INSTITUTO TECNOLGICO DEL ISTMO

UNIDAD IV

PLANEACIN FINANCIERA.

La planeacin financiera es parte esencial de la estrategia financiera de la compaa. Los planes como los presupuestos de caja y los Estados Financieros pro forma representan una gua, a la compaa para lograr sus objetivos. Aunque los Estados Financieros proyectados son un buen punto de partida, la solvencia de compaa depende del efectivo. La planeacin del efectivo es la columna vertebral de las empresas. Sin ello, se ignorara si se dispone de suficiente efectivo para respaldar las operaciones o si se necesita de financiamiento bancario. Las compaas que de manera constante, tienen carencias de efectivo y que adems requieren de prstamos de ltimo momento pueden descubrir que es muy difcil encontrar un banco dispuesto a otorgarles crdito. (Es la decisin que toman los altos ejecutivos). La planeacin del efectivo es la columna vertebral de las empresas. Como en todas las industrias, en nuestro proceso de planeacin tenemos que tomar en cuenta los factores que se derivan de la incertidumbre tanto externa como interna. Los factores externos incluyen aspectos como la situacin econmica general, la tasa de inflacin, las tasas de inters actuales y esperadas. Algunos aspectos de la planeacin financiera son relativamente sencillos como los ingresos por concepto de venta de boletos y abonos por lo general son predecibles. El proceso de planeacin financiera es uno de los aspectos ms importantes de las operaciones y subsistencia de una empresa, puesto que aporta una gua para la orientacin, coordinacin y control de sus actividades, para poder realizar sus objetivos. Dos aspectos esenciales del proceso de planeacin financiera, son: PLANEACION DEL EFECTIVO: implica la preparacin del presupuesto de caja de la empresa; Y LA PLANEACION DE LAS UTILIDADES, se efecta mediante los estados financieros pro forma.

INSTITUTO TECNOLGICO DEL ISTMO 4.1 PROCESO PRESUPUESTAL El plan presupuestal no es ms que el proceso de planeacin, preparacin, control, informacin y utilizacin del presupuesto, es un plan de operacin cuantificado, en el cual muestra las cifras con las cuales se trabajar durante el siguiente periodo. El encargado de elaborar los presupuestos es el comit del presupuesto y es coordinado por el director de finanzas por lo que es necesario que cada departamento le brinde informacin acerca de sus ingresos y egresos que prevn. Funciones del presupuesto Los presupuestos son elementos tiles que ayudan al director de finanzas a cumplir sus obligaciones. Obliga a que cada departamento realice su planeacin. Medio para comunicar ideas y planes Controla las operaciones y evala el comportamiento de cada subdivisin. Con el plan maestro ayuda a la coordinacin entre los departamentos y el director general.

Estimaciones para formular presupuestos Es necesario establecer normas de control razonables, es decir que los objetivos que se deseen cumplir puedan realmente ser realizables, y debido que el presupuesto se basa en estimaciones, ste debe ser vigilado para que no se comentan errores menores, en los funcionarios menores, ya que al paso se convertirn en problemas fuertes, razn por lo que es de gran utilidad la supervisin en su realizacin. Tambin se debe contar con la posibilidad de que los presupuestos resulten incorrectos, ya sea por algn cambio no previsto en el medio comercial y los objetivos sean impracticables, razn por la cual se aplican los presupuestos de contingencia, que funcionan como respaldo, son planes de apoyo que se puedan ejecutar rpidamente; stos planes de contingencia tienen que ser elaborados con anterioridad y no esperarse hasta que puedan ser aplicados o que surja en problema. Clases de presupuestos. Los presupuestos primarios se refieren a los ingresos y egresos, el que se refiere a ingresos es el presupuesto de ventas, y los que sealan a los de egresos son el de produccin, el de gastos de distribucin, gastos administrativos, el de investigacin y desarrollo. El presupuesto operativo, es el plan maestro, el cual est conformado por la integracin de los anteriores.

INSTITUTO TECNOLGICO DEL ISTMO El presupuesto de efectivo coordina las entradas y salidas de caja; el de capital es el plan para la adquisicin de activos de capital; y los de contingencia que son los planes de reserva para corregir los errores de juicio ocurridos inevitablemente.

