos para su desarrollo y la correspondencia entre los resultados obtenidos (opinin y concepto) y la situacin real del ente o asunto auditado. Esta labor debe realizarse por personal calificado, en forma sistemtica y oportuna. Todas las tareas de supervisin deben quedar plasmadas en los papeles de trabajo, desde la supervisin realizada en la planeacin, en la ejecucin y hasta en la fase del informe. Esto garantiza un control de calidad eficiente al trabajo del equipo de auditora. Las responsabilidades del supervisor son: Conocer los entes o asuntos a auditar, a su cargo y apoyar tcnicamente el proceso auditor. Participar en la elaboracin de la propuesta del PGA.

107

 Participar en la evaluacin del plan de trabajo y presentar su concepto al Comit Tcnico. Verificar que el equipo de trabajo haya analizado en detalle el ente o asunto a auditar. Examinar y validar la evaluacin del sistema de control interno y de los mecanismos de control. Evaluar la estrategia de auditora y verificar el uso tcnico de una metodologa para determinar la muestra. Garantizar que los resultados de la auditoria sean consistentes con su situacin real. Verificar que el desarrollo de la auditoria se haya realizado segn el plan y los programas de auditora. Verificar que los hallazgos identificados cumplan con los requisitos establecidos y se efecte la entrega o el traslado oportuno de los mismos. Revisar la calidad del informe y verificar su consistencia con los objetivos propuestos. Armonizar el trabajo del equipo de auditora con el enlace de responsabilidad fiscal en la conformacin y validacin de los hallazgos fiscales. Velar por el cumplimiento del plan de calidad, seguimiento y medicin del proceso auditor de las entidades a su cargo. Solucionar las controversias tcnicas que surjan en desarrollo del proceso auditor entre los diferentes niveles de administracin del proceso.

5.2.11 Responsable de auditora

El responsable de auditora es un experto tcnico que orienta la auditora, interacta con el auditado y con el supervisor y coordina el proceso, incluso con el nivel 108

desconcentrado, para los puntos de control o asuntos a auditar. Por tal razn y dependiendo de la complejidad del ente o asunto a auditar6, tendr a su cargo slo una auditora, no ejecuta lnea de auditora y debe ser investido de un nivel de autoridad tal que le permita asumir la responsabilidad de garantizar los resultados del proceso auditor, a nivel nacional. Sus responsabilidades son: Elaborar el proyecto de memorando de asignacin de auditora. Identificar el perfil del equipo auditor incluido el de los puntos de control de las gerencias departamentales o distrital colegiadas. Garantizar que el plan de trabajo consolidado contenga las lneas y aspectos especficos que deben ejecutar los equipos de auditora a nivel nacional. Aprobar los programas de auditora garantizando que contengan los procedimientos especficos a desarrollar en la ejecucin. Orientar la adopcin de un mtodo de muestreo y el desarrollo tcnico de la auditoria. Administrar los recursos asignados a la auditoria. Consolidar la evaluacin de control interno del auditado. Consolidar, con el equipo auditor, los resultados de la auditora.

5.2.12 Lder de auditora (punto de control)

El lder de auditora es quien interacta con el auditado y con el responsable de auditora y ejecuta la lnea de auditora que se le asigne. Sus responsabilidades son:
6 Se entiende que un asunto a auditar es complejo cuando tiene puntos de control
y/o los recursos que manejan son significativos. En todo caso este criterio debe ser examinado por el Comit Tcnico para la asignacin de ms de un proceso auditor.

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 Ser enlace con el ente auditado y el responsable de auditora. Adelantar la lnea de auditora acorde a lo previsto en el memorando de asignacin. Preparar con el equipo auditor el proyecto de reporte resultado del proceso ejecutado en el punto de control. Presentar el proyecto de reporte al Comit Tcnico del nivel desconcentrado para su aprobacin. Asistir al Comit Tcnico del nivel desconcentrado cuando sea invitado. Reportar los resultados del proceso al responsable de auditora previa aprobacin del comit. Administrar los recursos asignados a la auditora.

