LO QUE EL BENCHMARKING PUEDE HACER POR SU EMPRESA * Ing.

Raymundo San Nicolas Vargas Una vez que se posee el conocimiento de uno mismo y de la competencia, as como el propsito de luchar por ser "el mejor de lo mejor", aprendiendo de los mejores se entiende lo que significa el Benchmarking. En el libro El arte de la guerra Sun Tzu, escribe: "Si usted conoce a su enemigo y se conoce a s mismo, no tiene por qu temer el resultado de cien batallas". Robert C. Camp amplia el concepto al asociarlo a la palabra japonesa dantotsu que significa "luchar por ser el mejor de lo mejor". Con estos dos elementos tendramos, de acuerdo con Camp, la esencia del benchmarking. Sin embargo, desde mi punto de vista debera incluirse un tercer punto que es "aprender de los mejores". As, una vez que se posee el conocimiento de uno mismo y de la competencia, as como el propsito de luchar por ser "el mejor de lo mejor", aprendiendo de los mejores se entiende lo que significa el benchmarking. Benchmarking es un proceso que busca encontrar las mejores prcticas de las organizaciones lderes de la industria con la finalidad de lograr saltos trascendentales en la competitividad de la propia organizacin. Aunque el trmino en ingls adquiere cada vez mayor aceptacin, su acepcin en castellano, "comparacin referencial", tambin se utiliza con xito. El benchmarking es una herramienta estratgica relacionada con la bsqueda acelerada de la competitividad de la organizacin mediante la comparacin de lo que hacemos y cmo lo hacemos, contra lo que hacen los mejores en su clase y cmo lo hacen. El propsito de este artculo es realizar una revisin de los beneficios que el benchmarking puede significar para las empresas, el cual puede comprenderse mejor mediante lo siguientes aspectos: Alguien lo hace mejor que nosotros Descubrir que puede haber alguien que est delante de nosotros puede enfrentarse de diferentes maneras. La mejor es asumirlo como un reto. Lo ms interesante puede ser encontrar que no es la competencia la que tiene las mejores prcticas, sino alguien ms en una industria diferente. Podra sorprendernos que estaran dispuestos a compartir su conocimiento y experiencia. Pero si es la competencia la que tiene las mejores prcticas y, por consecuencia, mejores resultados, ms vale que investiguemos por qu otros estn teniendo el xito que nosotros buscamos. Averigemos cmo lo hacen.

2 Mejoras trascendentales en costos, productos y procesos La multinacional Xerox es la pionera en benchmarking. sta descubri a finales de 70 que su filial japonesa Fuji-Xerox venda copiadoras al precio que a ellos costaba fabricarlas. Para saber el porqu de ello realiz una comparacin productos, componentes, capacidades, caractersticas de operacin y costos produccin unitarios. los les de de

Xerox EU cambi, a partir de ese anlisis, sus metas y estndares fijados internamente hacia nuevos objetivos cuya base era una referencia externa: la competencia. El xito llev a Xerox a ampliar el benchmarking hacia todas las

unidades de negocios y centros de costo, con lo que consiguieron grandes ventajas. Otro ejemplo es el cdigo de barras. Inicialmente se tiendas departamentales, despus se aplic en actualmente est en todas partes, incluso en los telefnicos, predial y hasta en los boletos de los sustituy largos y engorrosos nmeros de serie. introdujo para su aplicacin en la industria farmacutica y estados de cuenta bancarios, estacionamientos, con lo cual

Asimismo, la industria de los cosmticos aprendi de la industria militar, especficamente de los fabricantes de balas, cmo envasar de manera ptima el lpiz labial, con lo que lo volvi prctico y sencillo de usar. El casquillo dio a los fabricantes de cosmticos la idea del envase del lpiz labial. Un ejemplo de benchmarking comnmente aplicado en Mxico es la comparacin de sueldos y salarios. Se realiza entre organizaciones de la misma industria en los llamados grupos de intercambio o bajo encuestas formales. De esta manera las empresas saben si estn pagando ms o menos que el mercado y si sus remuneraciones son competitivas. El beneficio puede ser evitar insatisfaccin y rotacin de personal innecesarios, as como atraer colaboradores talentosos. Los costos son clave en todos los negocios. Alguna vez se ha preguntado cunto cuesta a las organizaciones de clase mundial un departamento de recursos humanos, incluyendo las funciones de capacitacin, reclutamiento, seleccin y contratacin, desarrollo de personal y nminas? Cunto gastan en sus reas financieras y dems reas de soporte en proporcin del nmero de empleados o de sus ventas? En Quality Link nos comparamos con otros sitios en cuanto a contenidos, concepto, tecnologa, mecanismos de interaccin con usuarios, productos, beneficios, precios y volumen de visitantes. Descubrimos que en pocos meses duplicamos el volumen de visitas de otros sitios especializados en calidad que cuentan con ms de diez aos de existencia. Esta comparacin tambin nos ha permitido ofrecer precios competitivos y observar que hemos marcado tendencias en nuestro segmento de mercado.

