Tutorial Bsico de Access 2000: Parte 1

Hola Lector(a), Espero que antes de que leas este cursillo hayas ledo la Introduccin a Access que da una visin general de este programa o, en el caso contrario, hayas tenido algn conocimiento previo de Bases de Datos. Para este curso necesitas tener en tu disco duro la Base de Datos de ejemplo Neptuno que est incluida en todas las versiones de Access (y tambin en Visual Studio), pero normalmente no forma parte de la instalacin estndar, si no encuentras esta base, vuelve a ejecutar la instalacin de Office para agregarla.

Disear una Base de Datos

Es recomendable que antes de disear una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar sobre nuestras necesidades en concreto y despus (con ayuda de papel y lpiz) hacer una estructura previa de nuestra base. Antes de proceder de crear una base son stas las decisiones que hemos de tomar:

1. Decidir los campos que vamos a necesitar:

Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qu campos va a tener nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de libros necesitaramos crear los campos especiales para Autor, Ttulo, Editorial, Categora (o Materia), Ao de Edicin, Precio, Notas. Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitaras como mnimo los campos del Nombre y Apellido, Cargo, Direccin, Telfono, y uno que otro ms dependiendo de las necesidades de nuestra empresa.

2. El tipo de informacin para cada campo:

Una vez definidos los campos tenemos que saber qu tipo de datos tendra cada campo: los ms utilizados son texto, nmero y fecha pero no son los nicos, como lo veremos ms adelante.

3. Disear la estructura:
Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra tabla.

4. Establecer relaciones entre tablas:

Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos estn el la tabla de autores, debes establecer una relacin entre estas dos tablas. Este proceso se llama normalizacin. (Ya lo veremos ms adelante).

5. Designar los campos como claves principales:

La clave principal es muy importante en el diseo de una base de datos que no debemos omitir en el proceso de la creacin de una base de datos.

6. Procedemos a disear la base de datos en un ordenador.

En esta etapa nos queda por decidir qu tabla debe ser la que primero diseamos, por ejemplo, en nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberan crearse antes de crear la Tabla de Ttulos.

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Creacin de tablas con el Asistente :

Total, disponemos de tres formas para crear un tabla: usando el Asistente para Tablas, Crear una Tabla introduciendo Datos y crear en Vista Diseo. En esta leccin utilizaremos el Asistente para Tablas para crear nuestra tabla, primero abriremos Access y seleccionamos "Base de datos de Access en Blanco". 1. En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" y despus pulsamos "Crear una tabla utilizando el asistente". 2. Examinamos el cuadro de lista de tablas de ejemplo hasta encontrar la que ms se parezca a lo que necesitamos. (En este momento puedes escoger cualquier tabla porque despus de este ejercicio volveremos a crear una tabla de Autores en modo de diseo. 3. Utilizamos los botones con flechas para incluir en la lista de "Campos en la nueva tabla" los campos que nos interesan. 4. Una vez agregados los campos les podemos cambiar el nombre: seleccionamos el campo y pulsamos el botn "Cambiar el nombre del campo". Solo debes tener en cuenta que los campos creados con el asistente ya tienen predefinido el tipo de datos, por eso debemos mantener el mismo tipo de datos aunque cambiemos el nombre del campo: por ejemplo no podemos convertir el campo "Nombre" ("texto") a "Fecha de nacimiento" (tipo de datos "fecha/hora"). 5. Pulsamos el botn "Siguiente" y aparecer un cuadro de dilogo que nos permite cambiar el nombre de la tabla y decidir si quieres que Access seleccione la clave principal. Te recomiendo que dejes que Access lo haga y despus pulses "Siguiente". 6. Si tenemos ms de una tabla Access nos permitira establecer relaciones entre tablas pero esto lo veremos ms adelante. 7. En el siguiente paso Access nos preguntar si queremos modificar el diseo, introducir los datos directamente o crear un formulario. Puedes experimentar con las tres opciones para ver exactamente de qu se trata. 8. Una vez hecha la eleccin, pulsamos "Finalizar" y con eso completamos el diseo de la tabla. Los asistentes de Office pueden ser muy tiles en ciertas ocasiones pero mi forma preferida trabajar con las tablas es crearlas en vista Diseo, cosa que haremos en la prxima entrega.

