Manual de Procedimientos CEA

IDENTIFICACIN
Comisin Estatal del Agua de Baja California Organismo Pblico Descentralizado
Manual de Procedimientos
Responsable de su elaboracin:
Direccin Administrativa Financiera

Departamento de Recursos Humanos
Nmero de Ejemplares impresos: 01
Mexicali, B.C., al mes de Diciembre del 2006
ndice:
1.2.3.Introduccin Listado de los Procedimientos Procedimientos de Contabilidad:
3.1.- Procedimiento de Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheques 3.2.- Procedimiento de Emisin de contrarecibo
4.-
Procedimientos de Recursos Humanos:
4.1.- Procedimiento de Revisin de Extintores 4.2.- Procedimiento de Asistencia a Eventos de Capacitacin
5.-
Procedimientos de Informtica:
5.1.- Procedimiento de Mantenimiento preventivo del equipo de cmputo en gral. 5.2.- Procedimiento de Mantenimiento correctivo por Virus 5.3.- Procedimiento de Instalacin y Configuracin de sistemas operativos
6.-
Procedimientos de Recursos Materiales:
6.1.- Procedimiento de Recepcin de Requisiciones 6.2.- Procedimiento de Envio de Requisiciones para Cotizacin a Proveedores
INTRODUCCIN
El presente Manual de Procedimientos de la Comisin Estatal del Agua de Baja California, se elabor con la finalidad de contar con un documento que establezca formalmente los mtodos y tcnicas de trabajo que deben seguirse para la realizacin de actividades, mediante la definicin de responsabilidades y autoridades; ayudndonos a establecer mejores programas de operaciones; y de esta manera eficientar y agilizar los procedimientos administrativos.
Para su elaboracin, se cont con la participacin del personal involucrado en cada uno de los procedimientos.
Procedimiento:
Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheque
Responsable:
Departamento de Contabilidad

Procedimiento:
Contenido
I. Objetivo y Partes que Intervienen II. Polticas de operacin III. Descripcin del Procedimiento IV. Diagrama de flujo V. Formatos utilizados
I. Objetivo y Partes que Intervienen

Procedimiento:

OBJETIVO: Establecer la forma de realizar el pago de contado por concepto de adquisiciones, arrendamientos y servicios de proveedores (Materiales, Equipos, Proveedores) Partes que intervienen: Departamento de Contabilidad Departamento de Recursos Materiales Direccin Administrativa Financiera
II. Polticas de Operacin

Procedimiento:

Polticas de Operacin:
Las facturas debern contener los datos fiscales correctos, sellos de recepcin de mercanca, fecha de factura que debe corresponder al mes que esta transcurriendo, importe similar a la orden de compra y requisicin. La Solicitud de orden de pago, deber ir acompaada con la factura, requisicin y orden de compra original.
Las ordenes de compra, servicios o trabajo debern estar debidamente autorizadas con la firma del Director Administrativo Financiero y el Jefe del Departamento de Recursos Materiales. El Jefe del Departamento de Contabilidad en coordinacin con el Jefe de Recursos Materiales designaran la programacin de pagos.
III. Descriptivo del Procedimiento

Procedimiento:

CEA Hoja: 1 de 1 Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Contabilidad Nombre del Procedimiento: Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheque
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad INICIO Entrega la solicitud de Orden de pago con factura, requisicin y orden de compra original, debidamente autorizada; acompaada de Relacin de solicitud de cheques a el departamento de contabilidad ( anexo en formatos utilizados) Recibe solicitud de orden de pago con factura, requisicin y orden de compra en original y firma de recibido la solicitud de cheques. Revisa la informacin fiscal de la factura; as como cotejo de los conceptos descritos en la factura, orden de compra trabajo o servicio y la requisicin. Estn correctos? No: Regresa a encargado de compras la orden de pago para su correc cin ( FIN) S: Entrega solicitud de orden de pago con factura, requisicin y orden de compra al Jefe del departamento de Contabilidad para su revisin Revisa solicitud de orden de pago con factura, requisicin y orden de compra
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Encargado de Compras Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Jefe del departamento de Contabilidad Jefe del departamento de Contabilidad Auxiliar Contable Auxiliar Contable Encargado de compras
7 8 9 10
Entrega al auxiliar contable la solicitud de orden de pago con factura, requisicin y orden de compra Esta correcta la informacin para elaborar cheque? Si: Elabora cheque No: Entrega la solicitud de orden de pago para su correccin al encargado de compras Recibe la solicitud de orden de pago para correccin
Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Rec Humanos
Revis Enrique Ivn Meza Hernndez Jefe del Depto de Contabilidad
Autoriz Jaime Salgado Ojeda Director Administrativo Financiero
IV. Diagrama de Flujo
V. Formatos Utilizados
Nombre de la forma: Solicitud de Cheques Clave: C X Objetivo: Conocer los requerimientos de pago a proveedores para programar la elaboracin de cheques. Instrucciones de Llenado: A.- Fecha de solicitud de cheque B.- Nombre del Jefe del Departamento de Contabilidad C.- Importe de la cantidad a solicitar con nmero D.- Importe de la cantidad a solicitar con letra E.- Nombre a quien se efectuara el pago F.- Concepto del pago (Si se trata de vehculos se incluye el nmero econmico, placas y modelo) G.- Nmero de la orden de compra y/o servicios a los cuales se les aplica el pago H.- No. de Folio de la orden de compra I.- Nmero de las requisiciones a los cuales se les aplica el pago: GC/PI.- Gasto corriente o Inversin 001.- Nmero de requisicin ME.- Departamento 05.- Ao J.- Nombre del jefe de Recursos Materiales
V. Formato Utilizado
( A ) ___ de _____ del 200_
SOLICITUD DE CHEQUE
( B )___________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PRESENTE.-
AGRADECERE A USTED LA EXPEDICIN DE CHEQUE CON IMPORTE DE: $ ( C ) , CON LETRA ( D ) (____________________________), A FAVOR DE: ( E )________________; POR CONCEPTO DE: ( F )___________________________ SOLICITADO EN NUESTRO PEDIDO ( G )_______________ DE ORDEN DE COMPRA CON FOLIO ( H )_________ DE SOLICITUD ( I )________________ DE LOS CUALES SE ANEXAN ORIGINALES.
ATENTAMENTE
( J )_____________________________ JEFE DEL DEPARTMAENTO DE RECURSOS MATERIALES
C.C.P EXPEDIENTE
Procedimiento:
Emisin de Contra recibo
Responsable:

Procedimiento:
Contenido
I. II. III. IV. Objetivo y Partes que Intervienen Polticas de operacin Descripcin del Procedimiento Diagrama de flujo

Procedimiento:
Objetivo: Establecer la forma de emitir contra recibos por concepto de Adquisiciones, Arrendamientos y servicios a proveedores. Partes que intervienen: Proveedor Departamento de Contabilidad Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento:
Las facturas debern contener los datos fiscales correctos, sellos de recepcin de mercanca, fecha de factura que debe corresponder al mes que esta transcurriendo, importe similar a la orden de compra y requisicin. El rea de Almacn deber de sellar y firmar toda factura que ampare la entrada de mercanca En el contra recibo deber de anotarse el nombre del proveedor, fecha y nmero de factura, fecha de recepcin, fecha de pago, horario de pago y firma de quien elaboro.

