ADMINISTRACIN DE LOS INVENTARIOS

Mtro. Arturo Rivera Lpez Enero 2013

1. Clasificacin de los inventarios 1.1 Conceptos de inventarios, Existencias de cualquier artculo o recurso utilizado en una organizacin Acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes, producto o trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo de un proceso de produccin y de la logstica de una empresa Recurso ocioso en espera de ser utilizado Lo bueno de los inventarios: En las materias primas: Aumenta la capacidad, la flexibilidad y la respuesta. Amortigua el incremento de precios Favorece las estrategias de economas de compra, en el transporte, en la carga y materiales Proporciona proteccin contra variaciones en el tiempo de entrega

velocidad de

escala, en la descarga de la demanda y

En el producto en proceso: Funciona como amortiguador en los cuellos de botella Favorece estrategias de economas de escala en la produccin Representa un seguro contra contingencias En productos terminados: Aumenta la capacidad de ofertar Permite especular con los precios Aumenta el servicio al cliente (por la disponibilidad, cercana, diversidad, etc.)

En las refacciones: Dan seguridad ante contingencias internas (fallas de mquinas, humanas, etc.) o externas (incendios, robos, inundaciones, etc.) Evitan costos de urgencias Lo malo de los inventarios: o o o o Costos de almacenamiento Costos de oportunidad Dificultad de rotacin Incremento en el capital de trabajo

1.1

Tipos de inventarios A. Productivos o Materias primas (Ej. Madera, lminas, etc.) o Insumos (Ej. Agua, combustible, herramientas, consumibles, etc.) o Productos en trnsito (Ej. En transporte, en almacenes intermedios, en otra locacin, etc.) o Productos en proceso (Ej. Parcialmente procesados, no ensamblados, falta acabado, etc.) B. Por la rotacin o Alta rotacin (Ej. Alimentos, ropa, etc.) o Rotacin media (Ej. Autos, electrodomsticos, electrnicos, etc.) o Baja rotacin (Ej. Vinos especiales, joyas, etc.) o Rotacin nula (Ej. Artculos obsoletos o fuera de temporada) C. Por estrategia o De seguridad, para evitar caer en faltantes o De especulacin, artculos que escasean o son de temporada o De consignacin, propiedad del proveedor, se paga lo que se vende o Virtuales, adquirido va Internet o en proceso para terminar en una fecha especfica

o Refacciones, piezas de difcil adquisicin, obsoletas o muy especiales o Mquinas y herramientas, en stand by, de respaldo o para cubrir picos de demanda.

1.3 Problemas en el manejo de inventarios A. Naturaleza de la demanda Patrn: Estacional (suteres, equipos de aire acondicionado, productos navideos, etc.), de pedido nico o sin punto de re orden. Cclicos (serigrafa, autos, construccin, etc.), presentan un perodo de alto consumo una sola vez en la vida del producto o a intervalos de ms de un ao. Perpetuo (refrescos, comida, zapatos, etc.), mantienen un nivel de demanda relativamente constante con pequeas fluctuaciones Aleatorio (discos, pinturas llantas, etc.), no es predecible su demanda Dependencia: Artculos de demanda independiente (zapatos, autos, televisores, etc.), su demanda no esta relacionada a la demanda de otro artculo Artculos de demanda dependiente (Ingredientes, componentes para ensamble, etc.), su demanda depende de la demanda de otro artculo

B. El manejo El mtodo de demanda (Pull) El mtodo del incremento (Push)

PLANTA

ALMACENES Push = Asignar suministros a cada almacn con base en el pronstico Pull = Reaprovisionar el inventario con tamaos de pedidos basados en necesidades

A = Asignacin a cada almacn Q = Cantidad requerida por cada almacn P = Pronstico de la demanda

C. El grado de agregacin del producto (grupos, familias, tipos, etc.) Por su uso (Ej. En una ferretera, los artculos de fontanera, herramientas, pinturas, etc.) Por su rotacin (Ej. En una ferretera, al frente los de alta rotacin, despus los de rotacin media y al fondo los de baja rotacin; pero en supermercado, al frente los de baja rotacin y al fondo los de alta rotacin) Por su naturaleza (Ej. Bajo llave los de alto valor, a la intemperie los de uso rudo, en la parte inferior los muy voluminosos o muy pesados, etc.) Por su costo (Ej. Control especial para los de alto valor, control general para los baratos, etc.)

