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1.
OBJETIVO
Adquisicin de bienes o servicios con el fin de Satisfacer las necesidades de la comunidad y de la Administracin Departamental.
2.
ALCANCE
El procedimiento aplica para los trmites administrativos que involucra todas las reas de la administracin central y descentralizada, desde el momento que se presenta la necesidad fsica, y en consecuencia la solicitud de contratacin, hasta su adjudicacin y ejecucin con sus respectivos controles.
3.
SOPORTE NORMATIVO Y DE REFERENCIA. Ley 80 de 1993, estatuto general de contratacin de la administracin pblica. Decreto 2170 de 2002, por el cual se reglamenta la ley 80 del ao 1993, se modifica el decreto 855/1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80/93 en materia de contratacin directa y se dictan otras disposiciones en aplicacin de la ley 527/1999. Decreto 007 de 2007 por el cual se modifica el procedimiento de Contratacin en la Administracin Central Departamental y se hacen unas delegaciones. Decreto 2434 de 2006 Ley 1150 de 16 de julio de 2007
4.
RESPONSABLE
APROB
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5.
CONDICIONES GENERALES
Este procedimiento es para contratos que se realizan por medio de licitacin de conformidad con la Ley.
APROB
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6.
DEFINICIONES Comit de Contratacin Es un grupo de coordinacin y apoyo al Gobernador, que busca asegurar que los procesos de contratacin se cumplan conforme a los principios y finalidades de la funcin administrativa, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacin, publicidad, responsabilidad, transparencia y seleccin objetiva de los contratistas. Este Comit esta conformado por el Gobernador o su delegado, el delegatario de la contratacin, Director Departamento Administrativo de Planeacin o Secretario de Hacienda y Director Departamento Administrativo Jurdico. Grupo de contratacin Es soporte del proceso de contratacin, lo conforman: Director del Departamento Administrativo Jurdico, Profesional Universitario, Tcnico, Auxiliar Administrativo Comit Evaluador: Grupo encargado de la evaluacin, anlisis y calificacin de las propuestas para establecer la ms favorable conforme a la ley y a los pliegos y trminos de referencia. Este comit podr apoyarse en tcnicos y expertos en aspectos tcnicos del objeto a contratar. Este comit lo conforman: Profesional Especializado o universitario en rea tcnica de la dependencia delegataria interesada en el proceso, Profesional Universitario en rea financiera y Profesional Universitario en rea jurdica de cualquier dependencia; Grupo de Hacienda: Funcionarios del rea financiera encargada de la expedicin de CDP, registro presupuestal y pagos, funcionarios del centro de atencin al contribuyente para liquidacin y pago, impuesto y publicacin de contratos. Grupo de ejecucin, control y liquidacin del contrato: Delegatario de la contratacin y Interventor o Supervisor.
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Interventor o Supervisin: Conjunto de funciones desempeadas por el Gobernador, el Delegatario responsable del proceso de contratacin o por la persona que este delegue, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecucin de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo a lo previsto en las normas vigentes, lo estipulado en respectivo contrato y lo dispuesto en el Decreto 007 de 2007. Pliego de condiciones Es un documento donde se determinan las caractersticas administrativas, jurdicas, .. y tcnicas que constituyen los trminos y condiciones de una contratacin dentro de un formato previamente establecido. Viabilidad Es la representacin verbal o escrita de una decisin positiva o negativa acerca de la aceptacin econmica, tcnica, administrativa y procedimientos. Oferentes Personas naturales o jurdicas que intervienen en la contratacin queriendo participar con sus propuestas Adendas: Documento que aclara, completa, modifica o rectifica el contenido del pliego de condiciones o trminos de referencia Contrato Estatal: Acuerdo de voluntades celebrado por entidades del Estado para solucionar la demanda de bienes o servicios, regidos por el derecho privado o en disposiciones especiales, derivados del ejercicio de la autonoma de la voluntad de las partes.
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7.
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Responsable Actividad ETAPA PREPARATORIA Identificar la necesidad a travs de solicitudes de la comunidad, proyectos, plan de desarrollo, requerimientos internos Plantear la solucin y verificar estudios de mercado, aspectos tcnicos y riesgos de la posible solucin. Flujograma INICIO Observaciones
Elaborar estudios previos segn trminos de ley y definir procedimiento de contratacin de interventoria Solicitar visto bueno del DAP
Genera documentos soporte del estudio (estudio de mercado, requerimientos tecnicos, licencias, presupuestos, permisos entre otros) Formatos estudios previos Ver procedimiento de contratacion para la interventoria segn cuantia. Documento DAP
Profesional Universitario Dependencia Delegataria Profesional Universitario Dependencia Delegataria Funcionario rea financiera de la secretaria de Hacienda Profesional Universitario Dependencia Delegataria
Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal. Expedir certificado de disponibilidad presupuestal Recibir CDP y enviarlo junto con estudio previo al Comit de Contratacin
Solicitud CDP
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Actividad
Flujograma
Observaciones
Comit De Contratacin
Aprueba? NO SI
50
Se realiza los primeros cinco das de cada mes antes de la apertura. Documento de comunicacin a la cmara de comercio
10
Comit De Contratacin
11
Recibir los estudios previos y elaborar prepliego y enviarlo al Grupo de Contratacin para su publicacin
Documento Prepliego
12
Grupo de contratacin
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Actividad
Flujograma
Observaciones
13
Grupo de contratacin
Hay observaciones?
