Excel.

2010
avanado

TUTORIAL 01
Importando arquivos de texto para o Excel: Objetivo:
Importar arquivos de formato.txt para o Excel

Nesta atividade, vamos executar o incio do projeto proposto anteriormente. Para isso, voc dever fazer a importao de arquivo no formato.txt para o Excel. Vale lembrar que se o seu arquivo estiver no formato.pdf ou .doc, fazer a importao tambm possvel, mas voc ter que salv-los no formato.txt para prosseguir. Voc utilizar o arquivo base.txt disponvel na Midiateca. Este arquivo contm os nomes dos funcionrios de todas as empresas de um grupo empresarial, e sua matriz est localizada na cidade de So Paulo. Para que voc possa elaborar relatrios e consultas, o primeiro passo importar este arquivo para o Excel e, assim, dar continuidade s demais etapas.

1. Abra uma nova pasta de trabalho em branco:

Para incluir uma planilha, basta clicar no boto: da pasta de trabalho do Excel.

, localizado na parte inferior

2
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

2. Na faixa de opes, v guia Dados e, no grupo Obter Dados Externos, clique na opo De Texto.

3. Ser exibida a janela a seguir. Abra o arquivo base.txt que voc copiou da Midiateca e, ento, voc ter as informaes a seguir:

4. Selecione o arquivo de formato texto base.txt, e observe que o boto Abrir mudar de nome, virando o boto Importar. Clique, ento, em Importar para continuar.

3
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

5.

A janela Assistente de importao de texto ser exibida:

Nesta janela possvel optar pelas seguintes configuraes: Delimitado: utilizado para separar as colunas por meio de vrgulas, tabulao ou Largura fixa: utilizado para especificar as colunas no lugar onde for necessrio. Iniciar importao na linha: permite escolher a partir de qual linha do arquivo de Origem do arquivo: permite a escolha do sistema operacional e idioma. A melhor

algum outro delimitador.

texto a importao ser feita. O padro linha 1. alternativa deixar o padro.

4
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

6. Mantenha os padres selecionados na figura anterior, e clique em Avanar. Ser exibida a janela a seguir:

No item Delimitadores, voc escolhe o delimitador que foi utilizado no arquivo de texto para separar uma coluna de outra. Por exemplo: se entre duas palavras existir um sinal da tecla Tab (tabulao) para separ-las, significa que cada palavra ficar em sua respectiva coluna.

Como saber se o texto a ser importado est usando tabulao como delimitador, j que um smbolo de formatao que sempre fica oculto? Abra o arquivo texto dentro do Word, v Guia Pgina Inicial, grupo Pargrafo e pressione o boto de marcas de pargrafo, como mostrado a seguir:

Dessa forma, no Word, sero exibidas as marcas de tabulao atravs do smbolo:

5
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

Outra opo bastante til a de trabalhar com a opo Considerar delimitadores consecutivos como um s ativada. Assim, se existir dois ou mais delimitadores seguidos, ser considerado apenas um. Quando esta opo no estiver acionada, se existir mais de um delimitador sero geradas colunas em branco dentro da base de dados. 7. Mantenha o delimitador Tabulao e ative a opo Considerar delimitadores consecutivos como um s. 8. Clique em avanar e ser exibida a janela a seguir:

Nesta etapa voc pode especificar o formato de dados de cada coluna, clicando em qualquer coluna na visualizao de dados, e selecionando o formato desejado em Formato dos dados da coluna. Voc pode clicar em concluir, pois a opo Geral selecionada por padro e tem a finalidade de fazer a converso automtica das informaes que se encontram na planilha para seus respectivos campos: como valor numrico em nmero, valor de data em data e os demais em texto.

6
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

9.

Clique em Concluir.

A janela Importar dados exibe a clula onde ser iniciada a importao. Voc pode clicar no boto ao lado da caixa para definir outra clula, ou ainda selecionar a opo Na nova planilha, o que far com que a importao seja exibida em uma planilha em branco. 10. Selecione a clula A1, caso no esteja selecionada, e clique em OK. O resultado dever ser o mostrado a seguir:

Nota
Voc pode observar na tela anterior que existem alguns erros que foram colocados propositalmente na planilha, como o nome ana paula em letras minsculas, para que possa ser apresentada, na atividade seguinte, uma funo para este tipo de correo. Esta uma ocorrncia muito comum quando se trabalha com importao de arquivo de formato.txt, que vem de uma exportao gerada pelo sistema.

7
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

Aps a importao, qualquer alterao ou incluso dever ser feita dentro do arquivo base.txt, por ser o arquivo principal que deu origem planilha da figura anterior. Isto porque se voc fizer qualquer alterao na planilha e atualizar o vnculo que foi gerado com o arquivo.txt, as informaes que foram atualizadas na planilha, iro dar lugar s informaes que estavam no momento em que a importao foi gerada e, assim, voc perder todas as informaes que foram atualizadas. 11. Abra o arquivo base.txt no Bloco de Notas ou outro editor de sua preferncia, e faa as alteraes a seguir:

Nome do Funcionrio Original Fernanda Ortes Miguel Pontes Joo da Silva Valria Silva

Nome do Funcionrio Alterado Fernanda Ortes Conde Miguel Pontes Arajo Joo da Silva Flores Valria Silva Ramos

12. 13.

Salve o arquivo e volte ao Excel para prosseguir. Na faixa de opes, v guia Dados, no grupo Conexes, e confira:

8
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

14.

Clique em atualizar tudo, e voc ter a janela seguinte:

Esta janela aberta para que, no caso de existirem vrias importaes, o usurio possa confirmar o nome do arquivo que foi utilizado nesta atualizao. Para prosseguir, selecione o arquivo base.txt e, em seguida, clique no boto Importar e verifique o resultado a seguir:

9
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados

Excel.2010
avanado

15. Salve a pasta de trabalho com o nome de Base de dados, para ser trabalhada nas atividades seguintes, e encerre o Excel. 16. Abra novamente a pasta que foi salva, e verifique a mensagem a seguir:

Este aviso aparece como uma forma de segurana, no caso de voc desconhecer o contedo da planilha ou de seus vnculos. Voc ter a possibilidade de optar por Habilitar ou No Habilitar o contedo; como opo padro, ele bloqueia qualquer ao de algum programa mal intencionado ou ferramenta que possa estar por trs da planilha. Como voc conhece a planilha em questo e sabe que nela no existe nenhuma ameaa, clique em Habilitar Contedo para prosseguir.

10
Copyright | Senac So Paulo - Todos os direitos Reservados