5.2.13 Equipo auditor

Elaborar cronograma fase de planeacin. Analizar en detalle el ente o asunto a auditar. Evaluar los controles para mitigar los riesgos. Sustentar ante el Comit Tcnico el plan de trabajo. Preparar cuestionario para evaluar si los controles establecidos para mitigar los riesgos son efectivos. Determinar la muestra de auditora. Determinar la estrategia de auditora. Elaborar el plan de trabajo. Elaborar y ejecutar los programas de auditora. Aplicar los procedimientos para el desarrollo del proceso auditor. Presentar y validar los hallazgos en mesa de trabajo. 110

 Conceptuar sobre la gestin del auditado. Opinar sobre los estados financieros del auditado. Elaborar y sustentar el informe de auditora. Realizar los ajustes que le sean requeridos en la revisin del informe.

5.2.14 Enlace de responsabilidad fiscal

El enlace de responsabilidad fiscal tiene como fin propiciar un acompaamiento para orientar al auditor sobre la informacin que debe consultar para determinar la observacin y, dependiendo de la respuesta del auditado, de aquella que debe complementar para soportar probatoriamente el hallazgo. Cumple una participacin puntual durante el proceso auditor y no juega un rol operativo en el desarrollo del mismo. Adems del acompaamiento, el funcionario enlace debe participar en la sustentacin del hallazgo y del informe de auditora en lo relacionado con los hallazgos ante las instancias pertinentes.

5.2.15 Mesas de trabajo

Las mesas de trabajo son espacios conversacionales que se dan durante todo el proceso auditor. Es una herramienta fundamental para el desarrollo de la auditora, puesto que se constituye en elemento integrador del proceso, posibilita la interaccin permanente entre los profesionales auditores y contribuye a su dilogo constructivo para mantenerse enterado sobre avances, resultados y acciones que se den durante el proceso. Los resultados de cada mesa de trabajo se plasman en una ayuda de memoria.

5.2.16 Solucin de controversias

Las controversias son situaciones expresadas en diferencias de criterio de carcter tcnico, se presentan entre los diferentes roles e instancias del proceso auditor. El anlisis y solucin de las controversias se debe surtir durante el proceso auditor por parte del equipo de expertos 111

tcnicos a nivel nacional, designado por el Director de la Oficina de Planeacin, con el nico propsito de apoyarse en la solucin de controversia y sin que ste se constituya en una nueva instancia de decisin. Equipo de expertos tcnicos El equipo de expertos tcnicos ser interdisciplinario, integrado por funcionarios expertos en auditora y en materias afines al objeto de la controversia. Sern designados teniendo en cuenta perfil, experiencia y formacin. El equipo de expertos tcnicos sesionar peridicamente y excepcionalmente cuando se requiera, caso en el cual se convocar con una antelacin no inferior a cinco (5) das hbiles y en ejercicio de su competencia podr practicar las investigaciones y pruebas complementarias que considere necesarias. El equipo de expertos tcnicos como resultado de sus actuaciones deber entregar el concepto y/o informe al Contralor Delegado sectorial o Gerente Departamental o al Distrital o los Contralores Provinciales, segn corresponda, para que ste lo presente ante el respectivo comit. El comit tcnico, una vez revisado y analizado el concepto, har las recomendaciones correspondientes al Contralor Delegado o Gerente Departamental o al Distrital o los contralores provinciales. El comit tcnico, podr suspender los trminos establecidos para el proceso auditor con el propsito de adelantar las diligencias que consideren necesarias para solucionar la controversia; de dicha situacin debe informar a la Oficina de Planeacin para la respectiva modificacin del PGA. Las controversias se pueden presentar entre los siguientes roles e instancias: Controversias al interior del equipo auditor La primera controversia que se puede presentar es al interior del equipo auditor, controversia que se comunicar al 112