Procedimiento:

CEA Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Contabilidad Nombre del Procedimiento: Emisin de Contra recibo
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad INICIO Entrega factura, requisicin y orden de compra de trabajo y/o servicio en original Recibe factura, requisicin y orden de compra en original Revisa la informacin fiscal de la factura; as como cotejo de los conceptos descritos en la factura, requisicin y orden de compra. Estn correctos? Si: Emite el contra recibo al Proveedor ( Fin ) No: Investiga si se origino un cambio de orden de compra, con encargado de compras Proporciona la informacin del cambio de orden de compra de manera verbal Emite el contra recibo al Proveedor Solicita los cambios de orden de compra al encargado de compras Proporciona los cambios de orden de compra originados Recibe el cambio de orden de compra y los anexa al expediente del proveedor.
Hoja: 1 de 1
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Proveedor Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Auxiliar Contable Encargado de Compras Auxiliar Contable
Revisin de Extintores
Procedimiento:
Responsable:

Procedimiento:
Contenido
I. Objetivo y Partes que Intervienen II. Polticas de operacin III. Descripcin del Procedimiento IV. Diagrama de flujo V. Formatos Utilizados

Procedimiento:
Objetivo: Establecer la manera de comprobar que los extintores se encuentren en

condiciones ptimas y situados adecuadamente, para su funcionamiento en caso de ser necesario.
Partes que intervienen:

Supervisor de Seguridad e Higiene Departamento de Operacin

Procedimiento:
El Supervisor de Seguridad e Higiene, es la nica persona que podr determinar el estado actual de los Extintores. El supervisor de Seguridad e Higiene, es responsable de informar al departamento de Operacin en caso de encontrar equipo en condiciones no favorables para su uso. Un Extintor se considera que no puede ser utilizado y que deber ser retirado de forma inmediata de su lugar en los siguientes casos: si se encuentra bajo de presin, usado o en malas condiciones para su uso, y se deber de llevar al Almacn General de PB-0 para que el proveedor lo repare o bien realice la recarga del mismo. La revisin de Extintores, de preferencia, se deber llevar a cabo dentro de los primeros 10 das de cada mes; y se llevar un control de la revisin a travs del llenado del formato correspondiente Un extintor cuenta con una garanta de 6 meses despus de cargado, cuando presenta presin baja o nula en su manmetro. El Departamento de Operacin, es responsable de elaborar las requisiciones para la recarga de los extintores usados.
Direccin Administrativa
Procedimiento:
Descripcin del Procedimiento:
CEA Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Recursos Humanos Nombre del Procedimiento: Revisin de Extintores
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad INICIO
Hoja: 1 de 2
1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15
Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Almacn Almacn Supervisor
Programa la revisin de extintores Informa al Jefe del Departamento sobre dicha programacin. Solicita vehculo oficial para hacer el recorrido de Revisin de Extintores, a las Plantas de Bombeo, oficinas, talleres e instalaciones en general. Imprime el Formato de Revisin a Extintores, formatos utilizados) del mes correspondiente (anexo en
Inicia Recorrido por las Plantas de Bombeo (PB-O a PB-5), oficinas, talleres e instalaciones en general. Informa a los operadores en turno de la planta (en caso de ser planta de bombeo) o a las personas que se encuentren en el lugar sobre la revisin a realizar de los extintores. Realiza la Inspeccin - Revisa cada uno de los extintores del lugar. Existen extintores en condiciones no favorables? Si: Retirarlo y llevarlo al vehculo oficial ( Pasar al punto 12) No: Registra las condiciones y estado de cada extintor en el formato de revisin de extintores. Realiza nuevamente las actividades No. 5 a 10 en cada una de las Plantas de Bombeo, oficinas, talleres e instalaciones en general. Regresa a PB-0, y entrega al almacn general los extintores a recargar y/o reparar. Recibe los Extintores Registra la entrada de Extintores al Almacn Captura la informacin de la revisin de extintores a la computadora para el reporte Mensual.
CEA Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Recursos Humanos Nombre del Procedimiento: Revisin de Extintores
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad
Hoja: 2 de 2
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Supervisor
Elabora el reporte de Recorrido de la revisin de extintores para el departamento de Operacin Existen extintores bajos de presin, dentro de la fecha de garanta? No: Pasar al punto 19 Si: Hablarle al Proveedor para hacer vlida la garanta Entrega el reporte de la revisin de extintores al departamento de Operacin Recibe el reporte de la revisin de extintores Existen extintores para recarga?
Supervisor Supervisor Supervisor Departamento de Operacin Departamento de Operacin Departamento de Operacin
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No: Archiva el reporte. FIN.
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Si: Elabora la requisicin para la recarga de los Extintores que hayan sido usados.
Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Recursos Humanos
Revis Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Recursos Humanos
V. Formatos utilizados
Nombre de la Forma: Revisin de Extintores Clave: RH X Objetivo: Conocer el estado, en el cual se encuentran los extintores. Instrucciones de Llenado:
1.- Fecha en que se realiza la revisin 2.- Nombre de la persona que realiza la revisin 3.- Lugar e localizacin de los extintores 4.- Numero asignado, localizado debajo de la vlvula del extintor 5.- Tipo de extintor de que se trata: polvo qumico o bixido de carbono 6.- Fecha de vencimiento marcada en calcomana del extintor 7.- Si cuenta con presin el extintor, esta es indicada en el manmetro 8.- Esta en buen estado el seguro del extintor 9.- Condicin en que se encuentra la manguera 10.- Se observa funcional la vlvula 11.- Condicin y/o existencia de soporte(o gancho) para el extintor 12.- Esta visible el letrero 13.- Esta en buen estado la etiqueta informativa de fecha de caducidad del extintor 14.- Cualquier anomala observada en revisin general del extintor
V. Formatos utilizados
Procedimiento:
Procedimiento de Asistencia a Eventos de Capacitacin
Responsable:

Procedimiento:
Contenido
I. Objetivo y Partes que Intervienen II. Polticas de operacin III. Descripcin del Procedimiento IV. Diagrama de Flujo V. Formatos Utilizados

