SISTEMA WEB DE CONTROL DE ASISTENCIA MANUAL DE USUARIO

NOVIEMBRE 2012 CREATE BY EDISON RODRIGO PORRAS DIAZ

Contenido
OBJETIVO ............................................................................................................................................. 3 DESTINATARIO..................................................................................................................................... 3 INGRESO AL SISTEMA .......................................................................................................................... 4 INGRESO AL MENU DE MANTENIMIENTO DE INFORMACION ............................................................ 5 ENTORNO GENERAL DE LA PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA ........................................................ 6 ENTORNO GENERAL DE LAS VENTANAS DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA .................................... 7 1. CONTROL DE ASISTENCIA ............................................................................................................ 9 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.6.1 1.6.2 2. PROGRAMA CONTROL DE ASISTENCIA ............................................................................... 9 REGISTRO DE EMPLEADOS ................................................................................................ 11 CREACION DEL AO LECTIVO ............................................................................................ 14 CRONOGRAMA DEL AO ESCOLAR ................................................................................... 14 HORARIO EMPLEADOS ...................................................................................................... 15 JUSTIFICAR FALTAS ........................................................................................................... 16 JUSTIFICAR FALTA POR EMPLEADO ............................................................................... 17 JUSTIFICAR FALTA TODOS LOS EMPLEADO ................................................................... 19

REPORTES DE CONTROL DE ASISTENCIA ................................................................................... 20 2.1. 2.1.1 2.1.2 1.1. 1.2. REPORTE PARAMETROS ASISTENCIA. ........................................................................... 21 REPORTE PARAMETROS ASISTENCIA POR EMPLEADO. ............................................ 21 REPORTE PARAMETROS ASISTENCIA POR TODOS LOS EMPLEADOS. ....................... 22 REPORTE LABORABLES FERIADOS .............................................................................. 24 REPORTE JUSTIFICACION FALTAS .................................................................................. 26

OBJETIVO
Presentar al usuario final las funcionalidades para el mantenimiento y consutla de la informacin del sistema web de control de asistencia.

DESTINATARIO

Los empleados de las entidades pertenecientes al proyecto ERP SOCIAL encargados del ingreso y modificacin de la informacin. Se requiere conocimiento bsico en el uso de navegadores y un conocimiento tcnico sobre el tema.

INGRESO AL SISTEMA
En el navegador ingresar la siguiente direccin 190.11.17.163/portal y se presentara la siguiente pantalla.

INGRESO AL MENU DE MANTENIMIENTO DE INFORMACION

Para ingresar a los modulos del ERPSOCIAL ingresamos en Administrar

Se presenta la siguiente pantalla ingresamos el usuario y la clave proporcionado por el adminsitrador.

Al presionar el botn ingresar el entorno de la plataforma se ajusta al perfil asignado por el administrador, se presentan diferentes mens. Asegurese de contar con el men 1. CONTROL DE ASISTENCIA Y 1.1. REP CONTROL ASISTENCIA para acceder a la informacin registrada en el sistema.
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Aqu una consideracin, en razn de que la plataforma es totalmente configurable los nombres de mens, nombres de programas o descripcin de ayudas pueden haber sido cambiadas durante su operacin. Si no encuentra con los nombres asignados en este documento consulte con el administrador de la plataforma

ENTORNO GENERAL DE LA PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA

El entorno bsicamente est conformado de: Men superior Bsqueda Barra de Navegacin Men Lateral Herramienta de

Sub Mens

En el Men Superior tenemos los mens principales del sistema como INICIAR SESION con el cual ingresamos al sistema, y por ltimo la opcion de SALIR la cual nos permite salir correctamente cerrando la sesin que hemos abierto en el sistema.

La barra de navegacin nos permite desplazarnos por todos los registros presentados en la pantalla principal asi tenemos Inicio(primera pgina), siguiente(una pgina despus), anterior(una pgina anterior) y final(ltima pgina). El indicador de paginacin nos indica el total de pginas y el nmero de registros totales. En la Menu Lateral tendremos los modulos de consulta a la informacin de acceso de acuerdo al perfil asignado al usuario. En la herramienta de Bsqueda nos permite buscar para mas facilidad mediante el ingreso de una palabra clave relacionada con la columna donde se encuentre un (*), haciendo clic en buscar.