supervisor de auditora, quien en mesa de trabajo bajo su orientacin, acordar las alternativas de solucin y las acciones a emprender para dar solucin a la controversia, dejando el registro en la ayuda de memoria; as mismo, se har responsable del seguimiento y cumplimiento de las medidas adoptadas y del registro del desenlace y finalizacin de la controversia en las ayudas de memoria siguientes. Controversias entre el supervisor y el equipo auditor Si la controversia se genera entre el supervisor y el equipo auditor, el Director de Vigilancia Fiscal y/o Comit Tcnico Departamental, se encargar de dar solucin a la misma en mesa de trabajo y el registro se har en la ayuda de memoria de la mesa de trabajo dnde se aborda el tema. Si el Director de Vigilancia Fiscal y/o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, no logra solucionar la controversia, este funcionario presenta dicha controversia ante el Comit Tcnico del nivel central, quien analizar el tema y presentar las recomendaciones de solucin. Para este comit se invita al equipo auditor, dejando en el acta constancia de la recomendacin y la decisin del Contralor Delegado como funcionario que preside el Comit. El Contralor Delegado mediante memorando comunica la solucin de la controversia a la Direccin de Vigilancia Fiscal y/o Gerencia Departamental. La ltima instancia de solucin de controversias la tiene el Contralor Delegado quien para soportar tcnicamente la decisin de acuerdo con las recomendaciones del Comit Tcnico que preside, cuenta con el apoyo de sus asesores de gestin y de la Direccin de Estudios Sectoriales. Controversias entre el responsable de auditora de la sede principal que consolida y el equipo del punto de control. Si se llegara a presentar esta situacin dirime la controversia el Supervisor respectivo. 113

En cualquiera de los casos, donde se genere controversia de ser necesario el comit tcnico, podr designar un equipo Ad-Hoc que apoye la solucin de controversia.

5.2.17 Interpretaciones tcnicas y jurdicas

Las interpretaciones tcnicas sobre el contenido de la Gua de Auditoria le corresponden a la Oficina de Planeacin quien se apoyara en los representantes de las delegadas sectoriales y las de carcter legal a la Oficina Jurdica

5.3

Administracin documental y papeles de trabajo

El propsito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditora que proporcionan evidencia de que su trabajo se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas. Estos deben ser legibles, lgicos, completos, fciles de entender y estar diseados tcnicamente. Los papeles de trabajo a menudo contienen informacin confidencial. Es esencial la salvaguarda de informacin confidencial del auditado que se encuentra en las manos del equipo auditor, as como la preservacin de la integridad de los procedimientos de auditora y conclusiones. La conservacin y custodia de los papeles de trabajo comienza cuando se originan hasta la disposicin final de los mismos; una vez culmine la auditoria y de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Gestin Documental, Archivo y Correspondencia. Los papeles de trabajo se pueden registrar en papel, en formato electrnico u otros medios. Los papeles de trabajo preparados en forma electrnica deben someterse a los mismos estndares de preparacin, revisin y retencin de los papeles de trabajo manuales. Los papeles de trabajo sern entregados al archivo de gestin de la dependencia, con copia al Director de Vigilancia 114

Fiscal o Gerente Departamental o al Distrital o los Contralores Provinciales, dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la firma del informe. (Anexo 5.3 Conservacin y custodia de papeles de trabajo.)