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Creacin de tablas en Vista Diseo :

1. En la ventana de Base de Datos pulsamos "Tablas" y despus pulsamos "Crear una tabla en vista Diseo". Se nos abrir una ventana como sta:

(Pulsa la imagen para verla en tamao completo) Y ya podemos comenzar a agregar los campos. Ingresemos primero"Nombre" en la columna "Nombre del campo". Pulsamos Intro y veremos que en el "Tipo de Datos" Access nos puso automticamente "Texto" y ms abajo se nos abre una lista de las propiedades: Tamao del campo, Formato, etc. Ya veremos lo que significa cada uno de estos campos, por el momento dejamos los valores tal como las puso Access y pasamos al siguiente campo. Escribimos "Apellidos" y pulsamos Intro otra vez. Y ahora, si pulsas en la flecha (se llama "Selector de fila") de la primera columna del campo seleccionado con el botn secundario, encontrars unas cuantas opciones: Cortar, Copiar, Insertar filas, Generar y Propiedades que te permiten realizar toda clase de cambios en el diseo de la tabla. Y si pulsamos cualquier celda en la columna de "Tipo de datos" veremos una flecha que nos permite cambar el tipo de datos. Podemos tambin mover los campos arrastrndolos con el ratn hacia la nueva posicin. Para esto debemos mantener pulsado el Selector de Fila. Ahora nos queda guardar nuestra Tabla, pulsamos el icono de "Guardar" en la barra de Herramientas o Ctrl+G. Access nos preguntar por el nombre de la tabla (Por defecto pone "Tabla1" pero los cambiaremos a "Autores" ) y har la misma pregunta sobre la clave principal, igual que en la clase anterior dejaremos que Access la ponga. Una vez guardada la tabla, la podemos abrir en vista de Hoja de Datos y comenzar a introducir datos.

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Tipos de datos

Como ya vimos en la entrega anterior, podemos seleccionar el tipo de datos de cada campo pulsando la flecha de la fila que corresponda:

Se abre la lista desplegable con los tipos de Datos disponibles. A continuacin viene la descripcin de cada tipo: Texto - El tipo predeterminado. Puede contener cualquier tipo de caracteres, letras o nmeros. La longitud mxima que admite este tipo es de 255 caracteres. Numrico - contiene valores numricos para clculos o comparaciones. El tipo de nmero se determina por el tamao de campo que definimos en sus propiedades. Fecha/Hora - Fechas de Calendario para los aos entre 100 y 9999 y horas (formato de 12 y de 24 horas). Moneda - se recomienda se uso en clculos financieros por ser el modo ms preciso para tratar con valores monetarios. Autonumrico - Un nmero nico que Access asigna a cada nuevo registro aadido. No se pueden cambiar sus valores ni podemos volver a utilizarlos si eliminamos un registro. S/No - almacena un nico valor que corresponda a la condicin "verdadero" o "falso". Objeto OLE - como dice su nombre, contiene un Objeto OLE que puede ser una hoja de clculo, una imagen, o un sonido por ejemplo. Hipervnculo - contiene vnculos hacia otros documentos de Office o a una pgina en la Web. Asistente para bsqueda - se ejecuta el Asistente para bsquedas que permite aadir una columna de bsqueda a un campo. Puede contener valores de otra tabla o consulta o una lista fija de valores.