D. La integracin En la cadena de suministros, pueden manejarse inventarios en varios niveles y canales, tales como:
FUENTE

DISTRIBUIDOR

EMPRESA CLIENTE PROVEEDOR

1.4

Los inventarios y sus costos. Objetivo del inventario: Equilibrar la disponibilidad del producto (o servicio al cliente), en el lugar, momento y cantidad deseadas, con el costo de suministrar dicha disponibilidad Esto normalmente se fundamenta en la probabilidad de cumplir con la demanda a partir del stock actual. A esto se le llama nivel de servicio:

Los Costos A. Costo de ordenar, de adquisicin o de compra Procesar la orden o pedido Transporte o flete Carga / descarga Seguros y fianzas Servicios aduanales Documentacin B. Costo de preparacin Habilitar materiales Ajuste y carga de mquinas Documentacin C. Costos de almacenar o mantener el inventario Ubicacin o espacio Costo de capital, costo del dinero o costo de oportunidad Costos de servicios, seguros, impuestos, conservacin, controles, etc. Costo de riesgos, tales como dao o deterioro, obsolescencia, prdida o robo. D. Costos por falta de existencias Prdida de ventas Urgencias Imagen

Grficamente:

Costos

Ct

Ct

Ca

Co

Volumen

Q*
2. Modelo de la cantidad econmica de pedido (EOQ por sus siglas en ingls) 2.1 Cunto ordenar? Lote econmico Q* Donde: D = Demanda anual en piezas Co = Costo de ordenar o pedir un lote Ca = Costo de almacenar una pieza al ao = ICu I = Porcentaje del costo unitario cargado al inventario Cu = Costo unitario (Precio de compra)

2 DCo Ca

Costo anual de ordenar = Co

D Q
Q 2

Costo anual de almacenar = Ca

En el punto de equilibrio, el costo anual de ordenar y el costo anual de almacenar son iguales. Costo total anual CT = Co
D Q

+ Ca

Q 2

+ DCu
D Q

Nmero esperado de pedidos al ao = N = Tiempo esperado entre ordenes o pedidos T =

#dedashbiles porao N

Ejemplo 2. Una papelera tiene una demanda anual de 1000 cartuchos de tinta modelo P610 y desea reducir el costo de su inventario. Actualmente compra en lotes de 80 piezas. Tiene un costo de ordenar de $ 100 por orden y el costo de mantener en inventario una pieza al ao es de $ 125. El costo de cada cartucho es de $ 300. Se laboran 300 das del ao. Solucin: Sistema actual: Q = 80 piezas D = 1000 piezas Co = 100 Ca = 125 CT = N = T =

ptimo: D = 1000 piezas Co = 100 Ca = 125

Q*

CT = N = T = Para graficar, se tabulan costos a partir de valores asignados arbitrariamente al tamao de la orden, menores y mayores que la cantidad ptima: Tamao del lote Co anual Ca anual CT anual

2.2

Cundo ordenar? Punto de re orden (q). Dado que los pedidos no siempre son surtidos de inmediato por el proveedor correspondiente, existe normalmente un tiempo de entrega entre el pedido y el suministro (Te):

q Te

q = d Te

T Del ejemplo 2, si el tiempo de entrega del proveedor fuera de 3 das, el punto de re orden sera: q =
D Te 300 1000 3 300 10 piezas

Es decir, deben hacerse pedidos de ___ piezas cada __ das, cuando en el inventario solo queden 10 piezas. 2.3 Convienen los descuentos?

