FICHE TECHNIQUE N 30

POUR MANAGER AU MIEUX SON QUIPE, UN CADRE SINTERROGE

En bref
Ralis par un groupe de cadres A et B de la DDE de La Runion, pilot par le conseiller en gestion management, ce travail (disponible sur le site de la DDE1 et du rseau des conseillers en gestion management2 ) liste des questions, de diffrents niveaux, quun cadre pourrait se poser pour manager son quipe. Ces questions sont organises en six domaines : organisation, sens de laction, communication, vie quotidienne, gestion de la commande, gestion des ressources humaines. Ce rpertoire de questions simples, mais non anodines, se veut un aide mmoire pour le cadre, lui permettant de rflchir sur ses pratiques de management au sein de son unit, en vue de les amliorer. Cest une production collective issue de la confrontation avec la ralit du terrain, effectue dans le cadre dune dmarche plus vaste, initie dans le service, sur le management interpersonnel.

Pourquoi cette fiche technique ? Une des activits du CEDIP consiste reprer et faire connatre les expriences, les tudes, les mthodes et les outils utiles la rflexion et laction de chacun, en matire de management des comptences notamment. Notre lettre dinformation En lignes et sa fiche technique constituent un des moyens de communication que nous privilgions pour prsenter ce qui a attir notre attention : le document que nous vous proposons en fait partie. Ce document na pas la prtention dtre complet : chaque cadre de se lapproprier, le modifier, lactualiser. Il ne prsente pas les diffrentes techniques du management et napporte pas directement des solutions dorganisation, cest un ensemble structur de questions proposant quelques repres en matire de management, lattention de lencadrement de proximit.

Le groupe sest plac dans la position dun cadre du ministre qui sinterroge : Une de mes principales missions, en tant que cadre : offrir chacun de mes collaborateurs les conditions pour que lquipe donne le meilleur delle-mme. A cet effet, je dispose de sries de questions auxquelles je dois apporter mes rponses. . Quels sont les lments dorganisation et de clart que joffre mes collaborateurs pour quils puissent rpondre la question : Quel est le rle de chacun dans lunit ? Ma principale plus-value au sein de lunit est de donner du sens laction de mes collaborateurs. Quels sont le bilan et les objectifs de mon action personnelle dans ce domaine ? Comment est-ce que je favorise la communication au sein de lunit ? Comment est-ce que je donne lexemple en la matire ? Quels sont les principaux lments de mon attitude personnelle qui peuvent tre cits en exemple ? Quels sont les repres qui me permettent de dire que mes actions, visant le respect des rgles par chacun au sein de lquipe, sont quitables et transparentes ? Quels sont les lments de planification et de clart que joffre mes collaborateurs pour quils puissent rpondre la question : Quels sont les actions et dossiers importants sur lesquels travaille chacun de mes collgues ? Quels sont mes actions et mes positionnements qui me placent spontanment, par rapport mes collaborateurs, comme leur interlocuteur privilgi pour traiter avec satisfaction la question de leur avenir professionnel moyen et long terme ?

Organisation

Sens de laction

Communication

Vie quotidienne

Gestion de la commande

Gestion des ressources humaines

1. Site intranet DDE de La Runion : http://intra.dde-reunion.i2/ 2. Site intranet du rseau des conseillers en gestion management : http://intra.dps.i2/metier_cgm/site_cgm/accueil_cgm.htm

La Lettre du CEDIP - En

lignes n 28 - juin 2004 - page 1

Organisation
Quels sont les lments dorganisation et de clart que joffre mes collaborateurs pour quils puissent rpondre la question : Quel est le rle de chacun dans lunit ?

Principaux thmes

Questions
Est-ce que mes collaborateurs disposent dun libell qui rpond en quelques lignes la question : A quoi sert lunit ? Ce libell est-il prsentable lextrieur ? Depuis quand lorganigramme de lunit a-t-il t mis jour ? Est-ce que chacun de mes collaborateurs se retrouve dans lorganigramme avec la mention de sa principale activit ?