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Configuracin de las propiedades de un campo:

Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos aparece en la Vista Diseo de nuestra tabla (pulsa la imagen para verla completa):

Tamao del Campo - aqu determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el nmero mximo de caracteres que queremos almacenar. para Texto este valor no puede ser mayor de 255. Para numrico por ejemplo, puede ser Entero Largo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble(para valores decimales). Formato - determina cmo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). Cuando un valor puede tener formato lo seleccionamos desde la lista desplegable. Lugares decimales - aqu seleccionamos el nmero de decimales que Access muestra en los campos de tipo Moneda o Numrico. Mscara de entrada - Esta propiedad sirve para introducir datos vlidos en un campo. Por defecto no hay ninguna mscara de entrada pero en ocasiones nos puede ser til (sobre todo para las fechas). Ttulo - Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos que el nombre de un campo en vista de Hoja de datos sea distinto del nombre del campo en laVista Diseo. Valor predeterminado - Nos puede ser til si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que ms se repita es "Garca" podemos definirlo como el valor predeterminado. Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el botn con "..." para generar expresiones complejas. Regla de Validacin y Texto de Validacin - Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que introducimos en un campo (Regla) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla (Texto). Requerido - Por defecto est puesto "No", pero si lo seleccionamos Access no nos permitira dejar un campo en blanco. Permitir longitud cero - Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No". Indexado - El indexado permite acelerar los procesos de bsqueda y ordenacin pero hace aumentar el tamao de la base de datos. Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los campos es opcional. Las opciones de esta propiedad: S (Con duplicados) - el campo se indexar pero permitira tener valores repetidos (duplicados) en ms de un registro. S (Sin duplicados) - el campo se indexar pero no admitira valores duplicados. No - El campo no se indexar. Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el men Ver / ndices o el botn "ndices" de la Barra de herramientas. Todo esto parece ser demasiada informacin pero en la prctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.

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Configuracin de la clave principal:

Ya nos encontramos con esta clave en las entregas anteriores y te haba recomendado para que dejes que Access la crea. Aunque el campo de la clave principal opcional es recomendable tener siempre por lo menos uno. Esta clave permite a Access identificar y organizar de forma nica los registros de una tabla. El valor "Indexado" de una clave principal siempre es "S (Sin duplicados)". Normalmente es suficiente con tener solo una clave principal pero en ciertos casos pueden designarse dos o ms campos (cuando los datos de un campo no pueden ser exclusivos para cada registro). Para definir mltiples claves principales tenemos que seleccionar todos los campos que queremos que lo sean, y pulsar el botn "Clave principal" en la Barra de Herramientas (el que tiene icono de una llave) o pulsar el campo (o los campos) seleccionados con el botn secundario y seleccionar "Clave principal".

Importar Datos:

Podemos importar datos desde otra base de datos y guardarlos en una nueva tabla: 1. Abre la base de datos que recibir datos importados. 2. En el men Archivo seleccionar "Obtener datos externos y despus "Importar". En el dialogo localiza la base de datos de donde quieres importar. 3. Te saldr un cuadro con todas las tablas existentes en esta base de datos para que selecciones la que quieras importar. Puedes seleccionar ms de una tabla (si mantienes pulsado Ctrl mientras seleccionas. Si pulsas el botn "Opciones" vers ms cosas que puedes definir pero en este nivel es suficiente que aceptemos la configuracin por defecto.

Vincular Datos:

La diferencia entre importar y vincular consiste en que al importar datos stos se convierten en una parte integral de la base de datos e independientes de la base de datos donde se originaron. En cambio, cuando vinculamos los datos, stos permanecen en su origen . El procedimiento para vincular es el mismo, solo en vez de "Importar" tenemos que seleccionar "Vincular tablas"

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Crear relaciones entre las tablas:

Si el tema es absolutamente nuevo para ti, te recomiendo que primero leas Introduccin a Access Parte 2: Lo relacional en las bases de datos antes de seguir con la lectura de este captulo. Para ver las relaciones existentes (para esto te recomiendo que abras la base de datos de ejemplo "Neptuno" incluida con Access o cualquier base de datos con relaciones ya creadas) : Pulsar Herramientas/Relaciones o el icono de relaciones en la barra de Tareas:

Se nos abrir un cuadro como ste:

(Pulsa en la imagen para verla en tamao normal) Las lneas que ves entre las tablas indican las relaciones. Puedes arrastrar las tablas a tu gusto para asegurarte la mejor visibilidad. Los signos que ves al final de las lneas indican el tipo de relacin que son: Relacin uno a varios En este tipo de relacin un registro de una tabla puede tener ms de un registro que coincida con la otra tabla pero la otra tabla slo puede tener un registro coincidente con la primera. Ejemplo: Si tenemos las tablas de "Autores" y "Libros" la tabla "Autores" mantiene este tipo de relacin con la tabla de libros: un autor puede tener ms de un libro pero a cada registro de la tabla "Libros" solo puede corresponder un registro de "Autores". (Ya s que un libro puede tener varios autores pero si queremos llevar bien este tipo de base de datos en este caso deberamos crear un campo para el segundo autor y tratarlo por separado). Relacin varios a varios En este tipo de relacin un registro de una tabla puede tener ms de un registro coincidente en la otra tabla. Solo podemos crear este tipo de relacin si tenemos una tercera tabla (llamada la tabla de unin). Ejemplo: tenemos la tabla "Ventas" que contiene campos "Producto" y "Cliente" y mantiene la relacin de uno a varios con las tablas "Productos" y "Clientes" que a su ves mantienen la relacin de varios a varios entre s. Relacin uno a uno - Cada registro de una tabla solo puede tener una correspondencia en la segunda y viceversa. Este tipo de relacin no es muy habitual.

Ejemplo (no muy bueno pero no se me ocurre ninguna otra cosa por el momento y ste sirve como explicacin): En la tabla de libros tenemos la relacin de uno a uno con la tabla de ISBN. Bueno, ya he dicho no es un buen ejemplo, porque en este caso lo lgico sera mantener el ISBN en la tabla de Libros en vez de crear una tabla especial pero este tipo de relacin es una opcin que permite Access por s no hace falta. Nota: Para entender mejor todo este asunto de relaciones te recomiendo que consultes la ayuda de Access que lo explica bastante bien o un buen libro de Access. Para crear una relacin:
1. 2. Mantenemos abierta la ventana de relaciones pero cerradas todas las tablas. Para aadir tablas a la ventana seleccionamos "Mostrar tabla" en el men "Relaciones" o pulsamos el botn "Mostrar tabla" en la Barra de herramientas. Seleccionamos la tabla que queremos agregar y pulsamos "Agregar". Pulsamos "Cerrar" cundo terminamos de agregar tablas. En la ventana de relaciones seleccionamos el campo que queremos relacionar y lo arrastramos y soltamos en el campo de la otra tabla.

3.

Access nos abrir este dilogo:

(Pulsa en la imagen para verla en tamao completo). aqu podemos seleccionar el tipo de relacin (pulsando "Tipo de combinacin" y si deseamos exigir la integridad referencial. Exigir la integridad referencial: Si seleccionamos esta opcin cuando creamos una relacin garantizamos que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. La misma recomendacin consultar la ayuda de Access ya que el tema est un poco fuera de lo "bsico". Modificar relaciones existentes: Hacemos un doble click sobre la lnea que representa esta relacin en la ventana Relaciones para abrir el dilogo Relaciones. Para eliminar una relacin: seleccionamos la lnea que representa esta relacin en la ventana Relaciones y pulsamos Supr.

