La importancia de una conciliacin bancaria radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, tiles

para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayora de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliacin mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliacin bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento, mtodos y las reglas de presentacin para elaborar una conciliacin bancaria. CUENTA BANCOS El rengln del efectivo constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes de una entidad disponibles para su operacin, tales como depsitos bancarios en cuentas de cheques. Esta cuenta representa el efectivo propiedad de la empresa que se encuentra depositado a una fecha determinada en los bancos u otras entidades financieras. Se carga cuando se abre una cuenta, cuando se deposita, cuando el banco nos acredita el producto de una operacin crediticia o el cobro de documentos, transferencias bancarias, y se abona cuando se cancelan cheques emitidos por la empresa, dbitos q La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de la cuenta de Banco, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Generalmente, los extractos del banco no coinciden con los saldos en libros, las razones son: - Existen cheques postfechados que an no se han registrado porque estos se contabilizan en la fecha del pago. - Hay cheques que giramos y en el momento de cierre en el banco an no han sido cobrados - Se han hecho consignaciones en otras plazas que en el momento de cierre del banco no se han registrado - El banco ha abonado notas crdito a la empresa que no se han registrado en los libros, que puede ser por pago de intereses, devolucin de porcentaje de IVA. - El banco ha emitido nota debito por conceptos como compra de chequera, cuota de manejo de la cuenta, valor de las transacciones. Cobros de impuestos, IVA - Errores en los registros de los libros de la empresa. - Errores en la liquidaciones del banco Por estas razones es necesario hacerla conciliacin bancaria que es una herramienta de control; es aconsejable que el extracto del banco sea la base, por considerarse ms confiable para hacer la confrontacin, y procederemos de la siguiente manera: Pero tambin existe el mtodo de conciliacin de saldo de libros para llegar a extractos, que consiste en iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el libro auxiliar de bancos, que tiene la empresa.

Por lo general el saldo de efectivo que se presenta en el estado del banco no concuerda con el saldo de la cuenta de bancos en los registros contables. Existen tres razones bsicas por las cuales el saldo del banco no concuerda con el que aparece en libros de la empresa: 1.-Depsitos en transito: Los depsitos que realizo fuera de tiempo la empresa, para incluirlos en los estados del banco, se conocen como depsitos en transito. Estos depsitos se incluyen en la cuenta de la compaa pero no aparecen en el estado de cuenta del banco. 2.-Cheques pendientes de cobro: Durante el mes se extienden cheques a acreedores, empleados y otras personas o instituciones. No todos los cheques extendidos se presentan al banco durante el periodo que cubre el estado. Los cheques que no se han presentado par su cobro se conocen como cheques pendientes. El saldo de la empresa debe incluir estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago no aparecern descontados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso. 3.-Errores del Banco: En alguna ocasin el banco puede cometer un error. El mas frecuente es cargar o abonar una cuneta con cheque de otra compaa. Como consecuencia de lo anterior son cinco las razones fundamentales por las cuales el saldo que aparece en libros no concuerda con el saldo que muestra el estado de cuenta del banco: 1.- Cargos por servicios bancarios: El banco cobra sus honorarios, conocidos como cargos por servicios por el manejo de una cuenta .El monto de los cargos por servicios que descuenta el banco no se conoce hasta que se recibe ele estado de cuenta. 2.Depsitos de cheques sin fondos: El banco puede devolver un cheque depositado en la cuenta de un cliente debido a que no tena suficientes fondos en su banco para cubrirlo. Estos cheques que no ha podido cobrar el banco se denominan cheques sin fondos. Cuando una empresa deposita un cheque recibido de un cliente, el banco aade su importe a la cuenta de la empresa, pero cuando se comprueba que no tiene fondos el banco elimina el importe de dicha cuenta. 3.-Cobro de documentos: El banco puede operar como un cobrador de la compaa y obtener el pago de un documento que recibi la empresa de un cliente. El banco cobra honorarios por este servicio. Cuando se cobra, el banco aade a la cuenta de la empresa el importe del documento, los intereses, si los hubiera y descuenta de dicha cuenta los honorarios por las gestiones de cobro. 4.-Pago de documentos: La empresa puede autorizar al banco para que un documento pendiente de pago sea pagado a su vencimiento, junto con los intereses que pudieran existir, deduciendo el importe de la cuenta de la empresa en el banco. 5.-Errores en los libros: La empresa puede cometer un error al registrar un ago o una recepcin de efectivo. Por lo general no se descubre el error al registrar un pago o una recepcin de efectivo.