Organisation de lunit Organigramme fonctionnel Fiches de poste Dlgations Correspondants fonctionnels Proccupations de scurit et de prvention Rseaux et clubs internes Activits extrieures : formation, coopration rgionale

Comment sont pris en compte, dans lorganigramme de lunit, les agents qui ont t mis disposition par une autre unit et ceux que lunit a mis disposition ? Combien de mes collaborateurs disposent dune fiche de poste ? A quand remontent les dernires mises jour des fiches de poste ? A part les dlgations comptables, combien de dlgations fonctionnelles existent dans lunit ? A quand remontent leur mise jour ? La liste et le rle des correspondants sont-ils jour et en phase avec la ralit de lunit (personnel, formation, scurit et prvention, informatique, ouvrages dart, webmestre dlgu, ...) ? Pourquoi ne pas les indiquer en tant que tel dans lorganigramme ? Comment est-ce que jorganise, sur le long terme, ladage la scurit est laffaire de tous ? Mes collaborateurs participent-ils aux runions de rseau et de club interne les concernant ? A loccasion de ces runions, est-ce que je mentretiens au pralable avec mon collaborateur pour examiner lordre du jour, reprer les points importants, les questions poser, nos expriences voquer ? Comment sopre le retour dinformations au sein de lunit ? Comment est-ce que jopre pour les rseaux auxquels je participe personnellement ? Ces rseaux et clubs ncessitent des animateurs, des responsables de groupe de travail, des volontaires pour telle ou telle action ; comment est-ce que jincite mes collaborateurs sy porter volontaires ? Est-ce que moi-mme je donne lexemple ? Comment est-ce que je favorise et mets en valeur, en interne dans lunit, les activits extrieures de mes collaborateurs : formation, coopration rgionale, participation aux groupes de travail, rdaction darticles pour le journal interne, lintranet et linternet, reprsentation de ladministration aux collges conventionnels (CTPS, CAP, CLF, CLHS,...) ?

Sens de laction
Ma principale plus-value au sein de lunit est de donner du sens laction de mes collaborateurs. Quels sont le bilan et les objectifs de mon action personnelle dans ce domaine ?

Principaux thmes

Questions
Un bilan annuel de lunit est-il tabli ? Par qui ? Comment est-il prsent lensemble des agents de lunit ? Est-ce que je fixe annuellement des objectifs pour lensemble de lunit ? Sagit-il uniquement des objectifs issues de ma hirarchie ? Comment est-ce que je dfinis et affiche les priorits daction de lunit ?

Bilan annuel, objectifs de lunit, rflexions Dmarches de progrs Dmarches qualit

De quand date la dernire rflexion interne sur les orientations stratgiques de lunit (forces / faiblesses, environnement favorable / menaant, enjeux, valeurs partages de lunit, orientations sur plusieurs annes, plan dactions, ) ? Quel est le niveau dinformation de mes agents sur le POM, la DNO, le plan de prvention, le plan de modernisation de lingnierie publique ? Comment sont organises en interne la diffusion et lappropriation des documents stratgiques ? Combien de dmarches de progrs sont actuellement en cours au sein de lunit ? Ne faut-il pas en conclure quelques unes ? Quels sont les sujets, projets ou actions qui ont t lancs pour lesquels une valuation savrerait ncessaire ? Jai eu un prdcesseur et jaurais un successeur, plus ou moins brve chance : comment grer dans la dure les dmarches de progrs qui sont lances ?

La Lettre du CEDIP - En

lignes

n 30 - juin 2004 - page 2

Communication
Comment est-ce que je favorise la communication au sein de lunit ? Comment est-ce que je donne lexemple en la matire ?

Principaux thmes

Questions
Comment est gr le courrier arrive de lunit (papier, tlcopies messages lectroniques : enregistrement, diffusion pour action, copie pour information ? Comment est gr le courrier dpart : signature, enregistrement, chrono, copie pour information ? Qui est charg de grer la circulation de linformation papier ? Comment sont partags les dossiers vivants ? En labsence du principal responsable, comment avoir une information sur un dossier en cours ?