4.2 PRESUPUESTO OPERATIVO Los presupuestos de operacin son los planes para manejar el negocio durante el periodo al que se refiere, en ste se combinan los principales presupuestos como lo son el de ventas y lo que referencia a los gastos. El presupuesto de ventas. En el punto de partida para comenzar, en l se hacen las estimaciones de las unidades que sern vendidas y desde luego el ingreso que stas generarn. Se formulan simultneamente dos presupuestos de ventas, uno a corto plazo, y el otro a largo plazo, el primero por lo general de un ao y el segundo a los 5 o 10 aos siguientes. El presupuesto de produccin depender ms del a corto plazo (de la demanda actual), y el de capital depender de los pronsticos a largo plazo. El presupuesto de ventas de contingencia ser elaborado simultneamente, en cual se plasmarn otros precios de venta y en diferentes condiciones comerciales. Los diferentes mtodos para su elaboracin son: Mtodo intuitivo: se basa en presentimientos de quien hace la prediccin y no de apoya en hechos, razn por la cual no es muy conveniente ste mtodo. Extrapolacin: es una simple extrapolacin de las ventas anteriores al futuro periodo de planeacin, aplicando un porcentaje constante al incremento o un aumento absoluto constante de unidades. Diagrama de Dispersin: Es una grfica en la cual se relaciona el nmero de unidades vendidas con el nivel de alguna variable de significacin observando en cada uno de los diez periodos de planeacin ms recientes representados por los puntos del 1 al 10, la variable con la cual se relacionan las ventas deber influir en la demanda del producto. Este mtodo es ms confiable que el segundo sin embargo debemos de tener cuidado, ya que tambin puede resultar con inconvenientes. Una variante del diagrama de dispersin es el diagrama de series mltiples es una grfica de las venas anteriores y de otras variables en el tiempo. El director de finanzas al observar la grfica pueden apreciar que factores tienden a variar con las fluctuaciones de las ventas. Es muy posible que ms de una variable econmica o financiera est influyendo en la demanda del producto.

INSTITUTO TECNOLGICO DEL ISTMO Mtodo de Tendencia: La tendencia relaciona la demanda del mercado con la progresin del tiempo, marcando los aumentos y disminuciones de las ventas. Supone un aumento o disminucin proporcional constante en las ventas de cada ao adicional, por lo que s existe variacin en el mercado, ste mtodo no ser exacto y til. Mtodo de participacin en el mercado: Se emplea con frecuencia en las industrias cuyos productos son homogneos y el nmero de empresas que participan es relativamente pequeo. Le mejor eleccin del mtodo sera una combinacin de ellos, ya que de manera separada algunos pueden resultar inapropiados. Por tal motivo se debe tener en cuenta el carcter cclico del producto, el efecto de la competencia y la elasticidad de los precios. El presupuesto de produccin. Se refiere a todas las fases de produccin y distribucin del artculo o servicio, para elaborarlo se toma como base el presupuesto de ventas para estimar el nmero de unidades a producir. El de produccin constituye la base de presupuesto de materiales directos, que predice las materias primas necesarias para hacer frente al presupuesto de produccin, y del presupuesto de mano obra, que indica la cantidad de personal necesario para producir el nmero de unidades que se requiera. Est coordinado con otros presupuestos, como el de compras, que especifica otros materiales necesarios para la produccin adems de las materias primas; el de mantenimiento y el de gastos generales de fabricacin. La coordinacin de estos otros presupuestos de produccin da lugar al costo del artculo por vender, el costo esperado de las unidades que se espera producir y vender durante el siguiente periodo de planeacin. Mientras ms bajo se logre mantener el costo de artculos por vender para un determinado nivel de ventas, mayores sern las utilidades de operacin. Otros presupuestos de gastos. Estn los presupuestos de publicidad y de distribucin, los cuales se encargan de ellos los encargados de estos departamentos y los de investigacin y desarrollo que se refiere al personal administrativo de las empresas.