Procedimiento:
OBJETIVO: Establecer la forma de realizar los trmites de autorizacin necesarios para asistir a eventos de capacitacin.
PARTES QUE INTERVIENEN Persona solicitante Jefe de Departamento de rea solicitante Subdirector de rea solicitante Encargado de Capacitacin Encargado de Compras

Procedimiento:

POLITICAS DE OPERACIN

El encargado de Capacitacin tendr que proporcionar toda la informacin referente al evento de capacitacin que le soliciten; siendo la nica persona facultada para ello. El Jefe del Departamento es a quien corresponde decidir s la asistencia a un evento de capacitacin procede o no; as como solicitar la debida aprobacin del mismo. El Director de rea, es quien aprueba la asistencia a eventos de capacitacin, por parte del personal de los departamentos pertenecientes a su Direccin.
Direccin Administrativa
Procedimiento:
Procedimiento de Asistencia a Eventos de Capacitacin Descripcin del Procedimiento:

PROCEDIMIENTO DE ASISTENCIA A EVENTOS DE CAPACITACION
Hoja: 1 de 2
Direccin: Administrativa Financiera Departamento: Recursos Humanos Nombre del Procedimiento: Asistencia a eventos de Capacitacin Puesto o No. de Unidad Descripcin de la Actividad Actividad Administrativa
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Persona solicitante rea de Capacitacin Persona solicitante Persona solicitante Persona solicitante Persona solicitante Jefe del Departamento Jefe del Departamento Jefe del Departamento Director del rea correspondiente Jefe del Departamento Persona solicitante Persona solicitante
INICIO Solicita informacin relativa al evento de su inters al rea de Capacitacin Brinda la informacin correspondiente del evento solicitado Analiza la informacin recibida Decide s, desea asistir al evento de capacitacin? No, fin del procedimiento Si: Manifiesta el inters en asistir a determinado evento de capacitacin al Jefe del departamento Analiza s el evento al que se desea asistir, es de utilidad para la persona? No, comunica de forma inmediata que no podr asistir a dicho evento
Si: Solicita la aprobacin del curso por parte de su Subdirector Analiza la solicitud y da respuesta al jefe del departamento
Comunica a la persona interesada si su solicitud fue aprobada Puede asistir? No: Fin del procedimiento Si: Llena el formato de Asistencia a Eventos de Capacitacin ( Ver formato en anexos) Informa al rea de Capacitacin su asistencia al curso y entrega el formato de Asistencia a eventos de capacitacin ( Ver Llenado de formatos en anexos)
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Persona solicitante
PROCEDIMIENTO DE ASISTENCIA A EVENTOS DE CAPACITACION
Hoja: 2 de 2
Direccin: Administrativa Financiera Departamento: Recursos Humanos Nombre del Procedimiento: Asistencia a eventos de Capacitacin
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad Elabora la requisicin del evento a asistir. Entrega la requisicin al Encargado de Compras ( se pone el sello de recibido ) Solicita a la Encargada de Capacitacin el temario y la Cotizacin del evento a asistir Entrega la informacin ( temario y cotizacin ) del evento a asistir Elabora la orden de servicio o trabajo correspondiente
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Jefe del Departamento Jefe del Departamento Encargado de Compras Encargado de Capacitacin Encargado de Compras
Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Recursos Humanos
Revis Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Departamento de Recursos Humanos
V. Diagrama de Flujo
Nombre de la Forma: Asistencia a Cursos Objetivo: Contar con un documento que apruebe la capacitacin Clave: RHX Instrucciones de Llenado: Datos del Solicitante
En En En En En En En En En En En el No. 1: El nombre de la persona que asiste al curso el No. 2: El nmero de empleado que tiene la persona solicitante del curso el No. 3: El nombre del departamento al que pertenece la persona el No. 4: Nombre del evento al que se asiste el No. 5: Nombre de la Institucin que imparte el curso el No. 6: Lugar donde se va impartir el curso el No. 7: Da (s) que va durar el curso el No. 8: Horario en que se va desarrollar el curso el No. 9: Total de Horas que va a durar el curso. el No. 10: Total en Pesos o Dlares que va a costar el curso el No. 11: Breve Explicacin de los Beneficios y el porque debe asistir a ese curso.
asistencia y trmite de eventos de
Uso Interno del rea de Capacitacin Se pone una sea en la opcin correspondiente
En el No. 12: Dependiendo del curso, si se tena programado asistir: PROGRAMADO: Cuando el curso al que asiste la persona, se encuentra dentro del programa anual de capacitacin. NO PROGRAMADO: Cuando es un curso que no se tena contemplado dentro del programa anual de capacitacin EXTEMPORANEO: Cuando es un curso que se encuentra dentro del programa, pero que no se llevo a cabo dentro de la fecha que se tena contemplado En el No. 13: Relacin del curso, con las actividades inherentes del puesto DNC: El curso fue detectado dentro de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin. Relacionado: El curso se encuentra relacionado con las actividades que realiza. Sin Relacin: El curso no guarda ninguna relacin, con las actividades que realiza. En el No. 14: Persona que solicita la asistencia del curso Persona que asiste: La persona que asiste al curso Jefe del Departamento: La persona interesada en que asista al curso es el Jefe del departamento Subdirector: La persona que desea que asita al curso, es el subdirector del rea correspondiente. En el No. 15: Nombre y firma de la persona solicitante En el No. 16: Nombre y firma del Jefe de departamento del rea correspondiente En el No. 17: Nombre y Firma del Subdirector del rea correspondiente En el No. 18: Nombre y firma del Subdirector Administrativo
Mantenimiento preventivo del equipo de cmputo en general
Responsable:
Departamento de Informtica

Procedimiento:
Contenido
I. Objetivo y Partes que Intervienen II. Polticas de operacin III. Descripcin del Procedimiento IV. Diagrama de flujo

Procedimiento:
OBJETIVO: Mantener en buen estado todo el inventario de computo, en general, para prevenir posibles fallas.
Partes que Intervienen: Departamento de Informtica Inventario de cmputo en general. El usuario al que pertenece el equipo de cmputo Direccin Administrativa Financiera
Direccin Administrativa Administrativa

Procedimiento:

Corresponde al Departamento de Informtica el mantenimiento preventivo en los equipos de cmputo. Todo empleado del Departamento de Informtica deber usar el equipo de proteccin personal requerido para cada mantenimiento:
a. b. c. d. e. f. Pulsera antiesttica Faja de soporte para espalda Bata para mantenimientos Mascarilla Guantes Lentes de proteccin de ojos
El Departamento de Informtica programara 2 mantenimientos preventivos cada ao. El Departamento de Informtica informara a todos los usuarios sobre la calendarizacin de los mantenimientos. El Departamento de Informtica en coordinacin con el usuario programaran la fecha de mantenimiento de el equipo El Departamento de Informtica programar de 4 a 5 equipos por da para mantenimiento. El usuario otorgara las facilidades necesarias al personal de informtica para realizar el mantenimiento preventivo a su equipo de cmputo. Al final del mes se entregara un reporte al subdirector administrativo en el cual se informara sobre los equipos a los cuales se les dio mantenimiento preventivo; as como las observaciones correspondientes.