Organisation des transferts dinformation Valorisation des activits des collaborateurs

Certains de mes collaborateurs nont pas un accs direct INTRANET : comment est organise lunit pour quils puissent consulter lINTRANET pendant les heures normales de travail ? Qui est charg de mettre jour laffichage de lunit (en dehors de laffichage syndical et des petites annonces) ? Avec quelle frquence jarrive partager un moment de convivialit avec mes collaborateurs (caf, etc.) ? Est-ce que je noublie pas de passer rgulirement sur tous les lieux de travail de mes collaborateurs (le bureau un peu lcart, un collaborateur sur le terrain, un centre dexploitation, ) ? Je naime pas les runions internes rgulires, les grandes messes annuelles sont trop lourdes, je narrive pas croiser tous mes collaborateurs sous la varangue (vranda), ma porte est toujours ouverte mais ce sont toujours les mmes qui la franchissent. Comment est-ce jorganise et je favorise les changes internes au sein de mon unit ? Comment est-ce que je favorise en interne la connaissance et la mise en valeur des activits de mes collaborateurs, vis--vis de leurs collgues (visite de chantier, prsentation par le collaborateur des outils utiliss, groupe de travail interne avec la participation dun collaborateur non directement concern, participation des prsentations externes, ) ? Quels sont les derniers articles que mon quipe a proposs pour le journal interne ? Pour lintranet du service ? Pour internet ? Parmi ceux-l combien en ai-je moi-mme rdig ? Quelles sont mes ractions quand un avis, un conseil ou une information que jai transmis nest pas suivi ? Moi-mme, comment est-ce que je prends en compte les critiques (constructives) ?

Vie quotidienne
Quels sont les principaux lments de mon attitude personnelle qui peuvent tre cits en exemple ? Quels sont les repres qui me permettent de dire que mes actions, visant le respect des rgles par chacun au sein de lquipe, sont quitables et transparentes ?

Principaux thmes

Questions
Peut-on me faire le reproche : Il ne dit que rarement bonjour ?

Attitude du cadre Application et transparence de la charte VL (vhicules lgers) Mise en uvre des rgles de fonctionnement interne : horaires, congs, frais de dplacement, heures supplmentaires Dontologie et relations avec les entreprises et les fournisseurs Prise en compte des activits syndicales et autres des collaborateurs (CLAS, ASCEE...)

Comment est-ce que je gre mon emploi du temps pour avoir suffisamment de disponibilit pour mes collaborateurs ? Comment est-ce que je gre mes dcisions prises et surtout celles que jai prendre ? Quelle est la dernire fois que jai du mes collaborateurs vis--vis de mon devoir de dcision ? Quelles sont mes principales actions destines favoriser la solidarit interne, lentraide, le compagnonnage ? Comment est-ce que je donne lexemple sur ce sujet ? Comment est applique la charte VL (vhicules lgers) dans mon unit ? La liste des agents autoriss utiliser un VL pour les trajets domicile travail est-elle connue de tous ? A quand remonte sa dernire mise jour ? Comment est gr le planning des congs ? Existe-t-il des rgles internes de pravis et dintrims ? Comment sont pris et communiqus les ventuels arbitrages ? Comment sont programms et grs les frais de dplacements ? Existe-t-il des rgles internes ? Comment sont-elles communiques en interne ? Le suivi est-il tabli et diffus ? Comment est-ce que jassure la transparence interne sur mes relations et celles de mes collaborateurs avec les entreprises ? Des principes de limite sont-ils fixs en termes de volume et de nature ? Avec quelle priodicit ce sujet est-il abord en interne ? Dans lorganisation des tches de chacun, comment est-ce que je prends en compte les activits syndicales et autres de mes collaborateurs (MGET, CLAS, ASCEE...) ? Est-ce que je suis amen mettre en uvre les dispositions de la formule des autorisations dabsence sous rserve des dispositions de service ? La Lettre du CEDIP -

En lignes n 30 - juin 2004 - page 3

Gestion de la commande
Quels sont les lments de planification et de clart que joffre mes collaborateurs pour quils puissent rpondre la question : Quels sont les actions et dossiers importants sur lesquels travaille chacun de mes collgues ?