ENTORNO GENERAL DE LAS VENTANAS DE MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Al ingresar a una pantalla de mantenimiento adems de presentar las utilidades ya mencionadas, tenemos una tabla donde se despliegan los registros ingresados, en el men

de navegacion tendremos el boton NUEVO registro.

que nos ayuda a crear un nuevo

En cada registro tendremos la herramienta de EDITAR

para hacer cambios al

registro, ELIMINAR del registro no lo elimina).

para borrar el registro (El ELIMINAR solo cambia el estado

Por ltimo la herramienta de filtrado que nos permitira buscar un determinado registro ingresando una palabra clave relacionada con la columna donde se encuentre un (*).

O seleccionar de una lista desplegable una palabra clave.

1. CONTROL DE ASISTENCIA

A este men se encuentran asociados los programas de control de asistencia, tales como: 1.1. Programa Control Asistencia , 1.2. Registro de Empleados, 1.4. Cronograma del Ao Escolar, 1.5. Horario Empleados, 1.6. Justificacion Faltas.

1.1.

PROGRAMA CONTROL DE ASISTENCIA

Ingresando a este sub men podemos realizar el control de asistencia de la hora de ingreso y de la hora de salida diario de cada empleado, registrado como empleado de las entidades registradas en el ERP.

Al ingresar al programa se puede realizar el registro de la hora de ingreso o de la hora de salida de su horario de actividades con la clave asignada por el administrador del sistema. Una vez ingresado la clave el sistema marcara la hora en la base de datos y se muestra el siguiente mensaje para el ingreso y la salida.

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1.2.

REGISTRO DE EMPLEADOS

En este sub men podemos ingresar los datos de los empleados y asignarlos a las entidades registradas en el sistema.

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Al ingresar a una pantalla de mantenimiento adems de presentar las utilidades ya mencionadas, tenemos una tabla donde se despliegan los registros ingresados, en el men de navegacion tendremos el boton NUEVO registro. que nos ayuda a crear un nuevo

En cada registro tendremos la herramienta de EDITAR

para hacer cambios al

registro, ELIMINAR

para borrar el registro y VER para poder observar

informacion mas detallada acerca de ese registro. Por ltimo la herramienta de filtrado que nos permitira buscar un determinado registro seleccionando una palabra clave relacionada con la columna donde se encuentre un (*).

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Para poder realizar el registro de los empleados, el empleado debe estar registrado como persona. Este registro se lo puede hacer desde el menu de acceso publico, el cual esta asignado a todos los usuarios registrados en el sistema.

Al seleccionar el botn NUEVO

se presenta la siguiente pantalla.

Aqu se puede realizar el registro de nuevos empleados. Se debe buscar a la persona que se desea registrar, la bsqueda se realiza por apellido, nombre y numero de cedula. Una vez ubicada la persona a ser registrada llenamos los datos del formulario, como el tipo de empleado que se refiere al tipo docente, director entre otros. Seleccionamos el horario de actividades del empleado que vamos a registrar, elegimos una foto del empleado, ingresar la clave del empleado la cual va a permitir realizar el registro de ingreso y salida del empleado en el SISTEMA WEB DE CONTROL DE ASISTENCIA. Luego seleccionamos el estado, para que el empleado este como activo en la entidad registrada.
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Luego del registro del empleado se puede EDITAR

la informacin del empleado o

ELIMINAR elimina el registro.

a un empleado, el eliminar solo le cambia el estado a inactivo y no le

1.3.

CREACION DEL AO LECTIVO

Se crea un ao lectivo con los das de lunes a viernes entre la fecha de inicio y la fecha de fin de actividades. (Esto lo realiza el administrador del sistema)

1.4.