5.4

Aseguramiento de la calidad

Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemticas, con el objetivo de generar un producto o servicios acorde con los requerimientos de calidad del control fiscal. Para lograr dicho propsito esas acciones deben seguir los estndares de las normas tcnicas de calidad, ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2009. Observatorio de calidad Es un instrumento exgeno al proceso auditor, dirigido a la recoleccin y administracin de datos, procesndolos y transformndolos en informacin para analizar y monitorear el comportamiento y evolucin del proceso auditor. El observatorio de calidad implica la evaluacin del cumplimiento de los registros de calidad definidos en el proceso auditor, con el fin de dotar y apoyar a los actores, con informacin confiable y oportuna que facilite tomar acciones para la ejecucin de los objetivos del Plan General de Auditora (PGA) y el acatamiento al Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad, procurando el mejoramiento continuo en el ejercicio del control fiscal. El observatorio se diferencia de las actividades de control, en razn de que ste se fundamenta en la vocacin de ser independiente en su trabajo, en su reflexin y en sus propuestas sobre el proceso auditor, en forma peridica. Por el contrario, las actividades de control implican actividades inherentes al proceso de auditora, en forma permanente, con el propsito de validar cada una de las actuaciones del mismo

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Cuadro 16

Insumos requeridos por el observatorio de calidad Insumos

Administracin PGA Fecha de aprobacin por el Comit del Memorando de Asignacin de Auditoria Registro del Memorando de Asignacin de Auditora Registro en el observatorio del Cronogramas de Actividades Fecha de aprobacin por el Comit del Plan de Trabajo Registro en el observatorio del Plan de Trabajo Registro de Ayudas de Memoria Registro de Hallazgos del proceso auditor Registro Hallazgos Fiscales Registro de envo de los informes y reportes de auditora a la Direccin de Vigilancia Fiscal Fecha de aprobacin por el Comit del Informe de auditora Fecha de envo del informe al auditado. Registro del Informe de auditora

Responsable del reporte

Administrador del Observatorio Administrador del Observatorio Administrador del Observatorio Equipo Auditor Equipo Auditor Equipo Auditor Equipo Auditor Equipo Auditor Equipo Auditor Responsable de Auditoria Administrador del Observatorio Administrador del Observatorio Administrador del Observatorio

Los responsables del diligenciamiento y trmite de los registros que evidencian las actuaciones del proceso auditor deben enviar o reportar los mismos dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la fecha que se generan, segn se detalla a continuacin
Cuadro 17

Esquema organizacional del observatorio de calidad

Ubicacin Estructural Objetivos del Observatorio El Observatorio depende de la Direccin de Vigilancia Fiscal o del Despacho del Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, segn el caso Mantener una base de datos que recopila la informacin que sirve de referencia para la orientacin del proceso auditor. Informar oportunamente a la Direccin de Vigilancia Fiscal o a la Gerencia Departamental, sobre los aspectos observados en el comportamiento del proceso auditor. Contribuir de manera activa en el fortalecimiento del control fiscal, presentando recomendaciones que permitan el mejoramiento continuo del proceso auditor. Generar la informacin requerida por los diferentes procesos institucionales, originados en la informacin que maneja el Observatorio. contina...

116

Continuacin cuadro 17

Esquema organizacional del observatorio de calidad

Perfil del administrador del Observatorio Institucionalizacin En el nivel central, el Observatorio debe estar a cargo de un equipo de profesionales, y en nivel desconcentrado por un profesional, con conocimientos y experiencia en el ejercicio del proceso auditor y habilidades en informtica. El Observatorio de Calidad, debe adoptarse mediante comunicacin escrita del Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, segn el caso, en donde se determinen los nombres de los responsables que lo integran; cualquier modificacin debe efectuarse a travs del mismo medio. El dilogo con la Direccin de Vigilancia Fiscal o el Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, debe darse en forma directa. La designacin y dedicacin del o los profesionales al observatorio ser la que determine el Director de Vigilancia Fiscal o Gerente Departamental o el Distrital o los Contralores Provinciales, segn sea el caso. Responsabilidades Los responsables del diligenciamiento y tramite de la informacin del Observatorio, es garante institucionalmente por: La integralidad de la informacin que se produce como resultado de la revisin y anlisis de la informacin en el Observatorio. La reserva de la informacin recopilada a travs de los diferentes medios, que forman parte del Observatorio.