Principaux thmes

Questions
Quelles sont mes techniques et mes mthodes pour le contrle hirarchique interne ? Quels sont les tableaux de bord internes et les plannings de lunit ? Quels sont ceux qui concernent des productions faites directement par lunit ? Comment sopre le pilotage pour les autres productions de lunit ? Comment, avec qui et quel moment sont fixs les objectifs internes de production et leur dclinaison auprs de chaque collaborateur ? Comment est organise linformation sur ces objectifs, sur les tableaux de bord, sur les plannings et sur le pilotage ? Comment est-ce que je recense les commandes supplmentaires, que je passe en interne et/ou que je relaye de lextrieur, en sus des plannings dj tablis ? Comment est-ce que je gre et suis lactivit de mes collaborateurs, quand ils interviennent pour un chef de projet extrieur lunit ? Et quand le chef de projet est mon suprieur hirarchique ? Et quand mon collaborateur est lui-mme chef de projet ? Comment est-ce que jassure une rpartition quitable et transparente des plans de charge ? Dans cette rpartition, comment est-ce que je prends en compte de faon concrte les temps partiels ? Comment sont programms et grs les intrims ?

Contrle hirarchique interne fait par le cadre Gestion de la production : objectifs, tableaux de bord, plannings, rpartition des charges, prise en compte des intrims Dmarches projet

Gestion des ressources humaines

Quelles sont mes actions et mes positionnements qui me placent spontanment , par rapport mes collaborateurs, comme leur interlocuteur privilgi pour traiter avec satisfaction la question de leur avenir professionnel moyen et long terme ?

Principaux thmes

Questions
Quelles sont mes connaissances des rgles relatives aux diffrents statuts de mes collaborateurs ? Comment est organise la priode des entretiens dvaluation : responsabilits, planification, dlais, modalits, etc.? Comment sont contractualiss les objectifs annuels ? De quels documents disposons-nous, mon collaborateur et moi-mme, pour faire rgulirement le point sur ses objectifs ? Quel est le temps que je consacre, par feuille de notation, rdiger le texte destin la partie apprciation de lagent ? Est-ce que je fais une actualisation du texte de lanne prcdente ou estce que je conois un nouveau libell chaque anne ? Sur le sujet de lvaluation et de la notation, quels sont les changes dexpriences avec mon suprieur hirarchique et avec mes collgues ? En dehors de cette priode, quels sont les moments o je mentretiens avec chacun de mes collaborateurs, et suivant quelle priodicit, sur leur avenir, la formation, les relations au travail, etc. ? Quelle utilisation du plan de formation dans mes relations avec mes collaborateurs ? Comment est-ce que je mets jour, avec mes collaborateurs, les formations ncessaires au service afin quelles soient inscrites au plan de formation ? Qui est charg de suivre ces demandes de formation supplmentaire et de faire en sorte quelles aboutissent ? Comment est-ce que jassure laccompagnement de la mise en oeuvre des acquis en formation de mes collaborateurs ? Quelles sont mes comptences pour lesquelles je peux tre formateur ? Quelles sont celles pour lesquelles jinterviens en formation ? Lesquels de mes collaborateurs sont galement formateurs ? Comment est-ce que jaborde avec mes collaborateurs la question de leur avenir professionnel et de la PEC ? Comment est-ce que je les encourage et les valorise en interne ou, le cas chant, les dissuade ? Comment est gr laccueil dun nouvel arrivant : qui fait quoi, qui prpare les conditions matrielles, qui laccueille, qui le prsente en interne, en externe, qui laccompagne dans les premiers jours, qui le guide dans ses ventuelles dmarches administratives ? Comment est gr le transfert de mmoire loccasion du dpart dun collaborateur ? Quelles sont mes mthodes de prvention des situations conflictuelles internes et dcoute des lments annonciateurs dune tension ? Comment est-ce que je rgle les difficults relationnelles ? Comment est-ce que jaccompagne personnellement un agent en difficult ?

Contribution du cadre au dialogue social Entretien dvaluation, notation, formation continue, PEC Intgration des nouveaux arrivants, transferts de mmoire Gestion des conflits et des tensions, prvention des situations risque, accompagnement des agents en difficult

Production dun groupe de travail pilot par : M. Guillaume Rotrou - Conseiller en Gestion Management - DDE de La Runion

La Lettre du CEDIP - En

lignes

n 30 - juin 2004 - page 4