En muchas ocasiones, los descuentos que ofrecen los proveedores son muy atractivos y nos conducen a hacer compras por volmenes mayores, asegurando con ello su venta. Sin embargo, esto puede llevarnos a incurrir en costos mayores por manejo de inventarios, por lo cual, es muy importante hacer una evaluacin de cada alternativa de descuento que nos ofrezcan.

Del mismo ejemplo 2, si el proveedor de cartuchos ofreciera descuentos por volumen de compra de acuerdo con la siguiente tabla, Cunto convendra comprar? Opcin 0 1 2 Rango (piezas) 0 200 201 300 301 ms Descuento Precio con (%) descuento ($) Sin desc. 300 3 291 4 288 Ca 125 121.25 120

Dado que el costo de almacenar (Ca) esta dado en funcin del precio unitario (Cu), entonces Ca se ve afectado directamente por el descuento As, para el primer descuento:
* Qd 1

CT =

Y para el segundo descuento:

* Qd 2

CT =

Por lo tanto, conviene comprar ______ piezas en cada lote.

3. Sistemas de revisin continua (Q) y revisin peridica (P) 3.1 Caractersticas del sistema de revisin continua (Q) o de cantidad fija de pedido.

Este sistema es, en general, muy similar al modelo de la cantidad econmica de pedido (EOQ), con la salvedad de que, si la demanda es incierta o fluctuante entonces, el nivel del inventario mximo y el tiempo del ciclo (T) no siempre son iguales, adems de que existe el riesgo de incurrir en faltantes. Es un sistema perpetuo que requiere que cada vez que se haga un retiro o una adicin al inventario, los registros deban ser actualizados para asegurar que el punto de re orden se detecte a tiempo para realizar el nuevo pedido.

0 T1 T2 T3

3.2

Sistema de revisin Peridica (P) o de periodo fijo.

En este sistema, el conteo tiene lugar solo durante el periodo de revisin. Este sistema se recomienda cuando los vendedores realizan visitas de rutina a los clientes y toman pedidos para toda su lnea de productos o cuando los compradores desean combinar los pedidos para ahorrar en los costos de transporte. Las cantidades pedidas varan de un periodo a otro, dependiendo de las tasas de utilizacin, en referencia a un inventario meta, haciendo adems necesario un inventario de seguridad para evitar los faltantes.

Q Q4 Q1 q Q2 Q3

0 T T T

3.3

Cundo usar sistema Q y cuando usar sistema P?

Las siguientes son algunas diferencias adicionales que tienden a influenciar la eleccin de los sistemas: El sistema de revisin peridica tiene un inventario promedio ms grande El sistema de revisin continua favorece a los artculos ms costosos porque el inventario promedio es menor El sistema de revisin continua es mas adecuado para artculos importantes, de mayor precio o crticos El sistema P debe utilizarse cuando se ordenan artculos mltiples al mismo proveedor y deben entregarse en el mismo embarque La eleccin de los sistemas Q y P debe realizarse teniendo como base el tiempo de reposicin, el tipo de registros y el costo del artculo.

4. Mtodos Push y Pull 4.1 Control de inventarios Push (Empujar)

Tambin llamado mtodo de incrementos, donde las decisiones sobre cada inventario se hacen de manera independiente, la programacin y reabastecimiento segn el tamao de los pedidos no necesariamente estarn coordinados con los tamaos de los lotes de produccin, las cantidades econmicas de compra, o los mnimos de tamao de los pedidos. En general se usan cuando las economas de escala en la compra o produccin valen ms que los beneficios de los niveles mnimos de inventario. En el rea productiva se le conoce tambin como produccin para almacenar, ejemplo panaderas, tortilleras, tiendas de departamentos, zapateras, etc. En este mtodo se considera como capacidad de almacenamiento no solo lo que la planta de produccin tiene, sino todos los espacios disponibles en almacenes, distribuidores e incluso clientes (en consignacin). Para aplicar eficientemente este mtodo se requiere: Estimar los requerimientos mediante mtodos de pronstico confiables Conocer en todo momento las cantidades disponibles en cada almacenamiento Determinar requerimientos netos = Req. Totales disponibles control de inventarios Pull (jalar)

4.2

Este mtodo ve cada almacn como independiente de los dems en el canal. El pronstico de la demanda y la determinacin de las cantidades de reaprovisionamiento se realizan tomando en consideracin solo las condiciones locales. Este mtodo es particularmente popular a nivel minoristas en el canal de suministro, ya que otorga bajos niveles de inventario en los puntos de abastecimiento, debido a su respuesta a las condiciones particulares de la demanda y de costo de cada punto de abastecimiento.