CRONOGRAMA DEL AO ESCOLAR

En este sub men se puede administrar los das laborables y feriados una vez creado al ao lectivo con su fecha de inicio y fecha de fin. . (Esto lo realiza el administrador del sistema)

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1.5.

HORARIO EMPLEADOS

En este sub men su puede administrar el horario de actividades de los empleados de lunes a viernes con su hora de inicio y hora de fin.

Al selecciona NUEVO se puede crear nuevos horarios personalizados para cada empleado

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Luego del registro del horario se puede EDITAR la informacin del horario o ELIMINAR a un horario, el eliminar solo le cambia el estado a inactivo y no le elimina el registro.

1.6.

JUSTIFICAR FALTAS

En este sub men se puede realizar la justificacin de faltas de los empleados registrados en las entidades pertenecientes al ERP por fecha laborable y empleados pertenecientes a las entidades.

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Se puede realizar dos tipos de justificacin por empleado o por todos los empleados.

1.6.1 JUSTIFICAR FALTA POR EMPLEADO

Una vez seleccionado la fecha a justificar y el empleado se presenta la siguente pantalla que muestra si esta fecha falto.

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Si queremos justificar la falta damos click en justificar y se presenta la siguiente pantalla.

Para justificar la falta se debe adjuntar un documento del tipo PDF o WORD que respalde la falta justificada. Ademas de ingresar el comentrio de la justificacion de la falta.
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Luego el sistema registra la hora de ingreso y salida del horario del empleado de la fecha seleccionada y del empleado seleccionado. Ademas registra el usuario que justifico la falta.

1.6.2 JUSTIFICAR FALTA TODOS LOS EMPLEADO

Una vez seleccionado la fecha a justificar y la opcion todos los empleado se presenta la siguente pantalla que muestra si esta fecha existio la falta.

Para justificar la falta se debe adjuntar un documento del tipo PDF o WORD que respalde la falta justificada. Ademas de ingresar el comentrio de la justificacion de la falta.

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Luego el sistema registra la hora de ingreso y salida del horario de todos los empleados de la lista de la fecha seleccionada. Ademas registra el usuario que justifico la falta.

2. REPORTES DE CONTROL DE ASISTENCIA

A este men (1.1. Rep Control Asistencia)

se encuentran asociados

los programas de reportes de asistencia, tales como: 1.1.1. Reporte Parametro Asistencia , 1.1.2. Laborables Feriados 1.1.3. Rep Justificacin Faltas.

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2.1. REPORTE PARAMETROS ASISTENCIA.

Al ingresar al sub men 1.1.1. Rep Parmetros Asistencia se muestra la siguiente pantalla.

Donde se puede seleccionar el tipo de bsqueda para generar el reporte de asistencia, una vez seleccionado el tipo de bsqueda se presenta el reporte con el detalle del control de asistencia dependiendo el tipo de bsqueda seleccionado.

2.1.1 REPORTE PARAMETROS ASISTENCIA POR EMPLEADO.

Muestra el reporte por empleado de acuerdo a los para metros seleccionados (por mes, por da o entre fechas)

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2.1.2 REPORTE PARAMETROS ASISTENCIA POR TODOS LOS EMPLEADOS.

Muestra el reporte de todos los empleados de acuerdo a los para metros seleccionados (por mes, por da o entre fechas)

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1.1.

REPORTE LABORABLES FERIADOS

Al ingresar al sub men 1.1.2. Laborables Feriados se muestra la siguiente pantalla.

Muestra el reporte de los das laborables y feriados del ao lectivo activo, se puede buscar por fecha, por mes, por tipo de da (laborable o feriado) y por ao lectivo.

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Adems al dar click en Ver Grafico muestra un grfico estadstico de los das laborables, feriados y del total de das del ao lectivo.

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1.2.

REPORTE JUSTIFICACION FALTAS

Al ingresar al sub men 1.1.3. Rep. Justificacin Faltas se muestra la siguiente pantalla.

Se muestra el reporte de faltas justificadas con los datos de la falta y se puede visualizar el documento de respaldo de la falta.

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