Condiciones

Plan de calidad, seguimiento y medicin El plan de calidad describe los siguientes elementos: Qu se necesita revisar; Cul es la forma adecuada de revisar la calidad; Cundo debe realizarse esta revisin; Quin debera realizar esta revisin; Qu registros de calidad deben ser realizados; El Plan de calidad, seguimiento y medicin es obligatorio para todas las auditoras. (Ver documento en el Sistema Integrado de Gestin y Control de Calidad SIGCC). 117

Procedimiento control del producto No conforme Para el informe de auditora las no conformidades son de origen interno. Esto significa que la no conformidad se evidencia al interior de la CGR antes de liberar el producto. De acuerdo con la normas tcnicas de calidad, la CGR debe tratar los informes no conformes mediante la utilizacin de una de las siguientes acciones: Tomar acciones para eliminar la causa de la no conformidad detectada antes de la liberacin del informe. Si fuere el caso, autorizar su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente. En todo caso, la respectiva Contralora Delegada tomar acciones para prevenir que en futuros procesos auditores, se presenten las causas que generan estas no conformidades. Criterios para determinar el producto no conforme (Informe) Se puede identificar como producto No conforme, a los informes que presenten las siguientes condiciones: Incumplimiento parcial de los objetivos del memorando de asignacin de auditora. Incumplimiento total de los objetivos del memorando de asignacin de auditora. No desarrollo de la totalidad de lneas de auditora. Falta de evidencia y soporte de los hallazgos. No se evidencia seguimiento, control y monitoreo del proceso auditor. Si despus de aprobar el informe final por el Comit Tcnico, surte alguna modificacin Una vez identificado el Producto No Conforme se aplicar el numeral 2 (Tratamiento) y 3 (Control) del Procedimiento Producto No conforme definido en el SIGCC. 118

Preservacin del Producto Informe La CGR debe preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. Esta preservacin debe incluir la identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin. En todo caso, se debe aplicar el procedimiento de preservacin del producto informe definido en el SIGCC.

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6. Anexo
Relacin de Formatos de la Gua de Auditora de la CGR
1.2 1.2.6 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.2.3 3.1.2.3 3.1.2.4 3.1.2.5 3.1.2.5 3.2.4 3.2.5.3 3.3.4 3.3.4.1 5.3 Formato memorando de asignacin Formato carta de salvaguarda y carta de presentacin Cronograma fase de planeacin Formato anlisis en detalle Matriz evaluacin del sistema de control interno Formato pruebas de recorrido Ejemplo aplicativo muestreo Plan de trabajo Cronograma fases de ejecucin e informe Matriz de calificacin de la gestin y resultados Entrega hallazgos fiscales Modelo de informe Modelo de reporte Conservacin y custodia de papeles de trabajo

Consulte estos formatos en el link http://200.93.128.215/guia de auditoria

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La presente Gua de Auditora surge de la necesidad de trabajar decididamente para darle un nuevo enfoque al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, para lograr mayor efectividad y oportunidad y, por lo tanto, mejores resultados institucionales. Con base en los instrumentos jurdicos del ordenamiento vigente, se han propuesto estrategias procesales y de gestin para introducir correctivos a las disfuncionalidades del control scal y, as, permitir que el erario pblico pueda reincorporar activos que haba perdido de manera fraudulenta y, concomitantemente, procurar el fortalecimiento institucional del Estado. Este nuevo modelo de control scal, basado en resultados, tiene como fundamento el ejercicio auditor sectorial e intersectorial a planes, programas y proyectos de inversin, sin descuidar el mandato constitucional y legal de auditar los sujetos de control. En efecto, la Contralora General de la Repblica orienta su proceso auditor no slo al cumplimiento de normas, procesos y procedimientos, sino que se basa fundamentalmente en la vericacin del logro de los resultados, que le permitan al Estado cumplir con sus nes esenciales.