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Trabajar en una hoja de datos:

Hasta ahora nos dedicamos a explorar la vista diseo de las tablas que es la primera etapa en el diseo. Una vez diseada la tabla tenemos que cambiar la vista a la "Hoja de Datos" para comenzar a introducir y modificar la informacin. Para cambiar la vista pulsamos este icono en la barra de herramientas

Hacer cambios en una hoja de datos:

Una vez cambiada la vista del Diseo a Hoja de datos veremos algo como esto:

(Pulsa en la imagen para verla en tamao normal) Podemos hacer los siguientes cambios en nuestra Hoja de Datos: 1. 2. 3. 4. Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas. Cambiar el orden de las columnas. Cambiar orden de campos. Agregar y eliminar los campos.

Para cambiar el ancho de una columna arrastramos el borde derecho del ttulo de esta columna. Para cambiar el alto de una fila - colocamos el puntero del ratn sobre el borde de la fila (en la ltima columna a la izquierda y lo arrastramos hasta conseguir el alto requerido. Ajuste automtico del ancho de una columna: Para que Access ajuste el ancho de una columna para que la informacin de todos los campos sea visible haz un doble click en el borde derecho del ttulo de la columna. Para cambiar el orden de campos: Primero seleccionamos la columna haciendo click sobre

su ttulo, soltamos el botn y pulsamos otra vez. Arrastramos el ttulo de la columna hacia su nueva ubicacin. Para aadir una columna: Seleccionamos una columna a la derecha del lugar donde queremos crear una nueva y seleccionamos "Columna" en el men "Insertar". Para eliminar una columna: Seleccionamos la columna pulsando en el encabezado y pulsamos "Eliminar" en el men "Edicin". Esta accin es permanente y no se puede deshacer, as que pinsalo bien antes de hacerlo. Para ocultar una columna: Seleccionamos la columna y pulsamos "Ocultar columnas" en el men "Formato". Para volverlas a ver seleccionamos "Mostrar columnas" en el men formato.

Tutorial Bsico de Access 2000: Parte 9

Trabajar en una hoja de datos:

Hasta ahora nos dedicamos a explorar la vista diseo de las tablas que es la primera etapa en el diseo. Una vez diseada la tabla tenemos que cambiar la vista a la "Hoja de Datos" para comenzar a introducir y modificar la informacin. Para cambiar la vista pulsamos este icono en la barra de herramientas

Hacer cambios en una hoja de datos:

Una vez cambiada la vista del Diseo a Hoja de datos veremos algo como esto:

(Pulsa en la imagen para verla en tamao normal)

Podemos hacer los siguientes cambios en nuestra Hoja de Datos: 1. 2. 3. 4. Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas. Cambiar el orden de las columnas. Cambiar orden de campos. Agregar y eliminar los campos.

Para cambiar el ancho de una columna arrastramos el borde derecho del ttulo de esta columna. Para cambiar el alto de una fila - colocamos el puntero del ratn sobre el borde de la fila (en la ltima columna a la izquierda y lo arrastramos hasta conseguir el alto requerido. Ajuste automtico del ancho de una columna: Para que Access ajuste el ancho de una columna para que la informacin de todos los campos sea visible haz un doble click en el borde derecho del ttulo de la columna. Para cambiar el orden de campos: Primero seleccionamos la columna haciendo click sobre su ttulo, soltamos el botn y pulsamos otra vez. Arrastramos el ttulo de la columna hacia su nueva ubicacin. Para aadir una columna: Seleccionamos una columna a la derecha del lugar donde queremos crear una nueva y seleccionamos "Columna" en el men "Insertar". Para eliminar una columna: Seleccionamos la columna pulsando en el encabezado y pulsamos "Eliminar" en el men "Edicin". Esta accin es permanente y no se puede deshacer, as que pinsalo bien antes de hacerlo. Para ocultar una columna: Seleccionamos la columna y pulsamos "Ocultar columnas" en el men "Formato". Para volverlas a ver seleccionamos "Mostrar columnas" en el men formato.