3 Facilita el cambio de paradigmas Al realizar una comparacin referencial y observar que otros lo pueden hacer mejor, con los mismos o menores recursos, en menos tiempo y con mejores resultados, no queda ms remedio que aceptar que lo que hacemos puede hacerse de otro modo. Las organizaciones que piensan que la manera como desarrollan sus negocios, procesos y actividades es la ms avanzada y la nica, sin ver hacia fuera, corren el riesgo de perder la carrera de la competitividad. Si la organizacin declara que es la mejor y as lo hace creer a sus empleados, como dogma de fe, sin el valor objetivo de la comparacin referencial, deja de lado la posibilidad de los saltos trascendentales en su desempeo. Cambiar de paradigma no es sencillo, a pesar de que vivimos en organizaciones y entornos que cambian constantemente. El cambio nos aterra. Sin embargo, con el proceso de benchmarking puede hacerlo de manera ms sencilla, interesante y atractiva.

4 Permite romper la resistencia al cambio Cuando se da un cambio de paradigma, la consecuencia de la aceptacin del cambio es ms sencilla: se convierte en una necesidad. Observar que otros tienen xito haciendo mejor lo que nosotros hacemos facilita la apertura mental para la incorporacin de nuevas formas de hacer lo que conocemos. Entonces el cambio se vuelve un imperativo del negocio, no algo desagradable que hay que enfrentar. Al confrontar nuevas ideas, sobre todo originadas en industrias diferentes, el personal se vuelve ms receptivo y muestra mayor flexibilidad y entusiasmo para adoptar los cambios.

5 Acelera el proceso de aprendizaje de la organizacin No solamente las personas aprenden, tambin las organizaciones. Son precisamente las organizaciones con una mayor velocidad de aprendizaje las que se colocan con mayor rapidez a la cabeza de su grupo. La actitud de aprender de otros es una caracterstica bsica de un proceso de benchmarking. Cuando los mejores son el objetivo del proceso de aprendizaje, la creatividad, la iniciativa, la motivacin y la necesidad de logro se incrementan. Una organizacin que aprende, asimila, aplica y logra, encuentra en el xito una manera de vida. El aprendizaje se vuelve parte fundamental de la cultura organizacional y las empresas pueden demostrarse, a travs delbenchmarking, que tienen la habilidad de aprender el liderazgo.

5 Define el nivel de competitividad de la organizacin Compararse de manera sistemtica provee los elementos para ubicar de manera ms objetiva el nivel competitivo de la compaa. Ayuda a saber si realmente somos los lderes y el alcance de ese liderazgo. No hay mayor riesgo para una compaa que no saber cmo est compitiendo. Nos sera imposible imaginar, por ejemplo, a una Ana Gabriela Guevara ignorando el nivel de las corredoras a las que enfrenta, sus rutinas de entrenamiento, sus prcticas de alimentacin, los tiempos que alcanzan. Las lecciones aprendidas en el deporte pueden extrapolarse a las organizaciones.

5 Los mejores, dispuestos a compartir Al enfrentar por primera vez al reto de identificar a los mejores y de lograr que compartan con nosotros sus mejores prcticas es probable que se piense en lo difcil que ser convencerlos. En la actualidad, las empresas saben que pueden obtener beneficio mutuo compartiendo sus xitos y las prcticas que los han llevado a ser exitosos.

Conozco el caso de una empresa lder en fotocopiado que en medio de una alianza de benchmarking entreg una copia de su plan estratgico a la competencia. Detrs de esta accin siempre estuvo el propsito de ayudar.

5 Simplificacin Siempre habr una manera ms sencilla de hacer los negocios y los procesos. Es muy probable que alguien ms sepa cmo hacerlo. El benchmarking provee la posibilidad de descubrirlo ms rpidamente y con una menor inversin de recursos. La investigacin asociada al benchmarking permite una mayor velocidad en el hallazgo de maneras ms efectivas de lograr los resultados.

5 Benchmarking en Mxico Existen en Mxico clubes de benchmarking los cuales desde hace algunos aos comparten informacin de los indicadores clave de su desempeo. Estn integrados por organizaciones grandes, aunque las empresas medianas y pequeas cada vez se acercan ms a la metodologa. Los clubes realizan benchmarking sobre aspectos como informacin financiera, ciclo de egresos, ciclo de ingresos, produccin, costos e inventarios, planeacin y anlisis financiero, inversiones de capital y activo fijo, recursos humanos, compensaciones, sistemas y tecnologa. La informacin que comparten incluye mejores prcticas, mapas del proceso, medidores de desempeo y facilitadores del proceso, por mencionar algunos. Los mexicanos apenas comenzamos a aprender que se vale copiar. Todava son pocas las organizaciones que han iniciado una exploracin formal de las potencialidades del benchmarking, dejando de mirar hacia adentro para mirar alrededor. Algunas empresas que ya han obtenido beneficios tangibles de esta herramienta son las ganadoras del Premio Nacional de Calidad.