Procedimiento para controlar el saldo en Bancos: 1.-Se anota el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco. 2.-Con los comprobantes de los depsitos se verifica si los depsitos realizados por la empresa concuerdan con los depsitos que aparecen en el estado de cuenta del banco. Los depsitos que no aparezcan en el estado de cuenta del banco se denominan depsitos en trnsito. Los que estn en trnsito se aaden al saldo final y se obtiene un subtotal. 3.-Se identifica en orden numrico los cheques girados que hayan sido pagados por el banco, de acuerdo con el estado de cuenta. A los cheques emitidos y no pagados por el banco se le llaman cheques pendientes, se anota el nmero, el importe, el monto total de los cheques pendiente se deduce al subtotal anterior. 4.-Se revisa si existe algn error, si el banco ha cometido alguno, se anota en el estado de la conciliacin, se suma o se resta el importe necesario para corregir el subtotal anterior, a ese total se le conoce como saldo del banco conciliado. Procedimiento para conciliar el saldo en libros. 1.-Se anota el saldo, tal como aparece en libros de la empresa. 2.-Se revisa si existen algunos cobros de documento o interese realizados por el bancos aade estos importes al saldo de efectivo en libros para obtener un subtotal. 3.-Se verifican si se han efectuados deducciones por: *Cargos por servicios bancarios. *Cargos por cobro de documentos. *Pago de documentos e intereses. *Depsitos de cheques sin fondos. *Posteriormente se elaboran todas las deducciones, con sus importes y se restan. Del subtotal anteriores. 4.-Se comprueban si existen errores cometidos por la compaa para registrar las entradas y salidas de efectivo. 5.-Se obtiene un total final, tomando en cuenta las adiciones y deducciones hechas por el saldo que aparece en libros. Este total se denomina saldo en libros conciliado y debe ser igual que el saldo bancario conciliado.

En la contabilidad de las empresas debe existir una cuenta de bancos que contenga el registro de operaciones como cheques girados y depsitos de clientes, que quedan registradas en la cuenta de cheques. Por su parte, el banco tambin elabora un registro de la cuenta de cheques de la empresa con el estado de cuenta, al procesar los documentos que la compaa gira y los depsitos realizados, as como las comisiones y otros conceptos. Cuando una empresa recibe su estado de cuenta, es necesario verificar que las cantidades contenidas coincidan con los nmeros del registro contable de su cuenta de bancos, y viceversa. A este proceso se le conoce como conciliacin bancaria. Por qu es importante? La razn es sencilla: porque as tendrs un mayor control sobre los recursos de tu negocio, ya sea por traspasos, pagos o cobros realizados. Lo que evitar que, por ejemplo, se giren cheques sin fondos, algo que resulta sumamente costoso. La conciliacin bancaria puede complicarse porque algunos conceptos aparecen en los registros de la empresa en un mes, pero en el estado de cuenta del banco en un mes diferente. Lo ms probable es que ninguno de los dos saldos sea el verdadero, es decir, aquella cantidad con la que realmente tiene la empresa en un momento determinado. Por lo tanto, ambos saldos el del banco y el de la empresa necesitan ajustarse para conocer el verdadero saldo de efectivo disponible en la cuenta de cheques. Para elaborar una conciliacin bancaria y as no perder el control de tu flujo de efectivo, sigue estos tres pasos. 1. Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto Saldo del estado de cuenta al 31 de agosto de 2008 Ajustes - Sumar: depsitos en trnsito - Restar: cheques en trnsito - Sumar / restar: errores del banco Resultado Saldo ajustado del estado de cuenta Los depsitos en trnsito son las cantidades que ya han sido registradas por la compaa, pero an no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques recibidos de diferentes bancos al suyo el 31 de agosto, la institucin bancaria procesar los depsitos 24 horas ms tarde, es decir, el 1 de septiembre. Este depsito quedar en trnsito, ya que la fecha de corte del estado de cuenta es el 31 de agosto. Debido a que los depsitos en trnsito ya estn incluidos en los registros contables de la cuenta de bancos de la empresa, no hay necesidad de ajustarlos. Sin embargo, an no estn incluidos en el estado de cuenta. Por lo tanto, es necesario incluirlos en la conciliacin bancaria como un incremento al saldo del banco, de tal forma que se reporte la cantidad correcta de efectivo. Por otro lado, los cheques en trnsito son aquellos girados y registrados por la firma pero cuyos fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de los documentos girados durante los ltimos das del mes junto con otros cheches ms antiguos, y que no han sido presentados para cobro. Todos los cheques que han sido girados por una empresa quedan registrados en su cuenta de bancos. Por eso, no es necesario ajustar los registros por cheques en trnsito, ya que eventualmente los acreedores se presentarn para su cobro en el banco y se restarn del saldo de la cuenta bancaria. Recuerda que los cheques en trnsito an no han llegado al banco, as que no aparecern en el estado de cuenta emitido por la institucin. Por lo tanto, se incluyen en la conciliacin bancaria como decrementos al saldo en bancos. Aplica siempre la regla de registrar el movimiento donde no est. Un cheque en trnsito est en los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta bancario. Ajusta este ltimo saldo restando esos documentos, pues una vez girados y entregados a sus beneficiarios, la compaa ya no contar con ese dinero. Nota: si el banco comete un error ya sea que registre una cantidad incorrecta u omita