En el rea productiva se le conoce tambin como produccin por pedido, ejemplo, servicios (mdicos, lavandera, auto lavado, instalaciones, etc.), talleres como (mecnico, zapatero, reparaciones en general), produccin (tubos de acero, carpintera, serigrafa, etc.). En este mtodo deben considerarse al menos 3 situaciones: 1. La demanda de una sola vez (pedido nico), tales como los de artculos de temporada, vegetales, frutas, peridicos, medicamentos con vida de anaquel corta, juguetes y ropa de moda, carteles para campaas polticas, etc. 2. La demanda perpetua, donde los pedido se repiten en el tiempo, para lo cual se utilizan las herramientas de la cantidad econmica de pedido y el punto de re orden. 3. La demanda incierta, para lo cual se recurre a la distribucin normal y al nivel de servicio que quiera ofrecerse

5. Justo a tiempo y sus implicaciones en el inventario 5.1 Lgica del JIT (Just in Time)

Justo a Tiempo es una filosofa de solucin continua y forzada de problemas para apoyar la produccin esbelta, la cual proporciona al cliente justo lo que quiere y sin desperdicio, fundamentada en el concepto de jalar. Es un conjunto integrado de actividades diseadas para lograr un alto volumen de produccin, utilizando inventarios mnimos de materia prima, trabajo en proceso y productos terminados. El hecho de que las unidades correctas no lleguen justo cuando se requieren pone en evidencia la presencia de un problema. Un sistema JIT que evita los excesos de inventario y de tiempo, permite eliminar los costos asociados con el inventario innecesario y mejorar el rendimiento. Qu es?

Una filosofa gerencial Un sistema Pull en toda la planta Qu hace? Ataca el desperdicio (Tiempo, inventario, desechos) Expone problemas y cuellos de botella Logra una produccin racionalizada Qu requiere? Participacin de los empleados Fundamentos de ingeniera industrial Mejoramiento continuo Control total de calidad Lotes pequeos Qu supone? Un ambiente estable. 5.2 Eliminacin de desperdicios

Fujio Cho identifica 7 tipos principales de desperdicio que deben eliminarse: 1. Desperdicio de la sobre produccin 2. Desperdicio de tiempo de espera 3. Desperdicio de transporte 4. Desperdicio de inventario 5. Desperdicio de procesamiento 6. Desperdicio de movimiento 7. Desperdicio por mala calidad El Justo a Tiempo sustituye el por si acaso de los altos niveles de inventario. El JIT elimina el inventario que oculta la variabilidad en los sistemas de produccin, tales como demoras en las entregas, descomposturas de mquinas y mal desempeo del personal, tiempos de preparacin, productos defectuosos, entregas tardas, tiempos muertos, etc.

Por lo tanto, si se detectan estos variabilidades o problemas, se puede establecer un plan de mejora para eliminarlos y, consecuentemente se podr reducir o eliminar el inventario. El JIT tambin tiene como objetivo primordial, reducir el tamao de los lotes ya que contribuye con esto a reducir el nivel del inventario y sus costos. Para el JIT, el tamao ptimo del lote es una pieza, la cual se jala de un proceso adyacente, es decir, para determinar el tamao ptimo del lote (EOQ), se toma en cuenta el anlisis del proceso, el tiempo de transporte y los contenedores usados en el transporte. Inventario

200

100 50 T

5.3

Mtodo Kanban

Los japoneses llaman Kanban al sistema de jalar el inventario en proceso en lotes pequeos, de preferencia unitarios, exclusivamente cuando es necesario. Kanban significa tarjeta en japons, dado que con frecuencia usan una tarjeta para indicar que se requiere otro contenedor de material.