Tutorial Bsico de Access 2000: Parte 10 Introducir y modificar informacin en una hoja de datos:

Para introducir informacin en una hoja de datos utilizaremos la ltima fila en la hoja de datos que aparece marcada con un asterisco (*). Para introducir datoso modificar un registro o pulsamos el campo que queremos modificar o usamos INTRO o TAB para desplazarse de izquierda a la derecha o MAYS + TAB para retroceder una columna. Tambin podemos usar las teclas de las flechas para movernos a la derecha o la izquierda. Cuando estamos modificando un registro en la primera columna a la izquierda nos aparecer el icono de un lpiz.

Para eliminar un registro:

Primero lo seleccionamos haciendo click sobre el selector de fila y despus pulsamos Eliminar registro en el men Edicin o pulsamos la tecla Supr ("Del"). Tienes que pensarlo bien antes de eliminar, esta accin no puede deshacerse.

Ordenar los datos:

Para eso seleccionamos una columna pulsando su encabezado y despus en "Orden ascendente" u "Orden descendente" en el men "Registros" o pulsando sus iconos en la barra de herramientas:

Buscar informacin:

Pulsamos "Buscar" en el men "Edicin" o pulsamos Ctrl+B, entonces veremos este dilogo:

Aqu podemos personalizar los criterios de nuestra bsqueda.

Tutorial Bsico de Access 2000: Parte 11

Filtrado de Registros:

A veces, sobre todo si nuestra tabla es demasiado grande, nos puede interesar que nos muestre solo los registros que cumplan con un criterio predeterminado, por ejemplo, cuando en la tabla de proveedores solo queremos ver los proveedores de una localidad especfica, por ejemplo si queremos ver los proveedores solo de Espaa.

Filtro por seleccin:

Es la forma ms simple de filtrar registros, para esto solo tenemos que ubicarnos en el registro que queramos que nos sirva de filtro y pulsamos el botn del Filtro por seleccin en la Barra de herramientas o en el men contextual:

Tambin podemos escribir el criterio en el campo del texto que aparece en el men contextual:

Y para quitar el filtro para volver los datos completos podemos usar el icono "Quitar filtro u orden" en el men contextual o pulsar esta opcin en el men "Registros". En la imagen anterior puedes ver que tambin tenemos la opcin de filtrar excluyendo la seleccin, por ejemplo, si queremos ver a todos los proveedores menos los de Espaa, nos ubicamos en cualquier registro del Campo "Pas" que tenga "Espaa" y despus pulsamos "Filtro excluyendo la seleccin". Tambin podemos filtrar por una parte del registro, por ejemplo, si en la misma tabla de proveedores queremos ver en el campo del Cargo del Contacto solo a los gerentes, podemos seleccionar la palabra "Gerente" en cualquier campo para que lo filtre. Tambin se puede filtrar usando las entradas de distintos campos del registro pero para eso los campos deben estar contiguos. Si no lo son, debemos moverlos para que estn juntos (en la Entrega 8 est explicado cmo mover las columnas). Para eso pulsamos el extremo izquierdo de la entrada para seleccionarla (el puntero debe convertirse en el signo de " +" y arrastramos el texto a la siguiente columna.

Filtro por formulario:

Si necesitamos usar ms de un valor para filtrar registros es mejor usar esta opcin: 1. Seleccionamos Filtro en el men Registros y elegimos Filtro por Formulario. Nos aparecer la ventana del filtro por formulario. Abajo tendremos la pestaa Buscar y una o ms pestaas Or. 2. Definimos los filtros seleccionando entradas en los campos de la pestaa Buscar. Podemos seleccionar ms de un valor. Tambin podemos definir filtros alternativos seleccionndolos en la pestaa Or (por ejemplo si queremos ver en nuestra tabla los proveedores de dos o ms pases). 3. Pulsamos "Aplicar filtro u ordenar" en el men Filtro. Para saber ms sobre los filtros te recomiendo que consultes al Asistente del Office (escribiendo la palabra "filtro"), te mostrar todos los tpicos disponibles sobre la creacin y aplicacin de los filtros.

