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Direction de la Technologie

Rfrentiel de Projet UNR

Rsum Ce document est le rfrentiel du kit de gestion de projet UNR: il prsente chacun des
documents mis disposition des chefs de projet UNR pour la bonne ralisation de leur projet. Tous ces documents ont t rdigs partir de lexprience de gestion de projet dun cabinet conseil et de plusieurs entretiens avec des chefs de projets UNR afin de valider la pertinence des lments slectionns dans le kit. Avertissement :

Ces documents ont t complts titre dexemple. Ils ne visent pas imposer une dmarche spcifique mais plutt servir de premire base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins. Il est dailleurs particulirement conseill de modifier les passages surligns en jaune.

PROJET DFINITIF

Page de service
Rdacteur (nom fonction) Valideur (nom fonction)

Documents associs Glossaire V0

Version

Historique des modifications et validation du document

Version V0

Date 08/09/04

Parties modifies

Nature du changement

Valideur

Diffusion
Entits Noms

04/04/2013

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Sommaire
Introduction .......................................................................................................4 Notation...............................................................................................................6 Primtre.............................................................................................................8
Inclus dans le primtre de la V1 du rfrentiel........................................................................8 Hors primtre de la V1 du rfrentiel......................................................................................8

Gestion de projet...............................................................................................9
Plan dAssurance Qualit (PAQ)..............................................................................................9 Glossaire.................................................................................................................................. 9 Organisation du projet............................................................................................................ 10 Organigramme Technique de Projet (OTP)............................................................................11 Planning................................................................................................................................. 12 Budget.................................................................................................................................... 12 Gestion des risques................................................................................................................ 12 Le reporting et le pilotage....................................................................................................... 13 Cahier des charges................................................................................................................ 13

Gestion Informatique de lENT.......................................................................14


Dossier dArchitecture Technique (DAT)................................................................................14 Le Protocole Technique dInstallation (PTI)............................................................................14 Procdure de recette.............................................................................................................. 14 Dossier dexploitation............................................................................................................. 15 Plan de Continuit de Services............................................................................................... 15

Accompagnement des Utilisateurs................................................................16


Enqute de perception et dattentes.......................................................................................16 Etude dimpacts...................................................................................................................... 16 La formation et laccompagnement......................................................................................... 17 Stratgie de communication................................................................................................... 17

Documents Type..............................................................................................19
Convocation de runion.......................................................................................................... 19 Compte-rendu de runion....................................................................................................... 19 Fiche de lecture...................................................................................................................... 19 Fiche de modification.............................................................................................................. 19 Tableau de suivi des groupes de travail.................................................................................20

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Introduction
Dans le cadre de la mise en place de la cellule dappui aux projets ENT UNR par la DT, les premiers entretiens mens avec les chefs de projets UNR ont permis de mettre en avant les principales attentes des quipes en terme de mutualisation et dappui national. Un des premiers besoins remonts porte sur une assistance pratique et un appui mthodologique en gestion de projet. La cellule dappui a donc prpar un kit de gestion de projet UNR . Ce kit suit donc un double objectif : Proposer des outils aux chefs de projet UNR de manire sassurer le contrle de leur projet Proposer un rfrentiel commun de gestion entre projets UNR afin de faciliter lchange de bonnes pratiques Le prsent document est le rfrentiel de ce kit de gestion de projet : il prsente 23 documents mis disposition des chefs de projet UNR. 2 types de documents constituent ce kit : des documents proposant une organisation et un systme qualit du projet UNR des documents de rfrence lis plus directement laction dploiement ENT (quel que soit lENT slectionn) Tous ces documents ont t rdigs partir de lexprience de gestion de projet dun cabinet conseil et de plusieurs entretiens avec des chefs de projets UNR afin de valider la pertinence des lments slectionns dans le kit. Ces documents type rsultent donc dune contextualisation pousse la problmatique UNR et ont pour objectif dtre immdiatement oprationnels en ltat.

Tous les aspects mthodologiques et contrle sont dfinis dans le Plan dAssurance Qualit associ.