Algunas consideraciones para el manejo de kanbans: 1. Cuando el productor y el usuario no tienen contacto visual, se podra usar una tarjeta, una luz, un bandern o un espacio vaco. 2. Si se requiere jalar varios componentes para un ensamble, se debe llevar un kanban distinto para cada artculo.

6.1

Sistema ABC

El anlisis ABC divide el inventario que se tiene en 3 grupos, segn su volumen anual en pesos. El sistema ABC es una aplicacin del principio o regla de Pareto (economista italiano del siglo XIX), tambin conocida como regla del 80 20, la cual establece que hay pocos artculos importantes y muchos triviales. La idea consiste en establecer polticas de inventario que centren sus recursos en los pocos artculos importantes del inventario y no en los muchos triviales. Resulta poco realista dar seguimiento a los artculos baratos con el mismo cuidado que a los artculos costosos.

Otros criterios, adems del volumen anual en pesos podran ser, por ejemplo, problemas de entrega, problemas de calidad, alto costo unitario, etc. Las polticas que se basan en le sistema ABC incluyen: 1. Los recursos de compras que se dedican al desarrollo de proveedores deben ser mucho mayores para los artculos A que para los artculos C. 2. Los artculos A, a diferencia de los B y C, deben tener un control fsico mucho mas riguroso, quiz deban colocarse en reas ms seguras y tal vez la exactitud de los registros de los artculos A debe verificarse con ms frecuencia. 3. El pronstico de los artculos A merece ms cuidado que el de otros. Ejemplo 5.

Una empresa tiene los siguientes 10 artculos en inventario, realice una clasificacin ABC y grafique. Artculo Demanda anual A2 3000 B8 4000 C7 1500 D1 6000 E9 1000 F3 500 G2 300 H2 600 J5 1750 K8 2500 Costo Costo unitario anual $ 50 12 45 10 20 500 1500 20 10 5 Porcentaje Clasif. ABC

% costo anual

% de artculos en inventario

6.2

Planeacin de requerimiento de materiales (MRP)

Planeacin de requerimiento de materiales (MRP) es una tcnica utilizada en artculos de demanda dependiente (partes de un ensamble o ingredientes de un producto final), que usa listas de materiales, inventario, facturacin esperada y programa maestro de produccin, con la finalidad de determinar los requerimientos de materiales. El MRP indica cuando debe ordenarse un artculo a los proveedores si no hay artculos en inventario, o cuando debe comenzar la produccin de un artculo para satisfacer la demanda del producto terminado en una fecha dada. Por lo tanto, el MRP es una plan en retrospectiva, que parte de la fecha de entrega del producto y termina en la fecha mas reciente en la que deben colocarse los pedidos u ordenes de produccin para poder cumplir con la demanda.

Ejemplo 6. Una empresa vende un artculo formado por diversas piezas como se muestra en el diagrama de ensamble. El artculo y cada una de las piezas que lo forman presentan caractersticas de abastecimiento y almacenaje distintos, como se muestra en la tabla:

Art A B C D E

Inv. (pzs) 5 10 5 10 0

Te (sem) 2 1 2 1 2

Costo alm/sem 1.5 0.5 0.5 0.25 0.25

Rel. 0 2 1 2 1, 2

Demanda: 25 piezas en semana 6 15 piezas en semana 8

Solucin: Tabla MRP A Semana 1 Requerimiento Bruto Inventario Requerimiento Neto Orden por B Semana 1 Requerimiento Bruto Inventario Requerimiento Neto Orden por C Semana 1 Requerimiento Bruto Inventario Requerimiento Neto Orden por D Semana 1 Requerimiento Bruto Inventario Requerimiento Neto Orden por E Semana 1 Requerimiento Bruto Inventario Requerimiento Neto Orden por

Tabla de inventarios planeados: Art. A B C D E Costo Total = Tipo 1 Inv. 2 3 4 5 6 7 8 Costo