una transaccin, la empresa afectada debe notificar a la institucin bancaria para corregirlo. Esta aclaracin, al final, se ver reflejada en el saldo que aparece en el estado de cuenta. 2. Ajusta el saldo en los registros de la empresa Saldo en libros al 31 de agosto de 2008 Ajustes - Restar: cargos por servicios bancarios - Restar: cheques sin fondos y sus cargos - Sumar: intereses ganados - Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco - Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa Resultado Saldo ajustado en libros Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado de cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una orden de pago de un cheque girado por la empresa. El banco puede deducir estos cargos en el estado de cuenta sin notificar a la compaa. En consecuencia, no es necesario ajustar el saldo en ese resumen para llegar al saldo correcto, ya que los cargos ya fueron restados. Sin embargo, deben incluirse en la cuenta de bancos de la empresa para ajustar el saldo en los registros internos. Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una persona o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para pagarlo. Cuando finalmente el cheque se hace efectivo, el banco (de la empresa que lo emiti) reflejar esa operacin en la cuenta de cheques de la compaa. La cantidad cargada ser por el monto del cheque ms una comisin. As que esta cantidad ser deducida en el estado de cuenta; por lo tanto, no hay necesidad de ajustar el saldo del banco. Sin embargo, la empresa debe restar el monto en sus registros contables. Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la empresa intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de poner el movimiento donde no est, los intereses recibidos del banco estn en el estado de cuenta del banco, pero no en los registros contables de la empresa. Por lo tanto, es necesario sumarlos a la cuenta de bancos. Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando stas vencen, la empresa puede pedir a su banco que las cobre a cambio de pagar una comisin por este servicio . El banco incrementar la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobr (principal e inters) y la reducir por el monto de la comisin. Debido a que estas cantidades estn ya en el estado de cuenta del banco, la compaa debe asegurarse de que aparezcan en sus registros de la cuenta de bancos. Los errores en el saldo de la cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a registros de cantidades incorrectas, a una transaccin que no corresponde a esa cuenta, o bien por omitir el registro de una operacin que s corresponde. Cuando la empresa cometa esos errores, la correccin de los mismos incrementar o disminuir el saldo de la cuenta de bancos registrado por la empresa. 3. Compara los saldos ajustados Despus de ajustar el saldo segn el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar el saldo segn los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas deben ser iguales. Si no lo son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos sean idnticos. Los saldos deben ser la cantidad correcta de efectivo disponible a la fecha de la elaboracin de la conciliacin bancaria.

Saldo del extracto bancario Mas Consignaciones pendientes (Nacionales que no han entrado) Menos Cheques pendientes por pagar (Girados y que no se han cobrado) Menos Notas crdito del banco no registradas (intereses, devolucin de IVA) Mas Notas debito del banco no registradas (compra de chequera, cuota de manejo de la cuenta, valor de las transacciones. Cobros de impuestos, IVA) Mas o menos errores en la cuenta de banco en libros Total saldo en libros _____________________________________________________________________ Saldo segn libros Menos: Cheques girados y entregados pero pendientes de cobro Mas: Depsitos Bancarios pendientes de registrar en Contabilidad. Menos o mas : Retiros o Disposiciones Bancarias (notas debito o crdito) realizados de la cuenta pendientes de registrar en Contabilidad. Total Saldo segn Bancos De acuerdo a los conceptos y valores que causan la inconsistencia en la conciliacin se procede a hacer los respectivos ajustes en los libros. Las partidas conciliatorias debemos hacerla al mes siguiente cuando ya se tiene el extracto del banco; cuando se trata de cambio de ao se debe tratar de conseguir el extracto antes de la fecha de cierre