Avertissement :

1. Ces documents ont t complts titre dexemple avant tout pour faciliter linitialisation et le pilotage des projets. Ils ne visent pas imposer une dmarche spcifique mais plutt servir de premire base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser, adapter et modifier leurs besoins.
2. En fonction de lorganisation, du primtre et du degr de mutualisation choisi par chaque projet, il sera pertinent dadapter les documents proposs dans le kit de gestion de projet UNR soit 04/04/2013 Page 4/20

au niveau du projet UNR au niveau de chaque tablissement

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Notation
Dans ce document, les rfrences aux documents du kit de gestion de projet sont soulignes et notes [X], o X est le numro du document. Numrotatio n 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Documents du kit de gestion de projet Rfrentiel de projet UNR Plan dAssurance Qualit
Glossaire

Version des documents V0


V0

Organigramme type OTP (Organigramme Technique de Projet) Planning Budget Tableau de reporting (indicateurs) Tableau de gestion des risques
Cahier des charges

V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0 V0

Dossier dArchitecture Technique (ENT) Protocole Technique dInstallation (ENT) Procdure de recette (ENT Dossier dExploitation (ENT) Plan d Continuit de Services (ENT) Enqute de perception et des attentes Etude dimpacts Plan de formation et daccompagnement Plan de communication Convocation de runion CR de runion Fiche de lecture Fiche de modification Tableau de suivi des groupes de travail

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Les documents du kit de gestion de projet UNR par catgorie


1
GESTION DE PROJET Plan dAssurance Qualit

Rfrentiel Projet
GESTION INFORMATIQUE DE lENT ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS

2 3 4 5
Glossaire

11
Budget Tableau de gestion des risques Tableau de reporting (indicateurs) Cahier des charges

7 8 9

Dossier dArchitecture Technique Protocole Technique dInstallation Procdure de recette Dossier dexploitation Plan de Continuit de Services

16

Enqute de perception et des attentes Etude dimpacts Plan de formation et daccompagnement Plan de communication

20 21 22 23 24

Convocation de runion Compte-rendu de runion Fiche de lecture Fiche de modification Tableau de suivi des groupes de travail

17 18

12 13 14 15

Organigramme OTP
(Organigramme Technique de Projet)

19

Planning

10

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Primtre
La premire version du kit de gestion de projet a t complte titre dexemple. Elle couvre une partie du projet UNR, celle du dploiement ENT au sens large (incluant la formation et la communication). En fonction de la demande, nous tendrons ce rfrentiel au reste des actions des projets UNR.

Inclus dans le primtre de la V1 du rfrentiel


I) Le dploiement de lENT

1) Le socle de lENT 2) Les services applicatifs II) La formation et la communication concernant lENT

Hors primtre de la V1 du rfrentiel


I) La carte multi-services tudiants II) Le dveloppement des accs (infrastructure, WiFi, etc.) nest pas inclus dans ce document. III) Dautres actions diverses tel que le dveloppement de passerelles vers des partenaires (entreprises, international), la cration dun portail orientationinformation / formation-mtier.

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Gestion de projet
Plan dAssurance Qualit (PAQ)
Le Plan dAssurance Qualit (PAQ) [ 2 ] dcrit les dispositions rputes satisfaire les exigences relatives aux dlais, aux cots, et la bonne ralisation des projets UNR . Ces objectifs sont les suivants :
donner aux projets UNR l'assurance de la qualit des prestations ralises au titre de ce projet, identifier tous les acteurs rels dun projet UNR fixer les droits, devoirs et responsabilits du projet UNR, de ses membres, du consortium ENT retenu et des ventuels prestataires (assistance matrise douvrage, dveloppement technique), indiquer tous les moyens possibles pour rpondre aux exigences techniques et qualit, donner tous les participants du projet les procdures, rgles et mthodes applicables sur le projet, et dassurer ainsi la cohrence des travaux mens dans le cadre de ce projet.