INSTITUTO TECNOLGICO DEL ISTMO 4.3 PRESUPUESTO FINANCIERO Presupuesto de caja o pronstico de ventas. Es una proyeccin de entradas y salidas de efectivo de una empresa, til para estimar sus requerimientos de efectivo a corto plazo. El presupuesto de caja le ofrece al administrador financiero una visin clara del ritmo de las entradas y salidas de efectivo esperadas de la empresa en un periodo determinado. Pronstico de ventas. Es la prediccin de las ventas de la empresa durante un periodo determinado y por lo que es previsto por el administrador financiero. Con base en el pronstico de ventas el administrador financiero estima los flujos mensuales de efectivo que resultaran de los ingresos proyectados por concepto de ventas y de los egresos relacionados con la produccin, el inventario y las ventas. Determina tambin el nivel de activo fijo requeridos y en su caso el monto de financiamiento necesario para sostener el nivel previsto de produccin y ventas. Pronsticos externos. Se basan en las relaciones que pueden observarse entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores econmicos externos de confianza como el PIB, ndices de construccin de viviendas y las tasas de ingresos personales. Los pronsticos que contienen estos indicadores son fciles de obtener. La lgica de este enfoque es que debido a que de manera frecuente, las ventas de la empresa tienen un estrecho vnculo con algunos aspectos de la actividad econmica nacional, debe suministrar elementos para determinar ventas futuras. Pronsticos internos. Se basan en la reunin o consenso de pronstico de ventas a travs de los canales de venta de la empresa. Lo comn es que al propio personal de ventas se le solicite estimar el nmero de unidades de cada tipo de producto que espera vender el ao siguiente. Estos pronsticos son reunidos y sumados por el gerente de ventas quien probablemente ajustara las cifras de acuerdo a sus conocimientos sobre mercados especficos o sobre la capacidad de produccin de sus empleados. Por ltimo la capacidad de produccin u otros factores internos determinan la realizacin de ajustes adicionales. Pronsticos combinados. Por lo general las empresas acostumbran a hacer una combinacin de informacin del pronstico externo e interno para elaborar pronstico definitivo.

INSTITUTO TECNOLGICO DEL ISTMO 4.4 ESTADOS FINANCIEROS PRO-FORMA Los estados financieros pro forma representan lo que seran esos estados financieros al finalizar el periodo de planeacin si todas las estimaciones del presupuesto se cumplieran exactamente. Para el estado de resultados proyectado se renen todos los ingresos y gastos presupuestados, una vez formulado ste se puede elaborar un balance pro forma. Las estimaciones del presupuesto se combinan de este modo para crear los estados pro forma. En el caso del balance, se puede determinar las cuentas por pagar y el pasivo acumulado examinando los presupuestos de gastos para ver qu se debera haber comprado, analizando luego el presupuesto de efectivo para ver qu se habra pagado por esas compras, y encontrando la diferencia entre las dos cifras. La ventaja de estado pro forma reside en su posibilidad de mostrar cul sera la situacin financiera de la empresa al finalizar el periodo Tambin indican los puntos fuertes y dbiles de los recursos ya as mantener el equilibrio deseado. 4.5 EVALUACIN Y CONTROL PRESUPUESTAL Adems de desviaciones que observa en cada presupuesto el director de finanzas busca una seal anticipada de problemas. Un mtodo por medio del cual se pueden detectar las desviaciones para fines de control, consiste en usar en intervalo de control. Para que ste sistema funciones, los resultados reales se debern registrar con frecuencia, turnndolos a los funcionarios que pueden emprender la accin necesaria dentro de un tiempo razonable. El intervalo de control debe ser lo suficientemente amplio para evitar que algn pequeo error ponga innecesariamente en marcha la accin de emergencia; pero lo suficientemente angosto para que los indicios anticipados de dificultad no se ignoren. Se deber tener cuidado con cosas tales como variaciones insignificantes, errores reportados, desviaciones intencionales causadas por las decisiones de la administracin y factores temporales no controlables que no requieren respuesta. Slo se deber proceder despus de investigar y asegurarse de que la accin es necesaria.

INSTITUTO TECNOLGICO DEL ISTMO BIBLIOGRAFA. Steven E. Bolton, Editorial Limusa, Administracin Financiera,pp.97-142.