Procedimiento:

1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO. CEA Fecha: 25 de Mayo de 2005 Hoja: 1 de 3 Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo del equipo de cmputo en general
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad INICIO Da a conocer a los departamentos que se efectuara el mantenimiento preventivo a los equipos de cmputo. Calendariza el mantenimiento preventivo de cada uno de los equipos Verifica que exista un respaldo reciente de la informacin del usuario Desconecta el equipo de cmputo. CPU Abre y/o remueve la cubierta o cubiertas del gabinete del CPU Aspira en general para remover el exceso de polvo o residuos grandes Sopla (con aspiradora con blower o bote de aire comprimido) en todo el gabinete por dentro y por fuera Sopla al abanico de la fuente de alimentacin y al abanico del microprocesador Remueve el polvo de la tarjeta principal y de cada una de las tarjetas de interfase. Abre la ventana del floppy 3.5 y remover el exceso de polvo soplando hacia adentro verificando que nada obstruya la lectura de un diskette Sopla a cada una de las unidades de CD (CD-ROM, CD-Writer o DVD) Cubre con solvente de secado rpido en spray (tronik kleen) la tarjeta principal y cada una de las tarjetas de interfase. Sopla para secar perfectamente la tarjeta principal y las de interfase Verifica que tanto los cables de voltaje como los de datos estn conectados correctamente Tapa o cierra el gabinete del CPU MONITOR Inyecta aire por las rejillas al monitor para remover el exceso de polvo TECLADO Sopla el teclado verificando que no queden residuos que obstruyan el buen funcionamiento del teclado, en cas o de que exista liquido derramado o residuos grandes que no se puedan remover con aire, ser necesario abrir la base del teclado y remover las teclas afectadas para limpiarlas individualmente Limpia con cotonetes humedecidos ligeramente con lquido limpiador (simple green) entre las teclas y canales
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Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas
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Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas
CEA Fecha: 25 de Mayo de 2005 Hoja: 2 de 3 Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo del equipo de cmputo en general
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad Limpia con una toalla el exceso de humedad Sopla el teclado hasta secar totalmente. MOUSE Abre la tapa inferior del Mouse (si el Mouse es ptico se omite este paso) y observa los ejes que entran en contacto con la esfera y retira la suciedad que a veces forma un anillo sobre ellos Verifica si cuenta con impresor lser, de inyeccin de tinta o de matriz de puntos. IMPRESOR LASER Apaga y desconecta el impresor. Remueve cartucho de toner. Limpia por fuera con una toalla ligeramente hmeda (no utilizar solventes o limpiadores a base de amonaco ya que podra daarse el cartucho de toner). Tiene cuidado de no tocar con los dedos el transfer roller ya que esto puede ocasionar problemas en la calidad de la impresin Tiene cuidado de no tocar el rea adyacente del fusor ya que podra estar caliente. Aspira residuos de toner, polvo y papel por la parte frontal donde se coloca el toner y en los laterales. Limpia por dentro con una toalla seca que no deje residuos. Usa la pagina de limpieza del impresor Presiona el botn MENU repetidamente hasta que aparezca el men Calidad de Impresin. Presiona el botn ITEM repetidamente hasta que aparezca Crear pgina de limpieza. Presiona el botn SELECT para crear la pagina de limpieza. Sigue las instrucciones en la pgina de limpieza hasta completar el proceso Nota: Utiliza papel para copiadora (no bond o de baja calidad) para que funcione apropiadamente. IMPRESOR DE MATRIZ DE PUNTOS Abre la cubierta superior del impresor Sopla en el interior de hasta remover todo el polvo Limpia con una base de thinner el riel o eje por donde se desliza la cabeza de impresin, para retirar la grasa vieja. Lubrica con aceite grueso, como el de los automviles, el eje Retira la cabeza del impresor y coloca su punta en remojo con alcohol isopropanol para disolver la tinta acumulada en el extremo de las agujas IMPRESOR DE INYECCION DE TINTA Aspira en el interior del impresor levantando la cubierta s uperior hasta remover todo el polvo Conserva lubricado el eje por donde se desliza el soporte de los cartuchos de tinta Limpia con alcohol los rodillos de caucho que arrastran el papel puesto que se vuelven lisos a causa de las partculas de papel LIMPIEZA EXTERNA DE COMPONENTES Limpia en la superficie con toallas y liquido desengrasante el gabinete, el monitor, el teclado, Mouse, bocinas e impresor (en su caso) eliminando manchas y polvo Conecta los perifricos (monitor, teclado, bocinas, Mouse, etc.) Enciende la computadora Verifica la clave(s) de acceso a la computadora y si hay algn cambio anotar para registro en el archivo de controles Accede a Windows Abre la aplicacin Windows Explorer
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IMPRESORES
Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas
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Tcnico en sistemas
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Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas
CEA Fecha: 25 de Mayo de 2005 Hoja: 3 de 3 Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Mantenimiento preventivo del equipo de cmputo en general
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la Actividad UNIDAD DE DISKETTE Limpia los cabezales de la unidad de floppy utilizando un diskette de limpieza aplicando gotas del lquido limpiador, leer el disco con el Windows Explorer de 15 a 20 segundos. UNIDAD(ES) DE CD (CD- ROM,CD-Writer,DVD) Limpia el lector lser de la unidad de CD utilizando un CD de limpieza. Notifica al usuario, que ya puede utilizar su equipo. Registra en bitcora las actividades realizadas. Entrega reporte mensual de los mantenimientos realizados a los equipos de cmputo en los que se incluyen los mantenimientos correctivos por virus.
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Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas
Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Departamento de Recursos Humanos
Revis Manuel Reyes Ramrez Jefe del Departamento de Informtica