NO
15
14
Grupo de contratacin
15
Profesional Universitario de la Dependencia Delegataria y grupo de Contratacin Profesional Universitario de la Dependencia Delegataria y grupo de Contratacin
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ETAPA PRECONTRACTUAL Publicar el aviso de apertura de la licitacin o concurso pblico en medio escrito de amplia circulacin.
Aviso de prensa dentro de los 10 a 20 dias anteriores a la apertura. Resolucin apertura proceso licitacin C de del de
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Actividad Elaborar invitacin de acompaamiento para el ejercicio del control legal y social
Flujograma
20
Grupo de contratacin
Publicar resolucin de apertura y pliegos de condiciones o trminos de referencia definitivos. Realizar audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones o trminos de referencia
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Delegatario de la contratacin
22
Certificado visita
de
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Remitir oficio a tesorera para venta de pliegos estableciendo plazos, numero y valor del pliego
de
Venta de pliegos 24 Funcionario del centro de atencin al contribuyente Documento recibo de pago
Recepcionar oferta y efectuar el cierre del proceso. Dependencia Delegataria con asistencia del Grupo de Contratacin D Acta de recepcion, cierre y pacto por la transparencia
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Flujograma D
Observaciones
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Delegatarios
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Comit Evaluador
de de
28
Grupo de Contratacin
de
29
Documento de observaciones de informe de evaluacin Informe final evaluacin propuesta Acta adjudicacin, declaracin desierta, resolucin Acto administrativo adjudicacin declaratoria desierta. Contrato de de
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Delegatario
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Realizar audiencia de adjudicacin o declaracin de desierta, previa, presentacin del informe final y sorteo economico. Notificar actos administrativos de adjudicacin o declaratoria desierta
de
de o
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Flujograma E
Observaciones
34
Observaciones?
SI
NO
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36
Enviar el contrato con soportes para el registro de compromiso presupuestal a la secretaria de hacienda
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Funcionario rea financiera de la secretaria de Hacienda Tcnico Grupo de contratacin Gobernador o delegatario Auxiliar administrativo Grupo de Contratacin Contratista Auxiliar administrativo Grupo de Contratacin
Recibir el contrato con soportes y generar registro de compromiso presupuestal en el SIFA Recibir el contrato registrado para la firma del ordenador del gasto Firmar el contrato y entregar al grupo de contratacin Entregar al contratista para firma y legalizacin Recibir, legalizar y devolver contrato con soportes. Recepcionar contrato con los documentos, para legalizacin con una copia
Ver procedimiento ejecucin presupuestal. Genera numero de registro presupuestal Libro radicador de entradas y salidas Libro radicador de entradas y salidas Libro radicador de entradas y salidas
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40
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Flujograma de F
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Actualizar el registro de base de datos, archivar copia y enviar original a la dependencia Delegataria
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Delegatario
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Interventor
Remitir copia al interventor para su ejecucin y realizar la supervisin. Recibir copia del contrato y efectuar proceso de interventoria. Registrar el contrato en el SICE
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50
FIN
8.
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Oficio aprobacin estudios previos. Control de salida de estudios previos. Prepliego. Ofocio respuesta de observaciones a los prepliegos. Pliegos. Resolucion de apertura de la Licitacin. Documento de acompaamiento a las veedurias. Acta de audiencia de aclaracin de los pliegos. Certificado de visita tecnica. Listado de oferentes. Acta de sorteo. Acta de recepcin y cierre de las ofertas. Oficio pacto por la transparencia. Resolucin de asignacin comit evaluador. Informe de evaluacion. Documento de observaciones de informe de evaluacin. Informe final de evaluacin de la propuesta. Acta de adjudicacion o declaracin desierta. Contrato. Libro radicador de entradas y salidas. Resolucion de designacion del supervisor o contrato del interventor. Informe sobre los contratos generados.
9.
CONTROL DE CAMBIOS
Versin 1
Vigencia Obsoleto
Identificacin de los Responsable cambios Se modifica este proceso Director Departamento debido al nuevo Decreto Administrativo Jurdico 007/2007 del Contratacin