Glossaire
Le glossaire [ 3 ] recense les principaux termes utiliss sur les projets UNR. Il a pour objectif de proposer un vocabulaire commun au sein des tablissements dun mme projet UNR ainsi quentre les diffrents projets UNR. En particulier, ce glossaire propose des termes qui permettent de dcrire un ENT et des parties et qui permettront des non informaticiens de partager le mme vocabulaire avec les informaticiens.

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Organisation du projet
Lorganigramme du projet UNR [ 4 ] illustre le fonctionnement gnral du projet. Il permet donc de visualiser les diffrents organes et acteurs du projet.

A lissu dun audit des applications, des usages et de la dfinition des besoins 1, le chef de projet UNR et les Correspondants locaux en tablissements seront en mesure d identifier le niveau de mutualisation des tches concernant les diffrents sujets ou domaines traits par les groupes de travail, cest--dire le contenu concret de ce qui peut tre fait en commun. Par consquent, il en ressort :

- la mise en place de groupes de travail au niveau du projet UNR (auxquels participent les tablissements concerns) en fonction des sujets (Informatique, Usages, Formation, Communication) ou domaines (Scolarit, Vie tudiante, Enseignement distance, Documentation et bibliothque universitaire, Recherche, Comptabilit et finances2 ) pour lesquels une mutualisation est possible, ainsi que le contenu de leurs tches.
1 Cette dmarche peut tre progressive (domaine par domaine par exemple), do la dfinition de lots de services applicatifs par la suite. 2 Ces domaines peuvent tre les mmes que ceux proposs par lAMUE (Publication sur les Cots Complets) 04/04/2013 Page 10/20

la mise en place de groupes de travail locaux dans chaque tablissement dont lobjectif est : de dcliner les travaux des groupes de travail UNR par rapport leurs spcificits de traiter les sujets ou domaines spcifiques leur tablissement et ne permettant pas de travailler en commun au niveau du projet UNR

La mise en place dune quipe locale dans chaque tablissement est donc indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux. Une mme personne peut videmment tre la fois membre dun groupe de travail UNR et dun groupe de travail local.

Le Plan dAssurance Qualit [2] dcrit le fonctionnement et les responsabilits des organes et des acteurs du projet avec exhaustivit.
Par consquent, en fonction du degr de mutualisation choisi sur les diffrents sujets ou domaines, il sera pertinent dadapter les documents proposs dans le kit de gestion de projet UNR soit : - au niveau du projet UNR - au niveau de chaque tablissement

Organigramme Technique de Projet (OTP)


Le projet, tel que trait dans la premire version de ce kit, se dcompose en Elments dOTP (Organigramme Technique de Projet), eux-mmes dcoups en tches. Pour simplifier, lOTP est une faon dorganiser et de lister toutes les tches du projet. Il permet de crer un vocabulaire commun entre tous les acteurs et vite ainsi les confusion ou les malentendus.
Dans ce contexte, les Elments dOTP sont les suivants :

organiser / Piloter le projet ; dfinir l'ENT (socle et services applicatifs); dployer le socle ENT ; dployer les services applicatifs ; exploiter l'ENT ; former et assister les utilisateurs ; communiquer.

LOrganigramme Technique de Projet [ 5 ] permet de visualiser ces Elments dOTP et ces tches. Par exemple, les tches de llment dOTP Dfinir lENT sont : audit des applications existantes expression de besoin dfinir le primtre de l'ENT dfinir de la trajectoire dfinition du lot 1 dfinition du lot 2 dfinition du lot 3 mener une tude d'impacts sur le SI et l'organisation existante
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choisir l'ENT tude d'intgration de l'annuaire

Il facilite donc notamment la construction du planning et du budget de faon homogne et efficace.

Planning
Le planning du projet [ 6 ] se fonde sur le document OTP (dcoupage en Elments dOTP ou tches). Il permet de visualiser dans le temps les principales tches ainsi que les diffrentes runions du projet (Comit de pilotage, comit oprationnel, groupes de travail). Ses modalits de mise jour sont dfinies dans le Plan dAssurance Qualit [ 2 ].