Tcnico en sistemas
V. Glosario
Banda anti-esttica.- Pulsera que se coloca en la mueca y se conecta al chasis del gabinete de la computadora para eliminar la esttica. La esttica que se acumula realizando cualquier tarea, se debe eliminar antes de tocar la computadora, se puede eliminar simplemente tocando algo metlico con conexin a tierra. Este paso, que en principio podra parecer una tontera, puede ocasionar que nuestra tarjeta principal deje de funcionar para siempre. CPU o Microprocesador .- Unidad Central de Proceso. El Chip ms poderoso de una PC. Es el cerebro que gestiona y marca el ritmo de trabajo interno. Es un conjunto de millones de transistores miniaturizados en una cpsula o Chip. Ejemplos son: Pentium III con 10 millones de transistores, Pentium IV con 55 millones de transistores. GABINETE, CASE O CHASIS. Sinnimos de la caja en donde se ensambla una computadora. SLOT . Ranuras existentes en la tarjeta principal que permiten insertar una nueva tarjeta (como un MODEM o tarjeta de video) o mdulo. En otros lugares se les llama bahas. BUS DE DATOS. Camino fsico por donde se transmiten seales electrnicas entre los circuitos de una PC. Bus local .-Es un bus de datos que se conecta directamente, o casi directamente, al microprocesador. Aunque el bus local soporta slo algunos dispositivos, ellos proporcionan un througput muy rpido. Las PCs modernas incluyen ambos un PCI en el bus local y un bus de expansin ISA ms general para dispositivos que no requieren un througput tan rpido de los datos. Throughput.-La cantidad de datos transferidos de un lugar a otro o procesados en una cantidad especif icada de tiempo. Las proporciones de transferencia de datos para las unidades de disco y redes se miden en terminos de throughput. Tpicamente, los throughputs son medidos en kbps, Mbps y Gbps. PCI: (Peripheral Component Interconnect). Trmino que clasifica a un tipo de ranura. Son los vigentes hoy en da para agregar tarjetas adicionales a una PC. Interfase :Interfase de usuario - el teclado, el ratn, los mens de un sistema de la computadora. La interfase de usuario le permite al usuario comunicarse con el sistema operativo. Interfase de software - los idiomas y cdigos que las aplicaciones usan para comunicarse entre s y con el hardware. Interfase de hardware - los alambres, tapones y enchufes que los dispositivos de hardware usan para comunicarse entre s. Tarjeta principal o tarjeta madre: Fcilmente se puede afirmar que el componente ms importante en un sistema PC es la tarjeta principal o tarjeta madre. La Fuente de alimentacin: Raramente se vende "suelto" a no ser como reemplazo, siendo lo habitual que al efectuar la compra de la caja (o gabinete) ya viene instalada en su interior.
Impresora Impresora de inyeccin de tinta
Dispositivo perifrico que reproduce textos e imgenes en papel. Los principales tipos son: de matriz de puntos, de chorro de tinta y lser. Impresora que trabaja pulverizando la tinta sobre el papel.
Impresora de matriz de puntos, o Impresora que trabaja por medio de un cabezal que presiona una cinta entintada contra el papel. matricial Impresora lser Impresora veloz y de alta resolucin que utiliza la tecnologa de rayos lser. Cuando el rayo toca el papel, forma una imagen electrosttica que atrae la tinta seca.
MOUSE o RATON: Es un dispositivo que controla el movimiento del cursor o indicador en la pantalla del monitor. Como usted mueva el ratn, el indicador de los movimientos de la pantalla se mueve en la misma direccin. Los ratones contienen un botn por lo menos y a veces tres, qu tiene funciones diferentes que dependen de qu programa est corriendo. Algunos ratones nuevos tambin incluyen un riel de scroll para desplazarse a travs de documentos largos o en las pginas de internet. Aire comprimido: El roco de aire comprimido no deja residuos. Remueve contaminantes microscpicos como residuos de f ibras, polvo, xido metlico y otros residuos de tierra. Este gas inerte, libre de humedad no contiene solventes dainos. Tronic kleen Techspray's: Limpiador/desengrasante en aerosol no flamable. Diseado para la presicion en la limpieza de silicones, fusible, etc.
Procedimiento:
Mantenimiento correctivo por virus
Responsable:

Procedimiento:
Contenido

Procedimiento:

OBJETIVO: Prevenir posibles fallas en los equipos de cmputo por causa de la intromisin de agentes externos (virus) en la informacin contenida en la computadora, mediante la revisin y actualizacin de la vacuna.
Partes que Intervienen: Departamento de Informtica El usuario al que pertenece el equipo de cmputo Direccin Administrativa Financiera

Procedimiento:
Todos los empleados pertenecientes al Departamento de Informtica debern conocer el presente procedimiento. Todo usuario podr reportar cualquier falla o anomala al departamento de Informtica. Las fallas podrn presentarse de la siguiente manera: lentitud en los procesos, cerrado aplicaciones son desplegar mensajes de error, que algunas aplicaciones no se puedan ejecutar, que algunas aplicaciones funcionen de manera anormal, etc. El personal de Informtica ser el encargado de atender al usuario y diagnosticar la falla en su equipo de cmputo. El personal de Informtica deber reportar cada mes los equipos que fueron infectados por virus. El personal de Informtica recomendara acciones que deben tomar los usuarios para prevenir ataques de programas de cdigo malicioso (virus). El personal de Informtica podr accionar en cada equipo de cmputo la bsqueda de algn virus, cuando sea necesario. Es responsabilidad del departamento de informtica actualizar vacunas, programas de actualizacin, servicios, etc., que se publiquen en la WEB para mantener la informacin libre de agentes externos.

Procedimiento:

1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO CEA Descripcin del Procedimiento Direccin: Administrativa Financiera Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Mantenimiento correctivo por virus
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa INICIO
Fecha: 25 de Mayo de 2005 Hoja: 1 de 2
Descripcin de la Actividad
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Usuario Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas Tcnico en sistemas
06
Tcnico en sistemas
Reporta al departamento de informtica que su equipo presenta fallas. Ejecuta la opcin de Download Signature Now de la aplicacin Real Time Monitor del antivirus CA etrust para asegurarse que este actualizada Ejecuta la opcin Launch etrust Antivirus de la aplicacin Real Time Monitor del antivirus CA etrust Selecciona en la ventana la unidad(es) de disco a revisar (escanear) de virus. Ejecuta la opcin Start scanner o presiona las teclas CTRL.+ S SI un archivo que es excluido de la revisin este se anota en la parte inferior de la ventana anotando el nombre del archivo, su ubicacin, status y nivel de seguridad. SI encuentra archivos infectados, el antivirus desplegar un mensaje notificando que la vacuna limpiar el archivo automticamente adems en la parte inferior de la ventana se anota el nombre del archivo, su ubicacin, status, nombre del virus, nombre del objeto infectado, tipo de infeccin, mtodo de deteccin, motor de revisin y nivel de seguridad. Si el archivo infectado no se puede eliminar, el antivirus lo mueve al flder move que se encuentra dentro de archivos de programa del grupo CA automticamente y continua con la revisin. Si se elimina se cierra la ventana de aviso automticamente despus de varios segundos y continua la revisin. SI el antivirus reporta archivos infectados que no fueron vacunados, se utilizaran herramientas alternas para una revisin mas detallada y exitosa.
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Identificar el archivo Log que el antivirus crea al final con todos los detalles de la revisin. Revisa el archivo Log y lo imprime, si no se encontr virus ser necesario revisar las fallas del equipo nuevamente y probablemente se proceder a realizar una reinstalacin del sistema operativo. Notifica al usuario que ya puede utilizar su equipo y las condiciones generales de este, una vez terminada la revisin.
CEA Descripcin del Procedimiento Subdireccin: Administrativa Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Mantenimiento correctivo por virus
No. de Actividad Puesto o Unidad Administrativa
Fecha: 25 de Mayo de 2005 Hoja: 2 de 2
Descripcin de la Actividad
11
Tcnico en sistemas
Registra en bitcora las actividades realizadas. Entrega un reporte mensual de los mantenimientos realizados a los equipos de computo en los que se incluyen los mantenimientos correctivos por virus.
12
Tcnico en sistemas
Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Departamento de Recursos Humanos
Revis Manuel Reyes Ramrez Jefe del Departamento de Informtica
Reporta al departamento de informtica que su equipo presenta fallas. Ejecuta la opcin de Download Signature Now de la aplicacin Real Time Monitor del antivirus CA etrust para asegurarse que este actualizada
Ejecuta la opcin Launch etrust Antivirus de la aplicacin Real Time Monitor del antivirus CA etrust
Selecciona en la ventana la unidad (es) de disco a revisar (escanear) de virus. No
Ejecuta la opcin Start scanner o presiona las teclas CTRL.+ S
La versin instalada en el equipo esta actualizada?
Si SI un archivo que es excluido de la revisin este se anota en la parte inferior de la ventana anotando el nombre del archivo , su ubicacin, status y nivel de seguridad.
No
Notificar al usuario, que ya puede utilizar su equipo
Se encontraron archivos infectados ?
FIN Si
SI encuentra archivos infectados, el antivirus desplegar un mensaje notificando que la vacuna limpiar el archivo automticamente
SI encuentra archivos infectados, el antivirus desplegar un mensaje notificando que la vacuna limpiar el archivo automticamente
Identificar el archivo Log que el antivirus crea al final con todos los detalles de la revisin.
Revisa el archivo Log y lo imprime , si no se encontr virus ser necesario revisar las fallas del equipo nuevamente y probablemente se proceder a realizar una reinstalacin del sistema operativo .
Impresion de archivo
Procedimiento:
Instalacin y configuracin del sistema operativo en un equipo de cmputo
Responsable:

Procedimiento:
Instalacin y configuracin del sistema operativo en un equipo de cmputo.
Contenido

Procedimiento:
OBJETIVO: Definir las acciones a seguir en la instalacin y configuracin del sistema operativo en un equipo de cmputo en uso.
Partes que Intervienen: Departamento de Informtica El usuario al que pertenece el equipo de cmputo Direccin Administrativa

Procedimiento:
Corresponde al Departamento de Informtica el mantenimiento preventivo y correctivo en los equipos de cmputo, por lo cual, cualquier anomala o falla que se presente se tendr que reportar inmediatamente a ste departamento. Este procedimiento se realizara en el departamento de informtica. El usuario es el encargado de reportar la falla en su equipo de cmputo al departamento de informtica. El departamento de informtica es el que decidir si ser conveniente formatear el equipo de cmputo en falla, en caso de que as sea, se le informara tanto al usuario como a su jefe de departamento. El departamento de informtica tendr 2 a 3 das hbiles para entregar el equipo de cmputo al usuario, esto depender de la paquetera que se le tenga que instalar al equipo. El respaldo de la informacin del usuario podr ser en unidades de disco o en la red, dependiendo del tamao del respaldo. El Director Administrativo Financiero recibir cada mes por parte del departamento de Informtica el informe de servicios de soporte tcnico, el cual incluir informacin de equipos de cmputo formateados (si es que existieron).

Procedimiento: Instalacin y configuracin del sistema operativo en un equipo de cmputo
2. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO. CEA Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Instalacin y configuracin del sistema operativo en el equipo de cmputo
No. De Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la actividad INICIO Se tiene la necesidad de formatear un equipo de cmputo de la COSAE.
Hoja: 1 de 3
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Usuario Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica
11
Personal del Depto. de Informtica
12
Reporta la falla al depto. de Informtica Acude al lugar del usuario y mediante un diagnstico se analiza si es factible reinstalar el sistema operativo. ES FACTIBLE? NO: Se opta por otras alternativas para arreglar el problema. FIN SI: El equipo ser llevado al departamento de informtica para su reinstalacin y configuracin de su sistema operativo. Coordinacin en el usuario y el personal del depto. de informtica para determinar el tiempo de entrega del equipo. Notificar al jefe del departamento del usuario, la accin que se va a tomar y el tiempo que se le va a invertir. Respaldar la informacin que el usuario indique para posteriormente reinstalar el S.O. Localizar los discos fuente del equipo de computo Reiniciamos la PC y entramos en e BIOS (normalmente pulsando la tecla "F2") el acceso al BIOS varia en funcin del equipo, generalmente al iniciar la PC muestra con que opcin puede accesar al BIOS. Una vez adentro del BIOS, identificamos la prioridad de arranque, el cual se modificara de la siguiente manera: First Boot Device CDROM (Unidad de CD) Second Boot Device Floppy (Unidad disco flexible) Third Boot Device HDD-0 (Unidad de Disco Duro) Se guarda la configuracin y se sale del BIOS. (save & exit) Antes de reiniciar el sistema se introduce la media del sistema operativo.

Procedimiento:

CEA Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Instalacin y configuracin del sistema operativo en el equipo de cmputo
No. De Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la actividad Al comenzar la instalacin previa muestra el siguiente mensaje:Presione cualquier tecla para iniciar desde CD , presionar cualquier tecla.
Hoja: 2 de 3
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Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica
A continuacin se mostrara el siguiente mensaje: "El programa de instalacin est inspeccionando la configuracin de hardware de su equipo..." Esta parte del programa de instalacin prepara Windows para que se utilice en este equipo: Para instalar Windows ahora, presione ENTER Se muestra en pantalla el Contrato de licencia de Windows (Leerlo y si se esta de acuerdo, aceptar con F8, de lo contrario pulsar ESC) para avanzar en su lectura pulsa AV Pg. Windows detectara la copia ya instalada y seleccionara la siguiente opcin: Para continuar la instalacin de una copia nueva de Windows sin reparar, presione ESC. A continuacin se presentan las particiones que tengamos en el equipo, seleccionando: -Instalar Windows en la particin seleccionada, presionar ENTER. Asimismo procederemos a crear una nueva particin en el disco duro para instalar ah nuestro sistema operativo. Estamos ahora de nuevo en la pantalla que muestra la lista de particiones y seleccionamos la particin que acabamos de crear: Para Instalar Windows en la particin seleccionada, presione ENTER Entramos ahora en las opciones de formateo: Formatear la particin utilizando el sistema de archivos NTFS. Una vez formateada la particin, comienza la copia de archivos que se produce como ltimo paso de la fase de instalacin en modo texto. Terminada la copia de archivos el equipo se reinicia solo (NO PULSAR NINGUNA TECLA) Aqu empieza la instalacin en modo grafico, el cual se tendr una barra de progreso de instalacin. Permanecer por default la configuracin regional del idioma. Posteriormente se introducir los siguientes datos: Nombre: (Nombre del usuario) Organizacin: (Comision de Servicios de Agua del Estado) En esta parte de la instalacin se requerir del la llave del producto de Windows, que en este caso se encuentra pegado al cpu. Se introduce y se pulsa SIGUIENTE.
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Procedimiento:

CEA Descripcin del Procedimiento Direccin Administrativa Financiera Departamento: Informtica Nombre del Procedimiento: Instalacin y configuracin del sistema operativo en el equipo de cmputo
No. De Actividad Puesto o Unidad Administrativa Descripcin de la actividad En esta parte de la instalacin se requerir introducir el nombre del equipo y la contrasea del usuario Administrador. Es muy importante recordar la contrasea. A continuacin se configurara la fecha y la hora, seleccionando la zona del horario ms cercana. La instalacin continua con los siguientes procesos: -Copia de archivos -Completando instalacin -Instalando elementos del men de inicio -Registrando componentes -Guardando configuracin El equipo se reiniciara (NO PULSAR NINGUNA TECLA) Una vez terminada la instalacin, se proseguir a instalar los controladores de dispositivos (drivers), esto se hace introduciendo el CD del equipo que contenga estos controladores. Proseguir a instalar los service packs correspondientes: Windows 2000, se instalara SP4 Windows XP, se instalara el SP2 Asimismo los respectivos parches que previenen el virus del sasser (KB835732) Una vez instalado los Service Packs y los parches para virus, se conectara a la red para poder salir a Internet. Abrir el Internet Explorer, seleccionar la opcin de tools, y pulsar la opcin de Windows Update. Esta opcin nos permitir por medio de Internet identificar que actualizaciones nos faltan por instalar para posteriormente instalarlas. Algunas ocasiones des pus de instalar alguna actualizacin mostrara un mensaje de reiniciar la computadora, una vez reiniciada se volver a repetir esta actividad hasta que no haya actualizaciones pendientes. Una vez verificado que no haya ninguna actualizacin pendiente por instalar, se proceder a instalar nuevamente la paquetera que tenia el usuario, primeramente el antivirus y posteriormente a instalarle su respaldo de informacin. Entregar el equipo de computo al usuario y notificar al jefe de departamento correspondiente que ya fue concluida la reinstalacin del S.O. Recibe al final del mes el reporte de los servicios de soporte tcnico prestados a la CEA, incluyendo la instalacin y configuracin del S.O.
Hoja: 3 de 3
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Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica
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Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica
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Personal del Depto. de Informtica Personal del Depto. de Informtica Direccin Administrativa Financiera
Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Rec Hums
Revis Manuel Reyes Ramrez Jefe del Depto de Informtica
Autoriz Jaime Salgado Ojeda Director Admitivo Financiero

INICIO
Acude con el usuario y se analiza el problema con el equipo Introducir el Nombre del usuario y el nombre de la Organizacin
Reportar la falla al departamento de Informtica
Introducir la llave del sistema operativo Es factible Reinstalar el S.O. ? Introducir el nombre del equipo asi como la contrasea del usuario El subdirector administrativo recibe un informe al final del mes de esta actividad incluida en el reporte mensual de actividades de soporte a usuarios
Respalda la informacion del usuario
Configurar la fecha y hora
Se opta por otras alternativas. Coordinarse con el usuario para la fecha de entrega Verificar que termine la instalacin
Notificar al jefe del depto la accin que se va a tomar y el tiempo de duracin
Instalar los controladores de los dispositivos
FIN
Localizar los discos fuente del equipo
Instalar los Service Packs
Reiniciar el equipo configurando el BIOS para arrancar desde el CD -ROM
Instalar parches contra el virus del sasser
Introducir la MEDIA del Sistema Operativo
Conectar el equipo a la red para poder tener acceso a Internet
Seleccionar la opcin: Instalacion de una copia nueva de WINDOWS sin reparar
Abrir el navegador y accesar al Windows Update
Borrar la(s ) particiones y crear una nueva , tipo NTFS
Instalar toda actualizacion que este pendiente por parte del windows
Verificar la instalacion de los archivos en modo texto
Instalar el antivirus asi como el respaldo de la informacion del usuario
Verificar la reinicializacin del equipo
Instalar la paqueteria con la cual operaba anteriormente
Dejar por default la configuracin regional
Se entrega el equipo al usuario y se le notifica al jefe del departamento
Procedimiento:
Compras Nacionales e Internacionales
Responsable:
Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento:
Recepcin de Requsiciones
Contenido
I.- Objetivo y Partes que Intervienen II.- Polticas de operacin III.- Descripcin del Procedimiento IV.- Diagrama de flujo

Procedimiento:
Recepcin de Requisiciones
OBJETIVO: Establecer la forma de control de las nacesidades de cada uno de los Departamentos que conforman a CEA, para el desarrollo de sus actividades de acuerdo al Programa Anual de Trabajo y Presupuesto autorizado.
Partes que intervienen: Departamentos que integran la CEA Departamento de Recursos Materiales

Procedimiento:
Recepcin de Requsiciones
Las Requisiciones debern de contener la Partida Presupuestal correspondiente a la necesidad que se requiere comprar por parte de los Departamentos correspondientes. Las Requisiones debern de contener la fecha de emisin, prioridad ( normal o urgente ).
Las Requisiciones debern de contar con una descripcin clara de las necesidades que se requieren por cada uno de los Departamentos solicitantes. Las Requisiciones correspondientes a materiales o equipos especificos debern de acompaarlas de una copia del catlogo tcnico correspondiente. Las Requisiciones debern de contener la firma autgrafa del Jefe del Departamento solcitante. Las Requisiciones se debern de presentar en dos tantos en uno de los cuales se le sellar y firmar de recibido.