Tutorial Bsico de Access 2000: Parte 12

Uso de formularios: :

El uso de formularios nos facilita la introduccin, modificacin y presentacin de los datos almacenados en las tablas. Podemos definir a un formulario como una ventana con controles (campos de texto, botones, etc):

(Pulsa en la imagen para verla completa) Un formulario est asociado con una tabla o consulta especfica que se denomina fuente (u origen) del registro. Utilizamos las flechas en la parte inferior del formulario para desplazarse entre los registros.

Para crear un formulario:

Seleccionamos "Formularios" en la barra de Objetos de la Ventana de la Base de Datos y pulsamos el icono nuevo en la Ventana de la Base de Datos:

A continuacin veremos este cuadro de dilogo:

(Pulsa en la imagen para verla completa)

Antes de pulsar "Aceptar" podemos seleccionar la tabla o consulta que queremos utilizar para este formulario en el cuadro de lista en la parte inferior. A continuacin explicaremos el significado de diferentes vistas:

Vista diseo:

Nos permite crear formularios por nuestra cuenta agregando controles enVista Diseo (ms o menos cmo cuando creamos una tabla en vista Diseo). sta es la vista de la Vista Diseo de un Formulario:

(Pulsa en la imagen para verla completa) Para agregar campos al formulario podemos simplemente arrastrarlos desde la lista hacia el formulario, tal como lo vemos en la imagen anterior.

Autoformulario:

Para usar esta opcin seleccionamos primero una tabla o una consulta y Access nos crear inmediatamente un formulario con todos los campos de este objeto.

Asistente para formularios:

Si seleccionamos esta opcin elegimos primero la tabla o consulta que queremos usar como fuente de datos y despus seguimos los pasos del asistente, tal como lo hicimos cuando creamos una tabla con ayuda del asistente. Tambin podemos seleccionar ms de una tabla o consulta para agregar sus datos al formulario.

Tutorial Bsico de Access 2000: Parte 13

Creacin de Consultas: :

Una consulta es otro mtodo para ordenar y filtrar registros. En una consulta podemos especificar los campos que queremos ver, criterios de filtro para cada uno de los campos y el orden en que queremos que aparezcan los campos.

Crear una consulta utilizando el Asistente para Consultas:

1. Seleccionamos "Consultas" en la Barra de la ventana de Base de datos y pulsamos y pulsamos el botn "Nuevo" (igual como lo hicimos con los formularios en la entrega anterior). 2. Seleccionamos "Asistente para consultas sencillas". 3. Seleccionamos la tabla y los campos que queremos ver en la consulta en el dialogo que veremos a continuacin:

(Pulsa en la imagen para verla completa) 4. Pulsamos "Siguiente" y ponemos el nombre para nuestra consulta. Para ms informacin sobre consultas vea el tpico "Trabajar con consultas " de la Ayuda de Microsoft Access.

Tutorial Bsico de Access 2000: Parte 14

Creacin de informes: :

Los informes nos permiten imprimir la informacin de base de datos en una forma eficaz y adems, permite combinar los datos de varias tablas en un documento nico.

Para crear un informe estndar:

1. Igual como cuando creamos un formulario o una consulta nueva seleccionamos "Informes" en la barra de Objetos de la Ventana de base de datos y despus pulsamos el botn "Nuevo".

2. Igual que en la entrega anterior seleccionamos tablas y/o consultas que queremos incluir en el informe y sus respectivos campos:

(Pulsa la imagen para verla completa) 3. Pulsamos "Siguiente" y seleccionamos el nivel de agrupamiento que deseamos. 3. Pulsamos "Siguiente" y seleccionamos el nivel de agrupamiento que deseamos. 4. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos la ordenacin que deseamos. 5. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos la distribucin y orientacin que deseamos. 6. Pulsamos "Siguiente" y seleccionemos el estilo que deseamos