Budget
Le budget prvisionnel et consomm [ 7 ] permet de suivre les cots travers 4 catgories : Les Ressources Humaines (personnels titulaires et contractuels) (= charges en ETP x cot moyen dun ETP3). Les Ressources Matrielles fournies par les tablissements directement affectes au projet Les achats et la sous-traitance (les serveurs, les prestations intellectuelles, etc.)

Gestion des risques


La gestion des risques vise rduire les facteurs critiques inhrents au projet, afin d'en minimiser les effets ngatifs. Le livrable associ peut par exemple complter un reporting qualitatif du projet destination du Prsident de lUniversit et servir doutil pour motiver un arbitrage de ressource ou de planning. La gestion des risques sappuie sur une mthodologie qui consiste examiner l'tat d'un projet, identifier les risques qui en menacent le bon droulement, les mesurer et agir pour rduire ces risques. Elle se dcompose en deux tapes : L'valuation des risques C'est le processus qui permet d'identifier et de mesurer les risques inhrents un projet. Cette identification doit se baser sur des faits connus et approuvs par tous. La matrise des risques
3 Equivalent Temps Plein 04/04/2013 Page 12/20

C'est le processus qui permet la prise de conscience des parties intresses et la mise en oeuvre des actions appropries. Le livrable associ est le tableau d'analyse des risques [ 8 ] (risques, facteurs et mesures associs) Son rythme dactualisation est dfinir (par exemple tous les 2 mois).

Le reporting et le pilotage
Comme indiqu dans le PAQ, le reporting du projet est compos dune part des comptes-rendus des Comits Oprationnels et des runions faites par les groupes de travail et dautre part dun tableau dindicateurs [ 9 ] et dun tableau de suivi des groupes de travail [24].
Ces derniers documents permettent de piloter le projet et de grer les dlais de mise en uvre des actions : ils portent sur lavancement des travaux du projet UNR et leurs dclinaisons dans chaque tablissement.

Il est ncessaire dutiliser un nombre limit dindicateurs afin dassurer lefficacit du tableau de bord et dviter un sur-plus dinformations. De plus, il permet deffectuer un suivi rgulier des rsultats des groupes de travail.

Cahier des charges


Le cahier des charges [ 10 ] a pour objectif de dcrire avec prcision le contenu fonctionnel et technique attendu des ENT et des services associs. Il permet donc de formaliser le rsultat final attendu. Il sert donc de support aux engagements pris par les matres duvre de lENT vis vis des commanditaires, en loccurrence les prsidents et directeurs dtablissements ou le comit de pilotage UNR. Le rfrentiel inclus un cahier des charges type pour un ENT tabli partir de diffrents cahiers des charges disponibles. Toutes les fonctionnalits types sont donc reprises, ce qui permet dacclrer le processus dexpression de besoin pilot par le chef de projet UNR en offrant la possibilit de rflchir par diffrence , plutt que de dmarrer ex nihilo.

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Gestion Informatique de lENT


Dossier dArchitecture Technique (DAT)
Le dossier darchitecture technique [ 11 ] dfinit et justifie les hypothses techniques structurantes du projet. Ce document a vocation tre technique, mais contient des hypothses qui doivent tre valides par les commanditaires du projet. En effet, cest partir de ces hypothses quest conu lENT (et ses services) sur un plan technique, cest pourquoi elles sont fondamentales. Ce document est un pralable la phase dintgration informatique dans un tablissement. Il s'articule autour de 4 grands volets : Lla prsentation du projet : son calendrier, ses enjeux, ses exigences et le planning ; l'architecture fonctionnelle : les utilisateurs, les traitements, les donnes ; l'architecture technique : les diffrents serveurs, les postes de travail, le rseau ; l'exploitation et sa prparation : la mise en production, le dploiement, la formation, le support et l'exploitation proprement dite. Il est donc le document fondateur en terme de description de la future solution informatique. Il servira de source la constitution du Protocole Technique dInstallation (PTI) [ 12 ] et du dossier dexploitation [ 14 ].