Procedimiento:
Recepcin de Requisiciones
CEA Descripcin del Procedimiento Direccin: Administrativa Financiera Departamento: Recursos Materiales Nombre del Procedimiento: Recepcin de Requisiciones
Hoja: 1 de 1
1 2 3 4 5 6 7
Jefe de Departamento Jefe de Departamento Jefe de Departamento Jefe de Departamento Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras
Elabora Requisicin de necesidades de acuerdo a sus Programa Anual de Actividades. Imprime y Revisa la Requsicin correspondiente. Actividades ( anexo en formato utilizado) Procede a firmar en dos tantos la Requisicin correspondiente. Acude al Departamento de Recursos Materiales a travs del rea de Compras para su reccepcin correspondiente. Procede a recibir la requisicin correspondiente al Jefe de Departamento y revisa si contiene la informacin correspondiente como partida presupuestal, fecha de emisin, Prioridad, conceptos claros, copias de catlogo. Verifica si esta correcta la Requisicin y procede a sellar y firmar su recepcin de la misma en el res de compras. En caso de que la requisicin no esta correcta se procede a rechazar su recepcin y se la regresa al Jefe de Departamento para su correccin correspondiente.
Revis Gilberto Madrid Lpez Encargado del Depto de Recursos Materiales

Jefe de Departamento Encargado de Compras
Inicio
Recibe la requisicion y la revisa para ver si contiene la informacion correcta
Elaboracin de Requisicion de necesidades Esta correcta la requisicion? SI NO Se regresa al Jefe de Departamento para su correccin
Impresin de Requisicion
Se recibe la requsicion y se sella y firma
Firma de Requisicion en dos tantos
Fin
Acude al Depto de Rec Mats atraves del area de compras para su rececpcion
Procedimiento:
Compras Nacionales e Internacionales
Responsable:

Procedimiento:
Envio de Requisiciones para Cotizacin a Proveedores
Contenido
I.-Objetivo y Partes que Intervienen II.- Polticas de operacin III.- Descripcin del Procedimiento IV.- Diagrama de flujo

Procedimiento:
OBJETIVO: Establecer la forma de control de envio de Requisiciones a los Proveedores que forman parte del Padrn correspondiente para contar con las mejores ofertas de precio y tiempo de entrega de los Materiales y Equipos.
Partes que intervienen: Departamento de Recursos Materiales Proveedores

Procedimiento:
Las Requisiciones debern de clasificarse de acuerdo a la necesidad existete por cada uno de los Departamentos que conforman CEA, para su envio a Cotizacin con los Proveedores pertenecientes al Padrn del Organimso. De acuerdo a la prioridad sealada en la requisicin se solicitar a los Proveedores su cotizacin.
Las Requisiciones se enviarn para cotizacin a los Proveedores via fax y via correo electrnico. Las Requisiciones podrn enviarse mediante especificaciones tcnicas asi lo requiera. una copia fotosttica cuando por razones de

Procedimiento:

CEA Hoja: 1 de 1 Descripcin del Procedimiento Direccin: Administrativa Financiera Departamento: Recursos Materiales Nombre del Procedimiento: Envio de Requisiciones para cotizacin a Proveedores
1 2 3 4
Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras
Selecciona las requisiciones de acuerdo a las necesidades que estan requiriendo los departamento de CEA para su envio a cotizar a los diferentes proveedores. Envia las requisiciones a los Proveedores via fax, email o en copia fotosttica cuando las especificaciones tcnicas del material o equipo que solicitan asi lo requiera. Verifica si los Proveedores recibieron las requisiciones para su cotizacin correspondiente. Si el Proveedor recibi las Requisiciones para cotizar inicia el tiempo para ello y si no se envia de nuevo al proveedor las requisiciones .
Revis Gilberto Madrid Lpez Encargado del Depto de Recursos Materiales
IV.-Diagrama de Flujo
Encargado de Compras
Inicio
Selecciona las Requisiciones de acuerdo al tipo de necesidad para su envio a cotizar
Recibieron los prov la requisicion? SI Inicia el tiempo de cotizacin
NO
Se envia de nuevo a los Proveedores la requisicion para cotizar
Impresin de Caratula para cotizacin
Envo de Requisiciones a Proveedores via fax o email
Fin
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS: ARTCULO PRIMERO: El presente Manual de Organizacin de la Comisin Estatal del Agua, entrar en vigor al da siguiente de su aprobacin por el rgano de Gobierno de la Entidad Paraestatal. Dado en la Sala de Sesiones de la Comisin Estatal del Agua, a los ocho das del mes de marzo de dos mil siete.
ATENTAMENTE:

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IDENTIFICACIN

Comisin Estatal del Agua de Baja California Organismo Pblico Descentralizado

Direccin Administrativa Financiera

Nmero de Ejemplares impresos: 01

Mexicali, B.C., al mes de Diciembre del 2006

Procedimientos de Recursos Humanos:

4.1.- Procedimiento de Revisin de Extintores 4.2.- Procedimiento de Asistencia a Eventos de Capacitacin

Procedimientos de Recursos Materiales:

Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheque

Direccin Administrativa Financiera

Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheque

I. Objetivo y Partes que Intervienen

Direccin Administrativa Financiera

Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheque

II. Polticas de Operacin

Direccin Administrativa Financiera

Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheque

III. Descriptivo del Procedimiento

Direccin Administrativa Financiera

Recepcin de Ordenes de pago para emisin de cheque

Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Rec Humanos

Revis Enrique Ivn Meza Hernndez Jefe del Depto de Contabilidad

Autoriz Jaime Salgado Ojeda Director Administrativo Financiero

IV. Diagrama de Flujo

( A ) ___ de _____ del 200_

( B )___________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PRESENTE.-

( J )_____________________________ JEFE DEL DEPARTMAENTO DE RECURSOS MATERIALES

Emisin de Contra recibo

Direccin Administrativa Financiera

Emisin de Contra recibo

I. Objetivo y Partes que Intervienen

Direccin Administrativa Financiera

Emisin de Contra recibo

II. Polticas de Operacin

Direccin Administrativa Financiera

Emisin de Contra recibo

III. Descriptivo del Procedimiento

Direccin Administrativa Financiera

Emisin de Contra recibo

IV. Diagrama de Flujo

Departamento de Recursos Humanos

Direccin Administrativa Financiera

I. Objetivo y Partes que Intervienen

Direccin Administrativa Financiera

Objetivo: Establecer la manera de comprobar que los extintores se encuentren en

Partes que intervienen:

II. Polticas de Operacin

Direccin Administrativa Financiera

III. Descriptivo del Procedimiento

Supervisor Supervisor Supervisor Departamento de Operacin Departamento de Operacin Departamento de Operacin

No: Archiva el reporte. FIN.

Elabor Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Recursos Humanos

Revis Melesio Gaxiola Avilez Jefe del Depto de Recursos Humanos

Autoriz Jaime Salgado Ojeda Director Administrativo Financiero

IV. Diagrama de Flujo

IV. Diagrama de Flujo

IV. Diagrama de Flujo

Procedimiento de Asistencia a Eventos de Capacitacin

Departamento de Recursos Humanos

Direccin Administrativa Financiera

Procedimiento de Asistencia a Eventos de Capacitacin

I. Objetivo y Partes que Intervienen

Direccin Administrativa Financiera

Procedimiento de Asistencia a Eventos de Capacitacin

( A ) _ de ___ del 200_