Le Protocole Technique dInstallation (PTI)


Le Protocole Technique dInstallation [ 12 ] concerne la mise en uvre informatique de l'installation lENT.

Il prsente les oprations raliser sur les machines de lexploitant afin d'effectuer sa mise en place. Ce document permet en principe de rendre lexploitant totalement autonome du consortium ENT dans la phase dinstallation de lENT et des services.

Procdure de recette
La recette informatique dsigne ltape pendant laquelle les futurs utilisateurs testent lENT et des services associs pour vrifier quil est conforme au cahier des charges.

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La Procdure de recette informatique [ 13 ] vise expliciter les objectifs de la recette, la structure mise en place pour celle-ci, les acteurs concerns, sa prparation, son droulement ainsi que la gestion des anomalies. Elle identifie en particulier les dlais de correction par la matrise duvre et de re-livraison.

Dossier dexploitation
Le Dossier dexploitation informatique [ 14 ] vise donner toutes les informations ncessaires au responsable de lexploitation informatique quotidienne de lENT. Il dcrit lensemble des processus lancer, leur planning, les codes erreur et leur signification, les procdures suivre pour les traiter, les principes de sauvegardes et les commandes pour les dclencher, la supervision des ressources machines, etc Muni dun tel dossier, lexploitant est autonome et lapplication ENT et ses services respecte la qualit de service demande dans le dossier darchitecture technique et le plan de continuit de service. Il est construit de faon ce quun exploitant qui na absolument pas particip au dploiement de loutil soit en mesure dassurer ce travail.

Plan de Continuit de Services


Lobjectif du Plan de Continuit de Service [ 15 ] est : Le niveau de qualit attendu de lapplication ENT et ses services, cest dire horaires douverture, reprise de lactivit en cas derreur, etc De dcrire les modalit technique et oprationnelles dans lesquelles seront assur le niveau de qualit de service par les moyens informatiques.
la documentation et le reporting permettant un pilotage permanent de l'activit.

Ce document permet de formaliser un engagement (conditionn aux ressources mises effectivement en uvre et dcrites dans le document) entre lexploitant informatique et la direction de ltablissement.

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Accompagnement des Utilisateurs


Enqute de perception et dattentes
Ltude des besoins des personnes concernes par la mise des actions du projet UNR (notamment les futurs utilisateurs de lENT) est une tape fondamentale pour sa russite. Lenqute de perception et dattentes [16] a pour but de permettre lquipe en charge de la conduite du changement (formation, communication) dapprhender rapidement le contexte utilisateurs . Elle est mene relativement tt pour disposer des attentes et des perceptions des utilisateurs avant de btir la stratgie et la mthode de conduite du changement. Plus prcisment, elle a pour objectif dalimenter : Les indicateurs de suivi de satisfaction (qui seront initialiss partir de cette enqute) Le plan de communication et la mthode de conduite du changement en fournissant le niveau de connaissance et la perception des tablissements au lancement des actions, Et la stratgie de changement en recueillant : les attentes de la direction sur la conduite du changement, les projets de rorganisation prvus dans les tablissements, sur quoi la direction et les utilisateurs vont juger de la russite du programme, le vcu des derniers projets de cette ampleur.

Etude dimpacts
Ltude dimpacts [ 17 ] a pour objectif de prparer louverture des services de lENT aux utilisateurs. Elle a pour objectif didentifier les changements quelque soit leur nature afin de faciliter la rflexion et la mise en uvre dactions daccompagnement. Le principe de ltude consiste dcrire les processus existants, cest--dire les usages et les outils utiliss avant la mise en place de lENT, puis danalyser en quoi ils vont tre changs avec lENT. Les impacts sont analyss selon 4 axes : les outils ;
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lorganisation ; la culture ; le mtier.

Cette analyse pourra tre mene par domaine. La typologie propose par lAMUE (Publication Calcul Cot Complet) est la suivante : Scolarit (pr/r-inscriptions administratives et scolaires, visualisation et saisie des notes, visualisation des emploi du temps...) Vie tudiante Enseignement distance Documentation et bibliothque universitaire Recherche Comptabilit et finances

La formation et laccompagnement
La stratgie de formation et daccompagnement [ 18 ] permet : De partager avec les tablissements sur lensemble du groupe de travail formation et accompagnement: o Quelle population former ? o Quel catalogue ? o Comment le dispense-t-on ? o Comment organise-t-on la logistique ? ltablissement de se positionner sur les diffrentes options proposes : o Complter / modifier le catalogue o Modalit de dispense (identification des formateurs, co-animation, ) ltablissement didentifier et dorganiser sa contribution ce groupe de travail : o Planning o Ressources o Fonctionnement lquipe projet dorganiser et planifier : o Lingnierie dadaptation ncessaire La sollicitation des rseaux de formateurs

Stratgie de communication
Il est possible de distinguer deux types de communication : La communication interne au projet permettant notamment de mobiliser les acteurs ncessaires Le communication vers les utilisateurs et personnes concernes par les actions de lUNR
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La stratgie de communication consiste : tablir une relation prcise entre ces enjeux et l'apport de la communication ; tablir un diagnostic sur les besoins en communication ; proposer aux prsidents les solutions envisages ; laborer un plan de communication interne ou externe partir du diagnostic ; produire et diffuser des supports de communication. Les indicateurs de satisfaction identifis grce ltude de perception cite cidessus alimentent les supports de communication destination des utilisateurs et de la direction.
Une aide llaboration dune stratgie de communication est fournie dans ce rfrentiel sous la forme dun plan type de communication [ 19 ] qui permettra :

d identifier des publics-cibles ; de choisir des moyens (budget, ressource, support) ; de planifier les actions de communication ; ventuellement de dfinir des objectifs mesurables.

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Documents Type
La documentation du projet est gre tel que dfini dans le Plan dAssurance Qualit. Les nomenclatures, les modalits de circulation et de validation des documents y sont prcises. Un outil collaboratif peut tre utilis pour faciliter lchange de documents au sein du projet.

Convocation de runion
Chaque runion de travail fait lobjet dune convocation [ 20 ] qui permet lanimateur de fixer lobjet de celle-ci (objectifs, dcisions prendre) ainsi que lordre du jour propos. Cette convocation peut tre utilise pour tout type de runion (comit oprationnel, comit de pilotage, groupe de travail).

Compte-rendu de runion
Il est ensuite rdig un compte-rendu associ au suivi des actions (un modle de compte-rendu de runion [ 21 ] est disponible dans le rfrentiel). Cette fiche synthtise les dcisions prises durant lentrevue, les actions menes par les diffrents groupes de travail, planifie les prochaines runions et indique les actions mener.

Fiche de lecture
Les changes notamment lis la participation et la validation dun document seront tracs sur une fiche de lecture [ 22 ]. Elle permet de tracer les questions et remarques faites sur un document ainsi que les rponses et dcisions apportes.

Fiche de modification
Une fois un livrable produit est valid (quil sagisse dun service de lENT ou dun document du projet ( les manuels utilisateurs par exemple), toute demande de modification peut tre notifie dans une fiche de modification [ 23 ]. Ce document permet donc de connatre lauteur dune demande de modification, limpact de celle-ci sur lorganisation ou les services applicatifs et sa dcision de mise en uvre. Il sintgre dans un processus qualit damlioration continue.
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Lintrt de formaliser ces modifications est de pouvoir offrir un outil de pilotage au chef de projet UNR afin quil puisse tudier les impacts sur les ressources ou sur les budgets, et le cas chant prioriser ou faire prioriser. Cest aussi un moyen dobjectiver et dinformer tous les acteurs du projet de la modification. Elle renforce donc la capacit de pilotage et de coordination du chef de projet.

Tableau de suivi des groupes de travail


Le tableau suivi des groupes de travail reprsente un des documents prsent lors de la rdaction dun reporting.
Ce dernier document (avec celui portant sur les indicateurs) permet de piloter le projet : il portent sur lavancement des travaux du projet UNR.

De plus, il permet deffectuer un suivi rgulier des rsultats des groupes de travail.

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